ATS- und CRM-Systeme: Ein einfacher Leitfaden für schlaues Einstellen

Einstellungen waren noch nie einfach. Unternehmen erhalten Hunderte von Lebensläufen für eine einzige Stellenausschreibung, Recruiter verbringen Stunden damit, Bewerbungen zu sortieren, und Bewerber beschweren sich oft über langsame oder unklare Kommunikation. Um dies zu beheben, setzen Unternehmen auf digitale Werkzeuge, die den Einstellungsprozess schneller, einfacher und zuverlässiger machen. Zwei der wichtigsten Werkzeuge sind ATS- und CRM-Systeme.

Diese Lösungen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen einstellen. Sie reduzieren manuelle Arbeit, verbessern die Kandidatenerfahrung und liefern Managern Daten, um intelligentere Entscheidungen zu treffen. Aber was genau sind ATS und CRM, wie unterscheiden sie sich und warum sollte Ihr Unternehmen sie nutzen? Lassen Sie uns dies einfach erklären.

Was sind ATS- und CRM-Systeme?

Ein ATS, oder Applicant Tracking System, ist Software, die entwickelt wurde, um Bewerbungen zu verwalten. Anstatt jeden Lebenslauf manuell zu öffnen und endlose Tabellen zu erstellen, sammelt ein ATS alle Bewerbungen an einem Ort, filtert Kandidaten nach Fähigkeiten oder Erfahrung und plant sogar Interviews.

Ein CRM, oder Candidate Relationship Management System, konzentriert sich auf die Kommunikation. Es verfolgt Kandidaten, auch diejenigen, die beim ersten Mal nicht eingestellt wurden, und hilft Recruitern, in Kontakt zu bleiben. Mit CRM können HR-Teams Nachfolge-E-Mails senden, Erinnerungen an neue Möglichkeiten und Updates zum Einstellungsprozess.

Zusammen bilden diese Systeme eine komplette Einstellungslösung: ATS verwaltet den Prozess des Findens und Filterns von Kandidaten, während CRM die laufende Kommunikation und Beziehungsaufbau sicherstellt.

Warum Unternehmen ATS und CRM benötigen

Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, braucht die richtigen Leute, um zu wachsen. Aber traditionelle Einstellungsverfahren sind zu langsam für den heutigen Markt. Hier sind einige Gründe, warum ATS und CRM wichtig sind:

1. Zeitersparnis – Ein ATS kann Hunderte von Lebensläufen in Sekunden durchsuchen. Ein CRM kann personalisierte Nachrichten automatisch versenden, was die manuelle Arbeit reduziert.

2. Bessere Kandidatenerfahrung – Bewerber erhalten schnellere Antworten, klare Updates und professionellere Kommunikation.

3. Datengetriebenes Einstellen – ATS liefert Berichte über Geschwindigkeit der Einstellungen und Quellen der Kandidaten. CRM verfolgt, wie Bewerber mit Ihrem Unternehmen interagieren.

4. Zusammenarbeit – Beide Systeme zentralisieren Informationen, was es HR-Teams erleichtert, zusammenzuarbeiten.

5. Geringere Kosten – Durch das Einsparen unnötiger Aufgaben und das Reduzieren der Gefahr von Fehlanstellungen sparen Unternehmen Geld.

Warum ATS und CRM unterschiedlich, aber komplementär sind

Obwohl sie zusammenarbeiten, dienen ATS- und CRM-Systeme unterschiedlichen Zwecken:

• ATS = Prozess – Es organisiert und automatisiert die Schritte des Recruitings.

• CRM = Menschen – Es hilft, Kandidatenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.

Stellen Sie sich ATS als Sortiermaschine und CRM als Kommunikationsmanager vor. Das eine stellt sicher, dass Sie nicht in Lebensläufen ertrinken, während das andere sicherstellt, dass sich Kandidaten nicht ignoriert fühlen.

ATS-Funktionen erklärt

Ein ATS verfügt über leistungsstarke Funktionen, die den Einstellungsprozess vereinfachen:

• Lebenslauf-Screening – Filtert Kandidaten nach Fähigkeiten, Erfahrung oder Schlüsselwörtern.

• Analysen – Zeigt Zeit bis zur Einstellung, beste Quellen von Kandidaten und Erfolgsraten.

• Interviewplanung – Findet automatisch passende Zeiten für sowohl Recruiter als auch Kandidaten.

• Integration – Verbindet sich mit Jobbörsen, HR-Software und Kalendern.

• Kommunikation – Sendet automatisierte Updates an Bewerber.

• Kandidatenscoring – Vergibt Bewertungen basierend darauf, wie gut Bewerber zur Rolle passen.

Mit diesen Werkzeugen können sich Recruiter weniger auf Papierkram und mehr auf Menschen konzentrieren.

CRM-Funktionen erklärt

Ein CRM-System fügt dem Recruiting die menschliche Seite hinzu:

• E-Mail-Automatisierung – Sendet Erinnerungen, Job-Updates oder Dankeschön-Notizen.

• Segmentierung – Gruppiert Kandidaten nach Fähigkeiten, Branche oder vorherigen Bewerbungen.

• Tagging und Notizen – Hält Profile organisiert und durchsuchbar.

• Engagement-Tracking – Verfolgt, wer E-Mails geöffnet und geantwortet hat.

• Langfristige Pools – Speichert Kandidateninformationen für zukünftige Einstellungen.

Dies stellt sicher, dass selbst wenn ein Kandidat heute nicht eingestellt wird, er morgen eine großartige Besetzung sein könnte.

Warum ATS und CRM zusammen die beste Wahl sind

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie sich für ein System oder das andere entscheiden sollten. Die Wahrheit ist, dass die Verwendung beider viel leistungsfähiger ist.

Mit ATS können Sie schnell den Bewerbungsfluss bewältigen. Mit CRM können Sie Beziehungen pflegen und eine positive Arbeitgebermarke wahren. Zusammen schaffen sie eine reibungslose Pipeline: Kandidaten bewerben sich, ATS filtert, und CRM hält die Kommunikation aufrecht, bis die richtige Stelle erscheint.

Wenn sich zum Beispiel ein Marketing-Spezialist bewirbt, aber nicht ausgewählt wird, zeichnet das ATS sein Profil auf. Das CRM kann ihn später an eine neue Stelle erinnern und ihn engagiert und interessiert halten.

Echtes Beispiel

Stellen wir uns ein Einzelhandelsunternehmen vor, das 200 saisonale Mitarbeiter benötigt. Ohne Software verbringen Recruiter Wochen damit, Lebensläufe zu prüfen und E-Mails zu versenden.

Mit ATS werden Lebensläufe in Minuten gefiltert, und nur qualifizierte Kandidaten bleiben übrig. Das CRM sendet automatisch Updates, plant Interviews und hält die Bewerber informiert. Infolgedessen stellt das Unternehmen 200 Personen in Tagen statt Wochen ein, spart Geld und reduziert Stress für sowohl Recruiter als auch Bewerber.

Die Vorteile für Kandidaten

Diese Systeme sind nicht nur für Unternehmen nützlich – sie verbessern auch die Erfahrung für Bewerber:

• Klare Kommunikation und Updates.

• Schnellere Antworten nach Einreichung der Lebensläufe.

• Besser organisierte Interviews mit weniger Warten.

• Persönliche Nachrichten, die sich menschlich anfühlen, nicht robotisch.

• Fairere Bewertungen basierend auf Daten und nicht nur auf persönlichem Urteil.

Dies macht es wahrscheinlicher, dass Kandidaten sich erneut bewerben oder Ihr Unternehmen anderen empfehlen.

Die Vorteile für HR-Teams

Für HR-Manager und Recruiter bieten ATS und CRM:

• Weniger Stress durch Papierkram.

• Bessere Zusammenarbeit mit Teammitgliedern.

• Schneller Zugriff auf Kandidatenhistorie.

• Klarere Leistungsberichte.

• Einen stärkeren Ruf als professionell und organisiert.

Die Zukunft von ATS und CRM

Die Technologie entwickelt sich schnell weiter. In naher Zukunft werden ATS und CRM noch intelligenter:

• KI-gesteuertes Screening – Systeme werden nicht nur Lebensläufe prüfen, sondern auch den Erfolg von Kandidaten vorhersagen.

• Chatbots – Kandidaten könnten mit automatisierten Assistenten für schnellere Antworten interagieren.

• Tiefere Analysen – Detailliertere Berichte über Mitarbeiterleistung nach der Einstellung.

• Stärkere Integration – Verbindung von ATS und CRM mit Terminplanung, Gehaltsabrechnung und Trainingssystemen.

Diese Verbesserungen werden das Einstellen noch reibungsloser und effizienter machen.

ATS und CRM in Shifton

Shifton ist mehr als nur eine Plattform für die Personaleinsatzplanung. Durch die Kombination von ATS- und CRM-Funktionen mit Schichtplanung bietet es Unternehmen eine vollständige HR-Lösung.

• Recruiter können mit ATS Kandidaten finden.

• CRM stellt sicher, dass sie in Verbindung mit den Bewerbern bleiben.

• Shiftions Planungstools erleichtern das Onboarding.

• Alle Daten bleiben an einem Ort, was Duplikationen vermeidet.

Dies schafft einen nahtlosen Prozess: vom Stellenangebot bis zur ersten Arbeitsschicht ist alles automatisiert und effizient.

Fazit

Einstellungen sind eine der größten Herausforderungen für moderne Unternehmen. Die alte Methode, Lebensläufe manuell zu sortieren und E-Mails zu versenden, funktioniert einfach nicht mehr. Deshalb brauchen Unternehmen intelligentere Lösungen.

ATS- und CRM-Systeme vereinfachen den Prozess, verbessern die Kommunikation und sparen Zeit und Geld. Gemeinsam schaffen sie eine Erfolgsformel für sowohl Recruiter als auch Kandidaten.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen wächst und die besten Talente anzieht, ist es an der Zeit zu überlegen, wie diese Systeme, insbesondere wenn sie mit Plattformen wie Shifton integriert sind, Ihren Einstellungsprozess transformieren können.