Die 10 besten Softwarelösungen zur Mitarbeiterschichtplanung im Test für 2025

Eine effiziente Planung von Mitarbeiter-Schichten ist für Unternehmen aller Größen von entscheidender Bedeutung. Manuelle Planungsmethoden können zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer zu verwalten sein. Deshalb wenden sich Unternehmen an Mitarbeiterplanungssoftware-Lösungen, um das Workforce Management zu automatisieren, Planungsprobleme zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu steigern. Mit der Vielzahl an Apps zur Mitarbeiterplanung kann die Auswahl der richtigen überwältigend sein. Egal, ob Sie ein Restaurant, ein Einzelhandelsgeschäft, eine Gesundheitseinrichtung oder ein Remote-Team führen, die richtige Schichtplanungssoftware hilft dabei, Arbeitspläne zu optimieren, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu verfolgen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen. Dieser Leitfaden überprüft die 10 besten Apps zur Planung von Mitarbeiter-Schichten für 2025 und hilft Ihnen, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden.

Unsere Wahl

Was ist eine Mitarbeiterplanungs-App?

Eine Mitarbeiterplanungs-App ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen hilft, die Schichten von Mitarbeitern effizient zu planen, zu verfolgen und zu verwalten. Diese Apps automatisieren Planungsvorgänge und reduzieren die Zeit für die Erstellung und Verwaltung von Schichtplänen. Wichtige Kernfunktionen von Mitarbeiterplanungs-Software:

• Schichtplanung & Automatisierung – Automatische Erstellung von Arbeitsplänen basierend auf der Verfügbarkeit von Mitarbeitern.
• Mitarbeiter-Selbstbedienung – Ermöglicht es Mitarbeitern, Schichten zu tauschen, freie Tage zu beantragen und ihre Pläne in Echtzeit einzusehen.
• Zeit- & Anwesenheitserfassung – Überwacht Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen der Mitarbeiter.
• Mobile Zugänglichkeit – Mitarbeiter können ihre Pläne über eine Smartphone-App einsehen.
• Einhaltung von Arbeitsgesetzen – Stellt sicher, dass Pläne den Überstundenregelungen und Pausenanforderungen entsprechen.
• Integration mit Lohnabrechnungs- & HR-Tools – Synchronisierung mit Lohn- und Workforce-Management-Systemen.
• Echtzeit-Benachrichtigungen & -Alarme – Sendet Erinnerungen für bevorstehende Schichten oder Planänderungen.

Unternehmen, die nach einem Generierungsprogramm für Arbeitspläne suchen, sollten sich auf diese Funktionen konzentrieren, um die Effizienz zu steigern und Planungsprobleme zu minimieren.

Wie funktionieren Mitarbeiterplanungs-Apps?

Die meisten Planungssoftwares funktionieren über eine cloudbasierte Plattform, die es Managern und Mitarbeitern ermöglicht, jederzeit und von überall auf Pläne zuzugreifen. Schritt-für-Schritt-Prozess der Planung von Mitarbeitern mit Software:

1. Verfügbarkeit der Mitarbeiter eingeben – Mitarbeiter reichen ihre bevorzugten Arbeitszeiten und Urlaubsanträge ein.
2. Schichten automatisch erstellen – Der Planungsgenerator für Mitarbeiter erstellt Schichten basierend auf Verfügbarkeit und geschäftlichen Anforderungen.
3. Pläne verteilen – Mitarbeiter erhalten ihre Arbeitspläne per E-Mail, mobile App oder Online-Dashboard.
4. Anwesenheit & Zeit nachverfolgen – Die Software überwacht Ein- und Ausstempelungen, Überstunden und Schichtänderungen.
5. Pläne in Echtzeit aktualisieren – Bei einer kurzfristigen Änderung können Manager die Mitarbeiter sofort informieren.

Diese Automatisierung hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, Planungsfehler zu reduzieren und die Effizienz der Belegschaft zu verbessern.

Warum können Sie unseren Bewertungen vertrauen?

Die Wahl des richtigen Mitarbeiterplanungsprogramms erfordert umfangreiche Recherche. Unsere Empfehlungen basieren auf:

• Funktionsanalyse – Wir vergleichen Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit, Integrations- und Compliance-Möglichkeiten.
• Benutzerbewertungen – Wir analysieren Rückmeldungen aus der realen Welt von Unternehmen verschiedener Branchen.
• Skalierbarkeit – Die bewerteten Tools sind für kleine Unternehmen, Großunternehmen und Remote-Teams geeignet.
• Preisgestaltung & Wert – Wir berücksichtigen Kostenwirksamkeit und Preistransparenz.

Indem wir uns auf diese Faktoren konzentrieren, haben wir die besten Planungs-Apps für 2025 identifiziert.

Beste Software für Mitarbeiter-Schichtplanung: Vergleichstabelle

Nachfolgend finden Sie einen schnellen Vergleich der 10 besten Apps zur Mitarbeiterplanung basierend auf wesentlichen Funktionen, Integrationen und Preisgestaltung.

Software	Perfekt für	Wichtige Funktionen	Integrationen	Preisgestaltung
Shifton	Schichtplanung & Verfolgung	Automatisierte Planung, Schichtwechsel, mobiler Zugang	Lohnabrechnung, HR-Tools	1,00 $ pro Mitarbeiter/Monat
Connecteam	Kleine Unternehmen & Remote-Teams	Zeiterfassung, GPS-Überwachung, Aufgabenmanagement	Slack, QuickBooks	Ab 29 $/Monat
When I Work	Mitarbeiter-Selbstplanung	Mobiler Zugang, Schichtwechsel, Einhaltung von Arbeitsgesetzen	POS, Lohnabrechnung	Kostenlose & kostenpflichtige Pläne
Deputy	Compliance & Workforce Planning	KI-Planung, Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Zeiterfassung	Xero, ADP	Ab 3,50 $/Benutzer
Shiftbase	Echtzeit-Personalplanung	Schichtplanung, Payroll-Integration, Berichterstattung	API, HR-Tools	Ab 3 $/Benutzer
Homebase	Kleine Unternehmen & Restaurants	Kostenloser Plan, Team-Messaging, Einstellungstools	Lohnabrechnung, POS	Kostenlose & kostenpflichtige Pläne
Sling	Mitarbeiter-Kollaboration	Schichtwechsel, Arbeitskostenverfolgung, Aufgabenmanagement	HR-Plattformen	Ab 2 $/Benutzer
Workyard	Bau- & Außenteams	GPS-Tracking, Lohn-Synchronisation, Auftragnehmersuche	QuickBooks, Xero	Ab 6 $/Benutzer
7shifts	Restaurants & Gastgewerbe	Prognosen, Arbeitsrichtlinienkonformität, Trinkgeldverteilung	POS, Lohnabrechnung	Kostenlose & kostenpflichtige Pläne
Schichtplan	Enterprise Workforce	Erweiterte Personalplanung, Analysen, Konformität	API, Gehaltsabrechnung	Individuelle Preisgestaltung

Diese Tabelle bietet einen Überblick über die Stärken jedes Terminplanungstools, um Unternehmen bei der Auswahl der besten Schichtplan-Software basierend auf ihren Bedürfnissen zu unterstützen.

10 Beste Mitarbeiterschichtplan-Software-Rezensionen

1. Shifton – für automatisierte Schichteinteilung

Shifton ist ein fortschrittliches Mitarbeitersystem für die Terminplanung, das für Unternehmen entwickelt wurde, die eine automatisierte Personalplanung und Echtzeit-Schichtanpassungen benötigen. Unsere Software ist eine intuitive Online-Anwendung mit zahlreichen Funktionen, die effizientes Management von Unternehmen, Projekten und die Erstellung von Zeitplänen ermöglichen. Benutzer können leicht bevorzugte Arbeitszeiten festlegen, Urlaub beantragen oder Schichten mit Kollegen tauschen. Ein bemerkenswertes Feature von Shifton ist die Möglichkeit, Push-Benachrichtigungen über Schichtänderungen und erledigte Aufgaben zu erhalten. Hauptfunktionen:

• KI-gestützte Schichtplanung zur Optimierung der Personalverteilung.
• Mitarbeiter-Self-Service für Schichttausch und Verfügbarkeitsaktualisierungen.
• Konformitätsüberwachung zur Vermeidung von Verstößen gegen das Arbeitsrecht.
• Mobilfreundliche Oberfläche für den Fernzugriff auf Zeitpläne.

Ideal für: Unternehmen mit komplexen Schichtstrukturen und hoher Mitarbeiterfluktuation. Preisgestaltung: 1,00 $ pro Mitarbeiter/Monat Seit Anfang 2023 haben Kunden dieser Online-Anwendung die Möglichkeit, zwei brandneue Module auszuprobieren: Arbeitsstandortkontrolle und Urlaubsverwaltung, und das Feedback deutet darauf hin, dass sie mit diesen neuen Ergänzungen sehr zufrieden sind.

2. Connecteam – für kleine Unternehmen & Remote-Teams

Connecteam bietet eine benutzerfreundliche Planung-App für kleine Unternehmen und Remote-Teams. Hauptfunktionen:

• Drag-and-Drop-Planung für schnelle Schichtzuweisungen.
• GPS-Tracking zur Überwachung von Remote-Mitarbeitern.
• Teamnachrichten & Aufgabenverteilung für bessere Koordination.

Ideal für kleine Unternehmen, die eine erschwingliche, umfassende Planungs-App suchen. Preisgestaltung: Ab 29 $/Monat für kleine Teams.

3. When I Work – für Mitarbeiterselbstplanung

When I Work ist eine beliebte Planungssoftware, die es Mitarbeitern erleichtert, Schichten zu tauschen und Urlaub zu beantragen. Hauptfunktionen:

• Mobilfreundliche Schichtplanung.
• Automatisierte Benachrichtigungen & Erinnerungen.
• POS- & Gehaltsabrechnungs-Integrationen.

Ideal für: Einzelhandel, Gastgewerbe und Gesundheitswesen, die selbständige Schichtverwaltung benötigen. Preisgestaltung: Kostenloser Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 2 $/Benutzer/Monat.

4. Deputy – für Konformität & Personalplanung

Deputy ist eine Personalplanungs-App, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einhaltung der Arbeitsgesetze zu gewährleisten und gleichzeitig Schichten effizient zu verwalten. Hauptfunktionen:

• KI-gestützte automatische Planung basierend auf Nachfrageprognosen
• Zeiterfassung und Echtzeit-Überwachung der Anwesenheit
• Arbeitskonformitätstools zur Vermeidung von Überstundenverletzungen
• Integration mit Gehaltsabrechnungssoftware wie ADP und Xero

Ideal für: Unternehmen, die eine konformitätsorientierte Personalplanung benötigen, um Arbeitskosten zu optimieren. Preisgestaltung: Beginnt bei 3,50 $ pro Benutzer/Monat.

5. Shiftbase – für Echtzeit-Personaleinsatzplanung

Shiftbase ist ein cloudbasiertes Planungssystem, das Echtzeit-Schichtplanung und Mitarbeiterverfolgung bietet. Hauptfunktionen:

• Drag-and-Drop-Schichtplanung für einfache Terminplanung
• Gehaltsabrechnungsintegration für automatisierte Gehaltsberechnungen
• Individuelle Berichterstellung und Mitarbeiteranalysen
• Echtzeit-Schichtbenachrichtigungen zur Reduzierung von Missverständnissen

Ideal für: Unternehmen, die sofortigen Zugriff auf aktualisierte Schichtpläne benötigen. Preisgestaltung: Beginnt bei 3 $ pro Benutzer/Monat.

6. Homebase – für kleine Unternehmen & Restaurants

Homebase ist eine benutzerfreundliche Planungssoftware, die für kleine Unternehmen und dienstleistungsorientierte Branchen entwickelt wurde. Hauptfunktionen:

• Kostenloses Paket für kleine Teams
• Mitarbeiterzeiterfassung & Stempelsystem
• Einstellungs- und Onboarding-Funktionen
• Teamchat & Aufgabenmanagement

Ideal für: Restaurants, Cafés und Einzelhandelsgeschäfte, die ein erschwingliches Personalplanungswerkzeug benötigen. Preise: Kostenloser Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 19,95 $ pro Monat.

7. Sling – für Mitarbeiterzusammenarbeit

Sling ist ein Mitarbeitereinsatzplanungs-Tool, das sich auf Teamzusammenarbeit und Kommunikation konzentriert. Hauptfunktionen:

• Schichtwechsel & offene Schichten für Flexibilität
• Arbeitskostenverfolgung & Budgetprognosen
• Unterstützung für mehrere Standorte für verteilte Teams
• Aufgabenmanagement & Mitarbeiterkommunikation

Ideal für: Unternehmen, die Teamarbeit bei der Schichtplanung priorisieren. Preise: Beginnt bei 2 $ pro Benutzer/Monat.

8. Workyard – für Bau- & Außendienstteams

Workyard ist ein spezialisiertes Planungstool für Unternehmen im Baugewerbe, Außendienste und Vertragsarbeit. Hauptfunktionen:

• GPS-Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter
• Präzise Arbeitskostenverfolgung für Projekte
• Koordination auf Baustellen & Personalmanagement
• Lohnabrechnungs- und Buchhaltungsintegrationen

Ideal für: Bauunternehmen und mobile Teams, die präzise Arbeitszeitverfolgung benötigen. Preise: Beginnt bei 6 $ pro Benutzer/Monat.

9. 7shifts – für Restaurants & Gastgewerbe

7shifts ist ein Mitarbeitereinsatzplanungssystem, das für Restaurants und das Gastgewerbe konzipiert ist. Hauptfunktionen:

• Schichtvorhersage & Arbeitskonformitätsverfolgung
• Trinkgeldpooling & Lohnabrechnungsintegrationen
• Mobiler Schichttausch & Echtzeit-Benachrichtigungen
• Automatische Planung basierend auf Verkaufsprognosen

Ideal für: Restaurantmanager, die das Arbeitsmanagement optimieren möchten. Preise: Kostenloser Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 17,99 $ pro Monat.

10. Shiftboard – für Unternehmensplanung

Shiftboard ist eine Unternehmenslösung zur Arbeitskräfteverwaltung, die für Unternehmen mit komplexem Planungsbedarf entwickelt wurde. Hauptfunktionen:

• Erweiterte Einsatzplanung & automatische Planung
• Überwachung der Arbeitskonformität & Überstundenverfolgung
• Mitarbeiter-Self-Service-Portal
• Benutzerdefinierte API-Integrationen für Großunternehmen

Ideal für: Unternehmen und große Organisationen, die Hunderte von Mitarbeitern an mehreren Standorten verwalten. Preise: Individuelle Preisanpassung basierend auf den geschäftlichen Anforderungen.

Wie man eine Mitarbeitereinsatzplanungs-Software auswählt

Die Wahl des richtigen Planungstools hängt von mehreren Faktoren ab. Hier ist, worauf Sie bei der Auswahl einer Arbeitsplanungs-App achten sollten:

1. Benutzerfreundlichkeit – Stellen Sie sicher, dass die Oberfläche intuitiv und leicht zu navigieren ist.
2. Automatisierungsfunktionen – Suchen Sie nach KI-gestützter Planung und Schichtmanagement.
3. Mitarbeiter-Self-Service – Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Schichten zu tauschen und Freizeit zu beantragen.
4. Integrationsmöglichkeiten – Die Software sollte mit Lohnabrechnungs-, HR- und POS-Systemen integrierbar sein.
5. Mobile Zugänglichkeit – Sorgen Sie für Echtzeit-Planaktualisierungen über mobile Apps.
6. Konformität & Unterstützung bei Arbeitsgesetzen – Hilft Unternehmen, Überstundenverstöße zu vermeiden.
7. Kosten & Preismodell – Wählen Sie Software, die zu Ihrem Budget und Ihrer Unternehmensgröße passt.
8. Berichte & Analysen – Einblicke in Arbeitskosten, Schichtabdeckung und Anwesenheit.
9. Branchenspezifische Funktionen – Einige Tools sind speziell für Restaurants, Einzelhandel oder Bauwesen ausgelegt.
10. Kundensupport & Zuverlässigkeit – Achten Sie auf 24/7-Support und zuverlässige Betriebszeiten.

Vorteile der Schichtplanungssoftware

Der Einsatz von Mitarbeitereinsatzplanungs-Software bietet zahlreiche Vorteile, die die Geschäftstätigkeit verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Hier erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen profitieren kann:

• Gesteigerte Produktivität und Effizienz. Die Automatisierung der Schichtplanung reduziert manuelle Fehler und Planungsprobleme und stellt eine optimale Einsatzverteilung sicher.
• Reduzierte Arbeitskosten. Optimierte Schichtplanung verhindert Überbesetzung und unnötige Überstunden, was Unternehmen hilft, Gehaltskosten zu senken.
• Optimierte Kommunikation. Eine Einsatzplan-App verbessert die Teamkoordination durch integrierte Nachrichten und Benachrichtigungen.
• Genaues Planen. Ein Einsatzplanungstool sorgt dafür, dass Mitarbeiter die richtigen Schichten zugewiesen bekommen, was Abwesenheiten reduziert.
• Einhaltung von Arbeitsgesetzen. Automatisierte Planungstools helfen Unternehmen, Arbeitsvorschriften einzuhalten und Bußgelder zu vermeiden.
• Echtzeit-Updates und Zugänglichkeit. Mitarbeiter können jederzeit über eine mobile Schichtplanungs-App auf ihre Pläne zugreifen.
• Integration mit anderer Software. Die meisten Mitarbeitereinsatzplanungsprogramme integrieren sich mit Gehaltsabrechnungen, HR und Workforce-Management-Systemen für nahtlose Abläufe.

Trends in Mitarbeiterschichtplanungssoftware für 2025

Die Branche der Schichtplanungssoftware entwickelt sich weiter, wobei neue Technologien die Fähigkeiten im Workforce-Management verbessern. Hier sind die Schlüsseltrends, die die Mitarbeitereinsatzplanung im Jahr 2025 gestalten werden:

1. KI-gesteuerte Planung – Vorhersagealgorithmen optimieren die Arbeitskräfteverteilung.
2. Mobile-First-Lösungen – Erhöhter Einsatz mobiler Planungs-Apps für bessere Zugänglichkeit.
3. Integration mit Gehaltsabrechnungs- und HR-Systemen – Mehr Tools synchronisieren direkt mit Gehaltsabrechnungsplattformen.
4. Erhöhte Autonomie der Mitarbeiter – Mitarbeiter haben mehr Kontrolle über Schichttausche.
5. Echtzeit-Workforce-Analytik – Unternehmen werden datenbasierte Erkenntnisse nutzen, um die Produktivität zu verbessern.

Die Quintessenz

Die Wahl der richtigen Mitarbeiterschichtplanungssoftware ist entscheidend, um das Workforce-Management zu optimieren und die Verwaltungsbelastung zu reduzieren. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Leitfaden:

• Automatisierte Planung reduziert die Zeit, die für die Schichtplanung aufgewendet wird.
• Benutzerfreundliche Planungs-Apps verbessern die Zugänglichkeit der Arbeitskräfte.
• Die Integration von Planungssoftware mit Gehaltsabrechnung und HR vereinfacht die Abläufe.
• KI-gesteuertes Schichtmanagement hilft bei der Optimierung der Arbeitskräfteverteilung.
• Die Überwachung der Einhaltung sorgt für die Befolgung der Arbeitsgesetze.
• Unternehmen sollten Software basierend auf branchenspezifischen Bedürfnissen auswählen.

Durch die Auswahl der richtigen Schichtplanungssoftware können Unternehmen die Produktivität verbessern, die Arbeitskosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. UPD Artikel vom 4. März 2025