Sodobni ljudje so vedno zaposleni. Nenehno moramo opravljati delovne naloge, plačevati račune, kupovati hrano in občasno obiskati zdravniško ordinacijo. Zaradi tega se pogosto moramo preklapljati med nalogami. Na primer, pošiljati e-pošto poslovnim partnerjem, govoriti po telefonu z novimi strankami ali načrtovati počitnice. Takšen stres ni problem za ljudi, ki znajo imeti sposobnost večopravilnosti.

Mešanje offline in online ovira vašo sposobnost večopravilnosti

Najprej morate ustvariti dva seznama. Zapišite vse stvari, ki jih lahko opravite offline, na prvega. Drugi katalog je namenjen izključno nalogam, ki zahtevajo internetno povezavo. Pojdite na internet le, ko je to potrebno. Na primer, lahko napišete besedilo e-pošte brez povezave, medtem ko je za poslovna pogajanja prek Skypa potrebna internetna povezava. Tak način vas manj moti in ste učinkovitejši pri večopravilnosti.

Spremljajte vse

Zamujene naloge vas držijo pokonci ponoči? Ustvarite seznam nedokončanih poslov in ga imejte blizu. Poskusite ustrezno navesti svoje naloge. V nasprotnem primeru jih boste težko izpeljali. Ni pomembno, koliko elementov bo na seznamu: 100 ali 1000.

Posodobite ga ob koncu delovnega dne. Prav tako vas spodbujamo k ustvarjanju katalogov za različne vrste nalog. Na primer, za naloge povezane z marketingom ali živili.

Nato izberite naloge z najvišjo stopnjo prioritete. Izberite 5 kritično pomembnih stvari, naloge, ki jih lahko delegirate, in stvari, ki jih lahko opustite. Naloge z nizko prioriteto pustite za jutri.

Oglejte si seznam zjutraj in preverite, ali vsebuje vse pomembne dnevne naloge. Nato dodajte vse na vaš koledar. Preverite seznam med vikendom, da se prepričate, da niste ničesar pozabili.

Odložite pametni telefon

Poskrbite, da boste izklopili obvestila na pametnem telefonu. Prelistate lahko Facebook in si ogledate nove tvite, ko pridete domov. Vsa obvestila, ki jih potrebujete, naj bodo na vašem delovnem računalniku. Prav tako je bolje, da na e-pošto prijateljev odgovorite izven pisarne.

Večopravilnost spodbuja spremembo tempa

Poskusite delati na dveh različnih projektih isti dan in se med njima občasno preklapljati. Sprememba aktivnosti omogoča, da pridete do nepričakovanih rešitev in se osvobodite odvečnih misli. Vedno je dober način, da se odvrnete od monotonih del.

Ne pozabite na ta pravila in kaj kmalu bo večopravilnost postala vaša druga narava.

Vsakdo včasih odlaša z dokončanjem pomembnih nalog. Ljudje pogosto verjamejo, da imajo neomejen čas za delo. Rok se bliža, naloge pa ostajajo nedokončane. Kronično odlašanje lahko vodi do resnejših posledic: od graje do izgube službe. Kljub temu obstaja nekaj nasvetov, kako prenehati odlašati.

Reševanje odlašanja se začne z iskanjem korena problema

Kogarkoli lahko preplavi obseg dela. Najprej morate izbrati nalogo z najvišjo prioriteto. Preden začnete, razumite vzroke za odlašanje. Morda se bojite, da boste nalogo opravili napačno, ali ste zmedeni glede nje. Ne bojte se prositi za pomoč sodelavce.

Danes je dober dan za začetek

Če ne veste, kako premagati odlašanje, je najboljša rešitev, da začnete delati takoj. Če se vam zdi naloga preveč zapletena in menite, da ne boste imeli dovolj časa za njeno dokončanje, poskusite naslednje. Pomislite na nalogo, ki jo boste dokončali v 5 minutah, in jo opravite. Nato nastavite števec in poskusite delati na tej zapleteni nalogi 5 minut. Če začnete nekaj delati, je večja verjetnost, da jo boste tudi dokončali, saj ste nagnjeni k temu, da pomnite nedokončane naloge. Na ta način se poveča vaša možnost za premagovanje odlašanja.

Razdelite svoj delovni čas v bloke

Znebite se vseh motenj in se osredotočite na svoje delo. Predlagamo, da razdelite uro dela na 20-minutna obdobja in naredite kratke premore med njimi. Možgani delujejo v ciklih z visoko in nizko obdobji aktivnosti. Da dosežete vrhunec produktivnosti, morate biti pozorni na ta nihanja in uravnotežiti svoj čas za delo in počitek z ustreznim spoštovanjem.

Stavite si stavo

Drugi način za izboljšanje vaše produktivnosti je, da se stavite s prijateljem. Izberite čas in datum kot rok za vašo nalogo. Nato ponudite prijatelju malo denarja, kavo ali kosilo, če naloge ne dokončate pravočasno. To bo zagotovilo dodatno motivacijo.

Razmišljajte pozitivno o preteklih trenutkih odlašanja

Skušajte ne biti preveč strogi do sebe zaradi vaših preteklih primerov odlašanja. Ta problem se pogosto pojavlja pri perfekcionistih ter ljudeh, ki se bojijo neuspeha. Ohranjajte pozitivnost in ne dovolite, da negativne misli vstopijo v vaše misli.

Upamo, da vas bo naš članek osvobodil pasti odlašanja.

Ponavljajoče se spremembe v delovnem načrtu nenehno motijo seznam prioritet. To lahko vodi do negativnih posledic pri produktivnosti in napredku ekipe, neracionalne uprave časa in zamujenih rokov. Ali obstaja način, da ostanete na tekočem in si naredite čas za vse?

Najboljši način za določanje prioritet nalog je, da si jih zapišete

Za začetek morate načrtovati bližnjo prihodnost tako, da ustvarite podroben seznam vseh nalog in njihovih rokov za en dan, teden ali mesec. Namesto da poskušate vse zapomniti, začnite delovni dnevnik in si zapišite vse svoje naloge. Ta psihološki trik poudarja pomembnost vašega dela.

Organizirajte vse

Ko sestavite seznam nalog, boste morda opazili podobnosti med njimi. To ni presenetljivo, saj lahko večino nalog razvrstimo v tri kategorije: enkratne, ponavljajoče se in projektne.

1. Enkratne
   Če dobite eno nalogo, jo je bolje narediti kot prvo stvar jutri. Naredite seznam majhnih nalog in vsak dan nekaj njih prečrtajte. Preden se odločite za najpomembnejše naloge, razmislite o njihovi nujnosti in koliko časa potrebujete za njihovo dokončanje. Vaš cilj je dokončati naloge med vašo izmeno. Če nimate časa, opravite nalogo jutri. Upoštevajte, da ta metoda ne deluje za takojšnje naloge.
2. Ponavljajoče se
   Ni vam treba zapisati vsake stvari, ki jo je treba narediti vsakodnevno. Na primer, če delite članke na družbenih omrežjih ali ste odgovorni za e-poštne kampanje. Toda kljub temu bi morali narediti urnik za naloge, ki so vezane na specifične ure in dneve. To bo občutno poenostavilo razvrščanje delovnih prioritet.
3. Projekti
   Projekti so naloge, ki jih je težje dokončati kot enostavne naloge. Delajte na njih, kolikor dolgo lahko, vendar ne poskušajte hkrati opravljati več projektov. Priporočamo, da ustvarite seznam projektov in izberete najnujnejše in najpomembnejše med njimi. Ne začnite novega projekta, ne da bi prej dokončali prejšnjega.

Pomembne naloge naj bodo najprej

Ustvarjanje abecednega ali številčnega seznama ne bo delovalo. Vaš cilj ni slepo slediti elementom na seznamu, temveč se osredotočiti na naloge z visoko prioriteto. Preostalo delo lahko opravite v katerem koli vrstnem redu, ki ga imate za potrebnega.

Sčasoma se boste naučili izbirati delo z najvišjo prioriteto in ne dovoliti, da postane problem. Če boste upoštevali ta pravila, ne boste verjeli, kako hitro bo postal delovni proces.

Težave pri načrtovanju in rešitve

Če ste vodja odgovoren za urnik dela v podjetju in berete ta članek, potem najverjetneje naletite na težave pri razporejanju izmen za zaposlene.

Tukaj boste našli tri najpogostejše težave, ki nastanejo pri sestavljanju delovnega urnika, in najboljše rešitve zanje. Začnite izvajati že danes!

Težava št.1: Načrtovanje v zadnjem trenutku

Prelaganje razporejanja izmen do zadnjega trenutka ni dobra ideja. Odgovorni vodje naj poskrbijo, da bo urnik izmen na voljo čim prej, da bodo zaposleni lahko ustvarili svoje načrte za mesec. Sicer bodo mnogi delavci morali izbirati med osebnimi zadevami in delom.

Rešitev:

Načrtujte svoje urnike vnaprej, da vsem zaposlenim omogočite pregled urnika in po potrebi spremembe. Številne predloge spletne storitve Shifton vam to omogočajo v le nekaj klikih!

Težava št.2: Neenakomerna razporeditev izmen

Z ročnim spreminjanjem urnika lahko kateri koli vodja spregleda napačno izračunano razporeditev izmen. Posledično se lahko zgodi, da nekateri delavci ne bodo delali predpisanih ur, medtem ko bodo drugi, nasprotno, prišli do čezurnega dela, kar lahko povzroči tudi nenamerno kršitev delovne zakonodaje.

Rešitev:

Da bi se izognili tej situaciji, uporabite Shifton, avtomatizirano storitev za razporejanje dela in urnikov izmen. V tem primeru zaposleni ne bodo imeli razloga očitati vodji za malomarnost in neprevidnost!

Težava št.3: Pomanjkanje sodobnih orodij

Vodje, ki še vedno uporabljajo pero in papir za ustvarjanje urnika podjetja, ne le, da si otežujejo življenje, temveč je verjetnost, da bodo naredili napake, večja. Poleg tega občutna količina klicev in sporočil na osebnih telefonih vodij in zaposlenih porablja čas, kar vodi v pomanjkanje ločevanja med delom in prostim časom.

Rešitev:

Z enostavno uporabo programske opreme, kot je Shifton, lahko znatno poenostavite razporejanje in komunikacijo znotraj podjetja. Poleg tega obvestila prispejo na mobilno različico spletne aplikacije skoraj takoj, in zaposleni lahko sami izmenjujejo izmene, kar vodjem prihrani veliko časa.

Z avtomatizacijo vzpostavljanja urnikov zaposlenih s spletno storitvijo Shifton lahko dosežete dosledne rezultate, naredite manj napak, znižate stroške ter povečate produktivnost in splošno zadovoljstvo zaposlenih.

Če še ne uporabljate Shifton za svoje poslovanje, je čas, da začnete! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije spletne aplikacije brezplačno v celotnem poskusnem obdobju!

Kako izboljšati učinkovitost zaposlenih v klicnem centru

Večina upravnikov klicnih centrov uporablja običajne metode za motivacijo zaposlenih in doseganje ciljev (na primer bonuse, dodatke in ugodnosti). Ampak če ste resnično zainteresirani za rast svojega podjetja, poskusite nove rešitve za izboljšanje produktivnosti operaterjev.

Tukaj je 5 zanimivih idej, ki vam bodo pomagale povečati učinkovitost zaposlenih v klicnem centru za vsaj 10%.

1. 15-minutni boni

So kakšni operaterji, ki bi zavrnili, da končajo delo 15 minut prej brez izgube plačila?

Veliko klicnih centrov poskuša spodbuditi svoje zaposlene z različnimi bonusi (kot sladke darila ali vstopnice za film). Vendar pa bo v vsaki družbi vedno nekdo, ki ne je sladkarij in raje obišče gledališče. Skoraj vsi pa želijo zapustiti svoje delovno mesto prej!

15-minutni boni za najbolj produktivne zaposlene v klicnem centru so lahko odlična spodbuda za boljše delo. Ta rešitev vam omogoča motivacijo skoraj vseh operaterjev.

2. Zbiranje priznanj

Mnogi operaterji v klicnih centrih se pritožujejo, da so vse pritožbe strank zabeležene, formalizirane in predane vodstvu, pohvale in zahvale pa pogosto ostanejo nezabeležene.

Medtem pa lahko zbiranje in objavljanje povratnih informacij od hvaležnih strank znatno povečajo motivacijo zaposlenih v klicnem centru. Poskusite enkrat na teden poslati posnetke zahvale iz prejšnjega tedna operaterjem, ki so jih zbrali.

To je odlična priložnost za vse druge zaposlene, da razumejo, kako pomembno je njihovo delo. In zaposleni, ki prejmejo zahvalo, bodo začutili, kako cenjeni so v podjetju.

3. Klic meseca

Prav tako ne smejo biti prezrti najtežji klici izkušenih strank.

Dobro je, če vaš klicni center redno izvaja analizo posnetkov klicev. V tem primeru lahko hitro in enostavno izberete klic meseca, tako da zberete povratne informacije od upraviteljev in nadzornikov.

Ko najdete primek primer posebej težavne ali stresne situacije med klicem, lahko iščete najbolj uspešne strategije vedenja za te situacije. Takšna analiza lahko postane ne le priznanje uspeha operaterja-heroja klica, temveč tudi dodatna spodbuda za zaposlene, ki uspešno obvladajo take klice.

4. Dnevna čuječnost

Ni skrivnost, da se med popoldanskim in zaključnim delovnikom pogosto pojavi znaten upad produktivnosti delavcev. Vendar pa vam lahko ponudimo hiter in enostaven način, da se temu izognete!

Poskusite prositi svoje zaposlene v klicnem centru, da po kosilu eno uro ne sedijo, temveč stojijo! Ta metoda preprečuje upad aktivnosti in naredi glasove operaterjev bolj energične in privlačne.

Seveda bi bilo treba takšno novost uvesti izključno na prostovoljni osnovi. Poleg tega bi morali biti delavci z invalidnostjo ali bolečinami v hrbtu in podobno opozorjeni na morebitne zdravstvene težave.

5. Prilagodljivost urnika

Trajen izziv za upravljavce klicnih centrov je zagotoviti, da dovolj zaposlenih dela na določenem projektu. Navsezadnje pomanjkanje operaterjev pomembno vpliva na delovne pogoje celotnega tima in seveda zmanjšuje produktivnost.

Usposobljen upravitelj vedno poskuša biti odziven na zahteve zaposlenih, ki želijo spremeniti urnik. Na primer, mnogi starši si želijo dopusta med šolskimi počitnicami, študentje pa med izpitnimi roki na fakulteti.

Le dobro oblikovano orodje za razporejanje omogoča ustvarjanje razporeda klicnega centra, ki bo zadostil potrebam vseh zaposlenih. To bo pomagalo upravi doseči svoje cilje in dolgoročno prineslo finančne koristi podjetju.

Kako upoštevati osebne zadeve posameznega zaposlenega in hkrati izpolnjevati vse zahteve delovne zakonodaje? Imamo rešitev!

Zaključek

Spletna storitev Shifton vam bo pomagala hitro in učinkovito ustvariti in urejati delovni razpored podjetja ter urnike zaposlenih z uporabo priročnih predlog, prav tako pa potrditi zahteve za dopust ali bolniško z enim klikom. Poleg tega se lahko operaterji sami zamenjajo izmen, kar zmanjša obremenitev upraviteljev klicnega centra.

Če še ne uporabljate Shiftona za svoje podjetje, je zdaj čas, da začnete! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije spletne aplikacije brezplačno med celotnim preizkusnim obdobjem!

Top 5 programov za cloud klicnih centrov v letih 2021–2022

Ključ do učinkovite podpore strankam niso le dobro usposobljeni operaterji, temveč tudi kakovostna programska oprema za klicne centre. Sodobne tehnologije pomagajo avtomatizirati operativne in poslovne procese v klicnem centru ter povečati produktivnost zaposlenih.

Glavne naloge programske opreme za kateri koli klicni center so avtomatizacija in povečanje učinkovitosti operativnih procesov: razporeditev klicev, izpolnjevanje podatkov o strankah, usmerjanje itd.

Optimizacija poslovnih procesov je prav tako pomembna: možnost spremljanja uspešnosti operaterjev posebej in oddelkov na splošno, analiziranje ključnih kazalnikov uspešnosti in spremljanje dela klicnega centra v realnem času.

Pri izbiri programske opreme za klicni center lahko izboljšate svojo storitev za stranke z uporabo programske opreme, ki temelji na oblaku. To so glavne prednosti takšne rešitve:

• Boljše upravljanje s storitvami za stranke
• Izboljšana poročila
• Povečana učinkovitost
• Centralizirano zbiranje podatkov
• Zmanjšanje stroškov
• Povečana prodaja in zadovoljstvo strank
• Izboljšana varnost podatkov
• Podpora za več kanalov

5 najboljših programov za cloud klicne centre v letih 2021–2022

1. Shifton
   Ročno razporejanje izmen za operaterje vzame preveč časa in truda za vodje klicnih centrov. Spletna aplikacija Shifton optimizira vsakodnevne operacije načrtovanja, zmanjša fluktuacijo in poveča angažiranost zaposlenih, da zagotovi najboljšo možno izkušnjo za stranke. Shiftonov storitev na oblaku je idealen za razporejanje izmen v klicnem centru. Funkcionalnosti aplikacije omogočajo vodjem, da ustvarijo optimalne delovne razporede, enostavno načrtujejo izmene ter razporejajo naloge med operaterje. Poleg tega lahko zaposleni samostojno prilagodijo svoj delovni razpored s premenjavo izmen (z odobritvijo premenjave s strani vodje, če je potrebno). Shifton pomaga ustvariti optimalen uravnotežen razpored, ki zagotavlja najboljšo kakovost storitve za stranke vašega klicnega centra.
2. CloudTalk
   Ta inovativna programska oprema, ki temelji na oblaku, ponuja več edinstvenih orodij za klicne centre. Funkcija čakanja v vrsti odpravlja preusmerjanje klicev, kar pomaga prodajni ekipi skleniti več poslov z avtomatizacijo klicnega postopka. CloudTalk tudi vzdržuje visoko raven zadovoljstva strank skozi inteligentno usmerjanje klicev, možnosti Click-to-Call in IVR. CloudTalk omogoča nastavitev spletnega klicnega centra z vsemi razpoložljivimi napravami od koder koli na svetu, hkrati pa vzdržuje lokalno prisotnost z lokalnimi telefonskimi številkami. Poleg tega ta programska oprema za klicne centre ponuja na stotine integracij s CRM, e-trgovino, tehnično podporo, nakupovalnimi vozički, Zapierjem in API-ji.
3. Avaya
   Avaya Contact Center je univerzalna oblačna ali hibridna avtomatizacijska rešitev za vhodne in izhodne aplikacije za glas, video, e-pošto in skupinske klepete. Enoten komunikacijski sistem omogoča oddaljenim skupinam operaterjev, da obravnavajo klice od koder koli. Avaya Contact Center ponuja tudi funkcije zajema zaslona, usposabljanja in upravljanja kakovosti klicev ter poročila in statistike v realnem času za kateri koli izbrani časovni okvir. Poleg tega ta programska oprema za klicne centre, ki temelji na oblaku, ponuja beleženje sodelovanja, glasovno analitiko in funkcije avtomatiziranega načrtovanja.
4. MyOperator
   Programsko opremo za klicne centre MyOperator lahko upravljate z več klici, ne da bi porabili preveč časa in truda. Prednost uporabe te programske rešitve za klicne centre je, da ima inovativne funkcije, kot je dodajanje glasbe na čakanju in možnost beleženja med pogovorom s stranko. MyOperator je enostavna oblačna storitev, ki ponuja API integracijo. Njegov glavni namen je beleženje, posredovanje, prenašanje in sledenje klicem. Vendar pa lahko po potrebi izvozite tudi podatke o dnevniku klicev za analizo uspešnosti.
5. Dialpad
   Dialpad je spletna aplikacija, ki vam pomaga dvigniti svojo poslovno komunikacijo na višjo raven. Omogoča vam, da brez težav komunicirate s strankami, zaposlenimi in drugimi podjetji, zaradi česar je vaša poslovna komunikacija bolj učinkovita in učinkovita. Ne glede na to, ali gre za komunikacijo, ki temelji na glasu, ali besedilna sporočila, ima Dialpad odlične rešitve za vse. Vašo komunikacijo povzdigne na novo raven, tako da uživate tudi v času, ko govorite s svojimi strankami.

Sklep

Prava programska oprema za klicne centre, ki temelji na oblaku, pomaga izboljšati učinkovitost, produktivnost in storitve za stranke. Izbrali smo spletno storitev Shifton, saj je to popolna aplikacija za učinkovito upravljanje klicnih centrov.

Če Shiftona za vaše podjetje še ne uporabljate, je čas, da začnete! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije spletne aplikacije 2 meseca brezplačno!

Kako Shifton prispeva k poročanju o klicnem centru

Telemarketing in analiza statistike sta ena najpomembnejših aktivnosti v klicnem centru. Kazalniki, kot so število in trajanje obdelanih klicev, povprečni čas čakanja na odgovor stranke, kazalniki uspešnosti operaterjev itd., se lahko v celoti izmerijo, učinkovitost zaposlenih pa se lahko zelo hitro oceni.

Merjenje uspešnosti klicnega centra

Ko so dejavnosti telemarketinga omejene na enega ali dva zaposlena, so operativne analize dokaj preproste in jih je mogoče omejiti na sledenje 2-3 metrikam. To je povsem dovolj za učinkovito upravljanje oglaševalske kampanje.

Po drugi strani pa, ko telemarketinški projekti dobijo večji obseg, je vedno dobro poznati širši nabor metrik, ki pomagajo pri upravljanju uspešnosti klicnega centra. Te olajšajo prepoznavanje elementov, ki pozitivno ali negativno vplivajo na izid kampanje.

Lahko jih je veliko; tukaj je več primerov: napačna baza kontaktov, slabo usposobljena ekipa, neustrezno dodeljeni urniki izmen za osebje v določenih urah, okvare opreme itd.

Pravilno zasnovani in izračunani ukrepi lahko pomagajo prepoznati področja, ki potrebujejo izboljšave. Statistike, pridobljene pravočasno, lahko pri tem pomagajo.

Statistična poročila klicnega centra

Pri ocenjevanju dela klicnega centra je treba upoštevati ne le poročila o zaključenih vodilih, temveč tudi druge kazalnike poročanja — število obdelanih klicev, njihovo trajanje in raven storitve.

Po analizi poročila za vsak klic boste dejansko prejeli mini tržno raziskavo. To pomaga veliko razumeti o strankah — kaj imajo raje, katera konkurenčna podjetja uporabljajo, in tako naprej.

Drug pomemben kazalnik je čas čakanja strank na liniji. Med koničnimi dnevi za ekipo klicnega centra lahko zamude pri obravnavi dohodnih klicev posredno vplivajo na raven zadovoljstva strank, zato se lahko odločijo za konkurente. Posledično bo podjetje, ki mu tak klicni center zagotavlja storitve, prejelo manj potencialnega dobička, kar pomeni, da bo imelo izgube.

Kako lahko Shifton pomaga v tem primeru?

Na podlagi informacij o opravljenih izmenah in premorih Shifton nudi podrobna poročila o več projektih ali določeni zaposleni na najbolj podrobni ravni. Takšna poročila, skupaj z drugimi statističnimi informacijami, omogočajo prepoznavanje koničnih dni in optimalno konfiguracijo izmen ter števila operaterjev na vsaki od njih.

Shifton ponuja tudi možnost izračuna plač, ki jo je mogoče uporabiti za napovedovanje stroškov klicnega centra. Ta funkcija vas bo rešila dodatnih plačil zaradi večjega števila dodelitev operaterjev.

Shiftonova oblačna storitev ponuja močna orodja za poročanje, ki prikazujejo veliko statističnih informacij o delu tako podjetja kot celotnega in posameznih zaposlenih. V kombinaciji z orodji za načrtovanje in sledenje prisotnosti lahko ta poročila prikažejo informacije o dosežkih, načrtovanih in zaključenih nalogah, napovedujejo prihodnje stroške in pravočasno optimizirajo procese v podjetju.

Napovedi in poročila, pridobljena z uporabo Shiftonove oblačne storitve, omogočajo dodatno optimizacijo klicnega centra z neomejenim številom zaposlenih. Tako ne boste le rešili obstoječih težav, ampak tudi preprečili njihov nastanek v prihodnosti.

Želite preveriti? Dobrodošli v Shifton! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije naše spletne aplikacije brezplačno 2 meseca!

7 pomembnih dejavnikov, zaradi katerih je Shifton najboljša rešitev za vsak klicni center

Izbira prave programske opreme za klicne centre ni več privilegij, ampak nuja. Ključna točka pri izbiri določenega programa za klicni center je razpoložljivost vseh potrebnih funkcij za učinkovit in nemoten potek dela.

Pri izbiri programa za klicni center je pomembno upoštevati 7 dejavnikov, ki zagotavljajo dobičkonosnost podjetja. Danes boste izvedeli, zakaj je Shifton najboljša storitev za zunanja podjetja v letu 2021.

Potrebne funkcije

Kritično je, da programska oprema za klicni center zagotavlja vse potrebne funkcije, ki poenostavijo delo operaterjev in vodij.

Shifton vam pomaga bistveno prihraniti čas in trud pri pripravi izmen in urnikov. Možnost „Menjava izmen“ odstrani nepotrebno breme z vodij, saj zaposlenim omogoča, da samostojno zamenjajo svoje izmene, vodje pa so vključeni le za odobritev menjave. Tako vodja prihrani čas in trud pri iskanju nadomestitev za zaposlene.

Vodenje ekipe

Ekipe klicnih centrov so lahko velike ali majhne, sistemi podjetij pa kompleksni, poslovalnice pa so lahko po vsej državi ali celo po svetu. Shifton ponuja odlična orodja za vodenje ekipe – od večstopenjskega dostopa in strukturiranih računov do dodeljevanja in sledenja nalogam s kontrolnimi seznami.

Zaradi dejstva, da Shifton upošteva različne časovne pasove, lahko zaposlene upravljate na daljavo.

Obsežna funkcionalnost Shiftone omogoča delo od koder koli, saj imate na voljo vsa potrebna orodja. To omogoča tudi ponujanje storitev strankam po vsem svetu na daljavo.

Prilagodljivost

Programska oprema za klicni center se mora prilagoditi tako številu strank kot kompleksnosti njihovih potreb in zahtevkov.

Shifton podpira načrtovanje za neomejeno število zaposlenih. Velikost podjetja ni kritična — Shifton omogoča gradnjo njegove strukture z upoštevanjem vseh projektov, delovnih urnikov, hierarhije delovnih mest in drugih pogojev.

Poročanje in nadzor

Analitične in kontrolne funkcije programske opreme za klicne centre vam pomagajo doseči največjo učinkovitost. Shifton ponuja močna orodja za poročanje, ki prikazujejo obsežne statistične informacije o uspešnosti podjetja.

Kombinirana z orodji za načrtovanje in sledenje prisotnosti taka poročila zagotavljajo popolne informacije o dosežkih, načrtovanih in opravljenih nalogah, pomagajo predvideti prihodnje stroške in pravočasno prejeti signal za optimizacijo procesov v podjetju.

Popolna integracija

Programska oprema za klicni center se mora brezhibno integrirati s CRM, platformo za e-trgovino in obstoječo pomočjo po potrebi.

Shifton ponuja integracije s številnimi priljubljenimi programskimi opremami (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks itd.) za izboljšanje potekov dela, izmenjavo podatkov in dostop do API. Seznam integracij se stalno širi.

SMS, e-pošta in potisna obvestila

Shifton ponuja možnost SMS, e-mail in push obvestil, ki se pošljejo zaposlenim, ko ustvarijo urnike ali naredijo spremembe v urnikih.

Tako vse pomembne podatke prejmejo ustrezni ljudje ob pravem času.

Cena

Pri izbiri programa za klicni center je cena vsekakor eden pomembnih dejavnikov. Priporočamo, da začnete z brezplačnim preizkusom in kritično pregledate svoje rezultate.

Shifton omogoča uporabo točnega števila modulov in plačilo le za tiste, ki jih uporabljate. Dva meseca lahko preiskusite celotno funkcionalnost aplikacije povsem brezplačno. Po tem obdobju bo strošek za enega zaposlenega od 0,5 do 4 USD (odvisno od števila izbranih modulov).

Izberite Shifton — Popolna rešitev za klicni center

Prava programska oprema bo odlična osnova za učinkovito delovanje vašega podjetja. Glede na zgoraj navedene dejavnike boste z Shiftonom, ultimativno programsko opremo za načrtovanje klicnih centrov, nedvomno dosegli najboljše rezultate. Ta programska oprema ne omogoča le integracije vseh komunikacijskih kanalov s stranko, temveč zagotavlja tudi številne druge koristne funkcije.

Priprava delovnih urnikov in izmen, evidenca prisotnosti zaposlenih, menjava izmen, analiza in poročanje — to je le delni seznam funkcij spletne aplikacije Shifton!

Želite preveriti? Dobrodošli na Shifton! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije naše spletne aplikacije 1 mesec brezplačno!

Ena najpomembnejših nalog vodje katere koli podjetja je razvijanje blagovne znamke podjetja, povečanje produktivnosti in prihranek časa za delo s kadri. Predstavljamo vam najboljše storitve za načrtovanje nalog in upravljanje timskih virov v letu 2021. Čas je, da uredite svoj seznam opravil!

Orodja za upravljanje projektov 2021

Glede na velikost, industrijo in cilje lahko izberete razmeroma enostavne sisteme nadzora, pa tudi velike poslovne rešitve ali lastne programske rešitve.

Tukaj je najboljših 6 storitev za upravljanje projektov in osebja v letu 2021.

Monday

To je močno, vendar enostavno orodje za ekipe, ki pomaga oblikovati delovne procese, se prilagoditi spreminjajočim se potrebam, ustvariti odprtost, povezati sodelavce in končati ročno delo.

Orodje se lahko uporablja v različnih ekipah, oddelkih, pri vodjih in organizacijah ter vseh vrstah projektov in procesov.

Brezplačni individualni načrt vključuje do 2 člana ekipe in pomaga slediti njihovemu delu in nalogam, ponudijo pa osnovne funkcije orodja. Mesečni plačljivi načrti se začnejo pri $8 na uporabnika.

Trello

Enostavno orodje za uporabo, ki se lahko integrira s priljubljenimi storitvami in je odlična za načrtovanje nalog.

Glavna lastnost te storitve je njen enostaven vmesnik v obliki tabel z nalogami in seznami nalog. Statusi nalog se lahko posodobijo z enim klikom miške. Ena izmed najbolj priročnih lastnosti je, da je vsakemu uporabniku dodeljeno ločeno okno.

Trello lahko brezplačno uporabljate samo v omejeni različici.

Slack

Ta korporativni messenger je postal ena izmed najbolj priljubljenih poslovnih rešitev za interakcijo zaposlenih v letu 2021. Spletna storitev deluje na osebnih računalnikih, napravah iOS in Android in se pogosto uporablja kot alternativa Skypu.

V svoji brezplačni različici dobite 5GB prostora za shranjevanje in 10K sporočil za ekipo, pa tudi 10 integracij s priljubljenimi orodji in storitvami. Plačani načrti se začnejo pri $8 na uporabnika na mesec.

Wrike

Priljubljena storitev v oblaku za določanje nalog in upravljanje projektov v letu 2021. Številne integracije so prepoznavna značilnost aplikacije. V primerjavi z drugimi orodji Wrike ponuja relativno preprostost in priročnost.

Kar se tiče pomanjkljivosti, uporabniki opažajo, da je vmesnik preveč enostaven. Brezplačni načrt ponuja 2 GB za celoten račun in omejene funkcije. Plačani načrti se začnejo pri $9.8 na uporabnika na mesec.

Asana

Zelo priljubljen sledilnik nalog v letu 2021 z intuitivnim vmesnikom. Ta storitev se lahko uporablja tako v ekipi kot za osebne namene.

Orodje ponuja široko funkcionalnost: načrtovanje, klepetanje, nadzor izvajanja in še veliko več. Asana ponuja 3 načrte, med katerimi lahko izbirate glede na cilje podjetja. Osnovni brezplačni načrt vključuje do 15 uporabnikov in ponuja omejeno funkcionalnost. Mesečni plačljivi načrti se začnejo pri $13.49 na uporabnika.

Shifton

Shifton je odlična alternativa prej omenjenim orodjem. Spletna aplikacija ponuja širok nabor orodij za upravljanje podjetij, projektov in urnikov ter 4 jezike vmesnika, med katerimi lahko izbirate. Uporabniki Shiftona lahko tudi nastavijo svoj priljubljen delovni čas, zahtevajo odmor ali zamenjajo izmene s kolegi znotraj aplikacije.

Storitev podpira načrtovanje za katero koli število zaposlenih, ki lahko uporabljajo modul „Naloge“. Modul omogoča upravljanje nalog in povezanih podatkov o strankah, dodeljevanje nalog zaposlenim ali omogočanje, da jih prevzamejo sami, določanje rokov za izvršitev in dokončanje nalog, priložitev seznamov, ki jih zaposleni izpolnjujejo po zaključku nalog. Shifton je na voljo brezplačno 2 meseca. Po tem mesečno plačilo za modul „Naloge“ znaša $0.5 na osebo.

Navedeni seznam razvijalcev programske opreme za upravljanje timskih virov je daleč od popolnega, toda zdaj veste, kje začeti!

Upamo, da vam bodo ta orodja omogočila osredotočanje na razvoj vašega podjetja, pa tudi prihranek časa pri organizacijskih in marketinških nalogah.

Običajno se ti vodje, ki se ukvarjajo z razporejanjem za ekipe in oddelke, soočajo z zahtevno nalogo. Morajo ustvariti urnike ob upoštevanju vseh zaposlenih in njihovih osebnih okoliščin, bolniških odsotnosti, prostih dni, mesečnih in tedenskih delovnih ur.

Če še vedno sestavljate urnike in izmene na papirju ali v Excelovi datoteki, lahko traja ure, da naredite vse potrebne posodobitve. Različne aplikacije za načrtovanje zagotovo olajšajo breme razporejanja zaposlenih. Znatno zmanjšajo čas in trud vodij, izboljšajo timsko delo in povečajo produktivnost.

Vemo, da je spletna aplikacija Shifton odlična alternativa vsem priljubljenim analognim rešitvam. Primerjajmo funkcije Shiftona s funkcionalnostjo WhenIWork in se prepričajmo o tem.

Brezplačno preizkusno obdobje	1 mesec	2 tedna
Min. strošek	$1 na uporabnika na mesec	$2 na uporabnika na mesec
Podpora	Osebni upravitelj računa	Klepetalni robot
Avtomatizirano razporejanje	da	da
Menjava izmen	da	da
Menjava odmorov	da	ne
Izračun plač	da	ne
Zadolžitve	da	da
Kontrolni seznami	da	ne
Dostopnost	da	ne
Nadzor menjav	da	da
Integracije	da	da
Poročila in analize	da	da
Opomniki	da	da
Obvestila	da	da

* Primerjave funkcij so sestavljene na podlagi javno dostopnih informacij od septembra 2021.

Kot vidimo iz primerjalne tabele, Shifton ponuja skoraj enake funkcije kot WhenIWork in še več – na primer osebnega upravitelja računa, možnost „Dostopnost“, ki zagotavlja največjo prilagodljivost za zaposlene in delodajalce, da ne omenjam veliko daljšega brezplačnega preizkusnega obdobja in nižjih stroškov.

Želite preizkusiti? Dobrodošli v Shifton! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije Shiftona za 2 meseca brezplačno!

Ustvarjanje učinkovitega delovnega urnika za zaposlene je bistveno za ohranjanje produktivnosti, zagotavljanje pravičnosti in zadovoljevanje poslovnih potreb. Dobro organiziran urnik osebja pomaga podjetjem delovati gladko, hkrati pa uravnotežiti razpoložljivost zaposlenih, njihove želje in delovno obremenitev. Vendar pa je razporejanje zaposlenih lahko zahtevno, še posebej pri soočanju z zadnjimi spremembami, zamenjavami izmen in delovno zakonodajo.

Ta vodnik opisuje 16 korakov za izboljšanje procesa razporejanja vašega osebja, vključuje bistvene tehnike za učinkovito razporejanje zaposlenih, zmanjšanje konfliktov v urnikih in izboljšanje poslovne avtomatizacije.

Stvari, ki jih morate vedeti in izvajati pri razporejanju dela

Orodja za razporejanje dela, kot je Shifton, omogočajo upraviteljem avtomatizacijo dela pri razporejanju in odpravo ročnega načrtovanja izmen. Kadrovski strokovnjaki in vodje ekip so prej porabili velik del svojega časa za upravljanje urnikov zaposlenih, upoštevali prošnje za dopust in želje po izmenah. Sedaj poslovne avtomatizacijske rešitve poenostavljajo te naloge, kar omogoča upraviteljem, da se osredotočijo na dobro počutje zaposlenih, treniranje in razvoj delovne sile.

Učinkovita uvedba tehnologije za razporejanje dela zahteva razumevanje ključnih elementov razporejanja zaposlenih in avtomatizacije upravljanja izmen. Tukaj je pet ključnih stvari, ki jih je treba vedeti pri digitalizaciji vašega procesa razporejanja osebja.

1. Boljše upravljanje časa in nalog

S pomočjo orodij za avtomatizacijo delovne sile lahko upravitelji učinkovito razporedijo zaposlene ter upravljajo naloge in projekte znotraj istega sistema. Ta integracija podjetjem omogoča izboljšanje upravljanja časa, produktivnosti in sodelovanja ekipe, saj zagotavlja, da zaposleni natančno vedo, kaj morajo storiti med svojimi izmenami.

Dobro strukturiran urnik osebja mora vključevati dodelitve izmen, razdelitev nalog in roke projektov, s čimer zagotavlja nemoteno delovanje. Shifton, močna rešitev za razporejanje, omogoča podjetjem, da ustvarijo urnike za zaposlene ter dodelijo sezname opravil, da izboljšajo kakovost storitev in operativno učinkovitost.

2. Avtomatizacija in umetna inteligenca

Glavna prednost avtomatičnega načrtovalnika zaposlenih je uporaba avtomatizacije, ki jo poganja AI. Z 62 % podjetij ki načrtujejo uvedbo ali že uporabljajo avtomatizacijo na delovnem mestu, je jasno, da bodo AI-podprte rešitve za razporejanje postale vse bolj pomembne za upravitelje.

Kako učinkovito razporediti zaposlene z uporabo avtomatizacije:

• Vnesite podatke o zaposlenih, dolžine izmen in razpoložljivost v sistem.
• Naj programska oprema za razporejanje optimizira delovne urnike.
• Sistem samodejno prilagaja izmene glede na prošnje za dopust in potrebe delovne sile.
• Zmanjšajte konflikte v urnikih s sprotnimi posodobitvami in samodejnimi priporočili.

Uporaba avtomatizacije za podjetja poenostavi razporejanje in osebje, zmanjša potrebo po ročnih prilagoditvah in spremembah zadnjih minut.

3. Sledenje časa v oblaku

Približno 44 % kadrovskih upraviteljev se zdaj zanaša na orodja za avtomatizacijo delovne sile, ki temelji na oblaku, za sledenje urnikov in prisotnosti zaposlenih. Sodobne tehnike razporejanja zaposlenih vključujejo prijave v oblak, kar zaposlenim omogoča prijavo in odjavo od kjer koli. Ta funkcija je ključna za hibridne delovne modele, oddaljene ekipe in podjetja, ki delujejo na več lokacijah.

Za podjetja, ki zahtevajo prijave na lokaciji, veliko orodij za razporejanje ponuja preverjanje GPS in prijave na podlagi IP, ki zagotavljajo natančno sledenje delovnim urnikom zaposlenih. Te funkcije digitalnega sledenja časa povečujejo odgovornost in zmanjšujejo napake v plačah ter hkrati ponujajo večjo prilagodljivost za zaposlene.

4. Analitika podatkov za optimizacijo razporejanja

Učinkovit delovni urnik mora temeljiti na podatkih. Digitalne rešitve za razporejanje ponujajo nadzorne plošče v realnem času, ki zagotavljajo vpogled v:

• Prisotnost zaposlenih in izpolnjevanje izmen.
• Skupni delovni čas na obdobje.
• Zamude, nadure in produktivnost.
• Stopnje dokončanja nalog na izmeno.

S pomočjo analitike podatkov pri razporejanju zaposlenih lahko podjetja prepoznajo neučinkovitosti, izboljšajo odločitve o zaposlenih in izboljšajo sledenje uspešnosti. Ti vpogledi omogočajo upraviteljem, da prilagodijo urnike osebja, kar zagotavlja, da so stroški dela skladni z operativnimi potrebami ob ohranjanju produktivnosti delovne sile.

5. Samodejni izračun plač

Ena največjih prednosti avtomatizacije poslovanja pri razporejanju in zaposlovanju je samodejna obdelava plač. Namesto ročnega sledenja ur in izračunavanja plač, sodobni procesi razporejanja osebja združujejo funkcije za plače, kar poenostavi izračune plač.

Ključne prednosti avtomatizacije pri obdelavi plač:

• Sledi delovnim uram zaposlenih in uporablja vnaprej določene urne postavke.
• Samodejno ustvarja poročila o plačah glede na dejanski delovni čas.
• Zmanjšuje napake pri plačah s tem, da odpravlja ročni vnos podatkov.
• Integrira se s sistemi za računovodstvo in finance za nemoteno obdelavo plač.

S samodejnimi sistemi za razporejanje in plače lahko kadrovske ekipe prihranijo precej časa in zagotovijo natančno, pravočasno izplačilo plač.

16 Korakov za izboljšanje razporejanja vašega osebja

Korak 1: Ugotovite, kaj mora vaša ekipa storiti

Preden pripravite urnik za zaposlene, določite ključne odgovornosti in naloge, ki jih je treba pokriti. Razmislite o:

• Katera opravila ali naloge morajo biti opravljene vsak dan?
• Kateri zaposleni so najprimernejši za določene vloge?
• Ali obstajajo obdobja največje obremenitve, ki zahtevajo dodatno pokritje osebja?

Razumevanje razporeditve delovne obremenitve zagotavlja, da razporejanje zaposlenih ustreza operativnim potrebam in zagotavlja učinkovito opravljanje dela.

Korak 2: Poglejte, kdaj ste najbolj in najmanj zaposleni

Analizirajte podatke iz preteklih poslovnih rezultatov, da določite obdobja največje in najmanjše aktivnosti vašega podjetja. Uporabite vpoglede iz:

• Poročila o prodaji in prometu strank
• Podatki o količini klicev (za podporne ekipe strankam)
• Sezonski trendi in nihanja povpraševanja

S prilagajanjem urnikov osebja dejanskemu povpraševanju podjetja optimizirajo stroške dela in zagotovijo zadostno pokritost v času največjih obremenitev, hkrati pa se izogibajo prekomernemu številu zaposlenih med počasnejšimi obdobji.

Korak 3: Napovedujte prihodnjo raven aktivnosti

Napovedovanje delovne obremenitve pomaga upraviteljem pravično in učinkovito razporejati zaposlene. Upoštevati:

• Prihajajoče promocije ali poslovni dogodki
• Praznična obdobja ali prošnje za počitnice
• Trendi na trgu, ki bi lahko vplivali na povpraševanje strank

Z vnaprejšnjim predvidevanjem prihodnjih potreb lahko menedžerji proaktivno razporejajo osebje, kar preprečuje pomanjkanje kadrov v zadnjem trenutku in zagotavlja učinkovit delovni razpored za zaposlene.

Korak 4: Upoštevajte potrebe osebja

Razpored osebja mora upoštevati tako poslovne zahteve kot tudi želje zaposlenih. Zaposleni, ki čutijo, da so njihove potrebe priznane, bodo verjetneje ostali zavzeti in produktivni. Pri ustvarjanju razporeda za zaposlene upoštevajte:

• Razpoložljivost in zahtevani dopust
• Uravnoteženost med delom in življenjem
• Ravni spretnosti in delovne vloge

Pošten in uravnotežen razpored izboljšuje zadovoljstvo zaposlenih, zmanjšuje izgorelost in zmanjšuje odsotnost.

Korak 5: Izberite metodo razporejanja izmen

Izbira pravega pristopa k razporejanju zaposlenih je odvisna od vašega poslovnega modela, strukture delovne sile in operativnih zahtev. Upoštevati je treba več tehnik razporejanja zaposlenih:

• Fiksne izmene – Zaposleni delajo enake ure vsak dan (npr. od 9. do 17. ure). Idealne za podjetja s stabilnim obsegom dela.
• Rotacijske izmene – Zaposleni se menjavajo med različnimi izmenami (jutranja, večerna, nočna). Običajno v zdravstvu, trgovini na drobno in gostinstvu.
• Deljene izmene – Zaposleni delajo dve ločeni obdobji v enem dnevu (npr. od 8. do 12. ure in nato od 16. do 20. ure). Uporabno za podjetja s spreminjajočim povpraševanjem.
• Razpored na klic – Zaposleni ostanejo na voljo za delo, če je potrebno. Pogosto uporabljeno v zdravstvu in nujnih službah.
• Fleksibilni razpored – Zaposleni si izberejo svoje ure glede na delovno obremenitev in potrebe poslovanja. Primerno za oddaljene ekipe in ustvarjalne industrije.

Izbira pravega procesa razporejanja osebja pomaga podjetjem optimizirati stroške dela in hkrati zagotoviti učinkovit razpored zaposlenih.

Korak 6: Optimirajte razpored izmen na podlagi obremenjenih ur

Za maksimiranje produktivnosti razporedite osebje na podlagi vrhuncev in počasnih ur. Podjetja naj:

• Dodelijo več zaposlenih med vršnimi urami za izboljšanje kakovosti storitev.
• Zmanjšajo število zaposlenih v počasnih urah, da se izognejo nepotrebnim stroškom dela.
• Uporabijo zgodovinske podatke za napovedovanje nihanj povpraševanja in ustrezno prilagodijo izmene.

Pristop, ki temelji na podatkih za razporejanje zaposlenih, zagotavlja optimalno razporeditev virov, kar podjetjem pomaga učinkovito delovati.

Korak 7: Zmanjšanje sprememb v razporedu v zadnjem trenutku

Nepričakovane spremembe razporeda motijo potek dela in frustrirajo zaposlene. Da bi preprečili spremembe v zadnjem trenutku:

• Vzpodbudite zaposlene, naj vnaprej oddajo prošnje za prosti čas.
• Postavite rok za menjave izmen in zahtevajte odobritev uprave.
• Imejte rezervne zaposlene na voljo za nujne potrebe po osebju.
• Uporabite programsko opremo za razporejanje, da avtomatizirate prilagoditve v zadnjem trenutku.

Z zmanjšanjem konfliktov v razporejanju podjetja ohranjajo stabilnost razporeda osebja in izboljšujejo zadovoljstvo zaposlenih.

Korak 8: Zagotovite, da so razporedi lahko dostopni

Delovni razpored za zaposlene mora biti lahko dostopen, s čimer se zmanjšujeta zmeda in slaba komunikacija. Da bi izboljšali dostopnost:

• Razpored delite digitalno prek spletnega portala ali mobilne aplikacije.
• Objavite natisnjene razporede v prostorih za odmor ali skupnih prostorih.
• Obveščajte zaposlene o posodobitvah razporeda v realnem času, da se izognete nesporazumom.

Jasna komunikacija zagotavlja, da so zaposleni obveščeni o svojih delovnih razporedih, kar zmanjšuje odsotnost in napake pri razporedu.

Korak 9: Uravnoteženje potreb podjetja in zaposlenih

Učinkovito upravljanje razporeda osebja zahteva ravnovesje med poslovnimi zahtevami in blagostanjem zaposlenih. Medtem ko morajo podjetja vzdrževati produktivnost in donosnost, bi morala upoštevati tudi želje zaposlenih za povečanje angažiranosti in zadržanja.

Strategije za uravnoteženje potreb podjetja in zaposlenih:

• Ponudite fleksibilno razporejanje, ko je to mogoče, da omogočite osebne obveznosti.
• Pravično rotirajte izmene, da preprečite preobremenitev določenih zaposlenih.
• Uvedite jasne politike za zahtevanje prostega časa ali menjavo izmen.
• Spodbujajte odprto komunikacijo med vodji in osebjem o skrbeh glede razporeda.

Dobro uravnotežen razpored za zaposlene izboljšuje moralo, zmanjšuje fluktuacijo in ustvarja bolj motivirano delovno silo.

Korak 10: Bodite pozorni na dogodke in dejavnike, ki vplivajo na razpored

Določeni zunanji dejavniki vplivajo na najboljše prakse razporejanja zaposlenih, kar zahteva od podjetij, da ostanejo prilagodljiva.

Pogosti dejavniki, ki vplivajo na razporede:

• Javni prazniki in sezonsko povpraševanje – Podjetja se morajo pripraviti na povečano delovno obremenitev ali zmanjšano razpoložljivost zaposlenih.
• Vremenske razmere – Na zunanja dela lahko vplivajo zamude zaradi vremenskih motenj.
• Trendi v industriji – Gospodarske spremembe ali preference kupcev lahko vplivajo na kadrovske potrebe.
• Nepričakovane nujne situacije – Odsotnosti zaposlenih zaradi bolezni ali nujnih družinskih primerov zahtevajo načrte za nepredvidljive primere.

Spremljanje teh dejavnikov pomaga podjetjem proaktivno prilagajati delovne razporede zaposlenih, kar preprečuje kadrovske primanjkljaje ali neučinkovitosti.

Korak 11: Razdajte razpored zaposlenim

Ko je urnik osebja dokončan, morajo podjetja zagotoviti, da ga vsak zaposleni prejme pravočasno.

Najboljše prakse za razdeljevanje urnikov:

• Pošljite urnike vnaprej, da imajo zaposleni čas za načrtovanje.
• Uporabite spletno platformo za razporejanje, da omogočite enostavne posodobitve in dostop.
• Objavite fizične kopije na skupnih mestih za referenco.
• Dovolite zaposlenim, da potrdijo prejem, da zagotovite, da so videli svoje izmene.

Omogočanje enostavnega dostopa do urnikov pomaga pri učinkovitem upravljanju urnikov zaposlenih, medtem ko zmanjšuje zmedo in nesporazume.

Korak 12: Vzpostavite strategijo komuniciranja v timu

Močna strategija komuniciranja zagotavlja, da so zaposleni obveščeni in vključeni v posodobitve urnika.

Načini za izboljšanje komunikacije v timu:

• Uporabite aplikacije za razporejanje za pošiljanje avtomatskih opomnikov izmen.
• Ustvarite posebno skupino za klepet za razpravo o zamenjavah izmen ali posodobitvah.
• Spodbujajte povratne informacije za zgodnje odkrivanje skrbi glede razporejanja.
• Redno prirejajmo sestanke za razpravo o izzivih in rešitvah glede obstoja osebja.

Jasna komunikacija izboljša učinkovitost razporejanja osebja, preprečuje zmedo in konflikte v zadnjem trenutku.

Korak 13: Občasno ocenite svoj urnik in postopek

Postopek razporejanja osebja je potrebno redno pregledovati, da ostane učinkovit. Podjetja naj analizirajo ključne kazalnike uspešnosti za določitev, ali njihova strategija razporejanja ustreza operativnim in potrebam zaposlenih.

Kako oceniti svoj postopek razporejanja:

• Spremljajte prisotnost in točnost – prepoznajte vzorce odsotnosti ali zamude.
• Spremljajte razdelitev delovne obremenitve – zagotovite, da so izmene pošteno razporejene med zaposlene.
• Zberite povratne informacije zaposlenih – povprašajte osebje o izzivih in izboljšavah glede razporejanja.
• Ocena zadovoljstva strank – zagotovite, da raven osebja ustreza kakovosti storitev za stranke.

S periodičnim pregledovanjem in izpopolnjevanjem urnika lahko podjetja izboljšajo učinkovitost in zadovoljstvo zaposlenih ter omogočijo, da je razporejanje bolj prilagojeno spreminjajočim se zahtevam.

Korak 14: Spremljanje in prilagajanje po potrebi

Tudi dobro načrtovan delovni urnik za zaposlene potrebuje prilagoditve skozi čas. Podjetja morajo ostati prilagodljiva in odzivna na spreminjajoče se okoliščine.

Najboljše prakse za spremljanje in prilagajanje urnikov:

• Uporabite programsko opremo za razporejanje za sledenje ur zaposlenih in pokritosti izmen v realnem času.
• Hitro rešujte težave s pomanjkanjem osebja tako, da po potrebi dodelite dodatno delovno silo.
• Prilagodite izmene na podlagi delovne uspešnosti zaposlenih in potreb po delovni obremenitvi.
• Bodite proaktivni pri konfliktih in jih rešujte, preden eskalirajo.

Redno spremljanje zagotavlja učinkovito načrtovanje zaposlenih in managerjem omogoča sprejemanje odločitev, ki temeljijo na podatkih, za optimizacijo urnikov osebja.

Korak 15: Skladnost z zakonskimi zahtevami

Podjetja morajo pri ustvarjanju urnikov zaposlenih upoštevati delavske zakone in predpise, da se izognejo pravnim tveganjem.

Ključne vidike skladnosti:

• Minimalni počitki – zagotovite, da zaposleni dobijo dovolj počitka med izmenami.
• Regulacije nadur – spremljajte ure nadur in zaposlene ustrezno nadomestite.
• Zakoni o poštenem razporejanju – nekatere regije zahtevajo vnaprejšnje obvestilo o spremembah izmen.
• Omejitve delovnih ur – določene panoge imajo omejitve na največje delovne ure.

Razumevanje in upoštevanje najboljših praks za razporejanje zaposlenih ščiti podjetja pred kaznimi in pravnimi spori ter zagotavlja poštene delovne pogoje.

Korak 16: Uporabite programsko opremo za razporejanje

Uporaba avtomatizacije za podjetja poenostavi postopek razporejanja osebja, kar zmanjšuje administrativno delo in izboljšuje natančnost. Aplikacija za razporejanje podjetjem pomaga:

• Avtomatizirajte dodeljevanje izmen v skladu z razpoložljivostjo zaposlenih in delovno obremenitvijo.
• Zagotovite posodobitve urnikov v realnem času zaposlenim.
• Omogočite osebju, da digitalno zahteva proste dni in zamenjuje izmene.
• Generirajte poročila o stroških dela, prisotnosti in uspešnosti.

S pomočjo avtomatizacije delovne sile lahko podjetja prihranijo čas, zmanjšajo konflikte pri razporejanju in zagotovijo, da zaposleni dobijo poštene in učinkovite delovne urnike.

Kakšne so prednosti uporabe programske opreme za razporejanje za zaposlene?

Naložba v programsko opremo za razporejanje podjetjem ponuja strukturiran in učinkovit način za razporejanje zaposlenih, zmanjšanje napak in izboljšanje upravljanja delovne sile. Spodaj so ključne prednosti uporabe avtomatizacije na delovnem mestu za razporejanje.

1. Poenostavitev razporejanja

Ročno razporejanje je časovno zahtevno in nagnjeno k človeškim napakam. Programska oprema za razporejanje podjetjem omogoča, da učinkovito ustvarijo urnik za zaposlene z:

• Avtomatizacijo ustvarjanja in prilagajanja izmen.
• Zmanjšanjem tveganja dvojnega rezerviranja zaposlenih.
• Omogoča managerjem enostavno posodabljanje urnikov v realnem času.
• Nudenje predlog za ponavljajoče se vzorce razporejanja.

Z avtomatizacijo za podjetja lahko managerji zaposlenim hitro in natančno razporedijo delo, kar zagotavlja nemoteno delovanje.

2. Izboljšanje komunikacije

Urnik zaposlenih mora biti enostavno dostopen vsem članom osebja. Programska oprema za načrtovanje izboljšuje komunikacijo z:

• Pošiljanjem samodejnih obvestil o dodelitvah in spremembah izmene.
• Omogočanjem osrednje platforme, kjer lahko zaposleni vidijo razporede.
• Možnost neposredne komunikacije med vodji in osebjem za menjavo izmen.

Z boljšo komunikacijo zaposleni ostanejo obveščeni in angažirani, kar zmanjšuje zmede glede njihovih delovnih ur.

3. Zmanjšajte konflikte pri načrtovanju

Konflikti se pojavijo, ko več zaposlenih zahteva enak dopust ali so izmene nepošteno dodeljene. Programska oprema za načrtovanje preprečuje te težave z:

• Označevanjem potencialnih konfliktov pri načrtovanju, preden se pojavijo.
• Zaposlenim omogoča digitalno pošiljanje razpoložljivosti in prošenj za dopust.
• Ponuja samodejno reševanje konfliktov za prilagoditev izmen po potrebi.

To zagotavlja pošteno načrtovanje in uravnoteženo porazdelitev delovnega bremena, kar vodi v večje zadovoljstvo zaposlenih.

4. Povečajte učinkovitost

Dobro organiziran urnik osebja izboljšuje učinkovitost, saj zagotavlja, da so pravilni zaposleni dodeljeni ob pravih časih. Programska oprema za načrtovanje pomaga z:

• Usklajevanjem izmen s povpraševanjem podjetja in urami največje zmogljivosti.
• Sledenjem uspešnosti zaposlenih in trendom prisotnosti.
• Odpravljanjem ročnih napak pri načrtovanju, ki povzročajo upočasnitve delovanja.

Z učinkovitim razporejanjem zaposlenih lahko podjetja povečajo produktivnost in zmanjšajo stroške dela.

5. Razširite poslovno rast

Ko se podjetja širijo, postane ročno upravljanje urnikov osebja nevzdržno. Avtomatizacija delovne sile pomaga pri razširitvi poslovanja z:

• Učinkovito upravljanjem večjih ekip in več lokacij.
• Integriranjem s plačilnimi in HR programi za poenoteno upravljanje delovne sile.
• Omogoča prilagodljive strukture izmen za prilagoditev poslovni rasti.

S pravo metodo za razporejanje izmen zaposlenih lahko podjetja rastejo in hkrati ohranjajo učinkovito načrtovanje zaposlenih.

Optimizacija razporejanja s Shiftonom

Shifton je zmogljiva rešitev za razporejanje zaposlenih, zasnovana tako, da podjetjem pomaga pri upravljanju urnikov zaposlenih, optimizaciji načrtovanja izmen in poenostavitvi avtomatizacije delovne sile. Ne glede na to, ali morate učinkovito razporediti zaposlene, zmanjšati konflikte ali izboljšati vidljivost izmen, Shifton ponuja ustrezna orodja za avtomatizacijo poslovanja in upravljanje urnikov osebja.

Ključne lastnosti Shiftone za razporejanje osebja

• Samodejno razporejanje izmen – Ustvarite učinkovite delovne urnike za zaposlene v samo nekaj klikih.
• Sledenje razpoložljivosti zaposlenih – Preprečite konflikte pri načrtovanju tako, da uskladite izmene z razpoložljivostjo zaposlenih.
• Posodobitve urnika v realnem času – Takoj obvestite zaposlene o kakršnih koli spremembah ali posodobitvah izmen.
• Zamenjave izmen in upravljanje dopusta – Zaposlenim omogoča digitalno menjavo izmen in oddajanje prošenj za dopust.
• Integracija s sistemi za plače in sledenje času – Sinhronizirajte delovne ure s plačilnimi sistemi za natančno obdelavo plač.
• Načrtovanje za več lokacij – Upravljajte urnike osebja med več enotami ali lokacijami.

Kako Shifton pomaga podjetjem učinkovito razporejati zaposlene

Shifton je zasnovan za poenostavitev procesa načrtovanja osebja, kar podjetjem omogoča:

• Hitro in natančno ustvarjanje urnikov za zaposlene.
• Zmanjšanje zadnjih sprememb in zagotavljanje zanesljive pokritosti izmen.
• Izboljšanje angažiranosti zaposlenih s poštenim in preglednim razporejanjem.
• Prihranek časa pri ročnem načrtovanju in osredotočenje na poslovno rast.
• Zagotavljanje skladnosti z delovnopravnimi zakoni skozi avtomatizirana pravila načrtovanja.

Zakaj izbrati Shifton za avtomatizacijo delovne sile?

Shiftonov intuitivni vmesnik in orodja za avtomatizacijo ga uvrščajo med najboljše načine za razporejanje izmen zaposlenih za podjetja vseh velikosti. Z uvedbo Shiftone podjetja lahko:

• Zmanjšate napake pri načrtovanju z avtomatizacijo dodeljevanja izmen.
• Povečanje učinkovitosti z usklajevanjem delovnih urnikov s povpraševanjem podjetja.
• Izboljšanje fleksibilnosti za zaposlene ob zagotavljanju operativne doslednosti.

S Shiftonovo programsko opremo za razporejanje osebja lahko podjetja učinkovito upravljajo urnike zaposlenih, zmanjšajo konflikte in optimizirajo načrtovanje izmen za dolgoročni uspeh.

Zaključne misli o razporejanju zaposlenih

Učinkovito razporejanje osebja je bistveno za vzdrževanje produktivnosti, zagotavljanje poštene porazdelitve dela in optimizacijo poslovanja. Z upoštevanjem teh 16 korakov lahko podjetja učinkovito razporejajo zaposlene, zmanjšujejo konflikte in izboljšajo zadovoljstvo delovne sile.

Ključne ugotovitve:

• Načrtujte vnaprej z analizo potreb podjetja, ur največje zmogljivosti in razpoložljivosti zaposlenih.
• Uporabite podatkovno podprto načrtovanje, da uskladite raven osebja z zahtevami.
• Zagotovite pravičnost z upoštevanjem želja zaposlenih in zakonskih zahtev.
• Izboljšajte komunikacijo z enostavno dostopnostjo urnikov.
• Izkoristite programsko opremo za načrtovanje, kot je Shifton, za avtomatizacijo načrtovanja izmen, zmanjšanje napak in izboljšanje učinkovitosti.

Dobro strukturiran delovni urnik za zaposlene ne koristi le podjetju, temveč tudi izboljšuje angažiranost in zadržanje zaposlenih. Z vlaganjem v avtomatizacijo delovne sile lahko podjetja poenostavijo poslovanje in se osredotočijo na rast namesto na administrativne naloge.

Z uporabo pravih tehnik in orodij za razporejanje zaposlenih lahko podjetja prihranijo čas, zmanjšajo stroške in ustvarijo bolj učinkovito delovno okolje.

Začnite optimizirati urnike vašega osebja danes in zgradite močnejšo, bolj produktivno delovno silo!

Shifton je vrhunsko spletno orodje, zasnovano za načrtovanje dela zaposlenih v podjetju. Shifton ponuja dostop do številnih uporabnih funkcij: prilagodljivi delovni urniki, predloge izmen, poenostavljeno menjavanje izmen, integrirana skladnost z delovno-pravno zakonodajo in številni drugi koristni moduli, ki vam omogočajo hitro in učinkovito sestavljanje urnikov za zaposlene.

To je tisto, kar naredi spletno aplikacijo Shifton edinstveno:

Načrtovanje z enim klikom s pomočjo predhodno konfiguriranih predlog

Vodje podjetij lahko spremljajo potek dela v prilagodljivem sistemu upravljanja nalog. Shifton prav tako vsem zaposlenim omogoča izbiro nalog v okviru svojih kompetenc.

Na primer, natakarji v restavraciji si lahko medsebojno pošiljajo zahteve za menjavo izmen. Glede na nastavitve urnika takšne menjave lahko potekajo brez sodelovanja višjega vodje ali pa se pošljejo vodji v potrditev. Tako se lastnik restavracije nikoli ne bo znašel v situaciji, ko na izmenah ni dovolj osebja. Poleg tega sistem samodejno spremeni urnik in vse te informacije se shranijo na enem mestu.

Pametna plačilna lista

Shifton omogoča lastniku podjetja zbiranje informacij o plačah zaposlenih, izračunih dnevnih in tedenskih nadur, edinstvenih tarifnih dogodkih, bonusih, kaznih in drugih podatkih na enem mestu. Zaposleni lahko opravljajo več kot eno funkcijo v podjetju in prejemajo različne plače za svoje delo.

Ker različne države uporabljajo različne zakone, Shifton pomaga podjetjem z oddaljenimi zaposlenimi v različnih državah pri izpolnjevanju vseh zahtev delovne zakonodaje. Integracija s Quickbooks in drugimi priljubljenimi računovodskimi programi je prav tako na voljo.

Sledenje prisotnosti

Modul za sledenje prisotnosti Shifton zagotavlja natančne informacije o začetku in koncu izmene ter odmorih v realnem času. Funkcija je na voljo za stacionarne računalnike in pametne telefone ter prek GPS-ja ali omrežja.

Sistem Shifton preverja nastavljen urnik v realnem času in primerja čas izmen in odmorov. Ločena funkcija omogoča tudi samodejno označevanje konca izmene, če zaposleni tega pozabijo storiti ročno.

Po potrebi lahko vodstvo podjetja zbira podatke o lokaciji zaposlenih za njihov obisk na delovnem mestu. Na primer, če je zaposleni nenehno v gibanju med pisarnami podjetja z Wi-Fi omrežjem in statičnim IP-naslovom, se lahko sistem Shifton konfigurira tako, da sprejema dogodke samo iz določenega statičnega IP-naslova, kar zagotavlja, da je zaposleni na delovnem mestu.