У той час як в фізичному світі ця інформація була доступна тим, хто надавав догляд, у наш сучасний епоху — всі цифрові дані про вас можуть зберігатися на базі даних десь на іншому кінці планети — повинні існувати певні стандарти, за якими PHI може передаватися в електронному вигляді для захисту особистої приватності та забезпечення безпеки.

Закон про транспарентність та підзвітність у сфері медичного страхування (HIPAA) був створений для забезпечення конфіденційності медичних записів, а також дорожньої карти для закладів щодо етичного управління даними. Дотримання HIPAA регламентів не тільки захищає конфіденційність медичних записів, але й зміцнює довіру в умах пацієнтів і доглядальників.

Складності дотримання регламенту HIPAA, включаючи його визначення, що він вимагає, та різні закони, що застосовуються, і регуляції, які його контролюють, описані в цій статті. Цей файл визначає «захищену медичну інформацію», вказує, хто повинен дотримуватися регламентів HIPAA, і описує ключові компоненти процесу впровадження активної корпоративної політики. Організації можуть поліпшити захист, уникнути можливих порушень та забезпечити відповідальність у змінному регуляторному середовищі, зрозумівши нюанси дотримання HIPAA.

Визначення відповідності HIPAA

Фундаментально, визначення відповідності HIPAA передбачає впровадження ряду технологічних заходів та фізичних запобіжників для захисту PHI від порушень та небажаного доступу. Це включає використання захищених комп’ютерних систем для зберігання та передачі медичної інформації до навчання працівників процедурам забезпечення конфіденційності даних. Встановлення чітких правил і процедур, що визначають, як компанії повинні реагувати на будь-які порушення даних та захищати права пацієнтів, є ще одним аспектом відповідності.

Чому відповідність вимогам HIPAA є важливою

Дотримання HIPAA зупиняє неналежне використання, розкриття або отримання інформації про пацієнта та інших даних щодо медичної допомоги. HIPAA забезпечує, що PHI є захищеним та захищеним, підтримуючи довіру пацієнтів і дотримуючись законодавчих вимог. Крім того, дотримання допомагає компаніям уникнути штрафів або наглядових наслідків та втрати репутації, пов’язаної з порушеннями HIPAA. Дотримання регламентів HIPAA демонструє обов’язок підтримувати основний рівень приватності пацієнтів, що є критичним фактором у наданні медичної допомоги.

Крім етичного аспекту, це відповідає вимогам, що відповідають HIPAA, за законом. Недотримання може призвести до серйозних санкцій, судових дій і втрати ліцензій компанії. Навіть якщо порушення даних стають більш поширеними, сильна культура дотримання є єдиним шляхом до забезпечення відповідності вимогам HIPAA.

Що таке захищена медична інформація

Будь-яка інформація в медичному записі, яка може бути використана для ідентифікації конкретної особи і яка була розроблена, використана або розкрита під час надання медичних послуг, таких як діагностика або лікування, інакше називається конфіденційними даними пацієнта.

PHI охоплює різні ідентифікатори, які пов’язують медичні дані, включаючи електронні та фізичні записи, з конкретними особами. Щоб захистити цілісність і конфіденційність даних пацієнтів, правила для PHI дотримання HIPAA вимагають суворих заходів контролю обробки PHI.

Ідентифікатори PHI

Захищена медична інформація (PHI) включає широкий спектр номерів ідентифікації, які можуть бути використані для визначення особи, як напряму, так і непрямо. Медичні організації повинні чітко розуміти, що кваліфікується як PHI, щоб відповідати закону про відповідність HIPAA.

Інформація про минуле, теперішнє або потенційне фізичне або психічне здоров’я особи, надані медичні послуги або виставлення рахунків за ті ж переваги, пов’язані з працівником, вважається PHI. Ідентифікатори, наведені нижче, специфіковані HIPAA:

• Імена;
• Географічні місця менші за штат;
• Дати (народження, смерті, госпіталізації);
• Номери телефонів;
• Адреси електронної пошти;
• Номери медичних записів;
• Деталі страхових акаунтів;
• Будь-який інший унікальний код або характеристика.

Постачальники медичних послуг та пов’язані суб’єкти, що відповідають HIPAA повинні бути здатні розпізнавати ці ідентифікатори. Організації можуть зменшити ризик порушення даних і залишатися у відповідності з правилами HIPAA, правильно керуючи PHI та захищаючи його. Ефективна адміністративна практика даних є вирішальною, оскільки невдача у збереженні цих ідентифікаторів може призвести до суворих штрафів і зниження довіри пацієнтів.

Хто повинен дотримуватися HIPAA

Будь-яка компанія або приватна особа, яка поводиться з вашою медичною інформацією (PHI) або має до неї доступ, зобов’язані дотримуватися HIPAA. Існують дві великі категорії: «Бізнес-партнери» та «Покриті суб’єкти».

Щоб захистити записи студентів у всій еко-системі охорони здоров’я, критично визначити типи бізнесу, які підпадають під регуляторний вплив HIPAA. Для захисту конфіденційності, цілісності та конфіденційності даних покритих медичних записів, як Правило конфіденційності HIPAA, так і Правило безпеки HIPAA вимагають, щоб всі організації в цих категоріях дотримувалися правил.

Покриті суб’єкти

Покритий суб’єкт — це надавач прямих медичних послуг, таких як клініки, лікарні, кабінети лікарів, роздрібні аптеки та плани медичного забезпечення. Щоб забезпечити безпеку інформації їх клієнтів, вони дотримуються Правил відповідності HIPAA.

Ці організації повинні мати політики для правильного зберігання та захисту даних і несуть основну відповідальність за отримання згоди пацієнтів перед поширенням PHI. Ці організації повинні слідувати Керівництвам з відповідності HIPAA.

Бізнес-партнери

Часто званий бізнес-партнером, бізнес-партнер — це сторона, яка надає послуги в сфері охорони здоров’я, такі як IT, аналіз даних та білінг, постачальнику медичних послуг. Покритий медичний постачальник повинен відзвітувати перед HIPAA, оскільки вони можуть мати деталі особистого пацієнта.

Угоди, що вимагають такої ж степені безпеки і відповідності даних, як і у покритих організацій, повинні також бути підписані з бізнес-партнерами. Оскільки порушення з боку бізнес-партнера все ще може призвести до штрафів для покритого підприємства, важливо дотримуватись цього розширеного мережевого партнера.

Які правила і регламенти HIPAA

Правило конфіденційності HIPAA є набором положень, що охоплюють конкретні сфери конфіденційності та безпеки; три основних регламенти це Правило повідомлення про порушення, Правило безпеки HIPAA та Правило конфіденційності HIPAA.

Ці правила гарантують, що підприємства використовують суворий захист даних для захисту PHI від загроз, незаконного доступу та зловживань. Регламенти забезпечують єдину основу, що визначає процедури обробки інцидентів безпеки та як медичні організації повинні захищати дані пацієнтів.

Правила конфіденційності та безпеки HIPAA

Основою регламенту HIPAA є правила конфіденційності та безпеки даних HIPAA, які розроблені, щоб допомогти забезпечити виживаність, коректність, зручність і конфіденційність індивідуально атрибутованої інформації про здоров’я (PHI).

Правила конфіденційності HIPAA є ключовою частиною кожної медичної організації і працюють разом, щоб забезпечити, що підприємства та їхні асоціації проходять до дотримання найкращих практик у галузі конфіденційності, довіри та захисту інформації. Дотримання цих правил не лише запобігає штрафам, але й формує довіру з пацієнтами, запевняючи їх, що їхні PHI обробляються правильно.

Правило конфіденційності HIPAA

Правило конфіденційності HIPAA встановлює національні правила для захисту конфіденційності електронних медичних записів та іншої персонально ідентифікованої медичної інформації. Правило конфіденційності обмежує використання та розкриття PHI без згоди пацієнта. Пацієнти мають кілька інших прав на повагу до особистого життя і конфіденційності щодо їх індивідуальних медичних даних, включаючи можливість її змінення, отримання копій записів і розуміння використання та обміну їхньою особистою інформацією.

Правило безпеки HIPAA

Правило безпеки HIPAA, яке враховує положення для збереження доступності безпечних та захищених областей електронного PHI (ePHI), доповнює Правило конфіденційності. Правило вимагає застосування відповідних адміністративних, технологічних та фізичних заходів для запобігання впливу на потенційні ризики та вразливості. Ключ до успіху практик відповідності HIPAA — слідувати стандартам Правила безпеки HIPAA. Обмежений доступ, часті огляди даних та шифрування серед запобіжників.

Аналіз відповідності HIPAA

Ідентифікація ризиків для захисту медичної інформації та надання відповідних гарантій необхідні для аудиту відповідності HIPAA. Щоб залишатися законно актуальним згідно з останніми законами і вимогами HIPAA, організації повинні регулярно переглядати свої системи, політики та практики. Додатково аналітика гарантує, що медичний працівник залишається аудитовим і допоможе визначити області, які потребують поліпшення.

Сім елементів ефективної відповідності

Ці сім основних компонентів складають успішну програму відповідності HIPAA:

• Впровадження заявлених правил і процедур: Персонал має бути спрямований через чітку і лаконічну презентацію для захисту конфіденційності даних;
• Встановлення офіцера та комітету з відповідності: Всі пов’язані послуги з відповідності управляються спеціалізованою командою;
• Надання ефективної освіти та навчання: Працівники повинні зрозуміти і змогти застосувати вимоги для відповідності HIPAA;
• Встановлення ефективних шляхів комунікації: Прозорість залежить від наявності відкритих каналів для повідомлення про проблеми;
• Проведення внутрішнього моніторингу та аудиту: Часті аудит допомагають у визначенні й виправленні слабких місць;
• Використання широко відомих дисциплінарних процедур для забезпечення стандартів: Для ефективності відповідності необхідна відповідальність.

Вирішення порушень, як тільки вони виявляються, та прийняття коригувальних дій знижує можливість більш серйозних порушень.

Крім того, створення ефективних каналів комунікації сприяє прозорій культурі, дозволяючи співробітникам висловлювати проблеми без страху перед репресіями. Наостанок, забезпечення стандартів шляхом широко відомих дисциплінарних процедур підкреслює важливість відповідності у всьому бізнесі.

Демонструйте свою відданість підтримці цілісності даних пацієнтів, швидко вирішуючи заявлені порушення, що в кінцевому підсумку формує впевненість і довіру в медичній спільноті.

Фізичні та технічні заходи, політики та відповідність HIPAA

Медичним організаціям необхідно запровадити всебічні заходи, що захищають доступ до даних, захист, конфіденційність і безпеку захищеної медичної інформації (PHI), щоб відповідати HIPAA. Ці захисти падають у три категорії: адміністративні, технологічні та фізичні.

У той час як правила і процедури надають основу для підтримки відповідності на всіх рівнях організації, фізичні і технічні захисти є важливими для підтримки безпеки і захисту PHI.

Фізичні Захисні Заходи

Кроки, розроблені для підтримки матеріального захисту систем і об’єктів, де зберігається PHI, називаються фізичними захисними заходами. Це охоплює контроль за кінцевими точками та доступом, а також належну утилізацію обладнання, яке містить PHI. Прикладами є системи стеження, щоб зупинити небажані фізичні вхідні, захищені шафи та обмежений доступ до об’єктів.

Технічні Захисні Заходи

Технології та процедури, які захищають ePHI, включені до технічних захисних заходів. Щоб зупинити небажаний доступ, деякі приклади включають брандмауери, безпечний контроль доступу, шифрування та системи моніторингу. Ці засади важливі для дотримання стандартів безпеки HIPAA, оскільки вони допомагають підтримувати інтегритет записів у системі охорони здоров’я і гарантують, що їх можуть переглядати лише авторизовані особи.

Політики та Процедури

Ведення PHI організацією описується в керівництвах з політики та процедур. Щоб забезпечити обізнаність кожного співробітника про їхні обов’язки та відобразити зміни в стандартах дотримання HIPAA, ці документи слід регулярно оновлювати. Політики визначають, що робити з запитами на дані, як управляти заходами безпеки та проводити регулярні перевірки дотримання.

Які Вимоги до Дотримання HIPAA

Критерії відповідності HIPAA відрізняються в залежності від типу компанії та того, як вона обробляє PHI. До основних вимог відносяться впровадження захисних засобів, проведення частих оцінок ризиків, навчання персоналу та наявність процедур для повідомлення про порушення. Усі охоплені компанії та ділові партнери повинні зрозуміти, що означає відповідність HIPAA і дотримуватися цих інструкцій. Це гарантує, що організації охорони здоров’я завжди готові оперативно реагувати на будь-яку можливу ситуацію з безпекою.

Що таке Порушення HIPAA

Невиконання організаційною одиницею або бізнесом справедливих і звичайних стандартів та процедур, викладених у Правилі Безпеки HIPAA, є порушенням HIPAA. Неправильне поводження та зберігання можуть призвести до витоку захищеної медичної інформації (PHI) у доступ, розкриття або неправомірне використання PHI. І навмисні події, такі як навмисне вторгнення до даних, і ненавмисні події, такі як людська помилка або відсутність безпеки, можуть призвести до порушення HIPAA.

Типи Порушень HIPAA

Невиконання забезпечення PHI, як передбачено в Правилі Конфіденційності дотримання HIPAA, є порушенням HIPAA. Порушення містить незаконний доступ, втрату даних, неправомірну утилізацію PHI і невиконання перевірки ризику безпеки. Порушення можуть бути умисними, такими як неправомірний перегляд медичних файлів, або ненавмисними, такими як передача інформації неправильній особі.

Покарання за Порушення HIPAA

На підставі серйозності порушення, порушення HIPAA може варіюватися від штрафів до кримінального переслідування. Серйозні порушення можуть призвести до штрафів до 1,5 мільйона доларів на рік, а свідоме ігнорування може призвести до ув’язнення. Щоб тримати компанії відповідальними та стимулювати поліпшення дотримання, були впроваджені оновлені штрафи за порушення HIPAA. Ці поліпшення включають жорсткіші правила та більші штрафи, щоб переконатися, що компанії серйозно ставляться до відповідності.

Приклади Реальних Порушень HIPAA

Кілька реальних сценаріїв чітко демонструють наслідки недотримання вимог HIPAA. Вони зазвичай обертаються навколо збоїв у безпеці даних, спричинених недостатніми захисними практиками чи людськими помилками, і можуть призвести до значних штрафів та шкоди репутації. Деякі відомі приклади включають ІТ-компанії, що не забезпечили безпеку інформаційних запасів, лікарні, що неправильно утилізували записи, та медичні плани, що розкривали PHI через онлайн-довідники.

Найновіші Оновлення HIPAA

Кілька важливих змін у дотриманні HIPAA з’явилися в останні роки з метою покращення безпеки та конфіденційності захищеної медичної інформації (PHI) і адаптації до швидкозмінного середовища медичних технологій. Ці оновлення охоплюють важливі теми, зокрема тривалий опіоїдний кризис та зростаюче використання телемедичних послуг і електронних медичних даних.

Оновлені Штрафи за Порушення HIPAA

Останні зміни призвели до значного зміни в порядку поводження з порушеннями, увівши більш суворі штрафи для компаній, які не дотримуються правил HIPAA. Нові правила підкреслюють необхідність дотримання існуючих стандартів, накладаючи значно більші штрафи на бізнес за повторні порушення. Це збільшення штрафів є не лише каральним заходом; це важливий засіб припинення недбалості та недотримання, мотивуючи організації охорони здоров’я надавати перевагу конфіденційності даних пацієнтів.

Цей зрушення є частиною ширшої світової тенденції до жорсткіших законів щодо безпеки даних, коли до бізнесу застосовуються вищі стандарти, ніж раніше. Регулятори усвідомлюють необхідність суворіших заходів, щоб гарантувати, що чутлива інформація достатньо захищена, оскільки порушення безпеки даних стають більш частими і складними. Як наслідок, постачальники послуг охорони здоров’я, страховики та бізнес-партнери повинні активно виконувати свої обов’язки з відповідності, впроваджуючи надійні захисні заходи і сприяючи відповідальній культурі всередині своїх компаній.

Кращий Контроль і Відповідальність за Порушення

Було введено більше відповідальності за порушення і суворіші заходи забезпечення, щоб забезпечити серйозне відношення до вимог дотримання HIPAA. Наслідком є частіші аудити та оцінки компаній з охорони здоров’я, коли регуляторні агенції, такі як Офіс з Громадянських Прав (OCR), збільшують свої зусилля для контролю за дотриманням. Ці аудити не лише призначені для виявлення порушень, але й для того, щоб запропонувати рекомендації щодо покращення процедур дотримання.

Строгіші санкції за недотримання є потужним засобом відстрашення, який змушує бізнес приділяти пріоритет уваги дотриманню HIPAA у їхніх операціях. Залежно від серйозності та типу порушення, фінансові штрафи можуть доходити до мільйонів доларів, що ще більше заохочує постачальників медичних послуг та їхніх бізнес-партнерів встановлювати розгорнуті процеси дотримання.

Можлива Постійна Програма Аудиту

Офіс з Громадянських Прав (OCR) може встановити постійну програму аудиту для регулярної перевірки відповідності компаній правилам HIPAA. Ця проактивна програма спрямована на ретельну оцінку їхніх процедур і політик, щоб переконатися, що охоплені організації та бізнес-партнери дотримуються встановлених критеріїв захисту захищеної медичної інформації (PHI).

OCR сподівається знайти можливі недоліки у зусиллях з дотримання — які часто залишаються непоміченими, поки не відбудеться порушення — шляхом проведення регулярно аудитів. Використовуючи цей підхід, компанії можуть вирішувати вразливості до того, як вони призведуть до серйозних порушень даних або порушень, покращуючи безпеку пацієнтської інформації.

Додаткові Керівництва або Регламенти Щодо Опіоїдів

У відповідь на кризи опіоїдів, Міністерство охорони здоров’я і соціальних служб США (HHS) впровадило додаткові керівництва за правилами відповідності HIPAA, щоб забезпечити краще управління інформацією, пов’язаною з опіоїдами. Ці вказівки дозволяють медичним працівникам більшу гнучкість у передачі інформації про пацієнтів членам сім’ї, доглядачам і лікувальним закладам у певних обставинах.

Мета полягає в забезпеченні кращої координації догляду за індивідуумами, що борються з наркоманією до опіоїдів, одночасно зберігаючи стандарти конфіденційності та безпеки, що вимагаються правилами конфіденційності HIPAA.

Правило Блокування Інформації

Дотримання HIPAA тісно пов’язане з Правилом Блокування Інформації Закону про Ліки XXI Століття. Метою цієї регуляції є запобігання діям, що перешкоджають використанню, обміну або доступу до електронної медичної інформації (EHI).

Це правило забороняє ІТ-постачальникам та медичним постачальникам робити які-небудь дії, які б навмисно запобігали або ускладнювали обмін медичною інформацією. Підтримання відкритості та власності пацієнтів на їхні власні медичні дані залежить від дотримання цієї вказівки.

Ініціатива OCR щодо Права на Доступ

Для забезпечення дотримання правил HIPAA, Офіс з Громадянських Прав (OCR) запустив Ініціативу Права на Доступ, яка спеціально зосереджена на правах пацієнтів щодо доступу до інформації про їхнє здоров’я. Ця програма забезпечує, щоб запити на медичні записи оброблялися швидко медичними працівниками без зайвих затримок або завищених витрат. OCR своєю агресивною політикою штрафів для компаній, що не дотримуються, підкреслює необхідність надання першочергової уваги правилам дотримання HIPAA для доступу до даних пацієнтів.

Як Shifton Може Допомогти в Управлінні Медичним Асистентом

Shifton є універсальним рішенням для медичної індустрії, надаючи необхідні інструменти для відстеження робочого часу та ефективного управління змінами. Для медичних працівників, таких як медсестри та медичні асистенти, робота в нічні зміни може представляти унікальні виклики. Shifton допомагає впорядковувати ці процеси, надаючи зручний додаток для відстеження відпрацьованого часу, забезпечуючи правильне фіксування годин та безперешкодне управління графіком змін.

Одна з ключових переваг Shifton – це його здатність зберігати дані про лікарняні відпустки, що полегшує медичним закладам підтримувати точну облікову документацію відсутності та забезпечувати належний склад працівників. Трекер робочого часу дозволяє адміністраторам охорони здоров’я відслідковувати патерни змін, відстежувати робочий час та коригувати графіки на основі даних у реальному часі.

Використовуючи функцію відстеження робочого часу Shifton, організації охорони здоров’я можуть забезпечити, що їх персонал, включаючи медичних асистентів, які працюють у нічні зміни, планується ефективно. Shifton дозволяє краще управляти часом і прозорістю, допомагаючи уникати вигоряння і поліпшувати результати догляду за пацієнтами.

Управління компанією, що надає послуги з прибирання за контрактом, може бути складним, особливо з точки зору планування, відносин з клієнтами та обробки платежів. Багато організацій користуються графіками та плануваннями комерційного прибирання для компаній, щоб максимально покращити робочий процес, зменшити витрати та підвищити продуктивність. Ці рішення дозволяють оптимізувати процеси, покращити комунікацію та забезпечити ефективне керування часом.

Вибір відповідного програмного забезпечення для планування в сфері прибирання може стати вирішальним фактором, незалежно від розміру вашого бізнесу – від маленького сервісу покоївки до великого комерційного хімчистку. У цьому пості охоплено 11 найкращих програм для управління бізнесом в сфері прибирання, які спростять керування робочими процесами компанії.

Наші обрані

Що таке програмне забезпечення для бізнесу в сфері прибирання

Користувачі програмного забезпечення для хімчисток можуть керувати операціями, включаючи планування персоналу, моніторинг та виставлення рахунків клієнтам, за допомогою адміністративних інструментів хімчисток. Ці системи, які включають в себе функції, що спрощують щоденне управління, спеціально розроблені для компаній з прибирання. Програмне забезпечення для планування в сфері прибирання, допомога та інші подібні сервіси об’єднують кілька функцій в зручний інтерфейс, що знижує кількість помилок і заощаджує час.

Власники компаній можуть зосередитися на розвитку свого бізнесу, використовуючи найкраще програмне забезпечення для хімчисток, яке автоматизує рутинні завдання, такі як призначення завдань, планування та виставлення рахунків. Ці системи можуть бути налаштовані відповідно до ваших потреб, незалежно від того, чи ви керуєте великою комерційною операцією з прибирання, чи управляєте командою, що займається прибиранням квартир.

Як працюють системи програмного забезпечення для бізнесу в сфері прибирання

Об’єднуючи основні функціональні елементи в єдину платформу, інструмент пошуку компанії з прибирання надає компаніям-очисникам всі необхідні ресурси для ефективного керування завданнями. Більшість програмного забезпечення для планування в сфері прибирання дозволяє користувачам налаштовувати і підтримувати графіки, призначати завдання співробітникам, відстежувати стан їх роботи та обробляти виставлення рахунків і платежі.

Це програмне забезпечення для планування в сфері прибирання часто має мобільні додатки, які дозволяють обслуговуючому персоналу переглядати деталі роботи, перевіряти графіки та почасово відмічатися на ходу. Інтеграція з пристроями відстеження GPS полегшує спостереження за працівниками та забезпечує їхнє перебування в потрібних місцях.

Переваги програмного забезпечення для бізнесу в сфері прибирання

У сфері очистки використання інструментів планування має декілька переваг:

• Краще програмне забезпечення для планування в сфері прибирання: можливість автоматизувати планування персоналу – одна з головних переваг. Це зменшує ймовірність подвійних бронювань та гарантує, що кожна зміна ефективно покрита;
• Покращена комунікація: ефективний інструмент для планування прибирання сприяє комунікації між лідерами і підлеглими, спрощуючи процеси;
• Управління часом: програмне забезпечення для очищення гарантує, що працівники приходять вчасно і завершують завдання в строк завдяки таким функціям, як моніторинг часу та автоматичні нагадування;
• Фінансове управління: багато систем поєднують зобов’язання з виставленням рахунків, що зменшує адміністративні завдання та забезпечує своєчасну оплату;
• Масштабованість: більшість рішень дозволяють вам розширювати свій бізнес, незалежно від тривалості вашої кампанії в сфері очищення чи невеликої організації.

11 найкращих рішень для програмного забезпечення для бізнесу в сфері прибирання

Правильне програмне забезпечення для планування для сфери прибирання є необхідним для ефективного управління розкладом, координацією персоналу, взаємодією з клієнтами та загальними операціями в компанії з прибирання. Зі зростаючою потребою в послугах прибирання, від домашніх робіт до комерційних задач з прибирання, впровадження програмного забезпечення, пристосованого для цього бізнесу, стало необхідністю.

Наявність надійного програмного забезпечення для планування в сфері прибирання та систем управління може значно спростити ваші операції, незалежно від розміру вашого бізнесу – чи ви керуєте невеликим сервісом покоївки, чи великою комерційною компанією з прибирання.

У цьому розділі ми розглянемо 11 кращих програм для планування в сфері прибирання, які зараз є на ринку. Ці системи включають спеціальні функції, такі як планування персоналу, диспетчеризація, виставлення рахунків та управління клієнтами; вони все, що вам потрібно, щоб керувати прибутковою компанією з прибирання. Ми надаємо різноманітні рішення, які задовольняють потреби бізнесів різних розмірів і рішень для комерційної хімчистки, включаючи програми для бізнесу в сфері прибирання та програмне забезпечення для планування для сервісу покоївки. Давайте розглянемо ці відмінні варіанти та виберемо той, який найкраще підходить вашим потребам!

Shifton

Гнучке програмне забезпечення для планування в сфері прибирання під назвою Shifton було створено для спрощення планування та управління персоналом. Його інтуїтивно зрозумілий інтерфейс полегшує контроль за робочими годинами шляхом створення розкладів співробітників і управління змінами. Крім того, підвищуючи ефективність розподілу робочих завдань та ресурсів, це програмне забезпечення для компаній з прибирання підвищує операційну ефективність компаній з прибирання будь-якого розміру, а також надає можливості для розподілу завдань, створення контрольних списків, відстеження місцезнаходження кожного співробітника на карті, зон обслуговування та звітів співробітників у вигляді фотографій виконаних робіт.

Основними перевагами програмного забезпечення для планування в сфері прибирання Shifton є його адаптивні функції та здатність задовольняти потреби як малих, так і великих компаній. Його надійне управління завданнями та зручний у користуванні інтерфейс часто хвалять користувачі. Відповідно до вимог і розміру компанії Shifton пропонує індивідуальні цінові опції.

Як Shifton може допомогти в бізнесі з прибирання

Для компаній, які займаються прибиранням, програмне забезпечення для планування в сфері прибирання Shifton гарантує, що всі зміни покриті, завдання ефективно розподілені, і співробітники поінформовані про свої щоденні обов’язки. Менеджери можуть стежити за продуктивністю співробітників завдяки можливостям відстеження завдань та часу в режимі реального часу, які реалізовані завдяки його інструментам управління завданнями та відстеження часу.

Connecteam — найкраще все-в-одному програмне забезпечення для бізнесу в сфері прибирання

Connecteam відрізняється як повне і універсальне програмне забезпечення для компаній з прибирання всіх видів. Connecteam надає універсальну платформу для оптимізації повсякденних завдань і підвищення продуктивності, незалежно від розміру вашої компанії – чи ви керуєте невеликим колективом чи великою комерційною компанією.

Ця програма є однією з найкращих варіантів програмного забезпечення для компаній з прибирання, оскільки вона допомагає з програмним забезпеченням для планування в сфері прибирання, комунікацією та управлінням завданнями зокрема.

Ефективні інструменти для планування співробітників

Для компаній, що займаються прибиранням, планування може бути трудомістким завданням. З програмним забезпеченням Connecteam для планування в сфері прибирання ви можете легко створювати, змінювати та ділитися графіками всього за кілька кліків.

Призначаючи роботу відповідно до доступності та місця розташування працівників, ви можете переконатися, що потрібний персонал буде доступний у потрібний час. Крім того, платформа автоматично сповіщає працівників про їхні майбутні зміни, що знижує ймовірність відсутності працівників або проблем з розкладом.

Часовий годинник з можливістю відстеження GPS

Співробітники можуть використовувати свої мобільні телефони для реєстрації роботи та її завершення за допомогою функції годинника Connecteam. Ви можете переконатися, що члени вашої команди знаходяться на місці, коли потрібно, спостерігаючи за їхнім місцезнаходженням протягом робочого часу завдяки функціям відстеження за допомогою GPS. Ця технологія може бути дуже корисною для компаній, які управляють кількома об’єктами або мають віддалених працівників. Крім того, зменшується кількість помилок та адміністративні витрати, коли відстеження часу і нарахування заробітної плати плавно інтегровані.

Зберігайте всі важливі документи в одному легкодоступному місці.

Доступ до різноманітних документів, включаючи інструкції з експлуатації обладнання, протоколи безпеки та контрольні списки для прибирання, часто є необхідним для прибирання підприємств. Програмне забезпечення для планування в сфері прибирання Connecteam пропонує централізовану платформу, де працівники можуть зберігати та отримувати всі ці важливі документи з будь-якого місця у будь-який час. Ця функція спрощує процеси та гарантує, що ваші співробітники завжди мають під рукою необхідні інструменти.

Спрощення комунікації з працівниками

Ефективна комунікація є важливою частиною управління групами з прибирання, особливо коли команди працюють у різних місцях. Завдяки інтегрованим можливостям обміну повідомленнями, які пропонує Connecteam, члени команди та керівники можуть спілкуватися в реальному часі. Миттєві оновлення, нагадування та важливі сповіщення можуть бути надіслані, щоб переконатися, що всі в курсі останніх новин і підтримують компанійні цілі.

Легке управління завданнями та проектами

Програмне забезпечення для планування в сфері прибирання Connecteam спрощує процес управління завданнями та проектами, забезпечуючи єдину платформу для призначення роботи, встановлення термінів виконання та відстеження прогресу. Керівники можуть отримувати сповіщення, коли завдання завершено або є затримки, оскільки кожна робота протоколюється в реальному часі. Ця функція дуже корисна для компаній з прибирання, які мають багато клієнтів і повинні управляти кількома одночасними завданнями.

Запровадження нових співробітників та навчання існуючих прибиральників

Однією з найкращих переваг Connecteam є можливість впроваджувати та навчати персонал безпосередньо через платформу. Створення та призначення програм навчання для новачків або надання безперервного навчання для існуючих прибиральників може забезпечити, що всі ознайомлені з корпоративними політиками, процедурами очищення та законами про безпеку.

Це гарантує одноманітний рівень обслуговування, зменшуючи час і зусилля, необхідні для введення на роботу нових працівників.

Jobber — добре підходить для планування та диспетчеризації

Помітне програмне забезпечення для планування в сфері прибирання Jobber відоме своїми вдосконаленими функціями диспетчерування та розкладу. Це програмне забезпечення ідеально підходить для компаній у сфері прибирання, які хочуть ефективно керувати своїм персоналом і надавати першокласне обслуговування клієнтів. Власникам компаній з прибирання подобається Jobber завдяки його простому у використанні інтерфейсу, який робить призначення робіт, моніторинг прогресу та управління відносинами з клієнтами легкими.

Планування та диспетчеризація співробітників

Ви можете швидко і просто планувати та розгортати працівників за допомогою програмного забезпечення для планування в сфері прибирання Jobber. Ви можете призначати завдання працівникам на основі їхньої доступності та близькості до робочого місця через програму планування для компаній з прибирання, що гарантує ефективне використання часу і шляхів. Завдяки інтеграції платформи з мобільними пристроями працівники можуть зберігати інформацію про графіки та призначення роботи безпосередньо на своїх смартфонах.

Онлайн-бронювання

Можливість організовувати запис онлайн з Jobber є великою перевагою для прибиральників, які прагнуть спростити адміністрацію клієнтів. Через ваш веб-сайт або певний додаток клієнти можуть здійснювати прямі бронювання послуг, спрощуючи процес як для компанії, так і для її клієнтів. Цей інструмент допомагає ефективніше заповнити ваш графік, мінімізуючи потребу в комунікації вперед-назад.

Розрахунки та виставлення рахунків

Програмне забезпечення для планування для прибирання бізнесу Jobber дозволяє створювати та надсилати рахунки прямо через сайт, спрощуючи процес виставлення рахунків і виставлення рахунків. Значна частина адміністративної роботи автоматизована програмою, що зменшує помилки та економить час. Для клієнтів, які не сплатили, ви також можете запрограмувати автоматичні нагадування, що гарантуватиме своєчасні платежі та поліпшить грошовий потік вашої компанії.

ZenMaid — Добре підходить для автоматизації процесів

Програмне забезпечення для планування для прибирання бізнесу, що зветься ZenMaid, спеціально розроблене для послуг дому прибирання та компаній. Його основна мета — автоматизувати адміністративні завдання, щоб власники бізнесу могли проводити більше часу, зосереджуючи увагу на задоволенні клієнтів та зростанні. Для будь-якої служби з прибирання, яка прагне максимізувати операції, ZenMaid є істотним інструментом завдяки своїм можливостям упорядкування розрахунків, платіжних відомостей та графіків.

Розклад завдань

Завдяки міцним можливостям розкладу ZenMaid ви можете призначати завдання працівникам залежно від їхнього рівня навичок і наявності. Компанії з прибирання використовують програмне забезпечення для планування для прибирання, щоб гарантувати завершення кожної роботи вчасно і щоб не залишити жодну зміну незаповненою. Система також дозволяє повторне планування завдань, тому ви можете автоматично налаштувати повторні послуги для клієнтів.

Онлайн-бронювання

Клієнти можуть легко організовувати зустрічі за допомогою системи онлайн-бронювання ZenMaid. Лише кількома кліками клієнти можуть переглянути доступні часові слоти та забронювати потрібні послуги з прибирання. Програмне забезпечення для планування для прибирання та система бронювання інтегровані, тому ваш календар постійно оновлений і без конфліктів.

Виплати заробітної плати

Шляхом взаємодії з вашим вибраним джерелом виплати заробітної плати та автоматичного обчислення годин працівників, ZenMaid спрощує процес виплати заробітної плати. Ця функція гарантує, що працівники отримують плату вчасно та правильно, одночасно зменшуючи адміністративні зусилля. Коли виплата заробітної плати вже оброблена, ви можете зосередитися на розширенні своїх додатків для обслуговування та підвищенні задоволення клієнтів.

ServiceM8 — Добре підходить для створення комерційних пропозицій

Для компаній, які прагнуть підвищити задоволеність клієнтів, надаючи точні та комплексні комерційні пропозиції, ServiceM8 є відмінним варіантом програмного забезпечення для планування для прибирання. З цією програмою ви можете швидко підготувати пропозиції та доставляти їх електронно клієнтам, що дуже корисно для фірм, які пропонують спеціалізовані послуги з прибирання.

Комерційні пропозиції

Легко та ефективно створювати та доставляти комерційні пропозиції з ServiceM8. За допомогою програми ви можете створювати професійні, детальні оцінки, які чітко окреслюють, які послуги ви надасте, та встановлювати очікування для ваших клієнтів. Як тільки пропозиція схвалена, її можна перетворити в роботу лише кількома кліками, прискорюючи весь процес бронювання.

Онлайн-бронювання

Крім того, програмне забезпечення для планування для прибирання ServiceM8 має інструмент онлайн-бронювання, який дозволяє клієнтам організовувати запис на послуги прямо з вашого веб-сайту. За допомогою цього інструменту заповнення вашого календаря вимагає менше зусиль і менше ручного введення даних. Крім того, це працює разом з вашою програмою планування, щоб все було централізовано та організовано.

Workwave — Добре підходить для комерційних компаній з прибирання

Потужне комерційне програмне забезпечення для планування для прибирання Workwave створено для вирішення особливих труднощів, з якими стикаються великомасштабні підприємства. Workwave надає програмне забезпечення для управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) та оптимізацію маршрутів транспортних засобів, щоб допомогти організаціям краще управляти своїми ресурсами, персоналом і клієнтами.

Оптимізація маршрутів

Функція оптимізації маршрутів програмного забезпечення для планування для прибирання Workwave забезпечує, щоб ваші бригади з прибирання рухалися найкоротшими шляхами між завданнями. Це дозволяє вам виконати більше завдань за день та заощаджує пальне та час. Оптимізація маршрутів є ключовим компонентом програмного забезпечення для комерційних компаній з прибирання, яка контролює декілька сайтів для максимізації ефективності.

Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM)

Сильні можливості CRM також включені в Workwave, які допомагають вам відстежувати історії робіт, управляти інформацією клієнтів і підтримувати задоволення клієнтів. Ведучи запис переваг вашого клієнта та історії обслуговування, рішення CRM дозволяють вам встановлювати ближчі зв’язки з ними та забезпечувати, що кожна робота відповідає їхнім очікуванням.

Swept — Добре підходить для клінінгових компаній

Swept — це програмне забезпечення для планування для прибирання, яке було створено спеціально для клінінгових компаній. Воно забезпечує повну низку функцій, що надають більш ефективне та просте управління бригадами з прибирання. Розроблене спеціально для задоволення потреб сектора клінінгу, Swept допомагає компаніям впорядкувати свої процеси та забезпечити, що всі аспекти управління командою ефективно та систематично керуються.

Swept має дуже зрозумілий інтерфейс розкладу, що є однією з його головних переваг. За допомогою цього додатку для планування прибирання менеджери можуть легко створювати та змінювати розклади й призначати роботу окремим співробітникам, залежно від їхніх навичок та доступності. Забезпечуючи, що кожне завдання з прибирання надмірно заточене, підвищується стандарт обслуговування загалом та зменшується ймовірність втрачених призначень.

Планування працівників

Прибиральні компанії можуть призначати завдання, керувати змінами та миттєво попереджати персонал про їхні плани, використовуючи програмне забезпечення планування працівників Swept для бізнесу з прибирання. Крім того, платформа робить легким внесення змін в останню хвилину в розклад, гарантуючи, що прибиральники будуть завжди там, де їм потрібно бути, коли їм потрібно бути там.

Це програмне забезпечення для планування для бізнесу з прибирання охоплює великі й малі клінінгові операції та забезпечує, що не виникає ніяких непорозумілостей.

Управління запасами

Для клінінгових послуг управління запасами є необхідним для відстеження засобів для прибирання. Swept впорядковує цей процес, дозволяючи командам управляти та контролювати рівні запасів з використанням додатку. Компанії можуть відстежувати такі предмети як захисне спорядження, засоби для прибирання та інструменти, що мінімізує час простою через дефіцит запасів.

mHelpDesk — Добре підходить для пошуку нових клієнтів

Програмне забезпечення для планування для бізнесу з прибирання, як-от mHelpDesk, було створено спеціально для клінінгових фірм, з акцентом на важливість впорядкування процесів і пошуку нових можливостей для бізнесу через управління лідами. З різноманітними рішеннями, які підтримують компанії в підвищенні продуктивності та стимулюванні зростання, ця потужна платформа вирішує особливі потреби в секторі клінінгу.

Функції управління лідами

Пропонована mHelpDesk потужна система управління лідами допомагає клінінговим компаніям відстежувати, керувати та укладати угоди з лідами. Компанії можуть зосереджуватися на розширенні клієнтської бази, автоматизуючи процедуру, що гарантує, що жоден потенційний клієнт не втрачається. mHelpDesk спрощує відстеження лідів і їх залучення через онлайн-форми, запити клієнтів та рекомендації.

Портал для клієнтів

Одна з найкращих функцій mHelpDesk — це портал для клієнтів, який надає користувачам доступ до персоналізованої панелі інструментів, де вони можуть зв’язатися з клінінговою фірмою, переглянути рахунки та робити запити на послуги. Це покращує загальну обслуговування клієнтів і сприяє довірі, полегшуючи клінінговим компаніям зберігання повторних клієнтів.

Hubstaff — Добре підходить для відстеження часу

Hubstaff є високо цінованим професійним контрактним програмним забезпеченням для планування для бізнесу з прибирання, яке відмінно підходить для управління бюджетами та відстеження часу співробітників, що робить його ідеальним рішенням для компаній, які намагаються заощадити на робочій силі та підвищити продуктивність. Величезна функціональність та простий інтерфейс Hubstaff дозволяють клінінговим фірмам ретельно контролювати своїх співробітників і переконатися, що кожна хвилина, витрачена на завдання, записана.

Годинник робочого часу працівника та розрахунок бюджету на робочу силу

Менеджери клінінгових компаній можуть забезпечити точність розрахунку заробітної плати, відстежуючи години роботи співробітників до хвилини з функцією годинника часу в програмному забезпеченні Hubstaff для планування для бізнесу з прибирання. Завдяки його безперебійній інтеграції з GPS-трекінгом менеджери можуть легко підтвердити місцезнаходження співробітників, коли вони реєструються та виходять з роботи.

Шляхом надання організаціям видимості на час і ресурси, виділені для кожної задачі, функція розрахунку бюджету на робочу силу може допомогти їм скоротити неефективні витрати та підвищити продуктивність.

Відстеження витрат

Ще одной важливою характеристикою Hubstaff є управління витратами, яке допомагає компаніям управляти та класифікувати витрати, такі як засоби для прибирання, понаднормові годинники співробітників та витрати на подорожі. Завдяки комплексним звітам програмного забезпечення компанії можуть оптимізувати бюджети та приймати обґрунтовані фінансові рішення.

Workyard

Одним з найкращих програмних забезпечень для планування для прибирання є Workyard, всебічна платформа, яка допомагає підприємствам ефективно управляти своїми співробітниками, відстежувати час та оптимізувати завдання.

З простим у використанні інтерфейсом, який спрощує щоденні операції та розвантажує менеджерів і власників бізнесу для зосередження на розвитку і наданні послуг, Workyard був створений спеціально для задоволення особливих потреб сектора прибирання.

Складна система управління персоналом Workyard є однією з його найвизначніших особливостей. Очищувальні організації можуть легко керувати продуктивністю працівників, виводити на роботу нових робітників і зберігати впорядкований запис про кваліфікацію та сертифікації кожного члена команди, використовуючи цей додаток. Централізуючи дані про персонал, менеджери можуть легше призначити роботу на основі доступності та рівня навичок завдяки швидкому доступу до критичної інформації.

Оцінювання

Власники клінінгових компаній можуть відстежувати та оцінювати продуктивність співробітників за допомогою інструментів оцінювання Workyard, які засновані на декількох показниках, таких як виконання роботи, своєчасність і задоволеність клієнтів. Ця система оцінки допомагає компаніям знаходити області для поліпшення та сприяє відповідальності.

Основні моменти

Програмне забезпечення для планування для прибирання Workyard відмінно надає функції управління проектами і точного відстеження часу, які полегшують роботу клінінгових операцій. Його зручний для користувача дизайн та потужні можливості розкладу гарантують ефективне спілкування і продуктивність між менеджерами та персоналом. Воно також забезпечує мобільний доступ, що робить його ідеальним для клінінгових працівників, які постійно в русі.

Відгуки

Користувачі цінують здатність Workyard зменшувати адміністративний тягар та покращувати спільну роботу команди. Багато відгуків підкреслюють, наскільки точно платформа відстежує час і продуктивність, що допомагає скоротити витрати компаній, зменшуючи крадіжку співробітників і підвищуючи продуктивність.

Ціноутворення

Програмне забезпечення для планування для прибирання, Workyard пропонує рішення, що підходять для малих і великих клінінгових підприємств за доступними цінами. Воно підходить для різних компаній, оскільки надає можливості налаштування цін залежно від кількості співробітників та конкретних функцій, які потребує компанія.

Housecall Pro

Ще одне відоме програмне забезпечення для планування роботи в компаніях з прибирання — це Housecall Pro, яке пропонує безліч функцій для ефективного управління бригадами прибиральників, відстеження завдань та управління контактами клієнтів. Housecall Pro, розроблене з урахуванням потреб клінінгових компаній, спрощує безліч операційних процедур, допомагаючи менеджерам та співробітникам підтримувати ефективність і організацію.

Простий метод планування у Housecall Pro — одна з найкращих його особливостей. Ця програма дозволяє менеджерам без зусиль виділяти завдання своїм бригадам прибиральників, забезпечуючи оптимальне покриття та усуваючи проблеми з розкладом. Відстеження розкладів у режимі реального часу користувачами дозволяє своєчасно вносити зміни за потреби. Крім того, програмне забезпечення автоматично нагадує користувачам про майбутні завдання, що знижує кількість пропусків і запізнень.

Оцінка

Програмне забезпечення для планування у клінінгових компаніях Housecall Pro отримує чудові оцінки за зручність використання та зрозумілий дизайн. Завдяки своїй надійності в підтримці зв’язків з клієнтами, автоматизації виставлення рахунків та планування і відправлення прибиральників, власники клінінгових служб часто оцінюють його як одне з найкращих програмних рішень.

Ключові особливості

Вбудована система обробки платежів, відстеження завдань у режимі реального часу, відправлення та автоматичне планування — це одні з основних особливостей Housecall Pro для клінінгових компаній. Особливо виділяють його потужні засоби зв’язку, які дозволяють керівникам передавати оновлення клієнтам та прибиральникам, підвищуючи загальну координацію завдань.

Основні моменти

Мобільний додаток для планування у Housecall Pro для клінінгових компаній, який дозволяє прибиральникам отримувати доступ до деталей роботи, записувати години та зв’язуватися з клієнтами безпосередньо зі своїх смартфонів, є однією з основних особливостей цього додатку. Він також взаємодіє з поширеними бухгалтерськими платформами, такими як QuickBooks, спрощуючи управління рахунками та платежами.

Відгуки

Користувачі хвалять програмне забезпечення для планування в клінінгових компаніях Housecall Pro за його потужний набір функцій, простий у використанні інтерфейс та відмінне обслуговування клієнтів. Власники клінінгових компаній часто зазначають, як програмне забезпечення допомагає їм зекономити час, автоматизуючи адміністративні завдання, дозволяючи зосереджуватися більше на взаємодії з клієнтами і надання якісних послуг.

Ціноутворення

Housecall Pro пропонує ряд цінових варіантів, щоб відповідати потребам як невеликих, так і великих клінінгових компаній. Доступні гнучкі щомісячні або щорічні підписки, і для компаній, які потребують більших можливостей, можна додати інші функції. З огляду на різноманіття інструментів, з якими він постачається, вартість є конкурентоспроможною.

Порівняйте найкращі програмні рішення для клінінгових компаній

Слід оцінити кілька варіантів програмного забезпечення за їх функціями, зручністю використання та вартістю, обираючи найкраще програмне забезпечення для клінінгових компаній. Кожна програма має унікальні особливості, створені для різних видів клінінгових компаній.

Порівняння найкращих програмних рішень для клінінгових компаній може допомогти вам вибрати ідеальний варіант для вимог вашої компанії, незалежно від того, чи потрібно вам програмне забезпечення для планування або багатофункціональний інструмент управління.

Врахуйте такі фактори, як відгуки користувачів, обслуговування клієнтів і можливість інтеграції інструменту з поточними. Розглядаючи ці критерії, ви зможете оцінити, яке програмне забезпечення забезпечує найбільшу цінність для вашої організації. Основні програмні рішення, розглянуті в цій статті, наведені нижче з коротким оглядом їх виразних особливостей.

• Shifton: Пропонує вдосконалену систему управління завданнями та можливості для планування, що робить його ідеальним вибором для клінінгових фірм, які прагнуть максимізувати ефективність праці та покращити комунікацію між керівником і співробітниками;
• Connecteam – найкраще універсальне програмне забезпечення для клінінгових компаній, ідеально підходить для управління завданнями, планування робочої сили та комунікації;
• Jobber: Видатне рішення для відправлення та планування, з надійними онлайн-можливостями для виставлення рахунків та бронювання;
• ZenMaid: спеціалізується на плануванні завдань та автоматизації управління заробітною платою для клінінгових компаній;
• ServiceM8: відоме за створенням пропозицій для клієнтів і можливістю онлайн-бронювання;
• Workwave: хороший варіант для компаній, що займаються комерційним прибиранням, пропонуючи CRM та інструменти оптимізації маршрутів;
• Swept: Розроблене спеціально для клінінгових компаній, з чудовим плануванням персоналу та контролем запасів;
• mHelpDesk: Відмінне для генерації лідів, підтримки лідів і надання порталу для клієнтів;
• Hubstaff: інструмент бюджетування праці та годинник часу працівників, що робить його ідеальним для моніторингу часу;
• Workyard: адаптивний варіант для клінінгових фірм, що зосереджує увагу на управлінні завданнями та оцінці продуктивності персоналу;
• Housecall Pro – програмне забезпечення для планування в клінінгових компаніях з багатьма функціями, з дружнім для користувачів мобільним дизайном і ефективними функціями підтримки клієнтів.

Оцінюючи ці програмні варіанти за їхніми функціями, вартістю та зручністю використання, ви зможете зробити обґрунтований вибір, який підтримає цілі вашої компанії.

Як вибрати найкраще програмне забезпечення для клінінгової компанії

Вибір найкращого програмного забезпечення для клінінгових компаній вимагає визначення ваших унікальних потреб і розуміння основних функцій різних рішень. Оцінюючи програмне забезпечення для планування у клінінгових компаніях та інструменти управління, пам’ятайте про наступні моменти.

Важливі основні функції:

• Планування працівників: Щоб керувати змінами, призначати завдання та вирішувати термінові зміни, знайдіть програмне забезпечення, яке пропонує прості функції планування. Це необхідно для забезпечення завжди вчасного перебування вашої бригади на відповідному місці;
• Створення, делегування і відстеження завдань можливе завдяки ефективним інструментам управління роботою. Ефективність може значно збільшитись завдяки реальному відстеженню прогресу виконання завдань;
• Виставлення рахунків і інвойсів: фінустанови спрощуються завдяки автоматичним можливостям виставлення рахунків та інвойсів, які також знижують адміністративне навантаження та гарантують своєчасні платежі;
• Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM): завдяки спрощенню контактів з клієнтами, управлінню інформацією про клієнтів та відстеженню історії спілкування, інтегрована функція CRM підвищує задоволеність клієнтів;
• Мобільна доступність: мати мобільний інтерфейс є необхідним, оскільки багато членів бригади прибиральників постійно в русі. Співробітники можуть переглядати свої розклади, зв’язуватися з керівництвом та звітувати про статус завдань через свої мобільні телефони;
• Аналітика та звітність: комплексні рішення для звітності можуть надати вам розуміння продуктивності, дозволяючи визначити проблемні місця і приймати обґрунтовані рішення.

Я шукав функції зручності використання, такі як:

• Користувацький інтерфейс (UI): Чистий, зрозумілий інтерфейс покращує досвід користувача і знижує потребу у навчанні нових співробітників. Шукайте програмне забезпечення з легким у використанні інтерфейсом і чітким дизайном;
• Можливості інтеграції: Можливість роботи з іншими інструментами (такими як платформи маркетингу, платіжні процесори, бухгалтерське програмне забезпечення) гарантує безперебійний робочий процес і робить операції більш ефективними;
• Обслуговування клієнтів: швидке й ефективне вирішення проблем залежить від чуйної служби підтримки. Шукайте програмне забезпечення, яке пропонує телефонну підтримку, електронну пошту та живий чат серед інших каналів підтримки;
• Можливості налаштування: Наявність можливості змінювати налаштування і функції для відповідності вашим унікальним потребам компанії підвищить загальну зручність та рівень задоволення від програмного забезпечення;
• Масштабованість: Виберіть програмне забезпечення, яке може рости разом з вашою компанією. Масштабовані рішення можуть рости відповідно до ваших потреб, чи то з додаванням нових працівників, чи з диверсифікацією ваших послуг.

Ви можете вибрати програмне забезпечення для клінінгової компанії, яке не тільки відповідає вашим операційним вимогам, але й підвищує загальну продуктивність і задоволеність клієнтів, уважно оцінюючи ці основні функції та фактори зручності використання.

Висновок щодо програмного забезпечення для прибирання

У підсумку, ефективність і результативність вашого бізнесу можуть значно зрости з правильним програмним забезпеченням для прибирання. Використання технологій може допомогти вам керувати великою компанією або найкращим програмним забезпеченням для невеликої бригади прибиральників шляхом спрощення робочих процесів, покращення зв’язку і зрештою підвищення прибутковості.

Важливими аспектами, які слід враховувати при оцінці найкращого програмного забезпечення для клінінгових компаній, є управління завданнями, планування працівників, виставлення рахунків та функціональність CRM. Оцініть фактори зручності використання, зокрема обслуговування клієнтів, можливості інтеграції тощо.

Обравши програмне забезпечення для планування або управлінський інструмент, що найкраще відповідає вашим потребам, ви забезпечите довгостроковий успіх у конкурентному сегменті клінінгових послуг, спростивши процеси та покращивши взаємодію з клієнтами та працівниками.

Управління заробітною платою є критично важливим елементом для компаній будь-якого розміру, але вибір правильного рішення може бути складним. Хоча програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати та послуги обробки заробітної плати мають сильні можливості для роботи з даними заробітної плати, їх функціональність, вартість та контроль можуть значно відрізнятися. Компанії, які прагнуть оптимізувати процес виплат, повинні бути обізнані з різними можливостями програмного забезпечення та послуг для успішної обробки заробітної плати.

Метою цієї статті є розглянути ключові компоненти, щоб оцінити переваги та обмеження як програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, так і послуг з обробки заробітної плати, щоб вибрати те, яке є найбільш відповідним для різних видів бізнесу. Незалежно від того, які існують рекомендації щодо вибору системи обробки заробітної плати для стартапів або існуючих компаній, ви можете скористатися наданими в цьому документі рекомендаціями для забезпечення точності даних про заробітну плату вашої компанії.

Що таке програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати та його ключові особливості

Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати — це комплексний електронний додаток, який допомагає автоматизувати та спростити весь процес управління заробітною платою для корпорацій практично будь-якого розміру. Виключення людського втручання з процесу обробки заробітної плати допомагає зменшити людські помилки, заощадити час і підвищити ефективність операцій. Компанії, що використовують цей продукт, можуть точно розраховувати зарплату, надбавки та відрахування з заробітної плати, враховуючи широкий спектр різноманітних елементів, таких як понаднормовий час, відпрацьований час та правила оподаткування.

Розрахунок і автоматизація заробітної плати

Автоматизація розрахунку заробітної плати є однією з основних та найкорисніших функцій облікового пакета в програмному забезпеченні для розрахунку заробітної плати та послугах обробки заробітної плати. Ця функція виключає необхідність ручного введення даних, тим самим значно знижуючи ймовірність людських помилок.

Вона автоматично розраховує компенсацію працівників на основі попередньо встановлених драйверів та правил, які можуть включати погодинні ставки, фіксовані ставки, понаднормову роботу й бонуси, а також різні вимоги до утримань, такі як податки, медична допомога та пільги. Це оптимізує весь процес обробки заробітної плати, гарантуючи, що кожен працівник своєчасно отримує належну оплату.

Відстеження робочого часу співробітників

Багаті інструменти для відстеження часу вбудовані у різні типи програм для розрахунку зарплати, надаючи компаніям повний інструмент для відстеження відвідуваності працівників, робочих годин, перерв і понаднормового часу.

Розрахунки заробітної плати виконуються точно і повністю відповідають фактичному часу, відпрацьованому кожним працівником, завдяки цій інтеграції. Звести до мінімуму ймовірність людських помилок, властивих програмному забезпеченню для розрахунку заробітної плати та послуг обробки заробітної плати, і уникнути можливих суперечок щодо відпрацьованих годин, автоматично записуючи дані з тайм-клоків, біометричних пристроїв або ручних введень.

Управління інформацією про співробітників

Це програмне забезпечення для розрахунку зарплати чи послуги, які зберігають усі важливі персональні дані, включаючи ім’я, адресу та іншу особисто ідентифікаційну інформацію (PII), а також інформацію про банківські рахунки для виплати заробітної плати. Воно також надійно зберігає записи соціального страхування та податкові записи, а також іншу особисту інформацію, яку слід регулярно оновлювати для дотримання закону та нормативних вимог. Система також підтримує велику базу даних пільг для співробітників, звітів про продуктивність і трудових контрактів.

З миттєвим доступом до всіх документів, пов’язаних з працівниками, цей єдиний репозиторій покращує загальне управління даними, одночасно спрощуючи їх пошук. Це знижує ймовірність втрати документації та гарантує, що документи актуальні, доступні та впорядковані у систематичному порядку.

Податкове та юридичне дотримання

Сильні функції податкового дотримання, які автоматично розраховують федеральні податки, а також державні та місцеві податки відповідно до останніх правил, часто використовуються з програмним забезпеченням для обробки заробітної плати. Завдяки цій автоматизації утримання податків кожного працівника гарантовано є точними, враховуючи такі фактори, як податкові категорії, відрахування та винятки. Програма також створює необхідні документи, включаючи податкові декларації з заробітної плати, форми W-2 та 1099, що зменшує адміністративне навантаження на персонал HR.

Виплати

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати може безпосередньо здійснювати депозити на банківські рахунки співробітників, що гарантує своєчасні, безпечні та ефективні виплати. Цей процес може бути автоматизовано, щоб виключити необхідність ручного розподілу чеків, що знижує адміністративне навантаження та схильність до помилок. Крім того, гарантуючи, що працівники отримують свої зарплати в той самий день кожного циклу – незалежно від вихідних або свят, прямі депозити підвищують задоволення працівників.

Можливість обробляти кілька графіків виплат для різних груп працівників або відділів робить це гнучкою функцією, яку можуть використовувати компанії з безліччю потреб у виплатах. Наприклад, погодинні працівники можуть отримувати зарплату щотижня або кожні два тижні, тоді як працівники на окладі можуть отримувати зарплату щомісяця.

Розрахунок пільг

У питанні управління та розрахунку пільг для працівників, таких як медичне страхування, пенсійні плани, оплачувані вихідні дні (PTO) та інші пільги, такі як опціони на акції або плани здоров’я та фітнесу, бухгалтерія зарплати є важливою для організацій. Ці технології автоматизують трудомісткий та іноді складний процес, щоб забезпечити точність включення пенсійних накопичень у розрахунки програмного забезпечення для обробки заробітної плати. Програма може автоматично утримувати внески з різних схем пільг, забезпечуючи точність, відповідність та корпоративні правила.

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати може інтегруватися з сторонніми постачальниками пільг, такими як пенсійні фонди або страхові компанії, для збереження актуальної інформації про пільги. Це знижує ризик помилок, гарантуючи, що будь-які зміни у становищі працівника, сумах внесків або тарифах премії автоматично фіксуються у системі обробки зарплати.

Аналітика та звітність

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати, з вбудованою аналітикою, може створювати детальні звіти з різних тем, пов’язаних з заробітною платою, таких як витрати на персонал, компенсація працівників, податкові внески, вартість пільг і виплати за понаднормову роботу. Ці звіти надають інформаційні повідомлення про фінансовий стан кампанії, дозволяючи організаціям виявляти тренди, краще контролювати ресурси та стежити за тим, щоб витрати на зарплату відповідали загальним бюджетам витрат.

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати також може відстежувати зміни з часом, надаючи бізнесам можливість оцінювати витрати, характерні для департаментів, стежити за процесом розвитку компенсацій працівників та навіть порівнювати ефективність програмного забезпечення для різних періодів або локацій.

Інтерфейс для співробітників

Більшість програм обробки заробітної плати мають портал для співробітників, де працівники можуть переглядати податкову інформацію, змінювати особисту інформацію та отримувати свої платіжні відомості. Завдяки цьому варіанту самообслуговування адміністративне навантаження на відділи кадрів значно зменшується, оскільки зменшується кількість запитів щодо програмного забезпечення для обробки заробітної плати та даних про персонал. Для простих запитів на свої зарплати або податкові утримання працівникам більше не потрібно звертатися до HR; натомість вони можуть отримати доступ до порталу в зручний для них час і отримати потрібну їм інформацію.

Співробітники можуть легко відстежувати свої заробітки з часом за допомогою інструментів, доступних на більшості порталів співробітників, таких як прямий доступ до минулих платіжних квитанцій. Співробітники, що мають доступ до своєї історії виплат, можуть перевірити, що всі відрахування – включно з податками та пільгами – є правильними, що може допомогти їм більш уміло керувати своїми фінансами.

Плюси та мінуси програмного забезпечення для заробітної плати

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати має свої переваги та недоліки, які компаніям слід розглядати перед його впровадженням. Хоча воно здатне спростити процеси обробки заробітної плати та підвищить ефективність, є кілька недоліків, про які слід пам’ятати.

Доступ з настільних комп’ютерів та мобільних пристроїв

Більшість програмного забезпечення є доступними з настільних комп’ютерів або мобільних пристроїв, оскільки вони розміщені в хмарі. Для сучасних бізнесів цей тип зручності є надзвичайно цінним, дозволяючи менеджерам та HR-професіоналам керувати зарплатами практично з будь-якого місця. Користувачі можуть увійти, щоб переглянути свої заробітки, змінити інформацію або замовити відгул, не перебуваючи в офісі.

Крім того, в програмне забезпечення для обробки заробітної плати, розміщене в хмарі, зазвичай вбудовуються оновлення в реальному часі та синхронізація файлів, гарантуючи, що всі користувачі мають доступ до найбільш актуальної інформації. Це особливо вигідно для бізнесів з розподіленою або віддаленою робочою силою, роблячи співпрацю та комунікацію легшими через різні функціональні підрозділи та офіси.

Безпека та конфіденційність даних

Безпека є одним із основних занепокоєнь при адмініструванні заробітної плати. Дані про співробітників обробляються в системах обробки заробітної плати, включаючи облікові дані, інформацію про персонал і записи по заробітній платі. Тому важливо захищати конфіденційність, дані й довіру наших користувачів. Програмне забезпечення обробки заробітної плати має міцні механізми безпеки для захисту конфіденційних даних компанії від несанкціонованого доступу і хакерів.

Ці заходи безпеки часто використовують складні методи шифрування для захисту інформації як при передачі, так і в стані спокою. Конфіденційні дані шифруються, роблячи їх незбагненними для всіх, крім законних користувачів, які мають необхідні ключі дешифрування. Це означає, що навіть якщо дані перехоплюються під час передачі, зловмисники не можуть їх отримати.

Доступність

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати може вимагати суттєвих початкових витрат на налаштування, які варіюються залежно від постачальника та функцій, але воно загалом є більш доступним з часом, навіть для малих та середніх підприємств.

Багато рішень для обробки заробітної плати мають багатоступеневе ціноутворення, що дозволяє організаціям знайти план, що найкраще відповідає їхнім потребам та бюджету. Завдяки можливій нестачі фінансових ресурсів, стартапи та малий бізнес можуть знайти таку гнучкість дуже корисною. Після налаштування програми зазвичай є підписні внески для виплати, які пропонують ексклюзивні права на нові функції, технічну підтримку та оновлення.

Налаштування

Більшість програмного забезпечення для обробки заробітної плати адаптивні до унікальних вимог компанії. Організації можуть налаштовувати свої системи обробки заробітної плати кількома способами, щоб краще відповідати своїм операційним потребам та цілям. Наприклад, компанії можуть розробляти індивідуалізовані звіти, що підкреслюють окремі показники або ключові показники продуктивності, пов’язаних з робочою силою (KPI). Керівництво може приймати обдумані рішення за допомогою цих звітів, які можуть надавати інформацію про продуктивність працівників, тренди з понаднормовою роботою та витрати на заробітну плату.

Крива навчання

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати має великі переваги, але зазвичай воно супроводжується кривою навчання. Щоб отримати максимум від програмного забезпечення для обробки заробітної плати, підприємцям та командам HR потрібно вкладати час та зусилля для розуміння його можливостей та функцій. Цей процес може бути особливо складним для людей, які можуть не бути технічно підкованими або мати мало знань про програмне забезпечення для обробки заробітної плати.

Різноманіття інструментів і варіантів, доступних з моменту розрахунку зарплати до управління даними про персонал, може спочатку перевантажити користувачів. Може знадобитися час, щоб освоїти використання інтерфейсу, правильно вводити дані та використовувати всі можливості. Щоб упевнитися у впевненому використанні програми кожним членом команди, у багатьох випадках через складність може знадобитися додаткові навчальні сесії або воркшопи.

Брак професійної підтримки

Програмне забезпечення для обробки заробітної плати вимагає, щоб адміністрування заробітної плати здійснювалося внутрішніми командами, на відміну від послуг обробки заробітної плати, які призначають спеціальну команду ресурсів для підтримки всього процесу обробки заробітної плати від імені компанії. Для правильного використання програмного забезпечення, розуміння його функцій та слідкування за змінами у податкових законах і вимогах до обробки заробітної плати персоналу потрібно навчання.

Для компаній без спеціалізованого персоналу з нарахування зарплат чи з невеликим досвідом у галузі HR відсутність експертної допомоги може бути дуже складною. Такі компанії можуть мати проблеми з правильним обробленням заробітної плати, що може призвести до помилок у винагородженні співробітників, податкових деклараціях та дотриманні трудового законодавства. До того ж, вся відповідальність за виправлення помилок лягає виключно на внутрішній персонал, що може призвести до нехтування іншими важливими обов’язками HR.

Регулярні збори за програмне забезпечення

Програмне забезпечення для обробки зарплат часто коштує дешевше, ніж послуги з обробки зарплат, але компаніям все одно потрібно враховувати інші витрати, такі як постійні внески за підписку. Придбання програмного забезпечення для нарахування заробітної плати може здаватися більш доступним спочатку ніж постійні витрати на використання програмного забезпечення або послуг постачальника, але важливо враховувати ці витрати в довгостроковій перспективі.

Ціни на підписки програмного забезпечення для обробки зарплат зазвичай включають доступ до нових функцій, підтримку клієнтів та оновлення програмного забезпечення. Бізнеси можуть потребувати оновлення свого програмного забезпечення для обробки зарплат або придбання додаткових ліцензій для користувачів, щоб обробляти нових співробітників, оскільки їхній персонал розширюється, а їхні вимоги до обробки зарплат ускладнюються. Ці додаткові витрати можуть швидко накопичуватися і зрештою вимагати значних грошових витрат.

Чи повинен ваш бізнес купувати програмне забезпечення для обробки зарплат

Ви повинні інвестувати в програмне забезпечення для обробки зарплат, виходячи з унікальних потреб вашої компанії. Хоча у програми багато переваг, таких як точність, економія коштів та автоматизація, вона може не бути найкращим вибором для кожного типу бізнесу. Розгляньте такі критерії, щоб вирішити, чи є програмне забезпечення для обробки зарплат найкращим варіантом для вашої компанії.

Стартапи та малі підприємства

Програмне забезпечення для обробки зарплат може бути доступним вибором для невеликих організацій з меншою кількістю працівників. Воно робить автоматизацію простою без потреби в дорогих послугах обробки зарплат.

Компанії з внутрішніми командами HR

Програмне забезпечення для обробки зарплат часто ідеально підходить для компаній, які мають досвідчені відділи HR. Група може контролювати програму та забезпечити безперебійний процес обробки зарплат.

Бізнеси з віддаленими та розподіленими командами

Програмне забезпечення для обробки зарплат ідеально підходить для організацій із розподіленою або географічно відокремленою командою працівників. Співробітники та менеджери можуть здійснювати обробку зарплат із будь-якого хмарного сховища, що забезпечує зручність і гнучкість.

Хто використовує програмне забезпечення для обробки зарплат

Бізнеси усіх розмірів, від стартапів до добре встановлених фірм, використовують програмне забезпечення для обробки зарплат. Це програмне забезпечення є відносно доступним варіантом для малих фірм з обмеженими ресурсами. Його використовують більші компанії з внутрішніми відділами HR завдяки контрольованості та універсальності.

Що таке послуги з обробки зарплат та ключові особливості

На противагу, послуги з обробки зарплат забезпечують більш децентралізоване управління зарплатним процесом. За допомогою цього програмного забезпечення для обробки зарплат та послуг, обробка зарплат делегується сторонній компанії, яка управляє всіма питаннями, пов’язаними із зарплатами, включаючи відповідність нормам, податкову звітність та платежі.

Обробка зарплат

Обробка зарплат повністю управляється послугами з обробки зарплат. Це включає в себе забезпечення, що всі завдання виконуються експертами, та містить обробку податкового утримання, виплату працівникам та розрахунок зарплат.

Персоналізовані консультації

Багато програмного забезпечення для обробки зарплат та послуг надає індивідуалізовані консультації, пропонуючи професійні поради щодо соціальних виплат працівників, управління зарплатами та податкової відповідності. Ця консультація може бути важливою для організацій, які не мають внутрішнього досвіду в обробці зарплат.

Податкові звіти та юридична відповідність

Послуги з обробки зарплат гарантують, що компанії дотримуються всіх відповідних податкових правил та норм. Управляючи податковими звітами та надаючи необхідні документи, вони знижують можливість виникнення юридичних проблем.

Управління пільгами

Управління пільгами, яке допомагає корпоративному управлінню планами додаткових виплат працівникам, такими як медичні плани, плани пенсійного забезпечення та внески у пенсійні плани працівників, часто включене в програмне забезпечення для обробки зарплат і послуги.

Платежі та депозити

Послуги контролю зарплатних прямих депозитів забезпечують своєчасність виплат працівникам та гарантують цілісність усіх операцій.

Переваги та недоліки послуг з обробки зарплат

Послуги з обробки зарплат надають професійну допомогу в управлінні зарплатними обов’язками, але, як і будь-яке інше рішення, мають свої сильні та слабкі сторони. Компанії можуть визначити, чи є наймання сторонньої компанії для надання послуг з обробки зарплат найкращим варіантом, усвідомлюючи ці аспекти.

Надійні експертні послуги

Компанії можуть отримати уяву про кваліфікованих спеціалістів з обробки зарплат, використовуючи послуги з обробки зарплат. Це гарантує точність і знижує можливість помилок у зарплатних нарахуваннях.

Ніяких додаткових накладних витрат або проблем з управлінням

Оскільки послуги з обробки зарплат управляють всім, компанії не потрібно турбуватися про оновлення програмного забезпечення або обробку зарплат самостійно. У результаті знижуються корпоративні витрати і більше часу фокусується на основному бізнесі.

Масштабованість

Послуги з обробки зарплат можуть зростати разом із підтримкою вашого бізнесу. Вони досить гнучкі, щоб задовольнити ваші потреби, якщо ви розширюєте свою робочу силу або відкриваєте нові напрямки.

Вища початкова інвестиція

Основний недолік послуг з обробки зарплат – це їхні витрати. Програмне забезпечення для обробки зарплат може бути дорогим, зокрема для менших підприємств, які можуть вважати важким виправдання більших початкових витрат.

Проблеми з безпекою даних та конфіденційністю

Послуги з обробки зарплат управляють конфіденційною інформацією, однак, аутсорсинг може викликати питання щодо конфіденційності. Для збереження даних працівників компаніям потрібно переконатися, що постачальник послуг має суворі правила резервування даних.

Хто використовує послуги з обробки зарплат

Більші компанії або ті, у кого немає внутрішніх знань в області обробки зарплат, частіше користуються послугами з обробки зарплат. Компанії, які намагаються скоротити адміністративне навантаження в обробці зарплат, зазвичай звертаються до цих послуг для зручності та спокою душі.

Програмне забезпечення для обробки зарплат проти послуг: п’ять відмінностей

Компанії можуть ефективніше управляти своєю обробкою зарплат, якщо вони знають ключові відмінності між програмним забезпеченням для обробки зарплат та послугами. Нижче наведено п’ять важливих відмінностей, які демонструють, як кожен вибір задовольняє різноманітні запити компаній.

1. Функціональність та контроль

Бізнеси можуть безпосередньо управляти своєю системою виплат і нарахувань з допомогою програмного забезпечення для обліку зарплат. Налаштування зарплат, управління даними персоналу і генерація звітів можуть бути адаптовані користувачами для задоволення їхніх власних потреб. Це особливість, завдяки якій програмне забезпечення для обробки зарплат є гнучким, дозволяючи HR-відділам модифікувати програму відповідно до їхніх потреб.

Послуги з обробки зарплат, з іншого боку, зазвичай дотримуються набору стандартних процедур, визначених постачальником. Хоча це може зменшити криву навчання та полегшити управління, воно може не містити настроюваних функцій, які потребують певні організації. Для компаній, яким потрібні конкретні зміни або інтеграції з поточними HR-системами, програмне забезпечення для обробки зарплат може бути найкращою альтернативою.

2. Вартість та інвестиції

Вартість є важливим фактором при виборі між програмним забезпеченням для обробки зарплат і послугами. Часто програмне забезпечення для обробки зарплат має початкову покупну ціну, а потім постійні витрати на підписку для підтримки та оновлень. Для бізнесів зі стабільною робочою силою ця стратегія може бути більш економічною в довгостроковій перспективі, ніж періодичні платежі за послуги. З іншого боку, вартість послуг обробки зарплат часто визначається кількістю співробітників та складністю бізнес-процесів послуг.

Хоча початкові витрати на програмне забезпечення для обробки зарплат можуть бути меншими, вони можуть зрости з часом, особливо для великих компаній. Тому, щоб з’ясувати, який варіант надає найбільшу цінність, компаніям потрібно ретельно вивчити свої плани зростання та бюджети.

3. Експертиза та підтримка

Бізнеси використовують програмне забезпечення для обробки зарплат та послуг і покладаються на внутрішні знання для управління завданнями з обробки зарплат. HR-персонал має бути поінформований про закони щодо обробки зарплат та найкращі практики галузі, щоб виконувати це. Хоча багато програмних рішень надають ресурси та підтримку клієнтів, менші компанії без виділених HR-команд можуть зіштовхнутися зі складнощами в досягненні рівня необхідних знань.

Однак, доступ до досвідчених спеціалістів з обробки зарплат, які знаються на правових та регуляторних змінах, стає можливим з використанням послуг з обробки зарплат. Це значно знижує можливість проблем з відповідністю. Компанії, які не мають знань або можливостей для керування обробкою зарплат самостійно, можуть отримати спокій і відповідність нормативам, аутсорсингуючи до постачальника послуг з обробки зарплат.

4. Відповідність та управління ризиками

Відповідність податковим нормам та трудовим законодавствам є важливим для будь-якої фірми, і як програмне забезпечення для обробки зарплат, так і послуги мають різні методи управління ризиками. Зазвичай програмне забезпечення для обробки зарплат має вбудовані інструменти відповідності, які допомагають автоматизувати розрахунки податків і створювати необхідні звіти. Щоб врахувати зміни в нормах і правилах, компанії мають регулярно оновлювати програмне забезпечення.

На противагу, послуги з обробки зарплат відповідають за забезпечення відповідності зарплатних процедур законодавчим стандартам. Вони є експертами в питаннях відповідності та управління ризиками. Це може бути особливо корисним для компаній, що працюють у кількох юрисдикціях з різними правилами. Потенційні небезпеки, пов’язані з невідповідністю, можуть призвести до штрафів, що робить знання, які надаються послугами з обробки зарплат, життєво важливими.

5. Масштабованість та гнучкість

Масштабованість є ще однією важливою речовиною для розгляду. При розширенні малих та середніх підприємств програмне забезпечення для обробки зарплат може бути чудовим вибором. Програмне забезпечення для обробки зарплат часто дозволяє швидкі зміни, коли організація росте, дозволяючи додавання працівників та функцій. Однак, коли бізнес розширюється, деякі програмні рішення можуть потребувати оновлення до дорожчих версій, що може призвести до несподіваних витрат.

Навпаки, послуги з обробки зарплат можуть легко пристосуватися до зміни потреб компанії, чи то в управлінні тимчасовими працівниками, чи то в розвитку до швидкого розширення. Без метушні з оновленням програмного забезпечення, вони надають гнучкість для збільшення або зменшення масштабів послуг залежно від поточних потреб бізнесу.

Програмне забезпечення для обробки зарплат проти послуг: що краще для вашого бізнесу

Покращіть процес обробки заробітної плати з Shifton

Shifton — це сучасне рішення для обробки заробітної плати, розроблене для підвищення точності та ефективності обробки. Shifton спрощує адміністрування заробітної плати для компаній будь-якого розміру, поєднуючи сучасний функціонал та інтуїтивно зрозумілі інтерфейси користувача.

Підприємства, які використовують Shifton, отримують такі переваги:

• Повне управління заробітною платою: Автоматизуйте розрахунки та виплати працівникам кількома кліками;
• Безшовна інтеграція: Щоб покращити робочий процес і спростити управління даними, просто зв’яжіть із поточними HR-системами;
• Професійна підтримка: Звертайтеся до відданої команди підтримки за допомогою з будь-якими питаннями щодо заробітної плати або відповідності;
• Аналітика в реальному часі: Приймайте стратегічні рішення, дізнаючись більше про продуктивність персоналу та витрати на заробітну плату.

Інвестування в таку систему, як Shifton, може значно покращити ваш процес обробки заробітної плати, дозволивши вашій компанії зосередитися на задоволеності працівників та розвитку, зберігаючи відповідність та точність в управлінні заробітною платою. Перехід до сучасної системи обробки заробітної плати може стати ключем до підвищення продуктивності, адаптивності та контролю над вашими процедурами обробки заробітної плати.

Ефективне управління програмним забезпеченням для топ-колл-центрів потребує ретельного планування та точного складання графіків. Забезпечення перекриття всіх змін, зацікавленості агентів та безперебійної роботи служби підтримки клієнтів може бути складним без відповідних інструментів. У цьому випадку корисним може стати програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів.

Ці продукти мають на меті спростити процедуру управління штатами, максимізуючи продуктивність агентів та зменшуючи витрати. У цій статті ми поговоримо про 10 кращих рішень з програмного забезпечення для складання графіків колл-центрів, які можуть допомогти вашому бізнесу процвітати. Ми надамо вам важливі огляди, особливості, переваги та недоліки, а також інформацію про те, як вибрати найкращий інструмент для ваших потреб.

Що таке програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів

Специфічний інструмент, програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів, розрахований на те, щоб допомагати контакт-центрам краще управляти своїм персоналом. Воно максимізує підтримку клієнтів та операційну ефективність шляхом автоматизації процесу складання графіків, що гарантує доступність необхідної кількості агентів у відповідний час.

Завдяки використанню цього програмного забезпечення для складання графіків колл-центрів, менеджери можуть створювати, розподіляти та змінювати розклади, які враховують різноманітні фактори, включаючи потреби клієнтів, доступність персоналу та пікові періоди дзвінків. Воно служить основою, яка контролює діяльність колл-центру, підвищує загальний рівень задоволеності клієнтів та збільшує продуктивність агентів.

Як програмне забезпечення для складання графіків може бути корисним для вашого колл-центру

Щодо управління колл-центрами, ефективне програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів має кілька переваг, які підвищують задоволеність клієнтів та співробітників. Ось як ваш інструмент контактного центру може трансформувати його.

Процес розподілу змін, перш за все, автоматизується і спрощується за допомогою програмного забезпечення для складання графіків колл-центрів, що економить час і зусилля в порівнянні з ручним складанням графіків. Завдяки зменшенню ймовірності людських помилок ця технологія гарантує, що на пікових періодах буде достатньо агентів для відповіді на вхідні дзвінки. В результаті агенти можуть більше зосередитися на наданні відмінного обслуговування клієнтів, а не бути обтяженими адміністративною роботою.

Крім того, ефективне програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів підвищує ефективність персоналу. Менеджери можуть складати плани, які відповідають реальному попиту, використовуючи ці інструменти, які аналізують і прогнозують обсяг дзвінків на основі минулих даних. Це в кінцевому підсумку призводить до кращого розподілу ресурсів та уникнення ситуацій, коли контактні центри або переповнені, або недоукомплектовані, що знижує операційні витрати і підвищує продуктивність.

Використання ефективного програмного забезпечення для складання графіків колл-центрів може призвести до більшого задоволення клієнтів, спрощення операцій і підвищення морального духу працівників. Контактні центри можуть поліпшити результати компанії, використовуючи технології для забезпечення більшою гнучкості та ефективності робочого середовища.

1. Вища продуктивність агентів

Програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів гарантує, що агенти працюють ефективно, не перевантажуючись або не використовуючись недостатньо, автоматизуючи призначення змін і розподілення завдань. Це знижує час простою і загалом підвищує продуктивність.

2. Покращує прозорість

Застосування рішень контактного центру сприяє прозорості серед працівників. Справедливість і ясність підвищуються завдяки тому, що агенти можуть запитувати відгул, змінювати зміни та переглядати свої розклади через один централізований веб-сайт.

3. Вища залученість агентів

Коли гнучке складання графіків поєднується зі справедливим розподілом завдань, підвищується моральний дух і залученість агентів. Працівники більш схильні надавати якісну роботу, коли вони відчувають, що їхній час цінується.

4. Великі заощадження

Зменшення помилок у складанні графіків, додаткових витрат і показників відсутності є результатами ефективного складання графіків. Бізнеси, що використовують найкраще програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів, отримують значні заощадження.

5. Покращує досвід клієнтів

Агенти, що працюють за чітким розкладом, менше нервуються і краще підготовлені до відповідей на запитання клієнтів, що покращує стосунки з клієнтами та рівень задоволеності. Програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів допомагає забезпечити доступність відповідних агентів тоді, коли вони потрібні для надання відмінного обслуговування клієнтів.

6. Швидке внутрішнє спілкування

Завдяки можливостям цих рішень програмного забезпечення для складання графіків колл-центрів команди можуть залишатися синхронізованими, а програма викликів почергово працює добре. Це дає змогу менеджерам і агентам моментально обмінюватися важливими оновленнями або змінювати розклади.

ТОП-10 Оглядів Програмного Забезпечення для Складання Графіків Колл-Центрів

Бізнеси шукають найкраще програмне забезпечення для складання графіків колл-центрів, щоб ефективно керувати своїми працівниками і підвищувати продуктивність. Щоб утримати ваш персонал якомога організованіше, ми розглянемо топ-10 рішень програмного забезпечення для складання графіків колл-центрів у цьому дослідженні, приділяючи особливу увагу їх основним функціям, перевагам і витратам.

Shifton

Важливі характеристики:

• Автоматичне складання розкладів: Автоматизуючи весь процес складання розкладів, платформа Shifton знижує помилки і вивільняє час менеджерів.
• Послуги самообслуговування працівників: За допомогою порталу самообслуговування працівники можуть переглядати і змінювати графіки, що прискорює спілкування.
• Прогнозування: Інструменти прогнозування платформи Shifton дозволяють передбачити обсяги дзвінків та вимоги до персоналу.
• Мобільний доступ: Використання мобільних пристроїв для доступу до платформи гарантує, що співробітники можуть керувати своїми розкладами в дорозі.
• Оновлення в реальному часі: Shifton пропонує актуальну інформацію про доступність персоналу і зміни у розкладі в реальному часі.

Переваги:

• Зручний для користувача інтерфейс з швидким впровадженням.
• Гнучкі варіанти складання графіків для відповідності різним потребам галузі.
• Незалежність працівників завдяки інструментам самообслуговування.
• Підтримка клієнтів.

Недоліки:

• Відкритий API для будь-якої інтеграції.
• Додавання та запрошення до 100 співробітників.
• Різні ролі (адміністратор, менеджер, працівник).
• Автоматичні розклади (необмежена кількість).
• Відкриті зміни.
• Заміна/передача зміни.
• Контроль понаднормових.
• Налаштування нічних годин.
• Один проект.
• Мобільний додаток.
• Доступ до API.

Ціноутворення: Пропозиція безкоштовної версії та надання індивідуальної ціни для більших команд.

RingCentral Contact Center

Важливі характеристики:

• RingCentral Contact Center надає омніканальну підтримку, яка включає чат, електронну пошту, голосові та соціальні мережі;
• Аналітика на основі AI: Отримайте глибоке розуміння обсягів дзвінків та продуктивності праці;
• Маршрутизація на основі навичок: Використовуйте набори навичок для автоматичного маршрутизації дзвінків до найбільш підготовленого агента;
• Інструменти для оптимізації робочої сили: Включають планування персоналу і прогнозування, що є важливим для адміністрування контактних центрів.

Переваги:

• Міцне підключення до більшої кількості інструментів RingCentral.
• Складні інструменти аналітики, які дозволяють більш глибоко аналізувати.
• Надійна омніканальна підтримка для покращення підтримки клієнтів.

Недоліки:

• Вища ціна в порівнянні з деякими конкурентами;
• Можливо, через складність це займе більше часу на налаштування.

Вартість: Отримайте оцінку від RingCentral, зв’язавшись з ними; ціни варіюються залежно від розміру команди та специфікацій.

Deputy

Важливі характеристики:

• Перетягування для складання розкладів: Використовуйте візуальний інтерфейс перетягування для простого створення розкладів для робітників;
• Відстеження відповідності зменшує юридичні ризики, гарантучи, що розклади відповідають трудовим законам;
• Управління завданнями: За допомогою програмного забезпечення для складання графіків колл-центрів призначайте завдання працівникам безпосередньо;
• Відвідування в реальному часі: Моніторте відвідування працівників в реальному часі, щоб уникнути зайвої або недостатньої кількості працівників.

Переваги:

• Простий у використанні інтерфейс дозволяє швидко створювати розклади.
• Міцні інструменти забезпечують відповідність законодавству щодо складання графіків.
• Інтеграція з системою оплати праці.

Недоліки:

• Обмежені розширені функції в схемах з нижчими рівнями.
• Може бути дорогим при використанні більшими групами.

Ціноутворення: План складання графіків починається з $2,50 за користувача на місяць; підписки вищого рівня включають більше можливостей.

Talkdesk

Важливі характеристики:

• Омніканальне залучення: Пропонує обслуговування клієнтів через різні канали, включаючи SMS, чат та телефонні дзвінки.
• Програмне забезпечення для робочої сили на основі AI в управлінні колл-центром: Ефективно використовуйте технології, керовані AI, для прогнозування і складання графіків робочого персоналу.
• Моніторинг та звітність дзвінків: Дозволяє менеджерам створювати детальні звіти та спостерігати за дзвінками в реальному часі.
• Рішення на основі хмари: Доступне віддалено і легко масштабоване.

Переваги:

• Сильні характеристики автоматизації та штучного інтелекту.
• Продуктивність команди покращується завдяки моніторингу дзвінків у реальному часі.
• Масштабоване рішення підходить незалежно від розміру команди.

Недоліки:

• Більший діапазон цін у порівнянні з деякими конкурентами.
• Нові користувачі можуть стикнутися з досить крутою кривою навчання.

Вартість: виходячи з кількості агентів та запитуваних функцій, буде надано індивідуальну ціну.

Shiftboard

Важливі характеристики:

• Автоматизація процесу планування: за допомогою автоматизації процесу планування Shifton знижує можливість людських помилок.
• Розширена звітність: пропонує детальну статистику відвідуваності та продуктивності працівників.
• Мобільний додаток: мобільні телефони працівників можуть отримувати доступ до розкладів та оновлень.
• Працівники можуть змінювати зміни, якщо їх керівник дасть дозвіл.

Переваги:

• Автоматизоване планування мінімізує адміністративні зусилля.
• Мобільний доступ працівників підвищує гнучкість.
• Надійні функції, розроблені для вдосконалення звітності з аналізу персоналу.

Недоліки:

• Новачки можуть вважати інтерфейс користувача складним у використанні.
• Мало інтеграцій із зовнішніми партнерами.

Ціноутворення: пропонується вартість на рівні підприємства з початковою щомісячною ціною 3 долари за користувача.

Assembled

Важливі характеристики:

• Управління розкладом у реальному часі: змінюйте розклади в реальному часі у відповідь на наявність співробітників та обсяг дзвінків;
• Інструменти прогнозування: використовуйте минулі дані для прогнозування потреб у персоналі та відповідного коригування розкладів;
• Управління відгулами: дозволяючи працівникам запитувати про відгули безпосередньо через додаток, відгули можуть бути керовані легше;
• Інтеграції: легко інтегрується з програмним забезпеченням для планування для кол-центрів та широко використовуваними CRM-рішеннями.

Переваги:

• Сильні можливості прогнозування для точного планування.
• Швидкі зміни можливі завдяки оновленням у реальному часі.
• Простий у використанні та зрозумілий інтерфейс користувача.

Недоліки:

• Обмежені можливості щодо налаштування.
• Функції звітності можна покращити.

Вартість: виходячи з розміру та потреб контактного центру, надається індивідуальна ціна.

NICE Управління робочою силою

Важливі характеристики:

• Прогнозування на основі штучного інтелекту: ви можете передбачити обсяги дзвінків та рівні персоналу за допомогою рішень прогнозування на основі штучного інтелекту від NICE.
• Внутрішньоденне управління: за допомогою аналітики в реальному часі змінюйте вимоги до персоналу протягом дня.
• Багатонастановне планування передбачає призначення працівників для відповідних дзвінків залежно від їх кваліфікації.
• Вичерпна звітність: надає глибокий аналіз продуктивності працівників та ефективності кол-центру.

Переваги:

• Складні технології, керовані штучним інтелектом, що забезпечують точну кількість персоналу.
• Ефективність збільшується завдяки внутрішньоденному управлінню в реальному часі.
• Надійна аналітика та можливості звітності.

Недоліки:

• Збільшена ціна внаслідок преміальних характеристик.
• Потрібне навчання, щоб повністю використовувати його функції.

Вартість: індивідуальні витрати; звертайтеся до NICE для отримання детального кошторису.

TixTime

Важливі характеристики:

• Просте планування: надає зручний інтерфейс, що дозволяє користувачам планувати графік представників кол-центру.
• Відстеження часу: використовуйте програму для відстеження годин роботи та відвідуваності працівників.
• Попередження про зміни: працівники інформуються про наступні зміни або зміни у розкладі.
• Інтеракція з розрахунком заробітної плати: точна компенсація забезпечується завдяки плавній інтеграції з системами розрахунку заробітної плати.

Переваги:

• Прості та ефективні у використанні функції у плануванні.
• Розумні за ціною рішення, що підходять для малих підприємств.
• Просте інтегрування з системою розрахунку заробітної плати.

Недоліки:

• Немає складних інструментів, пов’язаних з управлінням персоналом.
• Обмежені можливості звітності та аналітики.

Ціноутворення: це одне з найдешевших рішень з початковою ціною 2 долари на місяць за користувача.

Humanity

Важливі характеристики:

• Humanity використовує автоматизоване планування, щоб заощадити час та забезпечити правильну кількість співробітників.
• Мобільний доступ: За допомогою мобільного додатка співробітники можуть переглядати та змінювати свої розклади.
• Відповідність нормам трудового законодавства: Переконайтесь, що ваші розклади відповідають всім діючим місцевим трудовим законам.
• Співробітники можуть легко змінювати зміни, якщо їх менеджер дозволить.

Переваги:

• Дуже автоматизовано для забезпечення простого планування.
• Мобільний доступ дає працівникам більше свободи.
• Юридичні ризики зменшуються за допомогою функцій відповідності.

Недоліки:

• Збільшена ціна на складні плани.
• Мало можливостей щодо інтеграції.

Ціноутворення: Початкова ціна становить 3 долари на користувача на місяць з додатковими платами за розширений функціонал.

Zoho Voice

Важливі характеристики:

• Мультиканальна комунікація сприяє ефективним взаємодіям з клієнтами, підтримуючи електронну пошту, SMS та телефонні дзвінки;
• Запис дзвінків: Записуйте дзвінки з метою контролю якості та навчання;
• Аналітика у реальному часі: Надає аналітику дзвінків в реальному часі, щоб можна було відстежувати продуктивність команди та робити коригування за потреби;
• Адаптивна API-інтеграція: Поєднуйте Zoho Voice з тими програмами для довідкових служб та CRM, якими ви зараз користуєтесь.

Переваги:

• Сильна підтримка на всіх каналах забезпечує безперебійну комунікацію.
• Аналітика в реальному часі надає миттєву інформацію.
• Доступні недорогі варіанти для малих та середніх підприємств.

Недоліки:

• Виключає деякі передові функції, доступні в преміум системах;
• Обмежені ресурси для управління робочою силою.

Ціноутворення: одне з найекономніших рішень, починаючи з 1 долара на користувача щомісяця.

Порівняльна таблиця програмного забезпечення для кол-центрів

Зробити правильний вибір, щоб досягти найкращого програмного забезпечення для планування кол-центрів, може бути легше з ясним порівнянням провідних опцій. Наступна порівняльна таблиця перераховує важливі характеристики, вартість та простоту у використанні різних рішень для планування кол-центрів.

Як вибрати програмне забезпечення для планування змін у кол-центрі

Вибір найкращого програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі потребує зваження кількох міркувань, включаючи функції, доступність, зручність використання та інтеграції. Давайте розглянемо фактори, які слід враховувати щодо кожного з цих елементів.

1. Інтеграції

Щоб гарантувати, що ваше програмне забезпечення для планування змін у кол-центрі функціонує бездоганно з іншими інструментами у вашому контакт-центрі, інтеграції є важливими. Загальна ефективність контакт-центру збільшується завдяки спроможності інтеграції з аналітичними платформами, телефонними системами, чат-програмами та системами управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM).

Важливе програмне забезпечення для планування змін у кол-центрі, на яке слід звернути увагу:

• Програми CRM, такі як Zoho CRM або Salesforce, сприяють плавному обміну даними між графіками співробітників та контактами з клієнтами.
• Інструменти, що керують робочою силою шляхом зв’язку обліку часу, оцінки продуктивності та планування.
• Платформи зв’язку, включаючи програми для чату та VoIP-сервіси, що інтегруються з плануванням, щоб забезпечити доступність співробітників, коли це потрібно.
• Системи управління персоналом та заробітною платою, які спрощують управління годинами роботи співробітників, запитами на відгул та виплатами.

Не належно інтегровані інформаційні ізольовані простори можуть спричиняти операційні перебої та знижувати ефективність команди у вашому контакт-центрі.

2. Функції та можливості

Програмне рішення для планування змін у кол-центрі повинно бути наповнене функціями, які сприяють оптимізації робочих процесів, а також управлінню графіками. Типові елементи, які покращують ефективність планування, такі:

• Автоматичне планування: автоматично призначати зміни в залежності від доступності працівників, рівня їхніх навичок та вимог щодо обсягу дзвінків.
• Моніторинг у реальному часі: Спостерігати та змінювати графіки у відповідь на раптове збільшення кількості дзвінків або на брак персоналу.
• Опції самообслуговування: Надати працівникам можливість використовувати платформу для управління своїми графіками, зміни змін або запиту на відгул.
• Інструменти прогнозування: Робити точніші рішення щодо розкладу та зменшувати випадки перезавантаженості або недозабезпеченості персоналом, використовуючи минулі дані для прогнозування майбутнього трафіку дзвінків.
• Аналітика та Звіти: Докладні звіти, що сприяють прийняттю рішень на основі даних для керівників, допомагаючи їм розуміти тенденції, показники продуктивності та потреби в персоналі.

Завдяки цим якостям управління робочою силою можна підходити більш проактивно, гарантуючи, що агенти знаходяться там, де вони повинні бути, коли вони повинні бути, і що система планування досить гнучка, щоб впоратися з несподіваними піками попиту.

3. Ціноутворення

При виборі програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі вартість є важливим фактором. Щоб забезпечити отримання цінності від вашої покупки, важливо порівняти ціну з пропонованими функціями.

Типові інструменти для планування змін у кол-центрі пропонують:

• Ціноутворення на користувача/місяць: Багато рішень програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі стягують плату на основі кількості користувачів, що може бути вигідним для невеликих і середніх команд. Програмне забезпечення TixTime, ідеальне для малих кол-центрів, починається з 2 доларів США за користувача на місяць.
• Унікальне ціноутворення: На основі масштабу контакт-центра та необхідних особливостей, системи корпоративного рівня, такі як NICE Workforce Management і Talkdesk, часто пропонують унікальне ціноутворення.

Візьміть до уваги наступне під час аналізу ціноутворення:

• Масштабованість: Чи може програмне забезпечення для планування змін у кол-центрі обробляти додаткових агентів та розширені функції, коли ваша компанія розширюється?
• Витрати, пов’язані з підтримкою і навчанням: Деякі платформи можуть стягувати додаткову плату за комплексне введення або преміальну допомогу.
• Особливості: Чи має програма кілька рівнів цін, які, разом з підвищенням рівня, розблоковують більше функцій?

Зробити обґрунтований вибір вимагає зваження потенціалу програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі для підвищення операційної ефективності проти його вартості.

4. Зручність використання

Як просто вашому персоналу використовувати і адаптуватися до програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі визначається його зручністю у використанні. Простий дизайн може збільшити рівень прийняття та загальну задоволеність, тоді як складний інтерфейс може призвести до неефективності та навіть опору з боку працівників.

Для оцінки зручності використання слід використовувати такі критерії:

• Програмне забезпечення повинно мати інтуїтивний інтерфейс з легкодоступними меню, простим дизайном панелей управління та легкодоступними інструментами для планування, зміни змін та створення звітів;
• Мобільна доступність: Оскільки багато представників найкращого контакт-центру працюють з дому, наявність смартфону є важливою для отримання змін у розкладі в реальному часі. Мобільні платформи надають такі інструменти, як Deputy і Humanity, які дозволяють менеджерам і співробітникам управляти розкладом під час руху.
• Мінімальна крива навчання: Впровадження нового персоналу в рішення для планування змін у кол-центрі не повинно займати багато часу, особливо у великих контакт-центрах. Найкращі платформи – це ті, які мають допоміжний персонал, центри допомоги та керовані уроки.

Вибір платформи, що легко використовувати, гарантує, що менеджери та співробітники можуть швидко адаптуватися, скорочуючи час простою та підвищуючи продуктивність.

Підсумок щодо програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі

Програмне забезпечення для планування змін у кол-центрі є необхідним для оптимізації управління персоналом у контакт-центрах. Шляхом оптимізації розподілу змін, моніторингу продуктивності та аналізу даних ці рішення підтримують збереження належно укомплектованих та ефективно функціонуючих програмних контакт-центрів. Вони дозволяють керівникам розумно використовувати ресурси, розподіляючи робочий навантаження та знижуючи можливість як перезавантаженості, так і недозабезпеченості персоналом, що може призвести до зниження якості обслуговування або підвищення операційних витрат.

Передове програмне забезпечення для планування змін у кол-центрі також пропонує можливості звітування та аналітики в реальному часі, які дозволяють керівникам приймати рішення на основі даних щодо розподілу ресурсів та управління персоналом. Ці інсайти корисні для прогнозування майбутніх потреб у персоналі, виявлення пікових годин та аналізу моделей дзвінків – все це призводить до підвищення задоволеності клієнтів та продуктивності.

Для вибору найкращого програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі важливо врахувати кілька важливих речей, таких як інтеграції, вартість, зручність використання та необхідні функції. Інтеграції з іншими корпоративними системами, такими як CRM і HR програмне забезпечення, можуть значно розширити корисність інструмента для планування, дозволяючи здійснювати легкий обмін даними та підвищуючи загальну продуктивність.

На закінчення, ретельна оцінка унікальних вимог та цілей вашої компанії має важливе значення для вибору найкращого програмного забезпечення для планування змін у кол-центрі. Контакт-центри можуть оптимізувати свої процедури управління робочою силою та підвищити задоволеність клієнтів, продуктивність та операційну ефективність за рахунок використання відповідних технологій.

Одним із найскладніших завдань для бізнесу є управління заробітною платою, особливо коли він стає більшим і складнішим. Помилки в нарахуванні можуть спричинити зайву тривогу у відділі кадрів, фінансові штрафи та незадоволення працівників. На щастя, сучасні програми для розрахунку зарплати створені для оптимізації процедур, спрощення розрахунків і забезпечення відповідності податковим нормам. Незалежно від того, наскільки великий ваш бізнес, важливо обрати найкращі програми для розрахунку зарплати.

У цій статті ми розглянемо 10 найкращих програм для розрахунку зарплати, щоб ви могли вирішити, яка найкраще відповідає потребам вашої компанії.

Чому програми для розрахунку зарплати є важливими для бізнесу

Програми, пов’язані з розрахунком зарплати, стали невід’ємними ресурсами для компаній різного типу. Ось чому вони такі важливі:

• Економія часу: коли функції для розрахунку зарплати, зокрема податкові, заробітна плата і вирахування обробляються автоматично, значно зекономлюється час у порівнянні з ручною обробкою;
• Точність: Програми для розрахунку зарплати забезпечують виплату працівникам точної суми щоразу, зменшуючи людські помилки;
• Відповідність: Програми для розрахунку зарплати допомагають компаніям дотримуватися місцевих, державних і муніципальних законів і правил, які часто змінюються;
• Задоволеність працівників: Своєчасні виплати пов’язані з підвищенням морального духу та задоволенням працівників;
• Економічність: Усунення потреби в додаткових працівниках або сторонніх послугах, оптимізація процесу заробітної плати та часу знижує експлуатаційні витрати.

Ефективне управління зарплатою не просто зручність, а необхідність у сучасному динамічному світі бізнесу.

Що шукати у програмі для розрахунку зарплати

Який найкращий інструмент для розрахунку зарплати залежить від кількох факторів. Порівнюючи різні варіанти, врахуйте такі аспекти:

• Простота використання: Співробітники відділу кадрів і власники компаній повинні легко використовувати зрозумілий інтерфейс програми;
• Інтеграція: Перевірте, чи легко програма поєднується з вашими наявними системами обліку часу, бухгалтерії чи системами для співробітників;
• Податкова відповідність: Щоб постійно дотримуватись правил, програма повинна автоматично розраховувати податки та подавати звіти;
• Масштабованість: Програми для розрахунку зарплати повинні легко адаптуватися до збільшення кількості співробітників, локацій і складності в міру зростання вашої компанії;
• Мобільна доступність: Щоб ви могли керувати розрахунком зарплати на ходу, хороші програми для розрахунку зарплати повинні надавати мобільний доступ;
• Вартість: Знайдіть ціновий план, який підходить для розміру та ресурсів вашої компанії. Деякі програми пропонують фіксовану ціну, інші стягують плату залежно від кількості співробітників;
• Обслуговування клієнтів: Якщо ви натрапите на проблеми чи маєте запити, важливо мати когось, на кого можна покластися.

Тепер давайте оцінемо найкращі програми для розрахунку зарплати на ринку, щоб допомогти вам обрати ідеальну для вашої компанії. Нижче подано таблицю, в якій ви можете знайти коротку інформацію про кожну популярну програму.

Таблиця порівнянь

Shifton

Shifton – це програма для розрахунку зарплати, розміщена в хмарній системі, і інструмент планування персоналу, призначений для спрощення процесів розрахунку зарплати для середніх компаній. Вона надає власникам компаній зручну для мобільних пристроїв платформу, яка дозволяє контролювати відвідуваність, розклади та зарплати працівників з будь-якого пристрою.

Важливі характеристики:

• Комп’ютеризований процес виплати зарплати.
• Планування й моніторинг часу працівників.
• Збережена в хмарній системі інформація доступна з мобільного пристрою.
• Звіти, які можна налаштувати.

Найкраще для: Shifton є найкращим варіантом для невеликих компаній, які шукають інтегровану систему розрахунку зарплати за розумною ціною з інтегрованими функціями управління персоналом.

Ціноутворення: Безкоштовна ціна відповідно до специфікацій та масштабу бізнесу.

Quickbooks

Функція розрахунку зарплати в Quickbooks, відомій марці бухгалтерського програмного забезпечення, є цінним доповненням до лінійки рішень компанії. Вона пропонує комплексні рішення та основні функції розрахунку зарплати, що робить її підходящою для компаній будь-якого розміру.

Важливі характеристики:

• Автоматизація виплат повернень і розрахунків;
• Інтеграція з Quickbooks, фінансовою програмою;
• Моніторинг стратегій 401(k) і медичних пільг;
• Прямий депозит для персоналу.

Ідеально для: Програма для розрахунку зарплати з Quickbooks особливо корисна для компаній, які вже використовують її для бухгалтерії, оскільки вона легко інтегрує фінансові дані.

Ціноутворення: Місячні ставки для планів починаються від $45; додаткові збори застосовуються для переваг.

Payroll4Construction

Сектор будівництва є цільовим ринком для Payroll4Construction. Вона управляє складними аспектами будівельної заробітної плати, включаючи оцінку робіт, відстеження спілок і сертифіковані звіти про зарплату.

Важливі характеристики:

• Сертифіковане відстеження спілок і зарплат;
• Управління заробітною платою для численних штатів;
• Дослідження робіт і ціноутворення;
• Інтеграція з бухгалтерськими програмами.

Ідеально для: Будівельні організації, особливо ті, що управляють державними контрактами, вимагають спеціальних процесів нарахування зарплати.

Ціноутворення: Персоналізована ціна відповідно до розмірів компанії і вимог.

ADP

Відомий постачальник рішень для розрахунку зарплати, ADP пропонує високо налаштовувані послуги розрахунку заробітної плати для компаній усіх розмірів. Серед його продуктів – обробка зарплатних чеків, управління кадрами та перевагами працівників.

Важливі характеристики:

• Управління розрахунком зарплати для компаній різних розмірів;
• Розподіл пільг і законодавча підтримка;
• Інтерфейс із широковживаними програмами для бюджетування та зарплат HR;
• Міцні можливості звітності.

Ідеально для: великі компанії, які потребують всеосяжного рішення для HR і зарплати.

Ціноутворення: Конкретні витрати визначаються за потребами. Основні заробітні виплати — відповідно до зайнятості.

Gusto

Популярна програма винагороди для малих та середніх підприємств – Gusto. Воно включає велику кількість функцій, включаючи призначення працівників та врегулювання їх прав. Вона відома своєю простою схемою.

Важливі характеристики:

• Ефективність обліку доходів та підзвітності;
• Управління перевагами працівників;
• Моніторинг часу та витрат на проекти;
• Інтеграція з бухгалтерськими програмами для зарплати.

Ідеально підходить для: Малих і середніх підприємств, які шукають системи управління зарплатами, що легко використовуються разом з комплексною системою контролю добробуту.

Ціна: Плани починаються від $40 на місяць, плюс додаткові витрати на кожного працівника.

eBacon

eBacon був створений спеціально з урахуванням підприємств у секторах урядових контрактів і будівництва. Він пропонує підтримку для багатьох штатів і прискорення процесів затвердження зарплати.

Важливі характеристики:

• Перевірена відповідність законодавству про виплату заробітної плати;
• Підтримка многоштатових виплат зарплати;
• Звіти про робочі місця і ціноутворення;
• Доступність на портативних пристроях.

Ідеально підходить для: Урядових підрядників і будівельних підприємств, які потребують експертної підтримки зарплат і дотримання вимог.

Ціна: Конкретні ціни визначаються відповідно до вимог бізнесу.

Rippling

Для компаній, що намагаються спростити свої процедури, Rippling пропонує комплексний підхід, який об’єднує зарплатні програми і HR. Платформа є досить гнучкою, оскільки інтеграція платежів і автоматизація з іншими корпоративними технологіями є її основними використаннями.

Важливі характеристики:

• Підтримка глобальної зарплати;
• Автоматизація дотримання законів;
• Адміністрування переваг і реєстрація нових найманців;
• Повна інтеграція з зовнішніми додатками.

Ідеально підходить для: Автоматизація зарплати необхідна для компаній будь-яких розмірів, особливо для тих, у яких є іноземні співробітники, на додаток до управління HR і IT.

Ціна: Індивідуальна вартість залежить від кількості працівників і інших необхідних функцій HR.

OnPay

Доступні і економічні програми управління зарплатами, OnPay орієнтований на малі і середні підприємства. Він включає управління зарплатами, HR і багато інших переваг, а його інтуїтивний дизайн робить його цінним інструментом для підприємств, які шукають просте рішення для управління зарплатами.

Важливі характеристики:

• Безлімітні запускі зарплат;
• Електронна подача податків;
• Платформа для незалежних ремонтних версій від працівників;
• Управління компенсацією й виплатами для працівників.

Ідеально підходить для: Середніх підприємств, які шукають інтуїтивне рішення для управління зарплатами, яке включає HR-функції.

Ціна: Починається від $40 на місяць + $6 за кожного працівника.

Paychex

Відомий інструмент управління зарплатами, Paychex пропонує організаціям широкий спектр послуг із управління зарплатами, переваг і HR. Завдяки складним характеристикам, таким як відповідність податкам і планування пенсій, його персоналізовані плани роблять його придатним для підприємств будь-яких розмірів.

Важливі характеристики:

• Управління податковими зобов’язаннями автоматично;
• Гнучкі графіки виплат;
• Координація компенсації та 401(k);
• Мобільний додаток для доступу під час подорожей.

Ідеально підходить для: Підприємства будь-яких розмірів потребують комплексного рішення для управління зарплатами та HR, особливо ті, які потребують ефективного виконання переваг для працівників.

Ціна: Персоналізовані ціни визначаються на основі потреб і розміру компанії.

SurePayroll

SurePayroll є додатком для управління зарплатами, який легко використовувати і продається за розумними цінами, особливо створений з урахуванням малих підприємств. SurePayroll є популярним вибором для нових компаній, оскільки пошук працівників для малих бізнесів ускладньо, страхові подачі і переваги для працівників стають більш прозорими і менш складними.

Важливі характеристики:

• Автоматизоване подання податкових декларацій і обчислення;
• Інструмент для управління зарплатами з мобільного телефону;
• Інтеграція з популярними програмами бухгалтерії для управління зарплатами;
• Переваги для здоров’я і пенсій працівників.

Ідеально підходить для: Стартапів і малих підприємств, які шукають еконоефективний підхід до управління зарплатами з усіма необхідними функціями для податків і переваг.

Ціна: Починається від $19.99 на місяць + $4 за кожного працівника.

Підсумкові думки щодо розгляду програм управління зарплатами

Вибір правильних програм управління зарплатами є важливим для компаній усіх розмірів. Програми управління зарплатами мають потенціал для покращення операцій, економії часу і забезпечення дотримання податкового законодавства, які стосуються компаній будь-яких розмірів. Як ми бачили, кожен інструмент управління зарплатами надає спеціальні функції і переваги, що відповідають різним вимогам компанії.

Завдяки своїй розширеній допомозі та робототехніці для глобального управління зарплатами, Rippling виділяється для бізнесів, які шукають комплексне рішення, що інтегрує IT, HR і програми управління зарплатами.

Базуючись на вашій галузі, розмірі вашої компанії і ваших особливих потребах у виплатах, кожна з програм, яку ми розглядали – QuickBooks, Payroll4Construction, ADP, Gusto, eBacon, Rippling, OnPay, Paychex або SurePayroll – має свої переваги. Вирішуючи, що є оптимальним для вашої компанії, варто враховувати витрати на програми управління зарплатами, можливості з безпеки з’єднання і простоту використання.

У кінцевому підсумку, ідеальні програми управління зарплатами можуть полегшити адміністративний тягар, покращити точність і допомогти компаніям зосередитися на розширенні і досягненні успіху.

Успішне управління часом є важливим у сьогоднішньому напруженому бізнес-середовищі. Одним із способів вирішення цього питання є програми для обліку робочого часу співробітників, які підвищують відповідальність і збільшують продуктивність. Незалежно від того, керуєте ви малим бізнесом чи великим штатом, прийняття правильної програми для відстеження робочого часу може значно вплинути на ваші операції. Ця стаття розповість про топ-10 додатків для відстеження часу співробітників у 2024 році та про те, як вони можуть покращити управління часом у вашій компанії.

Що таке програми для відстеження часу співробітників

Додатки для відстеження робочого часу на робочому місці – це засоби, розроблені для моніторингу та запису робочих годин. Багато завдань з управління часом, таких як контроль понаднормових, розрахунок заробітної плати та фіксація часів входу й виходу, можна автоматизувати за допомогою цих програм.

Інструменти для вимірювання робочого часу співробітників включають:

• Журнали часу: Реєструйте робочі години вручну або автоматично.
• Відстеження проектів: Моніторинг часу, витраченого на окремі завдання чи проєкти.
• Звітування: Створюйте детальні звіти для оцінки результатів або розрахунку заробітної плати.
• Інтеграція: Синхронізація з фінансовими додатками або програмами для відстеження робочого часу для управління проектами серед інших корпоративних інструментів.

Завдяки наданню інформативних даних, ці програми для відстеження робочого часу не тільки полегшують присутність співробітників, але й підвищують загальну продуктивність. Вони є вирішальними для ефективного управління трудовими ресурсами через їх здатність точно контролювати робочий час і взаємодіяти з різноманітними бізнес-програмами.

Чому вашому бізнесу потрібна програма для відстеження часу

Програми для відстеження часу надають безліч переваг, від покращеної прозорості до кращого прийняття рішень. Ось чому ваша компанія має розглянути можливість використання однієї з них:

• Підвищена продуктивність: Ви можете виявити неефективності та внести зміни на основі даних, відстежуючи час працівників.
• Економія коштів: Інструменти для відстеження часу зменшують людські помилки та адміністративні зусилля, особливо під час обробки заробітної плати.
• Відповідність: Вони допомагають запобігти правовим проблемам, що виникають через понаднормові чи пропущені перерви, допомагаючи працівникам дотримуватися трудового законодавства.
• Відповідальність: Роботодавці та працівники можуть бачити, на що витрачається час в реальному часі, що допомагає всім зосередитися.
• Управління віддаленою роботою: Ці програми є важливими для компаній, що залучають віддалених працівників, оскільки вони забезпечують зручний спосіб відстеження стану роботи і часу з будь-якого місця.

Бізнеси можуть краще вирішувати неефективності та отримувати корисну інформацію про ефективність праці завдяки впровадженню інструментів для відстеження часу. Ці системи допомагають знизити адміністративну роботу та помилки в розрахунках заробітної плати, що покращує фінансову точність.

Порівняльна таблиця додатків для відстеження часу співробітників

Слід враховувати такі фактори, як функціональність, цінові варіанти та відповідність розміру і потребам вашої команди, вибираючи програму для відстеження робочого часу, яка найкраще підходить для вашого бізнесу.

Основні характеристики та аналіз вартості деяких з найкращих додатків для відстеження робочого часу співробітників, які наразі доступні, виділено в цьому порівнянні. Усі ці інструменти можуть підвищити відповідальність працівників, покращити управління часом і оптимізувати процеси, залежно від розміру вашого бізнесу, структури команди та унікальних потреб.

10 найкращих додатків для відстеження часу співробітників

Компанії, що прагнуть збільшити продуктивність, управляти віддаленими командами та забезпечити правильну обробку заробітної плати, повинні обрати найкращий додаток для відстеження робочого часу співробітників. Важливо знайти рішення, яке задовольнить ваші унікальні потреби компанії, будь то організація змін, відстеження присутності чи контроль прогресу ініціативи. Є багато рішень, які доступні. Десять найкращих додатків для відстеження часу робочої сили розглянуто в цій частині; кожен з них пропонує унікальний набір атрибутів, спрямованих на допомогу компаніям у кращому управлінні своїм робочим контингентом.

Shifton

Ідеально підходить для: Контроль відвідуваності та місця роботи

Додаток для відстеження часу Shifton призначений для полегшення планування для компаній, у яких працівникам призначені зміни. Менеджери можуть управляти всім від планування до аналізу журналів часу в одному місці, коли відстеження часу та управління змінами поєднуються.

Важливі характеристики:

• Оновлення змін у режимі реального часу.
• Детальне звітування.
• Управління доступністю співробітників.

Shifton особливий тим, що він адаптується до різних навантажень і умов праці. Крім того, додаток полегшує зберігання всієї інформації, яка має значення: звітів, відпусток по хворобі, свят та реальних робочих годин. Додаток також багатомовний, щоб всі співробітники змогли працювати тут. Крім того, є доступні відкритий API та вебхуки.

When I Work

Ідеально підходить для: Малі групи

Спрощені інструменти бюджетування та відстеження часу, які надає When I Work, полегшують управління як неповним, так і повним робочим часом персоналу. Співробітники можуть використовувати свої смартфони для запису завдяки зручному інтерфейсу додатка для відстеження часу, а менеджери можуть швидко скласти розклади та оцінити витрачений час.

Важливі характеристики:

• Планування персоналу.
• Переміщуваний годинник.
• Командне повідомлення.

Вартість: Для малих команд безкоштовно.

Додаток для відстеження часу When I Work – це чудовий вибір для компаній, яким потрібно керувати своїми робочими колективами з легкістю та гнучкістю. Він ідеально підходить для груп з віддаленими або польовими працівниками завдяки своєму мобільному підходу, що гарантує, що працівники можуть реєструвати час з будь-якого місця. Крім того, вбудована функція командних повідомлень сприяє комунікації між менеджерами і працівниками, оптимізуючи координацію змін і зменшуючи проблеми з розкладом.

Connecteam

Ідеально підходить для: Віддалених команд і безкабельних працівників

Ефективний додаток для відстеження часу Connecteam призначений для компаній, де працівники працюють віддалено. Це робить їх придатними для компаній у галузі будівництва, логістики або польових послуг завдяки мобільному дизайну і GPS-відстеженню часу.

Важливі характеристики:

• GPS-моніторинг.
• Управління завданнями.
• Інструменти для зв’язку.

Вартість: $29 на місяць для до 50 користувачів – стартова ціна.

Додаток для відстеження часу Connecteam відрізняється широким набором функцій, що задовольняють потреби компаній, в яких працівники завжди на ходу. Завдяки функції GPS моніторингу, менеджери можуть відстежувати місцезнаходження працівників в реальному часі та забезпечувати відповідальність. Додаток додатково покращує управління завданнями, дозволяючи менеджерам призначати завдання, встановлювати терміни і відстежувати прогрес прямо з платформи.

TimeCamp

Ідеально підходить для: Агентств та незалежних підрядників

Додаток для відстеження часу TimeCamp ідеально підходить для незалежних підрядників чи команд, які працюють над кількома проєктами, оскільки він надає розширений набір функцій, включаючи табелі, рахунки та відстеження проєктів.

Важливі характеристики:

• Зв’язок для обробки проєктів;
• Білінг;
• Відстеження часу одним кліком.

Ціна: $7 за користувача на місяць для преміум-планів; також доступний безкоштовний план.

TimeCamp виділяється своїм легким використанням і адаптованістю, надаючи інтерфейс, який легко користуватися і дозволяє здійснювати моніторинг часу лише одним кліком. Точне обчислення для клієнтів отримується завдяки функції виставлення рахунків, яка також гарантує гладке управління робочим процесом через інтеграцію з основними додатками для управління проектами.

Через це, TimeCamp є досить корисним для незалежних підрядників і організацій, що контролюють кількох клієнтів і завдань.

Toggl Track

Ідеально для: Основного обліку часу

Додаток для відстеження часу Toggl Track відомий своєю простотою і легкістю використання, надаючи спрощений метод відстеження часу. Він є чудовим вибором для фрилансерів та невеликих команд, оскільки він має таймери на один клік і детальну звітність.

Важливі характеристики:

• Легко керувати;
• Можливість налаштування звітів;
• Інтеграція з більш ніж 100 додатками.

Ціноутворення: Оплачувані підписки починаються з $10 за користувача на місяць або безкоштовно для п’яти користувачів.

Для груп чи осіб, які шукають простий, але ефективний інструмент управління часом, Toggl Track є ідеальним рішенням. Його плавна інтеграція з додатком для відстеження часу дозволяє адаптуватися до різноманітних процесів, а легко налаштовувані звіти пропонують уявлення про продуктивність без надмірної складності.

З усіма необхідними функціями для невеликих команд або незалежних підрядників, безкоштовний план є особливо привабливим.

Timely

Ідеально для: Автоматизованого моніторингу часу

Timely автоматизує відстеження часу, контролюючи ваші робочі дії та створюючи точні табелі. Компанії, які прагнуть мінімізувати обсяг ручних даних, необхідних для моніторингу робочих годин, можуть використовувати це програмне забезпечення для відстеження робочого часу.

Важливі характеристики:

• Автоматизоване відстеження;
• Миттєва звітність;
• Інсайти, пов’язані з діяльністю.

Вартість: Початкова ціна становить $8 за користувача на місяць.

Автоматизована система моніторингу часу Timely зменшує помилки журналювання та забезпечує більш точні записи. Керівники можуть отримати краще розуміння часу, витраченого на різні ініціативи, за допомогою статистики в реальному часі.

Завдяки цьому це є чудовим вибором для компаній, які прагнуть максимізувати продуктивність без покладання на працівників надмірних обов’язків по відстеженню. Компанії можуть спростити операції і використовувати дані в реальному часі для прийняття розумніших рішень та оцінок продуктивності шляхом поєднання автоматизації з інтелектуальними даними.

ClickUp

Ідеально для: Співпраці та управління проектами

Додаток для відстеження робочих годин ClickUp полегшує комунікацію в команді завдяки гнучкому рішенню, яке включає управління проектами та функції моніторингу роботи. Це чудовий вибір для компаній, які шукають універсальне рішення.

Важливі характеристики:

• Управління завданнями;
• Схеми проектів;
• Моніторинг часу.

Ціноутворення: Є безкоштовний план, а також преміум-опції вартістю $5 за користувача кожного місяця.

Однією з найкращих якостей ClickUp є гнучкість; вона забезпечує інструменти для команд різних типів, від малих бізнесів до багатонаціональних корпорацій. Компанії можуть просто підтримувати своєчасність проектів і спрощувати процеси за допомогою настроюваного інтерфейсу та функцій.

Платформа також дозволяє інтеграцію з іншими інструментами продуктивності, що робить її плавним доповненням до будь-якої поточної технічної інфраструктури. З удосконаленим командним співпрацею і оновленнями в реальному часі, додаток для відстеження робочих годин ClickUp допомагає збільшити продуктивність, якщо ви керуєте малим проектом або цілим відділом.

ProofHub

Ідеально для: Інтегрованого обліку часу та управління проектами

ProofHub додає можливості управління завданнями, відстеження часу, діаграми Ганта та інші функції для повного управління проектами. Вона призначена для сприяння ефективній співпраці команди з одночасним моніторингом управління часом.

Важливі характеристики:

• Конкретні процеси;
• Записи часу;
• Інструменти для співпраці.

Вартість: Відсутні витрати за користувача; щомісячна плата становить лише $45.

Для компаній, які хочуть об’єднаного обліку часу та аспектів управління проектами на одній платформі, додаток для відстеження робочих годин ProofHub виділяється. Команди можуть налаштовувати робочі процеси для задоволення своїх унікальних потреб, а журнали часу гарантують, що всі завдання правильно задокументовані.

Інструменти співпраці ProofHub, які включають обмін файлами, чат і обговорення проектів, можуть значно підвищити групову продуктивність і є безцінним ресурсом для організацій, що контролюють кілька ініціатив і потребують централізованого рішення.

Jibble

Ідеально для: Розпізнавання облич та відстеження відвідуваності

Додаток для відстеження робочих годин Jibble підходить для компаній, яким потрібно переконатися в фізичній присутності працівників, оскільки він фокусується на відстеженні відвідуваності. Він точно записує години за допомогою розпізнавання облич та GPS.

Важливі характеристики:

• Розпізнавання облич;
• GPS моніторинг;
• Табелі, що генеруються автоматично.

Ціноутворення: Основне використання безкоштовне, а преміум-плани починаються з $2.99 за користувача на місяць.

Додаток для відстеження робочих годин Jibble особливо корисний для компаній, де фізична присутність є суттєвою, наприклад, у виробництві, роздрібній торгівлі та охороні здоров’я, через акцент на GPS моніторингу і розпізнаванні облич. Автоматизовані табелі гарантують правильну оплату праці та дотримання нормативних вимог, що усуває необхідність у ручному управлінні відвідуваністю.

Його підписні плани пропонують більш складні можливості за розумною ціною, роблячи це універсальним варіантом для компаній різних розмірів і потреб.

HoursTracker

Ідеально для: Незалежних підрядників

Для незалежних підрядників, яким потрібно вручну відстежувати свої години на багатьох проектах, HoursTracker є ідеальним. Користувачі можуть експортувати табелі, вимірювати відпрацьований час та встановлювати цілі заробітку.

Важливі характеристики:

• Персоналізовані табелі;
• Ручне введення часу;
• Експорт даних до PDF або CSV.

Ціноутворення: Основне використання безкоштовне; також доступні преміум опції.

Додаток для відстеження робочих годин HoursTracker пропонує фрилансерам, що управляють різними завданнями, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Його можливості ручного введення та налаштовувані табелі надають клієнтам повну гнучкість у тому, як вони відстежують свій час.

Заключні думки про додатки для відстеження робочого часу співробітників

У нинішньому динамічному корпоративному ландшафті час є надзвичайно важливим ресурсом. Додатки для моніторингу робочого часу співробітників забезпечують важливий спосіб для компаній краще керувати цим ресурсом. Впроваджуючи такі технології, компанії можуть виявити неефективність, підвищити загальну продуктивність і отримати додаткові знання про те, як їхні працівники проводять свій час.

Автоматизація обтяжливих адміністративних завдань є однією з основних переваг використання інструментів для моніторингу часу. Це не лише економить час, але й призводить до значного зменшення людських помилок завдяки цій автоматизації, особливо в адмініструванні табелів і обробці заробітної плати.

На завершення, з урахуванням того, як змінюється робоче середовище, системи відстеження годин робітників стають незамінними для сучасних компаній. Крім того, що ці технології корисні для моніторингу відпрацьованих годин, вони пропонують цінні дані про продуктивність, управління проектами та загальну ефективність бізнесу.

Виплата заробітної плати може бути складною для контролю в будівельному секторі. Питання заробітної плати у будівельних компаніях є комплексними і включають все – від регулювання угод, постійного та тимчасового персоналу до стеження за кількома місцезнаходженнями проектів.

У цій публікації ми розглядаємо топ-10 виборів програмного забезпечення для виплати заробітної плати в будівництві, яке буде запропоновано у 2024 році, включаючи When I Work, Gusto та Shifton.

Чому програмне забезпечення для виплати заробітної плати, специфічне для будівництва, є необхідним

Для різних технічних питань виплата заробітної плати у будівельній галузі зазвичай є складнішою, ніж у більшості галузей, зокрема:

• Багато місць роботи: Працівники розташовані у багатьох місцях, і винагорода може змінюватися залежно від місцезнаходження.
• Складний облік часу: Оскільки будівельні робітники часто мають непередбачувані графіки, облік часу є надзвичайно важливим.
• Різні типи зайнятості: Компанії повинні контролювати постійних, контрактних і тимчасових працівників з різними рівнями оплати.
• Відповідність вимогам: Залежно від регіону, будівельні фірми можуть підлягати різним законам про працю, обмеженням профспілок і податковим законам.

Використання загальних служб для розрахунку заробітної плати в будівництві має потенціал до недотримання, затримок у проектах та людських помилок. Спеціально створені для галузі інструменти управління зарплатою полегшують ці процеси завдяки таким функціям, як перевірене звітування про заробітну плату, облік часу і контроль ставок.

Топ-10 програмних рішень для розрахунку заробітної плати в будівництві

Правильне обладнання може компенсувати працівників у будівельних проектах точніше та продуктивніше. Для вирішення унікальних проблем, які стикаються з будівельними компаніями, потрібні унікальні інструменти. Через свої нестабільні робочі години, кілька місць і різні ставки оплати за різні роботи, потреби будівельних компаній виходять за рамки того, що можуть запропонувати звичайні системи розрахунку заробітної плати, які часто використовуються в інших секторах.

З такою великою кількістю різноманітних рішень програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати будівельні організації повинні вибрати індивідуальний підхід, щоб відповідати своїм особливим потребам.

Shifton

Інтегроване рішення для планування праці та виплати заробітної плати в будівництві під назвою Shifton є корисним для зусиль будівельних компаній в управлінні своєю зарплатою. Воно призначене для задоволення складних вимог до розрахунку заробітної плати та обліку часу компаній, що наймають працівників, розташованих на кількох об’єктах. За допомогою інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу Shifton компанії можуть розподіляти зміни, управляти виплатою зарплат і відстежувати час в одному місці.

Декілька відмінних рис Shifton:

• Управління змінами: Створення, призначення та модифікація змін для працівників на різних робочих місцях є простим.
• Автоматизована виплата: Завдяки системі відстеження часу Shifton, розрахунок зарплати ведеться точно і з точністю до годин, що мінімізує помилки.
• Звіти: Доступний список звітів і можливість створювати індивідуальні на запит клієнта.
• Доступність через мобільний: Працівники можуть використовувати програмне забезпечення для виплати заробітної плати Shifton, щоб ввійти і вийти навіть з далеких місць, забезпечуючи точність і актуальність обліку робочого часу.

When I Work

When I Work є повним процесом планування та рішенням планування, яке інтегрується з системою заробітної плати компанії, таким чином є цінним ресурсом для будівельних фірм з нестабільними потребами у персоналі. Це допомагає компаніям управляти змінами, відслідковувати робочі години працівників і забезпечувати точний облік часу працівників для розрахунку зарплати.

Важливі аспекти When I Work складають:

• Планування змін: Легко створювати, змінювати і призначати зміни, що полегшує управління персоналом на кількох робочих локаціях;
• Стеження за відвідуваністю та часом: Працівники можуть використовувати програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, щоб негайно документувати відпрацьовані години, і системи розрахунку зарплати синхронізуватимуть цю інформацію. Щоб гарантувати точні обчислення оплати;
• Інтеграції з системами заробітної плати: When I Work автоматично передає час і об’єднує дані про пунктуальність за допомогою надійних програм розрахунку заробітної плати;
• Мобільний функціонал: Ідеально підходить для будівельних об’єктів, які постійно в русі, ця програма дозволяє користувачам отримувати їхні призначення і вводити/виводити дані звідусіль.

HCSS HeavyJob

HCSS HeavyJob є потужною системою відстеження контрактів і заробітної плати, спеціально розробленою для галузі цивільного будівництва. Це найкращий вибір для підприємств, які керують великими проектами, з його розширеними функціями для моніторингу персоналу, часу та витрат безпосередньо на будівельному майданчику.

Серед основних характеристик HCSS HeavyJob:

• Дані про виробництво та години, зареєстровані в полі: Оператори можуть заносити дані по роботі та часу безпосередньо з будівельного майданчика, що дозволяє ведення реального обліку;
• Відстеження витрат на роботи: Дозвольте автовідопрофілювання даних по заробітній платні для точного бюджетування та моніторингу;
• Інформація про заробітну плату союзу та верифікована заробітна плата: Перевірте відповідність вимогам щодо аудиту заробітної плати та правил профспілок, необхідних для федеральних контрактів;
• Обробка заробітної плати спрощується за допомогою програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати на смартфони для працівників. Щоб реєструвати свої години в дорозі.

HCSS HeavyJob є природним вибором для більших будівельних бізнесів, які потребують розширених можливостей у сфері заробітної плати й обліку контрактів, щоб керувати великими робочими середовищами та робочою силою.

Connecteam

Connecteam є оптимальним управлінням заробітною платою за допомогою HR та моніторингу будівельними організаціями з працівниками, розосередженими по різних локаціях мобільної робочої сили. Це надає корисний інструмент для управління часом, обробки заробітної плати, сприяння нагляду та комунікації з персоналом.

Деякі основні можливості Connecteam:

• Облік часу на основі GPS: Працівники можуть входити й виходити з призначених робочих місць, забезпечуючи точність облікових листів;
• Інтеграція заробітної плати: Системи обліку часу та бухгалтерії взаємодіють так, щоб працівники отримували справедливу винагороду з урахуванням кількості відпрацьованих годин;
• Комунікація з працівниками: Легко інформувати всю команду і тримати всіх на одній хвилі за допомогою вбудованих інструментів обміну повідомленнями та оновленнями;
• Індивідуальні звіти: Запустіть програми з обробки заробітної плати, адаптовані до конкретних потреб вашої організації.

Gusto

Відомий своєю гнучкістю та зручністю, Gusto є відмінним вибором для невеликих і середніх будівельних компаній. Gusto надає кілька потреб в програмному забезпеченні для виплати заробітної плати, таких як управління заробітною платою вашого будівельного проекту.

Основні характеристики Gusto включають:

• Процес заробітної плати повністю автоматизований, включаючи сплату податків, компенсацію працівників за понаднормові роботи та розрахунок компенсації;
• Gusto допомагає відповідати вимогам законодавства і правил, контролюючи податкові правила та забезпечуючи дотримання державних, місцевих та федеральних законів;
• Управління перевагами: Gusto надає повний досвід в сфері кадрових ресурсів через контроль за перевагами користувачів, такими як медичне страхування і зарплата;
• Дизайн, зручний у використанні: Система є зручною, навіть для тих, хто не має попереднього досвіду у виставленні рахунків.

Payroll4Construction

Як і свідчить сама назва, Payroll4Construction спеціально розроблена для важкої будівельної галузі та пропонує послуги підтримки виплати заробітної плати, що відповідають спеціальним викликам підрядників. Це ідеальний вибір для підприємств, які потребують індивідуалізованого підходу, здатного управляти складними вимогами до виплати заробітної плати, такими як зарплата згідно з колективними договорами, сертифіковані звіти по заробітній платі та витрати на працю, що відносяться до конкретних проектів.

Серед відмінних рис Payroll4Construction:

• Сертифіковані звіти по заробітній платі: Легко створюйте сертифіковані звіти по заробітній платі, необхідні для контрактів з урядом;
• Управління обліком заробітної плати профспілок: Автоматизуйте розрахунки обліку заробітної плати, включаючи ставки заробітної плати та переваг згідно з колективними договорами;
• Вартість робіт: Надайте детальні уявлення про витрати на проект, безпосередньо пов’язуючи дані по заробітній платі з витратами на роботу;
• Мобільний ввід часу: Працівники можуть входити з віддалених місць, щоб забезпечити точність обробки заробітної плати.

Будівельні підприємства, особливо ті, що займаються державними проектами або наймають профспілкову робочу силу, які потребують специфічних для їхнього сектора властивостей заробітної плати, можуть розглянути Payroll4Construction.

Rippling

Хоча Rippling не створений з урахуванням будівельної галузі, він є цілісною системою для керування найманням та оплатою з великою кількістю можливостей налаштування, щоб відповідати особливим потребам цієї галузі. Об’єднуючи відлік часу та праці, автоматизацію заробітної плати та переваги в єдиній платформі, Rippling спрощує управління працівниками.

Основні аспекти Rippling включають:

• Світова заробітна плата: Ідеально підходить для підприємств із глобальною діяльністю, Rippling може забезпечити глобальні рішення з виплати заробітної плати для локальних та експатріантних працівників;
• Вимірювання часу зв’язано: Використовуючи мобільне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати Rippling, працівники можуть увійти свої години, і дані негайно передаються до сервісу заробітної плати через систему;
• Інтеграція з продуктами сторонніх виробників: Rippling надає ефективність, об’єднуючи з кількома HR-системами, розробкою і бюджетуванням;
• Індивідуальні звіти: Надайте детальну інформацію про заробітну плату та витрати на робочу силу, щоб допомогти в управлінні вашими капітальними проектами для діяльності.

TriNet

TriNet є сильним кандидатом для основних будівельних підприємств, які потребують загального управління кадровими ресурсами. Рішення TriNet по заробітній платі спроєктовано для обробки складних пакетів компенсацій, таких як дотримання законів про зайнятість та правил профспілок.

Особливі характеристики TriNet включають:

• Повна послуга з виплати заробітної плати: TriNet обробляє всі аспекти, включаючи не лише фактичну заробітну плату, а й податкове дотримання та подання;
• Адміністрування переваг: Окрім заробітної плати, ми керуємо пільгами вашої компанії, зокрема, планами пенсійного забезпечення та охорони здоров’я;
• Відповідність трудовому законодавству: TriNet забезпечить, щоб ваша компанія дотримувалася всіх застосовних національних та державних законів про працевлаштування;
• Присвячена підтримка: TriNet пропонує специфічні переваги та HR допомогу для сприяння бізнесам у вирішенні складних питань заробітної плати.

Deel

Для бізнесів з розкиданими робочими силами Deel пропонує комплексний процес служби по нарахуванню заробітної плати у будівництві та рішення для платіжної відповідності, яке працює глобально та є відмінною альтернативою для бізнесів, що працюють у галузі будівництва з офшорними підрядниками або здійснюють діяльність за кордоном. Deel зменшує складність заробітної плати шляхом вирішення проблем з податковим законодавством, регіональними стандартами праці та дотриманням правових та регуляторних норм більш ніж 150 країн.

Серед основних атрибутів Deel:

• Глобальне управління заробітною платою: Будівельні фірми можуть легко використовувати Deel для обробки іноземної заробітної плати як для працівників, так і для підрядників;
• Платежі підрядникам: Deel спрощує керування та оплату контрактам або фрілансерам, незалежно від їх місця розташування;
• Юридичне і нормативне відповідність: Оновлюючи інформацію про останні зміни в регіональних нормативних актах праці, Deel гарантує, що компанії дотримуються їх;
• Інтеграція: Завдяки підключенню до відомих програм для платіжної системи в будівництві, таких як QuickBooks, Xero, та інших корпоративних рішень, Deel полегшує плавний обмін даними між зарплатою та іншими бізнес-операціями;
• Портал самообслуговування: Як постачальники, так і співробітники Deel можуть переглядати свою платіжну історію, отримувати платіжні відомості та змінювати свої платіжні налаштування на цьому онлайн-сайті підтримки.

Для великих будівельних організацій, які часто працюють з міжнародними командами або підрядниками, Deel підходить ідеально. Він звільнює підприємства від концентрації на регуляторних обов’язках, усуваючи проблеми з дотриманням зарплатної відповідності на міжнародному рівні.

SurePayroll

SurePayroll – це легке у використанні рішення для служби зарплат у будівництві, яке працює в хмарному середовищі. Управління платіжною відомістю полегшується автоматизованими засобами, які регулярно обчислюють заробітну плату та подають податки. З його сильним акцентом на доступність і легкість у використанні, SurePayroll може бути ідеальним вибором для будівельних підприємств, які шукають надійну зарплатну систему без складностей великих корпоративних рішень.

Деякі з яскравих характеристик SurePayroll:

• Автоматизація подачі платежів: SurePayroll оптимізує всю систему заробітної плати для забезпечення своєчасних виплат незалежним працівникам та підрядникам;
• Дотримання та подача доходів: SurePayroll гарантує дотримання всіх податкових правил шляхом автоматичного подання федеральних, державних та місцевих податків вашого бізнесу;
• Платежі за допомогою чека та прямого депозиту: SurePayroll пропонує безліч гнучких варіантів оплати, включаючи прямий фінансовий переказ та обробку чеків;
• Доступ через мобільний пристрій: Будівельні компанії можуть керувати заробітною платою віддалено за допомогою мобільного програмного забезпечення від SurePayroll для платежів в будівництві;
• Самообслуговування працівників: SurePayroll надає автоматизований сайт, де працівники можуть перевіряти свої платіжні відомості, податкові звіти та інформацію про пільги, щоб зменшити навантаження на HR-персонал;
• Інтеграція зі страховкою працівників: SurePayroll допомагає в управлінні політикою страхування працівників, що є важливою послугою для бізнесів у будівельній галузі.

Великі і невеликі будівельні компанії, що шукають недороге програмне забезпечення для зарплати у будівництві, яке легко використовувати і сприяє дотриманню норм при сплаті податків та обробці платежів без будь-яких зусиль, повинні розглянути можливість використання SurePayroll.

Остаточні думки щодо програмного забезпечення для заробітної плати в будівництві

Компанії у будівельній галузі, які хочуть дотримуватися державних, муніципальних та федеральних трудових стандартів, повинні обрати відповідне програмне забезпечення для заробітної плати у будівництві.

Будівельні організації повинні враховувати декілька аспектів при виборі системи для обробки заробітної плати, включаючи:

• Масштабованість: Чи буде програма розширюватися, щоб вміщувати нових працівників або більші проекти у міру росту вашої компанії?
• Інтеграція: Ознайомтеся з сумісністю системи з іншими системами для обліку часу, проектів та бухгалтерії.
• Відповідність: Чи забезпечить програмне забезпечення для зарплати у будівництві дотримання податкових законів штатів, місцевих законів про зайнятість та галузевих обмежень?
• Зручність використання: Чи зручно користуватись інструментом керівникам та персоналу?
• Підтримка і персоналізація: Чи можете ви налаштувати рішення, щоб задовольнити ваші унікальні вимоги, за допомогою достатньої підтримки користувачів та налаштувань конфігурації?

Обираючи відповідне програмне забезпечення для обробки заробітної плати в будівельній галузі, компанії можуть зменшити витратні помилки у заробітній платі, підвищити точність та ефективно платити своїм працівникам. Інвестування у налаштоване управління платежами в будівельній галузі може бути корисним як для невеликих груп, так і великих міжнародних операцій, покращує ваш загальний робочий процес і дозволяє вам краще зосередитись на тому, що ви робите найкраще – створювати та доставляти якісні проекти.

Програмне забезпечення для автоматичного планування може значно спростити управління розкладом співробітників і зробити його менш трудомістким для бізнесу будь-якого розміру. Незалежно від того, керуєте ви маленькою стартапом чи великою корпорацією, створення та управління розкладами вручну часто супроводжується неефективністю, помилками та збільшенням витрат на працю. У галузях, де зміни співробітників є критично важливими для підтримки операцій, таких як охорона здоров’я, роздрібна торгівля та гостинність, ручне планування може викликати серйозні порушення.

З появою програмного забезпечення для автоматичного планування, компанії тепер мають потужний інструмент у своєму розпорядженні. Впроваджуючи генератор автоматичного розкладу, бізнес може оптимізувати управління робочою силою, заощадити час і зменшити витрати. Ця технологія більше не зарезервована лише для великих підприємств — малі та середні бізнеси також приймають її для оптимізації своїх процесів планування.

Чому автоматичне планування є важливим

Управління робочою силою виходить за рамки просто призначення змін співробітникам. Воно вимагає детального розуміння доступності кожного співробітника, навичок та уподобань, а також шаблонів попиту компанії та нормативних вимог. Керування цим вручну залишає надто багато простору для помилок — надмірне або недостатнє персонал, пропущені зміни та порушення трудового законодавства є звичайними проблемами.

Ось де автоматичне планування стає незамінним. Воно автоматизує процес планування, аналізуючи дані, включаючи доступність співробітників та прогнози навантаження, для створення ефективних розкладів, що відповідають вимогам бізнесу. Це особливо корисно для компаній, які залежать від працівників на зміні або мають змінні потреби в персоналі протягом тижня чи місяця.

Крім економії часу, автоматичне планування забезпечує точність і відповідність вимогам. Воно мінімізує людські помилки, такі як подвійне запланування, перенавантаження або неврахування обов’язкових періодів відпочинку та трудового законодавства. У результаті ваш бізнес уникає дорогих штрафів і забезпечує безперебійні операції без неефективності, пов’язаної з ручним плануванням.

Крім того, автоматизоване планування дозволяє миттєве оновлення. Коли співробітники повідомляють про хворобу чи попит раптово змінюється, бізнес може вносити зміни в реальному часі з мінімальними порушеннями. Такий рівень гнучкості та реагування допомагає забезпечити, що ваша робоча сила завжди оптимізована для поточних потреб.

Як працює автоматичне планування

У своїй суті, програмне забезпечення для автоматичного планування використовує інтелектуальні алгоритми та вхідні дані для створення оптимізованих розкладів. Процес простий, але дуже ефективний.

1. Менеджери вводять інформацію в систему, таку як доступність співробітників, рівні навичок та будь-які переваги щодо розкладу. Ці дані складають основу для створення розкладів.
2. Бізнеси можуть вводити правила, пов’язані з максимальною кількістю робочих годин, обмеженнями на понаднормові години, обов’язковими перервами та відповідністю трудовому законодавству. Ці правила допомагають програмному забезпеченню дотримуватися юридичних вимог.
3. Після введення даних програма створює оптимізований розклад, що базується як на потребах бізнесу, так і на доступності співробітників.
4. Якщо необхідні зміни в останню хвилину — наприклад, співробітник заявив про хворобу — програма дозволяє оновлення в реальному часі. Вона може запропонувати заміни та адаптує розклади відповідно.

Деяке вдосконалене програмне забезпечення для автоматичного планування навіть включає машинне навчання, яке покращується з часом, аналізуючи шаблони та передбачаючи майбутні потреби в розкладах. Наприклад, якщо певні дні або години постійно вимагають більше персоналу, програма може прогнозувати та відповідно коригуватися.

Ключові переваги автоматичного планування

Автоматизація процесу планування приносить масу переваг, роблячи управління командами більш ефективним і менш трудомістким. Зменшуючи потребу в ручному вводу, бізнеси можуть звільнити цінний час та ресурси, дозволяючи менеджерам зосередитися на інших важливих завданнях.

Економія часу: зменшення ручного вводу, швидше планування

Ручне планування може займати години, особливо для великих компаній. Програмне забезпечення для автоматичного планування значно скорочує цей час, створюючи розклади за лічені хвилини. Зекономлений час можна присвятити іншим важливим завданням, таким як стратегічне планування або покращення операцій.

Автоматизовані системи також дозволяють компаніям планувати на далеку перспективу, з можливістю повторювати або коригувати регулярні розклади. Це усуває потребу створювати новий розклад щотижня чи щомісяця з нуля.

Економія коштів: оптимізація витрат на працю та зменшення понаднормових

За допомогою програмного забезпечення для автоматичного планування, бізнеси можуть суттєво зменшити витрати на працю завдяки оптимізації рівнів персоналу. Програмне забезпечення гарантує, що співробітники заплановані лише тоді, коли це необхідно, запобігаючи надлишковому персоналу та непотрібним понаднормовим.

Це не лише знижує витрати, але й забезпечує, що рівні персоналу відповідають попиту. Наприклад, роздрібні бізнеси можуть забезпечити наявність достатньої кількості співробітників під час пікових годин покупок, одночасно мінімізуючи кількість персоналу в тихіший час. Аналогічно, витрати на понаднормові години зменшуються, оскільки система забезпечує дотримання лімітів робочих годин і вимог до перерв.

Гнучкість: пристосованість до змін у попиті та доступності персоналу

Бізнеси працюють у динамічних середовищах, де потреби в персоналі можуть раптово змінитися. Програмне забезпечення для автоматичного планування забезпечує гнучкість, щоб швидко адаптуватися до цих змін. Менеджери можуть легко змінювати розклади, виходячи з коливань попиту або доступності співробітників, забезпечуючи безперебійність операцій навіть під час пікових періодів або непередбачених недостач персоналу.

Крім того, багато систем автоматичного планування дозволяють співробітникам обмінюватися змінами або запитувати зміни в межах системи. Цей самосервісний функціонал підвищує задоволеність співробітників, оскільки дає їм більше контролю над своїми робочими розкладами.

Точність: мінімізація людської помилки та конфліктів

Людська помилка неминуча при ручному складанні розкладу. Пропустити доступність співробітника або випадково запланувати когось на подвійну зміну може призвести до розчарування та операційних перебоїв. Автоматичне планування усуває ці помилки, використовуючи дані для створення безконфліктних розкладів.

Система забезпечує, що працівники заплановані відповідно до їхньої доступності та юридичних робочих годин, зменшуючи ризик конфліктів розкладу або недотримання вимог. У результаті бізнес уникає штрафів, пов’язаних з порушенням трудового законодавства, і покращує задоволеність співробітників через узгоджене, безпомилкове планування.

Кейс-дослідження: історії успіху з автоматичним плануванням

Багато компаній у різних галузях успішно впровадили програмне забезпечення для автоматичного планування, щоб підвищити ефективність, зменшити витрати та поліпшити задоволеність співробітників.

Наприклад, один відомий великий роздрібний магазин впровадив автоматичний розкладник і повідомив про зниження витрат на працю на 15% в перші шість місяців. Програмне забезпечення оптимізувало рівні персоналу, особливо під час пікових періодів продажів, що призвело до покращення обслуговування клієнтів без перевитрат на робочу силу.

У сфері охорони здоров’я лікарні запровадили автоматичне програмне забезпечення для планування, щоб керувати складними графіками змін медсестер і лікарів. Система забезпечувала, що персонал запланований у відповідності до трудового законодавства, враховуючи також індивідуальні уподобання. Це зменшувало вигорання серед працівників та покращувало загальну задоволеність роботою.

В іншому прикладі, мережа ресторанів використовувала автоматичне планування, щоб пристосуватися до змін попиту під час свят і спеціальних заходів. Програмне забезпечення дозволяло менеджерам коригувати рівні персоналу в режимі реального часу, забезпечуючи наявність достатньої кількості працівників під час пікового часу без перенавантаження під час тихих періодів.

Особливості, на які слід звернути увагу в програмному забезпеченні для автоматичного планування

При виборі автоматичного розкладчика важливо вибрати програмне забезпечення, яке відповідає вашим бізнес-потребам. Ось кілька ключових особливостей, на які слід звернути увагу:

Зручний інтерфейс користувача

Програмне забезпечення має бути інтуїтивно зрозумілим та легким у використанні, з чистим, зручним для користувача інтерфейсом. Менеджери повинні швидко орієнтуватися в системі, встановлювати параметри та створювати розклади без тривалого навчання.

Налаштовувані параметри

Кожен бізнес має унікальні потреби в управлінні робочою силою. Шукайте програмне забезпечення для автоматичного планування, яке дозволяє налаштовувати шаблони змін, уподобання співробітників та правила відповідності. Налаштовувані параметри забезпечують, що програмне забезпечення може рости та адаптуватися в міру розвитку вашого бізнесу.

Можливості інтеграції

Можливість інтеграції з іншими бізнес-системами, такими як програмне забезпечення для обліку заробітної плати, HR та відстеження часу, є важливою. Інтеграція забезпечує, що розклади бездоганно узгоджуються з ширшими бізнес-процесами, підвищуючи ефективність та точність у всьому.

Мобільний доступ

Сьогодні робоча сила стає дедалі мобільнішою, і працівники очікують доступу до своїх графіків на ходу. Оберіть програмне забезпечення, яке пропонує мобільний доступ, що дозволяє працівникам переглядати та коригувати свої зміни зі своїх смартфонів. Ця функція також дозволяє менеджерам вносити зміни в режимі реального часу за потреби.

Поширені виклики та як їх подолати

Хоча програмне забезпечення для автоматичного планування надає багато переваг, підприємства можуть зіткнутися з деякими проблемами під час впровадження. Це можуть бути спротив працівників, які звикли до ручного планування, або технічні проблеми, пов’язані з інтеграцією програмного забезпечення з існуючими системами.

Щоб подолати ці виклики, важливо забезпечити навчання та ясну комунікацію для працівників, підкреслюючи переваги автоматизованого планування як для бізнесу, так і для робочої сили. Додатково, вибір програмного забезпечення з сильною підтримкою клієнтів може допомогти вирішити технічні проблеми, які виникають під час переходу.

Як вибрати правильний інструмент автоматичного планування

Вибір правильного програмного забезпечення для автоматичного планування залежить від ваших конкретних потреб в бізнесі. Почніть з оцінки розміру вашої робочої сили, складності ваших вимог до планування та вашого бюджету. Порівняйте функції та ціни різних варіантів і розгляньте програмне забезпечення, яке пропонує безкоштовну пробну версію або демонстрацію, щоб ви могли його випробувати перед зобов’язанням.

Наприклад, Shifton пропонує низку функцій за нижчою ціною у порівнянні з іншими автоматичними планувачами розкладу. Він надає зручний інтерфейс, коригування в режимі реального часу та настроювані параметри—все це одночасно з високою економічністю. Підприємства, які хочуть оптимізувати свої процеси планування та зберігати витрати, знайдуть Shifton ідеальним рішенням.

Висновок

Впровадження програмного забезпечення для автоматичного планування може значно заощадити час і гроші підприємствам, спростивши процес планування, зменшивши кількість помилок і оптимізувавши витрати на робочу силу. Незалежно від того, керуєте ви малим бізнесом чи великим колективом, переваги автоматизованого планування очевидні—покращена ефективність, підвищена гнучкість та краща відповідність трудовому законодавству.

Shifton пропонує підприємствам доступне та високо функціональне рішення для планування робочої сили. З такими функціями, як оновлення в режимі реального часу, настроювані параметри та бездоганна інтеграція, Shifton допомагає підприємствам вивести процес планування на новий рівень.

Щоб побачити, як автоматичний генератор розкладів Shifton може трансформувати ваше планування, забронюйте демо сьогодні та почніть заощаджувати час та гроші з автоматизованим управлінням робочою силою.

Управління відвідуваністю працівників – один із ключових аспектів ведення успішного бізнесу. Ефективний додаток для обліку відвідувань може спростити це завдання автоматизацією відстеження часу, покращенням точності та економією цінного часу. Сучасні технології мають ефективні рішення для покращення цього процесу.

Чому вам потрібен додаток для обліку відвідувань

Управління відвідуваністю працівників може бути складним і витратним за часом завданням для бізнесу будь-якого розміру. Додатки для обліку відвідувань забезпечують рішення для оптимізації цього процесу, зменшуючи неефективність, помилки та підвищені витрати на робочу силу. Незалежно від того, чи є ви невеликою стартап-компанією чи великою корпорацією, ручне планування може спричинити серйозні порушення, особливо в галузях, де зміни працівників критичні — таких як охорона здоров’я, роздрібна торгівля та гостинність. Автоматизуючи відстеження відвідувань, додатки для обліку відвідувань допомагають запобігти таким проблемам і забезпечити безперебійне функціонування.

Додаток для обліку відвідувань необхідний з кількох причин:

• Автоматизує облік відвідувань, зменшує ручне введення і звільняє адміністративний час.
• Надає дані в режимі реального часу, мінімізуючи помилки та забезпечуючи точний розрахунок зарплати та відповідність вимогам.
• Автоматизує розрахунки та пропонує сповіщення для уникнення юридичних проблем.
• Дозволяє працівникам зосередитись на основних завданнях, підвищуючи ефективність робочого процесу.
• Пропонує аналітику та звіти для покращення прийняття рішень та розподілу ресурсів.

Інтеграція додатку для обліку відвідувань у ваші бізнес-процеси може значно покращити точність і ефективність, в кінцевому рахунку, сприяючи кращій загальній продуктивності.

Топ 10 найкращих додатків для обліку відвідувань для вашого бізнесу

З такою кількістю доступних варіантів, знайти правильний додаток для обліку відвідувань для вашого бізнесу може бути важко. Кожен додаток пропонує унікальні функції, які задовольняють різні потреби, але деякі виділяються своєю надійністю та ефективністю. Давайте заглибимося в топ 10 варіантів і розглянемо їх ключові функції.

Shifton

Shifton виділяється як провідний додаток для обліку відвідувань, пропонуючи широкий спектр функцій, розроблених для спрощення планування працівників і обліку часу. Він надає:

• Створення індивідуальних графіків, що відповідають вашим бізнес-потребам, враховуючи різні шаблони змін і переваги працівників. Ця функція допомагає забезпечити, щоб рівні забезпечення персоналу відповідали вимогам бізнесу.
• Використання заздалегідь розроблених шаблонів вихідних днів і змін для економії часу та уникнення повторюваних завдань. Ці шаблони оптимізують процес планування, роблячи легше керувати складними сценаріями планування.
• Дозволяє працівникам легко змінювати зміни, забезпечуючи покриття навіть у випадках раптових змін. Ця гнучкість допомагає підтримувати операційну ефективність і задоволеність працівників.
• Вбудовані інструменти допомагають дотримуватись законів про працю і нормативних вимог. Shifton пропонує автоматичні перевірки відповідності та сповіщення, щоб забезпечити, що ваші практики планування відповідають правовим вимогам.

Поєднання цих функцій робить Shifton відмінним вибором для бізнесів, які шукають економічно вигідне і багатофункціональне рішення. Його зручний інтерфейс та широка функціональність забезпечують безперебійний досвід планування.

When I Work

When I Work – це ще один високо оцінений додаток для обліку відвідувань, відомий своїм інтуїтивним дизайном та повним набором функцій. Основні переваги включають:

• Працівники можуть легко змінювати зміни за затвердженням менеджерів, забезпечуючи гнучкість і зменшуючи адміністративне навантаження. Ця функція підвищує автономію працівників і спрощує управління змінами.
• Оновлений процес запитів і затвердження відгулів, забезпечуючи ефективне управління відсутностями. Додаток спрощує процес затвердження і інтегрує запити відгулів з плануванням.
• Інформація про зміни в розкладі та оновлення через повідомлення в реальному часі. Ця функція допомагає забезпечити, що працівники завжди знають про свої розклади і будь-які зміни.

When I Work безперебійно інтегрується з різними системами обліку заробітної плати, роблячи його універсальним варіантом для бізнесу, що потребують як планування, так і рішення з обліку заробітної плати.

Homebase

Homebase пропонує потужний набір інструментів для управління відвідуваністю працівників і розкладами. Його функції включають:

• Працівники можуть фіксувати початок і кінець робочого дня за допомогою цього додатку для обліку відвідувань на своїх мобільних пристроях, забезпечуючи зручний і точний спосіб відстеження робочих годин. Мобільний часовий годинник зменшує ризик крадіжки часу і забезпечує точні записи про відвідуваність.
• Створення і управління розкладами з легкістю, використовуючи інтуїтивний інтерфейс, що спрощує завдання планування. Додаток дозволяє ефективно планувати зміни, враховуючи доступність і переваги працівників.
• Вбудовані функції обміну повідомленнями полегшують спілкування між членами команди, роблячи легше координувати розклади і швидко вирішувати будь-які проблеми.

З акцентом на легкість використання і відповідність, Homebase є ідеальним для бізнесів, що прагнуть оптимізувати управління відвідуваністю, одночасно покращуючи комунікацію працівників.

Hubstaff

Hubstaff розрахований на бізнеси, які потребують детального аналізу часу та продуктивності працівників. Функції цього додатку для обліку відвідувань включають:

• Відстеження місця знаходження працівників під час їхньої зміни, забезпечуючи видимість віддаленої роботи і роботи на виїзді. GPS-відстеження допомагає забезпечити присутність працівників на їх заданих робочих місцях і підвищує відповідальність.
• Відстеження відпрацьованих годин і управління бюджетами проектів з точними можливостями обліку часу. Додаток пропонує детальні звіти про час роботи працівників, що дозволяє точне виставлення рахунків і управління бюджетом.
• Оцінка продуктивності працівників і їх ефективності за допомогою розширеної аналітики, отримуючи уявлення про робочі шаблони та ефективність. Ця функція допомагає виявляти області для покращення та оптимізовувати управління робочою силою.

Hubstaff особливо корисний для віддалених команд і бізнесів, що потребують детального обліку часу і управління проектами.

ClickTime

ClickTime поєднує облік часу з можливостями управління проектами. Основні функції цього додатку для обліку відвідувань включають:

• Контроль за робочими годинами працівників і часом на проекти, забезпечуючи точні записи для обліку заробітної плати та виставлення рахунків. Додаток пропонує детальні інструменти обліку часу, що допомагають керувати як робочими годинами працівників, так і строками проектів.
• Розподіл і контроль бюджетів для різних проектів, забезпечуючи ефективне використання ресурсів. Функції управління бюджетом ClickTime підтримують фінансове планування та контроль за витратами.
• Генерація детальних звітів про використання часу і ресурсів, що надає уявлення про виконання проектів і продуктивність працівників. Звітування додатка допомагає приймати рішення на основі даних і покращувати управління проектами.

ClickTime підходить для бізнесів, які потребують комплексного рішення для управління часом і бюджетами проектів.

QuickBooks

QuickBooks широко відомий своїми можливостями бухгалтерії, але також пропонує ефективні функції додатку для обліку відвідувань. Особливості включають:

• Синхронізація даних про присутність з QuickBooks Payroll, спрощуючи обробку заробітної плати та забезпечуючи точність. Інтеграція усуває необхідність ручного введення даних і знижує помилки у розрахунках заробітної плати.
• Керуйте графіками працівників та відслідковуйте час роботи, безперешкодно інтегруючись з обліковими та розрахунковими можливостями QuickBook. Додаток спрощує складання графіків та інтегрує їх з фінансовим управлінням.
• Забезпечення дотримання трудових законів з інтегрованими інструментами дотримання, допомагаючи уникнути юридичних проблем і підтримувати відповідність. Можливості дотримання QuickBook підтримують точне ведення записів і дотримання законодавства.

Якщо ви вже використовуєте QuickBooks для обліку, його додаток для обліку присутності забезпечує безперешкодне розширення його можливостей з заробітною платою та складанням графіків.

Connecteam

Connecteam пропонує універсальний додаток для обліку присутності з акцентом на мобільну доступність. Основні можливості включають:

• Працівники можуть позначати прихід і вихід зі своїх смартфонів, що забезпечує зручний і гнучкий спосіб відстеження часу. Мобільний доступ гарантує, що відстеження часу є точним і доступним для віддалених і місцевих працівників.
• Легко створюйте та керуйте розкладами, використовуючи інтерфейс, що зручний для мобільних пристроїв та дозволяє ефективно планувати поїздки. Можливості складання графіків у додатку підтримують динамічне планування і оновлення в режимі реального часу.
• Використовуйте вбудовані функції чату та обміну повідомленнями для покращення зв’язку і координації між членами команди.

Connecteam ідеально підходить для бізнесу будь-яких розмірів, пропонуючи настроювані варіанти і мобільно-орієнтований підхід.

Calamari

Calamari – це календар додаток для обліку присутності, що надає зручний інтерфейс для керування приходами і відпустками. Особливості включають:

• Проста функція позначення приходу і виходу, що забезпечує точні записи робочих годин працівників. Додаток спрощує відстеження часу і інтегрується з різними системами розрахункових плат.
• Працівники можуть запитувати відгули та переглядати свій баланс відпочинку, спрощуючи процес затвердження відгулів. Можливості керування відгулами у додатку допомагають забезпечити ефективне управління відсутностями.
• Синхронізується з різними системами розрахункових плат для оптимізації операцій, забезпечуючи безперешкодне з’єднання між обліком присутності і обробкою заробітної плати. Інтеграція підвищує загальну ефективність і точність.

Calamari є надійним вибором для бізнесу, який потребує простого рішення для управління присутністю і відгулами.

Deputy

Deputy пропонує повний набір інструментів для управління графіками і присутністю працівників. Основні переваги включають:

• Створюйте та керуйте графіками з оновленнями в реальному часі, дозволяючи ефективно планувати та коригувати. Інструменти складання графіків в додатку підтримують динамічне планування та управління покриттям, роблячи його міцним вибором серед додатків для обліку присутності.
• Відстежуйте години роботи і присутність співробітників точно, надаючи детальні записи для розрахункових плат і дотримання вимог. Можливості відстеження часу Deputy забезпечують точні і надійні дані про присутність.
• Працює з різними системами розрахункових плат та HR, забезпечуючи безперешкодну інтеграцію та підвищуючи загальну ефективність операцій. Інтеграція з існуючими системами підтримує ефективне управління робочою силою.

Deputy призначений для допомоги бізнесу у ефективному управлінні робочою силою, забезпечуючи дотримання трудових законів.

Timely

Timely зосереджується на автоматичному відстеженні часу і управлінні проектами, пропонуючи унікальні функції для спрощення додатків обліку присутності і управління продуктивністю. Основні функції включають:

• Timely автоматично записує час, витрачений на різні завдання та проекти, знижуючи необхідність вручну вводити час. Ця функція допомагає забезпечити точне ведення обліку часу і знижує адміністративні навантаження.
• Відстежуйте прогрес проекту і ефективно розподіляйте час за допомогою інтегрованих інструментів управління проектами. Timely надає уявлення про строки виконання проекту та розподіл ресурсів, допомагаючи оптимізувати виконання проекту.
• Створюйте всебічні звіти про використання часу, продуктивність проекту і ефективність співробітників. Звітувальні можливості додатку надають цінне уявлення для прийняття свідомих рішень і підвищення ефективності.

Timely ідеально підходить для бізнесу, що потребує автоматизованого підходу до відстеження часу і управління проектами.

Підсумкові думки щодо додатків обліку присутності для вашого бізнесу

Вибір правильного додатку для обліку присутності може значно підвищити операційну ефективність та продуктивність вашого бізнесу. Кожен додаток пропонує унікальні функції, від базового обліку часу до розширеного управління проектами та підтримки відповідності вимог. Під час вибору додатку для присутності для працівників враховуйте наступне:

• Переконайтеся, що додаток надає основні функції, такі як автоматичний облік часу, складання графіків змін і інструменти дотримання вимог.
• Обирайте додатки, які безперешкодно інтегруються з вашими існуючими системами розрахункових плат та HR, щоб спростити процеси і мінімізувати ручне введення даних.
• Виберіть додаток для обліку присутності з зручним інтерфейсом, щоб спростити управління присутністю як для працівників, так і для менеджерів, зменшуючи час на навчання.

Shifton відзначається в цій області, пропонуючи широкий набір функцій, включаючи персоналізовані графіки, готові шаблони, легкий обмін змінами і вбудовану відповідність трудовим законам, все це за конкурентоспроможною ціною.

Щоб дізнатися, як Shifton може трансформувати ваше планування і управління присутністю, забронюйте демо сьогодні. Почніть економити час і гроші з автоматизованим управлінням робочою силою і відкрийте для себе переваги наших додатків для обліку присутності. Відчуйте різницю оптимізованого рішення.

Управління графіком змін на 24 години на добу є важливим для компаній, які працюють цілодобово, наприклад, лікарень, охоронних фірм, транспортних послуг і виробничих підприємств. При безперервній роботі значення добре структурованих змін неможливо переоцінити. Погане планування може призвести до вигорання працівників, операційної неефективності та проблем із правовою відповідністю. Навпаки, добре організований графік роботи на 24 години забезпечує безперебійну роботу, оптимальну продуктивність і задоволеність працівників.

Концепція графіків змін на 24 години

Компанії, що працюють цілодобово, потребують надійних графіків змін на 24 години, щоб охопити кожну годину доби. Важливим аспектом такого розкладу є забезпечення відсутності операційних прогалин при одночасному балансуванні добробуту працівників. Це передбачає розподіл робочих годин між працівниками по різних змінах, незалежно від того, чи вони ротаційні, фіксовані чи розподілені. Так бізнеси можуть підтримувати безперервність інтерацій при наданні працівникам можливості для відпочинку та балансу між роботою та особистим життям.

Планування може стати великим адміністративним викликом, особливо коли воно виконується вручну. Без автоматизованих інструментів, таких як Shifton, компаніям може бути важко керувати перекриваючими змінами, обміном змінами і дотриманням трудового законодавства. З допомогою сучасного програмного забезпечення для планування бізнеси можуть створити добре збалансований розклад змін на 24 години, який є як гнучким, так і відповідним законодавству.

Що таке графік змін на 24 години

Графік змін на 24 години означає робочий розклад, за яким працівники працюють у змінах, щоб покрити повні 24 години щодня. Це поширено в таких галузях, як охорона здоров’я, правоохоронні органи, служби екстреної допомоги та транспорт, де операції повинні тривати безперервно. Ці графіки можуть сильно відрізнятися в залежності від потреб бізнесу, з поширеними змінами тривалістю 8, 10 або 12 годин.

Але як же працюють зміни по 24 години на практиці? Працівники діляться на команди, причому кожній команді призначається зміна, яка охоплює частину дня. Розклади змін зазвичай поділяються на такі категорії:

• Ранкова зміна покриває першу частину дня, зазвичай з 7 ранку до 3 вечора.
• Вечірня зміна починається після ранкової зміни, триваючи з 3 вечора до 11 вечора.
• Нічна зміна, також відома як «могильна зміна», покриває пізні години з 11 вечора до 7 ранку.

Ключові елементи графіка змін на 24 години

Ефективність графіка змін на 24 години залежить від ретельного планування та управління. Ось декілька ключових факторів, що визначають його успішність:

1. Залежно від галузі та потреб бізнесу, зміни можуть тривати 8, 10 або 12 годин. Хоча 8-годинні зміни дозволяють кращого балансу між роботою та особистим життям, 12-годинні зміни зменшують кількість передавань, але можуть підвищити стомленість працівників.
2. Забезпечення працівників достатнім відпочинком між змінами є необхідним для запобігання вигорання і забезпечення стійкої продуктивності.
3. Розклад повинен забезпечувати покриття критичних позицій протягом усіх змін, особливо під час пікових годин або надзвичайних ситуацій.
4. Деякі розклади ротаційно змінюють працівників через різні зміни, тоді як інші залишають працівників на тій самій фіксованій зміні. Правильний вибір залежить від потреб бізнесу і переваг працівників.

Виклики в реалізації графіків змін на 24 години

Хоча графіки змін на 24 години є необхідністю для багатьох компаній, вони мають унікальні виклики. Ефективна їхня реалізація вимагає врахування добробуту працівників, трудового законодавства та операційних вимог.

1. Стомленість працівників

Тривалі години, особливо нічні зміни, можуть призвести до фізичної та психічної стомленості. Без адекватних періодів відпочинку працівники можуть зазнавати вигорання, зниження продуктивності та підвищення ризику помилок. Нічні зміни, зокрема, порушують циркадний ритм, складнюючи підтримання бадьорості для працівників.

2. Дотримання трудового законодавства

Трудове законодавство варіюється від регіону до регіону, але зазвичай регулює максимальну тривалість робочих годин, обов’язкові періоди перерв і оплату за понаднормову роботу. Важливо, щоби бізнеси дотримувалися цих норм під час впровадження графіка змін на 24 години, оскільки порушення можуть призвести до правових штрафів і напружених стосунків між роботодавцем і працівником.

3. Проблеми комунікації

У бізнесі з кількома змінами підтримка ефективного зв’язку між командами може бути важкою. Працівники на різних змінах можуть мати обмежену взаємодію, що може призвести до непорозумінь або втрачених оновлень. Забезпечення працівників інформацією про їхні розклади, завдання та будь-які зміни у політиках компанії є ключовим для безперебійної роботи бізнесів, що працюють 24/7.

4. Прогалини в покритті

Ще однією поширеною проблемою є забезпечення повного покриття всіх змін. Погано керовані розклади можуть залишити певні години недокомлектованими, що може призвести до перебоїв у роботі. Керівники повинні ретельно планувати зміни, щоб уникнути накладок або прогалин у покритті, особливо під час критичних періодів.

Типи графіків змін на 24 години

Існує декілька типів графіків змін на 24 години, кожен з яких призначений для задоволення різних потреб бізнесу. Вибір правильного графіка залежить від таких факторів, як кількість працівників, характер роботи та необхідний рівень покриття.

Ротаційні зміни

Графік ротаційних змін дозволяє працівникам працювати в різні зміни на регулярній основі. Це означає, що працівник може працювати на денній зміні протягом одного тижня, а наступного тижня – на нічній зміні. Ротаційні зміни дуже корисні для забезпечення справедливості, оскільки вони рівномірно розподіляють небажані зміни, такі як нічна робота, серед працівників.

Ротаційні зміни також дають працівникам можливість пережити різні пори дня, що може призвести до підвищення задоволеності роботою. Однак вони також можуть порушувати особисте життя працівників, особливо коли ротація включає нічні зміни.

Фіксовані зміни

У системі фіксованих змін працівники працюють на тій же зміні кожного дня. Це може означати роботу лише вдень, лише вночі або лише ввечері. Фіксовані зміни забезпечують стабільність і послідовність для працівників, дозволяючи їм легше планувати своє особисте життя. Однак постійні нічні зміни все ж можуть призвести до довготривалих проблем зі здоров’ям, оскільки послідовна нічна робота може порушити режим сну.

Розподілені зміни

Розподілена зміна ділить робочий день на два окремі періоди, дозволяючи працівникам довгу перерву між ними. Наприклад, працівник може працювати з 6 ранку до 10 ранку, а потім повернутися на другу зміну з 4 вечора до 8 вечора. Розподілені зміни пропонують гнучкість, але можуть порушити щоденні рутини та призвести до збільшення часу на дорогу для працівників.

Поради для управління графіками змін на 24 години

Створення та управління ефективним графіком змін на 24 години вимагає поєднання стратегії, інструментів і комунікації. Ось кілька практичних порад, які допоможуть вам ефективніше керувати вашим графіком на 24 години:

Оптимізуйте рівні укомплектованості персоналу

Не всі години дня потребують однакової кількості персоналу. Наприклад, лікарні можуть потребувати більше працівників у пікові години, тоді як охоронна компанія може вимагати додатковий персонал вночі. Аналіз історичних даних про попит і навантаження може допомогти вам визначити оптимальні рівні укомплектованості персоналу для кожної зміни. Але як працюють 24-годинні зміни у таких випадках? Використовуючи аналітичні дані, ви можете уникнути перевантаження персоналу під час зниженого попиту і нестачі персоналу під час пікових періодів, максимізуючи операційну ефективність.

Регулярно оцінюючи потреби в персоналі, ви забезпечите наявність необхідної кількості працівників у будь-який час, запобігаючи вигоранню, при одночасному збереженні безперебійності операцій.

Забезпечте адекватні періоди відпочинку

Втома є суттєвою проблемою при управлінні цілодобовими розкладом. Працівники, які працюють довгі зміни або нерегулярні години, більш схильні до помилок, нещасних випадків і проблем зі здоров’ям. Переконайтеся, що ваші працівники мають достатньо відпочинку між змінами для підтримки їхнього здоров’я і продуктивності.

Більшість трудових законів передбачають обов’язкові періоди відпочинку між змінами. Наприклад, багато регіонів вимагають принаймні 11-годинного перериву між змінами. Включивши ці періоди відпочинку в свій розклад, ви можете запобігти вигоранню працівників і забезпечити дотримання трудового законодавства.

Використовуйте програмне забезпечення для складання розкладів

Ручне складання розкладів не тільки є трудомістким, але й схильним до помилок. Саме тут на допомогу приходить програмне забезпечення для складання розкладів, таке як Shifton. З Shifton ви можете автоматизувати створення змін, керувати обміном змін і забезпечувати дотримання трудових норм.

Потужні функції Shifton, такі як шаблони і повідомлення про зміни, роблять управління навіть найскладнішим 24-годинним розкладом зміни легким. Здатність платформи оптимізувати розподіл змін на основі уподобань і кваліфікацій співробітників також забезпечує ефективнішу та задоволенішу робочу силу.

Чітко спілкуйтеся з працівниками

У цілодобовій операції ясне спілкування є важливим для забезпечення плавного переходу між змінами. Працівники повинні бути поінформовані про свої розклади заздалегідь і отримувати оновлення про будь-які зміни. Інструменти, такі як Shifton, можуть автоматизувати спілкування, забезпечуючи працівникам отримання оновлень про свої зміни в реальному часі через електронну пошту або мобільні повідомлення.

Добра комунікація не лише покращує ефективність складання розкладів, але й сприяє кращим відносинам між керівництвом і працівниками. Коли працівники відчувають себе поінформованими і залученими, вони з більшою ймовірністю будуть зацікавлені й мотивовані на роботі.

Приклади цілодобових розкладів змін

Розгляньмо декілька реальних прикладів цілодобових розкладів змін, які зазвичай використовуються в різних галузях. Ці приклади демонструють, як бізнеси можуть структурувати свої зміни для підтримки цілодобової роботи.

Приклад 1: Розклад 4 на 4

У розкладі 4 на 4 працівники працюють чотири 12-годинні зміни поспіль, після чого чотири дні відпочивають. Цей розклад особливо популярний у галузях, які потребують постійного персоналу, таких як виробництво та служби екстреної допомоги.

Плюси:

• Дозволяє довгі періоди відпочинку між робочими днями.
• Надає працівникам більше вихідних, що сприяє кращому балансу роботи та особистого життя.

Мінуси:

• Довші зміни можуть призводити до втоми, особливо під час нічних змін.

Приклад 2: Розклад DuPont

Розклад DuPont є змінним графіком, що використовується в промислових умовах. Він покриває цілодобові розклади зміни, використовуючи чотири команди, і слідує циклу 12-годинних змін протягом чотирьох тижнів. Типовий цикл включає:

• 4 денні зміни
• 3 дні вихідних
• 4 нічні зміни
• 7 днів вихідних

Ця схема дозволяє працівникам чергувати денні та нічні зміни, зберігаючи тривалі періоди відпочинку, такі як 7-денний перерву щочотири тижні.

Плюси:

• Розширений час відпочинку для відновлення.
• Баланс між денними та нічними змінами.

Мінуси:

• Перемикання між денними та нічними змінами може бути фізично складним.
• Довгі 12-годинні зміни можуть викликати втому.

Приклад 3: Розклад Pitman

Розклад Pitman є типовим у галузях, таких як охорона здоров’я, служби екстреної допомоги та правоохоронні органи. Він розділяє робочу силу на чотири команди, що працюють по 12-годинних змінах. Протягом двох тижнів кожна команда працює:

• 2 дні поспіль
• 2 дні вихідних
• 3 дні поспіль
• 3 дні вихідних

Ця схема забезпечує безперервне покриття і дозволяє працівникам чергувати денні та нічні зміни, зберігаючи розумний баланс між роботою та відпочинком.

Плюси:

• Збалансований цикл роботи та відпочинку.
• Передбачувані, фіксовані зміни.

Мінуси:

• Перемикання між денними та нічними змінами може порушувати режим сну.
• Довгі зміни можуть призводити до втоми.

Шаблони цілодобових розкладів змін

Використання налаштованих шаблонів спрощує створення цілодобових розкладів змін. Ось три практичних шаблони, які бізнеси можуть використовувати та модифікувати:

Шаблон 1: Розклад 4 на 4

• Тип: Змінні 12-годинні зміни
• Години зміни: Денна (6:00 – 18:00), Нічна (18:00 – 6:00)

Цей шаблон забезпечує безперервне покриття з простою ротацією, пропонуючи працівникам чотири дні роботи, які чергуються з чотирма днями вихідних.

Шаблон 2: Розклад DuPont

• Тип: Змінні 12-годинні зміни
• Години зміни: Денна (7:00 – 19:00), Нічна (19:00 – 7:00)

Більш складна ротація, розклад DuPont надає працівникам часті періоди відпочинку, включаючи повний тиждень вихідних кожного місяця.

Шаблон 3: Фіксовані 8-годинні зміни

• Тип: Фіксовані зміни
• Час зміни: Ранок (7 AM – 3 PM), Післяобідня (3 PM – 11 PM), Нічна (11 PM – 7 AM)

Цей шаблон ідеально підходить для бізнесу, що потребує безперервного 24-годинного покриття, але надає перевагу коротшим змінам для працівників, що може зменшити втому.

Найкращі практики впровадження розкладів 24-годинних змін

Успішне впровадження розкладу 24-годинних змін вимагає ретельного управління. Нижче наведено кілька порад для забезпечення оптимальних результатів:

1. Проводьте регулярні аудити змін

Регулярно оцінюйте вашу систему розкладів, щоб забезпечити баланс змін і забезпечити, щоб працівники були достатньо відпочившими. Перевіряйте наявність питань, таких як нерівномірне навантаження або надмірна втома, і корегуйте їх відповідно.

2. Використовуйте програмне забезпечення для розкладання

Управляти змінами вручну складно, особливо з ротаційними графіками. Автоматизовані інструменти для розкладання, такі як Shifton, спрощують цей процес, пропонуючи такі функції, як готові шаблони, перевірка відповідності та нагадування про зміни.

Функціональність Shifton не поступається іншим інструментам за більш доступною ціною, що робить його чудовим вибором для бізнесу.

3. Враховуйте добробут працівників

Часті нічні зміни або тривалі робочі дні можуть призвести до вигорання. Менеджери повинні віддавати пріоритет здоров’ю працівників, забезпечуючи достатній відпочинок, надання ресурсів для психічного здоров’я і підтримуючи відкриті канали комунікації.

Висновок

Управління розкладом 24-годинних змін може бути складним, але використання ротаційних або фіксованих змін і передового програмного забезпечення для розкладання може суттєво полегшити процес. Незалежно від того, чи ваша команда слідує графіку 24/7 або іншому розкладу, використання інструментів, таких як Shifton, забезпечить безперебійне планування та безперервне покриття.

Готові оптимізувати ваше розкладання змін? Замовте демонстрацію сьогодні, щоб побачити, як Shifton може допомогти вашому бізнесу ефективніше управляти своєю робочою силою.

Досвідчені керівники знають, що графік і управління змінами для персоналу ніколи не були легкими. Близько 100% компаній мають працівників, які розриваються між роботою, сім’єю, шкільними/дитячими заходами і, можливо, підробітком. В умовах локдаунів і пандемії багато компаній перейшли на дистанційну роботу, що лише додає складності.

Непередбачувані методи планування можуть негативно вплинути як на співробітників, так і на бізнес в цілому. Для більшості видів бізнесу (кафе і ресторани, кол-центри, служби доставки та багато інших) координація персоналу є найважливішим процесом, від якого безпосередньо залежить дохід компанії.

Спробуєте найняти достатньо персоналу, не витрачаючи зайві кошти? Чи вимагають особливості вашого бізнесу різних коригувань розкладу в будь-який момент? У нас є чудове рішення для вас!

Онлайн-інструмент Shifton – автоматизоване рішення для планування та управління змінами

Shifton – це онлайн-інструмент планування та управління змінами, який допоможе вам забезпечити стабільний робочий процес у компанії. Спробуйте можливості Shifton, і вам більше не доведеться керувати розкладами вручну!

Shifton не робить помилок при підготовці робочого розкладу, а це означає, що ви можете отримати максимум від своєї команди, уникаючи фінансових втрат.

Крім того, завдяки додатку Shifton для смартфонів, ваш робочий розклад компанії буде доступний онлайн для будь-якого співробітника 24/7. Будь-які зміни в розкладі фіксуються в системі, яка надсилає повідомлення та нагадування працівникам, чиї зміни зазнали змін.

Shifton є найпростішим способом планування та відстеження робочих годин ваших працівників. За допомогою додатку працівники не лише отримують цілодобовий доступ до робочого розкладу через смартфон, але й можуть самостійно змінювати зміни. У такому випадку відповідальний менеджер не повинен шукати заміну для співробітника, який не може взяти зміну з будь-якої причини.

Shifton також корисний для керівників компаній, оскільки надає можливість керувати робочими процесами з будь-якого місця і в будь-який час, ставити поточні завдання та отримувати всі необхідні звіти. Готові робочі розклади можна редагувати, розширювати, зменшувати або копіювати. Ви можете також додавати або видаляти працівників зі змін і розкладів – всі зміни миттєво фіксуються, і система автоматично генерує оновлені розклади на основі нових умов.

Компетентне управління командою починається з правильних інструментів. Онлайн-інструмент планування Shifton є ідеальним рішенням для компаній будь-якої галузі та розміру.

Прості рішення для планування, такі як Microsoft Word та Excel, навряд чи підтримують стабільний робочий процес. Оскільки багато галузей, включаючи ресторани, охорону здоров’я, роздрібну торгівлю та аутсорсинг, перейшли в цифрову епоху, з’явилися сотні програмних продуктів для планування, які значно спростили процес складання розкладів.

Перш ніж ми зануримося в можливості сучасного програмного забезпечення для планування, важливо ознайомитися з типами робочих розкладів.

Які типи розкладів можна створити у програмі для складання розкладів працівників

Звичайно, більшість сучасних компаній використовує фіксований тип робочого графіка через його простоту: таку саму кількість годин і днів щотижня – наприклад, коли компанія працює з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00. Це використовують аптеки, невеликі магазини, служби підтримки клієнтів, державні організації. У деяких випадках працівники можуть працювати понаднормово і отримувати додаткову оплату.

1. Гнучкий

   На папері це здається ідеальним способом організації робочої сили: працівники та роботодавці погоджують кількість годин та днів, які потрібно відпрацювати щотижня. Вони можуть працювати 20-30 годин на тиждень тоді, коли їм зручно, або в певний час дня. Речі ускладнюються, коли більшість працівників хочуть мати гнучкий графік. Якщо це недостатньо важко, існує кілька підтипів гнучкого графіка:

   Стиснутий робочий тиждень. Цей варіант гнучкого графіка стискає 40-годинний тиждень у кілька днів. Наприклад, працівник може мати три 12-годинні або чотири 10-годинні робочі дні, але отримати додатковий вихідний або два.

   Флекс. Якщо працівники вибирають цей варіант, вони можуть обирати час початку та закінчення їхньої зміни, але повинні працювати таку ж кількість годин щодня,

   Результатно-орієнтоване робоче середовище. Воно не вимагає відпрацювання робочих годин, щоб врахувати зарплату, замість цього оплати відбуваються на основі виконаного обсягу роботи: дотримання дедлайнів і завершення завдань.

   Розділений графік. Цей тип гнучкого розкладу дозволяє поділити зміну на різні години дня. Працівник може працювати 3 години вранці і 4 години ввечері.

2.  Ротаційний

   Менш поширений, але все ж таки актуальний тип графіку – це ротаційний графік. Якщо бізнес приймає ротаційний графік, він зможе працювати цілодобово, поділивши цикл виробництва на три зміни: денну, вечірню та нічну. Такий тип планування працівників в основному використовується в будівництві, лікарнях, електростанціях і дорожніх роботах.

   Зміни працівників змінюються щотижня або щокварталу, в залежності від вимог роботи. Наприклад, ті, хто працевлаштований на будівельних об’єктах, можуть працювати нічну зміну протягом одного тижня і перейти на денну зміну наступного, Працівникам може бути важко справлятися з цим, оскільки їхні схеми сну та харчування постійно змінюються.

Чому варто перейти до програми для складання розкладів працівників

Ці типи розкладів можуть здаватися дещо складними, але, на щастя, існує безліч генераторів розкладів працівників. Вони пропонують різні функції, які роблять складання розкладів легким для різних типів бізнесу, незалежно від того, що вони вибирають для всіх своїх працівників чи для групи з них.

Це стає можливим завдяки різним налаштуванням, які це програмне забезпечення пропонує:

1. Генерація розкладів
   Користувачі можуть генерувати розклади, незалежно від того, який тип вони вибирають для роботи. Більшість онлайн-програм для планування пропонують створювати будь-яку кількість шаблонів змін і розкладів.
2. Управління змінами
   Якщо відбуваються зміни у тривалості зміни, їх можна відредагувати на ходу. Наприклад, якщо працівник хоче працювати більше годин, але менше днів, деякі з його змін можуть бути видалені, тоді як інші збільшені або зменшені на обраний період. Зміни, які не призначені жодним працівникам, можуть бути видалені або прийняті іншими робітниками.
3. Обмін змінами
   Якщо виникають несподівані обставини, працівники можуть легко обмінюватися змінами один з одним, щоб уникнути зайвих витрат часу на обмін змінами за допомогою стороннього програмного забезпечення та підтримати робочий процес у порядку. Є ряд випадків, коли ця функція стане в нагоді. Однак управління має підтвердити ці запити, щоб мати певний контроль над організацією робочого процесу.
4. Запити на відпочинок
   І, нарешті, більшість сучасних рішень для планування працівників пропонують спосіб, за яким працівники можуть просити відпочинок. Можливо, їм занадто втомлено, вони потребують відпустки або не зможуть вийти на роботу завтра через хворобу. Це можна зробити без використання будь-яких сторонніх сервісів. У деяких випадках користувачі можуть додавати документи, щоб підтвердити, що їхня відсутність ґрунтується на вагомих причинах.

На ринку зараз доступно безліч подібних програмних продуктів. Вони мають більшість наведених вище функцій і деякі з власних. Проте ми не можемо настійно рекомендувати Shifton достатньо. Він забезпечує власникам компаній швидкий спосіб створення та впровадження робочих розкладів для будь-якої кількості працівників з різними функціями під своїм поясом та системою гнучкого генерування розкладів.

Сервіс Shifton є одним із програмних продуктів для планування працівників, що наразі доступні на ринку.