Ақылды кесте жасау үшін қызметкердің қолжетімділік нысаны

Қызметкерлер санын жоспарлау деген не?

Қызметкерлер санын жоспарлау — бизнеске қанша қызметкер қажет екенін болжаудың құрылымдалған процесі; ол команда, орын, ауысым немесе уақыт кезеңі бойынша бөлінеді және бұл қажеттіліктер бос орындар пайда болғаннан кейін емес, алдын ала қанағаттандырылуын қамтамасыз етеді.

Ол HR стратегиясы мен операциялық орындаудың тоғысқан жерінде орналасады. Шың маусымға қамтуды жоспарлайтын бөлшек сауда желісі, әр бөлім үшін ең төменгі мейірбике арақатынасын қамтамасыз ететін аурухана, жүктеменің артуына дайындалатын логистикалық компания — бұлардың бәрі мұны қалай атаса да, қызметкерлер санын жоспарлаумен айналысады.

Мұны жақсы істейтін бизнес пен әр апта сайын асығатын бизнес арасындағы айырмашылық әдетте бір нәрсеге келіп тіреледі: біреу ауырып қалса, әр жолы реакция берудің орнына қайталанатын жүйенің болуы.

Сәйкес SHRM-нің жұмыс күшін жоспарлау жөніндегі зерттеуіне, қызметкерлер санын ресми жоспарлауды қолданатын компанияларда ауысымдылық 25%-ға дейін төмен болып, персонал тапшылығы оқиғалары айтарлықтай аз болады.

Қызметкерлерді жоспарлау мен жұмыс күшін жоспарлау: айырмашылығы неде?

Бұл терминдер жиі бірінің орнына бірі қолданылады, бірақ олар әртүрлі деңгейде жұмыс істейді.

Стратегиялық деңгей

• Ұзақ мерзімді, әдетте 1–3 жылдық көкжиек
• Дағдылардағы олқылықтарды, ұйымдық дизайнды, сабақтастықты қамтиды
• HR мен басшылық басқарады

Операциялық деңгей

• Қысқа мерзімдіден орта мерзімдіге дейін: апталық, айлық, тоқсандық
• Рөлдерге, ауысымдарға, орындарға және сандарға бағытталған
• Операциялық менеджерлер, дүкен менеджерлері, жоспарлаушылар басқарады

Жұмыс күшін жоспарлауды бағыт белгілеу деп елестетіңіз — ал қызметкерлер санын жоспарлау сол жерге нақты жетудің математикасы. Ауысымдық және қызмет көрсету бизнесі үшін қызметкерлер санын жоспарлау — шешімдер күн сайын қабылданатын орын.

Неліктен қызметкерлер санын жоспарлау көптеген ұйымдарда сәтсіздікке ұшырайды

Көптеген бизнес қызметкерлер санын жоспарлап жатырмыз деп ойлайды. Шын мәнінде, олардың көбі реактивті кадрлаумен айналысады. Екеуінің айырмасы мынада:

Тірі деректерсіз кестелерде жоспарлау

Статикалық Excel модельдері бір адамның қолжетімділігі өзгерген сәтте-ақ бұзылады. Менеджер байқағанша, ауысым әлдеқашан жабылмай қалады.

Барлық кезеңдерді бірдей деп қарастыру

Дүйсенбі таңертең мен жұма кеші ешқашан бірдей емес. Орташа мәндерге негізделген жоспарлар шың кезеңдерде үнемі тапшылыққа, ал төмен кезеңдерде артықтыққа әкеледі.

Локациялар арасындағы көрінімділіктің болмауы

Бірнеше локациясы бар бизнестерде көбіне бір орын тапшылықпен жұмыс істеп жатқанда, екіншісі артық қызметкермен отырады. Орталықтандырылған деректерсіз қайта бөлу ешқашан болмайды.

Жылына бір рет жоспарлап, кейін елемеу

Жылдық қызметкерлер бюджеті көлем, ауысымдылық және сұраныс өзгергенде бірнеше апта ішінде өзектілігін жоғалтады. Тиімді жоспарлау — үздіксіз, тірі процесс.

Қызметкерлер санын жоспарлаудың 5 қадамы

Барлық салаға бірдей келетін жалғыз үлгі жоқ, бірақ бұл құрылым кез келген ауысымдық немесе қызмет көрсету операциясына қолданылады.

Ағымдағы қызметкерлер санын нақты сұраныспен салыстырып тексеріңіз

90 күндік кесте деректерін алыңыз. Қамтуды көлеммен салыстырыңыз. Қай жерде созылмалы тапшылық барын, қай жерде артықтық барын және қай ауысымдардың ең құбылмалы екенін анықтаңыз.

Әр уақыт блогы үшін ең төменгі қажетті қызметкерлер санын анықтаңыз

Әр ауысым, локация және күн түрі үшін жұмыс істеуге қажет ең аз адам санын — және сіз уәде ететін қызмет деңгейі үшін идеалды санды белгілеңіз.

Жоқ болуларды, ауысымдылықты және құбылмалылықты модельдеңіз

Әр операция жоспарланған сағаттардың болжамды пайызын жоғалтады. Сол жоғалту мөлшерін қызметкерлер моделіңізге енгізіңіз.

Қызметкерлер санын бюджетпен және еңбек шығындары мақсаттарымен сәйкестендіріңіз

Еңбек шығындарын елемейтін қызметкерлер жоспары — жай ғана қиялдағы тізім. Сценарийлеріңізді табысқа шаққандағы еңбек шығындары ретінде модельдеңіз.

Жылжымалы циклде қарап, түзетіп отырыңыз

Қарау ырғағын орнатыңыз — операциялық кесте үшін апталық, орта мерзімді жоспарлау үшін айлық, құрылымдық өзгерістер үшін тоқсандық. Мақсат — мәселелер жиналып қалмай тұрып жаңартылатын тірі құжат.

Салалар бойынша қызметкерлерді жоспарлау: не өзгереді

Қызметкерлер санын жоспарлаудың негізгі логикасы әмбебап, бірақ кіріс деректері мен шектеулер салаға қарай айтарлықтай өзгереді.

Денсаулық сақтау

Ең төменгі қатынастар — реттеушілік талап. Модельдер сертификаттау талаптары мен маусымдық шарықтауларды ескеруі тиіс.

Бөлшек сауда

Транзакциялар көлемі мен келушілер деректері ауысымдағы қызметкерлер санын анықтайды. Демалыс күндері мен мерекелер 30–60% көбірек қамтуды талап етеді.

Құрылыс және далалық қызметтер

Жобаларға негізделген. Жоспарлау тапсырма деңгейінде жүреді — команданың дағдыларын тапсырмамен сәйкестендіру.

Логистика және қоймалау

Көлемге негізделген. Кіріс және шығыс жөнелтілімдерге қатысты болжамдар ауысым өлшемдерін анықтайды.

Қоңырау орталықтары

Erlang-C модельдері мен AHT деректері интервал бойынша қызметкерлер санын анықтайды.

Қонақжайлылық

Жүктелу деңгейі мен брондау деректері жетекші индикатор ретінде қызмет етеді.

Қызметкерлер жоспарын нақты апталық кестелерге айналдырудың практикалық нұсқаулығы үшін, жұмыс кестесін тиімді құру туралы бұл нұсқаулық механиканы қадам-қадамымен түсіндіреді. Ал автоматты кестелеу бағдарламасы ауысым деңгейінде қызметкерлерге қатысты шешімдерді қалай өңдейтінін толығырақ қарау үшін, ол мақала механизмді егжей-тегжейлі қамтиды.

Метрикаларды қолмен бақылау 15 адамға дейінгі командалар үшін мүмкін. Одан жоғары болса, сізге жүйе қажет. Shifton еңбек ресурстары туралы есептер модулі барлық метрикаларды нақты уақыт режимінде орталықтандырады.

Жиі қойылатын сұрақтар