ประโยชน์ของการมีส่วนร่วมของพนักงานและการกำหนดรูปแบบกำลังคน

การมีส่วนร่วมของพนักงานหมายความว่าอะไรกันแน่

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการโรงแรมแห่งหนึ่งสังเกตเห็นเรื่องผิดปกติในไตรมาสที่ผ่านมา มีทีมงานแผนกต้อนรับสองทีมในโรงแรมเดียวกัน เวรเดียวกัน เงินเดือนเท่ากัน ทีมหนึ่งมีพนักงานลาออกถึงสามคนภายในแปดสัปดาห์ ขณะที่อีกทีมไม่มีใครจากไปเลยตลอดกว่าหนึ่งปี ความแตกต่างไม่ได้อยู่ที่ตารางงานหรือค่าตอบแทน แต่อยู่ที่ว่าแต่ละทีมรู้สึกผูกพันกับงานของตนมากเพียงใด

การมีส่วนร่วมของพนักงาน คือ ระดับที่พนักงานรู้สึกลงทุนอย่างแท้จริงในบทบาทของตน ในทีม และในทิศทางขององค์กร มันเกินกว่าความพึงพอใจในงาน เพราะคนเราอาจพอใจในสภาพการทำงาน (เงินเดือนพอใช้ ชั่วโมงงานพอรับได้) แต่กลับปล่อยตัวให้หลุดจากงานทางจิตใจก็ได้ พนักงานที่มีส่วนร่วมอย่างแท้จริงนั้นจะทุ่มเทความพยายามโดยสมัครใจ แก้ปัญหาโดยไม่รอให้ใครสั่ง และอยู่ต่อแม้จะมีคู่แข่งยื่นข้อเสนอรายชั่วโมงที่สูงกว่าเล็กน้อย

ประโยชน์ของการมีส่วนร่วมของพนักงานส่งผลต่อทุกด้าน ทั้งการรักษาบุคลากร ผลผลิต การติดต่อกับลูกค้า และสถิติความปลอดภัย กระนั้น บริษัทส่วนใหญ่ยังวัดผลปีละครั้งด้วยแบบสอบถามที่ไม่มีใครอ่านผล หากคุณให้ความสำคัญกับการจัดระบบเอกสาร HR และบันทึกต่าง ๆ ข้อมูลการมีส่วนร่วมก็สมควรได้รับความใส่ใจในระดับเดียวกัน

การมีส่วนร่วมส่งผลต่อการรักษาพนักงานและต้นทุนการเปลี่ยนคนอย่างไร

การหาพนักงานรายชั่วโมงคนใหม่มาทดแทนนั้นมีต้นทุนราว 50% ของเงินเดือนรายปี เมื่อรวมค่าสรรหา การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม และผลผลิตที่ลดลงในช่วงเรียนรู้งาน สำหรับพนักงานคลังสินค้าที่ได้รับ 38,000 ดอลลาร์ต่อปี นั่นคือ 19,000 ดอลลาร์ต่อคน หากทีมมีอัตราการเปลี่ยนพนักงาน 40% ต่อปี ตัวเลขจะน่าใจหายยิ่งขึ้น

พนักงานที่มีส่วนร่วมลาออกน้อยกว่า และการรักษาพนักงานดีขึ้นไม่ใช่เพราะพวกเขาไม่รู้ว่ามีทางเลือกอื่น แต่เพราะรู้สึกว่ามีส่วนได้ส่วนเสียทางจิตใจกับงานปัจจุบัน มีความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน รู้สึกเป็นเจ้าของในหน้าที่ความรับผิดชอบ และเชื่อใจผู้บริหารพอที่จะยกปัญหาขึ้นมาแทนการลาออก

สิ่งนี้เห็นได้ชัดในสภาพแวดล้อมที่ทำงานเป็นกะ ทีมที่ผู้จัดการแจ้งการเปลี่ยนตารางงานล่วงหน้า อธิบายเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจ และตอบสนองต่อคำขอลาโดยไม่ยุ่งยาก มักรักษาคนได้นานกว่า นี่ไม่ใช่เวทมนตร์ แต่คือผลสะสมของสัญญาณเล็ก ๆ ที่สม่ำเสมอซึ่งบอกพนักงานว่า "คุณมีคุณค่าที่นี่"

เพิ่มผลผลิตโดยไม่ต้องจ้างคนเพิ่ม

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการส่วนใหญ่มองผลผลิตในแง่ของจำนวนคนและชั่วโมงงาน ต้องการผลผลิตมากขึ้น? ก็จ้างคนเพิ่ม แต่ความแตกต่างระหว่างสิ่งที่พนักงานที่ไม่มีส่วนร่วมผลิตได้กับพนักงานที่มีส่วนร่วมในกะเดียวกันนั้นมีนัยสำคัญมาก

พนักงานที่มีส่วนร่วมทำงานด้วยสมาธิมากกว่า ทำผิดพลาดน้อยกว่า และจัดการกับสถานการณ์ผิดปกติได้ดีกว่า ในงานค้าปลีก พวกเขา upsell โดยไม่ต้องสั่ง ในงานโลจิสติกส์ พวกเขาแจ้งปัญหาอุปกรณ์ก่อนที่จะเสีย ในงานสุขภาพ พวกเขาจับความผิดพลาดด้านยาที่พนักงานที่ใจลอยมองข้าม สิ่งเหล่านี้ไม่ปรากฏในรายงานประสิทธิภาพแรงงานมาตรฐาน แต่ปรากฏในงบกำไรขาดทุนอย่างแน่นอนภายในหกเดือน

ช่องว่างผลผลิตระหว่างทีมที่มีส่วนร่วมและไม่มีส่วนร่วม

งานวิจัยจากภาพรวมการมีส่วนร่วมของพนักงาน CIPD ชี้ให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างระดับการมีส่วนร่วมกับความแตกต่างด้านประสิทธิภาพที่วัดได้อย่างสม่ำเสมอ องค์กรที่อยู่ในกลุ่มบนสุดด้านการมีส่วนร่วมของพนักงานมีข้อบกพร่องด้านคุณภาพน้อยกว่า ขาดงานน้อยกว่า และได้รับคะแนนลูกค้าสูงกว่าเมื่อเทียบกับกลุ่มล่างสุด

ไม่ใช่เรื่องของการบีบงานมากขึ้น แต่เป็นการขจัดอุปสรรคที่ทำให้คนหยุดใส่ใจ เมื่อพนักงานรู้ตารางงานล่วงหน้าสองสัปดาห์ ชั่วโมงทำงานถูกบันทึกอย่างถูกต้อง และผู้จัดการใช้ข้อมูลจากเครื่องมือรายงานกำลังคนเพื่อตัดสินใจอย่างยุติธรรม ความสม่ำเสมอนั้นสร้างความไว้วางใจ และความไว้วางใจคือเชื้อเพลิงของการทุ่มเทโดยสมัครใจ

การมีส่วนร่วมและความปลอดภัยในที่ทำงาน

นี่คือสิ่งที่มักถูกมองข้าม: พนักงานที่มีส่วนร่วมเกิดอุบัติเหตุในที่ทำงานน้อยกว่า เหตุผลตรงไปตรงมา คนที่ใส่ใจงานของตนย่อมให้ความสนใจ พวกเขาปฏิบัติตามระเบียบขั้นตอนไม่ใช่เพราะกลัวถูกเตือน แต่เพราะต้องการให้ทุกอย่างดำเนินไปด้วยดีอย่างแท้จริง

ในอุตสาหกรรมเช่น การก่อสร้าง การผลิต และการแปรรูปอาหาร เรื่องนี้มีน้ำหนักทางการเงินจริง ๆ การบาดเจ็บที่บันทึกได้เพียงครั้งเดียวอาจทำให้เสียค่าชดเชยแรงงาน ผลผลิตที่หายไป และการรายงาน OSHA นับหมื่นดอลลาร์ บริษัทที่มีขวัญกำลังใจของกำลังคนสูงและความผูกพันของทีมที่เข้มแข็งรายงานอัตราเหตุการณ์ที่ต่ำกว่าอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่เพราะลงทุนในอุปกรณ์ความปลอดภัยมากกว่า แต่เพราะพนักงานอยู่กับงานทางจิตใจ

อะไรขับเคลื่อนการมีส่วนร่วมของพนักงานในทีมทำงานเป็นกะ

กลยุทธ์การมีส่วนร่วมแบบองค์กร เช่น โต๊ะปิงปอง ทาวน์ฮอลรายไตรมาส โปรแกรมพัฒนาอาชีพ แทบไม่ได้ผลกับพนักงานรายชั่วโมงและทีมทำงานเป็นกะ ปัจจัยขับเคลื่อนนั้นแตกต่างออกไปเมื่อคุณบริหารทีมที่รูดบัตรเข้า-ออก และทำงานใช้แรงกาย

ความสามารถในการคาดการณ์ตารางงาน

ไม่มีอะไรทำลายการมีส่วนร่วมได้เร็วกว่าการไม่รู้ว่าสัปดาห์หน้าจะต้องทำงานเมื่อไร การเปลี่ยนตารางงานกระทันหันบังคับให้พนักงานต้องจัดเวรเลี้ยงลูก ยกเลิกนัดหมาย และรู้สึกว่าเวลานอกงานของตนไม่มีความสำคัญ ตารางงานที่คาดเดาได้ ประกาศล่วงหน้า พร้อมแจ้งเตือนที่เหมาะสมเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง คือตัวกระตุ้นการมีส่วนร่วมที่ทรงพลังที่สุดสำหรับทีมรายชั่วโมง

การสื่อสารที่โปร่งใสจากหัวหน้างานโดยตรง

การมีส่วนร่วมชนะหรือแพ้ในระดับหัวหน้าทีม หัวหน้ากะที่อธิบายสาเหตุที่กะเปลี่ยน รับฟังเมื่อมีคนแจ้งปัญหา และยอมรับความพยายามโดยไม่ต้องรอรอบการประเมินอย่างเป็นทางการ ทำประโยชน์ต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานได้มากกว่าโครงการริเริ่มระดับบริษัทใด ๆ คนไม่ลาออกจากบริษัท แต่ลาออกจากผู้จัดการที่รู้สึกว่าถูกมองข้าม

ส่วนที่ยากก็คือ ผู้จัดการแนวหน้าส่วนใหญ่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งจากทักษะปฏิบัติการ ไม่ใช่ความสามารถด้านการนำ พวกเขาต้องการเครื่องมือที่ทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น ไม่ใช่แพลตฟอร์มใหม่ที่ต้องเรียนรู้ แต่ระบบกำหนดตารางและการส่งข้อความที่รวมอยู่ในกระบวนการทำงานแล้ว

ค่าตอบแทนที่ยุติธรรมและถูกต้อง

ข้อผิดพลาดในเงินเดือนไม่ใช่แค่เสียเงิน แต่ทำลายความไว้วางใจ หากพนักงานทำงานล่วงเวลาแต่ชั่วโมงไม่ปรากฏในสลิปเงินเดือน คำพูดทุกประโยคเรื่อง "เราให้คุณค่ากับทีม" ก็กลายเป็นเรื่องกลวงเปล่า การบันทึกเวลาที่แม่นยำซึ่งเชื่อมโยงกับเงินเดือนโดยตรงคือข้อกำหนดพื้นฐานของการมีส่วนร่วมที่หลายบริษัทยังทำผิดอยู่

วัดการมีส่วนร่วมโดยไม่ต้องสร้างภาระงานเพิ่ม

แบบสำรวจการมีส่วนร่วมรายปีมีประโยชน์ในแบบของตัวเอง แต่เป็นตัวบ่งชี้ที่ล้าหลัง กว่าจะได้ผลลัพธ์ คนที่ไม่มีส่วนร่วมก็ไปสัมภาษณ์งานที่อื่นแล้ว สำหรับทีมทำงานเป็นกะ ตัวบ่งชี้นำมักอยู่ในข้อมูลปฏิบัติการที่มีอยู่แล้ว

รูปแบบการขาดงาน ความถี่ในการสลับกะ การรับอาสาทำงานล่วงเวลา แนวโน้มการมาสาย สัญญาณพฤติกรรมเหล่านี้บอกเรื่องการมีส่วนร่วมได้มากกว่าสเกล Likert ห้าจุดเสียอีก หากทีมที่ปกติน่าเชื่อถือมีการขาดงานพุ่งสูงขึ้นอย่างกะทันหัน นั่นคือปัญหาการมีส่วนร่วมที่ซ่อนตัวอยู่ในรูปแบบของปัญหาการจัดตาราง

เคล็ดลับคือการทำให้ข้อมูลนี้เข้าถึงได้และไม่ถูกฝังอยู่ในสเปรดชีต เมื่อระบบกำหนดตารางและบันทึกเวลาทำงานอยู่ในระบบเดียว การสังเกตรูปแบบเหล่านี้จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของจังหวะการบริหารปกติ

คำถามที่พบบ่อย

ประโยชน์หลักของการมีส่วนร่วมของพนักงานคืออะไร?

อัตราการเปลี่ยนพนักงานต่ำลง ผลผลิตสูงขึ้น เหตุการณ์ด้านความปลอดภัยลดลง การบริการลูกค้าดีขึ้น และวัฒนธรรมทีมที่เข้มแข็งขึ้น พนักงานที่มีส่วนร่วมทุ่มเทอย่างสม่ำเสมอและอยู่กับองค์กรนานกว่า ช่วยลดวงจรการสรรหาและฝึกอบรมซ้ำที่บั่นทอนงบประมาณปฏิบัติการ

การมีส่วนร่วมของพนักงานต่างจากความพึงพอใจในงานอย่างไร?

ความพึงพอใจหมายถึงพนักงานพอใจกับเงื่อนไขของตน ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน ชั่วโมงงาน หรือสภาพแวดล้อม ส่วนการมีส่วนร่วมก้าวไปไกลกว่านั้น พนักงานที่มีส่วนร่วมจะมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันเกินกว่าขั้นต่ำ สนับสนุนการปรับปรุง และรู้สึกเชื่อมโยงส่วนตัวกับผลลัพธ์ คุณพอใจได้โดยที่ยังทำงานแบบผ่านไปวัน ๆ

วัดการมีส่วนร่วมสำหรับพนักงานรายชั่วโมงและทำงานเป็นกะได้หรือไม่?

ได้ และมักจะแม่นยำกว่าพนักงานประจำเสียด้วย ข้อมูลพฤติกรรมอย่างความสม่ำเสมอในการเข้างาน อัตราการทำงานล่วงเวลาโดยสมัครใจ รูปแบบการสลับกะ และแนวโน้มการตรงต่อเวลา ล้วนเป็นตัวชี้วัดการมีส่วนร่วมที่น่าเชื่อถือ ข้อมูลเหล่านี้มีอยู่แล้วในระบบกำหนดตารางงานส่วนใหญ่ ปัญหาคือมักไม่มีใครเอาไปวิเคราะห์

ตารางงานมีบทบาทอย่างไรต่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน?

บทบาทสำคัญมาก ตารางงานที่คาดเดาได้ การกระจายกะที่ยุติธรรม การแจ้งเปลี่ยนแปลงล่วงหน้า และการขอลาที่ทำได้ง่าย ล้วนส่งผลโดยตรงต่อความรู้สึกว่าตนมีคุณค่าของพนักงาน สำหรับพนักงานรายชั่วโมง ตารางงานคือจุดสัมผัสหลักกับบริษัท เมื่อมันทำงานได้ดี ทุกอย่างอื่นก็ดีขึ้นตาม