Lönesystem vs. Lönetjänster: Skillnader & Jämförelse

Att hantera löner är en kritisk funktion för företag av alla storlekar, men det kan vara svårt att välja rätt lösning. Medan både lönemjukvara och löneredovisningstjänster erbjuder starka möjligheter för hantering av lönedata, kan de variera mycket i funktionalitet, kostnad och kontroll. Företag som vill effektivisera och optimera sitt företags löneprocesser, lönemjukvara och löneredovisningstjänster, behöver vara medvetna om de olika valen.Syftet med denna artikel är att titta på de viktigaste komponenterna för att väga fördelarna och begränsningarna med att använda både lönemjukvara och löneredovisningstjänster, för att välja vad som är mest lämpligt för olika typer av företag. Oavsett nuvarande eller nystarts rekommendationer om vilket lönesystem, lönemjukvara eller löneredovisningstjänster, som kommer att vara mest effektivt för noggrannheten av ditt företags lönedata, kan du använda de riktlinjer som ges i detta dokument.

Vad är lönemjukvara och nyckelfunktioner

Lönemjukvara är en omfattande elektronisk applikation som hjälper till att automatisera och förenkla hela lönehanteringsprocessen för företag av praktiskt taget alla storlekar. Att ta bort mänsklig ingripande via lönesystemet hjälper till att minska mänskliga fel, spara tid och öka den operativa effektiviteten. Företag som använder denna produkt kan exakt beräkna arbetstagares löner, ersättningar och löneavdrag, med hänsyn till ett brett spektrum av varierande element såsom övertid, arbetad tid och skatteregler.

Löneberäkning och automatisering

Automatisering av löneberäkning är en av de huvudsakliga och mest användbara funktionerna i redovisningsprogrammet i lönemjukvara och löneredovisningstjänster. Denna funktion eliminerar behovet av manuellt inmatade filposter, vilket dramatiskt minskar risken för mänskliga fel.Den beräknar automatiskt anställdas ersättning baserat på förinställda faktorer och regler, vilket kan inkludera timtaxor, fasta taxor, övertid och bonusar, samt olika krav på avdrag såsom skatter, sjukvård och förmåner. Det optimerar hela löneprocessen genom att säkerställa att varje individ betalas korrekt och i tid.

Spårning av arbetstid

Rika tidsspårningsverktyg är inbyggda i olika typer av löneprogramspaket, vilket ger företag ett komplett verktyg för att hålla koll på arbetstagares frånvaro, arbetstimmar, raster och övertid.Löneberäkningar säkerställs att vara precisa och helt i linje med den faktiska tiden som varje anställd arbetar tack vare denna integration. Minska risken för mänskliga misstag i lönemjukvara och löneredovisningstjänster och undvik potentiella tvister om arbetade timmar genom att automatiskt registrera data från tidsklockor, biometriska enheter eller manuella inmatningar.

Hantering av anställdas information

Det är lönemjukvara och löneredovisningstjänster som hanterar all viktig personaldata, inklusive namn, adress och annan personligt identifierbar information (PII), samt bankkontoinformation för löneutbetalningar. Den lagrar också säkert socialförsäkrings- och skatteregister samt annan personlig information som måste hållas uppdaterad för att upprätthålla lagar och regler. Systemet behåller också en omfattande databas med anställdas förmåner, prestandarapporter och anställningskontrakt.Med omedelbar tillgång till alla dokument relaterade till anställda förbättrar detta enda förvar övergripande datamanagement samtidigt som det förenklar dataåtervinning. Det minskar risken för förlorad dokumentation och garanterar att dokument är aktuella, tillgängliga och är strukturerade på ett metodiskt sätt.

Skatt och juridisk efterlevnad

Starka skatteefterlevnadsfunktioner som automatiskt beräknar federala skatter och statliga samt lokala skatter enligt de senaste reglerna används ofta med lönemjukvara och löneredovisningstjänster. På grund av denna automatisering garanteras varje anställds skatteavdrag vara exakta, med hänsyn till saker som inkomstkategorier, avdrag och undantag. Programmet producerar också den nödvändiga dokumentationen, inklusive lönebeskattningsanmälningar, W-2 och 1099, vilket minskar den administrativa bördan på HR-personal.

Betalningar

Lönemjukvara och löneredovisningstjänster kan direkt deponeras på de anställdas bankkonton tack vare programmet, vilket garanterar snabba, säkra och effektiva betalningar. Denna process kan automatiseras för att eliminera behovet av manuell utdelning av lönecheckar, vilket minskar den administrativa bördan och felen. Vidare, genom att garantera att anställda får sina lönekvitton samma dag varje cykel - oavsett helger eller helgdagar - höjer direktinsättningar anställdas tillfredsställelse.Förmågan att behandla flera scheman för olika grupper av anställda eller avdelningar gör detta till en flexibel funktion som kan användas av företag med en mängd olika lönebehov. Timanställda, till exempel, kan betalas varje vecka eller varannan vecka, medan tjänstemän kan betalas månadsvis.

Förmånsberäkning

När det kommer till att hantera och beräkna anställdas förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner, betald ledighet (PTO) och andra förmåner som aktieoptioner eller hälsoplaner, är löneredovisning avgörande för organisationer. Dessa teknologier automatiserar den tråkiga och ibland komplicerade processen för att säkerställa att pensionssparande inkluderas korrekt i lönemjukvara och löneredovisningstjänsters beräkningar. För en mängd olika förmånsplaner kan programmet automatiskt dra av bidrag och säkerställa precision och efterlevnad såväl som företagets regler.Lönemjukvara och löneredovisningstjänster kan t.ex. integreras med tredjeparts förmånsleverantörer, såsom pensionsfonder eller sjukförsäkringsbolag, för att bibehålla aktuella förmånsrelaterade data. Detta minskar risken för fel genom att säkerställa att alla ändringar av arbetstagarens position, bidragsbelopp eller premieavgifter automatiskt registreras i lönesystemet.

Analys och rapportering

Lönemjukvara och löneredovisningstjänster, som har inbyggd analys, kan producera omfattande rapporter om ett antal lönerelaterade ämnen, inklusive personalkostnader, anställdas ersättning, skattebidrag, förmånskostnader och övertidsersättningar. Dessa rapporter levererar informativa meddelanden om företagets ekonomiska situation, vilket gör det möjligt för organisationer att upptäcka trender, få mer kontroll över resurser och säkerställa att lönekostnader är i linje med den övergripande budgetplanen.Lönemjukvara och löneredovisningstjänster kan också följa utvecklingen över tid, vilket ger företag möjlighet att utvärdera avdelningsspecifika utgifter, hålla koll på utvecklingen av anställdas ersättningar, och till och med jämföra löneprogrammens prestanda över olika perioder eller platser.

Personalgränssnitt

Den flesta lönemjukvaran kommer med en medarbetarportal där anställda kan granska skatteinformation, uppdatera personlig information och hämta sina lönebesked. Den administrativa bördan på HR-avdelningar minskas kraftigt av detta självbetjäningsalternativ eftersom färre frågor om lönemjukvara och löneredovisningstjänster och personaldata skickas. För enkla förfrågningar om deras lönecheckar eller skatteavdrag behöver anställda inte längre ta kontakt med HR; istället kan de komma åt portalen när det passar dem och få den information de vill ha.Anställda kan enkelt spåra sina löner över tid med de verktyg som finns på de flesta personalportaler, exempelvis direktåtkomst till tidigare lönebesked. Anställda som har tillgång till sin lönehistorik kan kontrollera att alla avdrag - inklusive skatter och förmåner - är korrekta, vilket kan hjälpa dem att hantera sin ekonomi mer skickligt.

För- och nackdelar med lönemjukvara

Lönemjukvara har fördelar och nackdelar som företag bör tänka på innan de genomför. Medan det kan effektivisera löneprocesser och öka effektiviteten, finns det några nackdelar att vara medveten om.

Skrivbords- och mobilåtkomst

Majoriteten av mjukvaran kan nås från vilken skrivbords- eller mobil enhet som helst eftersom den är byggd i molnet. För dagens företag är denna typ av bekvämlighet extremt värdefull, vilket tillåter chefer och HR-anställda att hantera löner från praktiskt taget var som helst. Användare kan logga in för att granska sina inkomster, ändra information eller begära ledigt utan att behöva vara på kontoret.Dessutom är realtidsuppdateringar och filsynkronisering vanligtvis inbyggt i lönemjukvara och löneredovisningstjänster i molnet, vilket säkerställer att alla användare har tillgång till den senaste informationen. Detta är särskilt fördelaktigt för företag med spridda eller avlägsna arbetsstyrkor, vilket gör det enkelt att samarbeta och kommunicera över olika funktioner och kontor.

Datasäkerhet och sekretess

Säkerhet är en av de största bekymren vid administrering av löner. Anställdas data bearbetas i lönesystem, inklusive redovisningsdata, personalinformation och löneposter. Därmed är det kritiskt att skydda användarnas integritet, data och förtroende. Lönemjukvara har säkra säkerhetsmekanismer på plats för att skydda privat affärsinformation från obehörig åtkomst och hackare.Dessa säkerhetsåtgärder använder ofta sofistikerade krypteringsmetoder för att skydda information, både i lönemjukvara och löneredovisningstjänster under transit och i vila. Privat data är krypterad, vilket gör den oläslig för alla utom legitima användare som har de nödvändiga dekrypteringsnycklarna. Detta betyder att även om data avlyssnas under transit kan det inte nås av illvilliga aktörer.

Prisvärdhet

Lönemjukvara kan kräva stora installationsavgifter i förväg, vilket varierar beroende på leverantör och funktioner, men det är generellt billigare över tid, även för små till medelstora företag.Många lösningar för lönemjukvara har prissättning som är uppdelad i nivåer, vilket gör det möjligt för organisationer att hitta en plan som bäst passar deras behov och budget. Med sin eventuella brist på ekonomiska resurser kan nystartade företag och småföretag finna sådan flexibilitet mycket fördelaktig. Efter att programmet är konfigurerat finns det vanligtvis prenumerationsavgifter att betala, vilket ger exklusiva rättigheter till nya funktioner, teknisk support och uppdateringar.

Anpassning

De flesta lönemjukvaror är anpassningsbara till ett företags unika krav. Organisationer kan skräddarsy sina lönesystem på olika sätt för att bättre möta sina egna operativa behov och mål. Till exempel kan företag designa anpassade rapporter som lyfter fram särskilda mätvärden eller personalrelaterade viktiga prestationsindikatorer (KPI:er). Ledningen kan fatta kloka beslut med hjälp av dessa rapporter, som kan erbjuda insikter i anställdas prestation, övertidstrender och lönekostnader.

Inlärningskurva

Lönemjukvara har stora fördelar, men den kommer ofta med en inlärningskurva. För att få ut det mesta av lönemjukvaran måste entreprenörer och HR-team investera tid och engagemang för att förstå dess kapabiliteter och funktioner. Denna process kan vara särskilt svår för personer som kanske inte är teknikvana eller har liten kännedom om lönemjukvara och löneredovisningstjänster.Mångfalden av verktyg och alternativ som erbjuds, från löneberäkningar till hantering av personaldata, kan initialt överväldiga användarna. Det kan ta tid att bli kunnig på att använda gränssnittet, mata in data korrekt och dra nytta av alla funktioner. För att säkerställa att varje teammedlem är bekväm med att använda programmet kan extra utbildningssessioner eller workshops krävas i många fall på grund av dess kompleksitet.

Brist på professionellt stöd

Lönemjukvara kräver att löneadministrationen hanteras internt av teamen, till skillnad från lönemjukvara och löneredovisningstjänster, som tilldelar ett dedikerat team av resurser för att stödja hela löneprocessen på uppdrag av företaget. För att korrekt använda programvaran, förstå dess funktioner och hålla sig uppdaterad med skatteändringar och lönekrav, måste personalen få utbildning.För företag utan specialiserad lönepersonal eller med begränsad HR-kunskap kan avsaknaden av expertstöd vara mycket svår. Dessa företag kan ha problem med att hantera löner korrekt, vilket kan leda till fel i anställdas ersättning, skattedeklarationer och efterlevnad av arbetslagar. Dessutom har den interna personalen det fulla ansvaret för att rätta till fel, vilket kan få dem att försumma andra viktiga HR-uppgifter.

Återkommande programvaruavgifter

Löneprogramvara är ofta billigare än löntjänster, men företag behöver fortfarande ta hänsyn till andra kostnader, som löpande medlemsavgifter. Inköp av löneprogramvara kan initialt verka mer ekonomiskt än de återkommande kostnaderna för att använda löneprogramvara vs. löntjänstleverantör, men det är viktigt att ta hänsyn till dessa kostnader i det långa loppet.Priser på prenumerationer för löneprogramvara inkluderar vanligtvis tillgång till nya funktioner, kundsupport och programuppdateringar. Företag kan behöva uppdatera sin löneprogramvara vs. löner tjänster eller köpa extra användarlicenser för att hantera nyanställningar eftersom deras arbetsstyrka expanderar och deras löneanspråk blir mer komplicerade. Dessa extra kostnader kan snabbt byggas upp och kan till slut kräva en betydande kontantinsats.

Ska ditt företag köpa löneprogramvara

Beroende på ditt företags unika krav måste du investera i löneprogramvara. Även om programmet har många fördelar, såsom noggrannhet, kostnadsbesparingar och automatisering, kanske det inte är det bästa valet för alla typer av företag. När du bestämmer dig för om löneprogramvara är det bästa alternativet för ditt företag, ta hänsyn till följande kriterier.

Nystartade företag och småföretag

Löneprogramvara kan vara ett ekonomiskt alternativ för småföretag med färre anställda. Det gör automatisering enkel utan att kräva dyra löntjänster.

Företag med interna HR-team

Löneprogramvara är ofta idealisk för företag med erfarna HR-avdelningar. Gruppen kan övervaka programmet och säkerställa en smidig löneprocess.

Företag med fjärr- och distribuerade team

Löneprogramvara vs. löntjänster är idealiskt för organisationer med distribuerad eller geografiskt åtskild personal. Anställda och chefer kan hantera löner från olika molnbaserade lagringslösningar, vilket ger enkel användning och flexibilitet.

Vem använder löneprogramvara

Företag av alla storlekar, från start-ups till väletablerade företag, använder löneprogramvara. Löneprogramvara är ett rimligt prissatt alternativ för små företag med strama resurser. Större företag med interna HR-team använder programvara på grund av dess kontrollerbarhet och mångsidighet.

Vad är löntjänster och nyckelfunktioner

Omvänt tillhandahåller löntjänster en mer decentraliserad hantering av löneprocessen. Med denna löneprogramvara vs. löntjänster, outsourcas lönebehandlingen till ett tredjepartsföretag som hanterar alla lönerelaterade frågor, inklusive efterlevnad, skattedeklarationer och betalningar.

Lönebehandling

Lönebehandling hanteras helt av löntjänster. Detta innebär att alla uppgifter utförs av experter och inkluderar behandling av skatteavdrag, löneutbetalningar och löneberäkningar.

Personlig rådgivning

Många löneprogramvaror vs. löntjänster tillhandahåller individualiserad rådgivning och ger professionell råd om anställdas förmåner, löneadministration och skattemässig efterlevnad. Denna rådgivning kan vara avgörande för organisationer som saknar intern lönekunskap.

Skatteinlämning & juridisk efterlevnad

Löntjänster garanterar att företag följer alla gällande skatteregler och förordningar. Genom att hantera skatteinlämning och tillhandahålla nödvändiga handlingar minskar de risken för juridiska problem.

Förmånsadministration

Administrationen av förmåner, vilket hjälper företagsadministration av anställdas sociala förmånsplaner såsom sjukvårdsplaner, pensionsplaner och bidrag till pensionsplaner, inkluderas ofta i löneprogramvara vs. löntjänster.

Betalningar & insättningar

Övervakningstjänster för löneinsättningar direkt säkerställer tidig utbetalning till anställda och säkerställer integriteten i alla processer.

För- och nackdelar med löntjänster

Löntjänster ger professionell hjälp med att hantera lönerelaterade uppgifter, men som med alla andra lösningar, har varje sina styrkor och svagheter. Företag kan avgöra om det är det bästa valet att anlita ett tredjepartsföretag för löner genom att vara medveten om dessa.

Pålåtlig experttjänster

Företag kan erhålla skickliga lönespecialister genom att använda löntjänster. Detta garanterar noggrannhet och minskar risken för lönefel.

Inga ytterligare omkostnader eller hanteringsproblem

Eftersom löntjänster hanterar allt behöver företag inte bekymra sig med löneprogramvara vs. löntjänster om programuppdateringar eller att själva hantera löner. Som en följd av detta finns det mindre företagskostnader och mer tid fokuserad på kärnverksamheten.

Skalbarhet

Löntjänster kan växa i takt med att stötta ditt företag. Löntjänster är flexibla nog för att möta dina behov om du expanderar din arbetsstyrka eller breddar dig till nya områden.

Högre initial investering

Lönetjänstens största nackdel är dess kostnad. Löneprogramvara vs. löntjänster kan vara kostsamt, särskilt för mindre företag som kan ha svårt att motivera de högre startkostnaderna.

Datasäkerhet och integritetsproblem

Löntjänster hanterar känslig information, men outsourcing kan orsaka integritetsproblem. För att skydda anställdas data behöver företag vara säkra på att tjänsteleverantören har strikta säkerhetsriktlinjer på plats.

Vem använder löntjänster

Större företag eller de som saknar intern lönekunskap är mer benägna att använda löntjänster. Företag som försöker minska den administrativa bördan av löner vänder sig ofta till dessa tjänster för bekvämlighet och sinnesfrid.

Löneprogramvara vs. löntjänster: Fem skillnader

Företag kan hantera sina löner mer effektivt om de känner till de stora skillnaderna mellan löneprogramvara vs. löntjänster. Nedan är fem viktiga skillnader som visar hur vart och ett av valen uppfyller olika affärskrav.

1. Funktionalitet och kontroll

Företag kan direkt hantera sina löner och lönehantering med hjälp av löneredovisningsprogramvara. Löneinställningar, hantering av personaldata och rapportgenerering är alla anpassningsbara av användarna för att uppfylla egna behov. Löneprogramvara vs. löntjänster är flexibelt tack vare denna funktion, som gör det möjligt för HR-avdelningar att anpassa programmet så att det passar deras behov.Löntjänster, å andra sidan, följer vanligtvis en uppsättning procedurer som standardiseras och specificeras av leverantören. Även om detta kan minska inlärningskurvan och underlätta hanteringen, kanske det inte har de anpassade funktionerna som vissa organisationer vill ha. För företag som efterfrågar särskilda anpassningar eller integrationer med befintliga HR-system kan löneprogramvara vara det bästa alternativet.

2. Kostnad och investering

När man bestämmer sig mellan löneprogramvara och löntjänster är kostnad en viktig faktor. Löneprogramvara har ofta en initial inköpspris och därefter löpande abonnemangskostnader för underhåll och uppgraderingar. För företag med en stabil arbetsstyrka kan denna strategi vara mer kostnadseffektiv på lång sikt än periodiska tjänstebetalningar. Å andra sidan bestäms kostnaden för löntjänster ofta av antalet anställda och affärsprocessens komplexitet hos de tjänster som tillhandahålls.Medan de initiala kostnaderna för löneprogramvara vs. löntjänster kan vara lägre, kan de öka med tiden, särskilt för större företag. Därför behöver företag noggrant granska sina tillväxtplaner och budgetar för att avgöra vilket alternativ som ger mest värde.

3. Expertis och stöd

Företag använder löneprogramvara vs. löntjänster och förlitar sig på intern kunskap för att hantera löneuppgifter. HR-personal måste vara informerade om lönelagar och branschens bästa praxis för att göra detta. Medan många programvarulösningar tillhandahåller resurser och kundstöd, kan mindre företag utan dedikerade HR-team ha svårt att nå den nivå av kunskap som krävs.Men tillgång till kunniga lönespecialister som är uppdaterade med rättsliga och regulatoriska förändringar är möjligt med löneprogramvara vs. löntjänster. Detta kan starkt minska risken för problem med efterlevnad. Företag som saknar kompetens eller kapacitet att hantera löner själva kan hitta sinnesro och regelverksefterlevnad genom att outsourca till en lönetjänst.

4. Efterlevnad och riskhantering

Efterlevnad av skatteregler och arbetslagar är avgörande för alla företag, och både löneprogramvara och löntjänster erbjuder olika metoder för riskhantering. Generellt har löneprogramvara inbyggda efterlevnadsverktyg, som hjälper till att automatisera skatteberäkningar och producera nödvändiga rapporter. För att fånga upp förändringar i regler och förordningar måste företag säkerställa att de regelbundet uppdaterar programvaran.Löntjänster, å andra sidan, ansvarar för att säkerställa att löneprocesser följer rättsliga standarder. De är specialister på efterlevnad och riskhantering. Detta kan vara särskilt användbart för företag som verkar under löntjänster och olika regler i olika jurisdiktioner. De potentiella riskerna med bristande efterlevnad kan leda till böter och avgifter, vilket gör den kunskap som ges av löneprogramvara vs. löntjänster avgörande.

5. Skalbarhet och flexibilitet

Skalbarhet är ytterligare en viktig sak att tänka på. När det kommer till att expandera små och medelstora företag kan löneprogramvara vara ett utmärkt val. Löneprogramvara vs. löntjänster tillåter ofta snabba anpassningar när organisationen växer genom att hantera mer personal och funktioner. Men när företaget växer kan vissa mjukvarulösningar behöva uppgraderas till mer kostsamma versioner, vilket kan leda till oväntade utgifter.Kontrasterande kan löneprogramvara vs. löntjänster enkelt anpassas till ett företags föränderliga behov, oavsett om det handlar om att hantera tillfälliga arbetare eller tillåta snabb expansion. Utan krångel med programuppgraderingar erbjuder de flexibiliteten att öka eller minska tjänster baserat på dagens företagsbehov.

Löneprogramvara vs. Löntjänster: Vad är bäst för ditt företag

Funktion	Löneprogramvara	Löntjänster
Kontroll	Full kontroll över lönebehandling	Begränsad kontroll, förlitar sig på tjänsteleverantören
Kostnad	Initial investering plus prenumerationsavgifter	Löpande serviceavgifter baserade på anställdas antal
Expertis	Kräver intern expertis för hantering	Professionella lönespecialister hanterar allt
Efterlevnad	Automatiserade efterlevnadsfunktioner, men kräver uppdateringar	Dedikerad efterlevnadshantering av experter
Skalbarhet	Kan vara kostnadseffektivt men kan kräva uppgraderingar	Hög skalbarhet utan behov av uppgraderingar
Anpassning	Hög grad av anpassning för specifika behov	Begränsad anpassning, ofta standardiserade processer
Inlärningskurva	Kan ha en brantare inlärningskurva	Generellt användarvänlig med tillgång till support
Riskhantering	Kräver noggrannhet för att säkerställa efterlevnad	Lägre risk med professionell översyn

Förbättra din löneprocess med Shifton

Shifton är en banbrytande löneprogramlösning utvecklad för att förbättra bearbetningsnoggrannhet och effektivitet. Shifton effektiviserar löneadministrationen för företag av alla storlekar genom att kombinera avancerade funktioner och intuitiva användargränssnitt.Företag som använder Shifton drar nytta av:

• Hela lönehanteringen: Automatisera beräkningar och utbetalningar till anställda med några klick;
• Smidig integration: Förbättra arbetsflödet och förenkla dataadministrationen genom att enkelt ansluta till befintliga HR-system;
• Expertstöd: Kontakta dedikerad supportpersonal för hjälp med eventuella frågor om lönen eller efterlevnad;
• Analyser i realtid: Fatta strategiska beslut genom att lära dig mer om personalprestanda och lönekostnader.

Att investera i ett system som Shifton kan avsevärt förbättra din löneprocess, frigöra ditt företag för att fokusera på medarbetartillfredsställelse och utveckling samtidigt som du upprätthåller efterlevnad och noggrannhet i löneadministrationen. Att byta till ett modernt löneprogram kan vara nyckeln till att öka produktivitet, anpassningsförmåga och kontroll över dina löneprocedurer.