Микроклимат на любом предприятии очень важен и формируется, в первую очередь, из взаимоотношений начальства с подчинёнными. Многие руководители не задаются вопросом «как правильно общаться с подчинёнными» и считают, что они от природы блестяще владеют навыком правильной и эффективной коммуникации. Но нельзя забывать, что мы живём в очень изменчивое и динамичное время. На рынке труда сейчас полно уверенных и конкурентоспособных профи. Раньше люди молча терпели нервные срывы начальства, предвзятое отношение и постоянные штрафы. Сегодня даже самые опытные специалисты знают свою цену. Они легко меняют работу и не боятся остаться вне игры.

Более того, многие опытные руководители знают, что сегодня достаточно сложно найти по-настоящему преданного и порядочного сотрудника, знающего своё дело. Именно поэтому сейчас действительно важную роль в любой компании играет правильно построенное общение с подчинёнными. Если вы хотите, чтобы ваша компания работала как единый, слаженный механизм, то не только подчиненным, но и вам нужно идти на уступки, взвешивать каждое сказанное и услышанное слово, и быть предельно корректным. Давайте вместе разберёмся, как правильно общаться с подчинёнными, и какие меры нужно предпринять, чтобы ваш коллектив смело мог претендовать на звание самого эффективного и дружного из всех, которыми вам когда-либо пришлось управлять.

Способы управления персоналом

Быть руководителем – задача не из лёгких, помимо того, что на вас лежит тяжёлый груз материальной ответственности, вы должны нести ответственность за своих подчинённых, быть мудрым, гибким, принимать взвешенные решения и уметь правильно делегировать полномочия. Сегодня существует множество семинаров, вебинаров и тренингов по управлению персоналом, позволяющих получать соответствующие знания и вырабатывать определенные навыки. И любой уважающий себя руководитель должен выбрать и посетить хотя бы один из этих семинаров, для того, чтобы шагать в ногу со временем в нелёгком деле найма и управления персоналом. Более того, вам стоит выработать свой собственный стиль управления подчинёнными.

Чаще всего на подобных встречах и тренингах выделяют следующие стили руководства персоналом:

• Авторитарный – работодатель единолично принимает все значимые решения, осуществляет жесткий и ежечасный контроль над выполнением всех заданий. Инициатива и самостоятельность подчиненных не учитывается и всячески подавляется.

• Анархический – руководитель старается как можно реже включаться в деятельность компании и подчинённых, пуская всё на самотёк, что объясняется снятием с себя ответственности за ее результаты.

• Демократический – работодатель ориентирован на повышение роли подчиненных в принятии решений, даёт им возможность высказывать своё мнение и принимать решения второстепенной важности самостоятельно. Более того, обсуждения новшеств, совместных целей и задач компании происходят регулярно, и каждый сотрудник имеет право голоса.

Помимо прочего, начальник может использовать такую форму управления сотрудниками, как совместное творчество. Суть данного стиля кроется в том, что общими усилиями руководителя и подчинённых достигается положительный результат и осуществляется совместное, командное достижение поставленных целей и задач.

Каждый их перечисленных способов управления персоналом по своему хорош и уместен в определённых ситуациях. Авторитарный стиль способствует вполне приемлемым результатам работы за счет постоянного контроля, но его использование целесообразно лишь в критических ситуациях. Реализация демократического стиля возможна только при высоких интеллектуальных и организаторских умениях руководителя, без них благоприятного результата достичь будет практически невозможно.

Опытный руководитель должен быть достаточно дальновидным и в первую очередь, проанализировать поведение и особенности всех членов своей команды, выявить потенциал каждого сотрудника, предвидеть возможные варианты возникновения тех или иных ситуаций, и именно опираясь на все вышеперечисленные факторы, выбирать нужный стиль управления и общения с персоналом.

Обратная связь – как важнейший навык общения с подчинёнными

Умение правильно общаться с подчиненными и наладить качественную обратную связь давно уже является одним из важнейших навыков профессионального управленца. Любой, даже самый юный и неопытный руководитель должен уметь в нужный момент поговорить с сотрудником, выяснить все неточности, похвалить или указать на недочеты, которые нужно исправить, правильно делегировать полномочия, дать совет или справиться о качестве выполнения той или иной задачи. Общение с сотрудниками компании не должно вызывать у руководителя трудностей, и он должен смело идти на контакт с любым, даже самым своенравным и самонадеянным работником. Ведь правильно налаженная обратная связь – это основа взаимовыгодного общения с подчинёнными. Казалось бы, нет ничего проще, чем вызвать работника «на ковер» и обсудить все волнующие вас вопросы. Однако на самом деле, всё не так просто.

Большинство опросов, проведенных психологами и социологами в сотнях мировых компаний, показали: обратная связь наиболее часто ощущается сотрудниками как проблемная область в отношениях с руководителем. Многие подчинённые испытывают стресс именно от некорректного общения руководителя и от отсутствия хорошо налаженной обратной связи. Работники зачастую боятся высказать своё мнение, чувствуют себя недооценёнными, невостребованными или униженными. Отсутствие обратной связи, равно как и грубое нарушение правил ее подачи, лишает человека ориентиров в организации и снижает его стремление и желание работать на благо общего дела. Талантливый и грамотный руководитель должен понимать, что обратная связь – это, в первую очередь, отличнейший инструмент, который позволяет:

• Скорректировать поведение сотрудника в коллективе.

• Нацелить работника на развитие и рост в определённом направлении деятельности.

• Выразить благодарность и подчеркнуть значимость сотрудника.

• Мотивировать подчинённого на дальнейшие успехи.

• Выявить сложности и причины неудобного или некорректного поведения сотрудника.

А сейчас давайте рассмотрим несколько правил построения правильной обратной связи, соблюдая которые, вы сможете с лёгкостью наладить общение с подчинёнными.

Правило первое: Правильно формулируйте цели

Перед тем как вызвать подчинённого на разговор поймите, какую цель Вы преследуете, и сформулируйте её письменно, на листке бумаги. Ответьте на вопрос: «Какого результата я хочу достичь, поговорив с подчинённым?» После этого вам будет значительно легче правильно построить беседу.

Правило второе: Своевременность разговора

Очень важно, чтобы тема, которую вы затрагиваете в беседе с подчинённым, была актуальной. Выходите на обратную связь вскоре после события, которое Вы хотите обсудить с сотрудником. Нет смысла припоминать ему опоздание 3-х летней давности, если он опаздывал всю прошлую неделю. Если Вы видите, что у подчинённого возникали какие-то трудности в работе с тем или иным проектом вчера или пару дней назад, то самое время обсудить эту тему и дать подчиненному парочку дельных советов.

Правило третье: Вовлечение сотрудника в обсуждение

Для любого сотрудника абсолютно любой компании очень важно быть нужным, важным и услышанным. Давайте своим подчинённым возможность высказывать своё мнение. Во-первых, это хороший способ стимулировать самостоятельность сотрудника и его ответственность за те решения, о которых вы договоритесь в процессе обсуждения. Во-вторых, не дав слова сотруднику, вы можете лишить себя важной информации и даже попасть в неловкое положение. И ещё, выслушав мнение сотрудника, вы можете выявить его потенциал, узнать парочку хороших идей и быть может перенять какой-то важный для себя опыт.

Правило четвертое: Похвала должна быть прилюдно, а критика с глазу на глаз

Это очень важное правило! Причин поступать именно так достаточно. Во-первых, прелюдная критика унижает и очень сильно демотивирует сотрудника. Во-вторых, ни о каком правильном общении с подчинёнными не может быть и речи, если Вы позволяете себе унижать их прилюдно, да ещё и делаете это с издёвкой. В-третьих, если Вы прилюдно критикуете одного сотрудника, значит Вы сможете сделать это и по отношению к другим подчинённым, и они уже загодя будут в числе ваших оппонентов и недоброжелателей. Что же касается похвалы, то она должна быть искренней, и может быть, как прилюдно, так и быть высказана тет-а-тет.

Правило пятое, заключительное: Обсуждайте события и действия

Ни в коем случае, не переходите на личности и не клейте на человека “ярлыки”! Как в личной, так и в коллективной беседе с подчинёнными обсуждайте события и действия, а не членов коллектива. Присвоить человеку ярлык — минутное дело, оскорбить его Вы можете за несколько секунд, а вот на налаживание отношений в коллективе могут уйти месяцы и годы.

Как правильно общаться с подчинёнными, какие стили общения выбирать – дело ваше, Вы можете не использовать наши советы и не налаживать обратную связь с сотрудниками, но тогда ваш путь, как руководителя может быть очень короток и довольно тернист. Прежде всего Вы, будучи руководителем, должны понять одну простую вещь: Вы и ваши подчинённые должны быть ориентированы на достижение совместных целей, выполнение общих задач и на то, чтобы климат в коллективе был максимально благоприятным. Удачи вам, дорогие работодатели, не переставайте совершенствовать все свой навыки, в том числе и навык общения с подчинёнными, тогда у вас обязательно всё получится!

Компания не может развиваться и увеличивать доходы, полагаясь только на старые бизнес идеи. Для того чтобы приспособиться к изменениям рынка, её руководству необходимо постоянно разрабатывать новые идеи и концепции. На основе данных идей можно создать новые продукты и услуги. На первый взгляд – ничего сложного, однако в реальности все далеко не так просто. Одно дело придумать идею, и совершенно другое – построить проект на ее основе.

Данный процесс настолько нестабилен, что всего треть проектов закачиваются в срок и вписываются в рамки изначально заложенного бюджета. Иногда это случается из-за ошибок, которые делают руководители проектов. Предлагаем вашему вниманию 5 наиболее распространенных ошибок, которые возникают из-за пренебрежения определенными аспектами планирования проекта. Преодолев их, вы сможете эффективно управлять проектами.

Для эффективного проектного менеджмента необходимо наличие четкой цели

Согласно исследованиям американского Института управления проектами, треть всех проектов никогда не доводят до конца, потому что у тех, кто над ним работает, нет конкретной цели. Дальнейший проектный менеджмент невозможен, если команда не может сформулировать конкретную задачу проекта.

Возьмем для примера небольшую фирму, которая разрабатывает мобильные приложения. Она хочет выйти на рынок мобильных видеоигр с помощью запуска проекта в жанре головоломка. В данном случае разработчики с большой вероятностью обсуждали бы следующие темы:

• На какую возрастную категорию мы рассчитываем?

• Делать ли нам 2Д или 3Д игру.

• Сколько специалистов понадобится для разных аспектов игры, таких как механика, дизайн уровней, концептуальный арт, звуковой дизайн и т.д.?

• Каким игровым движком стоит воспользоваться и сколько стоит лицензия на его использование?

• Во сколько игра обойдется покупателю?

• Какой процент от заработанных средств получат создатели движка?

Все эти вопросы должны быть обсуждены во время первого и последующих заседаний. Руководителю проекта и работникам нужно понять, как лучше всего добиться поставленных целей, и сколько на это потребуется времени.

Для качественного проектного менеджмента нужно составить список требований

Для эффективного управление проектом важно понимать, как будет выглядеть его конечный результат. Менеджеры должны составить список требований для проекта и представить его работникам. Перечень должен содержать следующую информацию:

• Сколько специалистов требуется для работы на разных этапах развития проекта

• Как будет оцениваться качество составляющих проекта и его финальной версии

• По какому принципу будет распределяться нагрузка между специалистами

• С какими рисками можно столкнуться при работе над проектом

• В каком режиме специалисты будут трудиться над проектом

• Какие задачи для компании решит данный проект

• Как часто будут вноситься изменения в проект

• Каким будет размер предварительного бюджета

В данном документе также необходимо указать конечный продукт, которую создадут в рамках проекта. В случае с мобильной видеоигрой речь может идти о концент-арте, аудио эффектах, коде разных элементов (физика, эффекты, игровая механика). Возле каждого пункта в списке должна быть приблизительная дата завершения работы над тем или иным продуктом/услугой.

Взятые с потолка подсчеты – худший враг руководителя проекта

Успевать с заданиями в срок – одна из самых сложных задач в работе над проектом. Хороший менеджер должен поддерживать связь с командой и запрашивать информацию о прогрессе в каждом отделе. Таким образом руководитель проекта будет знать, справляется ли команда в назначенные сроки,, или ей нужно дополнительное время на поставленные задачи.

Непредвиденные события могут растянуть работу над проектом еще на месяц, если не больше. Хороший проектный менеджмент должен учитывать такой поворот событий. Если вы не сделаете необходимых подсчетов, то рискуете до бесконечности откладывать срок завершение проекта. Во избежание подобных проблем в будущем, необходимо общаться с каждым специалистом и оценивать, насколько он вписывается в поставленные временные рамки.

Проектные менеджеры часто не уделяют внимание рискам

В теории все запланированное вами и вашей командой обязательно сбывается, однако в реальности с выполнением проекта могут возникнуть задержки, пропущенные сроки, кто-то может заболеть и даже уволиться. Наличие плана на такие случаи снижает риск провала проекта практически вполовину. Это не очень сложный процесс, однако он требует учета всех факторов, которые могут повлиять на конкретный проект.

В список рисков практически всегда входят следующие:

• Проект не сдан в срок

• Требуется работа над дополнительными функциями, которые не входили в оригинальную концепцию проекта

• Изменения в масштабах проекта: его целях, конечной продукции, задачах, затратах и конечном сроке завершения

Менеджер проекта должен оценить все риски и их влияние на все этапы разработки проекта. Например, назначить заместителя руководителя проекта, который сможет заменить его в случае форс-мажора и продолжить работу в его отсутствие. Также могут возникнуть проблемы с технической стороны, такие как переход на новое железо или софт, что потребует найма дополнительных специалистов. Нужно разработать подробный план на случай подобных происшествий.

Эффективное управление проектами требует наличия гибкого графика

Наличие стабильного рабочего графика для команды является главным для налаживания стабильного рабочего процесса. В трудовой график команды необходимо внести все будние и выходные дни. Вместе с тем расписание должно быть немного гибким. Это не значит что сотрудники будут приходить на работу когда им вздумается.

Любое расписание должно предоставить работникам немного гибкости в случае непредвиденных обстоятельств. Любой человек может отсутствовать по ряду причин: болезни, семейные обстоятельства, травма или другая причина. Для таких случаев нужны замены, которые позволят продолжить работу над проектом, в зависимости от того, как долго работник будет отсутствовать.

Хороший рабочий план должен включать все данные возможности. Также необходимо предоставить сотрудникам такую же свободу с предложением новых идей, которые могут быть полезными для успешного завершения проекта. Сегодня существует множество программ, которые упрощают проектный менеджмент. Речь, в том числе идет о таких решениях, как Social Shared, Wrike, Slack, Procore и многих других.

Вы когда-нибудь сталкивались с таким продуктом, как приложение для расписания ресторанов? Если нет, возможно, пришло время рассмотреть, какие процессы, задачи и процедуры могут выполняться с помощью специального программного обеспечения для управления персоналом в ресторанах. Получите опыт от разработчиков Shifton, чтобы применить лучшие функции таких продуктов в вашем рабочем процессе.

Быть менеджером ресторана — это бесконечный бег. Вам приходится справляться с множеством задач одновременно, контролировать многочисленный персонал, от шеф-повара и су-шефов до курьеров, поставщиков, уборщиков и других. Кроме того, множество непредвиденных ситуаций могут выбить вас из колеи, и это полностью ваша ответственность, хотя стандартные задачи также нельзя откладывать. Все это поверх ежедневных задач, от составления расписания до расчета зарплат и отчетности, может вас догнать.

Тем не менее, вы не одни в этом бесконечном круговороте, так как Shifton заботится о менеджерах ресторанов, облегчая их жизнь с помощью единого инструмента, который может стать для вас универсальным ключом.

Вы, вероятно, не будете удивлены автоматизацией в ресторанном бизнесе. Тем не менее, специальное приложение для управления ресторанами может помочь вам начать тратить больше времени на то, что вы любите, и сберечь ваши нервные клетки.

Советы по управлению рестораном для сотрудников, связанный с повышением их благосостояния

Используете ли вы прогнозы продаж и цели по труду для формирования расписания сотрудников ресторана или обработки расчетов заработной платы, Shifton предоставляет вам инструменты на каждом этапе пути. С помощью приложения Shifton для составления расписания в ресторанах, вы можете автоматизировать и выполнять следующие процессы в упрощенном режиме:

• Точно отслеживать рабочие часы каждого сотрудника;
• Уменьшить кражу рабочего времени и дублирование в вашем ресторане;
• Давать вашим сотрудникам возможность предоставлять вашим клиентам лучшее обслуживание.

Лучшее, что вы можете сделать, чтобы создать счастливый коллектив, — это наладить с ним коммуникации. В условиях одного ресторана это уже сложно, ведь все находятся в движении. Что же тогда говорить о сетевых заведениях? С помощью приложения для управления рестораном Shifton вы предоставляете своим сотрудникам канал для коммуникации друг с другом и с вами. Вы можете наблюдать в режиме реального времени, как общение в общем пространстве помогает уменьшить недопонимание, а значит, множество недостатков, как вы получаете большую лояльность от своих сотрудников, и они становятся счастливее, даже если их рабочая нагрузка остается прежней.

Улучшите производительность своих сотрудников с помощью советов по рабочему расписанию

Для ресторана очень важно иметь четкое и продуманное расписание. Вам необходимо, чтобы ваши повара и их помощники выходили на работу в назначенное время. Представьте, что вы не запланировали уборщиков для подготовки зала ресторана, чтобы встретить гостей во всей его красе. Вам нужно, чтобы официанты были строго готовы начать обслуживать клиентов вовремя. Ваша репутация находится под угрозой, если какая-либо часть этой операции не выполнена из-за ошибок в расписании.

Использование автоматизированного расписания для ресторанного персонала — волшебный ключ. Это помогает повысить продуктивность сотрудников и увеличить ваш доход. Давайте рассмотрим, как выбрать тип расписания для вашего заведения и какие советы использовать, чтобы оно работало безупречно.

Программное обеспечение для составления расписания в ресторанах

С помощью программного обеспечения для управления персоналом вы можете создать базовый набор политик составления расписания и придерживаться их. Это формирует основу для всей операции и помогает вам управлять тем, сколько времени остается до публикации расписания и когда сотрудники должны подавать заявки на отпуск. Вы также можете установить минимальные часы для каждого сотрудника или назначить определенные смены как высоконасыщенные (а значит, более выгодные за счет чаевых), используя приложение для составления расписания для ресторанов.

В результате:

• Вы предоставляете своей команде четкое представление о их предстоящей работе и количестве смен/рабочих часов, которые им предстоит отработать.
• Вы показываете, что хорошо управляете временем, и тем самым подтверждаете свой профессионализм в глазах сотрудников.
• Вы мотивируете своих сотрудников выбирать высоконасыщенные смены, чтобы получать больше чаевых.

Вовлеченность сотрудников

Переходим к следующему шагу. Вам необходимо поддерживать максимальную вовлеченность вашей команды, чтобы обеспечить безупречную работу вашего ресторана. С помощью автоматизированной системы для управления ресторанами вы можете предоставлять своей команде обратную связь в реальном времени о их работе, своевременные советы и получать их отзывы. Программное обеспечение для управления рестораном, такое как Shifton, предоставляет менеджерам и сотрудникам удобный канал для общения и помогает вашей команде чувствовать себя поддержанной и вовлеченной в работу.

Удержание сотрудников

В ресторанном бизнесе текучка кадров кажется естественной, но она является огромной проблемой одновременно, так как найти и нанять настоящих профессионалов, которые вас не подведут, сложно. Эффективное управление вашим рестораном заключается в том, чтобы показать своим сотрудникам, что вы уважаете их время и цените их талант, чтобы сделать их вовлеченными и лояльными к своей работе. Эффективная система управления рестораном является ключевой частью создания положительной атмосферы. Таким образом, не пренебрегайте персоналом, который у вас есть, но одновременно оценивайте их эффективность, чтобы решить, укрепить команду новыми сотрудниками или мотивировать нынешний персонал работать лучше. С помощью программного обеспечения Shifton для управления рестораном вы можете проверять и оценивать эффективность каждого работника, используя множество параметров, включая рабочие часы, переработки, уровень удовлетворенности клиентов и т.д.

Быстрые уведомления и напоминания

Хотите, чтобы ваш персонал выполнял свои обязанности на высшем уровне? Им важно справляться с множеством задач, которые вы ставите? Не оставляйте даже шанса что-то упустить или забыть о заданиях. Автоматизированные напоминания о сменах, интегрированные в программное обеспечение для составления расписания ресторанов, могут значительно уменьшить количество отсутствий или пропущенных задач. Просто разработайте уведомляющие текстовые сообщения или пуш-уведомления и настройте отправку их на мобильные устройства сотрудников в определенное время. То же самое относится к оповещениям в случае чрезвычайных ситуаций, уведомлениям о корпоративных мероприятиях или предстоящих тимбилдингах, если вы их организуете.

Собирайте данные и используйте их с умом

В конце каждого дня делайте заметки о том, как ваш персонал справлялся с ежедневными задачами, какие недостатки оказались критическими, а какие работы требовали вознаграждения. Вы также можете анализировать эффективность каждой смены, чтобы рассмотреть, если у вас регулярно не хватает сотрудников или они перегружены во время определенной смены. Все эти данные легко отслеживаются в системе Shifton для управления ресторанами. Просто возьмите их и используйте для корректировки вашего расписания соответственно, выстраивания вашей стратегии управления и отчета о результатах владельцу ресторана.

Улучшайте продуктивность с помощью высокотехнологичных решений, воплощенных в приложении для расписания Shifton

Инструменты для управления рестораном приносят пользу всей вашей команде, от хостеров и официантов до шеф-поваров. Когда вы поддерживаете более высокую эффективность операций и упрощаете коммуникацию с помощью программных решений, это приводит к уменьшению стресса для каждого.

Какие типы технологий стоят на страже ресторанного бизнеса? Давайте рассмотрим это.

Программное обеспечение для составления расписания сотрудников

С помощью автоматизации вы можете забыть о утомительной работе с электронными таблицами, таблицами, бумажными расписаниями и планами.

Вместо этого программное обеспечение для составления расписания сотрудников, основанное на облачных технологиях, предоставляет вам и вашему персоналу следующие возможности:

• Быстрое создание расписания в несколько кликов, доступное в Shifton в виде удобных шаблонов.
• Легкое распределение информации о расписаниях и сменах среди ваших сотрудников.
• Гибкая корректировка и изменения в расписании, которые вы можете вносить удаленно из любой точки мира.
• Удобство отслеживания рабочих часов, переработок, пропущенных смен или выходных дней.

Программное обеспечение для управления задачами

Постановка задач с использованием специализированного программного обеспечения для управления персоналом? Это действительно лучший способ обеспечить бесперебойную работу вашего ресторана. В Shifton вы можете создавать контрольные списки для каждого работника от шеф-повара до официанта и контролировать их выполнение. От уборки рабочих поверхностей до пополнения запасов дезинфицирующих средств — задания легко могут быть забытыми в суете.

Именно здесь и помогает программное обеспечение для управления задачами.

• Это отличный способ оптимизировать ваши задачи с отдельными контрольными списками для каждой роли и смены.
• Позволяет отслеживать продуктивность вашей команды.
• Помогает уменьшить количество недостатков и проверить пропущенные или забытые моменты. Программное обеспечение для управления задачами сохраняет исторические данные о выполненных задачах, так что вы можете их просматривать и получать нужную вам информацию.

Инструменты для коммуникации с сотрудниками

Когда речь идет о коммуникации с сотрудниками, текстовые сообщения и телефонные звонки являются самыми популярными каналами связи. Однако их недостаточно для ресторанов, где каждый работник постоянно движется и не имеет времени проверять СМС или отвечать на звонки. Лучшей идеей является предоставление вашим сотрудникам общего пространства для общения с вами и друг с другом. В условиях системы для управления ресторанами это полезно по следующим причинам:

• Вы можете легко связаться с каждым сотрудником.
• Они могут общаться друг с другом, чтобы избежать недоразумений и дублирования.
• Вы можете отслеживать весь рабочий процесс, просто проверяя информацию, которую ваши сотрудники делятся друг с другом. Если что-то идет не так, вы будете в числе первых, кто об этом узнает.

Shifton предоставляет безопасный, ориентированный на бизнес инструмент для общения, который позволяет мгновенно делиться расписаниями и объявлениями. Это также облегчает сотрудникам возможность запрашивать выходные и решать вопросы с заработной платой, такие как пропущенные отметки.

Учет рабочего времени в ресторанах

Программное обеспечение для учета рабочего времени в ресторанах — это необходимый инструмент. Благодаря программному обеспечению для учета рабочего времени сотрудники выходят и уходят из работы одним нажатием кнопки. Кроме того, программное обеспечение синхронизируется напрямую с вашей системой расчетов заработной платы для автоматического расчета отработанных часов.

Программное обеспечение для учета рабочего времени также может помочь предотвратить преждевременные отметки о начале работы, что позволяет снизить затраты на труд. Решается проблема с принудительными перерывами и длиной смен. Программное обеспечение быстро рассчитает переработку и сохранит надежные записи о часах работы вашей команды.

Автоматизация расчета заработной платы

Использование программного обеспечения для управления персоналом в ресторане — это отличная альтернатива найму специалиста по расчету заработной платы или предоставлению вашему бухгалтерскому отделу дополнительной нагрузки для расчета заработной платы. Вместо этого все рабочие часы отслеживаются, а заработная плата рассчитывается мгновенно в Shifton. Это автоматизирует расчеты заработной платы, оплату сверхурочных, удержание налогов и льгот. Здесь нет необходимости полагаться на ручные расчеты, поэтому у вас будет меньше ошибок в расчетах заработной платы и вы потратите меньше времени за компьютером.

Поскольку каждый тип программного обеспечения, который мы указали, полезен, получение всего этого в одном инструменте — это дар Божий. Именно это предлагает Shifton рестораторам. Программное обеспечение для расчета заработной платы интегрировано напрямую с вашими часами работы и программным обеспечением для составления расписания в Shifton, и вы получаете единое пространство для большинства управленческих задач и операций.

Какие преимущества использования программного обеспечения для управления ресторанами?

Самые значительные преимущества Shifton для целей управления рестораном следующие:

• Общая среда для менеджеров и сотрудников для общения и предоставления мгновенной обратной связи.
• Инструмент, который подходит для всех, сочетающий функции программного обеспечения для управления временем, инструментов управления задачами, HR-инструментов, составителя расписания и канала для коммуникации.
• Предоставляет настраиваемый многоуровневый доступ к своим функциям, которыми могут пользоваться менеджеры и сотрудники на разных уровнях.
• Автоматизирует большинство процессов, которые ранее вам приходилось держать в уме или выполнять вручную.

Таким образом, используя программное обеспечение для управления ресторанами, вы улучшаете работу всего ресторанного бизнеса, устраняете возможности ошибок и недостатков, и проще управляете своей командой. Результаты хороши для вас как для менеджера, так как вы работаете эффективно и без стресса, и для вашей команды, так как её члены могут удовлетворить своих клиентов и получить достойные награды за свои усилия.

Выбор правильных типов расписаний для сотрудников напрямую влияет на продуктивность, удовлетворённость работой и эффективность бизнеса. Хорошо структурированное рабочее расписание обеспечивает надлежащий набор персонала, минимизирует конфликты и согласовывает доступность сотрудников с потребностями компании. Работодатели должны учитывать требования отрасли, рабочие часы и предпочтения работников, чтобы определить лучшее рабочее расписание для своей команды. Это руководство исследует различные типы рабочих графиков, включая сменные, гибкие и специально отраслевые варианты, помогая менеджерам создавать оптимизированное расписание, поддерживающее как цели бизнеса, так и благополучие сотрудников.

Что такое рабочие расписания?

Рабочий график определяет, когда от сотрудников ожидается выполнение их служебных обязанностей. Он описывает рабочие дни, часы и смены, обеспечивая структурированную работу. Компании внедряют различные типы рабочих расписаний на основе отраслевых требований, контрактов сотрудников и нагрузок.

Некоторые организации следуют регулярному графику работы, как стандартная модель с 9 до 5, в то время как другие выбирают смены с ротацией, сжатые рабочие недели или полностью гибкие настройки. Выбор правильного графика улучшает эффективность, предотвращает выгорание и способствует балансу между работой и личной жизнью.

Типы рабочих смен

Компании с расширенными часами работы или услугами 24/7 полагаются на сменные рабочие графики для обеспечения непрерывного покрытия. Ниже представлены наиболее распространённые примеры графиков смен, используемые в разных отраслях.

9 самых распространённых графиков смен для бизнеса

Выбор правильных типов графиков обеспечивает эффективную работу, удовлетворённость сотрудников и соблюдение трудового законодательства. Ниже представлены девять наиболее часто используемых типов рабочих графиков в различных отраслях.

#1 Стандартный

Стандартное рабочее расписание обычно следует графику 9-5 или 8-5, с понедельника по пятницу, составляя пример 40-часовой рабочей недели. Это самая традиционная настройка, типичная для корпоративных офисов, административных должностей и образовательных учреждений.

Плюсы:

• Предсказуемые часы, способствующие стабильному балансу между работой и личной жизнью.
• Сотрудники знают свой недельный график, что улучшает продуктивность.
• Идеально для ролей, требующих сотрудничества и встреч в рабочие часы.

Минусы:

• Может не подходить для бизнеса, требующего расширенных рабочих часов.
• Ограниченная гибкость для сотрудников, предпочитающих альтернативные графики.

#2 Фиксированный

Фиксированный график означает, что сотрудники работают одинаковое количество часов каждую неделю без изменений. Эта структура распространена в розничной торговле, производстве и в службах поддержки клиентов. Например, работник розничной торговли может всегда работать с 10 утра до 6 вечера в будние дни.

Плюсы:

• Предсказуемые смены улучшают стабильность сотрудников.
• Проще для менеджеров планировать потребности в персонале.
• Сотрудники могут планировать личные обязательства на основе рабочего времени.

Минусы:

• Меньшая гибкость как для сотрудников, так и для работодателей.
• Может не соответствовать внезапным потребностям бизнеса или сезонным колебаниям.

#3 Полный рабочий день

График полного рабочего дня обычно состоит из 40-часовой рабочей недели, распределенной по пяти или более дням. Большинство полных рабочих позиций следуют стандартному графику, но существуют вариации в зависимости от требований отрасли.

Плюсы:

• Сотрудники получают полные преимущества, такие как медицинская страховка и оплачиваемый отпуск.
• Стабильный доход и возможности карьерного роста.
• Обеспечивает консистентность в команде во время сотрудничества.

Минусы:

• Долгие часы могут привести к выгоранию без надлежащих перерывов.
• Меньшая гибкость для сотрудников, стремящихся сохранить баланс между работой и личной жизнью.

#4 Неполный рабочий день

График неполного рабочего дня состоит из меньшего количества часов, чем штатный график, обычно менее 30 часов в неделю. Эти графики могут варьироваться и быть гибкими в зависимости от соглашений между работодателем и сотрудником.

Плюсы:

• Предоставляет гибкость для сотрудников, которым нужна более лёгкая рабочая нагрузка.
• Экономически выгодно для бизнеса, так как частичные работники могут не требовать полных льгот.
• Идеально для студентов, родителей и сезонных работников.

Минусы:

• Отсутствие льгот, таких как медицинская страховка.
• Доход может быть нестабильным.
• График может быть непостоянным, что влияет на баланс между работой и личной жизнью.

#5 Сменный

Сменный график назначает сотрудников на разные временные слоты, охватывая цикл работы, занимающий 24 часа. Такие отрасли, как здравоохранение, гостиничный бизнес и транспорт, значительно полагаются на различные графики смен, чтобы обеспечить круглосуточное обслуживание.

Типы сменной работы:

• Фиксированные смены – сотрудники работают одну и ту же смену каждый день.
• Ротационные смены – сотрудники чередуют утренние, вечерние и ночные смены.
• Раздельные смены – работа разделена на два отдельных блока в день.

Плюсы:

• Обеспечивает непрерывную работу бизнеса.
• Предоставляет возможности трудоустройства для тех, кто предпочитает нестандартные часы работы.
• Помогает бизнесу эффективно справляться с колебаниями нагрузки.

Минусы:

• Ночные смены могут негативно сказаться на здоровье из-за нарушенных режимов сна.
• Сотрудники могут испытывать трудности с непостоянными часами работы.

#6 Графики для подрядчиков или фрилансеров

Подрядчики и фрилансеры не работают по типичному графику. Вместо этого они работают на основе дедлайнов или проектных заданий. Эти профессионалы, часто занятые в области технологий, дизайна и создания контента, сами устанавливают своё рабочее время.

Плюсы:

• Максимальная гибкость как для работодателей, так и для работников.
• Экономия для бизнеса, которому нужны специализированные навыки для краткосрочных проектов.
• Отсутствие обязательств по долгосрочным трудовым договорам.

Минусы:

• Меньше стабильности для фрилансеров, которые зависят от постоянного дохода.
• Работодатели могут сталкиваться с трудностями в управлении внешними командами.
• Коммуникация и координация могут быть сложными с удалёнными работниками в разных часовых поясах.

#7 Непредсказуемый график

Непредсказуемый график меняется еженедельно или ежедневно в зависимости от потребностей бизнеса. Это распространено в отраслях с колеблющимися нагрузками, таких как ритейл, гостеприимство и работа в гиганомике. Сотрудники могут иметь различные смены, что затрудняет планирование личных обязательств.

Плюсы:

• Обеспечивает бизнесу гибкость трудовых ресурсов.
• Сотрудники могут брать смены в зависимости от доступности.
• Полезно для управления сезонными или резкими пиками нагрузки.

Минусы:

• Отсутствие стабильности для сотрудников, что затрудняет финансовое планирование.
• Может привести к неудовлетворенности работой, если смены часто меняются без предупреждения.
• Менеджерам сложнее поддерживать согласованный график команды.

#8 Сжатый график

Сжатый график уменьшает стандартные рабочие часы в течение меньшего количества дней. Самый распространённый пример — график 4-10, когда сотрудники работают четыре десятичасовых дня вместо традиционной пятидневной рабочей недели. Другая вариация — график 9/80, когда сотрудники работают 80 часов за девять дней вместо десяти.

Плюсы:

• Предоставляет сотрудникам дополнительные выходные для личного времени.
• Сокращает время и затраты на поездки на работу.
• Помогает бизнесу увеличить часы работы без найма дополнительного персонала.

Минусы:

• Длинные рабочие дни могут привести к усталости и снижению продуктивности.
• Не подходит для бизнеса, где требуется ежедневное покрытие.
• Может создать сложности в управлении обслуживанием клиентов или временем отклика.

#9 Ротационный график

Ротационный график переводит сотрудников через разные временные слоты в течение заданного периода. Например, медсестры могут работать утреннюю смену одну неделю, вечернюю смену на следующей, а затем ночную смену.

Типы ротационных графиков:

• Медленная ротация: смены изменяются каждые несколько недель.
• Быстрая ротация: смены изменяются каждые несколько дней.

Плюсы:

• Распределяет рабочую нагрузку справедливо среди сотрудников.
• Предотвращает выгорание от повторяющихся смен.
• Обеспечивает наличие кадров для бизнеса в любое время суток.

Минусы:

• Сложно для сотрудников адаптироваться к изменяющимся часам.
• Может нарушить циклы сна и общее самочувствие.
• Требует тщательного планирования для предотвращения недовольства сотрудников.

Каждый тип графика имеет свои уникальные преимущества и сложности. Бизнесу следует тщательно оценивать требования отрасли, нужды сотрудников и операционные цели перед выбором наилучшего рабочего графика для своей команды.

14 Альтернативных типов смен

Традиционные сменные графики не всегда подходят для каждой бизнес-модели. Во многих отраслях требуется гибкость для учета колеблющихся нагрузок, сезонного спроса и нужд сотрудников. Ниже представлены 14 альтернативных типов графиков, которые бизнес может внедрить для оптимизации операций, поддерживая баланс между работой и личной жизнью.

1) Раздвоенные смены

Раздвоенная смена делит рабочий день сотрудника на два отдельных сегмента с существенным перерывом между ними. В отличие от стандартного графика с коротким обеденным перерывом, этот тип смен зачастую включает в себя длительный разрыв между рабочими часами.

Пример:

Работник ресторана может работать с 8 до 12 часов утра, сделать перерыв, а затем вернуться с 17 до 21 часа, чтобы справляться с максимальной загрузкой на ужин.

Плюсы:

• Позволяет бизнесу принимать сотрудников на работу в часы пик, снижая затраты на рабочую силу в периоды спада.
• Сотрудники могут использовать долгие перерывы для личных задач, отдыха или даже вторичной работы.
• Полезно для отраслей, таких как пищевая промышленность, транспорт и обслуживание клиентов, где потребность колеблется в течение дня.

Минусы:

• Длительные рабочие дни могут казаться утомительными, несмотря на длинные перерывы.
• Сотрудники могут испытывать трудности с эффективным управлением временем между сменами.
• Не подходит для работников, предпочитающих непрерывный рабочий график.

2) Смены выходного дня

Некоторым бизнесам требуется персонал в выходные дни, либо для обслуживания клиентов, либо для поддержания непрерывных операций. График смены выходного дня назначает сотрудникам работу в субботу и воскресенье, часто с выходными в будние дни.

Пример:

Администратор в отеле может работать по графику с четверга по понедельник, с выходными во вторник и среду.

Плюсы:

• Необходим для таких отраслей, как гостиничный бизнес, здравоохранение и розничная торговля, где наблюдается большое количество клиентов в выходные.
• Сотрудники, предпочитающие выходные в будние дни (например, родители, студенты), выигрывают от такого графика.
• Часто сопровождается денежными стимулами или дифференциацией смен.

Минусы:

• Сотрудники могут чувствовать оторванность от семьи и друзей, которые работают по обычному графику.
• Смены в выходные дни могут быть менее предпочтительными, что приводит к высокой текучести кадров.

3) Смены по вызову

Смена по вызову требует, чтобы сотрудники были доступны для работы при необходимости, но не гарантирует им определённые часы. Они должны оставаться на связи и быть готовыми приступить к работе в короткие сроки.

Пример:

Врач может быть дежурным ночью, готовым прийти, если у пациента возникнет экстренная ситуация.

Плюсы:

• Обеспечивает немедленную реакцию на срочные производственные требования.
• Распространено в здравоохранении, IT-поддержке и экстренных службах, где возникают непредсказуемые ситуации.
• Сотрудники могут получать компенсацию даже если их не вызывают.

Минусы:

• Непредсказуемость затрудняет планирование личного времени сотрудниками.
• Постоянная доступность может быть стрессовой и привести к профессиональному выгоранию.
• Некоторые трудовые законы требуют компенсации за дежурный статус, что увеличивает затраты на оплату труда.

4) Сверхурочные Смены

Сверхурочная смена происходит, когда сотрудник работает вне своего расписания, часто превышая стандартное 40-часовое расписание работы в неделю. Сверхурочные обычно оплачиваются по более высокой ставке.

Пример:

Рабочий на заводе может работать на 10 часов больше в периоды пикового производства, зарабатывая 1.5 раза больше своей обычной ставки.

Плюсы:

• Предоставляет сотрудникам возможности для дополнительного дохода.
• Помогает бизнесам удовлетворять возросший спрос без найма дополнительного персонала.
• Полезно в таких отраслях, как логистика, здравоохранение и производство.

Минусы:

• Может привести к усталости сотрудников и снижению производительности.
• Может привести к увеличению затрат на оплату труда.
• Долгосрочная зависимость от сверхурочной работы может указывать на плохое планирование рабочей силы.

5) Гибкие Смены

Гибкий график позволяет сотрудникам устанавливать свои рабочие часы в рамках заданной структуры. Вместо стандартного расписания они могут начинать и заканчивать работу в различное время в зависимости от личных предпочтений и производственных требований.

Пример:

Разработчик программного обеспечения может выбрать работу с 7:00 до 15:00 вместо традиционного расписания с 9 до 5.

Плюсы:

• Улучшает баланс между работой и личной жизнью, снижая стресс у сотрудников.
• Повышает продуктивность, позволяя сотрудникам работать в наиболее производительное время.
• Привлекает лучших специалистов, особенно среди удалённых работников и в отраслях, где важны знания.

Минусы:

• Требует доверия между работодателями и сотрудниками, чтобы гарантировать выполнение работы.
• Может создавать трудности для координации командных встреч и сотрудничества.
• Не подходит для отраслей, где требуется строгое покрытие смен, таких как здравоохранение или розничная торговля.

6) Сезонные или Временные Смены

Сезонный график работы назначает сотрудникам работу только в определённые периоды года, обычно в отраслях с флуктуирующим спросом. Временные смены могут использоваться для специальных проектов или краткосрочного трудоустройства.

Пример:

Работники розничной торговли, нанятые на Чёрную пятницу и в сезон праздников, или сельскохозяйственные работники, приглашённые на сбор урожая.

Плюсы:

• Помогает бизнесу эффективно управлять пиковым спросом.
• Предоставляет возможности трудоустройства для временных работников.
• Сокращает затраты, связанные с наймом постоянного персонала.

Минусы:

• Сезонные работники могут требовать обширного обучения, увеличивая время адаптации.
• Временное трудоустройство лишено стабильности, что ведет к высокой текучести кадров.
• Бизнес должен повторно нанимать и обучать новых сотрудников каждый сезон.

7) Нерегулярный Рабочий График

Нерегулярный рабочий график часто меняется, не имея установленной схемы. Сотрудники могут работать в разное время каждую неделю в зависимости от производственных потребностей.

Пример:

Бармен может работать в понедельник вечером на одной неделе, затем в субботу утром на следующей.

Плюсы:

• Предлагает бизнесу максимальную гибкость в планировании расписания.
• Полезно для покрытия неожиданных отсутствий или изменений в рабочей нагрузке.
• Помогает оптимизировать уровни штатного расписания без избыточного персонала.

Минусы:

• Усложняет личное планирование для сотрудников.
• Может вызывать усталость из-за несоответствующих режимов сна.
• Высокая непредсказуемость может привести к неудовлетворенности сотрудников.

8) Без Установленного Расписания

Отсутствие установленного расписания означает, что сотрудники не имеют заранее определённых рабочих часов или смен. Вместо этого они работают по мере необходимости, часто с коротким сроком уведомления. Такой тип рабочего графика часто встречается в гиг-бизнесе, фриланс-работе и в некоторых розничных или гостиничных позициях.

Пример:

Водитель по вызову входит в приложение, когда он доступен для принятия поездок. Фрилансер-дизайнер берет проекты по требованию.

Плюсы:

• Максимальная гибкость для работников, предпочитающих выбирать собственные часы.
• Полезно для бизнесов с непредсказуемой рабочей нагрузкой.
• Снижает необходимость в проверке и корректировке расписания.

Минусы:

• Сотрудники могут сталкиваться с нестабильностью дохода из-за непредсказуемых часов.
• Бизнесам сложнее обеспечивать постоянное покрытие рабочих мест.
• Работники могут не иметь возможности эффективно планировать личное время.

9) График Смен Питмана

График смен Питмана представляет собой ротационную систему, часто используемую в отраслях, требующих круглосуточного покрытия. Сотрудники работают две или три 12-часовые смены подряд, после чего следуют выходные дни. Цикл обычно повторяется каждые две недели.

Пример:

Охранник работает в понедельник и вторник (по 12 часов), отдыхает в среду и четверг, затем работает с пятницы по воскресенье. На следующей неделе график меняется наоборот.

Плюсы:

• Каждому сотруднику предоставляется полноценных выходных каждые две недели.
• Уменьшает частоту поездок на работу, поскольку сотрудники работают дольше.
• Сотрудники имеют несколько выходных дней подряд, что позволяет восстанавливаться.

Минусы:

• 12-часовые смены могут быть физически и психически утомительными.
• Может не подойти работникам, которые предпочитают традиционный график с 40-часовой рабочей неделей.
• Ошибки в расписании могут привести к пробелам в покрытии.

10) График смены Дюпон

График смены Дюпон — это четырехнедельный цикл, в котором сотрудники чередуются между дневными и ночными сменами с предусмотренными днями отдыха. Этот график предоставляет целую неделю отдыха каждые четыре недели.

Пример:

На производственном предприятии график такой:

1. Четыре ночных смены → Три дня отдыха
2. Три дневные смены → Один день отдыха
3. Три ночные смены → Три дня отдыха
4. Четыре дневные смены → Семь дней отдыха

Плюсы:

• Обеспечивает непрерывные бизнес-операции, предоставляя сотрудникам продолжительные периоды отдыха.
• Предоставляет целую неделю отдыха каждый месяц, улучшая баланс между работой и личной жизнью.
• Справедливо распределяет ночные и дневные смены между всеми сотрудниками.

Минусы:

• Ротация между ночными и дневными сменами может нарушать режим сна.
• Продолжительные рабочие часы могут привести к выгоранию.
• Требует точного планирования, чтобы избежать недоукомплектованности персонала.

11) Смена Келли

График смены Келли используется в пожарных и экстренных службах. Он основан на 9-дневном цикле, где сотрудники работают по 24 часа с последующими 48 часами отдыха.

Пример:

Пожарный работает в понедельник (24 часа), затем у него выходные во вторник и среду, и он снова работает 24 часа в четверг.

Плюсы:

• Предоставляет продолжительные периоды отдыха после каждой смены, что способствует восстановлению.
• Помогает поддерживать круглосуточное покрытие без чрезмерных сверхурочных.
• Меньше дней на поездки на работу в месяц, что снижает транспортные расходы.

Минусы:

• 24-часовые смены очень утомительны физически и умственно.
• Не подходит для ролей, требующих постоянной умственной внимательности.
• Сотрудники могут испытывать недостаток сна во время смен.

12) График 2-2-3

График 2-2-3, также известный как график Панама, работает на ротационной основе с двумя рабочими днями, двумя выходными, тремя рабочими днями. Сотрудники работают 12-часовые смены, гарантируя круглосуточное покрытие бизнеса.

Пример:

Неделя 1: Понедельник-вторник (работа), среда-четверг (выходные), пятница-воскресенье (работа)
Неделя 2: Понедельник-вторник (выходные), среда-четверг (работа), пятница-воскресенье (выходные)

Плюсы:

• Сотрудники никогда не работают более трех дней подряд.
• Обеспечивает каждому сотруднику выходные каждые две недели.
• Поддерживает справедливое распределение рабочих часов между командами.

Минусы:

• Сотрудники должны приспосабливаться к работе по выходным каждую вторую неделю.
• 12-часовые смены могут быть утомительными со временем.

13) График 4-10

График 4-10 позволяет сотрудникам работать четыре 10-часовых дня вместо пяти 8-часовых, предоставляя дополнительный выходной каждый неделю.

Пример:

ИТ-специалист работает с понедельника по четверг с 7 до 17 часов и имеет выходные с пятницы по воскресенье.

Плюсы:

• Сотрудники получают дополнительный выходной, улучшая баланс между работой и личной жизнью.
• Меньше поездок на работу снижает транспортные расходы и время.
• Длительные смены означают меньшее количество смен, улучшая рабочий процесс.

Минусы:

• Более длинные ежедневные смены могут привести к истощению.
• Не подходит для бизнеса, требующего покрытия пять дней в неделю.

14) 9/80

График 9/80 — это сжатая рабочая неделя, в которой сотрудники работают 80 часов за девять дней вместо десяти, получая дополнительный выходной каждые две недели.

Пример:

• Первая неделя: четыре 9-часовых смены (с понедельника по четверг), одна 8-часовая смена (пятница)
• Вторая неделя: четыре 9-часовых смены (с понедельника по четверг), пятница выходной

Плюсы:

• Предоставляет трехдневные выходные каждые две недели.
• Сотрудники работают немного дольше, но сохраняют регулярный график.
• Общеупотребимо в инженерии, госслужбе и корпоративных средах.

Минусы:

• Составление расписания требует тщательного отслеживания еженедельных часов для соблюдения трудового законодательства.
• Сотрудникам необходимо адаптироваться к более длинным рабочим дням без выгорания.

Другие графики работы

Некоторые компании требуют нетрадиционных методов планирования, чтобы сбалансировать операционную эффективность и потребности сотрудников. Ниже приведены несколько дополнительных типов графиков, которые предлагают гибкость и адаптивность в современной рабочей силе.

#1 Удалённое расписание работы

Удалённый график работы позволяет сотрудникам работать из дома или любого другого места вне офиса. Эта форма работы стала популярной благодаря достижениям в технологиях и росту инструментов цифрового сотрудничества.

Пример:

Маркетинговый консультант работает из дома и сам устанавливает своё рабочее время при условии соблюдения сроков и участия в виртуальных встречах.

Плюсы:

• Увеличивает производительность сотрудников за счёт уменьшения офисных отвлекающих факторов.
• Устраняет время на дорогу до работы, улучшая баланс между работой и личной жизнью.
• Расширяет возможности найма за пределами географических ограничений.

Минусы:

• Требует высокой самодисциплины и управления временем.
• Сотрудничество может быть затруднительным без личных встреч.
• Работодатели должны вкладываться в безопасность удалённой работы и коммуникационные инструменты.

#2 Гибридный график работы

Гибридный график работы сочетает офисную и удалённую работу, позволяя сотрудникам делить своё время между этими средами.

Пример:

Бухгалтер работает в офисе в понедельник и среду, а удалённо — во вторник, четверг и пятницу.

Плюсы:

• Предоставляет гибкость при сохранении личного взаимодействия.
• Снижает затраты на офис и позволяет лучше использовать пространство.
• Дает сотрудникам больше контроля над рабочей средой.

Минусы:

• Планирование офисных дней может быть сложным для координации команд.
• Сотрудники могут испытывать трудности с соблюдением постоянного режима.
• Требуется надежная технология для бесшовной коммуникации.

#3 Разделение должности

Разделение должности происходит, когда два сотрудника делят обязанности одной полной позиции. Каждый из них несёт ответственность за часть работы, работая, как правило, на неполный рабочий день.

Пример:

Два специалиста по кадрам делят одну позицию — один работает с понедельника по среду, другой — с четверга по пятницу.

Плюсы:

• Позволяет компаниям сохранять опытных сотрудников, нуждающихся в сокращенных часах.
• Помогает сотрудникам поддерживать баланс между работой и личной жизнью, сохраняя карьеру.
• Повышает разнообразие на рабочем месте, учитывая различные потребности.

Минусы:

• Требует бесперебойной коммуникации между сотрудниками, делящими должность.
• Может привести к путанице, если задачи и обязанности не определены чётко.
• Планирование должно быть тщательно управляемым, чтобы избежать сбоев в рабочем процессе.

#4 Контракты с нулевыми часами

Контракт с нулевыми часами означает, что работодатель не обязан предоставлять определённое количество рабочих часов, а сотрудник не обязан принимать предложенную работу. Этот вид графика работы сотрудников распространён в сфере гостеприимства, розничной торговли и на временных работах.

Пример:

Работник ресторана вызывается на работу только при высокой нагрузке, но у него нет гарантированных смен каждую неделю.

Плюсы:

• Предоставляет компаниям гибкую рабочую силу в периоды пиковых нагрузок.
• Позволяет сотрудникам принимать или отклонять смены в зависимости от доступности.
• Снижает затраты на заработную плату при низком спросе на бизнес.

Минусы:

• Сотрудники сталкиваются с нестабильностью дохода из-за непредсказуемости рабочих часов.
• Отсутствие гарантии работы может привести к низкому моральному уровню сотрудников.
• В некоторых странах существуют строгие трудовые законы, регулирующие контракты с нулевыми часами.

#5 Постоянная неполная занятость

Постоянный график с неполным рабочим днём предлагает сотрудникам фиксированное количество часов в неделю, но ниже порога для полного рабочего дня. В отличие от случайной или временной работы, постоянные сотрудники с неполным днём получают льготы, такие как оплачиваемый отпуск и гарантия работы.

Пример:

Представитель службы поддержки работает 25 часов в неделю по установленному графику: с понедельника по пятницу, с 9:00 до 14:00.

Плюсы:

• Обеспечивает стабильность при сохранении сокращённого рабочего времени.
• Помогает компаниям удерживать квалифицированных сотрудников, предпочитающих неполную занятость.
• Сотрудники получают льготы, работая меньше часов, чем штатные сотрудники.

Минусы:

• Сотрудники могут упустить возможность получения полной занятости, включая карьерный рост.
• Распределение рабочей нагрузки может быть затруднительным, если сотрудники на неполном рабочем дне выполняют важные задачи.

Смены по отраслям

Графики работы варьируются в зависимости от требований отрасли. Некоторые секторы требуют круглосуточного покрытия, в то время как другие работают по стандартным рабочим часам. Выбор правильных типов графиков обеспечивает эффективность, удовлетворённость сотрудников и соблюдение трудового законодательства.

Графики работы в строительстве

Строительные проекты используют различные типы графиков в зависимости от сроков, погодных условий и доступности рабочей силы. Многие рабочие работают с 8 до 5, но некоторые проекты требуют расширенных или ротационных смен, чтобы уложиться в сроки. Сверхурочная работа часто распространена, особенно к окончанию проекта. Некоторые строительные площадки используют график 9/80, где сотрудники работают 80 часов за девять дней и имеют каждый второй пятницу выходной.

Рабочие также могут следовать сжатому графику, например, четыре 10-часовых смены, что позволяет уменьшить количество рабочих дней в неделю. Сезонные проекты часто опираются на временные и контрактные графики, когда рабочие нанимаются на определённые этапы строительства.

К трудностям в планировании строительства относятся непредсказуемые задержки из-за погоды, изменения в проекте и обеспечение безопасности работников в течение длительных смен. Правильное планирование помогает поддерживать эффективность без чрезмерной нагрузки на сотрудников.

Графики работы для медицинских работников

Медицинским работникам требуется круглосуточное покрытие, что приводит к высокоорганизованным, но требовательным графикам. Большинство больниц и клиник используют ротационные графики, когда сотрудники работают в разные смены каждую неделю для баланса нагрузки. Общие смены включают:

• Дневная смена (с 8:00 до 16:00)
• Вечерняя смена (16:00 — 00:00)
• Ночная смена (00:00 — 08:00)

Некоторые больницы внедряют графики Питмана или Дюпон, обеспечивая непрерывный уход за пациентами и длительные периоды отдыха. Персонал скорой помощи и реанимации часто работает по 12-часовым сменам, например, 2-2-3, где два дня работы, два дня отдыха и три дня работы.

Дежурные смены распространены в экстренной медицине, требуя, чтобы персонал был доступен без фиксированного графика. Сверхурочные часы являются обычным явлением, что может привести к выгоранию, если их не контролировать. Гибкое планирование, совместная занятость и удаленные консультации помогают снизить нагрузку на медицинских работников.

Рабочие графики для юридических фирм

Юридические фирмы обычно придерживаются графика с 9 до 17, но обычно рабочие нагрузки выходят за рамки традиционного рабочего времени. Многие адвокаты работают 50-60 часов в неделю, иногда включая выходные. Младшие сотрудники часто работают по непредсказуемому графику, определяемому требованиями клиентов и сроками судов.

Некоторые юридические фирмы вводят сокращенные графики, позволяя адвокатам работать больше часов в течение меньшего количества дней. Удаленные и гибридные графики становятся все более распространенными, особенно для юридических исследований и консультаций с клиентами. Параюристы и вспомогательный персонал часто работают по стандартным графикам, хотя судебные дела могут требовать сверхурочной работы.

Балансировка рабочих нагрузок в юридических фирмах является сложной задачей из-за непредсказуемых потребностей дел. Правильное управление рабочим графиком сотрудника гарантирует продуктивность персонала при предотвращении выгорания.

Как создать рабочие графики для сотрудников?

Создание рабочего графика для сотрудников требует стратегического планирования для уравновешивания потребностей бизнеса с доступностью сотрудников. Хорошо структурированный рабочий график повышает продуктивность, снижает конфликты и гарантирует бесперебойную работу. Ниже приведены ключевые шаги для разработки эффективного рабочего графика для сотрудников.

1. Определите ресурсы

Перед созданием графика оцените доступные ресурсы, включая численность рабочей силы, навыки и операционные нужды. Определите ключевые роли, требующие полного рабочего времени, и области, где могут работать частные или контрактные работники. Учитывайте распределение рабочей нагрузки, чтобы предотвратить выгорание сотрудников при поддержании эффективности бизнеса.

2. Перечислите нужды для каждой категории смен

Определите количество сотрудников, необходимых для каждой смены, и их роли. Если бизнес работает с 8 до 17, обеспечьте достаточное покрытие в течение дня. Для 24/7 операций планируйте смены как дневные, вечерние и ночные ротации. Бизнесы с изменяющимся спросом должны рассматривать сезонное или гибкое планирование.

3. Ожидайте спрос

Анализируйте пиковые часы работы бизнеса, сезонные тренды и колебания рабочей нагрузки. Розничные магазины могут нуждаться в большем количестве сотрудников по выходным, в то время как больницы требуют постоянного 24/7 покрытия. Изучение прошлых графиков сотрудников помогает предсказать будущие потребности и избежать нехватки или избытка персонала.

4. Соберите предпочтения сотрудников

Учитывайте доступность и предпочтения сотрудников при создании графиков. Некоторые работники могут предпочитать утренние смены, в то время как другие лучше работают вечером. Сбор мнений повышает удовлетворенность работой и снижает количество прогулов.

5. Проанализируйте прошлые графики

Анализируйте примеры прошлых рабочих графиков для выявления неэффективности. Ищите тенденции в заменах смен, частых прогулах или конфликтов в расписании. Скорректируйте новый график, чтобы решить повторяющиеся проблемы и улучшить управление рабочей силой.

6. Создайте план замены

Неожиданные отсутствия могут нарушить рабочий процесс. Создайте резервный план, поддерживая список сотрудников, доступных для дежурных смен или сверхурочной работы. Использование примера рабочего графика с назначенным резервным персоналом предотвращает проблемы с расписанием в последнюю минуту.

7. Изучите законы

Обеспечьте соответствие трудовому законодательству и отраслевым нормам. Проверьте правила по поводу запланированных часов, выплаты за сверхурочную работу, перерывов и прав сотрудников. Несоблюдение может привести к юридическим вопросам и снижению удовлетворенности сотрудников.

8. Используйте планировщик расписания

Ручное создание различных расписаний может быть трудоемким и склонным к ошибкам. Shifton — это приложение для управления задачами, разработанное для автоматизации планирования смен, составления графиков сотрудников и балансировки рабочей нагрузки. С Shifton бизнес может:

• Автоматизировать назначение смен на основе потребностей в рабочей нагрузке.
• Позволить сотрудникам запрашивать замену смен и управлять доступностью.
• Снижать ошибки в составлении расписания с помощью оптимизации на основе ИИ.
• Улучшать рабочие графики с помощью корректировок в реальном времени.

Использование программного обеспечения для управления задачами, такого как Shifton, упрощает планирование типов графиков, обеспечивая эффективность и сокращая административную нагрузку.

9. Опубликуйте расписание

Как только рабочий график для сотрудников составлен, поделитесь им с командой заранее. Используйте приложения для управления задачами или внутренние средства коммуникации, чтобы уведомить сотрудников и позволить им ознакомиться со своими сменами. Прозрачность в составлении расписания предотвращает конфликты в последнюю минуту и улучшает координацию рабочего процесса.

Почему важно составление рабочего графика?

Структурированный рабочий график для сотрудников обеспечивает операционную эффективность, удовлетворенность персонала и соответствие трудовому законодательству. Без хорошо организованного бизнес-графика компании сталкиваются с прогулами, выгоранием сотрудников и снижением производительности. Ниже приведены ключевые причины, почему правильный рабочий график для сотрудников важен.

1. Улучшенный удержание сотрудников

Хорошо спланированный рабочий график для сотрудников снижает стресс и гарантирует справедливое распределение смен. Сотрудники, получающие предсказуемые рабочие часы, менее склонны к выгоранию или неудовлетворению работой, что приводит к более низким показателям текучести. Бизнес, предлагающий гибкие варианты расписания, удерживает топовых специалистов, учитывая личные обязательства и баланс между работой и личной жизнью.

2. Улучшенная производительность сотрудников

Оптимизированный график рабочего времени согласует доступность сотрудников с пиковыми часами работы, обеспечивая присутствие персонала, когда спрос наиболее высок. Назначение смен на основе продуктивности — например, планирование утренних смен для жаворонков — максимизирует эффективность. Сотрудники с корректным графиком работы сталкиваются с меньшим количеством отвлекающих факторов и поддерживают более высокий уровень производительности.

3. Гарантированное покрытие 24/7

Отрасли такие, как здравоохранение, обслуживание клиентов и охрана, требуют непрерывного покрытия. Внедрение различных рабочих графиков, таких как Питман, Дюпон или ротационные смены, обеспечивает эффективную работу бизнеса без разрывов в обслуживании. Правильный график работы предотвращает нехватку персонала, снижая операционные перебои.

4. Эффективное управление зарплатой

Четкий смысл рабочего графика помогает отслеживать рабочие часы сотрудников, сверхурочную работу и расходы на заработную плату. Компании, использующие программное обеспечение для управления задачами, автоматизируют отслеживание смен и обеспечивают соответствие трудовому законодательству по вопросам сверхурочной работы и перерывов. Правильное планирование расписаний предотвращает избыточные расходы на оплату труда из-за неэффективного планирования смен.

5. Сниженный стресс на работе

Организованный рабочий график для сотрудников предотвращает перегрузку персонала чрезмерными часами или непредсказуемыми сменами. Сотрудники со стабильным графиком работы испытывают меньше стресса, что улучшает их психическое здоровье и удовлетворенность на рабочем месте. Совместная работа, сжатые графики и гибкие режимы работы еще больше способствуют благополучию сотрудников.

6. Удовлетворительный баланс между работой и личной жизнью

Хороший рабочий график предоставляет сотрудникам достаточно времени для управления личными обязательствами наряду с рабочими. Графики, такие как гибридные модели работы, смены 4-10 или режим 9/80, предлагают длительные периоды отдыха без ущерба для производительности. Компании, которые придают приоритет балансу между работой и личной жизнью, привлекают и удерживают мотивированных сотрудников.

Как выбрать идеальный рабочий график для ваших сотрудников

Выбор лучшего рабочего графика требует балансирования потребностей бизнеса с предпочтениями сотрудников. Правильные типы расписаний повышают производительность, улучшают удовлетворенность работой и обеспечивают соблюдение трудового законодательства. При определении идеального рабочего графика учитывайте следующие факторы:

1. Потребности бизнеса

Определите основные операционные нужды компании. Некоторые отрасли, такие как здравоохранение и производство, требуют круглосуточного покрытия, в то время как другие работают по стандартному графику. Определите, подходит ли вашему бизнес-модели фиксированный, ротационный или гибкий график.

2. Предпочтения сотрудников

Успешный рабочий график учитывает нужды сотрудников. Некоторые работники предпочитают утренние смены, в то время как другие более продуктивны вечером. Гибкие варианты расписания, такие как удаленная работа или сжатые смены, помогают привлечь и удержать талант. Сбор отзывов сотрудников обеспечивает более высокую удовлетворенность работой.

3. Потребности клиентов и обслуживания

Розничные магазины, сфера гостеприимства и здравоохранение должны согласовывать расписания сотрудников с периодами пикового спроса. Если клиентский трафик наиболее высок по выходным, планирование смен на выходных обеспечивает оптимальное качество обслуживания. Анализ прошедших рабочих часов помогает предсказать потребности в персонале.

4. Соответствие трудовому законодательству

Каждый рабочий график для сотрудников должен соответствовать трудовым нормам, включая оплату за сверхурочную работу, перерывы на отдых и ограничения по рабочим часам. Некоторые юрисдикции ограничивают ночные смены или требуют определённые периоды перерывов. Игнорирование этих законов может привести к штрафам и неудовлетворенности сотрудников.

5. Масштабируемость и будущий рост

Хорошо разработанный рабочий график должен учитывать расширение бизнеса. По мере роста компаний сложности в составлении расписаний возрастают. Использование программного обеспечения для управления задачами, такого как Shifton, упрощает составление расписания для больших команд, автоматизируя назначение смен и снижая количество конфликтов.

Выбор лучшего рабочего графика включает в себя оценку целей компании, благополучия сотрудников и юридических требований. Внедрение корректных типов рабочих графиков повышает эффективность при сохранении здоровой рабочей среды.

Как выбрать идеальный рабочий график для ваших сотрудников

Выбор лучшего графика работы требует баланса между требованиями бизнеса и предпочтениями сотрудников. Правильные типы графиков повышают производительность, улучшают удовлетворенность работой и обеспечивают соблюдение трудового законодательства. При определении идеального рабочего графика учитывайте следующие факторы:

1. Потребности бизнеса

Определите основные операционные потребности компании. Некоторым отраслям, таким как здравоохранение и производство, требуется круглосуточное покрытие, в то время как другие работают по стандартному графику. Определите, подходит ли вашему бизнесу фиксированный, чередующийся или гибкий график.

2. Предпочтения сотрудников

Успешный рабочий график учитывает нужды сотрудников. Некоторые работники предпочитают утренние смены, в то время как другие более продуктивны вечером. Гибкие варианты расписания, такие как удаленная работа или сжатые смены, помогают привлечь и удержать талант. Сбор отзывов сотрудников обеспечивает более высокую удовлетворенность работой.

3. Потребности клиентов и обслуживания

Розничные магазины, сфера гостеприимства и здравоохранение должны согласовывать расписания сотрудников с периодами пикового спроса. Если клиентский трафик наиболее высок по выходным, планирование смен на выходных обеспечивает оптимальное качество обслуживания. Анализ прошедших рабочих часов помогает предсказать потребности в персонале.

4. Соответствие трудовому законодательству

Каждый рабочий график для сотрудников должен соответствовать трудовым нормам, включая оплату за сверхурочную работу, перерывы на отдых и ограничения по рабочим часам. Некоторые юрисдикции ограничивают ночные смены или требуют определённые периоды перерывов. Игнорирование этих законов может привести к штрафам и неудовлетворенности сотрудников.

5. Масштабируемость и будущий рост

Хорошо разработанный рабочий график должен учитывать расширение бизнеса. По мере роста компаний сложности в составлении расписаний возрастают. Использование программного обеспечения для управления задачами, такого как Shifton, упрощает составление расписания для больших команд, автоматизируя назначение смен и снижая количество конфликтов.

Выбор лучшего рабочего графика включает в себя оценку целей компании, благополучия сотрудников и юридических требований. Внедрение корректных типов рабочих графиков повышает эффективность при сохранении здоровой рабочей среды.

Как упростить рабочие графики с помощью Shifton

Управление типами рабочих графиков вручную может быть трудоемким и склонным к ошибкам, что приводит к конфликтам в графике, недостаточному штату и недовольству сотрудников. Shifton, продвинутое программное обеспечение управления задачами, упрощает весь процесс, обеспечивая бесперебойное планирование смен и управление персоналом.

Основные преимущества использования Shifton для планирования графиков работы

• Автоматизированное планирование смен – Shifton назначает смены на основе доступности сотрудников, их навыков и потребностей бизнеса, устраняя необходимость ручного составления графиков.
• Корректировка в реальном времени – Неожиданные изменения? Shifton позволяет быстро вносить изменения, обеспечивая полное покрытие графика без сбоев.
• Самостоятельное управление графиком – Работники могут обмениваться сменами, запрашивать время для отдыха и управлять своей доступностью, уменьшая административную нагрузку.
• Соответствие трудовому законодательству – Система обеспечивает соответствие рабочих часов с правилами сверхурочной работы, перерывами и местными трудовыми законами.

Как работает Shifton

1. Определите требования к смене – Установите необходимое количество сотрудников для каждой смены и укажите назначения, основанные на навыках.
2. Ввод доступности сотрудников – Сотрудники вводят свои предпочтительные смены и запросы на отпуск.
3. Автоматизированное планирование – Система генерирует оптимизированный рабочий график для сотрудников, балансируя нагрузку и обеспечивая справедливость.
4. Мгновенные уведомления – Сотрудники получают обновления в реальном времени о своем рабочем графике, обмене сменами или изменениях в расписании.
5. Отслеживание производительности – Менеджеры могут анализировать графики сотрудников, отслеживать посещаемость и выявлять неэффективности в расписании.

Shifton помогает компаниям всех размеров оптимизировать различные рабочие графики, уменьшать административную нагрузку и повышать общую эффективность рабочей силы. Независимо от того, управляете ли вы графиком 9-5, чередующимися сменами или удаленными рабочими графиками, Shifton предоставляет гибкое и масштабируемое решение, адаптированное к потребностям отрасли.

Использование Shifton гарантирует, что компании поддерживают оптимизированный рабочий график для сотрудников, минимизируя нарушения и улучшая удовлетворенность сотрудников.

Основные выводы

Выбор правильных типов графиков имеет решающее значение для эффективности бизнеса и удовлетворенности сотрудников. Ниже приведены ключевые инсайты из этого руководства:

• Разные отрасли требуют разных рабочих графиков – От стандартных графиков 9-5 до чередующихся смен, каждая компания должна выбрать модель, которая наилучшим образом соответствует ее операционным потребностям.
• Альтернативные типы смен повышают гибкость – Опции, такие как сжатая рабочая неделя, гибридные графики и гибкие смены, помогают сбалансировать производительность и благополучие сотрудников.
• Правильное планирование предотвращает выгорание и улучшает удержание – Хорошо структурированный рабочий график гарантирует, что сотрудники получают достаточный отдых и справедливое распределение смен.
• Технологии упрощают планирование рабочей силы – Использование приложений для управления задачами, таких как Shifton, автоматизирует планирование смен, снижает конфликты в расписании и повышает эффективность.
• Соблюдение трудового законодательства имеет важное значение – Работодатели должны обеспечивать соответствие рабочих часов правилам сверхурочной работы, нормам перерывов и местным трудовым законам.

Внедряя стратегические типы графиков, компании могут оптимизировать операции, повысить вовлеченность сотрудников и обеспечить долгосрочный успех.

Многие компании используют контактные центры как средство общения со своей клиентской базой. Способ, которым операторы общаются с абонентами, может привести к появлению новых клиентов, а также поддержанию здоровых отношений с давними клиентами.

Проблемы планирования графика колл-центра

Во многих случаях колл-центры работают от имени международных компаний. Менеджеры нанимают операторов, которые должны работать в разных часовых поясах. Это может привести к путанице с рабочими часами, сменами и распределением работников.

Это, в свою очередь, может повредить рабочему процессу колл-центров, привести к негативным отзывам и снижению доходов. Колл-центр может избежать этой ситуации, если внедрит правильное управление графиком работы. В настоящее время существует несколько типов графиков работы сотрудников:

Советский

Этот тип графика работы более подходит для колл-центров, работающих на локальные рынки. Сотрудники работают по 8-часовому графику с 1-часовым перерывом на обед. Операторы не могут выбирать время прерыва. Обед разрешается только спустя 4 часа с начала смены. Как правило, этот тип графика включает только две смены: с 8:00 до 16:00 и с 16:00 до 24:00.

Американский

Этот сценарий также предполагает 8-часовые смены. “Американский” тип не позволяет изменять время начала смен. Он не дает операторам возможности выбрать наиболее удобное время. При этом сценарий позволяет обедать в любое время в течение рабочего дня, а также запрашивать перерывы.

Британский

Британский тип графика считается наиболее эффективным для организации работы в колл-центрах. Он не только снижает затраты, но и повышает производительность сотрудников. Этот тип графика предлагает 4/8-часовые смены. Сотрудники могут выбирать, когда начинать свою смену, и могут делать обеденный перерыв в любое время в рабочее время.

Колл-центры, которые перейдут на “Британскую” модель управления рабочими часами, увидят значительное улучшение производительности и отношения своих сотрудников. В свою очередь, клиенты почувствуют, что общаются с профессионалами и получают высокий уровень обслуживания.

Средства планирования

Использование простых решений, таких как Microsoft Excel, недостаточно, чтобы составлять рабочие графики различной продолжительности и с разным количеством операторов. Их невозможно использовать для планирования графиков и отслеживания перерывов. Инструменты управления рабочей силой позволяют создавать идеальный график.

Сервис Shifton — это идеальное решение для настройки “Британского” графика для колл-центра. Сервис позволяет задавать время начала смены, позволяет брать перерывы и отпуска, поддерживает гибкое обеденное время. Он позволяет колл-центру создавать график для любого типа персонала.

Технологии предназначены для того, чтобы делать нашу жизнь легче, и в контексте бизнес-операций программное обеспечение для управления рабочими процессами полностью соответствует этому утверждению. Знаете ли вы, что это за особенный тип программного продукта? Возможно, вы хотите использовать программное обеспечение для планирования графиков ВМФ, чтобы обеспечить безупречную работу вашего персонала и бизнеса в целом, но пока не знаете, как это сделать. В этом случае наша статья может быть вам полезна.

Что такое управление рабочими процессами в контактных центрах?

Управление рабочими процессами в контактных центрах (WFM) — это стратегический подход к оптимизации штата, расписания и общей эффективности рабочих процессов в call-центрах. Он гарантирует, что необходимое количество агентов с нужными навыками доступно в нужное время для обработки взаимодействий с клиентами. Эффективные решения управления рабочими процессами в call-центрах используют аналитику, прогнозирование и автоматизацию на основе ИИ для улучшения как производительности сотрудников, так и удовлетворенности клиентов.

Основные элементы управления рабочими процессами в контактных центрах включают:

• Прогнозирование – Предсказание тенденций объема звонков для планирования потребностей в персонале.
• Управление – Мониторинг производительности агентов и распределения рабочей нагрузки.
• Создание расписания – Создание оптимизированных графиков смен для поддержания уровня сервиса.

Внедрив структурированное решение для управления рабочими процессами в call-центре, компании могут снизить расходы, повысить вовлеченность агентов и улучшить качество обслуживания клиентов.

Прогнозирование

Точное прогнозирование управления рабочими процессами в call-центре — это основа эффективных операций WFM в call-центре. Оно включает анализ исторических данных, сезонных тенденций и реального спроса для предсказания взаимодействий с клиентами. Основные методы прогнозирования включают:

• Анализ временных рядов – Использование прошлых паттернов объема звонков для предсказания будущего спроса.
• Прогнозирование рабочей нагрузки – Определение потребностей в штате на основе ожидаемых взаимодействий с клиентами через различные каналы (звонки, электронные письма, онлайн-чат и др.).
• Прогнозирование на основе ИИ – Использование алгоритмов машинного обучения для динамической коррекции прогнозов рабочей силы.

Хорошо структурированный процесс составления графиков управления рабочими процессами в call-центре предотвращает избыточный штат (что увеличивает затраты) и недостачу персонала (что приводит к долгому ожиданию и плохому опыту клиентов).

Управление

Управление рабочими процессами в операциях call-центра включает:

• Отслеживание производительности агентов в реальном времени – Мониторинг показателей разрешения звонков, времени обработки и производительности.
• Оптимизация использования агентов – Обеспечение справедливого распределения работы для предотвращения перегрузок и повышения удовлетворенности работой.
• Обеспечение соблюдения норм – Соблюдение трудового законодательства, перерыва в работе и правил сверхурочной работы.

Системы управления рабочими процессами в контактных центрах позволяют менеджерам заранее выявлять узкие места, неэффективности в штате и потребности в обучении, обеспечивая бесперебойную работу call-центра.

Составление расписания

Правильное составлядение расписания в call-центре обеспечивает, чтобы агенты назначались на смены, соответствующие паттернам объема звонков, сохраняя при этом баланс между работой и личной жизнью. Лучшие практики включают:

• Автоматизированное программное обеспечение для составления расписания – Использование ИИ для создания оптимизированных графиков смен в зависимости от навыков агентов, доступности и спроса.
• Гибкие модели смен – Предложение раздельных смен, гибридных моделей работы и возможностей самосоставления расписания для улучшения удовлетворенности сотрудников.
• Динамические корректировки расписания – Адаптация расписания в реальном времени для управления неожиданными всплесками объема звонков.

Хорошо выполненная стратегия планирования рабочей силы в call-центре способствует повышению производительности, снижению отсутствия сотрудников и улучшению удержания агентов.

Как работает управление рабочими процессами?

Основная идея программного обеспечения для управления рабочими процессами заключается в улучшении работы вашего персонала и обеспечении того, чтобы ваши человеческие ресурсы использовались эффективно в соответствии с их должностными обязанностями, навыками и определенным расписанием, которое должно поддерживаться для упрощения всего рабочего процесса.

Как правило, инструмент WFM варьируется в зависимости от требований отрасли и ниши, в которой он используется. Однако, в общем, основные задачи, которые можно решить с помощью этого типа программного обеспечения, включают:

• Разработка успешных и эффективных графиков для ваших сотрудников в автоматическом режиме.
• Управление временем — а именно, отслеживание начала и окончания работы вашего персонала, рабочих часов, выходных дней, больничных и т.д.
• Соблюдение нормативных требований — вот что типичное програмное обеспечение WFM помогает регулировать и внедрять в устав компании.

Это основа, и она может быть дополнена дополнительными функциями и задачами, которые нужны конкретному бизнесу. Например, вы можете получить приложение WFM, которое можно использовать на различных устройствах, применять инструменты прогноза трудозатрат, интегрированные в него, или добавить некоторые инструменты аналитики и отчёты в продукт для получения чёткой и точной аналитики для дальнейшего развития компании.

Все эти функции зависят в большинстве случаев от идеи разработчиков программного обеспечения, и на рынке существует множество продуктов от базового бесплатного программного обеспечения WFM до более сложных и комплексных продуктов, предлагаемых на платной основе.

Почему управление рабочими процессами так важно для call-центров?

Эффективное управление рабочими процессами в call-центре обеспечивает эффективную, экономичную работу клиентских служб и высокий уровень вовлеченности сотрудников. Без структурированной стратегии WFM в контактных центрах они сталкиваются с непоследовательными уровнями сервиса, высокой сменяемостью кадров и излишними затратами на труд.

Основные причины, почему управление рабочими процессами в call-центре необходимо:

• Поддерживает уровни сервиса – Обеспечивает своевременные ответы клиентам с минимальным временем ожидания.
• Оптимизирует производительность сотрудников – Помогает агентам оставаться продуктивными, избегая выгорания.
• Улучшает опыт клиентов – Удовлетворенные агенты предоставляют лучший сервис.
• Контролирует затраты на рабочую силу – Предотвращает избыточный штат и ненужные расходы.
• Повышает моральный дух агентов – Справедливое составление расписания приводит к более счастливым сотрудникам.

Стратегия управления рабочими процессами в контактных центрах выравнивает бизнес-цели и благополучие сотрудников, что приводит к более плавной работе и увеличению удовлетворенности клиентов.

Роль WFM в контактном центре

WFM в call-центре играет ключевую роль в поддержании операционной эффективности, решая задачи:

• Потребности в штате – Обеспечение нужного количества агентов на смену.
• Оптимизация маршрутизации звонков – Назначение наиболее подходящих агентов для конкретных взаимодействий с клиентами.
• Мониторинг производительности – Отслеживание активности агентов для выявления областей улучшения.
• Соблюдение расписания – Обеспечение соблюдения назначенных смен и времени перерывов.

Внедряя системы управления рабочими процессами в call-центре, бизнесы могут упрощать операции и улучшать уровень сервиса.

Почему использовать инструменты WFM для call-центров?

Использование решений по управлению рабочими процессами в call-центрах обеспечивает лучшее составление расписания, мониторинг в реальном времени и аналитику рабочей силы. Эти инструменты разработаны, чтобы:

Поддержание уровня сервиса

• Обеспечивает расписание количества агентов на основе прогнозов объема звонков.
• Сокращает количество брошенных звонков, время ожидания и усталость агентов.
• Помогает поддерживать показатели эффективности обслуживания клиентов, такие как разрешение запросов с первого звонка (FCR) и время ответа.

Оптимизация производительности сотрудников

• Предоставляет данные для анализа нагрузки агентов, эффективности обработки звонков и пиковых часов производительности.
• Определяет потребности в обучении для улучшения качества звонков и точности ответа.
• Предотвращает перегрузку сотрудников, эффективно балансируя рабочие нагрузки.

Улучшение клиентского опыта

• Улучшает маршрутизацию звонков, назначая правильного агента для выполнения задачи.
• Сокращает время ожидания клиентов, повышая удовлетворенность и лояльность.
• Обеспечивает стабильное качество обслуживания во всех сменах и часовых поясах.

Оптимизация затрат на труд

• Предотвращает чрезмерный набор персонала в периоды низкого спроса, экономя затраты на заработную плату.
• Снижает расходы на сверхурочные, обеспечивая надлежащее планирование смен.
• Максимизирует использование рабочей силы для увеличения возврата инвестиций в труд.

Повышение морального духа агентов

• Предоставляет предсказуемые графики, соответствующие предпочтениям сотрудников.
• Уменьшает выгорание за счет обеспечения разумной нагрузки и перерывов на отдых.
• Повышает удержание сотрудников, создавая позитивную рабочую атмосферу.

Внедрение программного обеспечения для управления персоналом контакт-центра обеспечивает более тщательный контроль над персоналом, соблюдение требований и качеством обслуживания, что приводит к повышению производительности и снижению эксплуатационных затрат.

Ключевые функции управления персоналом колл-центра

Хорошо структурированная стратегия управления персоналом в колл-центре зависит от современных инструментов и функций, обеспечивающих точное планирование, мониторинг в реальном времени и эффективность операций. Современное программное обеспечение для управления персоналом контакт-центра включает в себя функции, разработанные для оптимизации работы агентов, контроля затрат на труд и улучшения уровня обслуживания клиентов.

Вот ключевые функции, которые делают системы управления персоналом колл-центра эффективными:

Прогнозирование персонала и планирование графиков

Один из самых критичных аспектов управления персоналом в работе колл-центра — это точное прогнозирование. Анализируя исторические данные, сезонные тренды и реальный спрос, компании могут:

• Предсказывать колебания объема звонков и соответствующим образом корректировать уровни укомплектованности штата.
• Эффективно планировать агентов, чтобы предотвратить избыточную или недостаточную укомплектованность.
• Повышать уровень обслуживания, сопоставляя необходимое число сотрудников с ожидаемой рабочей нагрузкой.

С помощью расписания, управляемого искусственным интеллектом, менеджеры могут автоматизировать

Последовательный клиентский опыт

Структурированный подход к планированию персонала колл-центра гарантирует, что:

• Клиенты получают быстрое и эффективное обслуживание, независимо от времени суток.
• Уровни обслуживания остаются стабильными во всех сменах и на всех каналах (телефон, электронная почта, чат, социальные сети).
• Агенты правильно распределяются для работы в периоды высокого спроса.

Интегрируя инструменты оптимизации работы колл-центра, компании повышают лояльность и удовлетворенность клиентов.

Удовлетворенность и вовлеченность агентов

Стратегия управления персоналом колл-центра заключается не только в производительности — она также сосредоточена на благополучии агентов. Лучшие инструменты управления персоналом контакт-центра предоставляют:

• Гибкие варианты планирования, которые дают сотрудникам контроль над своими сменами.
• Справедливое распределение нагрузки, предотвращающее стресс и выгорание.
• Механизмы обратной связи для сотрудников, чтобы поддерживать вовлеченность и мотивацию агентов.

Высокая вовлеченность агентов приводит к снижению текучести кадров и более эффективной работе колл-центра.

Расписания, оптимизированные с помощью ИИ

Искусственный интеллект играет существенную роль в управлении персоналом в колл-центре, помогая:

• Предсказывать пиковые и спокойные периоды с высокой точностью.
• Динамически корректировать расписания на основе реального объема звонков.
• Оптимизировать время перерывов для обеспечения непрерывного обслуживания без нарушений.

С решениями управления персоналом в колл-центре, основанными на ИИ, компании сокращают усилия по ручному планированию и повышают общую эффективность.

Конкурс на смены

Позволяя агентам предлагать свои смены на основе их доступности и предпочтений, это улучшает:

• Баланс между работой и личной жизнью, делая расписания более гибкими.
• Удовлетворенность сотрудников, что приводит к лучшему удержанию персонала.
• Справедливое распределение смен, обеспечивая всем сотрудникам возможность занятий желаемыми сменами.

Конкурс на смены — ключевая функция современных решений по управлению персоналом в колл-центре.

Отслеживание времени и посещаемости

Отслеживание соблюдения рабочего графика необходимо для:

• Обеспечения своевременного прихода и ухода сотрудников.
• Управления прогулами и выявления тенденций.
• Предотвращения чрезмерных сверхурочных и нарушений трудового законодательства.

Интеграция функций отслеживания времени позволяет менеджерам полностью контролировать эффективность рабочей силы.

Управление командой в реальном времени

Решение по управлению персоналом в колл-центре должно позволять руководителям:

• Мониторить деятельность агентов в реальном времени.
• Выявлять и устранять дисбаланс рабочей нагрузки до того, как он повлияет на уровни обслуживания.
• Вносить изменения в расписание на ходу для обработки неожиданных всплесков спроса.

Эта функция обеспечивает мгновенную реакцию менеджеров на любые проблемы с планированием или укомплектованностью персоналом.

Операционная эффективность

Использование управления персоналом в колл-центре улучшает операционные потоки, позволяя:

• Сокращать время и ресурсы, затрачиваемые на ручное планирование.
• Оптимизировать покрытие смен для поддержания стабильного уровня обслуживания.
• Повышать продуктивность рабочей силы, обеспечивая лучшую работу с клиентами.

С правильными инструментами управления персоналом колл-центра компании работают более эффективно и экономично.

Экономия средств

Правильно спланированная стратегия управления персоналом в колл-центре приводит к:

• Снижению затрат на заработную плату путем предотвращения чрезмерного набора персонала и ненужных сверхурочных.
• Более эффективному распределению ресурсов, снижению лишних расходов на заработную плату.
• Более точному финансовому планированию, обеспечивающему соответствие трудового бюджета целям по доходам.

Компании, использующие программное обеспечение для управления персоналом контакт-центра, сокращают издержки и при этом улучшают качество обслуживания.

Отчеты и аналитика

Ориентированные на данные инсайты необходимы для постоянного улучшения. Сильная система управления персоналом колл-центра предоставляет:

• Отслеживание производительности отдельных агентов и команд.
• Подробные отчеты о рабочей силе для оптимизации планирования смен.
• Аналитика на базе ИИ для улучшения прогнозирования и принятия кадровых решений.

С помощью надежных инструментов отчетности компании принимают обоснованные решения по расписанию, которые приводят к лучшим результатам.

Преимущества программного обеспечения для управления рабочей силой

Инвестиции в решения по управлению рабочей силой в колл-центрах значительно повышают операционную эффективность, удовлетворенность сотрудников и качество обслуживания клиентов. Эти системы автоматизируют сложные задачи, улучшают точность и предоставляют основанную на данных аналитику для лучшего принятия решений.

Вот основные преимущества программного обеспечения для управления рабочей силой контакт-центров:

1. Повышение точности планирования и прогнозирования

Используя прогнозирование для управления рабочей силой в колл-центре на основе ИИ, компании могут:

• Точно предсказывать колебания объема звонков.
• Сокращать ошибки планирования, приводящие к избыточной или недостаточной укомплектованности персоналом.
• Обеспечивать оптимальное распределение рабочей силы в зависимости от тенденций спроса.

Точное планирование повышает продуктивность, обеспечивая доступность агентов, когда они наиболее нужны.

2. Сокращение времени, затрачиваемого на планирование

Ручное планирование требует много времени и подвержено человеческим ошибкам. Решение по управлению рабочей силой колл-центра автоматизирует:

• Назначение смен, обеспечивая справедливое и сбалансированное распределение работы.
• Планирование перерывов и обедов, оптимизируя доступность агентов.
• Корректировки в расписании в последнюю минуту, с которыми легко справляться при непредвиденных отсутствиях.

Исключив задачи ручного планирования, менеджеры экономят время и сосредоточиваются на улучшении стратегий обслуживания клиентов.

3. Обеспечение соблюдения расписания

Система управления рабочей силой контакт-центра обеспечивает:

• Соблюдение агентами назначенных рабочих расписаний.
• Перерывы и обеды в соответствии с политиками компании и трудовым законодательством.
• Уведомления в реальном времени уведомляют менеджеров о нарушениях расписания.

Соблюдение расписаний и политик приводит к большей постоянности обслуживания и соблюдению нормативных требований.

4. Понимание, где агентам требуется дополнительная поддержка

Сильная система управления рабочей силой колл-центра отслеживает:

• Разрывы в производительности, выявляющие агентов, которым может потребоваться дополнительное обучение.
• Распределение рабочей нагрузки, чтобы ни один сотрудник не был перегружен или недоиспользован.
• Производительность агентов в реальном времени, позволяя быстрые корректировки.

Анализируя данные о рабочей силе, компании могут внедрять целенаправленные программы обучения и коучинга.

5. Создание лучшего опыта для агентов

Счастливые агенты предоставляют лучшее обслуживание клиентов. Решения по управлению рабочей силой помогают:

• Предоставить справедливое и гибкое расписание, соответствующее предпочтениям агентов.
• Снизить стресс и выгорание за счет баланса рабочих нагрузок.
• Предложить функции самоуправления, давая сотрудникам больше контроля над своими сменами.

Лучший баланс между работой и личной жизнью повышает удовлетворенность от работы и снижает текучесть кадров.

6. Поощрение соблюдения нормативных требований

Трудовые законы и требования к соблюдению норм различаются в зависимости от отрасли и местоположения. Управление рабочей силой в колл-центре обеспечивает:

• Соблюдение ограничений по рабочему времени и правил по сверхурочным часам.
• Автоматическое планирование перерывов и обедов в соответствии с трудовым законодательством.
• Точное отслеживание отработанных часов, предотвращающее расхождения в расчетах заработной платы.

Соблюдая законодательные требования, компании избегают штрафов и улучшают прозрачность рабочей силы.

Лучшие практики управления рабочей силой в колл-центре

Внедрение лучших практик управления рабочей силой колл-центра гарантирует, что колл-центры работают эффективно, экономно и с высоким уровнем вовлеченности сотрудников. Оптимизируя планирование, используя технологии и поддерживая удовлетворенность агентов, компании могут повысить уровень сервиса и уменьшить операционные затраты.

Ниже приведены наиболее эффективные лучшие практики для управления рабочей силой в колл-центрах:

1. Выбор правильного программного обеспечения WFM

Выбор правильного программного обеспечения для управления рабочей силой колл-центра играет ключевую роль в точном прогнозировании, планировании в реальном времени и отслеживании производительности. Важные факторы для учета:

• Возможности планирования на основе ИИ для автоматизации и оптимизации распределения рабочей силы.
• Мониторинг в реальном времени для отслеживания соблюдения агентов и баланса рабочей нагрузки.
• Опции самообслуживания, позволяющие сотрудникам обмениваться или запрашивать смены.
• Функции аналитики и отчетности для улучшения принятия решений.

С помощью программного обеспечения для управления рабочей силой контакт-центров компании могут повысить продуктивность и оптимизировать распределение ресурсов.

2. Назначение правильных агентов в нужное время

Правильное планирование предотвращает нехватку персонала и избыточные затраты на сверхурочную работу. Чтобы оптимизировать управление рабочей силой в колл-центре, компании должны:

• Использовать углубленную аналитику. Использовать исторические данные и прогнозирование на основе ИИ для предсказания объемов звонков, пиковых часов и сезонных трендов.
• Расширьте возможности ваших сотрудников. Позвольте агентам запрашивать предпочитаемые смены, при этом обеспечивая покрытие критических временных интервалов.
• Создайте базу знаний. Предоставьте обучение и ресурсы для повышения навыков агентов и улучшения эффективности планирования.
• Расширение возможностей сотрудников с помощью самообслуживания. Разрешите обмен сменами и обновление доступности через систему управления колл-центром.
• Непрерывное обучение. Предлагайте постоянные программы обучения для повышения эффективности агентов и их адаптивности.
• Не забывайте о «усадке». Учитывайте отсутствие сотрудников, перерывы и время на собрания для обеспечения полного покрытия смен.
• Будьте гибкими. Используйте инструменты планирования в реальном времени для динамического изменения смен в зависимости от колебаний спроса.

Применяя эти стратегии планирования, компании максимизируют эффективность рабочей силы и производительность агентов.

3. Помогите поддерживать высокий моральный дух агентов и предотвратить выгорание

Благосостояние агентов и их вовлеченность напрямую влияют на качество обслуживания клиентов. Чтобы поддерживать высокий моральный дух, менеджеры должны:

Обеспечить предсказуемость расписания или автономию

• Даже срочные изменения
• Предоставьте сотрудникам заранее уведомление о сменах, чтобы улучшить баланс работы и личной жизни.

Держите агентов вовлеченными

• Внедрите элементы геймификации, чтобы делать повседневные задачи более интерактивными и вдохновляющими.
• Создайте позитивную рабочую атмосферу с помощью программ признания достижений.

Покажите признание за отличную работу

• Предоставьте поощрения и бонусы для агентов с лучшими показателями.
• Признавайте усердие и достижения, чтобы усилить мотивацию.

Позитивная рабочая атмосфера снижает уровень текучести кадров и улучшает качество услуг.

4. Доверьте рутинные задачи ИИ

Инструменты расписания с искусственным интеллектом для управления персоналом в колл-центрах устраняют ручные ошибки и оптимизируют операции за счет:

• Автоматизации составления расписания на основе спроса, чтобы избежать избыточного или недостаточного численного состава.
• Оптимизации распределения агентов на основе их производительности, навыков и потребностей клиентов.
• Улучшения гибкости графиков работы с возможностью корректировки смен в реальном времени.

С решениями для управления персоналом колл-центра, работающими на основе ИИ, компании повышают эффективность и уменьшают административную нагрузку.

5. Внедрите отзывы сотрудников и клиентов

Прослушивание отзывов сотрудников и клиентов помогает улучшать стратегии управления персоналом. Лучшие практики включают:

• Регулярное проведение опросов среди сотрудников, чтобы выявлять трудности с расписанием.
• Использование отзывов клиентов для оценки уровня обслуживания и корректировки штата соответственно.
• Организация обзоров рабочих мест в колл-центрах для улучшения производительности и удовлетворенности агентов.

Интеграция отзывов в решения для управления персоналом колл-центра способствует лучшему опыту агентов и увеличению уровня удовлетворенности клиентов.

Как программное обеспечение может поддерживать управление персоналом в колл-центре

Внедрение программного обеспечения для управления персоналом в колл-центре упрощает составление расписания, мониторинг в реальном времени и отслеживание производительности. Продвинутое ПО для управления контактным центром автоматизирует прогнозирование, планирование смен и соблюдение нормативных требований, что позволяет компаниям оптимизировать ресурсы, сохраняя при этом высокий уровень обслуживания.

Вот как системы управления персоналом в колл-центре поддерживают эффективные операции:

Отслеживание ключевых показателей и метрик

Измерение ключевых показателей эффективности (KPI) позволяет компаниям улучшать стратегии управления персоналом в колл-центре. Основные KPI включают:

• Тенденции объема звонков – отслеживает колебания в количестве входящих клиентских запросов для уточнения прогнозов.
• Решение с первого звонка (FCR) – измеряет, насколько эффективно агенты решают проблемы при первом взаимодействии.
• Соблюдение расписания – гарантирует, что сотрудники придерживаются назначенных смен и перерывов.
• Уровень занятости – определяет уровень производительности агентов, чтобы предотвратить переутомление или недоиспользование ресурсов.
• Оценка удовлетворенности клиентов (CSAT) – оценивает качество обслуживания и производительность агентов.

Анализируя данные в реальном времени, компании могут постоянно оптимизировать операции по управлению персоналом.

Автоматизация соблюдения расписания и утверждений

Автоматизация управления персоналом в колл-центре обеспечивает консистентность расписания за счет:

• Контроля за пределами рабочих часов, чтобы предотвратить избыточные сверхурочные работы.
• Управления обменом смен, сохраняя при этом адекватное покрытие.
• Автоматизация расписания перерывов для соблюдения трудового законодательства.
• Обеспечения предупреждений о соблюдении времени в реальном времени, чтобы менеджеры могли своевременно решать проблемы.

С инструментами планирования смен в управлении персоналом колл-центра менеджеры могут снизить конфликты в расписании и улучшить соблюдение норм.

Включите маршрутизацию на основе навыков

Эффективные стратегии управления персоналом в контактных центрах включают маршрутизацию звонков на основе навыков, которая:

• Сопоставляет клиентов с наиболее квалифицированными агентами, улучшая решение вопросов с первого контакта.
• Улучшает операционную эффективность, направляя узкоспециализированные запросы к экспертным командам.
• Снижает уровень перенаправлений вызовов, что приводит к более быстрому времени ответа и улучшению удовлетворенности клиентов.

С решениями для управления персоналом колл-центра на основе ИИ компании увеличивают эффективность, оптимизируя распределение рабочей нагрузки агентов.

Используйте предиктивное прогнозирование

Инструменты прогнозирования работы в колл-центре анализируют исторические тенденции, реальный спрос и сезонные колебания для:

• Динамической регулировки уровня персонала на основе прогнозируемой рабочей нагрузки.
• Предотвращения избытка персонала в периоды низкого спроса, что позволяет снизить затраты на труд.
• Обеспечения достаточного покрытия агентами в пиковые периоды.

При использовании предиктивной аналитики компании улучшают распределение рабочей силы и стабильность обслуживания.

Спасибо за уточнение! Вношу правки в последний раздел, убирая упоминания ИИ и производительности.

Как Shifton может помочь в решении задач управления персоналом в колл-центрах

Shifton – это облачный сервис, предназначенный для планирования смен и расписания сотрудников. Он помогает компаниям эффективно управлять графиками работы сотрудников, снижать административную нагрузку и улучшать координацию смен. Основные преимущества включают:

• Автоматизированное планирование смен – Быстро создает оптимизированные рабочие графики, обеспечивая справедливое распределение смен.
• Корректировки в реальном времени – Позволяют менеджерам моментально изменять расписания с учетом потребностей в персонале.
• Функции самоуправления – Позволяют сотрудникам запрашивать смены, участвовать в обменах и указывать предпочтения по доступности.
• Гибкие варианты расписания – Поддерживают фиксированные, ротационные и частичные смены, делая управление рабочей силой более адаптивным.
• Поддержка соблюдения законодательства – Помогает компаниям структурировать смены в соответствии с трудовым законодательством и политиками компании.

С интуитивно понятной платформой планирования расписаний Shifton компании могут упростить планирование работы сотрудников, улучшить координацию команды и поддерживать бесперебойные операции смен.

Все больше и больше людей ощущают себя перегруженными множеством обязанностей и дел. Их телефоны постоянно присылают оповещения о работе, почтовый ящик каждый месяц переполнен счетами, а друзья и родственники могут неожиданно попросить о помощи. Эта неразбериха может вывести из равновесия даже самых стойких из нас. К счастью, есть советы, которые позволяют каждому найти время для всего.

Пунктуальные люди просыпаются вовремя

Не так много людей любят вставать рано. Большинство предпочитает отсрочить подъём на дополнительные пять минут или «случайно» выключить будильник. Полчаса или час спустя им приходится спешить на работу. Эту проблему довольно легко решить — поставьте будильник вне досягаемости. Таким образом, вам придётся встать, чтобы выключить его. Как только вы это сделаете, вероятность того, что вы снова уснёте, будет меньше.

Планируйте завтрак во время ужина

Исследования показывают, что утро является самым загруженным временем дня. Пунктуальные люди готовятся к нему вечером: собирают обед, кладут ключи, телефон, и кошелёк туда, где они должны быть. Также полезно подготовить и погладить одежду на следующий день.

Пакуйте всё необходимое заранее

Очень легко стать забывчивым и рассеянным, когда происходит так много событий. Возможно, вам часто приходится возвращаться на работу за зарядным устройством или вы не можете найти свои ключи в рюкзаке. Чтобы сэкономить время, убедитесь, что всё лежит на своих местах перед выходом.

Не пытайтесь «сделать ещё одно дело» до конца рабочего дня

Люди, которые грамотно управляют своим временем, никогда не стараются сделать ещё одно дело перед уходом с работы. Вы можете потратить на это гораздо больше времени, чем планировалось. Например, ответ на одно письмо может легко превратиться в обработку десятков из них.

Советы по пунктуальности: Цените своё свободное время

Людям, которые всегда спешат, сложно переносить ожидание или бездействие. Подсознательно они стараются сохранить себя в состоянии постоянного движения. Из-за этого, например, они идут на большие жертвы, чтобы простоять в очереди. Вместо того чтобы беспокоиться, лучше заняться чем-то небольшим, что вы откладывали долгое время. Например, начните читать книгу, которую хотели прочитать несколько месяцев назад.

Следуя этим советам, вы увидите, насколько они экономят ваше время всего за несколько дней.

Ведение бизнеса требует выполнения множества задач, но попытка сделать всё в одиночку приводит к эмоциональному выгоранию и неэффективности. Изучение эффективного делегирования задач направляет владельцев бизнеса на новый уровень, позволяя им сосредоточиться на стратегии и росте, а не затеряться в повседневных операциях. Эффективное делегирование повышает производительность, улучшает вовлечённость сотрудников и гарантирует, что задачи выполняются нужными людьми. В этом руководстве мы рассмотрим, что такое делегирование, почему это важно и как эффективно делегировать задачи сотрудникам. А ещё мы расскажем о 18 основных задачах, которые стоит начать отдавать на аутсорсинг уже сегодня.

Что такое делегирование и почему оно важно?

Делегирование — это процесс передачи задач другим, при этом сохраняя ответственность за результат. Оно позволяет владельцам и менеджерам бизнеса эффективно распределять рабочую нагрузку, обеспечивая оптимальное использование времени и навыков. Без делегирования лидеры рискуют заняться микроменеджментом, что сковывает рост сотрудников и ограничивает масштабируемость бизнеса.

Когда вы эффективно делегируете задачи, вы создаете среду, в которой сотрудники берут на себя ответственность за свою работу, что улучшает продуктивность и моральный дух. Правильная стратегия делегирования приводит к более гладкой работе и позволяет лидерам сосредоточиться на принятии стратегических решений.

Делегируйте правильные задачи правильным людям

Делегирование — это не просто разгрузка от работы — это назначение правильной задачи правильному человеку. Учитывайте сильные стороны, опыт и загруженность каждого сотрудника перед делегированием. Если задача требует креативности, поручите её члену команды с отличными навыками решения проблем. Для детализированной работы выберите кого-то внимательного. Соответствие задач и людей обеспечивает эффективность и качество.

Почему некоторые люди «не способны» делегировать

Многие владельцы бизнеса сталкиваются с трудностями в делегировании из-за распространённых заблуждений и страхов, таких как:

• Уверенность, что «сделаю быстрее сам»
• Страх потери контроля над качеством
• Недоверие к способностям сотрудников
• Нечёткие инструкции, ведущие к плохим результатам

Однако эти проблемы можно преодолеть, улучшив навыки делегирования, установив чёткие ожидания и используя программное обеспечение для управления задачами, чтобы оптимизировать рабочие процессы.

Почему делегирование критически важно

Отсутствие делегирования ведёт к стрессу, упущенным возможностям и неэффективности. Делегирование позволяет лидерам:

• Сосредоточиться на стратегическом росте, а не на рутинных задачах
• Уполномочивать сотрудников, давая им ответственность
• Улучшить управление временем и продуктивность
• Эффективно масштабировать операции без выгорания

Приняв делегирование, бизнесы могут работать более слаженно, стать более гибкими и достигать устойчивого роста.

Как делегировать: совершенствуйте свои навыки с 9 советами для менеджеров

Применяя эти стратегии, менеджеры могут эффективно делегировать задачи, что приводит к более продуктивной и вовлеченной рабочей силе.

Как эффективно делегировать при ограниченном бюджете

Малые предприятия или стартапы часто колеблются по поводу делегирования из-за опасений связанных с затратами. Однако привлечение фрилансеров, использование приложений для управления задачами или автоматизация может стать экономически эффективными способами делегирования без нарушения бюджета.

18 задач, которые вам следует делегировать

Делегирование задач — это не только освобождение времени, но и оптимизация эффективности, обеспечение высокого качества работы и предоставление вашей команде возможности расти. Ниже приведены 18 критически важных задач, которые стоит рассмотреть к делегированию.

1. Ежедневное управление временем

Ваше время является одним из самых ценных активов. Однако управление ежедневным расписанием — проверка встреч, установка напоминаний и приоритезация задач — может занимать много времени. Виртуальный ассистент (VA) или личный помощник может взять на себя эту задачу, гарантируя, что вы вовремя выполняете встречи, сроки и обязательства.

Почему это стоит делегировать?

• Исключает время, потраченное на планирование и перепланирование.
• Обеспечивает фокусировку на высокоэффективных действиях.
• Снижает стресс и усталость от принятия решений.

2. Организация и сортировка электронной почты

Средний профессионал тратит 28% своей рабочей недели на чтение и отвечание на электронные письма. VA может фильтровать важные письма, отвечать на обычные запросы и организовать ваш почтовый ящик, чтобы обеспечить, что срочные вопросы решаются в первую очередь.

Почему это стоит делегировать?

• Предотвращает переполнение почтового ящика.
• Экономит часы каждую неделю.
• Повышает скорость ответа на критически важные сообщения.

3. Запросы на планирование

Координация встреч, установка встреч и согласование расписаний с несколькими участниками могут быть утомительными. Ассистент по планированию или автоматизированная система бронирования могут взять на себя эти задачи для вас.

Почему это стоит делегировать?

• Избегает двойных бронирований и конфликтов расписания.
• Экономит время, потраченное на электронную переписку взад-вперёд.
• Обеспечивает оптимизированное планирование на основе приоритетов.

4. Управление расходами

Отслеживание расходов бизнеса, квитанций, возмещений и месячных бюджетов может быть сложным и трудоемким процессом. Передача этих задач ассистенту или использование приложений для управления задачами, которые автоматизируют финансовое отслеживание, может сделать этот процесс бесшовным.

Почему это стоит делегировать?

• Содержит финансы в порядке и готовые к аудиту.
• Уменьшает ошибки в отчетности о расходах.
• Экономит драгоценное время, затрачиваемое на отслеживание и сверку транзакций.

5. Управление CRM

Инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) играют ключевую роль в отслеживании потенциальных клиентов, взаимодействий и последующих действий. Однако ручное обновление записей и анализ взаимодействий с клиентами утомительны. Специалист по CRM или помощник могут сделать это за вас.

Почему это стоит делегировать?

• Обеспечивает лучшее взаимодействие с клиентами и их удержание.
• Автоматизирует последующие действия и отслеживание потенциальных клиентов.
• Поддерживает точность и актуальность записей клиентов.

6. Управление социальными сетями

Укрепление присутствия в социальных сетях важно для узнаваемости бренда, но постоянные публикации, взаимодействие с подписчиками и отслеживание аналитики могут быть утомительными. Менеджер по социальным сетям может заниматься созданием контента, его планированием и взаимодействием.

Почему это стоит делегировать?

• Поддерживает постоянные публикации и взаимодействие с аудиторией.
• Увеличивает узнаваемость бренда и охват.
• Позволяет владельцам бизнеса сосредоточиться на стратегии, а не на исполнении.

7. Заказ поставок

Пополнение запасов офисных принадлежностей, управление отношениями с поставщиками и обеспечение своевременной доставки материалов — это все важные операционные задачи, которые могут быть легко делегированы офис-менеджеру или административному помощнику.

Почему это стоит делегировать?

• Предотвращает дефицит запасов.
• Экономит время, затрачиваемое на координацию заказов.
• Обеспечивает экономичность закупок.

8. Общие исследования

От рыночных трендов до анализа конкурентов, исследования играют ключевую роль в принятии решений. Однако копание в бесконечных отчетах и данных может быть утомительным. Ассистент по исследованиям может предоставить вам сжатую информацию.

Почему это стоит делегировать?

• Помогает принимать обоснованные решения для бизнеса.
• Экономит часы, затрачиваемые на сбор и анализ данных.
• Предоставляет действенную информацию без ручных усилий.

9. Управление поездками

Планирование деловых поездок, бронирование билетов, организация проживания и управление маршрутами отнимают ценное время. Ассистент по поездкам может позаботиться обо всех этих логистических вопросах за вас.

Почему это стоит делегировать?

• Экономит часы, затрачиваемые на исследования и бронирование.
• Обеспечивает легкость в организации путешествий.
• Предотвращает проблемы в последнюю минуту с рейсами и отелями.

10. Покупка подарков

Корпоративные подарки для клиентов, подарки в знак признания сотрудников или праздничные розыгрыши требуют времени и внимания. Делегирование этой задачи помощнику гарантирует заботливость в выборе подарков без лишнего стресса.

Почему это стоит делегировать?

• Экономит время на поиски подходящих подарков.
• Обеспечивает своевременную доставку.
• Укрепляет отношения с клиентами и сотрудниками.

11. Оплата счетов

Ручная обработка оплат поставщикам, коммунальных услуг и продлений подписок — это трудоемкая и подверженная ошибкам задача. Передача этой задачи помощнику или использование приложений для управления задачами для автоматизации оплаты счетов может упростить процесс.

Почему это стоит делегировать?

• Предотвращает начисление штрафов за просрочку и пропущенные платежи.
• Экономит время, затрачиваемое на отслеживание и управление счетами.
• Обеспечивает финансовую организацию.

12. Бухгалтерия и выставление счетов

Точные финансовые записи важны для успеха бизнеса, но бухгалтерия и выставление счетов могут быть сложными и трудоемкими. Профессиональный бухгалтер может обеспечить правильность всех записей.

Почему это стоит делегировать?

• Обеспечивает соблюдение норм и точность.
• Уменьшает ошибки в финансовой отчетности.
• Экономит время, затрачиваемое на сверку счетов.

13. Создание контента

От блогов до информационных рассылок, контент-маркетинг важен для роста бизнеса. Фрилансер или маркетинговая команда могут создавать качественный контент, соответствующий голосу вашего бренда.

Почему это стоит делегировать?

• Гарантирует профессиональный, увлекательный контент.
• Экономит время, затрачиваемое на написание и редактирование.
• Увеличивает SEO и онлайн-видимость.

14. Дизайнерская работа

Графический дизайн важен для брендинга, социальных сетей и маркетинговых материалов. Вместо того чтобы тратить часы на создание визуалов, доверьте это профессиональному дизайнеру.

Почему это стоит делегировать?

• Гарантирует высокое качество и привлекательные визуальные дизайны.
• Экономит время на редактирование и исправления.
• Укрепляет идентичность бренда.

15. Управление сайтом

Сайт нуждается в регулярных обновлениях, обслуживании и оптимизации. Наняв веб-разработчика или специалиста по IT, вы обеспечите функциональность и безопасность своего сайта.

Почему это стоит делегировать?

• Предотвращает простои и технические проблемы.
• Обеспечивает быстрое загрузку и удобство пользовательских страниц.
• Экономит время на устранение ошибок сайта.

16. Управление календарем

Отслеживание сроков, встреч и событий может быть утомительным. ВА может управлять вашим календарем, устанавливать напоминания и при необходимости переназначать встречи.

Почему это стоит делегировать?

• Обеспечивает оптимальное планирование.
• Экономит время на управление встречами.
• Снижает стресс от пересекающихся встреч.

17. Ввод данных и архивирование

Ввод данных, обновление записей и организация файлов — это повторяющиеся, но важные задачи. Преданный помощник может эффективно справляться с этими задачами.

Почему это стоит делегировать?

• Предотвращает ошибки в управлении данными.
• Экономит часы ручной работы.
• Сохраняет записи структурированными и доступными.

18. Внутренняя документация

От руководств по процессам до пособий по вводу в должность, внутренняя документация важна для эффективности. Специалист по документации может создать и поддерживать эти ресурсы для вас.

Почему это стоит делегировать?

• Упрощает обучение сотрудников и операции.
• Обеспечивает последовательность в рабочих процессах.
• Экономит время, потраченное на повторное объяснение процессов.

Делегируя эти задачи, владельцы бизнеса могут сосредоточиться на стратегическом росте, обеспечивая при этом бесперебойную работу основных операций. Независимо от того, нанимаете ли вы профессионалов или используете программное обеспечение для управления задачами, передача этих обязанностей увеличит эффективность, производительность и успех бизнеса.

Как Shifton может помочь в делегировании и управлении задачами

Shifton — это мощное программное обеспечение для управления задачами, разработанное для упрощения делегирования и оптимизации рабочих процессов. С такими функциями, как автоматизированное планирование, отслеживание задач сотрудников и инструменты для беспрепятственного общения, Shifton обеспечивает эффективное делегирование задач при полном контроле. Нужно ли вам приложение для управления задачами для упрощения операций или приложения для повышения производительности команды — Shifton предоставляет гибкое решение.

Используя Shifton, владельцы бизнеса могут эффективно делегировать задачи, не беспокоясь о пропущенных сроках или разрывах в общении. Упростите рабочий процесс и повысите производительность с помощью функций управления задачами от Shifton уже сегодня!

Овладение искусством эффективного делегирования задач важно для роста бизнеса. Передавая нужные задачи и используя правильное программное обеспечение для управления задачами, вы можете сосредоточиться на масштабировании своего бизнеса, обеспечивая при этом эффективность.

Начните делегировать уже сегодня и наблюдайте, как ваш бизнес процветает!

Современные люди всегда заняты. Мы постоянно должны выполнять рабочие задания, оплачивать счета, покупать продукты и время от времени посещать врача. Из-за этого нам часто приходится переключаться между задачами. Например, отправлять электронные письма деловым партнёрам, говорить по телефону с новыми клиентами или планировать отпуск. Такой стресс не является проблемой для людей, которые умеют справляться с многозадачностью.

Смешивание офлайн и онлайн мешает вашей способности к многозадачности

Во-первых, вы должны создать два списка. Запишите все дела, которые можно выполнять офлайн, в первый список. Второй каталог предназначен исключительно для задач, требующих подключения к Интернету. Подключайтесь к сети только при необходимости. Например, вы можете написать текст электронного письма без подключения, тогда как доступ к Интернету требуется для деловых переговоров по Skype. Таким образом, вы меньше отвлекаетесь и более эффективно справляетесь с многозадачностью.

Следите за всем

Пропущенные задания не дают вам спать по ночам? Создайте список незавершённых дел и держите его под рукой. Пытайтесь правильно формулировать свои задачи. В противном случае вам будет сложно их выполнить. Неважно, сколько пунктов будет в списке: 100 или 1000.

Обновляйте его в конце рабочего дня. Мы также рекомендуем вам создавать каталоги для разных типов заданий. Например, для задач, связанных с маркетингом или покупками.

Далее выберите задания с наивысшими уровнями приоритета. Выберите 5 критически важных дел, задачи, которые можно делегировать, и дела, от которых можно отказаться. Оставьте задания с низким приоритетом на завтра.

Просмотрите список утром и проверьте, содержит ли он все важные ежедневные задачи. Затем добавьте все их в свой календарь. Проверьте список в выходные дни, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли.

Отложите смартфон

Убедитесь, что вы отключили уведомления на своём смартфоне. Вы можете пролистать Facebook и просмотреть новые твиты, когда вернётесь домой. Все уведомления, которые вам нужны, должны приходить на ваш рабочий компьютер. Также лучше отвечать на письма от друзей вне офиса.

Многозадачность приветствует смену ритма

Попробуйте работать над двумя разными проектами в один день и переключаться между ними время от времени. Смена деятельности позволяет находить неожиданные решения и избавляться от посторонних мыслей. Это всегда хороший способ отвлечься от монотонной работы.

Не забывайте об этих правилах, и вскоре многозадачность станет вашей второй натурой.

Каждый иногда бывает виновным в откладывании важных задач. Люди часто думают, что у них есть неограниченное количество времени на выполнение работы. Срок приближается, а задачи остаются невыполненными. Хроническая прокрастинация может привести к серьезным последствиям: от порицания до потери работы. С учетом этого, вот несколько советов, как прекратить прокрастинировать.

Борьба с прокрастинацией начинается с поиска корня проблемы

Любого человека может подавлять нагрузка. В первую очередь, вам нужно выбрать задачу с наивысшим приоритетом. Перед тем, как начать, поймите причины прокрастинации. Возможно, вы боитесь сделать что-то не так или путаетесь в задаче. Не бойтесь попросить помощи у ваших коллег.

Сегодня хороший день, чтобы начать

Если вы не знаете, как побороть прокрастинацию, лучшим решением станет немедленное начало работы. Если задача кажется слишком сложной и вы думаете, что не успеете её выполнить, попробуйте следующее. Выберите задачу, которую вы можете выполнить за 5 минут, и сделайте её. Затем, установите таймер и попытайтесь работать над сложной задачей 5 минут. Если вы начнете что-то делать, то вы с большей вероятностью доведете дело до конца, так как склонны помнить о незавершенных задачах. Так ваш шанс побороть прокрастинацию возрастает.

Делите свое рабочее время на блоки

Избавьтесь от всех отвлекающих факторов и сосредоточьтесь на работе. Мы предлагаем делить час работы на 20-минутные периоды и делать короткие перерывы между ними. Мозг работает циклами, с периодами высокой и низкой активности. Чтобы достигнуть пика продуктивности, нужно учитывать эти колебания, уважительно балансировать время работы и отдыха.

Заключите пари

Еще один способ повысить вашу продуктивность — заключить пари с другом. Выберите время и дату как крайний срок для вашего задания. Затем предложите своему другу немного денег, кофе или обед, если вы не закончите задание вовремя. Это даст дополнительную мотивацию.

Думайте позитивно о прошлых случаях прокрастинации

Старайтесь не слишком жестко относиться к себе за предыдущие случаи прокрастинации. Эта проблема часто встречается у перфекционистов и тех, кто боится неудачи. Сохраняйте позитивный настрой и не позволяйте негативным мыслям проникнуть в ваш разум.

Надеемся, наша статья поможет вам избавиться от ловушки прокрастинации.

Постоянные изменения в рабочем плане постоянно нарушают список приоритетов. Это может привести к негативным последствиям для производительности и прогресса команды, нерациональному управлению временем и пропущенным срокам. Существует ли способ оставаться в курсе дел и находить время на всё?

Лучший способ приоритизировать задачи — записывать их

Для начала необходимо планировать ближайшее будущее, создавая подробный список всех заданий и их сроков на день, неделю или месяц. Вместо того чтобы пытаться запомнить всё, стоит завести рабочий дневник и записывать все свои задачи. Этот психологический приём подчеркивает важность вашей работы.

Организуйте всё

Как только вы составите список заданий, вы можете заметить их сходства. Это неудивительно, поскольку большинство задач можно разделить на три категории: разовые, повторяющиеся и проекты.

Кажется, что в наше время всё больше людей страдают от чувства нехватки времени, попадают в ловушку паники и прокрастинации. Шанс вернуться на правильный путь уменьшается с каждым истекающим сроком. Важные дела откладываются, а задачи без значительных долгосрочных выгод становятся главным приоритетом. Например, вы начинаете убирать дом, игнорируя задание недельной давности.

В результате людям кажется, что у них действительно нет недостатка времени. Они начинают бояться потерять контроль над ограниченными сроками проектов и не могут разработать планы на будущее. Они стараются убедить себя в том, что нет времени, чтобы завершить все задачи, даже если рабочих часов достаточно, что негативно сказывается на продуктивности. Есть несколько способов избавиться от этого неприятного чувства:

Расставьте приоритеты, чтобы избежать ограничений времени

Люди, которые постоянно чувствуют, что у них нет времени ни на что, очень хорошо умеют игнорировать значимые повседневные вещи, такие как отношения, физические упражнения или чтение. Выполнение мелких задач кажется им более важным, в то время как список важных дел продолжает игнорироваться. Мы советуем, вместо того чтобы жаловаться, действительно определить что для вас является приоритетом, а что нет, чтобы в следующий раз, когда вы захотите сказать «У меня нет времени на спорт», попробуйте сказать «Занятия спортом — не мой приоритет». Возможно, вы тратите слишком много времени на одну работу, тогда как другие дела можно полностью исключить из списка ваших занятий.

Старайтесь работать над сложными задачами, когда вы наиболее продуктивны

Постоянные мысли о сроках — лучший способ убить любую производительность, которая у вас есть. Эти мысли продолжают звучать в вашей голове, даже когда вы пытаетесь работать. Это приводит к множеству ошибок и еще одной задержке срока. Не ждите и не задумывайтесь, сможете ли вы закончить работу вовремя. Что вам нужно сделать, так это задать себе вопрос: «В какое время я лучше всего справлюсь с задачей и отдам ей все свои силы?».

Например, если вы более продуктивны во второй половине дня, это отличное время начать важное задание без ограничений по времени. Мы также рекомендуем работать как можно больше до начала выходных. Таким образом, вы избавитесь от ненужного стресса, хорошо отдохнете и будете готовы к следующей рабочей неделе.

Не бойтесь щедро распорядиться своим временем

Чувство хронической нехватки времени может заставить человека считать каждую секунду своей жизни: сколько минут он проводит в очереди, в пробке на дороге по пути на работу, в кабинете врача. Психологи советуют быть щедрыми с временем. Вскоре вы увидите, что его у вас предостаточно.

Конечно, мы не можем контролировать все, но то, как мы на это реагируем, — наша ответственность.