Έντυπο διαθεσιμότητας εργαζομένου για έξυπνο προγραμματισμό

Τα προγραμματα καταρρεουν οταν οι διευθυντες αναθετουν βαρδιες χωρις να γνωριζουν ποτε οι ανθρωποι μπορουν πραγματικα να εργαστουν. Καποιος εχει μαθηματα το πρωι. Καποιος αλλος δεν μπορει τα Σαββατοκυριακα. Ενας αλλος εργαζομενος αλλαξε σε δευτερη δουλεια και δεν το ανεφερε ποτε. Οταν αυτες οι πληροφοριες λειπουν η ειναι ξεπερασμενες, καθε δημοσιευμενο προγραμμα γινεται πηγη αλλαγων της τελευταιας στιγμης, απουσιων και κοστων υπερωριων.Μια φορμα διαθεσιμοτητας εργαζομενων λυνει αυτο το προβλημα στην πηγη του. Πριν ανατεθουν οι βαρδιες, καθε μελος της ομαδας δηλωνει ποιες μερες και ωρες μπορει να εργαστει, τυχον περιορισμους και ποσες ωρες θελει. Το αποτελεσμα: λιγοτερες συγκρουσεις, λιγοτερες απουσιες και ενα προγραμμα που αντικατοπτριζει την πραγματικοτητα αντι για εικασιες.Αυτο εχει μεγαλυτερη σημασια σε λειτουργιες βασισμενες σε βαρδιες (λιανικο εμποριο, υγεια, φιλοξενια, εφοδιαστικη αλυσιδα, υπηρεσιες εστιασης) οπου η διαθεσιμοτητα του προσωπικου αλλαζει συχνα και τα κενα καλυψης κοστιζουν πραγματικα χρηματα.

Τι ειναι μια φορμα διαθεσιμοτητας εργαζομενων

Μια φορμα διαθεσιμοτητας εργαζομενων ειναι ενα γραπτο η ψηφιακο εγγραφο οπου οι εργαζομενοι δηλωνουν τις μερες και ωρες που μπορουν να εργαστουν. Συνηθως καλυπτει μια πληρη εβδομαδα, χωρισμενη σε χρονικα μπλοκ (πρωι, απογευμα, βραδυ, νυχτα) ωστε οι διευθυντες να μπορουν να δουν ακριβως ποτε καθε ατομο ειναι και δεν ειναι διαθεσιμο.Πριν υπαρξουν αυτες οι φορμες στους περισσοτερους χωρους εργασιας, η διαθεσιμοτητα διαχειριζοταν μεσω προφορικων συμφωνιων, συζητησεων στο διαδρομο και μνημης. Ενας υπευθυνος βαρδιας μπορει να θυμοταν οτι ο Γιαννης δεν μπορει να δουλεψει Κυριακες, αλλα να ξεχασε οτι η Μαρια αλλαξε το πανεπιστημιακο της προγραμμα τον προηγουμενο μηνα. Αυτο το ειδος ατυπης παρακολουθησης καταρρεει γρηγορα μολις η ομαδα ξεπερασει τα πεντε η εξι ατομα.Η φορμα αντικαθιστα τις εικασιες με γραπτο αρχειο. Σκεφτειτε την ως ενα φυλλο διαθεσιμοτητας προσωπικου που καθε μελος της ομαδας συμπληρωνει σε τακτικα χρονικα διαστηματα. Καταγραφει οχι μονο "διαθεσιμο" η "μη διαθεσιμο", αλλα και προτιμησεις, μεγιστες ωρες και επαναλαμβανομενους περιορισμους. Για ομαδες που εκτελουν δομημενες εναλλαγες οπως ενα προγραμμα εργασιας 2-2-3, η υπαρξη ακριβων δεδομενων διαθεσιμοτητας πριν τη δημιουργια του προγραμματος αποτρεπει τα πιο κοινα προβληματα προγραμματισμου.

Τι να συμπεριλαβετε σε μια φορμα εργασιακης διαθεσιμοτητας

Ενα προτυπο διαθεσιμοτητας δεν χρειαζεται να ειναι μακρυ. Πρεπει να ειναι αρκετα συγκεκριμενο ωστε ενας διευθυντης να μπορει να παρει πραγματικες αποφασεις απο αυτο. Δειτε τι ανηκει στη φορμα:

• Ονομα και θεση εργαζομενου. Προφανες, αλλα συχνα λειπει απο γενικα προτυπα που κατεβαζουν οι ανθρωποι online.
• Τμημα η ομαδα. Αυτο εχει σημασια σε μεγαλυτερες λειτουργιες οπου πολλοι διευθυντες μοιραζονται μια δεξαμενη προσωπικου.
• Ημερομηνια υποβολης και ημερομηνια εναρξης ισχυος. Χωρις αυτο, δεν υπαρχει τροπος να γνωριζετε αν η φορμα ειναι τρεχουσα. Ενα φυλλο διαθεσιμοτητας εξι μηνων ειναι ευθυνη, οχι πλεονεκτημα.
• Εβδομαδιαιο πλεγμα διαθεσιμοτητας. Καθε μερα της εβδομαδας χωρισμενη σε χρονικα μπλοκ. Οι εργαζομενοι σημειωνουν καθε μπλοκ ως διαθεσιμο, μη διαθεσιμο η προτιμωμενο.
• Μεγιστες ωρες ανα εβδομαδα. Ενας μερικης απασχολησης φοιτητης που τεχνικα μπορει να εργαστει Δευτερα εως Παρασκευη δεν θελει απαραιτητα 40 ωρες. Αυτο το πεδιο αποτρεπει την υπερφορτωση.
• Επαναλαμβανομενοι περιορισμοι. Αυτες ειναι συνεχεις δεσμευσεις οπως μαθηματα, παραλαβη παιδιων, δευτερη δουλεια η θρησκευτικες υποχρεωσεις. Αυτα σπανια αλλαζουν απο εβδομαδα σε εβδομαδα αλλα ξεχνιουνται αν δεν καταγραφουν.
• Προσωρινες αλλαγες. Αυτες ειναι βραχυπροθεσμες προσαρμογες με συγκεκριμενες ημερομηνιες εναρξης και ληξης. Για παραδειγμα, ενας εργαζομενος που καλυπτει τα ιατρικα ραντεβου του/της συζυγου για τρεις εβδομαδες.
• Προτιμησεις βαρδιων. Δεν ειναι το ιδιο με τη διαθεσιμοτητα. Καποιος διαθεσιμος για νυχτερινες βαρδιες μπορει να προτιμα εντονα τα πρωινα. Η καταγραφη προτιμησεων βοηθα στη διατηρηση προσωπικου.

Κρατηστε τη φορμα σε μια σελιδα. Οτιδηποτε μεγαλυτερο και τα ποσοστα συμπληρωσης πεφτουν. Οτιδηποτε μικροτερο και δεν θα εχετε αρκετες λεπτομερειες για ακριβη προγραμματισμο.

Προτυπο φορμας διαθεσιμοτητας εργαζομενων

Παρακατω ειναι ενα παραδειγμα συμπληρωμενου εβδομαδιαιου πλεγματος διαθεσιμοτητας. Η μορφη χρησιμοποιει τεσσερα χρονικα μπλοκ ανα ημερα, που λειτουργει καλα για τις περισσοτερες λειτουργιες βασισμενες σε βαρδιες.Αυτο το προτυπο διαθεσιμοτητας δειχνει μια υπαλληλο λιανικης ονοματι Σαρα που εχει πρωινα μαθηματα τη Δευτερα και Τεταρτη, πληρη ευελιξια την Πεμπτη και μηδενικη διαθεσιμοτητα το Σαββατο. Ο διευθυντης της μπορει να δει με μια ματια οτι προγραμματιζεται καλυτερα για απογευματινες και βραδινες βαρδιες στην αρχη της εβδομαδας, με την Πεμπτη ως την ισχυροτερη μερα για μεγαλυτερη καλυψη.Μπορειτε να χρησιμοποιησετε την ιδια διαταξη για τη δικη σας ομαδα. Αναδημιουργηστε το πλεγμα σε ενα υπολογιστικο φυλλο η, ακομα καλυτερα, παραλειψτε εντελως το χειροκινητο βημα. Οι χαρτινες φορμες ξεπερνιουνται μεσα σε εβδομαδες, και οι διευθυντες καταληγουν να κυνηγουν ενημερωσεις μεσω μηνυματων και σημειωσεων. Μια ταχυτερη προσεγγιση: αφηστε τους εργαζομενους να υποβαλλουν τη διαθεσιμοτητα τους απευθειας στο εργαλειο προγραμματισμου. Το Shifton συλλεγει εβδομαδιαια διαθεσιμοτητα, επισημαινει συγκρουσεις και δημιουργει το προγραμμα βαρδιων γυρω απο πραγματικα δεδομενα - χωρις υπολογιστικα φυλλα, χωρις ξεπερασμενες εκτυπωσεις.

Παραδειγματα συμπληρωμενων φορμων διαθεσιμοτητας

Διαφορετικοι κλαδοι χρειαζονται διαφορετικα επιπεδα λεπτομερειας στα φυλλα διαθεσιμοτητας τους. Ακολουθουν τρια παραδειγματα απο τον πραγματικο κοσμο που δειχνουν πως η ιδια βασικη φορμα προσαρμοζεται σε διαφορετικα εργασιακα περιβαλλοντα.

Εργαζομενος λιανικης: φοιτητης μερικης απασχολησης

Ο Μαρκος εργαζεται σε καταστημα αθλητικων ειδων και παρακολουθει μαθηματα Τριτη και Πεμπτη πρωι. Η φορμα εργασιακης διαθεσιμοτητας του μοιαζει ετσι:

Ημερα	Πρωι 6:00-12:00	Απογευμα 12:00-18:00	Βραδυ 18:00-22:00	Σημειωσεις
Δευτερα	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Ευελικτος ολη μερα
Τριτη	Μη διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Μαθηματα εως 11:30
Τεταρτη	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Ευελικτος ολη μερα
Πεμπτη	Μη διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Μαθηματα εως 11:30
Παρασκευη	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Προτιμωμενη μερα για μεγαλες βαρδιες
Σαββατο	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Μη διαθεσιμος	Διαθεσιμος μονο εως τις 17:00
Κυριακη	Μη διαθεσιμος	Μη διαθεσιμος	Μη διαθεσιμος	Ρεπο, ημερα μελετης

Μεγιστες ωρες: 25/εβδομαδα. Επαναλαμβανομενος περιορισμος: Το πανεπιστημιακο εξαμηνο διαρκει απο Αυγουστο εως Δεκεμβριο. Βασικη λεπτομερεια για τον διευθυντη: Ο Μαρκος αποκτα πληρη διαθεσιμοτητα κατα τις χειμερινες και θερινες διακοπες, επομενως η φορμα του πρεπει να ενημερωνεται στην αρχη καθε εξαμηνου.

Εργαζομενος υγειας: εναλλασσομενη νοσηλευτρια

Η Διανα ειναι πιστοποιημενη βοηθος νοσηλευτριας σε μοναδα μακροχρονιας φροντιδας. Η διαθεσιμοτητα της ειναι ευρυτερη, αλλα εχει αυστηρα ορια σχετικα με τις νυχτερινες βαρδιες επειδη ειναι μονη γονεας με παιδια σχολικης ηλικιας.

Ημερα	Ημερησια βαρδια 7:00-15:00	Απογευματινη βαρδια 15:00-23:00	Νυχτερινη βαρδια 23:00-7:00	Σημειωσεις
Δευ-Παρ	Διαθεσιμη	Διαθεσιμη	Μη διαθεσιμη	Χωρις νυχτερινες (φροντιδα παιδιων)
Σαββατο	Διαθεσιμη	Διαθεσιμη	Διαθεσιμη	Τα παιδια με τον πατερα τους
Κυριακη	Διαθεσιμη	Μη διαθεσιμη	Μη διαθεσιμη	Μονο πρωι, παραλαμβανει τα παιδια στις 14:00

Μεγιστες ωρες: 40/εβδομαδα. Επαναλαμβανομενος περιορισμος: Δεν μπορει να εργαστει νυχτερινες βαρδιες τις σχολικες ημερες. Βασικη λεπτομερεια: Οι μοναδες υγειας που λειτουργουν με προγραμματα 9/80 η 12ωρες εναλλαγες πρεπει να διασταυρωνουν αυτου του ειδους τον περιορισμο με καθε κυκλο εναλλαγης, οχι μονο μια μεμονωμενη εβδομαδα.

Σερβιτορος εστιατοριου: διαθεσιμοτητα μονο Σαββατοκυριακα

Ο Αλεξ ειναι σερβιτορος σε εστιατοριο μεσαιου ογκου και εργαζεται σε πληρη απασχοληση σε γραφειο κατα τη διαρκεια της εβδομαδας. Το εστιατοριο ειναι η δευτερη πηγη εισοδηματος του.

Ημερα	Μεσημεριανο 11:00-15:00	Βραδινο 17:00-23:00	Σημειωσεις
Δευ-Πεμ	Μη διαθεσιμος	Μη διαθεσιμος	Κυρια εργασια 9-18
Παρασκευη	Μη διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Μονο μετα τις 18:00
Σαββατο	Διαθεσιμος	Διαθεσιμος	Ολη μερα, προτιμα διπλες βαρδιες
Κυριακη	Διαθεσιμος	Μη διαθεσιμος	Μονο brunch, φευγει στις 15:00

Μεγιστες ωρες: 20/εβδομαδα. Επαναλαμβανομενος περιορισμος: Εργασια γραφειου τις καθημερινες. Βασικη λεπτομερεια: Οι διευθυντες εστιατοριων που διαχειριζονται υπαλληλους με δευτερη δουλεια χρειαζονται στενοτερα παραθυρα διαθεσιμοτητας στη φορμα. Ενα γενικο "διαθεσιμος/μη διαθεσιμος" δεν αρκει. Οι ακριβεις ωρες εναρξης και ληξης εχουν σημασια επειδη μια βραδινη βαρδια που ξεκινα στις 16:30 εναντι 18:00 καθοριζει αν ο Αλεξ μπορει να ειναι εκει.Παρατηρηστε πως καθε κλαδος προσαρμοζει τα χρονικα μπλοκ. Το λιανικο εμποριο χρησιμοποιει πρωι/απογευμα/βραδυ. Η υγεια χρησιμοποιει 8ωρα παραθυρα βαρδιων. Τα εστιατορια χωριζονται σε μεσημεριανη και βραδινη εξυπηρετηση. Η φορμα διαθεσιμοτητας σας πρεπει να ταιριαζει με τον τροπο που η λειτουργια σας προγραμματιζει πραγματικα την εργασια.

Πως να συλλεγετε τη διαθεσιμοτητα εργαζομενων χωρις τριβη

Η καλυτερη φορμα διαθεσιμοτητας στον κοσμο ειναι αχρηστη αν οι ανθρωποι δεν τη συμπληρωνουν. Δειτε τι πραγματικα λειτουργει για να λαμβανετε τα δεδομενα διαθεσιμοτητας προσωπικου εγκαιρα και να τα διατηρειτε ακριβη.Δωστε τη κατα την ενταξη. Οι νεοι εργαζομενοι πρεπει να συμπληρωσουν ενα φυλλο διαθεσιμοτητας την πρωτη τους μερα, πριν προστεθουν ποτε στο εβδομαδιαιο προγραμμα. Η αναμονη μεχρι τη δευτερη η τριτη εβδομαδα δημιουργει ενα παραθυρο οπου ο διευθυντης μαντευει.Ορειστε εναν επαναλαμβανομενο κυκλο αναθεωρησης. Επιλεξτε εναν ρυθμο που ταιριαζει στην επιχειρηση σας. Τα καταστηματα λιανικης συχνα ενημερωνουν στην αρχη καθε ακαδημαικου εξαμηνου (Ιανουαριο, Μαιο, Αυγουστο) επειδη πολλοι εργαζομενοι ειναι φοιτητες. Οι μοναδες υγειας μπορουν να το κανουν τριμηνιαια. Τα εστιατορια συχνα χρειαζονται μηνιαιες ενημερωσεις κατα τις περιοδους αιχμης οπως το καλοκαιρι η τις γιορτες.Κρατηστε τη φορμα συντομη. Μια σελιδα, πεντε λεπτα για συμπληρωση. Αν οι εργαζομενοι χρειαζονται περισσοτερο απο δεκα λεπτα, η φορμα εχει πολλα πεδια. Περιοριστε σε αυτα που πραγματικα χρησιμοποιειτε οταν δημιουργειτε το προγραμμα.Κανστε την προθεσμια σαφη. "Υποβαλετε τη φορμα εργασιακης διαθεσιμοτητας μεχρι την Παρασκευη στις 17:00. Το νεο προγραμμα βγαινει Δευτερα." Ασαφεις προθεσμιες φερνουν ασαφη συμμορφωση.Μην τιμωρειτε την ειλικρινεια. Αν ενας εργαζομενος σημειωσει το Σαββατο ως μη διαθεσιμος και μετα προγραμματιζεται καθε Σαββατο, θα σταματησει να ασχολειται με τη φορμα. Σεβαστειτε τα δεδομενα που συλλεγετε και οι ανθρωποι θα συνεχισουν να σας δινουν ακριβη δεδομενα. Αυτο δεν σημαινει οτι καθε προτιμηση ειναι εγγυημενη, αλλα τα μοτιβα πρεπει να ευθυγραμμιζονται με αυτα που ανεφεραν οι εργαζομενοι.

Χαρτινη φορμα εναντι ψηφιακης παρακολουθησης διαθεσιμοτητας

Οι χαρτινες φορμες λειτουργουν καλα για μικρες ομαδες - ας πουμε κατω απο 15 εργαζομενους με σχετικα σταθερη διαθεσιμοτητα. Εκτυπωνετε το προτυπο προγραμματος εργαζομενων, το μοιραζετε, το συλλεγετε και το αρχειοθετειτε. Το κοστος ειναι χαμηλο και δεν υπαρχει καμπυλη μαθησης.Τα προβληματα αρχιζουν οταν η ομαδα μεγαλωνει η η εναλλαγη προσωπικου αυξανεται. Οι χαρτινες φορμες χανονται. Οι ενημερωσεις απαιτουν επανεκτυπωση και αναδιανομη. Η συγκριση 30 διαφορετικων φυλλων πλαι-πλαι κατα τη δημιουργια ενος προγραμματος ειναι αργη και επιρρεπης σε σφαλματα.Τα ψηφιακα συστηματα λυνουν το προβλημα κλιμακωσης. Οταν η διαθεσιμοτητα βρισκεται στην ιδια πλατφορμα οπου δημιουργουνται τα προγραμματα, ενας διευθυντης μπορει να δει τις συγκρουσεις αμεσα. Ενας εργαζομενος ενημερωνει τη διαθεσιμοτητα του στο τηλεφωνο του, και το επομενο προσχεδιο του προγραμματος αντικατοπτριζει ηδη την αλλαγη. Χωρις χειροκινητη διασταυρωση.Το Shifton το διαχειριζεται επιτρεποντας στους εργαζομενους να υποβαλλουν και να ενημερωνουν τη διαθεσιμοτητα τους απευθειας στο εργαλειο προγραμματισμου, ωστε τα δεδομενα διαθεσιμοτητας και ο προγραμματισμος βαρδιων να παραμενουν συνδεδεμενα. Αυτο αφαιρει το κενο μεταξυ "συλλογης διαθεσιμοτητας" και "πραγματικης χρησης της" - εκει ακριβως οπου αποτυγχανουν τα περισσοτερα συστηματα βασισμενα σε χαρτι.Για ομαδες που δεν ειναι ετοιμες για πληρη υιοθετηση λογισμικου, ενα κοινοχρηστο υπολογιστικο φυλλο (Google Sheets, για παραδειγμα) ειναι ενα λογικο ενδιαμεσο βημα. Δεν ειναι τοσο ολοκληρωμενο οσο μια πλατφορμα προγραμματισμου, αλλα ειναι καλυτερο απο μια στοιβα χαρτινων φορμων σε ενα συρταρι γραφειου.

Συνηθη λαθη που κανουν τις φορμες διαθεσιμοτητας αχρηστες

Συλλογη διαθεσιμοτητας μια φορα και ποτε δεν την ενημερωνετε

Μια φορμα που συμπληρωθηκε κατα την ενταξη τον Μαρτιο ειναι συχνα λανθασμενη μεχρι τον Ιουνιο. Οι ανθρωποι αλλαζουν ρουτινες, αναλαμβανουν νεες δεσμευσεις, εγκαταλειπουν παλιες. Αν συλλεγετε διαθεσιμοτητα μονο κατα την προσληψη, μεσα σε λιγους μηνες προγραμματιζετε βασει ξεπερασμενων πληροφοριων. Δημιουργηστε εναν κυκλο αναθεωρησης: τριμηνιαια ως ελαχιστο, μηνιαια αν η εργατικη σας δυναμη εχει υψηλη εναλλαγη η πολλους φοιτητες.

Χρηση ασαφων χρονικων μπλοκ που δεν ταιριαζουν με τις βαρδιες σας

Μια φορμα που ρωταει "Ειστε διαθεσιμοι το πρωι;" ειναι πολυ ασαφης αν η πρωινη σας βαρδια ξεκινα στις 5:00 και καποιοι εργαζομενοι θεωρουν "πρωι" τις 9:00. Αντιστοιχιστε τα μπλοκ στο προτυπο προγραμματισμου σας με τους πραγματικους χρονους εναρξης και ληξης βαρδιων που χρησιμοποιει η επιχειρηση σας. Αν η πρωτη σας βαρδια ειναι 5:00-13:00, η φορμα πρεπει να λεει ακριβως αυτο, οχι "πρωι".

Αγνοηση των δεδομενων κατα τη δημιουργια του προγραμματος

Τιποτα δεν καταστρεφει την εμπιστοσυνη γρηγοτερα. Οταν οι εργαζομενοι αφιερωνουν χρονο για να συμπληρωσουν μια φορμα εργασιακης διαθεσιμοτητας και μετα βλεπουν τον εαυτο τους προγραμματισμενο σε χρονους που σαφως σημειωσαν ως μη διαθεσιμοι, σταματουν να αντιμετωπιζουν τη φορμα ως σημαντικη. Μετα απο μερικους γυρους αυτου, η συμμορφωση μειωνεται και ο διευθυντης ειναι παλι στις εικασιες. Αν συλλεγετε τα δεδομενα, χρησιμοποιηστε τα. Αν οι απαιτησεις καλυψης καθιστουν αδυνατη την τηρηση καθε περιορισμου καθε εβδομαδα, επικοινωνηστε το σαφως πριν τη δημοσιευση του προγραμματος.

Η φορμα γινεται αδικαιολογητα πολυπλοκη

Μερικα προτυπα που κυκλοφορουν online εχουν 15+ πεδια, πλαισια ελεγχου για καθε πιθανο σεναριο και διαταξεις πολλαπλων σελιδων. Οι πραγματικοι εργαζομενοι τα βλεπουν αυτα και ειτε παραλειπουν τα μισα πεδια ειτε δεν συμπληρωνουν καθολου τη φορμα. Μια σελιδα. Μονο βασικα πεδια. Ενα απλο εβδομαδιαιο πλεγμα με χωρο για σημειωσεις καλυπτει το 90% των αναγκων προγραμματισμου.

Πως τα δεδομενα διαθεσιμοτητας συνδεονται με τον προγραμματισμο βαρδιων

Η διαθεσιμοτητα ειναι το βημα ενα. Το βημα δυο ειναι η μετατροπη αυτων των δεδομενων σε προγραμμα που πραγματικα λειτουργει. Η συνδεση μεταξυ αυτων των βηματων ειναι εκει οπου οι περισσοτερες ομαδες χανουν αποδοτικοτητα.Οταν η διαθεσιμοτητα βρισκεται σε ενα συστημα και το προγραμμα σε αλλο - η χειροτερα στο μυαλο του διευθυντη - οι αναντιστοιχιες ειναι αναποφευκτες. Μια καλυτερη προσεγγιση ειναι να τροφοδοτειτε τη διαθεσιμοτητα απευθειας στη ροη εργασιων προγραμματισμου. Ετσι, οταν ο διευθυντης ανοιξει το εργαλειο προγραμματισμου, βλεπει ηδη ποιοι εργαζομενοι ειναι διαθεσιμοι για καθε θεση.Αυτο βοηθα επισης στον σχεδιασμο δυναμικοτητας. Αν τα δεδομενα διαθεσιμοτητας δειχνουν οτι μονο τρεις ανθρωποι μπορουν να εργαστουν Σαββατο βραδυ αλλα η λειτουργια σας χρειαζεται εξι, αυτο το κενο ειναι ορατο πριν δημοσιευτει το προγραμμα, οχι μετα. Μπορειτε να προσλαβετε, να προσαρμοσετε βαρδιες η να ανακατανειμετε ωρες ενω υπαρχει ακομα χρονος να λυσετε το προβλημα.Οι ομαδες που χρησιμοποιουν τις λειτουργιες προγραμματισμου του Shifton συνδεουν αυτα τα κομματια αυτοματα. Οι εργαζομενοι ενημερωνουν τη διαθεσιμοτητα τους, το συστημα επισημαινει συγκρουσεις κατα τη δημιουργια του προγραμματος και οι διευθυντες επιλυουν τα κενα πριν κανεις δει ενα χαλασμενο προγραμμα.Για λειτουργιες με πολυπλοκα μοτιβα (εναλλασσομενες 12ωρες βαρδιες, συμπιεσμενες εργασιακες εβδομαδες η διαιρεμενες βαρδιες), η συνδεση μεταξυ διαθεσιμοτητας και προγραμματισμου γινεται ακομα πιο σημαντικη. Ενα προτυπο προγραμματισμου που δεν λαμβανει υποψη την πραγματικη διαθεσιμοτητα ειναι απλως μια λιστα ευχων.

Συχνες ερωτησεις

Τι ειναι μια φορμα διαθεσιμοτητας εργαζομενων;

Μια φορμα διαθεσιμοτητας εργαζομενων ειναι ενα εγγραφο - χαρτινο η ψηφιακο - οπου οι εργαζομενοι καταγραφουν τις μερες και ωρες που μπορουν να εργαστουν. Συνηθως περιλαμβανει εβδομαδιαιο πλεγμα με χρονικα μπλοκ, χωρο για επαναλαμβανομενους περιορισμους οπως μαθηματα η φροντιδα παιδιων, και πεδια για μεγιστες ωρες και προτιμησεις βαρδιων. Οι διευθυντες τη χρησιμοποιουν ως βαση για τη δημιουργια εβδομαδιαιων η μηνιαιων προγραμματων.

Γιατι ειναι σημαντικη μια φορμα διαθεσιμοτητας εργαζομενων;

Χωρις αυτη, οι διευθυντες προγραμματιζουν βασει υποθεσεων. Αυτο οδηγει σε συγκρουσεις: εργαζομενοι που ανατιθενται σε βαρδιες που δεν μπορουν να εργαστουν, ακυρωσεις της τελευταιας στιγμης και συνεχη αναπρογραμματισμο. Μια απλη φορμα διαθεσιμοτητας πιανει το 80-90% αυτων των προβληματων πριν δημοσιευτει το προγραμμα. Επισης χτιζει εμπιστοσυνη. Οι εργαζομενοι που βλεπουν τη δηλωμενη διαθεσιμοτητα τους να αντικατοπτριζεται στο προγραμμα ειναι λιγοτερο πιθανο να θεωρησουν τον προγραμματισμο αδικο η αυθαιρετο.

Τι πρεπει να περιλαμβανεται σε μια φορμα διαθεσιμοτητας εργαζομενων;

Τουλαχιστον: ονομα εργαζομενου, θεση, ημερομηνια υποβολης, εβδομαδιαιο πλεγμα διαθεσιμοτητας που ταιριαζει με τις πραγματικες ωρες βαρδιων, μεγιστες εβδομαδιαιες ωρες, επαναλαμβανομενοι περιορισμοι και χωρος για προσωρινες αλλαγες. Προαιρετικο αλλα χρησιμο: προτιμησεις βαρδιων (πρωινη εναντι απογευματινης εναντι νυχτερινης) και γραμμη υπογραφης. Κρατηστε την σε μια σελιδα για μεγιστοποιηση του ποσοστου συμπληρωσης.

Ποσο συχνα πρεπει να ενημερωνεται η διαθεσιμοτητα εργαζομενων;

Τουλαχιστον τριμηνιαια για σταθερο εργατικο δυναμικο. Μηνιαια κατα τις εποχιακες αιχμες η για ομαδες με υψηλη εναλλαγη. Αμεσα οταν ενας εργαζομενος αναφερει αλλαγη ζωης: νεο σχολικο ετος, νεα ρυθμιση φροντιδας παιδιων, δευτερη δουλεια. Καποιες επιχειρησεις θετουν μονιμο κανονα: η διαθεσιμοτητα μηδενιζεται στην αρχη καθε κυκλου προγραμματισμου εκτος αν ο εργαζομενος επιβεβαιωσει οτι δεν αλλαξε τιποτα.

Μπορουν οι μικρες επιχειρησεις να χρησιμοποιησουν φορμες διαθεσιμοτητας;

Απολυτα. Ενα καφε με πεντε υπαλληλους ωφελειται εξισου με μια αποθηκη 200 ατομων. Η κλιμακα ειναι διαφορετικη. Μια μικρη ομαδα μπορει να χρησιμοποιησει εκτυπωμενη φορμα η κοινοχρηστο Google Sheet, αλλα η αρχη ειναι ιδια. Η γραπτη συλλογη διαθεσιμοτητας αποτρεπει τη συζητηση "Νομιζα οτι ηξερες οτι δεν μπορω να δουλεψω Τριτες" που αποδιοργανωνει τα προγραμματα μικρων ομαδων καθε εβδομαδα.

Αρκει μια χαρτινη φορμα διαθεσιμοτητας;

Για ομαδες κατω απο 15 με χαμηλη εναλλαγη, το χαρτι ειναι εντεξει. Μολις η ομαδα μεγαλωσει, ενα χαρτινο συστημα γινεται δυσκολο στη διαχειριση. Οι φορμες χανονται, οι ενημερωσεις απαιτουν αναδιανομη και η συγκριση πολλαπλων φυλλων κατα τη δημιουργια προγραμματος ειναι αργη. Ενα κοινοχρηστο υπολογιστικο φυλλο η ενα εργαλειο προγραμματισμου οπως το Shifton κανει τις ενημερωσεις πιο γρηγορες και κρατα τα παντα σε ενα μερος.

Εγγυωνται οι φορμες διαθεσιμοτητας τις προτιμωμενες βαρδιες;

Οχι. Μια φορμα διαθεσιμοτητας λεει στον διευθυντη ποτε μπορειτε να εργαστειτε, οχι ποτε θα εργαστειτε. Οι επιχειρηματικες αναγκες, οι πολιτικες αρχαιοτητας και οι απαιτησεις καλυψης επηρεαζουν ολα το τελικο προγραμμα. Αλλα μια καλα διαχειριζομενη διαδικασια σημαινει οτι οι προτιμησεις λαμβανονται υποψη οποτε ειναι δυνατο, και οι εργαζομενοι δεν προγραμματιζονται σε χρονους που σαφως σημειωσαν ως μη διαθεσιμοι.

Μπορουν οι φορμες διαθεσιμοτητας να βελτιωσουν την εμπιστοσυνη των εργαζομενων;

Ναι, αλλα μονο αν τα δεδομενα χρησιμοποιουνται πραγματικα. Η συλλογη διαθεσιμοτητας και μετα η αγνοηση της προκαλει περισσοτερη ζημια απο το να μην τη συλλεγετε καθολου. Οταν οι εργαζομενοι βλεπουν οτι οι φορμες τους επηρεαζουν το προγραμμα - ακομα κι αν δεν μπορει να τηρηθει καθε προτιμηση καθε εβδομαδα - βλεπουν τη διαδικασια προγραμματισμου ως δικαιη. Αυτη η αντιληψη δικαιοσυνης μειωνει τα παραπονα, μειωνει τα ποσοστα απουσιων και κανει την ομαδα πιο προθυμη να βοηθησει με κενα καλυψης οταν προκυψουν.