Gehaltsabrechnung richtig verstehen

Geschrieben von

Daria Olieshko

Veröffentlicht am

29 Jun 2025

Lesedauer

4 - 6 Min. Lesezeit

A Gehaltsabrechnung ist der kleine Bericht – digital oder auf Papier –, der jedem Gehaltsscheck beiliegt und genau zeigt, wie Ihr Lohn von brutto auf netto berechnet wurde. Er listet die von Ihnen geleisteten Stunden, den gezahlten Satz, jede Steuer- und Leistungsabzug auf und den endgültigen Betrag, der auf Ihrem Bankkonto eingeht. Sehen Sie es als eine Mini-Bankabrechnung für jeden Zahlungszeitraum an; es hält sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer auf dem gleichen Stand, was das Geld betrifft.

Die Grundlagen: Wie eine Gehaltsabrechnung die Bezahlung transparent hält

Während Lohnabrechnungssoftware die Einnahmen automatisch berechnet, verwandelt eine Gehaltsabrechnung diese Zahlen in etwas, das man auf einen Blick lesen kann. Sie beantwortet drei einfache Fragen:

Was habe ich verdient? – Bruttolohn, Überstunden, Boni.
Was wurde abgezogen? – Bundes- und Landessteuern, Sozialversicherung, Medicare, 401(k), Krankenversicherungsprämien, Lohnpfändungen.
Was nehme ich mit nach Hause? – der Nettolohn, der per Direktüberweisung oder gedrucktem Scheck ausgezahlt wird.

Weil jeder Abzug aufgelistet ist, können Mitarbeiter Fehler schnell erkennen und die Personalabteilung kann Streitigkeiten lösen, bevor sie eskalieren.

Wichtige Bestandteile einer Gehaltsabrechnung erklärt

Eine Standardgehaltsabrechnung umfasst diese Bausteine:

Abschnitt	Was Sie sehen werden	Warum es wichtig ist
Arbeitgeberdaten	Firmenname und Adresse	Bestätigt die legale Zahlungsquelle
Mitarbeiterinformationen	Name, ID, letzte vier der Sozialversicherungsnummer	Verknüpft die Abrechnung mit einer Person
Lohnzeitraum	Start- und Enddaten	Verknüpft Löhne mit spezifischen Arbeitsstunden
Bruttoeinkommen	Reguläre, Überstunden, Provisionslinien	Zeigt den vollen Lohn vor Abzügen
Steuern & Abzüge	FIT, SIT, FICA, lokale Steuern	Erfüllt behördliche Anforderungen
Leistungsabzüge	Gesundheit, Zahn, Sehkraft, HSA, Ruhestand	Zeigt die Auswirkungen von Einsparungen vor Steuern
Jahresbisherige Gesamtbeträge	Kumulierter Brutto-, Abzugs-, Nettoverdienst	Hilft bei der Steuerplanung
Nettolohn	Endbetrag nach allen Abzügen	Der „Mitnahme“-Betrag

Mitarbeiter bewahren oft Abrechnungen auf, um Einkommen für Kredite, Mietverträge oder Visaanträge zu verifizieren, weil Kreditgeber der detaillierten Aufschlüsselung vertrauen.

Sind Gehaltsabrechnungen gesetzlich vorgeschrieben?

Keine bundesstaatliche Regel zwingt Unternehmen zur Ausgabe von Gehaltsabrechnungen, aber die meisten Bundesstaaten tun es. Beispielsweise verlangen Kalifornien, New York, Florida und Ohio, dass Arbeitnehmer eine schriftliche oder elektronische Lohnabrechnung für jede Lohnperiode erhalten. Selbst in Bundesstaaten ohne gesetzliche Regelung ist die Bereitstellung einer Gehaltsabrechnung kluges Geschäftsgebaren: es baut Vertrauen auf, erfüllt die Aufzeichnungspflichten des Fair Labor Standards Act und schützt Arbeitgeber bei Prüfungen.

Vorteile von Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer und Unternehmen

Finanzielle Klarheit. Mitarbeiter können Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn verfolgen, ohne auf ein W-2 zu warten.
Steuervorbereitung. Jahresbisherige Felder machen es einfach, vierteljährliche Steuern zu schätzen oder Abzüge anzupassen.
Streitvermeidung. Sichtbare geleistete Stunden und Überstundensätze lassen Mitarbeiter Diskrepanzen schnell melden.
Compliance-Puffer. Abrechnungen dokumentieren Mindestlohn- und Überstundenberechnungen und schützen das Unternehmen vor Strafen.
Unterstützung bei Krediten. Banken akzeptieren gedruckte oder PDF-Gehaltsabrechnungen als Nachweis für ein stetiges Einkommen.

Eine gut gestaltete Gehaltsabrechnung tut mehr als nur Vorschriften zu erfüllen – sie hebt die Stimmung, indem sie beweist, dass das Unternehmen Genauigkeit und Offenheit schätzt.

Wie man Gehaltsabrechnungen einfach erstellt

Nutzen Sie Lohnabrechnungssoftware. Lösungen wie Shiftons integrierte Lohn-Engine exportieren ein professionelles PDF mit nur einem Klick.
Überprüfen Sie staatliche Regeln. Einige Gerichtsbarkeiten verlangen bestimmte Linienpositionen (z.B. Krankheitsurlaubsstand in Kalifornien).
Automatisieren Sie Abzüge. Verknüpfen Sie Leistungen, Lohnpfändungen und Ruhestandsbeiträge, damit jeder Gehaltsabrechnung bei jedem Lauf auf die gleiche Weise berechnet wird.
Bieten Sie Selbstbedienung an. Lassen Sie Mitarbeiter historische Abrechnungen aus einem sicheren Portal herunterladen; keine PDF-Anhänge per E-Mail mehr.
Archivieren Sie sie mindestens drei Jahre lang. Dies erfüllt die Richtlinien des Fair Labor Standards Act und vereinfacht die Berichterstattung zum Jahresende.

Fazit

Eine Gehaltsabrechnung ist der Beleg Ihres Gehaltsschecks, der die Lohnabrechnungszahlen in einfaches Deutsch übersetzt. Sie zeichnet Bruttolöhne, Steuern, Abzüge und den tatsächlich erhaltenen Nettobetrag auf und gibt sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern eine klare Kontrolle. Egal, ob in Ihrem Staat vorgeschrieben oder nicht, das Verteilen von genauen Abrechnungen – elektronisch oder auf Papier – reduziert Verwirrung, beschleunigt die Steuererstellung und beweist, dass Ihr Unternehmen Transparenz schätzt. Mit modernen HR-Tools wie Shifton dauert das Erstellen konformer Gehaltsabrechnungen Minuten, nicht Stunden, und stellt sicher, dass jeder Cent gezählt wird.