كل شخص قد يكون مذنبًا أحيانًا في تأجيل المهام المهمة. يعتقد الناس غالبًا أنهم يملكون وقتًا غير محدود للعمل. يقترب الموعد النهائي بينما تبقى المهام غير مكتملة. يمكن أن يؤدي التأجيل المزمن إلى عواقب وخيمة: من التوبيخ إلى فقدان العمل. ومع ذلك، هناك بعض النصائح حول كيفية التوقف عن التأجيل.

التعامل مع التأجيل يبدأ بالبحث عن جذر المشكلة

يمكن لأي شخص أن يشعر بالإرهاق من كمية العمل. أولاً، يجب عليك اختيار مهمة ذات أولوية عليا. قبل أن تبدأ، افهم أسباب التأجيل. ربما تكون خائفًا من ارتكاب خطأ في المهمة أو تشعر بالارتباك حيالها. لا تخف من طلب المساعدة من زملائك.

اليوم هو يوم جيد للبدء

إذا لم تكن تعرف كيف تتغلب على التأجيل، فإن أفضل حل هو البدء في العمل على الفور. إذا بدت المهمة معقدة للغاية وكنت تعتقد أنك لن تملك الوقت لإنجازها، جرب التالي. فكر في مهمة يمكنك إنجازها في 5 دقائق وقم بإتمامها. ثم، شغل المؤقت وحاول العمل على تلك المهمة المعقدة لمدة 5 دقائق. إذا بدأت في القيام بشيء ما، فمن الأرجح أن تكمله لأنك تميل إلى تذكر المهام غير المكتملة. بهذا ستزداد فرصتك في التغلب على التأجيل.

قسم ساعات عملك إلى فترات

تخلص من جميع المشتتات واجعل تركيزك على عملك. نقترح أن تقسم ساعة العمل إلى فترات 20 دقيقة وتأخذ استراحات قصيرة بينها. يعمل الدماغ في دورات ذات فترات عالية ومنخفضة من النشاط. لتحقيق قمة الإنتاجية، يجب على المرء أن يكون واعيًا لتلك التقلبات ويوازن بين وقت العمل والراحة بشكل محترم.

قم بمراهنة

طريقة أخرى لتحسين إنتاجيتك هي بمراهنة مع صديق. اختر وقتًا وتاريخًا باعتباره الموعد النهائي لمهمتك. بعد ذلك، قدم لصديقك بعض المال أو القهوة أو الغداء إذا فشلت في إنهاء المهمة في الوقت المحدد. سيوفر هذا دافعًا إضافيًا.

فكر بإيجابية حول حالات التأجيل السابقة

حاول ألا تكون قاسيًا على نفسك بسبب حالات التأجيل السابقة. غالبًا ما تحدث هذه المشكلة مع المثاليين والأشخاص الذين يخافون من الفشل. حافظ على الإيجابية ولا تدع الأفكار السلبية تتسلل إلى ذهنك.

نأمل أن يحررك مقالتنا من فخ التأجيل.

التغييرات المتكررة في خطة العمل تشتت باستمرار قائمة الأولويات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى عواقب سلبية على الإنتاجية وتقدم الفريق، وإدارة الوقت بشكل غير منطقي وتفويت المواعيد النهائية. هل هناك طريقة للبقاء في القمة وتخصيص الوقت لكل شيء؟

أفضل طريقة لتحديد أولويات المهام هي كتابتها

بادئ ذي بدء، عليك أن تخطط للمستقبل القريب عن طريق إنشاء قائمة مفصلة بجميع المهام ومواعيدها النهائية ليوم أو لأسبوع أو لشهر. بدلاً من محاولة تذكر كل شيء، يجب عليك أن تبدأ مذكرات عمل وتدون جميع مهامك. هذا الحيلة النفسية تؤكد على أهمية عملك.

نظم كل شيء

بمجرد أن تُكوِّن قائمة بالمهام، قد تلاحظ تشابهات بينها. لا يعد ذلك مفاجئًا حيث يمكن وضع معظم المهام في ثلاث فئات: فردية، ومتكررة، ومشاريع.

1. فردية
   إذا أُعطيت لك مهمة فردية، فمن الأفضل القيام بها أول شيء غدًا. قم بعمل قائمة بالمهام الصغيرة وشطب بعض منها كل يوم. قبل أن تقرر المهام الأهم، فكر في مدى إلحاحها وكم من الوقت تحتاج لإكمالها. هدفك هو إنهاء المهام خلال فترة عملك. إذا لم يكن لديك الوقت، قم بالمهمة غدًا. لاحظ أن هذه الطريقة لا تصلح للمهام العاجلة.
2. متكررة
   لا يلزمك كتابة كل صغيرة يوميًا. على سبيل المثال، إذا كنت تشارك مقالات على وسائل التواصل الاجتماعي أو تتولى حملات البريد الإلكتروني. مع ذلك، يجب إنشاء جدول للمهام المرتبطة بساعات وأيام محددة. سيسهل ذلك بشكل كبير ترتيب أولويات العمل.
3. مشاريع
   المشاريع هي مهام أكثر صعوبة من إنجاز المهام البسيطة. اعمل عليها بقدر ما تستطيع، ولكن لا تحاول العمل على عدة مشاريع في آن واحد. نوصيك بإنشاء قائمة المشاريع واختيار الأهم والأكثر إلحاحًا من بينها. لا تبدأ مشروعًا جديدًا دون إنهاء السابق.

المهام المهمة أولاً

إن إنشاء قائمة أبجدية أو رقمية لن يفيد. هدفك ليس اتباع العناصر على القائمة بعشوائية، بل التركيز على المهام ذات الأولوية العالية. يمكن إنجاز العمل المتبقي بأي ترتيب تراه مناسبًا.

مع الوقت ستتعلم كيفية اختيار العمل ذو الأولوية العليا وعدم تركه يصبح مشكلة. إذا اتبعت هذه القواعد، لن تصدق مدى سرعة سير عملية العمل.

الصعوبات في الجدولة والحلول

إذا كنت مديرًا مسؤولًا عن جدول العمل في الشركة وتقرأ هذه المقالة، فمن المحتمل أنك تواجه مشاكل في جدولة مناوبات الموظفين.

هنا ستجد ثلاث مشاكل شائعة تحدث أثناء إعداد جدول العمل، وأفضل الحلول لها. ابدأ في التنفيذ اليوم!

المشكلة رقم 1: الجدولة في اللحظة الأخيرة

تأجيل جدولة المناوبات إلى اللحظة الأخيرة ليس فكرة جيدة. يجب على المديرين المسؤولين التأكد من أن جدول المناوبات متاح في أقرب وقت ممكن حتى يتمكن الموظفون من تنظيم خططهم الشخصية خلال الشهر. وإلا، سيضطر العديد من العمال للاختيار بين الأمور الشخصية والعمل.

الحل:

خطط لجدولاتك مسبقًا لمنح جميع الموظفين فرصة لمراجعة الجدول وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر. العديد من قوالب الخدمة عبر الإنترنت شيفتون تتيح لك القيام بذلك ببضع نقرات فقط!

المشكلة رقم 2: توزيع المناوبات غير المتكافئ

من خلال إجراء تغييرات على الجدول يدويًا، يمكن لأي مدير أن يغفل عن حساب خاطئ في توزيع المناوبات. ونتيجة لذلك، قد يحدث أن بعض العمال لن يعملوا الساعات المحددة، بينما البعض الآخر، على العكس من ذلك، يعمل بشكل مفرط، مما قد يؤدي أيضًا إلى انتهاك غير مقصود لقانون العمل.

الحل:

لتجنب هذا السيناريو، استخدم شيفتون، وهي خدمة مؤتمتة لجدولة العمل وجداول المناوبات. في هذه الحالة، لن يكون لدى الموظفين سبب لتوجيه اللوم للمدير بسبب الإهمال واللامبالاة!

المشكلة رقم 3: نقص الأدوات الحديثة

المديرون الذين لا يزالون يستخدمون القلم والورق لإنشاء جدول الشركة لا يجعلون حياتهم أصعب فحسب، بل هم أكثر عرضة لارتكاب الأخطاء. بالإضافة إلى ذلك، فإن حجم المكالمات والرسائل الكثيرة على الهواتف الشخصية للمديرين والموظفين يستغرق وقتًا طويلًا، مما يؤدي إلى نقص التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

الحل:

باستخدام برنامج سهل الاستخدام مثل شيفتون، يمكنك تبسيط جدولة الموظفين والتواصل داخل الشركة بشكل كبير. علاوة على ذلك، تصل الإشعارات إلى النسخة المحمولة من التطبيق عبر الإنترنت تقريبًا فورًا، ويمكن للموظفين تبادل المناوبات بأنفسهم، ما يوفر على المديرين الكثير من الوقت.

من خلال أتمتة جدولة الموظفين باستخدام خدمة شيفتون عبر الإنترنت، يمكنك الحصول على نتائج ثابتة، وتقليل الأخطاء، وخفض التكاليف، وزيادة الإنتاجية والارتياح العام للموظفين.

إذا لم تكن تستخدم شيفتون لأعمالك بعد، فقد حان الوقت للبدء! قم بالتسجيل وجرب جميع ميزات التطبيق عبر الإنترنت مجانًا خلال كامل فترة التجربة!

كيفية تحسين كفاءة موظفي مركز الاتصال

يستخدم معظم مديري مراكز الاتصال طرقًا قياسية لتحفيز الموظفين وتحقيق أهدافهم (مثل المكافآت، البدلات والفوائد). ولكن إذا كنت مهتمًا حقًا في تطوير شركتك، يجب عليك تجربة حلول جديدة لتحسين إنتاجية الموظفين.

إليك 5 أفكار مثيرة ستساعدك في زيادة كفاءة موظفي مركز الاتصال لديك بما لا يقل عن 10%.

1. قسائم الـ 15 دقيقة

هل يوجد أي موظفين يرفضون إنهاء العمل قبل 15 دقيقة دون فقدان الأجر؟

تحاول العديد من مراكز الاتصال تشجيع موظفيها بمكافآت مختلفة (مثل الهدايا الحلوة أو تذاكر السينما). على أي حال، سيكون هناك دائمًا موظفون في كل شركة لا يأكلون الحلويات ويفضلون المسرح. لكن يكاد الجميع يرغب في مغادرة مكان العمل مبكرًا!

يمكن أن تكون قسائم الـ 15 دقيقة لأكثر موظفي مركز الاتصال إنتاجية حافزًا كبيرًا لتحسين العمل. هذا الحل يسمح لك بتحفيز أي موظف.

2. جمع التعرفات

يتذمر العديد من موظفي مركز الاتصال من أن جميع شكاوى العملاء يتم تسجيلها وتوثيقها وتمريرها إلى الإدارة، في حين أن المديح والشكر عادة لا يتم تسجيلهما.

في الوقت نفسه، جمع وإعلان ردود الأفعال من العملاء الممتنين يمكن أن يزيد بشكل كبير من تحفيز موظفي مركز الاتصال. جرب إرسال رسائل تسجيل الشكر الأسبوعية إلى الموظفين الذين تلقوا تلك الرسائل.

هذه فرصة رائعة لجميع الموظفين الآخرين لفهم مدى أهمية عملهم. والموظفون الذين يحصلون على الشكر سيشعرون بقيمتهم للشركة.

3. مكالمة الشهر

يجب أن لا تمر أصعب المكالمات من العملاء الأكثر صعوبة دون أن تُلاحظ.

من الجيد إذا كان مركز الاتصال لديك يطبق تحليل تسجيلات المكالمات بشكل شهري. في هذه الحالة، يمكنك بسهولة اختيار مكالمة الشهر من خلال جمع ردود الأفعال من المدراء والمشرفين.

عندما تجد مثالًا بارزًا على وضع صعب أو مجهد خاص بدى أثناء مكالمة، يمكنك البحث عن استراتيجيات سلوك ناجحة لهذه الحالات. يمكن أن يصبح هذا التحليل ليس فقط اعترافًا بنجاح بطل المكالمة، ولكن أيضًا حافزًا إضافيًا للموظفين الذين يديرون هذه المكالمات بنجاح.

4. الانتعاش النهاري

ليس سراً أن ما بين فترة بعد الظهر ونهاية يوم العمل، يحدث انخفاض كبير في إنتاجية الموظفين بشكل متكرر. ولكن يمكننا أن نقدم لك طريقة سريعة وسهلة لتجنب ذلك!

جرب مطالبة موظفي مركز الاتصال بالوقوف، وليس الجلوس، لمدة ساعة بعد الغداء! هذه الطريقة تجنب انخفاض النشاط وتجعلهاتُظهر أصوات الموظفين بشكل أكثر نشاطًا وجاذبية.

بالطبع، يجب تنفيذ مثل هذا الابتكار بشكل طوعي حصري. بالإضافة إلى ذلك، يجب تحذير العمال ذوي الإعاقات أو آلام الظهر، إلخ، من المشاكل الصحية المحتملة.

5. مرونة الجدول الزمني

التحدي الدائم لمديري مراكز الاتصال هو ضمان عمل عدد كافٍ من الموظفين على مشروع معين. بعد كل شيء، يؤثر نقص الموظفين بشكل كبير على ظروف عمل الفريق بأكمله وبالطبع يقلل من الإنتاجية.

المدير الكفؤ دائمًا ما يحاول أن يكون متجاوبًا مع طلبات الموظفين الذين يحتاجون إلى إجراء تغييرات في الجدول الزمني. على سبيل المثال، العديد من الآباء سيرغبون في أخذ إجازة خلال العطلات المدرسية، والطلاب سيرغبون في أخذ إجازة خلال فترة الامتحانات الجامعية.

فقط أداة تصميم جدول زمنية مدروسة جيدًا تسمح لك بإنشاء جدول لمركز الاتصال يشبع احتياجات جميع الموظفين. هذا سيساعد الإدارة في تحقيق أهدافها وجلب فوائد مالية للشركة على المدى الطويل.

كيف تأخذ بعين الاعتبار القضايا الشخصية لكل موظف وفي نفس الوقت تلتزم بجميع متطلبات تشريعات العمل؟ لدينا الحل!

الخاتمة

ستساعدك خدمة شيفتون عبر الإنترنت في إنشاء وتحرير جدول عمل الشركة وجداول الموظفين بسرعة وكفاءة باستخدام قوالب مريحة، وكذلك تأكيد طلبات الإجازة أو الإجازة المرضية بضغطة واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين التبديل بين المناوبات بأنفسهم، مما يقلل من العبء على مديري مركز الاتصال.

إذا كنت لا تستخدم شيفتون لعملك بعد، فقد حان الوقت للبدء! سجل وجرب جميع ميزات التطبيق عبر الإنترنت مجانًا خلال كل فترة التجريبية!

أفضل 5 برامج لمراكز الاتصال السحابية في 2021-2022

المفتاح لدعم العملاء الفعال هو ليس فقط في المشغلين المدربين جيداً، بل أيضاً في جودة برمجيات مركز الاتصال. تساعد التقنيات الحديثة في أتمتة العمليات التشغيلية والتجارية في مركز الاتصال، وكذلك زيادة إنتاجية الموظفين.

المهام الرئيسية للبرمجيات لأي مركز اتصال هي الأتمتة وزيادة كفاءة العمليات التشغيلية: توزيع المكالمات، تعبئة معلومات العملاء، التوجيه، إلخ.

تحسين العمليات التجارية مهم أيضًا: القدرة على مراقبة أداء المشغلين بشكل خاص والأقسام بشكل عام، تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبة عمل مركز الاتصال في وضع الوقت الفعلي.

عند اختيار برمجيات مركز الاتصال، يمكنك تحسين خدمتك للعملاء باستخدام برنامج قائم على السحابة. هذه هي المزايا الرئيسية لمثل هذا الحل:

• إدارة أفضل لخدمة العملاء
• تحسين التقارير
• زيادة الكفاءة
• جمع البيانات المركزية
• تقليل التكاليف
• زيادة المبيعات ورضا العملاء
• تحسين أمان البيانات
• دعم متعدد القنوات

أفضل 5 برامج لمراكز الاتصال السحابية في 2021-2022

1. Shifton
   تستهلك عملية جدولة الورديات يدوياً للمشغلين الكثير من الوقت والجهد لمديري مراكز الاتصال. تطبيق Shifton عبر الإنترنت يحسن عمليات الجدولة اليومية، يقلل من معدل الدوران ويزيد من مشاركة الموظفين من أجل تقديم أفضل تجربة ممكنة للعملاء. خدمة Shifton السحابية مثالية لجدولة الورديات في مركز الاتصال. تتيح وظائف التطبيق للمديرين إنشاء جداول عمل مثالية، وجدولة الورديات بسهولة وتوزيع المهام بين المشغلين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين ضبط جدول عملهم بشكل مستقل من خلال تبادل الورديات (مع تأكيد التبادل من قبل المدير، إذا لزم الأمر). يساعدك Shifton في إنشاء جدول متوازن مثالي يضمن أفضل جودة خدمة لعملاء مركز الاتصال لديك.
2. CloudTalk
   يوفر هذا البرنامج المبتكر القائم على السحابة عدة أدوات فريدة لمراكز الاتصال. ميزة الانتظار المخصصة في قائمة الانتظار للمكالمات تلغي تحويل المكالمات، مما يساعد فريق المبيعات على إتمام المزيد من الصفقات عن طريق أتمتة عملية الاتصال. يحافظ CloudTalk أيضًا على مستوى عالي من رضا العملاء من خلال التوجيه الذكي للمكالمات، وخيارات Click-to-Call وIVR. يتيح لك CloudTalk إعداد مركز الاتصال عبر الإنترنت باستخدام جميع الأجهزة المتاحة من أي مكان في العالم مع الحفاظ على الحضور المحلي بأرقام هواتف محلية. بالإضافة إلى ذلك، يوفر هذا البرنامج لمراكز الاتصال مئات التكاملات مع أنظمة CRM، التجارة الإلكترونية، دعم التقني، عربة التسوق، Zapier وAPIs.
3. Avaya
   Avaya Contact Center هو حل تلقائي سحابي أو هجين شامل للتطبيقات الواردة والصادرة للمكالمات الصوتية، الفيديو، البريد الإلكتروني، والدردشات الجماعية. يتيح نظام الاتصالات متعدد القنوات الموحد للمجموعات البعيدة من المشغلين التعامل مع المكالمات من أي مكان. يوفر Avaya Contact Center أيضًا ميزات التقاط الشاشة، التدريب، وإدارة جودة المكالمات، بالإضافة إلى التقارير والإحصاءات في الوقت الحقيقي لأي فترة مختارة. بالإضافة إلى ذلك، يقدم برنامج مركز الاتصال السحابي هذا تسجيل المشاركة، تحليلات الصوت، وميزات جدولة تلقائية.
4. MyOperator
   يتيح برنامج مركز الاتصال MyOperator لك إدارة عدة مكالمات دون إضاعة الكثير من الوقت والجهد. فائدة استخدام حل برنامج مركز الاتصال هذا تتمثل في امتلاكه لميزات مبتكرة مثل إضافة الموسيقى أثناء الانتظار والقدرة على أخذ الملاحظات أثناء المحادثة مع العميل. MyOperator هو خدمة سحابية سهلة الاستخدام تقدم تكامل API. هدفه الرئيسي هو تسجيل، تحويل، نقل وتتبع المكالمات. ومع ذلك، يمكنك أيضًا تصدير بيانات سجل المكالمات لتحليل الأداء حسب الحاجة.
5. Dialpad
   Dialpad هو تطبيق ويب يساعدك في رفع مستوى التواصل التجاري الخاص بك إلى المستوى التالي. فهو يمكّنك من التواصل بسهولة قصوى مع عملائك، موظفيك والأعمال التجارية الأخرى مما يجعل التواصل التجاري الخاص بك أكثر كفاءة وفعالية. سواء كان التواصل عبر الصوت أو الرسائل النصية، فإن Dialpad يقدم حلول رائعة لها جميعًا. يأخذ اتصالاتك إلى مستوى جديد حتى تستمتع أيضًا بوقتك أثناء التحدث إلى عملائك.

الخاتمة

يساعد البرنامج المناسب لمركز الاتصال القائم على السحابة في تحسين الكفاءة، الإنتاجية و خدمة العملاء. نحن نختار خدمة Shifton عبر الإنترنت لأنها التطبيق المثالي للإدارة الفعالة لمراكز الاتصال.

إذا كنت لا تستخدم Shifton لأعمالك التجارية بعد، فعندما يحين الوقت للبدء! قم بالتسجيل وجرب جميع ميزات التطبيق عبر الإنترنت لمدة شهرين مجاناً!

كيف يساهم Shifton في تقارير مراكز الاتصال

يعتبر التسويق عبر الهاتف وتحليل الإحصائيات من أهم الأنشطة في مراكز الاتصال. يمكن قياس مؤشرات مثل عدد المكالمات المعالجة ومدتها، ومتوسط وقت الانتظار لاستجابة العميل، ومؤشرات الأداء الرئيسية للمشغلين، وما إلى ذلك، بشكل كامل وتقييم فعالية الموظفين بسرعة كبيرة.

قياس أداء مراكز الاتصال

عندما تقتصر أنشطة التسويق عبر الهاتف على موظف واحد أو اثنين، تكون تحليلات العمليات بسيطة إلى حد ما ويمكن أن تقتصر على تتبع 2-3 مقاييس. هذا كافٍ للغاية لإدارة فعالة للحملة الإعلانية.

من ناحية أخرى، مع توسيع نطاق مشاريع التسويق عبر الهاتف، من الجيد دائمًا معرفة مجموعة واسعة من المقاييس التي تساعد في إدارة أداء مراكز الاتصال. إنها تجعل من السهل تحديد العناصر التي تؤثر إيجاباً أو سلباً على نتيجة الحملة.

يمكن أن يكون هناك العديد منها؛ وهنا بعض الأمثلة: قاعدة بيانات الاتصال غير الصحيحة، فريق مُدرّب بشكل سيئ، جداول مُعدّة بشكل غير مناسب للموظفين في ساعات معينة، أعطال في المعدات، وما إلى ذلك.

يمكن أن تساعد المقاييس المصممة والمحسوبة بشكل صحيح في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. ويمكن أن تساعد الإحصائيات المستلمة في الوقت المناسب في ذلك.

تقارير إحصائية لمراكز الاتصال

عند تقييم عمل مركز الاتصال، يجب الانتباه ليس فقط إلى التقارير عن العملاء المغلقين ولكن أيضًا إلى مؤشرات التقارير الأخرى – عدد المكالمات المعالجة ومدتها ومستوى الخدمة.

بعد تحليل التقرير لكل مكالمة، ستحصل في الواقع على بحث تسويقي صغير. يساعد هذا على فهم الكثير عن العملاء – ما يفضلونه، وما هي الشركات المنافسة التي يستخدمونها، وهكذا.

مؤشر مهم آخر هو وقت انتظار العملاء على الخط. خلال أيام الذروة في فريق مركز الاتصال، يمكن أن تؤثر التأخيرات في معالجة المكالمات الواردة بشكل غير مباشر على مستوى رضا العملاء ولأجل ذلك قد يختارون المنافسين. ونتيجة لذلك، ستحقق الشركة التي يقدم لها مركز الاتصال خدماتها أرباحًا أقل من المحتمل، مما يعني أنها ستتحمل خسائر.

كيف يمكن أن يساعد Shifton في هذه الحالة؟

بناءً على معلومات حول الورديات والعمل والاستراحات، يوفر Shifton تقارير مفصلة عن مشاريع متعددة أو موظف معين بمستوى تفصيل دقيق. مثل هذا التقرير، مدموج بمعلومات إحصائية أخرى، يسمح بتحديد أيام الذروة وتكوين الورديات وعدد المشغلين لكل منهم بشكل مثالي.

كما يقدم Shifton خيار جدول الرواتب الذي يمكن استخدامه للتنبؤ بتكاليف مركز الاتصال. ستوفر لك هذه الميزة تكلفة دفع العمل الإضافي بسبب المزيد من تكليفات المشغلين.

يقدم خدمة Shifton السحابية أدوات قوية للتقارير تعرض الكثير من المعلومات الإحصائية عن عمل الشركة ككل وأفرادها. مدموجة مع أدوات التخطيط وتتبع الحضور، يمكن لهذه التقارير عرض معلومات عن الإنجازات والمهام المخططة والمكتملة، التنبؤ بالتكاليف المستقبلية وتسهيل تحسين العمليات في الشركة في الوقت المناسب.

التوقعات والتقارير التي يتم الحصول عليها باستخدام خدمة Shifton السحابية تسمح بتعزيز تحسين مركز الاتصال بشكل إضافي بعدد غير محدود من الموظفين. وبالتالي، لن تحل فقط المشكلات الحالية، بل ستمنع أيضًا حدوثها في المستقبل.

هل تود جعل الأمر مؤكدًا؟ مرحباً بك في Shifton! سجل وجرب جميع ميزات تطبيقنا عبر الإنترنت لمدة شهرين مجانًا!

سبعة عوامل مهمة تجعل شيفتون أفضل حل لأي مركز اتصال

اختيار البرنامج المناسب لمراكز الاتصال أصبح ليس مجرد ميزة بل ضرورة. وعلاوة على ذلك، النقطة الأساسية في اختيار برنامج معين لمركز الاتصال هي توفر جميع الوظائف الضرورية لتحقيق كفاءة العمل وسير العمل بدون انقطاع.

عند اختيار برنامج لمركز الاتصال، من المهم النظر في سبعة عوامل تضمن ربحية الأعمال. اليوم سوف تتعرف على سبب كون شيفتون أفضل خدمة للشركات الخارجية في عام 2021.

الوظائف المطلوبة

من الضروري أن يوفر برنامج مركز الاتصال جميع الوظائف الضرورية التي تبسط عمل المشغلين والمديرين.

تساعدك شيفتون على توفير الوقت والجهد بشكل كبير في إعداد الوردية والجداول الزمنية. خيار “تبادل الورديات” يزيل العبء غير الضروري عن المديرين، حيث يسمح للموظفين بتبادل الورديات بأنفسهم ويشمل المديرين فقط للموافقة على التغيير. وبهذا، يوفر المدير الوقت والجهد في العثور على بدائل للموظفين.

إدارة الفريق

يمكن أن تكون فرق مركز الاتصال كبيرة أو صغيرة، ويمكن أن تكون أنظمة الشركة معقدة، وفروع المكاتب قد تكون موزعة في جميع أنحاء البلاد أو حتى في جميع أنحاء العالم. توفر شيفتون أدوات رائعة لإدارة الفرق – من الوصول متعدد المستويات والحسابات المهيكلة إلى تعيين المهام ومتابعتها باستخدام قوائم المراجعة.

نظرًا لأن شيفتون تأخذ في الاعتبار مناطق الوقت المختلفة، يمكنك إدارة الموظفين عن بُعد.

تتيح لك الوظائف الواسعة لشيفتون العمل من أي مكان، مع وجود جميع الأدوات اللازمة في متناول اليد. هذا يجعل من الممكن أيضًا تقديم خدمات للعملاء في جميع أنحاء العالم عن بُعد.

قابلية التوسع

يجب أن يتكيف برنامج مركز الاتصال مع حجم شركتك واحتياجات العملاء وتعقيدات طلباتهم.

تدعم شيفتون جدولة عدد غير محدود من الموظفين. حجم الشركة ليس عامل تأثير — شيفتون يتيح لك بناء هيكلها مع أخذ جميع المشاريع، جداول العمل، التسلسل الوظيفي والظروف الأخرى في الاعتبار.

التقارير والرصد

وظائف التحليل والمراقبة في برنامج مركز الاتصال تساعدك على تحقيق أقصى كفاءة. تقدم شيفتون أدوات تقارير قوية تعرض معلومات إحصائية شاملة عن أداء الشركة.

عند الجمع مع أدوات التخطيط وتتبع الحضور، توفر هذه التقارير معلومات كاملة عن الإنجازات، المهام المخططة والمنجزة، تساعدك على توقع النفقات المستقبلية واستلام إشارات لتحسين العمليات في الشركة في الوقت المناسب.

تكامل مثالي

يجب أن يتكامل برنامج مركز الاتصال بسلاسة مع CRM، ومنصة التجارة الإلكترونية، ومكتب المساعدة الحالي حسب الحاجة.

شيفتون تقدم تكاملات مع العديد من البرامج الشائعة (1C، أوراكل، نيتسويت، كويك بوكس، إلخ) لتحسين سير العمل، تبادل البيانات والوصول إلى API. قائمة التكاملات تتوسع باستمرار.

إشعارات الرسائل النصية والبريد الإلكتروني والتنبيهات الفورية

شيفتون يقدم خيار الإشعارات بالرسائل النصية والبريد الإلكتروني والتنبيهات الفورية التي تُرسل إلى الموظفين عند إنشاء جداول أو إجراء تغييرات في الجداول.

وبذلك يتم تلقي جميع البيانات الهامة من قبل الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

السعر

عند اختيار برنامج لمركز الاتصال، تُعتبر السعر بالتأكيد أحد العوامل المهمة. نوصي بالبدء بتجربة مجانية ومراجعة نتائجك بشكل نقدي.

يتيح لك شيفتون استخدام الكمية المناسبة فقط من الوحدات ودفع ثمن ما تستخدمه فقط. يمكنك تجربة جميع وظائف التطبيق مجانًا لمدة شهرين. بعد هذه الفترة، ستكون التكلفة لكل موظف من 0.5 دولار إلى 4 دولارات (اعتمادًا على عدد الوحدات المختارة).

اختر شيفتون — الحل المثالي لمراكز الاتصال

البرنامج المناسب سيكون أساسًا ممتازًا لعمل شركتك الفعال. مع مراعاة العوامل المذكورة أعلاه، سيتم تحقيق أفضل النتائج بلا شك مع شيفتون، برنامج جدولة لمراكز الاتصال الأمثل. هذا البرنامج لا يسمح لك فقط بدمج جميع قنوات الاتصال مع العميل، وإنما يوفر أيضًا عددًا من الميزات المفيدة الأخرى.

إعداد جداول العمل وتحديد الورديات، حساب حضور الموظفين، تبادل الورديات، التحليل والتقارير — هذه مجرد قائمة جزئية من ميزات تطبيق شيفتون عبر الإنترنت!

هل تريد التأكد؟ مرحبًا بك في شيفتون! سجل وجرب جميع ميزات تطبيقنا عبر الإنترنت لمدة شهر مجانًا!

إحدى أهم مهام رئيس أي شركة هي تطوير العلامة التجارية للشركة، زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت للعمل مع الموظفين. نقدم لكم أفضل الخدمات لجدولة المهام وإدارة موارد الفريق في عام 2021. حان الوقت لتنظيم قائمة المهام الخاصة بك!

أدوات إدارة المشاريع 2021

اعتمادًا على الحجم والصناعة والأهداف، يمكنك اختيار أنظمة تحكم بسيطة نسبيًا، وكذلك حلول الأعمال الكبيرة أو التطويرات الداخلية.

إليك أفضل 6 خدمات لإدارة المشاريع والموظفين في عام 2021.

Monday

هو أداة قوية لكنها بسيطة للفرق تساعد في تشكيل سير العمل، التكيف مع الاحتياجات المتغيرة، خلق الشفافية، الاتصال بشكل تعاوني وإنهاء العمل اليدوي.

يمكن استخدام الأداة عبر الفرق، الأقسام، القادة والمنظمات، وجميع أنواع المشاريع والعمليات.

تشمل الخطة الفردية المجانية ما يصل إلى عضوين في الفريق وتساعد في تتبع عملهم ومهامهم، مقدمة الميزات الأساسية للأداة. تبدأ الخطط الشهرية المدفوعة من 8 دولارات لكل مستخدم.

Trello

أداة سهلة الاستخدام يمكن دمجها مع الخدمات الشعبية وهي رائعة لجدولة المهام.

الخاصية الرئيسية لهذه الخدمة هي واجهتها البسيطة في شكل لوحات مع المهام وقوائم المهام. يمكن تحديث حالات المهام بنقرة واحدة من الماوس. واحدة من أكثر الخصائص ملاءمة هي أن نافذة مستقلة تُخصص لكل مستخدم.

تريلو مجاني للاستخدام ولكن في النسخة المحدودة فقط.

Slack

أصبح هذا الرسام للاتصال الداخلي أحد الحلول التجارية الأكثر شعبية للتفاعل بين الموظفين في عام 2021. يعمل الويب سيرفيس على أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة iOS و Android ويستخدم غالبًا كبديل لسكايب.

في النسخة المجانية، يحصل المستخدم على سعة تخزينية 5 جيجابايت و10 آلاف رسالة للفريق، بالإضافة إلى 10 تكاملات مع أدوات وخدمات شائعة. تبدأ الخطط المدفوعة من 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

Wrike

خدمة سحابية مشهورة لتأسيس المهام وإدارة المشاريع في عام 2021. العديد من التكاملات هي سمة مميزة للتطبيق. بالمقارنة مع الأدوات الأخرى، يوفر Wrike سهولة وراحة نسبية.

أما عن النواقص، فيشير المستخدمون إلى أن الواجهة بسيطة للغاية. الخطة المجانية تقدم 2 جيجابايت لكل الحساب ووظائف محدودة. تبدأ الخطط المدفوعة من 9.8 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

Asana

أداة تتبع المهام شهيرة جدا في عام 2021 بواجهة مستخدم ملهمة. يمكن استخدام هذه الخدمة للفريق وللأغراض الشخصية.

تقدم الأداة وظائف واسعة: جدولة، دردشة، مراقبة التنفيذ والمزيد. تقدم Asana ثلاثة خطط للاختيار من بينها اعتمادًا على أهداف الشركة. الخطة الأساسية المجانية تشمل حتى 15 مستخدمًا وتقدم وظائف محدودة. تبدأ الخطط الشهرية المدفوعة من 13.49 دولار لكل مستخدم.

Shifton

شيفتون هو بديل رائع للأدوات المذكورة أعلاه. يوفر التطبيق عبر الإنترنت مجموعة واسعة من الأدوات لإدارة الشركات والمشاريع والجداول، بالإضافة إلى 4 لغات واجهة للاختيار من بينها. يمكن لمستخدمي شيفتون أيضًا ضبط ساعات عملهم المفضلة، طلب استراحة أو تبادل المناوبات مع زملائهم داخل التطبيق.

يدعم الخدمة جدولة لأي عدد معين من الموظفين الذين يمكنهم استخدام وحدة “المهام”. تتيح الوحدة إدارة المهام والبيانات المتعلقة بالعملاء، تعيين المهام للموظفين أو السماح لهم بتوليها بنفسهم، تحديد مواعيد الإنجاز وإتمام المهام، إضافة قوائم يملؤها الموظفون بعد إكمال المهام. تتوفر شيفتون مجانًا لمدة شهرين. بعد ذلك، ستكون الرسوم الشهرية لوحدة “المهام” 0.5 دولار لكل شخص.

القائمة المذكورة أعلاه لمطوري البرامج لإدارة موارد الفريق ليست كاملة بعد، لكنك تعرف الآن من أين تبدأ!

نأمل أن تسمح لك هذه الأدوات بالتركيز على تطوير عملك، وكذلك توفير الوقت على المهام التنظيمية والتسويقية.

عادةً، يواجه المديرون الذين يتعاملون مع جدولة الفرق والأقسام مهمة صعبة. فهم يحتاجون إلى إنشاء الجداول مع مراعاة جميع الموظفين وظروفهم الشخصية، والإجازات المرضية، وأيام العطل، وساعات العمل الشهرية والأسبوعية.

إذا كنت لا تزال تعد الجداول والفترات على الورق أو في ملف إكسل، فقد يستغرق الأمر ساعات لإجراء جميع التحديثات اللازمة. العديد من تطبيقات الجدولة تحمل بالتأكيد عبء جدولة الموظفين. فهي تقلل بشكل كبير من وقت وجهد المديرين، وتحسن العمل الجماعي وتزيد من وقت العمل الفعلي.

نعلم أن تطبيق شيفتون عبر الإنترنت هو بديل ممتاز لجميع النظائر الشعبية. دعونا نقارن ميزات شيفتون مع وظائف WhenIWork ونتأكد من ذلك.

فترة تجريبية مجانية	1 شهر	2 أسبوعان
أقل تكلفة	$1 لكل مستخدم في الشهر	$2 لكل مستخدم في الشهر
الدعم	مدير حساب شخصي	روبوت الدردشة
الجدولة التلقائية	نعم	نعم
تبديل الفترات	نعم	نعم
تبديل الاستراحات	نعم	لا
حساب الرواتب	نعم	لا
المهام	نعم	نعم
قوائم التحقق	نعم	لا
التوافر	نعم	لا
التحكم في التبديل	نعم	نعم
التكاملات	نعم	نعم
التقارير والتحليل	نعم	نعم
التذكيرات	نعم	نعم
الإشعارات	نعم	نعم

* تتم مقارنة الميزات بناءً على المعلومات المتاحة علنًا حتى سبتمبر 2021.

كما نرى من جدول المقارنة، يقدم شيفتون تقريبًا نفس الميزات مثل WhenIWork وحتى المزيد – مثل مدير حساب شخصي، وخيار “التوافر” الذي يضمن المرونة القصوى لكل من الموظفين وأصحاب العمل، ناهيك عن فترة تجريبية مجانية أطول بكثير وتكاليف أقل.

هل تريد التأكد؟ مرحباً بك في شيفتون! قم بالتسجيل وجرب جميع ميزات شيفتون مجانًا لمدة شهرين!

إن إنشاء جدول عمل فعال للموظفين ضروري للحفاظ على الإنتاجية وضمان العدالة وتلبية متطلبات العمل. يساعد جدول الموظفين المنظم جيدًا الشركات على العمل بسلاسة بينما يوازن بين توفر الموظفين وتفضيلاتهم وحجم العمل. ومع ذلك، يمكن أن يكون جدولة الموظفين تحديًا، خاصة عند التعامل مع التغييرات في اللحظة الأخيرة، وتبادل الفترات، وقوانين العمل.

يستعرض هذا الدليل 16 خطوة لتحسين عملية جدولة موظفيك، متضمنًا تقنيات جدولة الموظفين الأساسية لجدولة الموظفين بكفاءة، وتقليل تعارضات الجدولة، وتعزيز الأتمتة في العمل.

أشياء يجب أن تعرفها وتطبقها في جدولة العمل

تمكن أدوات جدولة العمل مثل Shifton المدراء من أتمتة جدولة العمل والقضاء على التخطيط اليدوي للشفتات. كان متخصصو الموارد البشرية وقادة الفرق يقضون سابقًا جزءًا كبيرًا من وقتهم في إدارة جداول الموظفين، مع مراعاة طلبات الإجازات وتفضيلات الشفتات. الآن، تقوم حلول الأتمتة في الأعمال بتبسيط هذه المهام، مما يتيح للمديرين التركيز على رفاه الموظفين، وتدريب الأداء، وتنمية القوى العاملة.

يتطلب تنفيذ تقنية جدولة العمل بفعالية فهم العناصر الأساسية لجدولة الموظفين وأتمتة إدارة الشفتات. هنا خمسة أشياء مهمة يجب معرفتها عند تحويل عملية جدولة موظفيك إلى النظام الرقمي.

1. تحسين إدارة الوقت والمهام

مع أدوات أتمتة القوى العاملة، يمكن للمدراء جدولة الموظفين بكفاءة، مع إدارة المهام والمشروعات ضمن النظام ذاته. يتيح هذا التكامل للشركات تعزيز إدارة الوقت والإنتاجية والتعاون بين الفريق من خلال التأكد من أن الموظفين يعرفون بالضبط ما يجب عليهم فعله خلال شفتاتهم.

يجب أن يتضمن جدول الموظفين المنظم جيدًا تحديد الشفتات، توزيع المهام، ومواعيد انتهاء المشاريع، لضمان سير العمليات بسلاسة. يتيح Shifton، كحل جدولة قوي، للشركات إنشاء جداول للموظفين بينما يقوم أيضًا بتوزيع قوائم التحقق والمهام لتعزيز جودة الخدمة وكفاءة التشغيل.

2. الأتمتة والذكاء الاصطناعي

تعد ميزة كبيرة من جدولة الموظفين أوتوماتيكياً هي استخدام الأتمتة بالذكاء الاصطناعي. مع كون 62% من الشركات إما تخطط لتنفيذ أو قد قامت بالفعل باستخدام الأتمتة في مكان العمل، من الواضح أن حلول الجدولة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي ستصبح أكثر أهمية للمدراء.

كيفية جدولة الموظفين بفعالية باستخدام الأتمتة:

• إدخال تفاصيل الموظف، طول الشفت، وتوافره إلى النظام.
• السماح لبرنامج الجدولة بتحسين جداول العمل.
• يقوم النظام تلقائيًا بتعديل الشفتات استنادًا إلى طلبات الإجازات واحتياجات القوى العاملة.
• تقليل تعارضات الجدولة من خلال التحديثات الفورية والتوصيات الأوتوماتيكية.

يعمل استخدام الأتمتة للشركات على تبسيط الجدولة والتوظيف، مما يقلل الحاجة إلى التعديلات اليدوية وتغييرات الشفتات في اللحظة الأخيرة.

3. تتبع الوقت القائم على السحابة

يعتمد الآن حوالي 44% من مديري المواهب على أدوات أتمتة القوى العاملة المعتمدة على السحابة لتتبع جداول الموظفين والحضور. تشمل تقنيات جدولة الموظفين الحديثة تسجيل الدخول المعتمد على السحابة، مما يسمح للموظفين بتسجيل الدخول والخروج من أي مكان. هذه الميزة مهمة لنماذج العمل الهجينة، الفرق العاملة عن بُعد، والشركات التي تعمل في مواقع متعددة.

بالنسبة للشركات التي تتطلب تسجيل حضور في الموقع، تقدم العديد من أدوات الجدولة التحقق عبر GPS وتسجيل الدخول المعتمد على عنوان IP، مما يضمن تتبعًا دقيقًا لجداول عمل الموظفين. هذه الميزات الرقمية لتتبع الوقت تعزز المساءلة وتقلل الفروق في كشوف الرواتب مع توفير مرونة أكبر للموظفين.

4. تحليل البيانات لتحسين الجدولة

يجب أن يكون الجدول الزمني للوظائف فعالاً ومبنيًا على البيانات. توفر حلول الجدولة الرقمية لوحات بيانات تحليلية في الوقت الفعلي، تعرض رؤى حول:

• حضور الموظفين والالتزام بالشفتات.
• إجمالي الساعات المشتغلة لكل فترة.
• الوصول المتأخر، الساعات الإضافية، واتجاهات الإنتاجية.
• معدلات إتمام المهام لكل شفت.

من خلال استخدام تحليلات البيانات في جدولة الموظفين، يمكن للشركات تحديد الفعالية بشكل أفضل، وتحسين قرارات التوظيف، وتعزيز تتبع الأداء. تتيح هذه الرؤى للمديرين تعديل جداول موظفيهم، مما يضمن أن تكاليف العمالة تتماشى مع الاحتياجات التشغيلية مع الحفاظ على إنتاجية القوى العاملة.

5. حساب الرواتب الآلي

من أكبر مزايا الأعمال الآلية في الجدولة والتوظيف هي معالجة الرواتب الآلية. بدلاً من تتبع الساعات يدويًا وحساب الأجور، تتكامل عمليات جدولة الموظفين الحديثة مع وظائف الرواتب، مما يجعل حساب الرواتب أكثر بساطة.

فوائد رئيسية للأتمتة في معالجة الرواتب:

• يتتبع ساعات عمل الموظفين ويطبق الأسعار المحددة مسبقًا.
• يولد تقارير الرواتب الأوتوماتيكية بناءً على الوقت الفعلي المشتغل.
• يقلل من الأخطاء في الرواتب من خلال إلغاء إدخال البيانات اليدوي.
• يتكامل مع أنظمة المحاسبة والمالية لمعالجة الرواتب بسلاسة.

مع أنظمة الجدولة والرواتب الآلية، يمكن لفريق الموارد البشرية توفير وقت كبير مع ضمان توزيع الرواتب بدقة وفي المواعيد الصحيحة.

16 خطوة لتحسين جدول موظفيك

الخطوة 1: حدد ما يحتاج فريقك إلى القيام به

قبل وضع جدول للموظفين، حدد المسؤوليات والمهام الأساسية التي تحتاج إلى تغطيتها. ضع في اعتبارك:

• ما هي الخدمات أو المهام التي يجب إكمالها يوميًا؟
• ما هي الموظفين الأنسب لأدوار محددة؟
• هل هناك ساعات الذروة التي تتطلب تغطية إضافية من الموظفين؟

يضمن فهم توزيع الأحمال العملية أن تتماشى جدولة الموظفين مع الاحتياجات التشغيلية وأن العمل يكتمل بكفاءة.

الخطوة 2: انظر إلى متى تكون أكثر نشاطًا (وأبطأ)

حلل بيانات الأداء السابقة لتحديد الفترات الأكثر ازدحامًا والأبطأ لنشاطك التجاري. استخدم الرؤى من:

• تقارير المبيعات وحركة العملاء
• بيانات حجم المكالمات (لفرق دعم العملاء)
• اتجاهات موسمية وتغيرات الطلب

من خلال مطابقة جداول الموظفين مع الطلب الفعلي، تقوم الشركات بتحسين تكاليف العمالة وضمان تغطية كافية خلال ساعات الذروة وتجنب زيادة الموظفين خلال الفترات الضعيفة.

الخطوة 3: تنبأ بمستويات النشاط المستقبلية

يساعد التنبؤ بحجم العمل المدراء في جدولة الموظفين بشكل عادل وفعال. ضع في اعتبارك:

• الترقيات أو الأحداث التجارية القادمة
• مواسم العطلات أو طلبات الإجازات
• الاتجاهات السوقية التي قد تؤثر على طلب العملاء

من خلال توقع الاحتياجات المستقبلية، يمكن للمديرين جدولة الموظفين بشكل استباقي، مما يمنع نقص الموظفين في اللحظة الأخيرة ويضمن جدول عمل فعال للموظفين.

الخطوة 4: النظر في احتياجات الموظفين

يجب أن يأخذ جدول الموظفين بعين الاعتبار متطلبات العمل وتفضيلات الموظفين معًا. الموظفون الذين يشعرون أن احتياجاتهم معترف بها يحتمل أن يبقوا مشاركين ومنتجين. عند إنشاء جدول للموظفين، ضع في اعتبارك:

• التوفر والوقت المطلوب للإجازة
• الاعتبارات المتعلقة بالتوازن بين العمل والحياة الشخصية
• مستويات المهارة والأدوار الوظيفية

تحسين الجدول الزمني بشكل عادل ومتوازن يعزز رضا الموظفين، يقلل من الاحتراق النفسي، ويقلل من الغياب.

الخطوة 5: اختر طريقة جدولة الورديات المناسبة

اختيار النهج الصحيح لجدولة الموظفين يعتمد على نموذج عملك وهيكل القوى العاملة والمتطلبات التشغيلية. هناك عدة تقنيات يجب أخذها بعين الاعتبار:

• الورديات الثابتة – يعمل الموظفون نفس الساعات كل يوم (مثلًا، من 9 صباحًا إلى 5 مساءً). مثالي للأعمال التجارية ذات الأحمال المستقرة.
• الورديات المتناوبة – يتناوب الموظفون بين الورديات المختلفة (صباح، مساء، ليل). شائع في الرعاية الصحية، البيع بالتجزئة والضيافة.
• الورديات المتفرقة – يعمل الموظفون في فترتين منفصلتين في اليوم (مثل، من 8 صباحًا إلى 12 ظهرًا، ثم من 4 مساءً إلى 8 مساءً). مفيد للأعمال التجارية ذات الطلب المتغير.
• الجدولة حسب الطلب – يبقى الموظفون متاحين للعمل إذا لزم الأمر. يُستخدم غالبًا في الرعاية الصحية وخدمات الطوارئ.
• الجدولة المرنة – يختار الموظفون ساعات عملهم استنادًا إلى عبء العمل واحتياجات العمل. مناسبة للفرق البعيدة والصناعات الإبداعية.

اختيار عملية جدولة الموظفين المناسبة يساعد الشركات على تحسين تكاليف العمالة مع ضمان جدولة الموظفين بكفاءة.

الخطوة 6: تحسين جداول الورديات حسب ساعات الازدحام

لزيادة الإنتاجية، يجب جدولة الموظفين بناءً على ساعات الذروة والساعات الهادئة. يجب على الشركات:

• تعيين المزيد من الموظفين خلال ساعات الذروة لتحسين جودة الخدمة.
• تقليل عدد الموظفين في الساعات الهادئة لتجنب تكاليف العمالة غير الضرورية.
• استخدام البيانات التاريخية للتنبؤ بتقلبات الطلب وتعديل الورديات وفقًا لذلك.

النهج المبني على البيانات لجدولة الموظفين لضمان اكتمال العمل يضمن تخصيص الموارد الأمثل، مما يساعد الشركات على العمل بكفاءة.

الخطوة 7: الحد من تغييرات الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة

التغييرات غير المتوقعة في الجدول الزمني تعطل سير العمل وتسبب إحباطًا للموظفين. للحد من التغييرات في اللحظة الأخيرة:

• شجع الموظفين على تقديم طلبات الإجازة مسبقًا.
• حدد موعدًا نهائيًا لتبديل الورديات وطلب موافقة الإدارة.
• كن على استعداد جاهز للموظفين للحالات الملحة في الحاجة إلى العمل.
• استخدم برامج الجدولة لأتمتة التعديلات في اللحظة الأخيرة.

من خلال الحد من النزاعات في الجدول الزمني، تحافظ الشركات على استقرار جدولة الموظفين وتحسن رضاهم.

الخطوة 8: تأكد من أن الجداول الزمنية متاحة بسهولة

يجب أن يكون جدول العمل للموظفين سهل الوصول إليه لتقليل الالتباس وسوء الفهم. لتحسين سهولة الوصول:

• شارك الجداول رقميًا عبر بوابة على الإنترنت أو تطبيق محمول.
• علق الجداول المطبوعة في غرف الاستراحة أو المناطق المشتركة.
• قم بإخطار الموظفين بالتحديثات في الجدول الزمني في الوقت الفعلي لتفادي سوء الفهم.

تضمن الاتصالات الواضحة بقاء الموظفين مطلعين على جداول عملهم، مما يقلل من الغياب وأخطاء الجدولة.

الخطوة 9: موازنة احتياجات العمل والموظفين

تتطلب إدارة جداول الموظفين الفعالة توازنًا بين متطلبات العمل ورفاهية الموظفين. بينما يجب على الشركات الحفاظ على الإنتاجية والربحية، عليها أيضًا النظر في تفضيلات العمال لتعزيز الارتباط والاحتفاظ بهم.

استراتيجيات لموازنة احتياجات العمل والموظفين:

• قدم الجدولة المرنة عند الإمكان لتلبية الالتزامات الشخصية.
• تناوب في الورديات بشكل عادل لمنع إثقال بعض الموظفين.
• تطبيق سياسات واضحة لطلب الإجازات أو تبديل الورديات.
• شجع التواصل المفتوح بين المديرين والموظفين بشأن مخاوف الجدولة.

جدول متوازن جيدًا للموظفين يحسن الروح المعنوية، يقلل من الدوران الوظيفي، ويخلق قوة عاملة أكثر تحفيزًا.

الخطوة 10: كن واعيًا بالأحداث والعوامل التي تؤثر على الجدول الزمني

تؤثر بعض العوامل الخارجية على أفضل ممارسات جدولة الموظفين، مما يتطلب من الشركات أن تبقى قابلة للتكيف.

العوامل الشائعة التي تؤثر على الجداول الزمنية:

• العطلات العامة والطلب الموسمي – يجب أن تستعد الشركات لأحمال العمل المتزايدة أو تقليل توفر الموظفين.
• الظروف الجوية – قد تتأخر الوظائف الخارجية بسبب اضطرابات الطقس.
• الاتجاهات الصناعية – التحولات الاقتصادية أو تفضيلات العملاء يمكن أن تؤثر على احتياجات الموظفين.
• الطوارئ غير المتوقعة – تغيب الموظفين لأسباب مرضية أو طارئة عائلية يتطلب خططًا احتياطية.

مراقبة هذه العوامل يساعد الشركات في تعديل جداول العمل للموظفين بشكل استباقي، مما يمنع نقص الموظفين أو عدم الكفاءة.

الخطوة 11: توزيع الجدول على الموظفين

بمجرد الانتهاء من جدول الموظفين، يجب على الشركات التأكد من حصول كل موظف عليه في الوقت المناسب.

أفضل الممارسات لتوزيع الجداول:

• إرسال الجداول مسبقًا لمنح الموظفين الوقت للتخطيط.
• استخدم منصة جدولة عبر الإنترنت للتحديث السهل والوصول السريع.
• قم بعرض نسخ مطبوعة في المناطق المشتركة للرجوع إليها.
• السماح للموظفين بتأكيد استلام الجداول للتأكد من أنهم اطلعوا على وردياتهم.

جعل الجداول سهلة الوصول يساعد على إدارة جداول الموظفين بفعالية مع تقليل الارتباك وسوء الفهم.

الخطوة 12: وضع استراتيجية للتواصل بالفريق

تضمن استراتيجية التواصل القوية بقاء الموظفين على اطلاع ومشاركة مع تحديثات الجدولة.

طرق لتحسين التواصل بالفريق:

• استخدام تطبيقات الجدولة لإرسال تذكيرات تلقائية بالوردية.
• إنشاء مجموعة دردشة مخصصة لمناقشة تبادل الورديات أو التحديثات.
• تشجيع تقديم الملاحظات لتحديد المشاكل في الجدولة مبكرًا.
• عقد اجتماعات منتظمة لمناقشة تحديات وطروحات التوظيف.

يعزز التواصل الواضح كفاءة إعادة ترتيب موظفي الجدول، مما يمنع الارتباك والنزاعات في اللحظة الأخيرة.

الخطوة 13: تقييم جدولك وعملية الجدولة بشكل دوري

يجب مراجعة عملية جدولة الموظفين بانتظام للتأكد من فعاليتها. ينبغي أن تقوم الشركات بتحليل المقاييس الأساسية للأداء لتحديد ما إذا كانت استراتيجية الجدولة تلبي احتياجات التشغيل والموظفين.

كيفية تقييم عملية الجدولة الخاصة بك:

• تتبع الحضور والدقة – تحديد أنماط الغياب أو التأخير.
• مراقبة توزيع عبء العمل – ضمان توزيع الوردات بالتساوي بين الموظفين.
• جمع تعليقات الموظفين – استفسر من الموظفين عن التحديات والتحسينات في الجدولة.
• تقييم رضى العملاء – تأكد من تطابق مستويات التوظيف مع جودة خدمة العملاء.

من خلال مراجعة الجدول وتنقيحه بشكل دوري، يمكن للشركات تحسين الكفاءة ورضى الموظفين، مما يجعل الجدولة أكثر تكييفًا مع هذه التغيرات.

الخطوة 14: المراقبة والتعديل حسب الضرورة

حتى الجدول المرتب جيدًا للموظفين يتطلب تعديلات على مر الوقت. يجب على الشركات أن تبقى مرنة واستجابة للظروف المتغيرة.

أفضل الممارسات لمراقبة الجداول وتعديلها:

• استخدام برامج الجدولة لتتبع ساعات عمل الموظفين وتغطية الورديات في الوقت الفعلي.
• معالجة المشاكل المتعلقة بنقص الموظفين بسرعة من خلال تعيين عمال إضافيين عند الضرورة.
• تعديل الورديات بناءً على أداء الموظفين واحتياجات عبء العمل.
• كن استباقيًا في معالجة النزاعات، وحلها قبل أن تتفاقم.

تضمن المراقبة المنتظمة جدولة فعالة للموظفين، مما يسمح للمديرين باتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات لتحسين جداول الموظفين.

الخطوة 15: الامتثال للمتطلبات القانونية

يجب على الشركات الامتثال لقوانين العمل واللوائح عند إنشاء جداول الموظفين لتجنب المخاطر القانونية.

الاعتبارات الأساسية للامتثال:

• فترات الراحة الدنيا – تأكد من حصول الموظفين على فترات راحة كافية بين الورديات.
• لوائح العمل الإضافي – تتبع ساعات العمل الإضافية وتعويض الموظفين وفقا لذلك.
• قوانين الجدولة العادلة – بعض المناطق تتطلب إشعارًا مسبقًا لتغييرات الوردية.
• قيود ساعات العمل – بعض الصناعات لديها حدود على الحد الأقصى لساعات العمل.

فهم واتباع ممارسات جدولة الموظفين يحمي الشركات من الغرامات والنزاعات القانونية بينما يضمن ظروف عمل عادلة.

الخطوة 16: استخدام برامج الجدولة

استخدام الأتمتة للشركات يبسط عملية جدولة الموظفين، مما يقلل من عبء العمل الإداري ويحسن الدقة. يساعد تطبيق الجدولة الشركات في:

• أتمتة تعيين الورديات لتوافق توافر الموظفين وعبء العمل.
• توفير تحديثات الجداول في الوقت الفعلي للموظفين.
• السماح للموظفين بطلب الإجازات وتبادل الورديات رقميًا.
• إنشاء تقارير عن تكاليف العمل والحضور والأداء.

من خلال تنفيذ الأتمتة في إدارة القوى العاملة، يمكن للشركات توفير الوقت، تقليل النزاعات في الجدولة، وضمان حصول الموظفين على جداول عمل عادلة وفعالة.

ما هي فوائد استخدام برامج الجدولة للموظفين؟

بالاستثمار في برامج الجدولة، تتيح الشركات وسيلة منظمة وفعالة لجدولة الموظفين، تقليل الأخطاء، وتحسين إدارة القوى العاملة. فيما يلي الفوائد الرئيسية لاستخدام الأتمتة في مكان العمل للجدولة.

1. تبسيط الجدولة

الجدولة اليدوية تستهلك الوقت وعرضة للأخطاء البشرية. تساعد برامج الجدولة الشركات على إنشاء جدول للموظفين بفعالية من خلال:

• أتمتة إنشاء وتعديل الورديات.
• تقليل خطر حجز المواعيد المزدوجة للموظفين.
• تمكين المديرين من تحديث الجداول بسهولة في الوقت الحقيقي.
• توفير نماذج لأنماط الجدولة المتكررة.

مع الأتمتة للشركات، يمكن للمديرين جدولة الموظفين بسرعة ودقة، مما يضمن العمليات السلسة.

2. تحسين التواصل

يجب أن يكون جدول الموظف متاحًا بسهولة لجميع أعضاء الفريق. برنامج جدولة يعزز التواصل من خلال:

• إرسال إشعارات تلقائية حول تعيينات وتغييرات الورديات.
• توفير منصة مركزية حيث يمكن للموظفين عرض الجداول الزمنية.
• تمكين التواصل المباشر بين المديرين والموظفين لتبادلات الورديات.

مع تحسين التواصل، يظل الموظفون على علم ومشاركة، مما يقلل من الالتباس حول جداول عملهم.

3. تقليل النزاعات الجدولية

تحدث النزاعات عندما يطلب عدة موظفين نفس الإجازة أو يتم تعيين الورديات بشكل غير عادل. برنامج الجدولة يمنع هذه المشكلات عن طريق:

• إبراز النزاعات الجدولية المحتملة قبل حدوثها.
• السماح للموظفين بتقديم الطلبات الرقمية لتوافرهم وأوقات العطلة.
• تقديم حلول آلية لحل النزاعات لتعديل الورديات عند الحاجة.

هذا يضمن جدولة عادلة وتوزيع متوازن للعبء العمل، مما يؤدي إلى زيادة رضا الموظفين.

4. زيادة الكفاءة

جدول موظفين منظم بشكل جيد يحسن الكفاءة من خلال ضمان توزيع الموظفين المناسب في الأوقات المناسبة. يساعد برنامج الجدولة في:

• مواءمة الورديات مع طلب العمل وساعات الذروة.
• متابعة أداء الموظفين واتجاهات الحضور.
• القضاء على أخطاء الجدولة اليدوية التي تسبب تباطؤات في العمليات.

من خلال جدولة الموظفين بشكل فعال، يمكن للأعمال زيادة الإنتاجية وتقليل تكاليف العمل.

5. تعزيز نمو الأعمال

عندما تتوسع الأعمال، يصبح إدارة جداول الموظفين يدوياً غير مستدامة. تساعد الأتمتة على توسيع العمليات من خلال:

• التعامل مع فرق أكبر ومواقع متعددة بكفاءة.
• التكامل مع برامج الرواتب والموارد البشرية لتبسيط إدارة العمل.
• السماح بهياكل الورديات المرنة لاستيعاب نمو الأعمال.

مع أفضل طريقة لجدولة ورديات الموظفين، يمكن للأعمال النمو بينما تحتفظ بجدولة فعالة للموظفين.

تحسين الجدولة باستخدام Shifton

Shifton هو حل قوي لجدولة الموظفين مصمم لمساعدة الشركات في إدارة جداول الموظفين وتحسين تخطيط الورديات وتبسيط الأتمتة في القوى العاملة. سواء كنت بحاجة إلى جدولة الموظفين بشكل فعال، تقليل النزاعات، أو تحسين وضوح الورديات، يوفر Shifton الأدوات المناسبة لأتمتة الأعمال وإدارة جداول الموظفين.

المزايا الرئيسية لـ Shifton لجدولة الموظفين

• الجدولة التلقائية للورديات – إنشاء جداول عمل فعالة للموظفين في نقرات قليلة.
• تتبع توافر الموظفين – منع النزاعات الجدولية بمطابقة الورديات مع توافر الموظفين.
• تحديثات الجدول الزمنية في الوقت الحقيقي – إعلام الموظفين فوراً بأي تغييرات أو تحديثات في الورديات.
• تبادل الورديات وإدارة الإجازات – السماح للموظفين بتبادل الورديات وطلب الإجازات رقمياً.
• التكامل مع الرواتب وتتبع الوقت – مزامنة ساعات العمل مع أنظمة الرواتب لمعالجة دقيقة للرواتب.
• الجدولة متعددة المواقع – إدارة جداول الموظفين في عدة مواقع أو فروع.

كيف يساعد Shifton الشركات على جدولة الموظفين بفعالية

تم تصميم Shifton لتبسيط عملية جدولة الموظفين، مما يضمن للشركات أن تكون

• إنشاء جدول للموظفين بسرعة ودقة.
• تقليل التغييرات في اللحظة الأخيرة وضمان تغطية موثوقة للورديات.
• تحسين تفاعل الموظفين عن طريق تقديم جدول زمني عادل وشفاف.
• توفير الوقت في الجدولة اليدوية والتركيز على نمو الأعمال.
• تأكد من الامتثال لقوانين العمل من خلال قواعد الجدولة الآلية.

لماذا تختار Shifton لأتمتة أعباء العمل؟

واجهة Shifton البديهية وأدوات الأتمتة تجعلها واحدة من أفضل الطرق لجدولة ورديات الموظفين للشركات من جميع الأحجام. من خلال تنفيذ Shifton، يمكن للشركات:

• تقليل أخطاء الجدولة من خلال أتمتة تعيينات الورديات.
• زيادة الكفاءة من خلال مواءمة جداول العمل مع طلب الأعمال.
• تعزيز المرونة للموظفين مع ضمان الاتساق التشغيلي.

مع برنامج جدولة الموظفين من Shifton، يمكن للشركات إدارة جداول الموظفين بشكل فعال، تقليل النزاعات، وتحسين تخطيط الورديات للنجاح طويل الأمد.

أفكار نهائية حول جدولة الموظفين

الجدولة الفعالة للموظفين ضرورية للحفاظ على الإنتاجية وضمان التوزيع العادل للعمل وتحسين عمليات الأعمال. من خلال اتباع هذه الستة عشر خطوة، يمكن للشركات جدولة الموظفين بشكل فعال، تقليل النزاعات، وتحسين رضى القوى العاملة.

النقاط الأساسية:

• التخطيط مسبقاً من خلال تحليل احتياجات العمل وساعات الذروة وتوافر الموظفين.
• استخدام الجدولة المدفوعة بالبيانات لمطابقة مستويات الموظفين مع الطلب.
• ضمان العدالة من خلال مراعاة تفضيلات الموظفين والمتطلبات القانونية.
• تحسين التواصل من خلال جعل الجداول الزمنية متاحة بسهولة.
• الاستفادة من برامج الجدولة مثل Shifton لتخطيط الورديات الآلي، وتقليل الأخطاء، وتحسين الكفاءة.

جدول العمل المُنظم جيدًا للموظفين لا يفيد العمل فقط بل يعزز أيضًا مشاركة الموظفين واحتفاظهم بالوظائف. من خلال الاستثمار في أتمتة القوى العاملة، يمكن للشركات تبسيط العمليات والتركيز على النمو بدلاً من المهام الإدارية.

مع تقنيات وأدوات جدولة الموظفين الصحيحة، يمكن للشركات توفير الوقت وتقليل التكاليف وخلق بيئة عمل أكثر كفاءة.

ابدأ في تحسين جدولة الموظفين لديك اليوم وابنِ فريق عمل أقوى وأكثر إنتاجية!

Shifton هو أداة متقدمة عبر الإنترنت مصممة لتخطيط عمل الموظفين في الشركة. توفر Shifton الوصول إلى مجموعة كبيرة من الميزات المفيدة: جداول عمل قابلة للتخصيص، قوالب الورديات، تبادل الورديات المبسط، الامتثال المتكامل لقوانين العمل والعديد من الوحدات المفيدة الأخرى التي تسمح لك ببناء جداول الموظفين بسرعة وكفاءة.

هذا ما يجعل تطبيق Shifton عبر الإنترنت مميزًا:

جدولة بضغطه واحدة باستخدام القوالب المكونة مسبقًا

يمكن لمديري الشركة مراقبة سير العمل في نظام إدارة المهام المرن. توفر Shifton أيضًا لجميع الموظفين الفرصة لاختيار المهام ضمن اختصاصهم.

على سبيل المثال، يمكن للنُدُل في المطعم إرسال طلبات تبادل الورديات لبعضهم البعض. اعتمادًا على إعدادات الجدول، يمكن أن تتم هذه التبادلات دون مشاركة المدير الأعلى، أو يمكن إرسالها إلى المدير للحصول على موافقة. وبهذه الطريقة، لن يجد صاحب المطعم نفسه في موقف عندما لا يوجد عدد كاف من الموظفين في الورديات. بالإضافة إلى ذلك، يقوم النظام بإجراء تغييرات تلقائية على الجدول ويتم تخزين كل هذه المعلومات في مكان واحد.

رواتب ذكية

تسمح Shifton لمالك الشركة بتجميع معلومات حول رواتب الموظفين في مكان واحد، وحسابات الوقت الإضافي اليومية والأسبوعية، وأسعار الأحداث الفريدة، والمكافآت، والعقوبات والبيانات الأخرى. يمكن للموظف أن يشغل أكثر من وظيفة واحدة داخل الشركة ويتلقى رواتب مختلفة عن عمله.

حيث أن الدول المختلفة تستخدم قوانين مختلفة، تساعد Shifton الشركات التي لديها موظفين يشغلون وظائف في دول مختلفة على الامتثال لجميع متطلبات قوانين العمل. كما يتوفر التكامل مع Quickbooks وغيرها من برامج المحاسبة الشائعة.

تتبع الحضور

يوفر نموذج تتبع الحضور في شنس اهتمامًا دقيقًا بمعلومات عن بداية ونهاية الورديات وكذلك فترات الإجازة في وضع الوقت الفعلي. الوظيفة متاحة لأجهزة الكمبيوتر الثابتة والهواتف الذكية، وكذلك عبر GPS أو الشبكة.

يفحص نظام Shifton الجدول المحدد في وضع الوقت الفعلي، بمقارنة وقت الورديات والاستراحات. تسمح ميزة منفصلة أيضًا بوضع علامة انتهاء الوردة تلقائيًا إذا نسي الموظفون القيام بذلك يدويًا.

إذا لزم الأمر، يمكن لإدارة الشركة جمع بيانات عن مكان الموظفين لزيارتهم إلى مكان العمل. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يتحرك باستمرار بين مكاتب الشركة باستخدام شبكة Wi-Fi وعنوان IP ثابت، يمكن ضبط نظام Shifton لقبول الأحداث فقط من عنوان IP الثابت المحدد، مما يضمن أن الموظف في مكان العمل.

كيف يمكن لـ Shifton تحسين إدارة سير العمل في البنك

النشاط الكامل للبنك غير ممكن بدون عمل منسق جيداً لجميع فروعه وجدول عمل تم إعداده بكفاءة. في الوقت الحاضر، تفكر البنوك التجارية والحكومية في العمل ليس فقط في الأيام العادية، ولكن أيضاً في أيام العطلات. بالإضافة إلى ذلك، فإن الوضع الحالي مع عمليات الإغلاق يتطلب أيضاً تعديلات مرنة تتماشى مع واقع الحياة.

تطبيق Shifton عبر الإنترنت هو مساعدة حقيقية لأي بنك

أقصى أتمتة لسير العمل تساعد على تبسيط حياة مالك البنك. يساعد تطبيق Shifton عبر الإنترنت في توزيع الموظفين على الأقسام، وتتبع ساعات عملهم وإدارة جداول العمل.

بالإضافة إلى ذلك، يتيح التطبيق تحقيق التواصل والإدارة الفعّالة لأولئك الموظفين الذين يكونون في مناطق زمنية مختلفة، أو يعملون عن بعد. لإضافة الموظفين إلى نظام Shifton، يحتاج المدير فقط لإضافة أسمائهم الأولى والأخيرة وأرقام هواتفهم المحمولة أو رسائلهم الإلكترونية.

باستخدام Shifton، يمكن لمدير البنك إضافة عدد غير محدود من الموظفين وإعطائهم مهام متنوعة ومنحهم مستويات وصول مختلفة. يتيح لك وحدة “الأقسام، المشاريع” في Shifton نقل الموظفين من قسم إلى آخر فوراً إذا لزم الأمر. يوفر Shifton أيضاً فرصة تنسيق عمل الموظفين بفعالية ومقارنة الإحصائيات والمؤشرات الشهرية.

ميزة أخرى مفيدة للتطبيق هي القدرة على نقل وحفظ جميع الوثائق الضرورية في تخزين سحابي آمن. نظراً لأن تطبيق Shifton متاح على مدار الساعة، يمكن لأي موظف في البنك لديه السلطة المناسبة طلب جميع المعلومات الضرورية في أي وقت.

باستخدام تطبيق Shifton، يمكن لمديري البنوك إنشاء وتحرير جداول عمل عادية وعطلات للأقسام المختلفة أو للموظفين الأفراد. في نفس الوقت، يمكنهم إجراء تغييرات سريعة على الجداول التي تم إنشاؤها بالفعل.

على سبيل المثال، إذا أغلق البنك في وقت أبكر من المعتاد في العطلات، يمكن تقصير الجدول إلى الساعة المطلوبة. بالإضافة إلى ذلك، بفضل وحدة “المكافآت والعقوبات”، يمكنك تخصيص مكافآت إضافية للموظفين الذين يتولون نوباتهم في العطلات.

وجود جدول عمل ذكي ضروري لإقامة سير عمل مستقر في البنك. ومع ذلك، يجب أن يكون الجدول مرناً. أي موظف يمكن أن يغيب لأي سبب: إجازة مرضية، ظروف أسرية، دخول المستشفى، إلخ. لمثل هذه الحالات، سيكون خيار “النوبات المفتوحة” مفيداً، مما يسمح للبنك بالعمل كما هو مخطط بغض النظر عن مدة غياب الموظف.

مع Shifton، أداة جدولة حديثة عبر الإنترنت، يمكنك إدارة سير العمل في البنك بسهولة مهما كان عدد الفروع والموظفين.