Każdy czasami odkłada na później ważne zadania. Ludzie często wierzą, że mają nieograniczoną ilość czasu na pracę. Termin się zbliża, a zadania pozostają niedokończone. Przewlekłe odkładanie na później może prowadzić do poważnych konsekwencji: od reprymendy po utratę pracy. Oto kilka rad, jak przestać odkładać na później.

Radzenie sobie z odkładaniem na później zaczyna się od znalezienia źródła problemu

Każdy może być przytłoczony nadmiarem obowiązków. Najpierw musisz wybrać zadanie o najwyższym priorytecie. Przed rozpoczęciem, zrozum przyczyny odkładania na później. Być może boisz się, że zadanie wykonasz źle lub nie wiesz, jak się za nie zabrać. Nie bój się prosić o pomoc kolegów.

Dziś jest dobry dzień na rozpoczęcie

Jeśli nie wiesz, jak pokonać odkładanie na później, najlepszym rozwiązaniem jest natychmiastowe rozpoczęcie pracy. Jeśli zadanie wydaje się zbyt skomplikowane i myślisz, że nie będziesz miał czasu na jego wykonanie, spróbuj następującego sposobu. Pomyśl o zadaniu, które zajmie ci 5 minut i wykonaj je. Następnie włącz timer i spróbuj pracować nad tym skomplikowanym zadaniem przez 5 minut. Jeśli zaczniesz coś robić, jest bardziej prawdopodobne, że dokończysz, ponieważ jesteśmy skłonni pamiętać o niedokończonych zadaniach. W ten sposób twoja szansa na pokonanie odkładania na później wzrasta.

Podziel godziny pracy na bloki

Pozbądź się wszelkich rozproszeń i skoncentruj się na swojej pracy. Sugerujemy, aby podzielić godzinę pracy na 20-minutowe okresy i robić krótkie przerwy między nimi. Mózg pracuje w cyklach o wysokiej i niskiej aktywności. Aby osiągnąć szczyt produktywności, trzeba być świadomym tych wahań, równoważyć czas pracy i odpoczynku z szacunkiem.

Załóż się

Innym sposobem na poprawę produktywności jest założenie się z przyjacielem. Wybierz godzinę i datę jako termin wykonania zadania. Następnie zaproponuj przyjacielowi niewielką kwotę pieniędzy, kawę lub obiad, jeśli nie ukończysz zadania na czas. To dostarczy dodatkowej motywacji.

Myśl pozytywnie o przeszłych przypadkach odkładania na później

Staraj się nie być zbyt surowym wobec siebie za poprzednie przypadki odkładania na później. Ten problem często występuje u perfekcjonistów i osób, które boją się porażki. Zachowaj pozytywne nastawienie i nie pozwól, aby negatywne myśli wtargnęły do twojego umysłu.

Mamy nadzieję, że nasz artykuł uwolni cię z pułapki odkładania na później.

Powtarzające się zmiany w planie pracy nieustannie zakłócają listę priorytetów. Może to prowadzić do negatywnych konsekwencji w produktywności i postępach zespołu, nieracjonalnego zarządzania czasem i opóźnionych terminów. Czy istnieje sposób, aby zachować kontrolę nad wszystkim i znaleźć czas na wszystko?

Najlepszym sposobem na priorytetyzację zadań jest ich zapisanie

Na początek musisz zaplanować najbliższą przyszłość poprzez stworzenie szczegółowej listy wszystkich zadań i ich terminów na dzień, tydzień lub miesiąc. Zamiast starać się zapamiętać wszystko, powinieneś zacząć prowadzić dziennik pracy i zapisywać wszystkie swoje zadania. Ten psychologiczny trik podkreśla znaczenie twojej pracy.

Zorganizuj wszystko

Kiedy już sporządzisz listę zadań, możesz zauważyć podobieństwa między nimi. To nie jest zaskakujące, ponieważ większość zadań można podzielić na trzy kategorie: jedno, powtarzające się i projektowe.

1. Pojedyncze
   Jeśli otrzymasz pojedyncze zadanie, lepiej zrobić je jako pierwszą rzecz jutro. Sporządź listę małych zadań i codziennie wykreślaj kilka z nich. Zanim zdecydujesz się na najważniejsze zadania, zastanów się, jak pilne są i ile czasu potrzebujesz na ich ukończenie. Twoim celem jest ukończenie zadań podczas swojej zmiany. Jeśli nie masz czasu, zrób zadanie jutro. Zauważ, że ta metoda nie działa przy natychmiastowych zadaniach.
2. Powtarzające się
   Nie musisz zapisywać każdej rzeczy, która jest do zrobienia na co dzień. Na przykład, jeśli udostępniasz artykuły w mediach społecznościowych lub jesteś odpowiedzialny za kampanie e-mailowe. Mimo to, harmonogram powinien być przygotowany dla zadań związanych z określonymi godzinami i dniami. To znacznie uprości sortowanie priorytetów pracy.
3. Projekty
   Projekty to zadania trudniejsze do zakończenia niż proste zadania. Pracuj nad nimi tak długo, jak możesz, ale nie próbuj zajmować się kilkoma projektami jednocześnie. Zalecamy sporządzenie listy projektów i wybranie spośród nich najpilniejszych i najważniejszych. Nie podejmuj nowego projektu bez ukończenia poprzedniego.

Ważne zadania jako pierwsze

Tworzenie alfabetycznej lub numerycznej listy nie będzie skuteczne. Twoim celem nie jest ślepe podążanie za punktami na liście, ale skoncentrowanie się na zadaniach o wysokim priorytecie. Pozostała praca może być wykonana w dowolnej kolejności, którą uznasz za konieczną.

Z czasem nauczysz się wybierać pracę o najwyższym poziomie priorytetu i nie pozwolisz, aby stała się problemem. Jeśli będziesz przestrzegać tych zasad, nie uwierzysz, jak szybko stanie się proces pracy.

Trudności z planowaniem i rozwiązania

Jeśli jesteś menedżerem odpowiedzialnym za harmonogram pracy firmy i czytasz ten artykuł, to najprawdopodobniej masz problemy z planowaniem zmian dla pracowników.

Znajdziesz tutaj trzy najczęściej spotykane problemy, które pojawiają się podczas tworzenia harmonogramu pracy, oraz najlepsze rozwiązania dla nich. Zacznij wdrażać już dziś!

Problem nr 1: Planowanie na ostatnią chwilę

Odkładanie planowania zmian na ostatnią chwilę nie jest dobrym pomysłem. Osoby odpowiedzialne powinny upewnić się, że harmonogram zmian jest dostępny tak szybko, jak to możliwe, aby pracownicy mogli planować swoje działania w ciągu miesiąca. W przeciwnym razie wielu pracowników będzie musiało wybierać między sprawami osobistymi a pracą.

Rozwiązanie:

Planuj harmonogramy z wyprzedzeniem, aby dać wszystkim pracownikom możliwość przejrzenia harmonogramu i wprowadzenia zmian, jeśli to konieczne. Liczne szablony usługi online Shifton pozwalają to zrobić w zaledwie kilka kliknięć!

Problem nr 2: Nierównomierny rozkład zmian

Wprowadzając zmiany do harmonogramu ręcznie, każdy menedżer może przeoczyć błędy w rozkładzie zmian. W efekcie może się zdarzyć, że niektórzy pracownicy nie będą pracować wymaganej liczby godzin, podczas gdy inni, przeciwnie, będą pracować z nadgodzinami, co może prowadzić do nieumyślnego naruszenia prawa pracy.

Rozwiązanie:

Aby tego uniknąć, skorzystaj z Shifton, zautomatyzowanej usługi do planowania pracy i harmonogramów zmian. Wówczas pracownicy nie będą mieli powodu, by zarzucać menedżerowi niedbalstwo i nieuważność!

Problem nr 3: Brak nowoczesnych narzędzi

Menedżerowie, którzy nadal używają długopisu i papieru do tworzenia harmonogramu firmy, nie tylko utrudniają sobie życie, ale są również bardziej narażeni na błędy. Dodatkowo, ogromna ilość telefonów i wiadomości na osobistych telefonach kierowników i pracowników jest czasochłonna, co skutkuje brakiem równowagi między pracą a życiem osobistym.

Rozwiązanie:

Dzięki prostemu w użyciu oprogramowaniu takim jak Shifton, możesz znacząco uprościć harmonogramowanie pracowników i komunikację w firmie. Ponadto powiadomienia docierają na wersję mobilną aplikacji online niemal natychmiastowo, a pracownicy mogą samodzielnie wymieniać się zmianami, co oszczędza menedżerom dużo czasu.

Automatyzując planowanie pracowników za pomocą usługi online Shifton, możesz uzyskać spójne wyniki, popełniać mniej błędów, obniżać koszty, zwiększać produktywność i ogólne zadowolenie pracowników.

Jeśli jeszcze nie korzystasz z Shifton dla swojego biznesu, to czas zacząć! Zarejestruj się i wypróbuj wszystkie funkcje aplikacji online za darmo przez cały okres próbny!

Jak poprawić wydajność pracowników call center

Większość menedżerów call center korzysta ze standardowych metod motywowania pracowników i realizacji celów (np. premie, dodatki i benefity). Ale jeśli naprawdę jesteś zainteresowany rozwojem swojej firmy, powinieneś wypróbować nowe rozwiązania, aby zwiększyć produktywność operatorów.

Oto 5 ciekawych pomysłów, które pomogą ci zwiększyć efektywność pracowników twojego call center o co najmniej 10%.

1. Vouchery na 15 minut

Czy są jacyś operatorzy, którzy odmówią zakończenia pracy 15 minut wcześniej bez utraty wynagrodzenia?

Wiele call center stara się zachęcić swoich pracowników różnymi bonusami (takimi jak słodkie upominki lub bilety do kina). Mimo to w każdej firmie będą zawsze pracownicy, którzy nie jedzą słodyczy i wolą teatr. Ale prawie każdy chce opuścić swoje miejsce pracy wcześniej!

Vouchery na 15 minut dla najbardziej produktywnych pracowników call center mogą być świetną zachętą do lepszej pracy. To rozwiązanie pozwala motywować niemal każdego operatora.

2. Zbieranie podziękowań

Wielu operatorów call center nie lubi, że choć wszystkie skargi klientów są rejestrowane, formalizowane i przekazywane kierownictwu, pochwały i podziękowania często nie są zapisywane.

Tymczasem zbieranie i wyrażanie opinii od wdzięcznych klientów może znacznie zwiększyć motywację pracowników call center. Spróbuj wysyłać co tydzień nagrane wiadomości z podziękowaniami do operatorów, którzy je obsługiwali.

To świetna okazja dla wszystkich innych pracowników, aby zrozumieć, jak ważna jest ich praca. A pracownicy, którzy otrzymują podziękowania, poczują, jak bardzo są cenni dla firmy.

3. Telefon miesiąca

Najtrudniejsze rozmowy z najtrudniejszymi klientami nie powinny również pozostać niezauważone.

Dobrze, jeśli twoje call center praktykuje analizę nagrań rozmów co miesiąc. W takim przypadku możesz szybko i łatwo wybrać rozmowę miesiąca, zbierając opinie od menedżerów i supervisorów.

Gdy znajdziesz doskonały przykład szczególnie trudnej lub stresującej sytuacji, która miała miejsce podczas rozmowy, możesz poszukać najbardziej udanych strategii zachowań w tych sytuacjach. Taka analiza może stać się nie tylko uznaniem sukcesu operatora-bohatera rozmowy, ale także dodatkową motywacją dla pracowników, którzy skutecznie radzą sobie z takimi rozmowami.

4. Energetyczność w ciągu dnia

Nie jest tajemnicą, że pomiędzy południem a końcem dnia pracy często dochodzi do znacznego spadku produktywności pracowników. Ale możemy zaoferować wam szybki i łatwy sposób na uniknięcie tego!

Spróbuj poprosić swoich pracowników call center, aby po lunchu przez godzinę stali, a nie siadali! Ta metoda unika spadku aktywności i sprawia, że głosy operatorów brzmią bardziej energicznie i angażująco.

Oczywiście taka innowacja powinna być wprowadzana wyłącznie na zasadzie dobrowolności. Ponadto pracownicy z niepełnosprawnościami lub bólem pleców itp. powinni być ostrzegani o możliwych problemach zdrowotnych.

5. Elastyczność harmonogramu

Trwałe wyzwanie dla menedżerów call center polega na zapewnieniu wystarczającej liczby pracowników do pracy nad danym projektem. W końcu brak operatorów znacząco wpływa na warunki pracy całego zespołu i oczywiście zmniejsza produktywność.

Kompetentny menedżer zawsze stara się być elastyczny na prośby pracowników, którzy muszą wprowadzać zmiany w harmonogramie. Na przykład wiele rodziców będzie chciało wziąć urlop podczas ferii szkolnych, a studenci będą chcieli wolne podczas sesji na uczelni.

Tylko dobrze zaprojektowane narzędzie do tworzenia harmonogramów pozwala stworzyć grafik dla call center, który będzie satysfakcjonować potrzeby wszystkich pracowników. To pomoże kierownictwu osiągnąć swoje cele i przynieść finansowe korzyści firmie w długim okresie.

Jak uwzględnić osobiste sprawy każdego pracownika i jednocześnie spełnić wszystkie wymogi prawa pracy? Mamy rozwiązanie!

Podsumowanie

Usługa online Shifton pomoże ci szybko i efektywnie tworzyć, edytować harmonogram pracy firmy i harmonogramy pracowników, korzystając z wygodnych szablonów, a także potwierdzać prośby o urlop lub zwolnienie lekarskie jednym kliknięciem. Ponadto operatorzy mogą samodzielnie zamieniać się zmianami, co zmniejsza obciążenie menedżerów call center.

Jeśli jeszcze nie korzystasz z Shifton dla swojego biznesu, to czas zacząć! Zarejestruj się i wypróbuj wszystkie funkcje aplikacji online za darmo w całym okresie próbnym!

Top 5 programów do obsługi call center w chmurze w latach 2021-2022

Kluczem do efektywnego wsparcia klienta nie są tylko dobrze wyszkoleni operatorzy, ale także jakościowe oprogramowanie call center. Nowoczesne technologie pomagają w automatyzacji operacyjnych i biznesowych procesów w call center oraz zwiększają produktywność pracowników.

Główne zadania oprogramowania dla każdego call center to automatyzacja i zwiększenie efektywności procesów operacyjnych: dystrybucja połączeń, uzupełnianie informacji o kliencie, kierowanie połączeń itp.

Optymalizacja procesów biznesowych jest również ważna: możliwość monitorowania wydajności operatorów w szczególności i działów ogólnie, analiza kluczowych wskaźników wydajności oraz monitorowanie pracy call center w czasie rzeczywistym.

Wybierając oprogramowanie call center, można poprawić obsługę klienta, korzystając z oprogramowania opartego na chmurze. Oto główne zalety tego rozwiązania:

• Lepsze zarządzanie obsługą klienta
• Ulepszone raportowanie
• Zwiększona wydajność
• Scentralizowane gromadzenie danych
• Zmniejszone koszty
• Zwiększona sprzedaż i zadowolenie klientów
• Poprawione bezpieczeństwo danych
• Wsparcie wielokanałowe

5 najlepszych programów do call center w chmurze w latach 2021-2022

1. Shifton
   Ręczne planowanie zmian dla operatorów zajmuje zbyt wiele czasu i wysiłku menedżerom call center. Aplikacja online Shifton optymalizuje codzienne operacje planowania, zmniejsza rotację i zwiększa zaangażowanie pracowników w celu zapewnienia jak najlepszej obsługi klienta. Usługa w chmurze Shifton jest idealna do planowania zmian w call center. Funkcjonalność aplikacji pozwala menedżerom tworzyć optymalne harmonogramy pracy, łatwo planować zmiany i przydzielać zadania pomiędzy operatorów. Ponadto pracownicy mogą samodzielnie dostosowywać swój harmonogram pracy, zamieniając zmiany (za potwierdzeniem zamiany przez menedżera, jeśli to konieczne). Shifton pomaga stworzyć optymalnie zrównoważony harmonogram, który zapewnia najlepszą jakość obsługi klientom call center.
2. CloudTalk
   To innowacyjne oprogramowanie oparte na chmurze oferuje kilka unikalnych narzędzi dla call center. Funkcja niestandardowego oczekiwania w kolejce połączeń eliminuje przekierowywanie połączeń, co pomaga zespołowi sprzedaży zamykać więcej transakcji, automatyzując proces wybierania numeru. CloudTalk również utrzymuje wysoki poziom zadowolenia klientów dzięki inteligentnemu kierowaniu połączeń, opcji Click-to-Call i IVR. CloudTalk pozwala skonfigurować internetowe call center z dowolnymi dostępnymi urządzeniami z dowolnego miejsca na świecie przy zachowaniu lokalnej obecności dzięki lokalnym numerom telefonów. Ponadto to oprogramowanie call center oferuje setki integracji z CRM, e-commerce, wsparciem technicznym, koszami zakupowymi, Zapier i API.
3. Avaya
   Avaya Contact Center to uniwersalne rozwiązanie w chmurze lub hybrydowe do automatyzacji aplikacji dla połączeń przychodzących i wychodzących dla głosu, wideo, e-maili i czatów grupowych. Zunifikowany wielokanałowy system komunikacji pozwala grupom operatorów zdalnych obsługiwać połączenia skądkolwiek. Avaya Contact Center oferuje również funkcje przechwytywania ekranów, szkoleń i zarządzania jakością połączeń, a także raporty i statystyki w czasie rzeczywistym dla dowolnego wybranego okresu. Dodatkowo to oprogramowanie call center oparte na chmurze oferuje rejestrację zaangażowania, analizę głosu i funkcje automatycznego planowania.
4. MyOperator
   Oprogramowanie call center MyOperator pozwala zarządzać wieloma połączeniami bez poświęcania zbyt wiele czasu i wysiłku. Korzyścią z używania tego rozwiązania do oprogramowania call center jest to, że posiada innowacyjne funkcje, takie jak dodawanie muzyki podczas oczekiwania i możliwość robienia notatek podczas rozmowy z klientem. MyOperator to łatwy w użyciu serwis w chmurze oferujący integrację API. Jego głównym celem jest rejestrowanie, przekazywanie, przenoszenie i śledzenie połączeń. Jednak można również eksportować dane dziennika połączeń do analizy wydajności zgodnie z potrzebą.
5. Dialpad
   Dialpad to aplikacja internetowa, która pomaga przenieść komunikację biznesową na wyższy poziom. Umożliwia łatwą komunikację z klientami, pracownikami i innymi firmami, czyniąc komunikację biznesową bardziej efektywną i skuteczną. Niezależnie od tego, czy jest to komunikacja głosowa, czy wiadomości tekstowe, Dialpad ma świetne rozwiązania dla wszystkich tych potrzeb. Przenosi Twoją komunikację na nowy poziom, dzięki czemu cieszysz się czasem spędzonym na rozmowach z klientami.

Wnioski

Właściwe oprogramowanie call center oparte na chmurze pomaga poprawić wydajność, produktywność i obsługę klienta. Wybieramy usługę online Shifton, ponieważ jest to idealna aplikacja do skutecznego zarządzania call center.

Jeśli jeszcze nie korzystasz z Shifton w swojej firmie, to czas zacząć! Zarejestruj się i wypróbuj wszystkie funkcje aplikacji online przez 2 miesiące za darmo!

Jak Shifton wspiera raportowanie w call center

Telemarketing i analiza statystyk to jedne z najważniejszych działań w call center. Wskaźniki takie jak liczba i czas trwania obsługiwanych połączeń, średni czas oczekiwania na odpowiedź klienta, KPI operatorów itp., mogą być w pełni mierzone, a efektywność pracowników oceniana bardzo szybko.

Pomiar wydajności w call center

Gdy działania telemarketingowe są ograniczone do jednego lub dwóch pracowników, analizy operacyjne są dość proste i mogą ograniczać się do śledzenia 2-3 wskaźników. To wystarczające dla efektywnego zarządzania kampanią reklamową.

Z drugiej strony, gdy projekty telemarketingowe się rozwijają, zawsze dobrze jest znać szerszy zakres wskaźników, które pomagają zarządzać wydajnością call center. Ułatwiają one identyfikację elementów, które mają pozytywny lub negatywny wpływ na wyniki kampanii.

Może ich być wiele; oto kilka przykładów: niepoprawna baza kontaktów, słabo przeszkolony zespół, nieodpowiednio zaplanowane zmiany dla personelu o określonych godzinach, awarie sprzętu itp.

Prawidłowo zaprojektowane i obliczone miary mogą pomóc w identyfikacji obszarów wymagających poprawy. Statystyki otrzymane na czas mogą w tym pomóc.

Statystyczne raporty call center

Ocena pracy call center powinna zwrócić uwagę nie tylko na raporty dotyczące zamkniętych leadów, ale także na inne wskaźniki raportowania — liczbę obsługiwanych połączeń, ich czas trwania i poziom obsługi.

Po przeanalizowaniu raportu dla każdego połączenia, otrzyma się w rzeczywistości małe badanie marketingowe. Pomaga to zrozumieć wiele o klientach — co preferują, jakich firm konkurencyjnych używają i tak dalej.

Innym ważnym wskaźnikiem jest czas oczekiwania klientów na linii. W czasie szczytowych dni w zespole call center opóźnienia w obsłudze połączeń przychodzących mogą pośrednio wpływać na poziom zadowolenia klientów, a z tego powodu mogą wybierać konkurencję. W rezultacie firma, dla której takie call center świadczy usługi, otrzyma mniej potencjalnego zysku, co oznacza straty.

Jak Shifton może pomóc w takim przypadku?

Na podstawie informacji o przepracowanych zmianach i przerwach, Shifton dostarcza szczegółowych raportów o wielu projektach lub konkretnym pracowniku na najbardziej szczegółowym poziomie. Takie raportowanie, w połączeniu z innymi danymi statystycznymi, pozwala zidentyfikować dni szczytu i optymalnie skonfigurować zmiany oraz liczbę operatorów na każdym z nich.

Shifton oferuje również opcję listy płac, która może być używana do prognozowania kosztów call center. Ta funkcja uwolni Cię od konieczności płacenia za nadgodziny z powodu większej liczby przydziałów operatorów.

Usługa w chmurze Shifton oferuje potężne narzędzia do generowania raportów, które pokazują wiele informacji statystycznych o pracy zarówno całej firmy, jak i poszczególnych pracowników. W połączeniu z narzędziami do planowania i śledzenia obecności, te raporty mogą wyświetlać informacje o osiągnięciach, zaplanowanych i zrealizowanych zadaniach, prognozować przyszłe koszty i optymalizować procesy w firmie w czasie.

Prognozy i raporty uzyskane za pomocą usługi chmurowej Shifton pozwalają na dodatkową optymalizację call center z nieograniczoną liczbą pracowników. Dzięki temu nie tylko rozwiążesz istniejące problemy, ale także zapobiegniesz ich występowaniu w przyszłości.

Chcesz się przekonać? Zapraszamy do Shifton! Zarejestruj się i wypróbuj wszystkie funkcje naszej aplikacji online przez 2 miesiące za darmo!

7 ważnych czynników, które sprawiają, że Shifton to najlepsze rozwiązanie dla każdego call center

Wybór odpowiedniego oprogramowania dla call center stał się nie przywilejem, lecz koniecznością. Co więcej, kluczowym punktem przy wyborze konkretnego programu dla call center jest dostępność wszystkich niezbędnych funkcji dla wydajnego i nieprzerwanego przepływu pracy.

Podczas wyboru programu dla call center ważne jest uwzględnienie 7 czynników, które gwarantują rentowność biznesu. Dziś dowiesz się, dlaczego Shifton to najlepsza usługa dla firm outsourcingowych w 2021 roku.

Wymagane funkcje

Ważne jest, aby oprogramowanie call center zapewniało wszystkie niezbędne funkcje, które upraszczają pracę operatorów i menedżerów.

Shifton pomaga znacznie zaoszczędzić czas i wysiłek na układaniu zmian i harmonogramów. Opcja „Zamiana zmian” usuwa zbędne obciążenie z menedżerów, ponieważ pozwala pracownikom samodzielnie wymieniać swoje zmiany, angażując menedżerów jedynie do zatwierdzenia zamiany. Tym samym, menedżer oszczędza czas i wysiłek w poszukiwaniu zastępstw dla pracowników.

Zarządzanie zespołem

Zespoły call center mogą być duże lub małe, systemy firm mogą być skomplikowane, a oddziały zlokalizowane w całym kraju lub nawet na całym świecie. Shifton oferuje doskonałe narzędzia do zarządzania zespołem – od wielopoziomowego dostępu i strukturalnych kont po przypisywanie i śledzenie zadań za pomocą list kontrolnych.

Dzięki temu, że Shifton uwzględnia różne strefy czasowe, możesz zarządzać pracownikami zdalnie.

Obszerna funkcjonalność Shifton pozwala pracować z dowolnego miejsca, mając wszystkie niezbędne narzędzia pod ręką. Umożliwia to również oferowanie usług klientom na całym świecie zdalnie.

Skalowalność

Oprogramowanie call center musi rozwijać się wraz z twoim biznesem i dostosowywać się zarówno do liczby klientów, jak i złożoności ich potrzeb oraz wymagań.

Shifton wspiera planowanie dla nieograniczonej liczby pracowników. Wielkość firmy nie jest problemem — Shifton pozwala budować jej strukturę, uwzględniając wszystkie projekty, harmonogramy pracy, hierarchię stanowisk oraz inne warunki.

Raportowanie i monitorowanie

Funkcje analizy i kontroli w oprogramowaniu call center pomagają osiągnąć maksymalną efektywność. Shifton oferuje potężne narzędzia do raportowania, które pokazują rozbudowane informacje statystyczne o wynikach firmy.

W połączeniu z narzędziami do planowania i śledzenia obecności, takie raporty dostarczają pełnych informacji o osiągnięciach, zaplanowanych i zrealizowanych zadaniach, pomagają przewidywać przyszłe koszty i dają sygnał do optymalizacji procesów w firmie w odpowiednim czasie.

Doskonała integracja

Oprogramowanie call center powinno bezproblemowo integrować się z CRM, platformą e-commerce i istniejącym help desk, jeśli to konieczne.

Shifton oferuje integracje z wieloma popularnymi oprogramowaniami (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, etc.) w celu poprawy przepływu pracy, wymiany danych i dostępu do API. Lista integracji jest stale poszerzana.

SMS, e-mail i powiadomienia push

Shifton oferuje opcję SMS, e-mail i powiadomień push, które są wysyłane do pracowników podczas tworzenia harmonogramów lub wprowadzania w nich zmian.

W ten sposób wszystkie ważne dane trafiają do właściwych osób we właściwym czasie.

Cena

Przy wyborze programu dla call center cena jest zdecydowanie jednym z ważnych czynników. Zalecamy rozpoczęcie od bezpłatnego okresu próbnego, krytycznie oceniając swoje wyniki.

Shifton pozwala korzystać z odpowiedniej ilości modułów i płacić tylko za te, których używasz. Przez dwa miesiące możesz wypróbować całą funkcjonalność aplikacji zupełnie za darmo. Po tym okresie koszt dla jednego pracownika wyniesie od 0,5 do 4 USD (w zależności od liczby wybranych modułów).

Wybierz Shifton — Idealne Rozwiązanie dla Call Center

Odpowiednie oprogramowanie będzie doskonałą podstawą do efektywnego funkcjonowania twojej firmy. Uwzględniając powyższe czynniki, najlepsze rezultaty z pewnością osiągniesz z Shifton, najlepszym oprogramowaniem do planowania w call center. To oprogramowanie nie tylko pozwala zintegrować wszystkie kanały komunikacji z klientem, ale również oferuje szereg innych użytecznych funkcji.

Tworzenie harmonogramów pracy i zmian, ewidencja obecności pracowników, zamiana zmian, analiza i raportowanie — to tylko część funkcji aplikacji online Shifton!

Chcesz się upewnić? Zapraszamy do Shifton! Zarejestruj się i wypróbuj wszystkie funkcje naszej aplikacji online przez 1 miesiąc za darmo!

Jednym z najważniejszych zadań szefa każdej firmy jest rozwijanie marki firmy, zwiększanie produktywności i oszczędzanie czasu na pracę z personelem. Przedstawiamy Państwu najlepsze usługi do planowania zadań i zarządzania zasobami zespołu w 2021 roku. Czas uporządkować swoją listę zadań!

Narzędzia do zarządzania projektami 2021

W zależności od wielkości, branży i celów można wybrać stosunkowo proste systemy kontroli, a także duże rozwiązania biznesowe lub wewnętrzne opracowania.

Oto 6 najlepszych usług do zarządzania projektami i personelem w 2021 roku.

Monday

Jest to potężne, a jednocześnie proste narzędzie dla zespołów, które pomaga kształtować przepływy pracy, dostosowywać się do zmieniających się potrzeb, tworzyć przejrzystość, łączyć się w sposób współpracujący i położyć kres ręcznej pracy.

Narzędzie można używać w zespołach, wydziałach, wśród liderów i organizacji, do wszystkich typów projektów i procesów.

Bezpłatny plan indywidualny obejmuje do 2 członków zespołu i pomaga śledzić ich pracę i zadania, zapewniając najbardziej niezbędne funkcje narzędzia. Miesięczne plany płatne zaczynają się od 8 dolarów za użytkownika.

Trello

Łatwe w użyciu narzędzie, które można zintegrować z popularnymi usługami, idealne do planowania zadań.

Główną cechą tej usługi jest jej prosty interfejs w formie tablic z zadaniami i listami zadań. Statusy zadań można aktualizować jednym kliknięciem myszki. Jedną z najwygodniejszych funkcji jest to, że dla każdego użytkownika przypisano osobne okno.

Trello jest bezpłatne do użytku tylko w ograniczonej wersji.

Slack

Ten korporacyjny komunikator stał się jednym z najpopularniejszych rozwiązań biznesowych do interakcji z pracownikami w 2021 roku. Usługa internetowa działa na komputerach osobistych, urządzeniach z systemem iOS i Android i jest często używana jako alternatywa dla Skype.

W darmowej wersji otrzymuje się 5 GB pamięci i 10 tys. wiadomości dla zespołu, a także 10 integracji z popularnymi narzędziami i usługami. Płatne plany zaczynają się od 8 dolarów za użytkownika miesięcznie.

Wrike

Popularna usługa chmurowa do ustalania zadań i zarządzania projektami w 2021 roku. Liczne integracje są cechą charakterystyczną aplikacji. W porównaniu do innych narzędzi, Wrike oferuje względną prostotę i wygodę.

Jeśli chodzi o wady, użytkownicy zauważają, że interfejs jest zbyt prosty. Darmowy plan oferuje 2 GB na cały konto i ograniczone funkcje. Płatne plany zaczynają się od 9,8 dolarów za użytkownika miesięcznie.

Asana

Bardzo popularny tracker zadań w 2021 roku z intuicyjnym interfejsem. Ta usługa może być używana zarówno w zespole, jak i do celów osobistych.

Narzędzie oferuje szeroką funkcjonalność: planowanie, rozmowy, kontrolę wykonania i wiele więcej. Asana oferuje 3 plany do wyboru w zależności od celów firmy. Podstawowy darmowy plan obejmuje do 15 użytkowników i oferuje ograniczoną funkcjonalność. Miesięczne plany płatne zaczynają się od 13,49 dolarów za użytkownika.

Shifton

Shifton jest świetną alternatywą dla wymienionych narzędzi. Aplikacja online oferuje szeroki zakres narzędzi do zarządzania firmami, projektami i harmonogramami, a także 4 języki interfejsu do wyboru. Użytkownicy Shifton mogą również ustawiać preferowane godziny pracy, prosić o przerwę lub wymieniać się zmianami z kolegami w aplikacji.

Usługa obsługuje planowanie dla dowolnej liczby pracowników, którzy mogą korzystać z modułu „Zadania”. Moduł pozwala zarządzać zadaniami i danymi klientów, przypisywać zadania pracownikom lub pozwalać im na samodzielne ich podjęcie, ustalać terminy wykonania i zakończenia zadań, dołączać listy, które pracownicy wypełniają po ukończeniu zadań. Shifton jest dostępny bezpłatnie przez 2 miesiące. Po tym okresie miesięczna opłata za moduł „Zadania” wynosi 0,5 dolara za osobę.

Powyższa lista deweloperów oprogramowania do zarządzania zasobami zespołu nie jest pełna, ale teraz wiesz, od czego zacząć!

Mamy nadzieję, że te narzędzia pozwolą Ci skupić się na rozwoju swojego biznesu, a także zaoszczędzić czas na zadaniach organizacyjnych i marketingowych.

Zazwyczaj ci menedżerowie, którzy zajmują się harmonogramowaniem dla zespołów i działów, stają przed trudnym zadaniem. Muszą tworzyć harmonogramy, uwzględniając wszystkich pracowników i ich osobiste okoliczności, urlopy chorobowe, dni wolne, miesięczne i tygodniowe godziny pracy.

W przypadku, gdy nadal tworzysz harmonogramy i zmiany na papierze lub w pliku Excel, może to zająć godziny, aby wprowadzić wszystkie niezbędne aktualizacje. Różne aplikacje do harmonogramowania z pewnością zdejmują ciężar harmonogramowania pracowników. Znacząco redukują czas i wysiłek menedżerów, poprawiają współpracę zespołową i maksymalizują czas pracy.

Wiemy, że aplikacja online Shifton to doskonała alternatywa dla wszystkich popularnych analogów. Porównajmy funkcje Shifton z funkcjonalnością WhenIWork i upewnijmy się o tym.

Języki	EN, RU, UA, HE, DE, PL, ES, EL	EN
Bezpłatny Okres Próbny	1 miesiąc	2 tygodnie
Min.koszt	$1 za użytkownika miesięcznie	$2 za użytkownika miesięcznie
Wsparcie	Osobisty menedżer konta	Czat bot
Zautomatyzowane Harmonogramowanie	tak	tak
Zmiany Zamiany	tak	tak
Zmiany Przerw	tak	nie
Obliczanie Wypłat	tak	nie
Zadania	tak	tak
Listy Kontrolne	tak	nie
Dostępność	tak	nie
Sterowanie Zamianą	tak	tak
Integracje	tak	tak
Raporty i Analiza	tak	tak
Przypomnienia	tak	tak
Powiadomienia	tak	tak

* Porównania funkcji są opracowane na podstawie publicznie dostępnych informacji na wrzesień 2021 r.

Jak widzimy z tabeli porównawczej, Shifton oferuje niemal te same funkcje co WhenIWork, a nawet więcej – na przykład, osobisty menedżer konta, opcja „Dostępność”, która zapewnia maksymalną elastyczność zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, nie wspominając o znacznie dłuższym bezpłatnym okresie próbnym i niższych kosztach.

Chcesz się upewnić? Witaj w Shifton! Zarejestruj się i wypróbuj wszystkie funkcje Shifton przez 2 miesiące za darmo!

Tworzenie efektywnego harmonogramu pracy dla pracowników jest kluczowe dla utrzymania produktywności, zapewnienia sprawiedliwości i zaspokojenia potrzeb biznesowych. Dobrze zorganizowany grafik pracowniczy pomaga firmom działać płynnie, jednocześnie równoważąc dostępność, preferencje i obciążenie pracowników. Jednak planowanie pracy może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy trzeba radzić sobie z nagłymi zmianami, wymianą zmian i przepisami prawa pracy.

Ten poradnik przedstawia 16 kroków do usprawnienia procesu planowania grafiku, obejmując kluczowe techniki planowania pracowniczego, które pomogą efektywnie zarządzać zespołem, redukować konflikty harmonogramów i zwiększyć automatyzację działalności.

Rzeczy, które powinieneś wiedzieć i wdrożyć w planowaniu pracy

Narzędzia do planowania pracy, takie jak Shifton, umożliwiają menedżerom automatyzację zadań harmonogramowych i eliminację ręcznego planowania zmian. Specjaliści HR i liderzy zespołów wcześniej poświęcali znaczną część swojego czasu na zarządzanie grafikami, uwzględniając prośby o czas wolny i preferencje dotyczące zmian. Teraz rozwiązania automatyzacyjne upraszczają te zadania, pozwalając menedżerom skupić się na dobrostanie pracowników, coachingu wydajności i rozwoju zespołu.

Efektywne wdrożenie technologii harmonogramu pracy wymaga zrozumienia kluczowych elementów zarządzania pracownikami i automatyzacji zarządzania zmianami. Oto pięć kluczowych rzeczy, które warto znać podczas cyfryzacji procesu planowania zespołu.

1. Lepsze zarządzanie czasem i zadaniami

Dzięki narzędziom do automatyzacji pracy, menedżerowie mogą efektywnie planować zmiany pracowników, jednocześnie zarządzając zadaniami i projektami w tym samym systemie. Ta integracja pozwala firmom poprawić zarządzanie czasem, produktywność i współpracę w zespole, zapewniając, że pracownicy dokładnie wiedzą, co mają robić podczas swoich zmian.

Dobrze zorganizowany grafik pracy powinien obejmować przypisania zmian, podział zadań i terminy projektów, zapewniając płynne działanie operacji. Shifton, potężne rozwiązanie do planowania, umożliwia firmom tworzenie harmonogramów dla pracowników, a także przypisywanie list kontrolnych i zadań, aby zwiększyć jakość usług i efektywność operacyjną.

2. Automatyzacja i sztuczna inteligencja

Główną zaletą automatycznego planowania pracy jest wykorzystanie automatyzacji napędzanej sztuczną inteligencją. Z 62% firm planujących wdrożenie lub już używających automatyzacji w miejscu pracy, jest jasne, że rozwiązania do planowania oparte na AI staną się coraz ważniejsze dla menedżerów.

Jak efektywnie planować pracę przy użyciu automatyzacji:

• Wprowadź szczegóły pracowników, długości zmian i dostępność do systemu.
• Pozwól oprogramowaniu harmonogramowemu zoptymalizować harmonogramy pracy.
• System automatycznie dostosowuje zmiany na podstawie próśb o czas wolny i zapotrzebowania na siłę roboczą.
• Minimalizuj konflikty harmonogramów dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym i automatycznym rekomendacjom.

Wykorzystywanie automatyzacji przez firmy upraszcza planowanie i obsadę, redukując potrzebę ręcznych zmian i zmian w ostatniej chwili.

3. Śledzenie czasu w chmurze

Około 44% menedżerów ds. talentów obecnie polega na narzędziach automatyzacji pracy opartej na chmurze, aby śledzić harmonogramy i obecność pracowników. Nowoczesne techniki planowania pracowników obejmują logowanie w chmurze, pozwalając pracownikom na rozpoczęcie i zakończenie pracy z dowolnego miejsca. Ta funkcja jest kluczowa dla modeli pracy hybrydowej, zespołów zdalnych i firm działających w wielu lokalizacjach.

Dla firm wymagających rejestracji na miejscu wiele narzędzi harmonogramowych oferuje weryfikację GPS i logowanie oparte na adresie IP, zapewniając dokładne śledzenie harmonogramów pracy pracowników. Te cyfrowe funkcje śledzenia czasu zwiększają odpowiedzialność i redukują rozbieżności w płacach, oferując jednocześnie większą elastyczność dla pracowników.

4. Analiza danych w celu optymalizacji harmonogramów

Efektywny harmonogram pracy powinien być oparty na danych. Cyfrowe rozwiązania harmonogramowe dostarczają pulpitów analitycznych w czasie rzeczywistym, oferując wgląd w:

• Obecność pracowników i przestrzeganie zmian.
• Łączny czas pracy w danym okresie.
• Późne przybycia, nadgodziny i trendy wydajnościowe.
• Wskaźniki ukończenia zadań na zmianę.

Wykorzystując analitykę danych w harmonogramowaniu pracowników, firmy mogą identyfikować nieefektywności, poprawiać decyzje dotyczące zatrudnienia i zwiększać śledzenie wydajności. Te dane pozwalają menedżerom udoskonalić swoje harmonogramy zespołów, zapewniając, że koszty pracy są zgodne z potrzebami operacyjnymi, przy jednoczesnym utrzymaniu produktywności zespołu.

5. Automatyczne obliczanie wynagrodzeń

Jedną z największych zalet automatyzacji biznesu w harmonogramowaniu i obsadzaniu jest automatyczne przetwarzanie płac. Zamiast ręcznego śledzenia godzin i obliczania wynagrodzeń, nowoczesne procesy planowania pracowników integrują funkcje płacowe, upraszczając obliczenia wynagrodzeń.

Kluczowe korzyści z automatyzacji w przetwarzaniu płac:

• Śledzi godziny pracy pracowników i stosuje ustalone stawki płacy.
• Generuje automatyczne raporty płacowe na podstawie rzeczywistego czasu pracy.
• Redukuje błędy płacowe, eliminując ręczne wprowadzanie danych.
• Integruje się z systemami księgowymi i finansowymi dla bezproblemowego przetwarzania płac.

Dzięki automatycznym systemom harmonogramowym i płacowym zespoły HR mogą zaoszczędzić znaczną ilość czasu, jednocześnie zapewniając dokładne i terminowe wypłaty wynagrodzeń.

16 Kroków do poprawy harmonogramów zespołu

Krok 1: Ustal, co Twój zespół musi zrobić

Zanim stworzysz harmonogram dla pracowników, zidentyfikuj kluczowe obowiązki i zadania, które trzeba zrealizować. Rozważ:

• Jakie usługi lub zadania muszą być wykonywane codziennie?
• Którzy pracownicy najlepiej nadają się do określonych ról?
• Czy są godziny szczytu, wymagające dodatkowego pokrycia pracowników?

Zrozumienie rozkładu obciążeń pracą zapewnia, że harmonogramowanie pracowników jest zgodne z potrzebami operacyjnymi i zapewnia, że praca jest wykonywana efektywnie.

Krok 2: Sprawdź, kiedy jesteś najbardziej zajęty (i kiedy najmniej)

Analizuj dane dotyczące wyników z przeszłości, aby określić najdłuższe i najkrótsze okresy biznesu. Wykorzystaj wnioski z:

• Raporty sprzedaży i ruchu klientów
• Dane o liczbie połączeń (dla zespołów wsparcia klienta)
• Trendy sezonowe i wahania popytu

Dopasowując harmonogramy zespołu do rzeczywistego zapotrzebowania, firmy optymalizują koszty pracy i zapewniają wystarczające pokrycie w godzinach szczytu, jednocześnie unikając nadmiernego zatrudnienia w okresach spowolnienia.

Krok 3: Przewiduj przyszłe poziomy aktywności

Przewidywanie obciążeń pracą pomaga menedżerom planować pracowników sprawiedliwie i efektywnie. Rozważ:

• Nadchodzące promocje lub wydarzenia biznesowe
• Sezony świąteczne lub prośby o urlop
• Trendy rynkowe, które mogą wpłynąć na popyt klientów

Przewidując przyszłe potrzeby, menedżerowie mogą planować grafik personelu proaktywnie, zapobiegając nagłym brakowi pracowników i zapewniając efektywny harmonogram pracy dla pracowników.

Krok 4: Rozważ potrzeby swojego personelu

Harmonogram personelu powinien uwzględniać zarówno wymagania biznesowe, jak i preferencje pracowników. Pracownicy, którzy czują, że ich potrzeby są uwzględniane, są bardziej zaangażowani i produktywni. Tworząc grafik dla pracowników, uwzględnij:

• Dostępność i żądany czas wolny
• Rozważania dotyczące równowagi między pracą a życiem prywatnym
• Poziomy umiejętności i role zawodowe

Sprawiedliwy i zrównoważony grafik poprawia satysfakcję pracowników, zmniejsza wypalenie zawodowe i minimalizuje absencje.

Krok 5: Wybierz swoją metodę planowania zmian

Wybór odpowiedniego podejścia do planowania pracowników zależy od modelu biznesowego, struktury zatrudnienia i wymagań operacyjnych. Istnieje kilka technik planowania pracowników, które warto rozważyć:

• Stałe zmiany – Pracownicy pracują w tych samych godzinach każdego dnia (np. od 9:00 do 17:00). Idealne dla firm z stabilnym obciążeniem pracy.
• Rotacyjne zmiany – Pracownicy zmieniają się między różnymi zmianami (poranna, popołudniowa, nocna). Powszechne w opiece zdrowotnej, handlu detalicznym i hotelarstwie.
• Podzielone zmiany – Pracownicy pracują w dwóch oddzielnych okresach jednego dnia (np. od 8:00 do 12:00, a następnie od 16:00 do 20:00). Przydatne dla firm z wahaniami popytu.
• Grafik dyżurów – Pracownicy pozostają dostępni do pracy w razie potrzeby. Często używane w opiece zdrowotnej i służbach ratunkowych.
• Elastyczne planowanie – Pracownicy wybierają swoje godziny pracy na podstawie obciążenia pracą i potrzeb firmy. Odpowiednie dla zespołów zdalnych i branż kreatywnych.

Wybór odpowiedniego procesu planowania personelu pomaga firmom optymalizować koszty pracy, jednocześnie zapewniając efektywne planowanie pracowników.

Krok 6: Optymalizuj grafiki zmian na podstawie godzin szczytu

Aby zmaksymalizować produktywność, planuj personel na podstawie godzin szczytu i spowolnień. Firmy powinny:

• Przydzielać więcej pracowników podczas godzin szczytu, aby poprawić jakość obsługi.
• Zmniejszać zatrudnienie podczas godzin spowolnienia, aby uniknąć zbędnych kosztów pracy.
• Wykorzystywać dane historyczne do przewidywania fluktuacji popytu i odpowiednio dostosowywać zmiany.

Podejście oparte na danych do planowania pracowników, aby praca była wykonywana, zapewnia optymalną alokację zasobów, pomagając firmom działać wydajnie.

Krok 7: Minimalizuj zmiany harmonogramu w ostatniej chwili

Nieoczekiwane zmiany harmonogramu zakłócają płynność pracy i frustrują pracowników. Aby zapobiec zmianom w ostatniej chwili:

• Zachęcaj pracowników do składania wniosków o czas wolny z wyprzedzeniem.
• Ustal termin na wymiany zmian i wymagaj zgody kierownictwa.
• Miej zapasowych pracowników dostępnych na pilne potrzeby kadrowe.
• Używaj oprogramowania do planowania, aby zautomatyzować dostosowania w ostatniej chwili.

Minimalizując konflikty harmonogramu, firmy utrzymują stabilność w planowaniu personelu i poprawiają satysfakcję pracowników.

Krok 8: Zapewnij dostępność harmonogramów

Harmonogram pracy dla pracowników powinien być łatwo dostępny, co zmniejsza zamieszanie i błędy w komunikacji. Aby poprawić dostępność:

• Udostępniaj harmonogramy cyfrowo za pośrednictwem portalu online lub aplikacji mobilnej.
• Umieszczaj wydrukowane harmonogramy w miejscach odpoczynku lub wspólnych.
• Powiadamiaj pracowników o aktualizacjach harmonogramu w czasie rzeczywistym, aby uniknąć nieporozumień.

Jasna komunikacja zapewnia pracownikom bycie informowanym o ich harmonogramach pracy, co zmniejsza absencje i błędy w planowaniu.

Krok 9: Równoważenie potrzeb firmy i pracowników

Efektywne zarządzanie harmonogramem kadry wymaga równowagi pomiędzy wymaganiami biznesowymi a dobrostanem pracowników. Firmy muszą utrzymywać produktywność i rentowność, ale powinny także brać pod uwagę preferencje pracowników, aby zwiększyć zaangażowanie i retencję.

Strategie równoważące potrzeby firmy i pracowników:

• Oferuj elastyczne godziny pracy, gdy jest to możliwe, aby uwzględnić zobowiązania osobiste.
• Rotuj zmiany sprawiedliwie, aby uniknąć przeciążenia niektórych pracowników.
• Wdrożenie jasnych zasad dotyczących wnioskowania o czas wolny lub zamiany zmian.
• Zachęcaj do otwartej komunikacji między menedżerami a personelem w sprawach związanych z harmonogramem.

Dobrze zbalansowany grafik dla pracowników poprawia morale, zmniejsza rotację i tworzy bardziej zmotywowany zespół pracowniczy.

Krok 10: Bądź świadomy wydarzeń i czynników wpływających na harmonogram

Pewne czynniki zewnętrzne wpływają na najlepsze praktyki planowania pracowników, wymagając od firm pozostawania elastycznymi.

Powszechne czynniki wpływające na harmonogramy:

• Święta publiczne i sezonowy popyt – Firmy muszą przygotować się na zwiększone obciążenie pracą lub ograniczoną dostępność personelu.
• Warunki pogodowe – Prace na zewnątrz mogą zostać opóźnione z powodu zakłóceń pogodowych.
• Trendy w branży – Zmiany gospodarcze lub preferencje klientów mogą wpływać na potrzeby kadrowe.
• Nieoczekiwane sytuacje awaryjne – Nieobecności pracowników z powodu choroby lub sytuacji rodzinnych wymagają planów awaryjnych.

Monitorowanie tych czynników pomaga firmom dostosować grafik pracy dla pracowników proaktywnie, zapobiegając brakowi personelu lub nieefektywnościom.

Krok 11: Rozprowadź harmonogram wśród pracowników

Gdy harmonogram pracy personelu jest gotowy, firmy muszą upewnić się, że każdy pracownik otrzyma go na czas.

Najlepsze praktyki dotyczące dystrybucji harmonogramów:

• Wysyłaj harmonogramy z wyprzedzeniem, aby dać pracownikom czas na planowanie.
• Korzystaj z internetowej platformy planowania dla łatwej aktualizacji i dostępu.
• Umieść fizyczne kopie w częściach wspólnych jako odniesienie.
• Pozwól pracownikom potwierdzić odbiór, aby potwierdzić, że widzieli swoje zmiany.

Udostępnianie harmonogramów w łatwy sposób pomaga efektywnie zarządzać grafikami pracowniczymi, zmniejszając zamieszanie i nieporozumienia.

Krok 12: Ustal strategię komunikacji w zespole

Silna strategia komunikacji zapewnia, że pracownicy są na bieżąco informowani i zaangażowani w aktualizacje dotyczące harmonogramu.

Sposoby na poprawę komunikacji w zespole:

• Korzystaj z aplikacji do planowania, aby wysyłać automatyczne przypomnienia o zmianach.
• Stwórz dedykowaną grupę czatu do omawiania zamian zmian lub aktualizacji.
• Zachęcaj do udzielania informacji zwrotnej, aby wcześnie identyfikować obawy dotyczące planowania.
• Przeprowadzaj regularne spotkania w celu omówienia wyzwań związanych z personelem i rozwiązań.

Jasna komunikacja zwiększa efektywność planowania pracy personelu, zapobiegając zamieszaniu i konfliktom na ostatnią chwilę.

Krok 13: Okresowo oceniaj swój harmonogram i proces

Proces planowania pracy personelu powinien być regularnie przeglądany w celu zapewnienia jego skuteczności. Firmy powinny analizować kluczowe wskaźniki wydajności, aby określić, czy ich strategia planowania spełnia potrzeby operacyjne i pracownicze.

Jak oceniać swój proces planowania:

• Śledź obecność i punktualność – Identyfikuj wzorce absencji lub spóźnień.
• Monitoruj rozkład obciążenia pracą – Upewnij się, że zmiany są równo wyważone wśród pracowników.
• Zbieraj opinie pracowników – Zapytaj personel o wyzwania związane z harmonogramem i ulepszeniami.
• Ocena satysfakcji klienta – Upewnij się, że poziom zatrudnienia jest zgodny z jakością obsługi klienta.

Przez okresowe przeglądy i usprawnianie harmonogramu, firmy mogą poprawić efektywność i satysfakcję pracowników, czyniąc harmonogramy bardziej elastycznymi wobec zmieniających się wymagań.

Krok 14: Monitoruj i dostosowuj w razie potrzeby

Nawet dobrze zaplanowany harmonogram pracy dla pracowników wymaga z czasem dostosowań. Firmy powinny pozostawać elastyczne i reagować na zmieniające się okoliczności.

Najlepsze praktyki dotyczące monitorowania i dostosowywania harmonogramów:

• Używaj oprogramowania do planowania, aby śledzić godziny pracy i pokrycie zmian w czasie rzeczywistym.
• Szybko rozwiązuj problemy z niedoborem personelu, przypisując dodatkowych pracowników, gdy jest to konieczne.
• Dostosuj zmiany w oparciu o wydajność pracowników i potrzeby związane z obciążeniem pracą.
• Bądź proaktywny wobec konfliktów, rozwiązując je zanim się nasilą.

Regularne monitorowanie zapewnia efektywne planowanie pracy personelu, umożliwiając menedżerom podejmowanie decyzji opartych na danych w celu optymalizacji harmonogramów pracowników.

Krok 15: Przestrzegaj wymogów prawnych

Firmy muszą przestrzegać przepisów prawa pracy przy tworzeniu harmonogramów pracowników, aby uniknąć ryzyka prawnego.

Główne kwestie zgodności:

• Minimalne okresy odpoczynku – Upewnij się, że pracownicy dostają wystarczające przerwy między zmianami.
• Regulacje dotyczące nadgodzin – Śledź godziny nadliczbowe i odpowiednio wynagradzaj pracowników.
• Prawa dotyczące sprawiedliwego harmonogramowania – Niektóre regiony wymagają wcześniejszego powiadamiania o zmianach w grafiku.
• Ograniczenia godzin pracy – Niektóre branże mają limity dotyczące maksymalnej liczby godzin pracy.

Zrozumienie i przestrzeganie najlepszych praktyk dotyczących harmonogramów pracowniczych chroni firmy przed karami i sporami prawnymi, jednocześnie zapewniając uczciwe warunki pracy.

Krok 16: Używaj oprogramowania do planowania

Korzystanie z automatyzacji dla firm upraszcza proces planowania pracy personelu, redukując obciążenie administracyjne i poprawiając dokładność. Aplikacja do planowania pomaga firmom:

• Automatyzować przydziały zmian w zależności od dostępności i obciążenia pracą pracowników.
• Zapewniać pracownikom aktualizacje harmonogramu w czasie rzeczywistym.
• Pozwalać pracownikom na zgłaszanie wniosków o czas wolny i zamiany zmian cyfrowo.
• Generować raporty dotyczące kosztów pracy, frekwencji i wydajności.

Wdrożenie automatyzacji dla pracowników pozwala firmom oszczędzać czas, redukować konflikty związane z harmonogramem i zapewniać pracownikom sprawiedliwe i efektywne harmonogramy pracy.

Jakie są korzyści z używania oprogramowania do planowania dla pracowników?

Inwestowanie w oprogramowanie do planowania zapewnia firmom uporządkowany i efektywny sposób planowania pracy personelu, redukując błędy i poprawiając zarządzanie siłą roboczą. Poniżej znajdują się kluczowe korzyści z używania automatyzacji w miejscu pracy do planowania.

1. Uprość planowanie

Ręczne planowanie jest czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. Oprogramowanie do planowania pomaga firmom efektywnie tworzyć harmonogram dla pracowników poprzez:

• Automatyzację tworzenia i dostosowywania zmian.
• Redukcję ryzyka podwójnego rezerwowania pracowników.
• Umożliwienie menedżerom łatwego aktualizowania harmonogramów w czasie rzeczywistym.
• Dostarczanie szablonów do powtarzających się wzorców planowania.

Dzięki automatyzacji dla firm, menedżerowie mogą szybko i dokładnie planować pracę personelu, zapewniając płynne operacje.

2. Popraw komunikację

Grafik pracy powinien być łatwo dostępny dla wszystkich członków załogi. Oprogramowanie do planowania wzmacnia komunikację poprzez:

• Wysyłanie automatycznych powiadomień o przydzieleniu zmian i ich zmianach.
• Zapewnienie centralnej platformy, gdzie pracownicy mogą przeglądać grafiki.
• Umożliwienie bezpośredniej komunikacji między menedżerami a personelem w celu zamiany zmian.

Lepsza komunikacja sprawia, że pracownicy są poinformowani i zaangażowani, co zmniejsza zamieszanie dotyczące ich grafików pracy.

3. Zmniejszenie konfliktów w harmonogramach

Konflikty powstają, gdy wielu pracowników prosi o to samo wolne lub zmiany są przydzielane niesprawiedliwie. Oprogramowanie do planowania zapobiega tym problemom przez:

• Wykrywanie potencjalnych konfliktów w harmonogramach przed ich wystąpieniem.
• Pozwalanie pracownikom na składanie cyfrowych wniosków o dostępność i zwolnienia.
• Oferowanie automatycznego rozwiązywania konfliktów w celu dostosowania zmian w razie potrzeby.

To zapewnia sprawiedliwe harmonogramy i zrównoważoną dystrybucję obciążenia pracą, co prowadzi do wyższego zadowolenia pracowników.

4. Zwiększenie efektywności

Dobrze zorganizowany grafik pracowników zwiększa efektywność przez zapewnienie, że właściwi pracownicy są przypisani we właściwym czasie. Oprogramowanie do planowania pomaga poprzez:

• Dopasowanie zmian do zapotrzebowania biznesowego i godzin szczytu.
• Śledzenie wydajności i trendów frekwencji pracowników.
• Eliminowanie błędów w ręcznym planowaniu, które powodują spowolnienia operacyjne.

Dzięki efektywnemu planowaniu pracowników firmy mogą zwiększyć produktywność i zmniejszyć koszty pracy.

5. Skala wzrostu biznesu

W miarę rozwoju biznesu, ręczne zarządzanie grafikami załogi staje się nie do utrzymania. Automatyzacja zarządzania personelem pomaga skalować operacje poprzez:

• Efektywne zarządzanie większymi zespołami i wieloma lokalizacjami.
• Integracja z oprogramowaniem płacowym i HR, aby usprawnić zarządzanie personelem.
• Umożliwienie elastycznej struktury zmian w celu dostosowania do wzrostu firmy.

Znajdując najlepszy sposób na zaplanowanie zmian pracowników, firmy mogą skalować, utrzymując skuteczne planowanie pracowników.

Optymalizacja planowania z Shiftonem

Shifton to potężne rozwiązanie do planowania pracowników zaprojektowane, aby pomóc firmom w zarządzaniu grafikami pracowników, optymalizacji planowania zmian i usprawnianiu automatyzacji pracy. Niezależnie od tego, czy musisz efektywnie zarządzać pracownikami, zmniejszać konflikty, czy poprawić widoczność zmian, Shifton oferuje odpowiednie narzędzia dla automatyzacji biznesu i zarządzania grafikami personelu.

Kluczowe funkcje Shiftona dla planowania personelu

• Automatyczne planowanie zmian – Tworzenie efektywnych grafików pracy dla pracowników w zaledwie kilka kliknięć.
• Śledzenie dostępności pracowników – Unikanie konfliktów w harmonogramach przez dopasowanie zmian do dostępności pracowników.
• Aktualizacje harmonogramu w czasie rzeczywistym – Natychmiastowe powiadamianie pracowników o zmianach lub aktualizacjach zmian.
• Zamiany zmian i zarządzanie czasem wolnym – Pozwól pracownikom na zamianę zmian i cyfrowe składanie wniosków o czas wolny.
• Integracja z systemami płacowymi i śledzeniem czasu – Synchronizacja godzin pracy z systemami płacowymi dla dokładnego przetwarzania wynagrodzeń.
• Planowanie w wielu lokalizacjach – Zarządzanie grafikami personelu w wielu oddziałach lub lokalizacjach.

Jak Shifton pomaga firmom efektywnie planować pracowników

Shifton został zaprojektowany, aby upraszczać proces planowania personelu, zapewniając, że firmy mogą:

• Szybko i dokładnie tworzyć harmonogram dla pracowników.
• Zmniejszać ostatnie zmiany i zapewniać niezawodną obsługę zmian.
• Zwiększać zaangażowanie pracowników oferując sprawiedliwe i przejrzyste harmonogramy.
• Oszczędzać czas na ręcznym planowaniu i skupić się na rozwoju firmy.
• Zapewniać zgodność z przepisami prawa pracy poprzez zautomatyzowane zasady planowania.

Dlaczego warto wybrać Shifton do automatyzacji pracy?

Intuicyjny interfejs i narzędzia do automatyzacji Shiftona czynią go jednym z najlepszych sposobów na planowanie zmian pracowników w firmach każdej wielkości. Dzięki wdrożeniu Shifton, firmy mogą:

• Zmniejszać błędy planowania poprzez automatyzację przydzielania zmian.
• Zwiększać efektywność poprzez dostosowanie harmonogramów pracy do potrzeb biznesowych.
• Zwiększać elastyczność dla pracowników przy jednoczesnym zapewnieniu spójności operacyjnej.

Dzięki oprogramowaniu do planowania personelu Shifton, firmy mogą efektywnie zarządzać grafikami pracowników, zmniejszać konflikty i optymalizować planowanie zmian na długoterminowy sukces.

Ostateczne przemyślenia na temat planowania pracowników

Efektywne planowanie personelu jest kluczowe dla utrzymania produktywności, zapewnienia sprawiedliwego podziału pracy i optymalizacji operacji biznesowych. Przestrzegając tych 16 kroków, firmy mogą efektywnie zarządzać pracownikami, minimalizować konflikty i zwiększać zadowolenie siły roboczej.

Kluczowe punkty:

• Planowanie z wyprzedzeniem poprzez analizę potrzeb biznesowych, godzin szczytu i dostępności pracowników.
• Wykorzystanie planowania opartego na danych do dopasowania poziomów zatrudnienia do zapotrzebowania.
• Zapewnienie sprawiedliwości poprzez uwzględnienie preferencji pracowników i wymogów prawnych.
• Poprawa komunikacji poprzez łatwy dostęp do harmonogramów.
• Wykorzystanie oprogramowania do planowania, takiego jak Shifton, do automatyzacji planowania zmian, zmniejszenia błędów i zwiększenia efektywności.

Dobrze zorganizowany grafik pracy dla pracowników nie tylko przynosi korzyści firmie, ale także zwiększa zaangażowanie i zatrzymanie pracowników. Inwestując w automatykę zarządzania personelem, firmy mogą usprawnić operacje i skoncentrować się na rozwoju zamiast na zadaniach administracyjnych.

Dzięki odpowiednim technikom i narzędziom do planowania pracy pracowników firmy mogą zaoszczędzić czas, obniżyć koszty i stworzyć bardziej efektywne środowisko pracy.

Zacznij optymalizować harmonogram swojego personelu już dziś i buduj silniejszą, bardziej wydajną siłę roboczą!

Shifton to nowoczesne narzędzie online zaprojektowane do planowania pracy pracowników w firmie. Shifton oferuje dostęp do szerokiej gamy użytecznych funkcji: dostosowywalne harmonogramy pracy, szablony zmian, uproszczone zamiany zmian, zintegrowana zgodność z prawem pracy i wiele innych przydatnych modułów, które pozwalają szybko i skutecznie budować harmonogramy dla pracowników.

To właśnie sprawia, że aplikacja online Shifton jest wyjątkowa:

Planowanie jednym kliknięciem za pomocą predefiniowanych szablonów

Menedżerowie firmy mogą śledzić przepływ pracy w elastycznym systemie zarządzania zadaniami. Shifton zapewnia również wszystkim pracownikom możliwość wyboru zadań w ramach ich kompetencji.

Na przykład kelnerzy w restauracji mogą przesyłać sobie nawzajem prośby o zamiany zmian. W zależności od ustawień harmonogramu, takie zamiany mogą odbywać się bez udziału głównego menedżera lub mogą być przesyłane do menedżera w celu potwierdzenia. Dzięki temu właściciel restauracji nigdy nie znajdzie się w sytuacji, gdy nie ma wystarczającej liczby personelu na zmianach. Ponadto system automatycznie wprowadza zmiany w harmonogramie i wszystkie te informacje są przechowywane w jednym miejscu.

Inteligentne listy płac

Shifton pozwala właścicielowi firmy zbierać w jednym miejscu informacje o wynagrodzeniach pracowników, obliczeniach nadgodzin dziennych i tygodniowych, stawkach za wyjątkowe wydarzenia, premiach, karach i innych danych. Pracownik może zajmować więcej niż jedno stanowisko w firmie i otrzymywać różne wynagrodzenia za swoją pracę.

Ponieważ różne kraje mają różne prawa, Shifton pomaga firmom zdalnym z pracownikami znajdującymi się w różnych krajach spełniać wszystkie wymagania prawne dotyczące pracy. Dostępna jest również integracja z Quickbooks i innymi popularnymi programami księgowymi.

Śledzenie obecności

Moduł śledzenia obecności Shifton zapewnia dokładne informacje na temat rozpoczęcia i zakończenia zmian oraz czasów wolnych w trybie rzeczywistym. Funkcja jest dostępna na komputerach stacjonarnych i smartfonach, a także za pomocą GPS lub sieci.

System Shifton sprawdza ustalony harmonogram w trybie rzeczywistym, porównując czas zmian i przerw. Osobna funkcja umożliwia również automatyczne zaznaczanie zakończenia zmiany, jeśli pracownicy zapomną to zrobić ręcznie.

W razie potrzeby kierownictwo firmy może zbierać dane o lokalizacji pracowników podczas ich wizyt w miejscu pracy. Na przykład, jeśli pracownik stale przemieszcza się między biurami firmowymi z siecią Wi-Fi i statycznym adresem IP, system Shifton można skonfigurować tak, aby akceptował wydarzenia wyłącznie z określonych statycznych adresów IP, co zapewnia, że pracownik znajduje się w miejscu pracy.

Jak Shifton może poprawić zarządzanie przepływem pracy w banku

Pełnoprawna działalność banku jest niemożliwa bez dobrze skoordynowanej pracy wszystkich jego oddziałów i kompetentnie sporządzonego harmonogramu pracy. W dzisiejszych czasach banki komercyjne i państwowe rozważają pracę nie tylko w regularne dni robocze, ale także w święta. Ponadto obecna sytuacja z lockdownami wymaga elastycznych dostosowań do rzeczywistości życia.

Aplikacja online Shifton to prawdziwa pomoc dla każdego banku

Maksymalna automatyzacja przepływu pracy pomaga uprościć życie właściciela banku. Aplikacja online Shifton pomaga w dystrybucji pracowników do działów, śledzeniu ich godzin pracy i zarządzaniu harmonogramami pracy.

Ponadto funkcjonalność aplikacji pozwala na ustanowienie efektywnej komunikacji i zarządzania tymi pracownikami, którzy znajdują się w różnych strefach czasowych lub pracują zdalnie. Aby dodać pracowników do systemu Shifton, menedżer musi dodać jedynie ich imiona, nazwiska, numery telefonów komórkowych lub adresy e-mail.

Korzystając z Shifton, menedżer banku może dodać nieograniczoną liczbę pracowników, przypisywać im różne zadania i przydzielać różne poziomy dostępu. Moduł „Działy, Projekty” Shifton umożliwia natychmiastowe przeniesienie pracowników z jednego działu do innego, jeśli jest to wymagane. Shifton zapewnia również możliwość efektywnego koordynowania pracy personelu i porównywania statystyk oraz miesięcznych wskaźników.

Inną przydatną funkcją aplikacji jest możliwość przenoszenia i zapisywania całej niezbędnej dokumentacji w bezpiecznej chmurze. Ponieważ aplikacja Shifton jest dostępna 24/7, każdy pracownik banku z odpowiednimi uprawnieniami może w dowolnym momencie zażądać wszystkich potrzebnych informacji.

Korzystając z aplikacji Shifton, menedżerowie banków mogą tworzyć i edytować regularne i świąteczne harmonogramy dla różnych działów lub poszczególnych pracowników. Jednocześnie mogą szybko wprowadzać zmiany do już utworzonych harmonogramów.

Na przykład, jeśli bank zamyka się wcześniej niż zwykle w święta, harmonogram można skrócić do wymaganej godziny. Ponadto, dzięki modułowi „Premie i Kary”, można przyznać dodatkowe premie pracownikom, którzy podejmują swoje zmiany w święta.

Posiadanie inteligentnego harmonogramu pracy jest kluczowe dla ustalenia stabilnego przepływu pracy w banku. Jednak harmonogram powinien być elastyczny. Każdy pracownik może być nieobecny z jakiegokolwiek powodu: zwolnienie lekarskie, okoliczności rodzinne, hospitalizacja itp. W takich przypadkach opcja „Otwarte zmiany” będzie przydatna, pozwalając bankowi funkcjonować zgodnie z planem, niezależnie od tego, jak długo jeden czy inny pracownik jest nieobecny.

Dzięki Shifton, nowoczesnemu narzędziu do planowania online, możesz łatwo zarządzać przepływem pracy w banku z dowolną liczbą oddziałów i pracowników.