Kuidas Shifton aitas Dialog Marketil Optimeerida Graafikuid ja Parandada Tõhusust

Ettevõtte kohta

Dialog Market on suur allhanke kõnekeskus, mis pakub 24/7 klienditeenindust kõnede, vestluste ja e-kirjade kaudu. Ettevõttel on 300 tööjaama ja üle 1000 töötaja, kes töötavad nii kontoris kui ka kaugelt, ning ettevõte haldab mitmeid projekte samaaegselt, igal oma töökorralduse nõudega.

Ettevõtte struktuuri kuuluvad:

• Operaatorid – eesliini personal, kes tegeleb kõnede, vestluste ja e-kirjadega.
• Vanemoperaatorid – aitavad operaatoritel ja jälgivad töövoogu.
• Projektijuhid – vastutavad iga projekti KPI-de saavutamise eest.
• Juhendajad – jälgivad meeskondi ja tagavad sujuva toimimise.
• Personaliosakond, raamatupidamine, IT-spetsialistid ja muud tugimeeskonnad.

Väljakutsed, millega Dialog Market silmitsi seisis

Nagu igas suures kõnekeskuses, oli töötajate graafikute haldamine suur probleem. Suure töötajate ümberkäigu, vahetustega töö ja ööpäevaringse tegevuse tõttu pidi ettevõte tegelema mitmete oluliste probleemidega:

1. Suur töötajate voolavus

Kõnekeskustes esineb sagedasi töötajate muutuseid, mis nõuavad igapäevaseid kohandusi graafikutes. Personalimeeskonnad ja juhid kulutasid ülemäära palju aega vahetuste uuendamisele ja asenduste leidmisele.

2. Haiguslehed, puhkused ja ootamatud puudumised

Ööpäevaringse tegevuse juures oli piisava personali tagamine viimase hetke tühistamiste korral pidev väljakutse. Asenduste leidmine käsitsi oli aeganõudev.

3. Äkilised liiklusvoo tõusud

Kliendid võisid igal ajal suurendada kõne- või vestlusmahud, mis nõudis kohest reageerimist. Juhid pidid kiiresti kohandama graafikuid, et rahuldada nõudlust.

4. Töötajatevahelised vahetuste vahetused

Operaatorid taotlesid sageli vahetuste vahetust isiklikel põhjustel. Ilma automatiseeritud süsteemita muutus see protsess kaootiliseks ning juhid pidid käsitsi tagama vastavuse tööseadustega.

5. Tööajale ja täpsusele jälgimine

Kõnekeskustele makstakse tegelike töötundide eest, seega on täpne ajakohale jõudmine väga oluline. Siiski osutus hilinemiste ja kohaloleku käsitsi jälgimine ebatõhusaks ja veaohtlikuks.

6. Pauside tõhus haldamine

Erinevad projektid nõudsid teatud töötajate taset kogu aeg, mis raskendas pauside planeerimist, ilma et see segaks tegevust.

7. Liigse aja kulutamine ajakavade koostamisele

Nende väljakutsete tõttu kulutasid juhid ja järelevalvajad liiga palju aega käsitsi ajakavade kohandamisele, selle asemel et keskenduda klienditeeninduse ja tulemuslikkuse parandamisele.

Kuidas Shifton need probleemid lahendas

Rakendades Shiftonit, automatiseeris Dialog Market oma ajakava protsessid, vähendades käsitsi tehtavat tööd ja parandades tõhusust.

✅ Automatiseeritud vahetuse planeerimine

Shifton genereerib automaatselt optimaalse graafiku töökoormuse, töötajate eelistuste ja projekti nõuete põhjal, kõrvaldades käsitsi planeerimise vajaduse.

✅ Kiired ja paindlikud kohandused

Kui töötaja haigestub või taotleb lahkumist, leiab Shifton koheselt sobiva asendaja, vähendades vahetuste kohandamise aega tundidest minutiteni.

✅ Kohandumine liiklusmahtude tõusudega

Kui kliendid suurendavad kõne-/vestlusmahtusid, analüüsib Shifton olukorda ja soovitab täiendavaid vahetusi saadaval olevate töötajatega.

✅ Automatiseeritud vahetuste vahetused

Töötajad saavad otse Shiftonis vahetuse vahetust taotleda ning süsteem tagab automaatselt tööpoliitika järgimise (nt ületundide vältimine).

✅ Kohalejõudmise ja täpse ajajälgimise monitooring

Shifton integreerub läbipääsukontrollisüsteemidega, et automaatselt jälgida töötajate sisselogimisi ja väljumisi, teavitades juhte hilinemistest reaalajas.

✅ Nutikas pauside ajakava

Shifton planeerib pause ilma personali taset häirimata, tagades vastavuse projekti nõuetega.

✅ Suurenenud läbipaistvus ja kontroll

Juhid saavad monitoorida reaalajas ajakavasid, jälgida kõrvalekaldeid ja analüüsida tööjõu tõhusust, ilma käsitsi järelevalve vaevata.

Tulemused pärast Shiftoni rakendamist

📉 70% ajakulu vähenemine graafikute koostamisel
📈 30% vähendamine mitteilmumistega
⏳ 10+ tundi päästetud nädalas juhtidele automatiseerimise kaudu
💰 Tulu kadu vähenemine, mis on tingitud hilinemistest

Kokkuvõte

Shiftonist sai asendamatu tööriist Dialog Marketile, automatiseerides vahetuse planeerimist, vähendades ajakava kaost ja parandades tööjõu juhtimist.

Nüüd kulutavad juhid vähem aega rutiinsetele ülesannetele, samas kui operaatoritel on paindlikumad ja struktureeritud graafikud, mis toob kaasa väiksema voolavuse ja suurema tööga rahulolu.

Shifton ei ole mitte ainult ajakavade koostamise töövahend — see on võimas liitlane suurtes kõnekeskustes tõhusaks juhtimiseks. 🚀