Tout le monde est parfois coupable de remettre à plus tard des missions importantes. Les gens croient souvent qu’ils ont un temps illimité pour le travail. La date limite approche, tandis que les tâches restent inachevées. La procrastination chronique peut entraîner des conséquences graves : des réprimandes à la perte de l’emploi. Cela dit, voici quelques conseils pour arrêter de procrastiner.

Gérer la procrastination commence par trouver la racine du problème

N’importe qui peut être submergé par la charge de travail. Tout d’abord, vous devez choisir une mission de priorité absolue. Avant de commencer, comprenez les causes de la procrastination. Peut-être avez-vous peur de mal faire la tâche ou en êtes-vous confus. N’ayez pas peur de demander de l’aide à vos collègues.

Aujourd’hui est un bon jour pour commencer

Si vous ne savez pas comment vaincre la procrastination, la meilleure solution est de commencer à travailler immédiatement. Si une tâche semble trop compliquée et que vous pensez ne pas avoir le temps de la réaliser, essayez ce qui suit. Pensez à une mission que vous pourrez terminer en 5 minutes et faites-le. Ensuite, lancez un chronomètre et essayez de travailler sur cette tâche compliquée pendant 5 minutes. Si vous commencez à faire quelque chose, vous êtes plus susceptible de le terminer, car vous avez tendance à vous souvenir des tâches inachevées. De cette façon, vos chances de vaincre la procrastination augmentent.

Divisez vos heures de travail en blocs

Éliminez toutes les distractions et concentrez-vous sur votre travail. Nous vous suggérons de diviser une heure de travail en périodes de 20 minutes et de faire de courtes pauses entre elles. Le cerveau fonctionne en cycles avec des périodes d’activité haute et basse. Pour atteindre le sommet de la productivité, il faut être attentif à ces fluctuations, équilibrer respectivement son temps de travail et de repos.

Faites un pari

Une autre façon d’améliorer votre productivité est de faire un pari avec un ami. Choisissez une heure et une date comme échéance pour votre tâche. Ensuite, offrez à votre ami un peu d’argent, un café ou un déjeuner si vous ne parvenez pas à terminer la tâche à temps. Cela fournira une motivation supplémentaire.

Pensez positivement aux instances passées de procrastination

Essayez de ne pas être trop dur avec vous-même pour vos précédents cas de procrastination. Ce problème se produit souvent chez les perfectionnistes et les personnes qui ont peur d’échouer. Gardez la positivité et ne laissez pas les pensées négatives s’infiltrer dans votre esprit.

Nous espérons que notre article vous libérera du piège de la procrastination.

Des changements récurrents dans le plan de travail perturbent constamment la liste des priorités. Cela peut entraîner des conséquences négatives sur la productivité et le progrès de l’équipe, une gestion irrationnelle du temps et des échéances manquées. Existe-t-il un moyen de rester au courant et de faire du temps pour tout ?

La meilleure façon de prioriser les tâches est de les écrire

Pour commencer, vous devez planifier l’avenir proche en créant une liste détaillée de toutes les tâches et leurs échéances pour une journée, une semaine ou un mois. Au lieu d’essayer de tout mémoriser, vous devriez commencer un journal de travail et noter toutes vos tâches. Ce truc psychologique souligne l’importance de votre travail.

Organisez tout

Une fois que vous avez compilé une liste de tâches, vous pourriez remarquer des similitudes entre elles. Cela n’est pas surprenant car la plupart des tâches peuvent être classées en trois catégories : unique, récurrente et projet.

1. Unique
   Si vous avez une tâche unique, il vaut mieux la faire dès demain. Faites une liste de petites tâches et rayez-en certaines chaque jour. Avant de décider des tâches les plus importantes, considérez leur urgence et le temps nécessaire pour les accomplir. Votre objectif est de terminer les tâches pendant votre service. Si vous n’avez pas le temps, faites la tâche demain. Notez que cette méthode ne fonctionne pas pour les tâches immédiates.
2. Récurrente
   Vous n’avez pas besoin de noter chaque chose à faire quotidiennement. Par exemple, si vous partagez des articles sur les réseaux sociaux ou êtes responsable des campagnes par e-mail. Cela dit, un calendrier doit être établi pour les tâches liées à des heures et jours spécifiques. Cela simplifiera considérablement le tri des priorités de travail.
3. Projets
   Les projets sont des tâches plus difficiles à réaliser que les simples missions. Travaillez dessus autant que vous le pouvez, mais n’essayez pas de prendre plusieurs projets simultanément. Nous vous recommandons de créer une liste de projets et de choisir les plus urgents et importants parmi eux. Ne démarrez pas un nouveau projet sans avoir terminé le précédent.

Les tâches importantes d’abord

Créer une liste alphabétique ou numérique ne fonctionnera pas. Votre objectif n’est pas de suivre aveuglément la liste, mais de vous concentrer sur les tâches prioritaires. Le reste du travail peut être fait dans l’ordre que vous jugez nécessaire.

Avec le temps, vous apprendrez à choisir les tâches avec le plus haut niveau de priorité et à ne pas en faire un problème. Si vous suivez ces règles, vous ne croirez pas à quelle vitesse le processus de travail s’améliorera.

Les difficultés de planification et leurs solutions

Si vous êtes un gestionnaire chargé de l’emploi du temps de l’entreprise et que vous lisez cet article, il est fort probable que vous rencontriez des problèmes pour planifier les horaires de travail des employés.

Vous trouverez ici les trois problèmes les plus courants qui surviennent lors de la compilation des horaires de travail, ainsi que les meilleures solutions pour les résoudre. Commencez à les mettre en œuvre dès aujourd’hui !

Problème n°1 : Planification de dernière minute

Remettre la planification des horaires à la dernière minute n’est pas une bonne idée. Les responsables en charge doivent s’assurer que le planning des horaires est disponible le plus tôt possible afin que les employés puissent organiser leur propre emploi du temps durant le mois. Sinon, de nombreux travailleurs devront choisir entre des affaires personnelles et le travail.

Solution :

Planifiez vos horaires à l’avance pour donner à tous les employés la possibilité d’examiner le planning et d’effectuer des changements si nécessaire. De nombreux modèles du service en ligne Shifton vous permettent de le faire en quelques clics seulement !

Problème n°2 : Répartition inégale des horaires

En apportant des modifications manuelles au planning, tout gestionnaire peut négliger une erreur de calcul dans la répartition des horaires. Il peut en résulter que certains travailleurs ne travaillent pas les heures prescrites, tandis que d’autres, au contraire, font des heures supplémentaires, ce qui peut aussi entraîner une violation involontaire de la législation du travail.

Solution :

Pour éviter ce scénario, utilisez Shifton, un service automatisé pour planifier le travail et les horaires. Dans ce cas, les employés n’auront aucune raison de reprocher au gestionnaire sa négligence et son imprudence !

Problème n°3 : Manque d’outils modernes

Les gestionnaires qui utilisent encore le papier et le stylo pour créer le planning d’une entreprise ne compliquent pas seulement leur vie, mais sont également plus susceptibles de faire des erreurs. De plus, l’énorme volume d’appels et de messages sur les téléphones personnels des dirigeants et des employés est chronophage, entraînant un manque de différenciation entre vie professionnelle et vie privée.

Solution :

Avec un logiciel facile à utiliser comme Shifton, vous pouvez simplifier considérablement la planification des employés et la communication au sein de l’entreprise. De plus, les notifications arrivent presque instantanément sur la version mobile de l’application en ligne, et les employés peuvent échanger leurs horaires par eux-mêmes, épargnant ainsi beaucoup de temps aux gestionnaires.

En automatisant la planification des horaires des employés avec le service en ligne Shifton, vous pouvez obtenir des résultats cohérents, faire moins d’erreurs, réduire les coûts, et augmenter la productivité ainsi que la satisfaction générale des employés.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de commencer ! Inscrivez-vous et essayez gratuitement toutes les fonctionnalités de l’application en ligne pendant toute la période d’essai !

Comment améliorer l’efficacité des employés du centre d’appels

La plupart des managers de centres d’appels utilisent des méthodes standard pour motiver les employés et atteindre leurs objectifs (par exemple, des primes, des allocations et des avantages). Mais si vous êtes vraiment intéressé par le développement de votre entreprise, vous devriez essayer de nouvelles solutions pour améliorer la productivité des opérateurs.

Voici 5 idées intéressantes qui vous aideront à augmenter l’efficacité de vos employés du centre d’appels d’au moins 10 %.

1. Bons de 15 minutes

Y a-t-il des opérateurs qui refuseraient de terminer le travail 15 minutes plus tôt sans perdre leur rémunération ?

De nombreux centres d’appels essaient d’encourager leurs employés avec divers bonus (comme des cadeaux gourmands ou des billets de cinéma). Mais dans chaque entreprise, il y aura toujours des employés qui ne mangent pas de sucreries et préfèrent le théâtre. Mais presque tout le monde souhaite quitter son lieu de travail plus tôt !

Les bons de 15 minutes pour les employés du centre d’appels les plus productifs peuvent être un excellent incitatif à un meilleur travail. Cette solution vous permet de motiver presque n’importe quel opérateur.

2. Collecte des remerciements

Beaucoup d’opérateurs de centres d’appels se plaignent que, tandis que toutes les plaintes des clients sont enregistrées, formalisées et transmises à la direction, les compliments et remerciements passent souvent inaperçus.

Pendant ce temps, collecter et exprimer les retours des clients reconnaissants peut augmenter de manière significative la motivation des employés du centre d’appels. Essayez d’envoyer une fois par semaine les messages de remerciement enregistrés de la semaine précédente aux opérateurs qui les ont reçus.

C’est une excellente occasion pour tous les autres employés de comprendre à quel point leur travail est important. Et les employés qui reçoivent des remerciements sentiront combien ils sont précieux pour l’entreprise.

3. Appel du mois

Les appels les plus difficiles des clients les plus « difficiles » ne doivent pas non plus passer inaperçus.

C’est bien si votre centre d’appels pratique l’analyse des enregistrements d’appels sur une base mensuelle. Dans ce cas, vous pouvez rapidement et facilement choisir l’appel du mois en recueillant les avis des managers et des superviseurs.

Une fois que vous avez trouvé un exemple parfait d’une situation particulièrement difficile ou stressante qui a eu lieu lors d’un appel, vous pouvez rechercher les stratégies comportementales les plus réussies pour ces situations. Une telle analyse peut devenir non seulement une reconnaissance du succès de l’opérateur-héros de l’appel, mais aussi un incitatif supplémentaire pour les employés qui gèrent avec succès de tels appels.

4. Vigueur diurne

Il n’est pas rare qu’entre l’après-midi et la fin de la journée de travail, une baisse significative de la productivité des travailleurs se produise. Mais nous pouvons vous proposer un moyen rapide et facile d’éviter cela !

Essayez de demander à vos employés du centre d’appels de se lever, de ne pas s’asseoir, pendant une heure après le déjeuner ! Cette méthode évite la chute d’activité et rend les voix des opérateurs plus énergiques et engageantes.

Bien sûr, une telle innovation devrait être mise en œuvre exclusivement sur une base volontaire. De plus, les travailleurs ayant des handicaps ou des douleurs dorsales, etc., devraient être avertis des problèmes de santé possibles.

5. Flexibilité des horaires

Un défi éternel pour les managers de centres d’appels est de s’assurer que suffisamment d’employés travaillent sur un projet donné. Après tout, une pénurie d’opérateurs affecte de manière significative les conditions de travail de l’ensemble de l’équipe et bien sûr, réduit la productivité.

Un manager compétent essaie toujours d’être attentif aux demandes des employés qui ont besoin de modifier leur emploi du temps. Par exemple, de nombreux parents voudront prendre des vacances pendant les vacances scolaires, et les étudiants voudront prendre des congés pendant une session universitaire.

Seul un outil de planification bien conçu permet de créer un planning de centre d’appels qui satisfera les besoins de tous les employés. Cela aidera la direction à atteindre ses objectifs et apportera des avantages financiers à l’entreprise à long terme.

Comment tenir compte des problèmes personnels de chaque employé tout en respectant toutes les exigences de la législation du travail ? Nous avons une solution !

Conclusion

Le service en ligne Shifton vous aidera à créer rapidement et efficacement le planning de travail de l’entreprise et les horaires des employés en utilisant des modèles pratiques, ainsi qu’à confirmer les demandes de congés ou d’arrêt maladie en un seul clic. De plus, les opérateurs peuvent échanger leurs postes de travail de manière indépendante, ce qui réduit la charge des managers de centres d’appels.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de commencer ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de l’application en ligne gratuitement pendant toute la période d’essai !

Top 5 des logiciels de centre d’appel cloud en 2021-2022

La clé d’un support client efficace n’est pas seulement des opérateurs bien formés, mais aussi un logiciel de centre d’appel de qualité. Les technologies modernes aident à automatiser les processus opérationnels et commerciaux dans un centre d’appel, ainsi qu’à augmenter la productivité des employés.

Les principales tâches du logiciel pour tout centre d’appel sont l’automatisation et l’augmentation de l’efficacité des processus opérationnels : distribution des appels, remplissage des informations client, routage, etc.

L’optimisation des processus commerciaux est également importante : la capacité à surveiller la performance des opérateurs en particulier et des départements en général, analyser les indicateurs clés de performance et surveiller le travail du centre d’appel en mode temps réel.

En choisissant un logiciel de centre d’appel, vous pouvez améliorer votre service client en utilisant un logiciel basé sur le cloud. Voici les principaux avantages d’une telle solution :

• Meilleure gestion du service client
• Amélioration des rapports
• Efficacité accrue
• Collecte de données centralisée
• Réduction des coûts
• Augmentation des ventes et de la satisfaction client
• Sécurité des données renforcée
• Support multicanal

5 meilleurs programmes de centre d’appel cloud en 2021-2022

1. Shifton
   La planification manuelle des horaires pour les opérateurs prend trop de temps et d’efforts pour les gestionnaires de centres d’appel. L’application en ligne Shifton optimise les opérations de planification quotidiennes, réduit le turnover et augmente l’engagement des employés afin d’offrir la meilleure expérience client possible. Le service cloud Shifton est idéal pour la planification des horaires dans un centre d’appel. La fonctionnalité de l’application permet aux gestionnaires de créer des horaires de travail optimaux, de planifier facilement les horaires et de distribuer les tâches entre les opérateurs. De plus, les employés peuvent ajuster leur emploi du temps de manière indépendante en échangeant leurs horaires (avec la confirmation de l’échange par le gestionnaire, si nécessaire). Shifton vous aide à créer un programme équilibré optimal qui garantit la meilleure qualité de service à vos clients de centre d’appel.
2. CloudTalk
   Ce logiciel innovant basé sur le cloud fournit plusieurs outils uniques pour les centres d’appel. La fonction de file d’attente personnalisée élimine le transfert d’appels, ce qui aide l’équipe de vente à conclure plus de transactions en automatisant le processus de numérotation. CloudTalk maintient également un niveau élevé de satisfaction client grâce au routage intelligent des appels, aux options Click-to-Call et IVR. CloudTalk vous permet de configurer un centre d’appel en ligne avec tous les appareils disponibles de n’importe où dans le monde tout en maintenant une présence locale avec des numéros de téléphone locaux. De plus, ce logiciel de centre d’appel offre des centaines d’intégrations avec CRM, e-commerce, support technique, paniers d’achat, Zapier et API.
3. Avaya
   Avaya Contact Center est une solution d’automatisation universelle cloud ou hybride pour les applications entrantes et sortantes pour la voix, la vidéo, les e-mails et les discussions de groupe. Un système de communication multi-voies unifié permet aux groupes d’opérateurs à distance de gérer les appels de n’importe où. Avaya Contact Center fournit également les fonctionnalités de capture d’écran, de formation et de gestion de la qualité des appels, ainsi que des rapports et statistiques en temps réel pour toute période sélectionnée. En outre, ce logiciel cloud de centre d’appel propose des fonctionnalités d’enregistrement d’engagement, d’analytique vocale et de planification automatisée.
4. MyOperator
   Le logiciel de centre d’appel MyOperator vous permet de gérer plusieurs appels sans passer trop de temps et d’efforts. L’avantage d’utiliser cette solution de logiciel de centre d’appel est qu’elle possède des fonctions innovantes telles que l’ajout de musique en attente et la possibilité de prendre des notes pendant une conversation avec un client. MyOperator est un service cloud facile à utiliser qui offre une intégration API. Son objectif principal est d’enregistrer, transmettre, transférer et suivre les appels. Cependant, vous pouvez également exporter les données du journal des appels pour l’analyse des performances si nécessaire.
5. Dialpad
   Dialpad est une application web qui vous aide à amener vos communications d’affaires au niveau supérieur. Elle vous permet de communiquer avec vos clients, employés et autres entreprises avec une grande facilité, rendant vos communications d’affaires plus efficaces et efficientes. Que ce soit pour la communication vocale ou les messages textes, Dialpad offre d’excellentes solutions pour tous. Elle élève votre communication à un nouveau niveau afin que vous puissiez également profiter de votre temps en parlant à vos clients.

Conclusion

Le bon logiciel de centre d’appel basé sur le cloud aide à améliorer l’efficacité, la productivité et le service client. Nous choisissons le service en ligne Shifton puisqu’il est l’application parfaite pour une gestion efficace des centres d’appel.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de commencer ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de l’application en ligne pendant 2 mois gratuitement !

Comment Shifton améliore les rapports dans les centres d’appels

L’analyse de télémarketing et de statistiques est l’une des activités les plus importantes dans un centre d’appels. Des indicateurs tels que le nombre et la durée des appels traités, le temps d’attente moyen pour la réponse d’un client, les KPI des opérateurs, etc., peuvent être entièrement mesurés et l’efficacité des employés peut être évaluée très rapidement.

Mesurer la performance d’un centre d’appels

Lorsque les activités de télémarketing se limitent à un ou deux employés, l’analyse opérationnelle est assez simple et peut se limiter au suivi de 2 à 3 indicateurs. C’est amplement suffisant pour gérer efficacement une campagne publicitaire.

D’un autre côté, lorsque les projets de télémarketing s’agrandissent, il est toujours bon de connaître un éventail plus large de métriques qui aident à gérer la performance du centre d’appels. Elles facilitent l’identification des éléments qui ont un impact positif ou négatif sur le résultat de la campagne.

Il peut y en avoir beaucoup, voici quelques exemples : base de données de contacts incorrecte, équipe mal formée, horaires de travail mal planifiés pour le personnel à certaines heures, pannes d’équipement, etc.

Des mesures correctement conçues et calculées peuvent aider à identifier les domaines nécessitant une amélioration. Les statistiques reçues à temps peuvent y contribuer.

Rapports statistiques des centres d’appels

Lors de l’évaluation du travail d’un centre d’appels, il faut prêter attention non seulement aux rapports sur les pistes fermées, mais aussi à d’autres indicateurs de rapport — le nombre d’appels traités, leur durée et le niveau de service.

Après avoir analysé le rapport pour chaque appel, on obtiendra en fait une mini-étude de marché. Cela aide à comprendre beaucoup de choses sur les clients — ce qu’ils préfèrent, quelles entreprises concurrentes ils utilisent, etc.

Un autre indicateur important est le temps d’attente des clients en ligne. Pendant les jours de pointe pour l’équipe du centre d’appels, les retards dans le traitement des appels entrants peuvent affecter indirectement le niveau de satisfaction des clients et, pour cette raison, ils peuvent choisir des concurrents. En conséquence, l’entreprise pour laquelle un tel centre d’appels fournit des services recevra moins de bénéfices potentiels, ce qui signifie qu’elle subira des pertes.

Comment Shifton peut-il aider dans ce cas?

Sur la base des informations sur les quarts de travail et les pauses, Shifton fournit des rapports détaillés sur plusieurs projets ou un employé spécifique au niveau le plus détaillé. De tels rapports, combinés à d’autres informations statistiques, permettent d’identifier les jours de pointe et de configurer de manière optimale les quarts de travail et le nombre d’opérateurs sur chacun d’eux.

Shifton offre également une option de paie qui peut être utilisée pour prévoir les coûts du centre d’appels. Cette fonctionnalité vous évitera de devoir payer des heures supplémentaires dues à un nombre plus élevé d’affectations d’opérateurs.

Le service cloud de Shifton offre de puissants outils de reporting qui affichent de nombreuses informations statistiques sur le travail de l’entreprise dans son ensemble et de ses employés individuels. Combinés avec des outils de planification et de suivi de la présence, ces rapports peuvent afficher des informations sur les réalisations, les tâches planifiées et accomplies, prévoir les coûts futurs et optimiser les processus de l’entreprise à temps.

Les prévisions et rapports obtenus grâce au service cloud de Shifton permettent une optimisation supplémentaire du centre d’appels avec un nombre illimité d’employés. Ainsi, vous résoudrez non seulement les problèmes existants, mais aussi éviterez leur apparition à l’avenir.

Vous voulez en être sûr ? Bienvenue chez Shifton ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de notre application en ligne pendant 2 mois gratuitement!

7 facteurs importants qui font de Shifton la meilleure solution pour tout centre d’appels

Choisir le bon logiciel pour les centres d’appels est devenu une nécessité plutôt qu’un privilège. De plus, le point clé dans le choix d’un programme particulier pour un centre d’appels est la disponibilité de toutes les fonctions nécessaires pour un flux de travail efficace et ininterrompu.

Lors du choix d’un programme pour un centre d’appels, il est important de considérer 7 facteurs qui garantissent la rentabilité des affaires. Aujourd’hui, vous comprendrez pourquoi Shifton est le meilleur service pour les entreprises d’externalisation en 2021.

Fonctions requises

Il est crucial que le logiciel de centre d’appels fournisse toutes les fonctions nécessaires qui simplifient le travail des opérateurs et des gestionnaires.

Shifton vous aide à économiser considérablement du temps et des efforts sur la compilation des plannings et des horaires. L’option “Échange de shifts” enlève un fardeau inutile aux gestionnaires, car elle permet aux employés d’échanger leurs shifts de manière autonome, en impliquant les gestionnaires uniquement pour approuver l’échange. Ainsi, le gestionnaire économise du temps et des efforts pour trouver des remplaçants pour les employés.

Gestion d’équipe

Les équipes de centres d’appels peuvent être grandes ou petites, les systèmes d’entreprise peuvent être complexes, et les succursales situées à travers le pays ou même dans le monde entier. Shifton offre d’excellents outils de gestion d’équipe – de l’accès multi-niveau et comptes structurés à l’assignation et le suivi des tâches avec des listes de contrôle.

Du fait que Shifton prend en compte différents fuseaux horaires, vous pouvez gérer les employés à distance.

L’étendue des fonctionnalités de Shifton vous permet de travailler de n’importe où, avec tous les outils nécessaires à portée de main. Cela permet également d’offrir des services aux clients dans le monde entier à distance.

Scalabilité

Le logiciel de centre d’appels doit évoluer avec votre entreprise et s’adapter au nombre de clients ainsi qu’à la complexité de leurs besoins et requêtes.

Shifton prend en charge la planification pour un nombre illimité d’employés. La taille de l’entreprise n’est pas critique — Shifton vous permet de construire sa structure en tenant compte de tous les projets, horaires de travail, hiérarchie des emplois et autres conditions.

Rapports et surveillance

Les fonctions d’analyse et de contrôle dans le logiciel de centre d’appels vous aident à atteindre une efficacité maximale. Shifton propose des outils de rapport puissants qui affichent des informations statistiques étendues sur les performances d’une entreprise.

Combinés avec des outils de planification et de suivi de l’assiduité, ces rapports fournissent des informations complètes sur les réalisations, les tâches planifiées et accomplies, vous aident à prévoir les coûts futurs et à recevoir un signal pour optimiser les processus dans l’entreprise au bon moment.

Intégration parfaite

Le logiciel de centre d’appels doit s’intégrer parfaitement avec le CRM, la plateforme de commerce électronique et le service d’assistance existant selon les besoins.

Shifton propose des intégrations avec de nombreux logiciels populaires (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, etc.) pour améliorer les flux de travail, l’échange de données et l’accès API. La liste des intégrations s’élargit constamment.

Notifications par SMS, email et push

Shifton propose l’envoi de notifications par SMS, email et push aux employés lors de la création ou des modifications des plannings.

Ainsi, toutes les données importantes sont reçues par les bonnes personnes au bon moment.

Prix

Lors du choix d’un programme de centre d’appels, le prix est certainement l’un des facteurs importants. Nous recommandons de commencer par un essai gratuit en examinant de manière critique vos résultats.

Shifton vous permet d’utiliser juste la bonne quantité de modules et de ne payer que pour ceux que vous utilisez. Pendant deux mois, vous pouvez essayer toute la fonctionnalité de l’application entièrement gratuitement. Après cette période, le coût pour un employé sera de 0,5 $ à 4 $ (selon le nombre de modules sélectionnés).

Choisissez Shifton — La Solution Parfaite pour Centre d’Appels

Le bon logiciel sera une excellente base pour le fonctionnement efficace de votre entreprise. En tenant compte des facteurs ci-dessus, les meilleurs résultats seront sans aucun doute atteints avec Shifton, le logiciel ultime de planification pour centres d’appels. Ce logiciel vous permet non seulement d’intégrer tous les canaux de communication avec le client, mais offre également un certain nombre d’autres fonctionnalités utiles.

Élaboration des plannings de travail et des shifts, suivi de la présence des employés, échange de shifts, analyse et rapports — ce n’est qu’une liste partielle des fonctionnalités de l’application en ligne Shifton !

Vous voulez en être sûr ? Bienvenue à Shifton ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de notre application en ligne pendant 1 mois gratuitement !

L’une des tâches les plus importantes du responsable de toute entreprise est de développer la marque de l’entreprise, d’augmenter la productivité et de gagner du temps pour travailler avec le personnel. Nous vous présentons les meilleurs services pour la planification des tâches et la gestion des ressources de l’équipe en 2021. Il est temps de faire le ménage dans votre liste de tâches !

Outils de gestion de projet 2021

Selon la taille, l’industrie et les objectifs, vous pouvez choisir des systèmes de contrôle relativement simples, ainsi que de grandes solutions d’affaires ou des développements internes.

Voici les 6 meilleurs services pour la gestion de projet et de personnel en 2021.

Monday

C’est un outil puissant mais simple pour les équipes, qui aide à façonner des flux de travail, s’adapter aux besoins changeants, créer de la transparence, se connecter de manière collaborative et mettre fin au travail manuel.

L’outil peut être utilisé par des équipes, des départements, des dirigeants et des organisations, et pour tous types de projets et de processus.

Le plan individuel gratuit inclut jusqu’à 2 membres de l’équipe et aide à suivre leur travail et leurs tâches, fournissant les fonctionnalités les plus essentielles de l’outil. Les plans payants mensuels commencent à partir de 8 $ par utilisateur.

Trello

Outil facile à utiliser qui peut être intégré avec des services populaires et est idéal pour la planification des tâches.

La principale caractéristique de ce service est son interface simple sous forme de tableaux avec des tâches et des listes de tâches. Les statuts des tâches peuvent être mis à jour d’un simple clic de souris. L’une des fonctionnalités les plus pratiques est qu’une fenêtre séparée est attribuée à chaque utilisateur.

Trello est gratuit à utiliser dans une version limitée seulement.

Slack

Ce messager d’entreprise est devenu l’une des solutions commerciales les plus populaires pour l’interaction des employés en 2021. Le service web fonctionne sur des ordinateurs personnels, des appareils iOS et Android et est souvent utilisé comme alternative à Skype.

Dans sa version gratuite, on obtient 5 Go de stockage et 10 000 messages pour l’équipe, ainsi que 10 intégrations avec des outils et des services populaires. Les forfaits payants commencent à partir de 8 $ par utilisateur par mois.

Wrike

Service cloud populaire pour la définition des tâches et la gestion de projet en 2021. De nombreuses intégrations sont la marque de fabrique de l’application. Comparé à d’autres outils, Wrike offre une simplicité et une commodité relatives.

Quant aux défauts, les utilisateurs soulignent que l’interface est trop simple. Le plan gratuit offre 2 Go pour tout le compte et des fonctions limitées. Les plans payants commencent à partir de 9,8 $ par utilisateur par mois.

Asana

Un très populaire gestionnaire de tâches en 2021 avec une interface intuitive. Ce service peut être utilisé en équipe comme à titre personnel.

L’outil présente une large fonctionnalité : planification, chat, contrôle d’exécution et bien plus encore. Asana propose 3 plans au choix selon les objectifs de l’entreprise. Le plan de base gratuit inclut jusqu’à 15 utilisateurs et offre des fonctionnalités limitées. Les plans payés mensuellement commencent à partir de 13,49 $ par utilisateur.

Shifton

Shifton est une excellente alternative aux outils mentionnés. L’application en ligne offre une large gamme d’outils pour la gestion des entreprises, des projets et des plannings, ainsi que 4 langues d’interface au choix. Les utilisateurs de Shifton peuvent également définir leurs heures de travail préférées, demander une pause ou échanger des postes avec des collègues au sein de l’application.

Le service prend en charge la planification pour tout nombre d’employés qui peuvent utiliser le module “Tâches”. Le module permet de gérer les tâches et les données clients associées, d’assigner des tâches aux employés ou de leur permettre de les prendre eux-mêmes, de fixer des délais pour l’exécution et l’achèvement des tâches, et d’attacher des listes que les employés remplissent après l’achèvement des tâches. Shifton est disponible gratuitement pendant 2 mois. Après cela, le paiement mensuel pour le module “Tâches” sera de 0,5 $ par personne.

La liste ci-dessus des développeurs de logiciels pour la gestion des ressources de l’équipe n’est de loin pas complète, mais maintenant vous savez par où commencer !

Nous espérons que ces outils vous permettront de vous concentrer sur le développement de votre entreprise, tout en économisant du temps sur les tâches organisationnelles et marketing.

D’habitude, les responsables qui s’occupent de la planification pour les équipes et départements font face à une tâche difficile. Ils doivent créer les plannings en tenant compte de tous les employés et de leurs circonstances personnelles, des congés maladie, des jours de repos, des heures de travail mensuelles et hebdomadaires.

Si vous créez encore des plannings et des quarts sur papier ou dans un fichier Excel, cela peut prendre des heures pour effectuer toutes les mises à jour nécessaires. Diverses applications de planification soulagent assurément la charge de la planification des employés. Elles réduisent considérablement le temps et les efforts des gestionnaires, améliorent le travail d’équipe et maximisent le temps de fonctionnement.

Nous savons que l’application en ligne Shifton est une excellente alternative à tous les analogues populaires. Comparons les fonctionnalités de Shifton avec celles de WhenIWork pour nous en assurer.

Période d’essai gratuite	1 mois	2 semaines
Coût min.	1 $ par utilisateur par mois	2 $ par utilisateur par mois
Support	Gestionnaire de compte personnel	Chat bot
Planification automatisée	oui	oui
Échange de quarts	oui	oui
Échange de pauses	oui	non
Calcul de la paie	oui	non
Tâches	oui	oui
Listes de vérification	oui	non
Disponibilité	oui	non
Contrôle des échanges	oui	oui
Intégrations	oui	oui
Rapports et analyses	oui	oui
Rappels	oui	oui
Notifications	oui	oui

* Les comparaisons de fonctionnalités sont compilées à partir d’informations disponibles publiquement en septembre 2021.

Comme nous pouvons le voir dans la table de comparaison, Shifton offre presque les mêmes fonctionnalités que WhenIWork et même plus – par exemple, gestionnaire de compte personnel, option “Disponibilité” qui assure une flexibilité maximale pour les employés et les employeurs, sans oublier une période d’essai gratuite beaucoup plus longue et des coûts inférieurs.

Vous voulez être sûr ? Bienvenue chez Shifton ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de Shifton gratuitement pendant 2 mois !

Créer un planning de travail efficace pour les employés est essentiel pour maintenir la productivité, garantir l’équité et répondre aux exigences de l’entreprise. Un planning du personnel bien organisé aide les entreprises à fonctionner sans heurts tout en équilibrant la disponibilité des employés, leurs préférences et la charge de travail. Cependant, planifier les employés peut être difficile, surtout lorsqu’il s’agit de changements de dernière minute, d’échanges de postes et de lois sur le travail.

Ce guide décrit 16 étapes pour améliorer votre processus de planification du personnel, couvrant les techniques essentielles de planification des employés pour programmer le personnel efficacement, réduire les conflits d’horaire et améliorer l’automatisation des affaires.

Choses Que Vous Devez Savoir et Mettre en Œuvre dans la Planification du Travail

Les outils de planification de travail comme Shifton permettent aux managers d’automatiser la planification du travail et d’éliminer la planification manuelle des postes. Les professionnels des ressources humaines et les chefs d’équipe passaient auparavant une grande partie de leur temps à gérer les plannings du personnel, en tenant compte des demandes de congés et des préférences de poste. Désormais, les solutions d’automatisation des affaires simplifient ces tâches, permettant aux managers de se concentrer sur le bien-être des employés, le coaching de performance et le développement de la main-d’œuvre.

Mettre en œuvre efficacement la technologie de planification de travail nécessite de comprendre les éléments clés de la programmation des employés et de l’automatisation de la gestion des postes. Voici cinq éléments cruciaux à connaître lors de la numérisation de votre processus de planification du personnel.

1. Meilleure Gestion du Temps et des Tâches

Avec des outils d’automatisation de la gestion de la main-d’œuvre, les managers peuvent planifier les employés efficacement tout en gérant les tâches et les projets dans le même système. Cette intégration permet aux entreprises d’améliorer la gestion du temps, la productivité et la collaboration d’équipe en s’assurant que les employés savent exactement ce qu’ils doivent faire pendant leurs postes.

Un planning du personnel bien structuré doit inclure les affectations de postes, la répartition des tâches et les délais des projets, garantissant un bon fonctionnement des opérations. Shifton, une solution de planification puissante, permet aux entreprises de créer des plannings pour les employés tout en assignant des listes de contrôle et des tâches pour améliorer la qualité de service et l’efficacité opérationnelle.

2. Automatisation et Intelligence Artificielle

Un avantage majeur d’un planificateur automatique d’employés est l’utilisation de l’automatisation alimentée par l’IA. Avec 62% des entreprises prévoyant d’implémenter ou utilisant déjà l’automatisation sur le lieu de travail, il est clair que les solutions de planification animées par l’IA deviendront de plus en plus importantes pour les managers.

Comment planifier les employés efficacement à l’aide de l’automatisation :

• Saisissez les détails des employés, les durées de poste et la disponibilité dans le système.
• Laissez le logiciel de planification optimiser les emplois du temps.
• Le système ajuste automatiquement les postes en fonction des demandes de congés et de la demande de main-d’œuvre.
• Minimisez les conflits d’horaires avec des mises à jour en temps réel et des recommandations automatisées.

L’utilisation de l’automatisation pour les entreprises simplifie la planification et le personnel, réduisant le besoin d’ajustements manuels et de changements de poste de dernière minute.

3. Suivi du Temps Basé sur le Cloud

Environ 44% des gestionnaires de talents comptent désormais sur des outils d’automatisation de la main-d’œuvre basés sur le cloud pour suivre les emplois du temps et l’assiduité des employés. Les techniques modernes de planification des employés incluent des connexions basées sur le cloud, permettant au personnel de pointer depuis n’importe où. Cette fonctionnalité est cruciale pour les modèles de travail hybrides, les équipes à distance, et les entreprises opérant à plusieurs endroits.

Pour les entreprises nécessitant des enregistrements sur place, de nombreux outils de planification offrent la vérification GPS et des enregistrements basés sur l’IP, garantissant un suivi précis des horaires de travail des employés. Ces fonctionnalités de suivi du temps numérique améliorent la responsabilité et réduisent les écarts de paie tout en offrant une plus grande flexibilité aux employés.

4. Analyse de Données pour l’Optimisation de la Planification

Un emploi du temps efficace doit être basé sur les données. Les solutions de planification numérique fournissent des tableaux de bord analytiques en temps réel, offrant des informations sur :

• L’assiduité des employés et le respect des postes.
• Le nombre total d’heures travaillées par période.
• Retards, heures supplémentaires, et tendances de productivité.
• Taux d’achèvement des tâches par poste.

En utilisant l’analyse de données dans la planification des employés, les entreprises peuvent identifier les inefficacités, améliorer les décisions en matière de personnel, et améliorer le suivi des performances. Ces informations permettent aux managers de peaufiner leurs plannings du personnel, garantissant que les coûts de main-d’œuvre s’alignent sur les besoins opérationnels tout en maintenant la productivité de la main-d’œuvre.

5. Calcul Automatisé des Salaires

L’un des plus grands avantages de l’automatisation des affaires dans la planification et la gestion du personnel est le traitement automatisé de la paie. Au lieu de suivre manuellement les heures et de calculer les salaires, les processus modernes de planification du personnel intègrent les fonctions de paie, simplifiant les calculs de salaire.

Principaux avantages de l’automatisation du traitement des salaires :

• Suit les heures de travail des employés et applique des taux de rémunération prédéfinis.
• Génère des rapports de paie automatisés basés sur le temps réellement travaillé.
• Réduit les erreurs de paie en éliminant la saisie manuelle des données.
• S’intègre aux systèmes comptables et financiers pour un traitement de la paie fluide.

Avec des systèmes de planification et de paie automatisés, les équipes RH peuvent économiser beaucoup de temps tout en garantissant une distribution des salaires précise et ponctuelle.

16 Étapes pour Améliorer Votre Planification du Personnel

Étape 1 : Déterminez Ce Que Votre Équipe Doit Faire

Avant de créer un planning pour les employés, identifiez les responsabilités et tâches clés qui doivent être couvertes. Considérez :

• Quels services ou tâches doivent être complétés quotidiennement ?
• Quels employés sont les mieux adaptés pour des rôles spécifiques ?
• Y a-t-il des heures de pointe nécessitant une couverture de personnel supplémentaire ?

Comprendre la distribution de la charge de travail garantit que la planification des employés s’aligne sur les besoins opérationnels et assure que le travail soit accompli efficacement.

Étape 2 : Regardez Quand Vous Êtes le Plus Occupé (et le Plus Calme)

Analysez les données de performance passées pour déterminer les périodes les plus occupées et les plus calmes de votre entreprise. Utilisez les informations provenant de :

• Rapports de ventes et de fréquentation des clients
• Données de volume d’appels (pour les équipes de support client)
• Tendances saisonnières et variations de la demande

En alignant les plannings du personnel sur la demande réelle, les entreprises optimisent les coûts de main-d’œuvre et assurent une couverture suffisante pendant les heures de pointe tout en évitant la sur-effectif lors des périodes calmes.

Étape 3 : Prédisez les Niveaux d’Activité Future

Prédire la charge de travail aide les managers à planifier les employés de manière équitable et efficace. Considérez :

• Promotions ou événements commerciaux à venir
• Périodes de vacances ou demandes de congés
• Tendances du marché pouvant impacter la demande des clients

En anticipant les besoins futurs, les gestionnaires peuvent planifier le personnel de manière proactive, évitant ainsi les pénuries de main-d’œuvre de dernière minute et assurant un emploi du temps efficace pour les employés.

Étape 4 : Prendre en compte les besoins de votre personnel

Un planning du personnel doit prendre en compte à la fois les exigences de l’entreprise et les préférences des employés. Les employés qui sentent que leurs besoins sont reconnus sont plus susceptibles de rester engagés et productifs. Lors de la création d’un planning pour les employés, considérez :

• Disponibilités et demandes de congés
• Considérations sur l’équilibre travail-vie personnelle
• Niveaux de compétence et rôles professionnels

Un planning équitable et équilibré améliore la satisfaction des employés, réduit l’épuisement professionnel, et minimise l’absentéisme.

Étape 5 : Sélectionnez votre méthode de planification des horaires

Choisir la bonne approche pour la planification des employés dépend de votre modèle d’affaires, de la structure de la main-d’œuvre, et des exigences opérationnelles. Il existe plusieurs techniques de planification des employés à considérer :

• Horaires fixes – les employés travaillent les mêmes heures chaque jour (par ex. : 9h – 17h). Idéal pour les entreprises avec une charge de travail stable.
• Équipes tournantes – les employés alternent entre différents créneaux (matin, soir, nuit). Commun dans les soins de santé, le commerce de détail et l’hôtellerie.
• Horaires coupés – les employés travaillent deux périodes distinctes dans une journée (par ex. : 8h – 12h, puis 16h – 20h). Utile pour les entreprises avec une demande fluctuante.
• Planification sur appel – les employés restent disponibles pour travailler si nécessaire. Souvent utilisé dans les soins de santé et les services d’urgence.
• Planifications flexibles – les employés choisissent leurs heures en fonction de la charge de travail et des besoins de l’entreprise. Adapté pour les équipes à distance et les industries créatives.

Sélectionner le bon processus de planification du personnel aide les entreprises à optimiser les coûts de main-d’œuvre tout en assurant une planification efficace des employés.

Étape 6 : Optimisez les horaires en fonction des heures de pointe

Pour maximiser la productivité, planifiez le personnel en fonction des heures de pointe et des heures creuses. Les entreprises devraient :

• Affecter davantage d’employés pendant les heures de pointe pour améliorer la qualité du service.
• Réduire le personnel pendant les heures creuses pour éviter les coûts de main-d’œuvre inutiles.
• Utiliser les données historiques pour prévoir les fluctuations de la demande et ajuster les horaires en conséquence.

Une approche basée sur les données pour la planification des employés garantit une allocation optimale des ressources, aidant les entreprises à fonctionner efficacement.

Étape 7 : Minimisez les changements d’horaire de dernière minute

Des changements de planning inattendus perturbent le flux de travail et frustrent les employés. Pour éviter les changements de dernière minute :

• Encourager les employés à soumettre les demandes de congé à l’avance.
• Fixer une date limite pour les échanges de créneaux et exiger l’approbation de la direction.
• Avoir des employés de réserve disponibles pour des besoins de personnel urgents.
• Utiliser un logiciel de planification pour automatiser les ajustements de dernière minute.

En réduisant les conflits de planification, les entreprises maintiennent la stabilité des plannings du personnel et améliorent la satisfaction des employés.

Étape 8 : Assurez-vous que les plannings sont facilement accessibles

Un planning de travail pour les employés doit être facile d’accès, réduisant la confusion et les malentendus. Pour améliorer l’accessibilité :

• Partager les plannings de manière numérique via un portail en ligne ou une application mobile.
• Afficher les plannings imprimés dans les salles de pause ou les zones communes.
• Notifier les employés des mises à jour des plannings en temps réel pour éviter les malentendus.

Une communication claire garantit que les employés restent informés de leurs plannings de travail, réduisant l’absentéisme et les erreurs de planification.

Étape 9 : Équilibrer les besoins de l’entreprise et des employés

Une gestion efficace des plannings du personnel nécessite un équilibre entre les exigences commerciales et le bien-être des employés. Bien que les entreprises doivent maintenir la productivité et la rentabilité, elles devraient également considérer les préférences des employés pour stimuler l’engagement et la rétention.

Stratégies pour équilibrer les besoins des entreprises et des employés :

• Offrir des plannings flexibles lorsque c’est possible pour accommoder les engagements personnels.
• Faire tourner les créneaux de manière équitable pour éviter de surcharger certains employés.
• Mettre en place des politiques claires pour demander des congés ou échanger des créneaux.
• Encourager une communication ouverte entre les gestionnaires et le personnel concernant les préoccupations sur les plannings.

Un planning bien équilibré pour les employés améliore le moral, réduit le turnover, et crée une main-d’œuvre plus motivée.

Étape 10 : Soyez conscient des événements et des facteurs influençant un planning

Certains facteurs externes impactent les meilleures pratiques de planification des employés, exigeant que les entreprises restent adaptables.

Facteurs communs affectant les plannings :

• Jours fériés et demande saisonnière – Les entreprises doivent se préparer à une augmentation de la charge de travail ou à une disponibilité réduite du personnel.
• Conditions météorologiques – Les travaux en extérieur peuvent être retardés en raison de perturbations météorologiques.
• Tendances de l’industrie – Changements économiques ou préférences des clients peuvent affecter les besoins en personnel.
• Urgences inattendues – Les absences d’employés dues à la maladie ou à des urgences familiales nécessitent des plans de contingence.

Surveiller ces facteurs aide les entreprises à ajuster les plannings de travail pour les employés de manière proactive, prévenant les pénuries de personnel ou les inefficacités.

Étape 11 : Distribuer le planning aux employés

Une fois que le planning du personnel est finalisé, les entreprises doivent s’assurer que chaque employé le reçoive à temps.

Meilleures pratiques pour distribuer les plannings :

• Envoyer les plannings à l’avance pour donner aux employés le temps de s’organiser.
• Utiliser une plateforme de programmation en ligne pour des mises à jour et un accès faciles.
• Afficher des copies physiques dans les espaces communs pour référence.
• Permettre aux employés de confirmer la réception pour vérifier qu’ils ont vu leurs horaires.

Rendre les plannings facilement accessibles aide à gérer les emplois du temps des employés efficacement tout en réduisant la confusion et les malentendus.

Étape 12 : Établir une stratégie de communication d’équipe

Une stratégie de communication solide garantit que les employés restent informés et engagés avec les mises à jour de programmation.

Moyens d’améliorer la communication d’équipe :

• Utiliser des applications de programmation pour envoyer des rappels automatiques de service.
• Créer un groupe de discussion dédié pour discuter des échanges ou mises à jour d’horaires.
• Encourager les retours pour identifier rapidement les préoccupations de programmation.
• Tenir des réunions régulières pour discuter des défis de dotation en personnel et des solutions.

Une communication claire améliore l’efficacité de la planification des horaires du personnel, prévenant la confusion et les conflits de dernière minute.

Étape 13 : Évaluer périodiquement votre programme et processus

Le processus de programmation du personnel devrait être révisé régulièrement pour s’assurer qu’il reste efficace. Les entreprises devraient analyser les principaux indicateurs de performance pour déterminer si leur stratégie de planification répond aux besoins opérationnels et des employés.

Comment évaluer votre processus de planification :

• Suivre l’assiduité et la ponctualité – Identifier les motifs d’absentéisme ou de retard.
• Surveiller la distribution de la charge de travail – Assurer un équilibre équitable des services parmi les employés.
• Collecter les retours des employés – Demander au personnel les problèmes et améliorations de programmation.
• Évaluer la satisfaction des clients – S’assurer que le niveau de dotation correspond à la qualité du service client.

En révisant et en raffinant régulièrement le planning, les entreprises peuvent améliorer l’efficacité et la satisfaction des employés, rendant la programmation plus adaptable aux demandes changeantes.

Étape 14 : Surveiller et ajuster au besoin

Même un programme de travail bien planifié pour les employés nécessite des ajustements au fil du temps. Les entreprises doivent rester flexibles et réactives aux circonstances changeantes.

Meilleures pratiques pour surveiller et ajuster les plannings :

• Utiliser un logiciel de planification pour suivre les heures des employés et la couverture des services en temps réel.
• Traiter rapidement les problèmes de sous-effectif en assignant des travailleurs supplémentaires si nécessaire.
• Ajuster les horaires en fonction des performances des employés et des besoins de charge de travail.
• Être proactif en cas de conflits, les résoudre avant qu’ils n’escaladent.

Une surveillance régulière assure une programmation efficace du personnel tout en permettant aux gestionnaires de prendre des décisions basées sur des données pour optimiser les plannings du personnel.

Étape 15 : Se conformer aux exigences légales

Les entreprises doivent suivre les lois et réglementations du travail lors de la création des horaires des employés pour éviter les risques juridiques.

Considérations clés en matière de conformité :

• Périodes de repos minimales – Assurer que les employés bénéficient de pauses adéquates entre leurs services.
• Réglementations sur les heures supplémentaires – Suivre les heures supplémentaires et compenser les employés en conséquence.
• Lois sur la planification équitable – Certaines régions exigent un préavis pour les changements d’horaire.
• Restrictions sur les heures de travail – Certaines industries ont des limites sur les heures de travail maximales.

Comprendre et se conformer aux meilleures pratiques de programmation des employés protège les entreprises des pénalités et des litiges tout en assurant des conditions de travail équitables.

Étape 16 : Utiliser un logiciel de planification

L’utilisation de l’automatisation pour les entreprises simplifie le processus de planification du personnel, réduisant la charge de travail administrative et améliorant la précision. Une application de planification aide les entreprises à :

• Automatiser l’affectation des services pour correspondre à la disponibilité des employés et la charge de travail.
• Fournir des mises à jour de l’horaire en temps réel aux employés.
• Permettre au personnel de demander des congés et d’échanger des services numériquement.
• Générer des rapports sur les coûts de main-d’œuvre, l’assiduité et la performance.

En mettant en œuvre l’automatisation de la main-d’œuvre, les entreprises peuvent économiser du temps, réduire les conflits d’horaires et s’assurer que les employés reçoivent des horaires de travail justes et efficaces.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de planification pour les employés ?

Investir dans un logiciel de planification fournit aux entreprises une manière structurée et efficace de planifier les employés, de réduire les erreurs et d’améliorer la gestion de la main-d’œuvre. Voici les principaux avantages de l’utilisation de l’automatisation en milieu de travail pour la planification.

1. Rationaliser la planification

La planification manuelle est chronophage et sujette aux erreurs humaines. Le logiciel de planification aide les entreprises à établir un planning pour les employés efficacement en :

• Automatisant la création et les ajustements de services.
• Réduisant le risque de double réservation des employés.
• Permettant aux gestionnaires de facilement mettre à jour les plannings en temps réel.
• Fournissant des modèles pour les schémas de planification répétitifs.

Avec l’automatisation pour les entreprises, les gestionnaires peuvent planifier les employés rapidement et précisément, assurant une exploitation fluide.

2. Améliorer la communication

Un planning des employés devrait être facilement accessible à tous les membres du personnel. Un logiciel de planification améliore la communication en :

• Envoyant des notifications automatiques sur les affectations de service et les changements.
• Fournissant une plateforme centralisée où les employés peuvent consulter les horaires.
• Permettant une communication directe entre les responsables et le personnel pour les échanges de services.

Avec une meilleure communication, les employés restent informés et engagés, ce qui réduit la confusion concernant leurs horaires de travail.

3. Réduire les conflits de planification

Les conflits surgissent lorsque plusieurs employés demandent le même congé ou que les services sont attribués de manière injuste. Le logiciel de planification prévient ces problèmes en :

• Mettant en évidence les conflits potentiels de planification avant qu’ils ne se produisent.
• Permettant aux employés de soumettre numériquement leurs disponibilités et demandes de congés.
• Offrant une résolution automatisée des conflits pour ajuster les services au besoin.

Cela garantit une planification équitable et une répartition équilibrée de la charge de travail, conduisant à une plus grande satisfaction des employés.

4. Améliorer l’efficacité

Un planning du personnel bien organisé améliore l’efficacité en s’assurant que les bons employés sont affectés aux bons moments. Le logiciel de planification aide en :

• Alignant les services avec la demande commerciale et les heures de pointe.
• Suivant les performances et les tendances de présence des employés.
• Éliminant les erreurs de planification manuelle qui ralentissent les opérations.

En planifiant efficacement les employés, les entreprises peuvent augmenter leur productivité et réduire les coûts de main-d’œuvre.

5. Accompagner la croissance de l’entreprise

À mesure que les entreprises se développent, gérer les plannings du personnel manuellement devient insoutenable. L’automatisation de la gestion des effectifs aide à élargir les opérations en :

• Gérant efficacement des équipes plus importantes et plusieurs sites.
• S’intégrant aux logiciels de paie et de ressources humaines pour simplifier la gestion des effectifs.
• Permettant des structures de services flexibles pour s’adapter à la croissance de l’entreprise.

Avec la meilleure façon de planifier les services des employés, les entreprises peuvent se développer tout en maintenant une planification efficace du personnel.

Optimiser la planification avec Shifton

Shifton est une solution puissante de planification des employés conçue pour aider les entreprises à gérer les plannings des employés, optimiser la planification des services et simplifier l’automatisation des effectifs. Que vous ayez besoin de planifier efficacement les employés, de réduire les conflits ou d’améliorer la visibilité des services, Shifton fournit les bons outils pour l’automatisation des entreprises et la gestion des plannings du personnel.

Fonctionnalités clés de Shifton pour la planification du personnel

• Planification automatique des services – Créez des plannings de travail efficaces pour les employés en quelques clics.
• Suivi de la disponibilité des employés – Évitez les conflits de planification en faisant correspondre les services avec la disponibilité des employés.
• Mises à jour en temps réel des plannings – Informez instantanément les employés de tout changement ou mise à jour de leurs services.
• Échanges de services et gestion des congés – Permettez aux employés d’échanger leurs services et de demander des congés numériquement.
• Intégration de la paie et du suivi du temps – Synchronisez les heures de travail avec les systèmes de paie pour un traitement de salaire précis.
• Planification multi-sites – Gérez les plannings du personnel à travers plusieurs succursales ou sites.

Comment Shifton aide les entreprises à planifier efficacement les employés

Shifton est conçu pour simplifier le processus de planification du personnel, garantissant que les entreprises peuvent :

• Établir un planning pour les employés rapidement et avec précision.
• Réduire les changements de dernière minute et garantir une couverture fiable des services.
• Améliorer l’engagement des employés en offrant une planification équitable et transparente.
• Gagner du temps sur la planification manuelle et se concentrer sur la croissance de l’entreprise.
• Assurer le respect des lois du travail grâce à des règles de planification automatisées.

Pourquoi choisir Shifton pour l’automatisation de la gestion des effectifs?

L’interface intuitive et les outils d’automatisation de Shifton en font l’un des meilleurs moyens de planifier les services des employés pour les entreprises de toutes tailles. En implémentant Shifton, les entreprises peuvent :

• Réduire les erreurs de planification en automatisant l’attribution des services.
• Augmenter l’efficacité en alignant les horaires de travail sur la demande commerciale.
• Améliorer la flexibilité pour les employés tout en garantissant une cohérence opérationnelle.

Avec le logiciel de planification du personnel de Shifton, les entreprises peuvent gérer efficacement les plannings des employés, réduire les conflits et optimiser la planification des services pour réussir à long terme.

Dernières réflexions sur la planification des employés

Une planification efficace du personnel est essentielle pour maintenir la productivité, assurer une répartition équitable du travail et optimiser les opérations commerciales. En suivant ces 16 étapes, les entreprises peuvent planifier les employés efficacement, minimiser les conflits et améliorer la satisfaction des effectifs.

Points clés à retenir :

• Planifiez à l’avance en analysant les besoins de l’entreprise, les heures de pointe et la disponibilité des employés.
• Utilisez une planification basée sur les données pour aligner les niveaux de dotation en personnel sur la demande.
• Assurez l’équité en tenant compte des préférences des employés et des exigences légales.
• Améliorez la communication en rendant les plannings facilement accessibles.
• Utilisez un logiciel de planification comme Shifton pour automatiser la planification des services, réduire les erreurs et améliorer l’efficacité.

Un planning de travail bien structuré pour les employés profite non seulement à l’entreprise, mais améliore également l’engagement et la rétention des employés. En investissant dans l’automatisation de la gestion du personnel, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et se concentrer sur la croissance plutôt que sur les tâches administratives.

Avec les bonnes techniques et outils de planification des employés, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les coûts et créer un environnement de travail plus efficace.

Commencez à optimiser la planification de votre personnel dès aujourd’hui et construisez une main-d’œuvre plus forte et plus productive !

Shifton est un outil en ligne de pointe conçu pour planifier le travail des employés dans une entreprise. Shifton offre un accès à une large gamme de fonctionnalités utiles : horaires de travail personnalisables, modèles de rotation, échange de quarts simplifié, conformité intégrée avec les lois du travail et bien d’autres modules utiles qui permettent de construire rapidement et efficacement des horaires pour les employés.

C’est ce qui rend l’application en ligne Shifton unique :

Programmation en un clic à l’aide de modèles préconfigurés

Les gestionnaires d’entreprise peuvent suivre le flux de travail dans un système de gestion de tâches flexible. Shifton offre également à tous les employés la possibilité de choisir des tâches dans leur domaine de compétence.

Par exemple, les serveurs dans un restaurant peuvent s’envoyer des demandes d’échange de quarts. Selon les paramètres de l’horaire, de tels échanges peuvent se faire sans la participation du gestionnaire principal, ou ils peuvent être envoyés au gestionnaire pour confirmation. Ainsi, le propriétaire du restaurant ne se retrouvera jamais dans une situation où il n’y a pas assez de personnel sur les quarts. De plus, le système effectue automatiquement les changements d’horaire et toutes ces informations sont stockées en un seul endroit.

Paie intelligente

Shifton permet au propriétaire d’une entreprise de rassembler en un seul endroit des informations sur le salaire des employés, les calculs des heures supplémentaires quotidiennes et hebdomadaires, les taux d’événements uniques, les primes, les pénalités et d’autres données. Un employé peut occuper plus d’un poste au sein de l’entreprise et recevoir des salaires différents pour son travail.

Étant donné que différents pays utilisent différentes lois, Shifton aide les entreprises avec des employés à distance situés dans différents pays à se conformer à toutes les exigences du droit du travail. L’intégration avec Quickbooks et d’autres programmes de comptabilité populaires est également disponible.

Suivi de la présence

Le module de suivi de la présence de Shifton fournit des informations précises sur le début et la fin des quarts ainsi que sur les congés en mode temps réel. La fonction est disponible pour les ordinateurs fixes et les smartphones, ainsi que via GPS ou réseau.

Le système Shifton vérifie l’horaire établi en mode temps réel, en comparant les heures de quarts et de pauses. Une fonctionnalité distincte permet également de marquer automatiquement la fin du quart si les employés oublient de le faire manuellement.

Si nécessaire, la direction de l’entreprise peut collecter des données sur la localisation des employés lors de leurs visites sur le lieu de travail. Par exemple, si un employé est constamment en déplacement entre les bureaux de l’entreprise avec un réseau Wi-Fi et une adresse IP statique, le système Shifton peut être configuré pour accepter les événements uniquement à partir d’une adresse IP statique spécifique, garantissant que l’employé est bien sur le lieu de travail.

Comment Shifton peut améliorer la gestion des flux de travail bancaire

L’activité complète de la banque est impossible sans un travail bien coordonné de toutes ses succursales et un horaire de travail établi de manière compétente. De nos jours, les banques commerciales et étatiques envisagent de travailler non seulement les jours ouvrables habituels, mais aussi pendant les jours fériés. De plus, la situation actuelle avec les confinements nécessite également des ajustements flexibles aux réalités de la vie.

L’application en ligne Shifton est une véritable aide pour toute banque

L’automatisation maximale du flux de travail aide à simplifier la vie du propriétaire de la banque. L’application en ligne Shifton aide à répartir les employés dans les départements, suivre leurs heures de travail et gérer les plannings de travail.

De plus, la fonctionnalité de l’application permet d’établir une communication et une gestion efficaces des employés situés dans différents fuseaux horaires ou travaillant à distance. Pour ajouter des employés au système Shifton, le responsable doit seulement ajouter leur prénom, nom de famille, numéro de téléphone portable ou adresse e-mail.

En utilisant Shifton, le responsable de la banque peut ajouter un nombre illimité d’employés, leur assigner diverses tâches et leur attribuer des niveaux d’accès différents. Le module « Départements, Projets » de Shifton permet de transférer instantanément les employés d’un département à un autre si nécessaire. Shifton offre également l’opportunité de coordonner efficacement le travail du personnel et de comparer les statistiques et les indicateurs mensuels.

Une autre fonctionnalité utile de l’application est la possibilité de transférer et de sauvegarder toute la documentation nécessaire dans un stockage cloud sécurisé. Comme l’application en ligne Shifton est disponible 24h/24 et 7j/7, tout employé de banque avec l’autorité appropriée peut demander toutes les informations nécessaires à tout moment.

Grâce à l’application Shifton, les responsables de banque peuvent créer et éditer des plannings réguliers et de congés pour différents départements ou employés individuels. En même temps, ils peuvent rapidement apporter des modifications aux plannings déjà créés.

Par exemple, si une banque ferme plus tôt que d’habitude pendant les jours fériés, le planning peut être raccourci à l’heure requise. De plus, grâce au module « Bonus et Pénalités », vous pouvez attribuer des bonus supplémentaires aux employés qui prennent leurs services pendant les jours fériés.

Avoir un horaire de travail intelligent est essentiel pour établir un flux de travail stable dans une banque. Cependant, l’horaire doit être flexible. Tout employé peut être absent pour n’importe quelle raison : congé maladie, circonstances familiales, hospitalisation, etc. Dans de tels cas, l’option « Shifts ouverts » sera utile, permettant à la banque de fonctionner comme prévu, quel que soit le temps que prend l’absence d’un employé ou d’un autre.

Avec Shifton, un outil de planification en ligne moderne, vous pouvez facilement gérer le flux de travail d’une banque avec un nombre quelconque de succursales et d’employés.