Έντυπο διαθεσιμότητας εργαζομένου για έξυπνο προγραμματισμό

Τα προγράμματα καταρρεουν όταν οι διευθυντές αναθέτουν βάρδιες χωρίς να γνωρίζουν πότε οι άνθρωποι μπορούν πραγματικά να εργαστούν. Κάποιος έχει μαθήματα το πρωί. Κάποιος άλλος δεν μπορεί τα Σαββατοκύριακα. Ενας άλλος εργαζόμενος άλλαξε σε δεύτερη δουλειά και δεν το ανεφερε πότε. Όταν αυτές οι πληροφορίες λείπουν η ειναι ξεπερασμενες, κάθε δημοσιευμένο πρόγραμμα γίνεται πηγή αλλαγών της τελευταίας στιγμής, απουσιών και κοστών υπερωριών.

Μια φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων λύνει αυτο το πρόβλημα στην πηγή του. Πριν ανατεθούν οι βάρδιες, κάθε μελος της ομάδας δηλώνει ποιες μέρες και ώρες μπορεί να εργαστεί, τυχόν περιορισμούς και πόσες ώρες θέλει. Το αποτέλεσμα: λιγότερες συγκρούσεις, λιγότερες απουσίες και ενα πρόγραμμα που αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα αντι για εικασίες.

Αυτο έχει μεγαλύτερη σημασία σε λειτουργίες βασισμένες σε βάρδιες (λιανικό εμπόριο, υγεία, φιλοξενία, εφοδιαστική αλυσίδα, υπηρεσίες εστίασης) όπου η διαθεσιμότητα του προσωπικού αλλάζει συχνά και τα κενά κάλυψης κοστίζουν πραγματικά χρήματα.

Τι ειναι μια φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων

Μια φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων ειναι ενα γραπτό η ψηφιακό έγγραφο όπου οι εργαζόμενοι δηλώνουν τις μέρες και ώρες που μπορούν να εργαστούν. Συνήθως καλύπτει μια πλήρη εβδομάδα, χωρισμενη σε χρονικά μπλοκ (πρωί, απόγευμα, βράδυ, νύχτα) ώστε οι διευθυντές να μπορούν να δουν ακριβώς πότε κάθε άτομο ειναι και δεν ειναι διαθέσιμο.

Πριν υπαρξουν αυτές οι φόρμες στους περισσότερους χώρους εργασίας, η διαθεσιμότητα διαχειριζόταν μέσω προφορικων συμφωνιών, συζητήσεων στο διάδρομο και μνήμης. Ενας υπεύθυνος βαρδιας μπορεί να θυμοταν ότι ο Γιαννης δεν μπορεί να δουλέψει Κυριακες, αλλά να ξέχασε ότι η Μαρια άλλαξε το πανεπιστημιακο της πρόγραμμα τον προηγούμενο μήνα. Αυτο το είδος ατυπης παρακολούθησης καταρρέει γρήγορα μόλις η ομάδα ξεπεράσει τα πέντε η έξι άτομα.

Η φόρμα αντικαθιστά τις εικασίες με γραπτό αρχείο. Σκεφτείτε την ως ενα φύλλο διαθεσιμότητας προσωπικού που κάθε μελος της ομάδας συμπληρώνει σε τακτικά χρονικά διαστήματα. Καταγράφει όχι μονο “διαθέσιμο” η “μη διαθέσιμο”, αλλά και προτιμήσεις, μέγιστες ώρες και επαναλαμβανόμενους περιορισμούς. Για ομάδες που εκτελούν δομημένες εναλλαγές όπως ενα πρόγραμμα εργασίας 2-2-3, η ύπαρξη ακριβών δεδομένων διαθεσιμότητας πριν τη δημιουργία του προγράμματος αποτρέπει τα πιο κοινά προβλήματα προγραμματισμού.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια φόρμα εργασιακής διαθεσιμότητας

Ενα πρότυπο διαθεσιμότητας δεν χρειάζεται να ειναι μακρύ. Πρέπει να ειναι αρκετά συγκεκριμένο ώστε ενας διευθυντής να μπορεί να πάρει πραγματικές αποφάσεις απο αυτο. Δείτε τι ανήκει στη φόρμα:

• Όνομα και θέση εργαζομένου. Προφανές, αλλά συχνά λείπει απο γενικά πρότυπα που κατεβάζουν οι άνθρωποι online.
• Τμήμα η ομάδα. Αυτο έχει σημασία σε μεγαλύτερες λειτουργίες όπου πολλοί διευθυντές μοιράζονται μια δεξαμενή προσωπικού.
• Ημερομηνία υποβολής και ημερομηνία έναρξης ισχυος. Χωρίς αυτο, δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζετε αν η φόρμα ειναι τρέχουσα. Ενα φύλλο διαθεσιμότητας έξι μηνών ειναι ευθύνη, όχι πλεονέκτημα.
• Εβδομαδιαίο πλέγμα διαθεσιμότητας. Κάθε μέρα της εβδομάδας χωρισμενη σε χρονικά μπλοκ. Οι εργαζόμενοι σημειώνουν κάθε μπλοκ ως διαθέσιμο, μη διαθέσιμο η προτιμωμενο.
• Μέγιστες ώρες ανα εβδομάδα. Ενας μερικής απασχόλησης φοιτητής που τεχνικά μπορεί να εργαστεί Δευτέρα έως Παρασκευή δεν θέλει απαραίτητα 40 ώρες. Αυτο το πεδίο αποτρέπει την υπερφόρτωση.
• Επαναλαμβανόμενοι περιορισμοί. Αυτές ειναι συνεχεις δεσμεύσεις όπως μαθήματα, παραλαβή παιδιών, δεύτερη δουλειά η θρησκευτικες υποχρεώσεις. Αυτά σπάνια αλλάζουν απο εβδομάδα σε εβδομάδα αλλά ξεχνιούνται αν δεν καταγράφουν.
• Προσωρινες αλλαγές. Αυτές ειναι βραχυπρόθεσμες προσαρμογές με συγκεκριμένες ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Για παράδειγμα, ενας εργαζόμενος που καλύπτει τα ιατρικά ραντεβού του/της συζύγου για τρεις εβδομάδες.
• Προτιμήσεις βαρδιων. Δεν ειναι το ίδιο με τη διαθεσιμότητα. Κάποιος διαθέσιμος για νυχτερινές βάρδιες μπορεί να προτιμά έντονα τα πρωινά. Η καταγραφή προτιμήσεων βοηθά στη διατήρηση προσωπικού.

Κρατήστε τη φόρμα σε μια σελίδα. Οτιδήποτε μεγαλύτερο και τα ποσοστά συμπληρωσης πέφτουν. Οτιδήποτε μικρότερο και δεν θα έχετε αρκετές λεπτομέρειες για ακριβή προγραμματισμό.

Πρότυπο φόρμας διαθεσιμότητας εργαζομένων

Παρακάτω ειναι ενα παράδειγμα συμπληρωμενου εβδομαδιαίου πλεγματος διαθεσιμότητας. Η μορφή χρησιμοποιεί τέσσερα χρονικά μπλοκ ανα ημέρα, που λειτουργεί καλά για τις περισσότερες λειτουργίες βασισμένες σε βάρδιες.

Αυτο το πρότυπο διαθεσιμότητας δείχνει μια υπάλληλο λιανικής ονοματι Σαρα που έχει πρωινά μαθήματα τη Δευτέρα και Τετάρτη, πλήρη ευελιξία την Πέμπτη και μηδενική διαθεσιμότητα το Σάββατο. Ο διευθυντής της μπορεί να δει με μια ματιά ότι προγραμματίζεται καλύτερα για απογευματινές και βραδινες βάρδιες στην αρχή της εβδομάδας, με την Πέμπτη ως την ισχυρότερη μέρα για μεγαλύτερη κάλυψη.

Ακολουθεί ενα κενό πρότυπο εβδομαδιαίας φόρμας διαθεσιμότητας. Αντιγράψτε το σε ενα έγγραφο η εκτυπώστε το, και ζητήστε απο κάθε μελος της ομάδας να σημειώσει κάθε μπλοκ ως διαθέσιμο, μη διαθέσιμο η προτιμωμενο:

Προσθέστε γραμμές πάνω απο το πλέγμα για όνομα, θέση, ημερομηνία υποβολής και μέγιστες εβδομαδιαίες ώρες, και κρατήστε όλη τη φόρμα σε μια σελίδα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διάταξη για τη δική σας ομάδα. Αναδημιουργηστε το πλέγμα σε ενα υπολογιστικό φύλλο η, ακόμα καλύτερα, παραλείψτε εντελώς το χειροκίνητο βήμα. Οι χάρτινες φόρμες ξεπερνιουνται μέσα σε εβδομάδες, και οι διευθυντές καταλήγουν να κυνηγούν ενημερώσεις μέσω μηνυμάτων και σημειώσεων. Μια ταχύτερη προσέγγιση: αφήστε τους εργαζόμενους να υποβάλλουν τη διαθεσιμότητα τους απευθείας στο εργαλείο προγραμματισμού. Το Shifton συλλέγει εβδομαδιαία διαθεσιμότητα, επισημαίνει συγκρούσεις και δημιουργεί το πρόγραμμα βαρδιων γύρω απο πραγματικά δεδομένα – χωρίς υπολογιστικά φύλλα, χωρίς ξεπερασμενες εκτυπωσεις.

Παραδείγματα συμπληρωμενων φορμών διαθεσιμότητας

Διαφορετικοί κλάδοι χρειάζονται διαφορετικά επίπεδα λεπτομερειας στα φύλλα διαθεσιμότητας τους. Ακολουθούν τρια παραδείγματα απο τον πραγματικό κόσμο που δείχνουν πως η ίδια βασική φόρμα προσαρμόζεται σε διαφορετικά εργασιακά περιβάλλοντα.

Εργαζόμενος λιανικής: φοιτητής μερικής απασχόλησης

Ο Μαρκος εργάζεται σε κατάστημα αθλητικων ειδών και παρακολουθεί μαθήματα Τρίτη και Πέμπτη πρωί. Η φόρμα εργασιακής διαθεσιμότητας του μοιάζει έτσι:

Μέγιστες ώρες: 25/εβδομάδα. Επαναλαμβανομενος περιορισμός: Το πανεπιστημιακο εξαμηνο διαρκεί απο Αυγουστο έως Δεκεμβριο. Βασική λεπτομέρεια για τον διευθυντή: Ο Μαρκος αποκτά πλήρη διαθεσιμότητα κατά τις χειμερινες και θερινες διακοπές, επομένως η φόρμα του πρέπει να ενημερώνεται στην αρχή κάθε εξαμηνου.

Εργαζόμενος υγείας: εναλλασσόμενη νοσηλευτρια

Η Διανα ειναι πιστοποιημένη βοηθός νοσηλευτριας σε μονάδα μακροχρονιας φροντίδας. Η διαθεσιμότητα της ειναι ευρύτερη, αλλά έχει αυστηρά όρια σχετικά με τις νυχτερινές βάρδιες επειδή ειναι μόνη γονεας με παιδιά σχολικης ηλικίας.

Μέγιστες ώρες: 40/εβδομάδα. Επαναλαμβανομενος περιορισμός: Δεν μπορεί να εργαστεί νυχτερινές βάρδιες τις σχολικες ημέρες. Βασική λεπτομέρεια: Οι μονάδες υγείας που λειτουργούν με προγράμματα 9/80 η 12ωρες εναλλαγές πρέπει να διασταυρωνουν αυτού του είδους τον περιορισμό με κάθε κύκλο εναλλαγής, όχι μονο μια μεμονωμένη εβδομάδα.

Σερβιτόρος εστιατορίου: διαθεσιμότητα μονο Σαββατοκύριακα

Ο Αλεξ ειναι σερβιτόρος σε εστιατόριο μεσαίου όγκου και εργάζεται σε πλήρη απασχόληση σε γραφείο κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Το εστιατόριο ειναι η δεύτερη πηγή εισοδήματος του.

Μέγιστες ώρες: 20/εβδομάδα. Επαναλαμβανομενος περιορισμός: Εργασία γραφείου τις καθημερινές. Βασική λεπτομέρεια: Οι διευθυντές εστιατορίων που διαχειρίζονται υπαλλήλους με δεύτερη δουλειά χρειάζονται στενοτερα παράθυρα διαθεσιμότητας στη φόρμα. Ενα γενικό “διαθέσιμος/μη διαθέσιμος” δεν αρκεί. Οι ακριβείς ώρες έναρξης και λήξης έχουν σημασία επειδή μια βραδινή βάρδια που ξεκινά στις 16:30 έναντι 18:00 καθορίζει αν ο Αλεξ μπορεί να ειναι εκεί.

Παρατηρήστε πως κάθε κλάδος προσαρμόζει τα χρονικά μπλοκ. Το λιανικό εμπόριο χρησιμοποιεί πρωί/απόγευμα/βράδυ. Η υγεία χρησιμοποιεί 8ωρα παράθυρα βαρδιων. Τα εστιατόρια χωρίζονται σε μεσημεριανή και βραδινή εξυπηρέτηση. Η φόρμα διαθεσιμότητας σας πρέπει να ταιριάζει με τον τρόπο που η λειτουργία σας προγραμματίζει πραγματικά την εργασία.

Πως να συλλεγετε τη διαθεσιμότητα εργαζομένων χωρίς τριβή

Η καλύτερη φόρμα διαθεσιμότητας στον κόσμο ειναι αχρηστη αν οι άνθρωποι δεν τη συμπληρώνουν. Δείτε τι πραγματικά λειτουργεί για να λαμβάνετε τα δεδομένα διαθεσιμότητας προσωπικού έγκαιρα και να τα διατηρείτε ακριβή.

Δώστε τη κατά την ένταξη. Οι νέοι εργαζόμενοι πρέπει να συμπληρώσουν ενα φύλλο διαθεσιμότητας την πρώτη τους μέρα, πριν προστεθούν πότε στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα. Η αναμονή μέχρι τη δεύτερη η τρίτη εβδομάδα δημιουργεί ενα παράθυρο όπου ο διευθυντής μαντεύει.

Ορειστε έναν επαναλαμβανόμενο κύκλο αναθεώρησης. Επιλέξτε έναν ρυθμό που ταιριάζει στην επιχείρηση σας. Τα καταστήματα λιανικής συχνά ενημερώνουν στην αρχή κάθε ακαδημαικου εξαμηνου (Ιανουάριο, Μαιο, Αυγουστο) επειδή πολλοί εργαζόμενοι ειναι φοιτητες. Οι μονάδες υγείας μπορούν να το κάνουν τριμηνιαία. Τα εστιατόρια συχνά χρειάζονται μηνιαίες ενημερώσεις κατά τις περιόδους αιχμής όπως το καλοκαίρι η τις γιορτές.

Κρατήστε τη φόρμα σύντομη. Μια σελίδα, πέντε λεπτά για συμπλήρωση. Αν οι εργαζόμενοι χρειάζονται περισσότερο απο δέκα λεπτά, η φόρμα έχει πολλά πεδία. Περιορίστε σε αυτά που πραγματικά χρησιμοποιείτε όταν δημιουργείτε το πρόγραμμα.

Κανστε την προθεσμία σαφή. “Υποβάλετε τη φόρμα εργασιακής διαθεσιμότητας μέχρι την Παρασκευή στις 17:00. Το νέο πρόγραμμα βγαίνει Δευτέρα.” Ασαφείς προθεσμίες φερνουν ασαφή συμμόρφωση.

Μην τιμωρειτε την ειλικρίνεια. Αν ενας εργαζόμενος σημειώσει το Σάββατο ως μη διαθέσιμος και μετά προγραμματίζεται κάθε Σάββατο, θα σταματήσει να ασχολείται με τη φόρμα. Σεβαστείτε τα δεδομένα που συλλεγετε και οι άνθρωποι θα συνεχίσουν να σας δίνουν ακριβή δεδομένα. Αυτο δεν σημαίνει ότι κάθε προτίμηση ειναι εγγυημενη, αλλά τα μοτίβα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με αυτά που ανεφεραν οι εργαζόμενοι.

Χάρτινη φόρμα έναντι ψηφιακής παρακολούθησης διαθεσιμότητας

Οι χάρτινες φόρμες λειτουργούν καλά για μικρές ομάδες – ας πουμε κάτω απο 15 εργαζόμενους με σχετικά σταθερή διαθεσιμότητα. Εκτυπωνετε το πρότυπο προγράμματος εργαζομένων, το μοιράζετε, το συλλεγετε και το αρχειοθετειτε. Το κόστος ειναι χαμηλό και δεν υπάρχει καμπύλη μάθησης.

Τα προβλήματα αρχίζουν όταν η ομάδα μεγαλώνει η η εναλλαγή προσωπικού αυξάνεται. Οι χάρτινες φόρμες χάνονται. Οι ενημερώσεις απαιτούν επανεκτυπωση και αναδιανομη. Η σύγκριση 30 διαφορετικών φύλλων πλάι-πλάι κατά τη δημιουργία ενός προγράμματος ειναι αργή και επιρρεπής σε σφάλματα.

Τα ψηφιακά συστήματα λύνουν το πρόβλημα κλιμάκωσης. Όταν η διαθεσιμότητα βρίσκεται στην ίδια πλατφόρμα όπου δημιουργούνται τα προγράμματα, ενας διευθυντής μπορεί να δει τις συγκρούσεις άμεσα. Ενας εργαζόμενος ενημερώνει τη διαθεσιμότητα του στο τηλέφωνο του, και το επόμενο προσχεδιο του προγράμματος αντικατοπτρίζει ήδη την αλλαγή. Χωρίς χειροκίνητη διασταυρωση.

Το Shifton το διαχειρίζεται επιτρέποντας στους εργαζόμενους να υποβάλλουν και να ενημερώνουν τη διαθεσιμότητα τους απευθείας στο εργαλείο προγραμματισμού, ώστε τα δεδομένα διαθεσιμότητας και ο προγραμματισμός βαρδιων να παραμένουν συνδεδεμενα. Αυτο αφαιρεί το κενό μεταξύ “συλλογής διαθεσιμότητας” και “πραγματικής χρήσης της” – εκεί ακριβώς όπου αποτυγχάνουν τα περισσότερα συστήματα βασισμένα σε χαρτί.

Για ομάδες που δεν ειναι έτοιμες για πλήρη υιοθέτηση λογισμικού, ενα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο (Google Sheets, για παράδειγμα) ειναι ενα λογικό ενδιάμεσο βήμα. Δεν ειναι τόσο ολοκληρωμένο όσο μια πλατφόρμα προγραμματισμού, αλλά ειναι καλύτερο απο μια στοίβα χαρτινων φορμών σε ενα συρταρι γραφείου.

Συνήθη λάθη που κάνουν τις φόρμες διαθεσιμότητας άχρηστες

Συλλογή διαθεσιμότητας μια φορά και πότε δεν την ενημερώνετε

Μια φόρμα που συμπληρωθηκε κατά την ένταξη τον Μαρτιο ειναι συχνά λανθασμένη μέχρι τον Ιούνιο. Οι άνθρωποι αλλάζουν ρουτίνες, αναλαμβάνουν νέες δεσμεύσεις, εγκαταλείπουν παλιές. Αν συλλεγετε διαθεσιμότητα μονο κατά την πρόσληψη, μέσα σε λίγους μήνες προγραμματίζετε βάσει ξεπερασμενων πληροφοριών. Δημιουργήστε έναν κύκλο αναθεώρησης: τριμηνιαία ως ελάχιστο, μηνιαία αν η εργατική σας δύναμη έχει υψηλή εναλλαγή η πολλούς φοιτητες.

Χρήση ασαφων χρονικών μπλοκ που δεν ταιριάζουν με τις βάρδιες σας

Μια φόρμα που ρωτάει “Είστε διαθέσιμοι το πρωί;” ειναι πολυ ασαφής αν η πρωινή σας βάρδια ξεκινά στις 5:00 και κάποιοι εργαζόμενοι θεωρούν “πρωί” τις 9:00. Αντιστοιχίστε τα μπλοκ στο πρότυπο προγραμματισμού σας με τους πραγματικούς χρόνους έναρξης και λήξης βαρδιων που χρησιμοποιεί η επιχείρηση σας. Αν η πρώτη σας βάρδια ειναι 5:00-13:00, η φόρμα πρέπει να λέει ακριβώς αυτο, όχι “πρωί”.

Αγνόηση των δεδομένων κατά τη δημιουργία του προγράμματος

Τίποτα δεν καταστρέφει την εμπιστοσύνη γρηγοτερα. Όταν οι εργαζόμενοι αφιερώνουν χρονο για να συμπληρώσουν μια φόρμα εργασιακής διαθεσιμότητας και μετά βλέπουν τον εαυτό τους προγραμματισμενο σε χρόνους που σαφώς σημειωσαν ως μη διαθέσιμοι, σταματούν να αντιμετωπίζουν τη φόρμα ως σημαντική. Μετά απο μερικούς γύρους αυτού, η συμμόρφωση μειώνεται και ο διευθυντής ειναι παλι στις εικασίες. Αν συλλεγετε τα δεδομένα, χρησιμοποιήστε τα. Αν οι απαιτήσεις κάλυψης καθιστούν αδύνατη την τήρηση κάθε περιορισμου κάθε εβδομάδα, επικοινωνήστε το σαφώς πριν τη δημοσίευση του προγράμματος.

Η φόρμα γίνεται αδικαιολογητα πολύπλοκη

Μερικά πρότυπα που κυκλοφορούν online έχουν 15+ πεδία, πλαίσια ελέγχου για κάθε πιθανό σενάριο και διατάξεις πολλαπλών σελίδων. Οι πραγματικοί εργαζόμενοι τα βλέπουν αυτά και είτε παραλείπουν τα μισά πεδία είτε δεν συμπληρώνουν καθόλου τη φόρμα. Μια σελίδα. Μονο βασικά πεδία. Ενα απλό εβδομαδιαίο πλέγμα με χώρο για σημειώσεις καλύπτει το 90% των αναγκών προγραμματισμού.

Πως τα δεδομένα διαθεσιμότητας συνδέονται με τον προγραμματισμό βαρδιων

Η διαθεσιμότητα ειναι το βήμα ενα. Το βήμα δυο ειναι η μετατροπή αυτών των δεδομένων σε πρόγραμμα που πραγματικά λειτουργεί. Η σύνδεση μεταξύ αυτών των βημάτων ειναι εκεί όπου οι περισσότερες ομάδες χάνουν αποδοτικότητα.

Όταν η διαθεσιμότητα βρίσκεται σε ενα σύστημα και το πρόγραμμα σε άλλο – η χειρότερα στο μυαλό του διευθυντή – οι αναντιστοιχιες ειναι αναπόφευκτες. Μια καλύτερη προσέγγιση ειναι να τροφοδοτειτε τη διαθεσιμότητα απευθείας στη ροή εργασιών προγραμματισμού. Έτσι, όταν ο διευθυντής ανοίξει το εργαλείο προγραμματισμού, βλέπει ήδη ποιοι εργαζόμενοι ειναι διαθέσιμοι για κάθε θέση.

Αυτο βοηθά επίσης στον σχεδιασμό δυναμικότητας. Αν τα δεδομένα διαθεσιμότητας δείχνουν ότι μονο τρεις άνθρωποι μπορούν να εργαστούν Σάββατο βράδυ αλλά η λειτουργία σας χρειάζεται έξι, αυτο το κενό ειναι ορατό πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, όχι μετά. Μπορείτε να προσλάβετε, να προσαρμόσετε βάρδιες η να ανακατανειμετε ώρες ενώ υπάρχει ακόμα χρόνος να λύσετε το πρόβλημα.

Οι ομάδες που χρησιμοποιούν τις λειτουργίες προγραμματισμού του Shifton συνδέουν αυτά τα κομμάτια αυτόματα. Οι εργαζόμενοι ενημερώνουν τη διαθεσιμότητα τους, το σύστημα επισημαίνει συγκρούσεις κατά τη δημιουργία του προγράμματος και οι διευθυντές επιλύουν τα κενά πριν κανείς δει ενα χαλασμένο πρόγραμμα.

Για λειτουργίες με πολύπλοκα μοτίβα (εναλλασσόμενες 12ωρες βάρδιες, συμπιεσμενες εργασιακές εβδομάδες η διαιρεμενες βάρδιες), η σύνδεση μεταξύ διαθεσιμότητας και προγραμματισμού γίνεται ακόμα πιο σημαντική. Ενα πρότυπο προγραμματισμού που δεν λαμβάνει υπόψη την πραγματική διαθεσιμότητα ειναι απλώς μια λίστα ευχων.

Συχνές ερωτήσεις

Τι ειναι μια φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων;

Μια φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων ειναι ενα έγγραφο – χάρτινο η ψηφιακό – όπου οι εργαζόμενοι καταγράφουν τις μέρες και ώρες που μπορούν να εργαστούν. Συνήθως περιλαμβάνει εβδομαδιαίο πλέγμα με χρονικά μπλοκ, χώρο για επαναλαμβανόμενους περιορισμούς όπως μαθήματα η φροντίδα παιδιών, και πεδία για μέγιστες ώρες και προτιμήσεις βαρδιων. Οι διευθυντές τη χρησιμοποιούν ως βάση για τη δημιουργία εβδομαδιαίων η μηνιαίων προγραμμάτων.

Γιατί ειναι σημαντική μια φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων;

Χωρίς αυτή, οι διευθυντές προγραμματίζουν βάσει υποθεσεων. Αυτο οδηγεί σε συγκρούσεις: εργαζόμενοι που ανατίθενται σε βάρδιες που δεν μπορούν να εργαστούν, ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής και συνεχή αναπρογραμματισμο. Μια απλή φόρμα διαθεσιμότητας πιανει το 80-90% αυτών των προβλημάτων πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα. Επίσης χτίζει εμπιστοσύνη. Οι εργαζόμενοι που βλέπουν τη δηλωμενη διαθεσιμότητα τους να αντικατοπτρίζεται στο πρόγραμμα ειναι λιγότερο πιθανό να θεωρήσουν τον προγραμματισμό άδικο η αυθαιρετο.

Τι πρέπει να περιλαμβάνεται σε μια φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων;

Τουλάχιστον: όνομα εργαζομένου, θέση, ημερομηνία υποβολής, εβδομαδιαίο πλέγμα διαθεσιμότητας που ταιριάζει με τις πραγματικές ώρες βαρδιων, μέγιστες εβδομαδιαίες ώρες, επαναλαμβανόμενοι περιορισμοί και χώρος για προσωρινες αλλαγές. Προαιρετικό αλλά χρήσιμο: προτιμήσεις βαρδιων (πρωινή έναντι απογευματινής έναντι νυχτερινής) και γραμμή υπογραφής. Κρατήστε την σε μια σελίδα για μεγιστοποίηση του ποσοστού συμπληρωσης.

Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνεται η διαθεσιμότητα εργαζομένων;

Τουλάχιστον τριμηνιαία για σταθερό εργατικό δυναμικό. Μηνιαία κατά τις εποχιακές αιχμές η για ομάδες με υψηλή εναλλαγή. Άμεσα όταν ενας εργαζόμενος αναφέρει αλλαγή ζωής: νέο σχολικο έτος, νέα ρύθμιση φροντίδας παιδιών, δεύτερη δουλειά. Κάποιες επιχειρήσεις θέτουν μόνιμο κανόνα: η διαθεσιμότητα μηδενιζεται στην αρχή κάθε κύκλου προγραμματισμού εκτός αν ο εργαζόμενος επιβεβαιώσει ότι δεν άλλαξε τίποτα.

Μπορούν οι μικρές επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν φόρμες διαθεσιμότητας;

Απόλυτα. Ενα καφέ με πέντε υπαλλήλους ωφελείται εξίσου με μια αποθήκη 200 ατόμων. Η κλίμακα ειναι διαφορετική. Μια μικρή ομάδα μπορεί να χρησιμοποιήσει εκτυπωμενη φόρμα η κοινόχρηστο Google Sheet, αλλά η αρχή ειναι ίδια. Η γραπτή συλλογή διαθεσιμότητας αποτρέπει τη συζήτηση “Νομιζα ότι ηξερες ότι δεν μπορώ να δουλεψω Τρίτες” που αποδιοργανωνει τα προγράμματα μικρών ομάδων κάθε εβδομάδα.

Αρκεί μια χάρτινη φόρμα διαθεσιμότητας;

Για ομάδες κάτω απο 15 με χαμηλή εναλλαγή, το χαρτί ειναι εντεξει. Μόλις η ομάδα μεγαλωσει, ενα χάρτινο σύστημα γίνεται δύσκολο στη διαχείριση. Οι φόρμες χάνονται, οι ενημερώσεις απαιτούν αναδιανομη και η σύγκριση πολλαπλών φύλλων κατά τη δημιουργία προγράμματος ειναι αργή. Ενα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο η ενα εργαλείο προγραμματισμού όπως το Shifton κάνει τις ενημερώσεις πιο γρήγορες και κρατά τα πάντα σε ενα μέρος.

Εγγυώνται οι φόρμες διαθεσιμότητας τις προτιμώμενες βάρδιες;

Όχι. Μια φόρμα διαθεσιμότητας λέει στον διευθυντή πότε μπορείτε να εργαστείτε, όχι πότε θα εργαστείτε. Οι επιχειρηματικές ανάγκες, οι πολιτικές αρχαιότητας και οι απαιτήσεις κάλυψης επηρεάζουν όλα το τελικό πρόγραμμα. Αλλά μια καλά διαχειριζόμενη διαδικασία σημαίνει ότι οι προτιμήσεις λαμβάνονται υπόψη οπότε ειναι δυνατό, και οι εργαζόμενοι δεν προγραμματίζονται σε χρόνους που σαφώς σημειωσαν ως μη διαθέσιμοι.

Μπορούν οι φόρμες διαθεσιμότητας να βελτιώσουν την εμπιστοσύνη των εργαζομένων;

Ναι, αλλά μονο αν τα δεδομένα χρησιμοποιούνται πραγματικά. Η συλλογή διαθεσιμότητας και μετά η αγνόηση της προκαλεί περισσότερη ζημιά απο το να μην τη συλλεγετε καθόλου. Όταν οι εργαζόμενοι βλέπουν ότι οι φόρμες τους επηρεάζουν το πρόγραμμα – ακόμα κι αν δεν μπορεί να τηρηθει κάθε προτίμηση κάθε εβδομάδα – βλέπουν τη διαδικασία προγραμματισμού ως δίκαιη. Αυτή η αντίληψη δικαιοσύνης μειώνει τα παράπονα, μειώνει τα ποσοστά απουσιών και κάνει την ομάδα πιο προθυμη να βοηθήσει με κενά κάλυψης όταν προκύψουν.

Που μπορώ να βρω μια δωρεάν φόρμα διαθεσιμότητας εργαζομένων;

Ακριβώς εδω. Το πρότυπο σε αυτή τη σελίδα ειναι δωρεάν για αντιγραφή, εκτυπωση η αναδημιουργια σε υπολογιστικό φύλλο, χωρίς εγγραφή και χωρίς τίποτα να ζητήσετε. Αν προτιμάτε να συλλεγετε διαθεσιμότητα ψηφιακά, το Shifton επιτρέπει στους εργαζόμενους να την υποβάλλουν στην εφαρμογή και δημιουργεί το πρόγραμμα γύρω απο αυτή.

Μπορούν οι εργαζόμενοι να υποβάλλουν τη διαθεσιμότητα τους online αντι για χαρτί;

Ναι. Στο Shifton, κάθε εργαζόμενος ορίζει την εβδομαδιαία διαθεσιμότητα του απο το τηλέφωνο του, και το πρόγραμμα δημιουργείται γύρω απο αυτή. Ο διευθυντής βλέπει τις συγκρούσεις κατά τον προγραμματισμό αντι για μετά τη δημοσίευση του προγράμματος, που ειναι το βασικό πλεονέκτημα έναντι μιας χαρτινης φόρμας η ενός υπολογιστικού φύλλου.

Ποιος ειναι ο καλύτερος τρόπος για να συλλεγετε τη διαθεσιμότητα εργαζομένων;

Για μια μικρή, σταθερή ομάδα, μια εκτυπωμενη φόρμα μιας σελίδας η ενα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο λειτουργεί. Μόλις η ομάδα ξεπεράσει τα 15 άτομα η η διαθεσιμότητα αλλάζει συχνά, ενα εργαλείο προγραμματισμού που συλλέγει τη διαθεσιμότητα και δημιουργεί το πρόγραμμα στο ίδιο μέρος εξοικονομεί τον περισσότερο χρονο και αφαιρεί τα σφάλματα που προκύπτουν απο τη χειροκίνητη διασταυρωση φορμών.

Daria Oleshko

Υπεύθυνη Επιτυχίας Πελατών στη Shifton με εκτεταμένη εμπειρία στη διαχείριση εργατικού δυναμικού και στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου.