Työntekijöiden vaihtuvuuden hallinta

Mitä on työnvälistämisen hallinta?

Perjantai, 16:47. Hotelliketjun vuoron johtaja huomaa, että sunnuntaiaamuna vastaanotossa on neljän sijaan kaksi vastaanottovirkailijaa. Yksi on sairastanut, toinen vaihtoi vuoroa ilman ilmoitusta. Johtaja viettää seuraavat tunnin lähettämällä tekstiviestejä, soittamalla, melkein anoen. Klo seitsemän mennessä vuoro on vihdoin vahvistettu.

Työntekijöiden vaihtuvuuden hallinta - jota kutsutaan myös vuorojen hallinnaksi tai henkilöstön rosteroinniksi - tarkoittaa sitä, kuinka organisaatio jakaa ihmisiä vuoroihin, tehtäviin ja paikkoihin määritellyn ajanjakson aikana. Työaikakaavio on enemmän kuin aikataulua. Se on kartta, joka näyttää, kuka työskentelee missä, milloin vuoro alkaa ja päättyy, mitä tehtävää hän hoitaa ja kuka on vapaana varahenkilönä. Kun se toimii hyvin, kukaan ei huomaa. Kun se rikkoutuu, kaikki huomaavat.

Konsepti kuulostaa yksinkertaiselta. Toteutus ei ole. Vuorojen hallinnassa on yhtä aikaa tasapainotettava liiketoiminnan kysyntä, työntekijöiden saatavuus, työlainsäädännön rajoitukset, taitovaluutiot, oikeudenmukaisuuden odotukset ja budjettirajat. Useimmat johtajat, joiden kanssa olemme puhuneet, kuvaavat sitä yhdeksi eniten aikaa vieviksi hallinnolliseksi tehtäväksi viikolla. Ja huonon vuorojen hallinnan kustannukset menevät kauas pelkän ylityötuntien yli.

Miksi vuorojen hallinta on tärkeämpää kuin luulet

Huonosti rakennettu vuorohallinto luo ongelmia, jotka näyttävät pinnan alla liittymättömiltä. Korkea vaihtuvuus? Usein aikataulutus ongelma - ihmiset, jotka eivät voi vaihtaa vuoroja, lopettavat tulemisen. Nousevat ylityökustannukset? Todennäköisesti henkilöstön puute tietyissä aikaväleissä, jota kukaan ei huomannut ennen palkkalaskelmia. Jopa työntekijöiden irtisanomisten takana olevat mallit johtavat useammin vuorojen laatuun kuin johtajat odottavat.

Euroopan elämän ja työn olosuhteiden parantamissäätiön mukaan epäsäännöllinen ja ennustamaton työaika liittyy suoraan huonompaan työ-elämän tasapainoon ja korkeampiin terveysongelmien osuuksiin työntekijöiden keskuudessa. Tämä ei ole pehmeä mittari. Se näkyy poissaolojen määrässä, työkyvyttömyysvaatimuksissa ja henkilöstön säilyttämisprosenteissa.

Hyvä työntekijöiden aikataulutus tekee kolme asiaa samanaikaisesti. Se valvoo työntekijöiden kustannuksia sovittamalla henkilöstömäärän todelliseen kysyntään. Se pitää palvelun tasot johdonmukaisina asettamalla pätevät ihmiset oikeisiin paikkoihin. Ja se antaa työntekijöille tarpeeksi ennustettavuutta, jotta he voivat suunnitella elämäänsä työn ulkopuolella - mikä tuntipalkkaisille työntekijöille on tärkeämpää kuin melkein mikään muu etu.

Tehokkaan vuorohallinnan pääkomponentit

Jokainen vuorohallinto ei näytä samalta. Sairaalan osastolla ja vähittäiskaupassa on erilaiset rytmit, ruuhka-ajat ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Mutta hyvin toimivan vuorohallinnan rakenneosat ovat johdonmukaisia kaikkialla.

Kysynnän ennustaminen

Ennen kuin kirjoitat yhden nimen aikatauluun, sinun on tiedettävä, kuinka monta ihmistä sinulla todella on oltava tunneissa. Tämä riippuu historiallisista tiedoista - jalkaliikenteestä, lipukkeiden määrästä, tuotantotavoitteista, kaikesta mitä liiketoimintasi seuraa. Useimmat aikataulun optimoinnit alkavat täältä: laske ensin työn määrä, sitten määritä ihmiset. Kuulostaa ilmeiseltä, mutta johtajien määrä, jotka rakentavat aikataulun "mitä teimme viime viikolla" -periaatteella sen sijaan, mitä tiedot sanovat, on hämmästyttävä.

Taidot ja sertifikaatit

Vuoron täyttäminen ei ole vain jonkun istuuttamista tuoliin. Tarvitset jonkun, joka todella osaa tehdä työn. Ravintolassa tarvitaan vähintään yksi koulutettu barmaid baarin takana, ei kolme keltaisia, joilla ei ole koskaan olleet shaker-kokemusta. Henkilöstösuunnittelu valmistuksessa tulee vieläkin spesifimmäksi - trukkisertifiointi, turvallisuuskoulutusten tasot, konekelpoisuus.

Taulukkolaskentaohjelmassa kenen pystyä tekemään mitä toimii siihen saakka, kunnes se ei enää toimi. Ja hetki, jolloin se lakkaa toimimasta, on yleensä silloin, kun joku tekee roolin, johon hän ei ole pätevä, ja jokin menee pieleen.

Työntekijöiden saatavuus ja mieltymykset

Tässä vuorosuunnittelu joko voittaa luottamuksen tai menettää sen. Työntekijät, jotka jatkuvasti saavat aikatauluja, jotka jättävät huomiotta heidän saatavuuden pyynnöt, lopettavat pyytämisen. Heidän sijasta he alkavat etsiä uutta työtä. Antaa ihmisten asettaa ensisijaiset vuorot, estää saatamattomat päivät ja pyytää lomaa selkeän järjestelmän puitteissa - se on minimi. Dokumentoidun työpaikkapolitiikan tulisi selkeästi selittää, miten tämä toimii, jotta sekaannusta ei ole.

Vaatimustenmukaisuuskehykset

Vähimmäislomattomuus vuorojen välillä. Maksimaalliset viikkotyötunnit. Ylityötunnit. Nuorten työntekijöiden rajoitukset. Säädökset vaihtelevat lainkäyttöalueittain, mutta niillä kaikilla on yksi yhteinen piirre - niiden rikkominen on kallista. Vahva työvoimasuunnitteluprosessi upottaa nämä rajoitukset aikatauluun ennen sen julkaisemista, ei sen jälkeen vaatimustenmukaisuusrevisio.

Yleiset virheet vuorohallinassa

Jotkut näistä kuulostavat kivuliaasti tutuilta. Tämä johtuu siitä, että useimmat vuoropohjaiset toiminnot tekevät saman kourallisen virheitä - ja jatkavat niiden tekemistä, kunnes joku todella mittaa vaikutukset.

Aikataulujen julkaiseminen liian myöhään

Jos tiimisi näkee ensi viikon aikataulun torstai-illalla, olet jo epäonnistunut. He eivät voi sopia lastenhoitoa, suunnitella tapaamisia tai sitoutua mihinkään työn ulkopuolella. Kahden viikon ilmoitus on minimi. Kolme viikkoa on parempi. Myöhäinen julkaisu on nopein tapa taata poissaolot ja vuoronvaihtosekaannus.

Olemassa olevan datan jättäminen huomiotta

POS-järjestelmäsi tietää, mitkä tunnit ovat kiireisimmät. Poissaolojen tietueet osoittavat, kuka on sairastanut eniten ja milloin. Ylityöraporttini paljastavat, mitkä osastot ovat jatkuvasti ali-miehitetyt. Mutta jos kukaan ei katso järjestelmässä istuviin aikataulutietoihin, olet rakentamassa aikatauluja vaiston pohjalta - ja vaisto taipuu johtajan mukavuuteen tiimin todellisuuden kustannuksella.

Yliarvioitu riippuvuus samoista ihmisistä

Jokaisella tiimillä on välttämätön henkilö - se, joka suostuu ylimääräisiin vuoroihin, hoitaa kiireellisiä puutteita, ei koskaan valita. Johtajat turvautuvat heihin, koska se on helppo. Kunnes tuo henkilö loppuu ja irtisanoo. Oikeudenmukaiset vuorojen jakautumiset eivät ole vain oikeudenmukaisuuden kysymys. Se on riskien hallintaa. Jos operaatiotasi romahtaa, kun yksi tietty henkilö on poissa sairautensa vuoksi, aikataulussasi on yksittäinen epäonnistumispiste.

Kuinka rakentaa parempi vuorohallinto

Ei ole olemassa maagista kaavaa, mutta on olemassa toistettava prosessi. Paras operaatiot, joiden kanssa olemme työskennelleet, noudattavat karkeasti samaa järjestystä, olipa kyseessä sitten 12 hengen keittiötiimin tai 200 hengen logistiikkatiimin aikataulujen suunnittelu.

Aloita työstä, ei ihmisistä

Kartoita kattavuustarpeet ensin. Kuinka monta henkilöä tarvitset roolia kohti, aikaväliä kohti, päivää kohti? Käytä historiallisia kysyntämalleja, ei oletuksia. "Meillä oli aina kolme henkilöä maanantaina aamulla" -periaatteella rakennetut aikataulut rikkoutuvat heti, kun liiketoimintamallit muuttuvat - kausittaiset muutokset, paikalliset tapahtumat, kilpailija avaa lähellä.

Kerro rajoitukset

Ennen kuin alat määrittää nimiä, aseta kiistattavat: työlainsäädännön rajat, hyväksytyt lomatyöpyynnöt, osaamistarpeet, sopimuksella sovitut tunnit. Ajattele niitä palapelin seinämiksi. Ne eivät liiku. Se, mikä liikkuu, on kuka täyttää minkä paikan näiden seinien sisällä.

Tässä tiimin suunnittelutyökalut ansaitsevat paikkansa. Tehdä tämä manuaalisesti 30+ hengen tiimissä, jossa on erilaisia sopimuksia, saatavuusikkunoita ja sertifikaatteja, on kuin ratkaisea Rubikin kuutio silmät sidottuina. Mahdollista, teknisesti. Järkevää, ei.

Tee vaihdot helpoksi ja näkyväksi

Vuoronvaihdot tapahtuvat. Väittää, ettei niitä tapahdu, on resepti kirjaamattomille vaihdoille, joita kukaan ei seuraa. Läpinäkyvä vaihtoprosessi - joissa työntekijät pyytävät vaihtoja, johtajat hyväksyvät tai auto-hyväksyvät sääntöjen perusteella, ja vuorosuunnittelujärjestelmä päivittyy reaaliajassa - pitää aikataulun tarkkana ilman kunkin muutoksen mikrojohtamista.

Tarkista ja säädä viikoittain

Aikataulukaavio ei ole asiakirja, jonka julkaiset ja unohdat. Jokaisen kierroksen jälkeen katso, mikä meni pieleen. Oliko peittämättömiä vuoroja? Ylityöpiikkejä? Poissaolojen samana päivänä -malli? Viiden minuutin tarkistus jokaisen viikon jälkeen tekee seuraavan viikon aikataulusta mitattavasti paremman. Tämä on työvoimasuunnittelu jatkuvan parantamisen prosessina, ei kertaluonteisena tehtävänä.

Manuaaliset aikataulut tai ohjelmisto: milloin siirtyä

Laskentataulukot ja paperilla tehdyt aikataulut toimivat hyvin pienillä ennustettavilla aikatauluilla olevilla tiimeillä. Kahvilalla, jossa on viisi baristaa kiinteillä vuoroilla, ei tarvita erityistettyä ohjelmistoa. Mutta heti, kun jokin näistä pitää paikkansa, matematiikka muuttuu:

• Yli 15-20 työntekijää kiertoväleillä
• Useat sijainnit tai osastot, jotka jakavat henkilöstöä
• Vaatimustenmukaisuussäännöt, jotka vaihtelevat työntekijän tyypin mukaan (osa-aika, alaikäiset, sopimuksella sovitut tunnit)
• Vuoronvaihto pyyntöjä saapuu samanaikaisesti tekstiviestillä, sähköpostilla ja käytäväkeskusteluilla

Silloin johtajan aikataulujen manuaaliseen rakentamiseen ja korjaamiseen käyttämät tunnit maksavat enemmän kuin mikään ohjelmiston tilaus. Ja virheet - kaksinkertaiset varaukset, jäädytetyt lepoajat, jäljittämätön ylityö - sisältävät oman hintalapun.

Siirtyminen käsityöstä digitaaliseen ei ole oikeastaan teknologiasta. Se koskee sitä, pystyykö nykyinen prosessisi käsittelemään monimutkaisuutta ilman hajoamista. Jos olet koskaan julkaissut aikataulun ja saanut tunnin sisällä neljä "En voi työskennellä sinä päivänä" -viestiä, tiedät jo vastauksen.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on aikataululla ja ohjelmalla?

Käytännössä termit päällekkäin. Ohjelma on yleensä laajempi suunnitelma - kuka työskentelee mitkä päivät. Aikataulu lisää yksityiskohtia: tietyt roolit, sijainnit, tauko-ajat ja varahtehtävät. Ajattele ohjelmaa luustoksi ja aikataulua täytenä kuvana. Suurin osa työvoimasuunnitteluohjelmista käsittelee molempia.

Kuinka pitkälle etukäteen aikataulut olisi julkaistava?

Vähintään kaksi viikkoa. Jotkut lainkäyttöalueet vaativat sitä lailla - ennakoivat aikataulumääräykset kaupungeissa, kuten San Francisco ja New York, vaativat 14 päivän ennakkoilmoitusta tietyille aloille. Vaikka se ei olisi lailla vaadittu, varhainen julkaisu vähentää poissaoloja ja antaa ihmisille aikaa sopia vaihdoista.

Voivatko pienet yritykset hyötyä vuorohallinon ohjelmistosta?

Kyllä, jos aikataulutus on tarpeeksi monimutkaista. Leipomo kolmella kiinteillä tunneilla - todennäköisesti ei. Siivousyritys, jossa on 15 osa-aikaista eri asiakasten paikoissa - ehdottomasti kyllä. Katkaisupiste ei ole yrityksen koko. Se on aikataulutuksen monimutkaisuus.

Mitä etsiä vuorosuunnittelutyökalusta?

Saatavuuden hallinta, vuoronvaihdon työnkulut, vaatimustenmukaisuussääntöjen toteutus, mobiilikäyttö työntekijöille ja integraatio palkanlaskenta- tai tuntiseurantajärjestelmään. Kaunistut tekoäly-ominaisuudet ovat mukavia, mutta saa perusteet ensin oikein. Jos tiimisi ei voi tarkastella vuoroja puhelimesta, millään muulla ei ole väliä.