Współcześni ludzie są zawsze zajęci. Ciągle musimy wykonywać zlecenia, płacić rachunki, kupować jedzenie i od czasu do czasu odwiedzać lekarza. Z tego powodu często musimy przełączać się między zadaniami. Na przykład, wysyłać maile do partnerów biznesowych, rozmawiać przez telefon z nowymi klientami czy planować wakacje. Tego rodzaju stres nie stanowi problemu dla osób, które potrafią wykonywać wiele zadań jednocześnie.
Mieszanie działań offline i online utrudnia zdolność do multitaskingu
Najpierw musisz stworzyć dwie listy. Na pierwszej zapisz wszystkie rzeczy, które można zrobić offline. Drugi katalog jest przeznaczony wyłącznie dla zadań wymagających połączenia internetowego. Przejdź online tylko wtedy, gdy to konieczne. Na przykład możesz napisać tekst e-maila bez połączenia, podczas gdy do negocjacji biznesowych przez Skype potrzebny jest dostęp do Internetu. W ten sposób mniej się rozpraszasz i jesteś bardziej skuteczny w multitaskingu.
Śledź wszystko
Niedokończone zadania nie dają ci spać w nocy? Stwórz listę niezałatwionych spraw i trzymaj ją w pobliżu. Spróbuj prawidłowo sformułować swoje zadania. W przeciwnym razie trudno będzie ci je zrealizować. Nie ma znaczenia, ile pozycji znajdzie się na liście: 100 czy 1000.
Aktualizuj ją pod koniec dnia pracy. Zachęcamy również do tworzenia katalogów dla różnych typów zadań. Na przykład, dla zadań związanych z marketingiem czy zakupami.
Następnie wybierz zadania o najwyższym priorytecie. Wybierz 5 krytycznie ważnych rzeczy, zadań, które można delegować oraz rzeczy, które można odrzucić. Zostaw zadania o niskim priorytecie na jutro.
Przeglądaj listę rano i sprawdź, czy zawiera wszystkie ważne zadania dnia. Następnie dodaj je wszystkie do swojego kalendarza. Sprawdź listę w weekend, aby upewnić się, że niczego nie zapomniałeś.
Odłóż ten smartfon
Upewnij się, że wyłączyłeś powiadomienia na smartfonie. Możesz przeglądać Facebooka i oglądać nowe tweety, gdy wrócisz do domu. Wszystkie potrzebne powiadomienia powinny być na komputerze w miejscu pracy. Jest również lepiej, aby odpowiadać na maile od znajomych poza biurem.
Multitasking przyjmuje zmianę tempa
Spróbuj pracować nad dwoma różnymi projektami tego samego dnia i przełączać się między nimi od czasu do czasu. Zmiana aktywności pozwala wymyślać nieoczekiwane rozwiązania i uwalniać się od zbędnych myśli. To zawsze dobry sposób na oderwanie się od monotonnego zadania.
Nie zapomnij o tych zasadach, a praca wielozadaniowa wkrótce stanie się dla ciebie drugą naturą.
