Цифровые инструменты продолжают менять подход к управлению рабочими процессами в компаниях. Ежедневно на рынке появляется огромное количество инструментов, помогающих HR-специалистами владельцам бизнесов более эффективно управлять персоналом.
На данный момент существует множество решений, которые предлагают автоматизированные инструменты для управления расписаниями, расчетом заработной платы, отпусками, льготами и другими факторами, влияющими на рабочие процессы и сотрудников организации.
Пандемия COVID-19 более всего ударила по сотрудникам турагентств, поскольку международный туризм практически остановился. Но очень скоро многие компании из этой сферы смогли адаптироваться к обстоятельствам и начали внедрять в свою работу новейшие технологии, позволяющие нейтрализовать экономические последствия, затронувшие предприятия в сфере туризма, таких как отели и курорты. Например, использование такого инструмента, как автоматизированный планировщик работы, помогает снизить затраты на рабочую силу и оптимизировать темп рабочих процессов.
Колл-центры, кафе, рестораны и другие компании, которые регулярно составляют графики рабочих смен персонала, также начали активно использовать эту технологию для упрощения операций. Отделы кадров во многих компаниях, работающих в этих отраслях, называют полученный за это время опыт положительным.
Такие инструменты планирования работы, как Shifton, позволяют менеджерам сегодня автоматизировать то, что еще вчера приходилось делать вручную.
Руководителям отделов и специалистам по персоналу обычно приходится тратить большую часть своего рабочего времени на планирование смен, подтверждение отпусков и обработку запросов от сотрудников компании. Но теперь есть отличное решение! Автоматизированные инструменты планирования графиков работы позволяют сэкономить время и направить его на решение других задач по работе с персоналом, таких как благополучие сотрудников, коучинг и т. д.
Как вы можете использовать технологию планирования работы в своей деятельности? Вот пять вещей, которые помогут вам в реализации планирования графиков и управления сменами онлайн.
С помощью инструментов автоматизации работы менеджеры могут делать намного больше, чем просто вносить изменения в график. Они также могут управлять задачами и проектами в одной системе. Управление людьми и их рабочими задачами в одной программе позволяет руководству компании прийти к более эффективному тайм-менеджменту.
Онлайн-система управления сменами также позволяет менеджеру назначать клиентов и/или ставить задачи сотрудникам непосредственно во время рабочих смен, что улучшает качество и производительность труда.
Один из лучших примеров программного обеспечения для автоматизации планирования - приложение Shifton. Этот инструмент специально разработан для того, чтобы помочь менеджерам внедрять онлайн-решения в управление рабочими процессами.
Приложение поможет вам системно контролировать производственную деятельность. Кроме того, Shifton позволяет оперативно добавлять чек-листы для обеспечения лучшего уровня обслуживания клиентов.
Одним из основных преимуществ автоматического планировщика графиков работы сотрудников является использование искусственного интеллекта. 62% предприятий планируют или уже начали использовать ИИ в своей работе, поэтому вполне вероятно, что в будущем автоматические планировщики станут настоящим хитом среди HR-специалистов и менеджеров.
Для грамотной настройки автоматической системы расписаний и графиков необходимо понимать принципы автоматизации. К счастью, такие системы довольно просты в настройке и использовании, , что значительно сокращает время работы сотрудников,, ответственных за создание расписаний. Все, что вам нужно сделать, это ввести данные сотрудников и продолжительность смен, и онлайн-система создаст расписание автоматически.
Автоматизированные системы составления рабочих графиков также позволяют учитывать отпуска и отгулы. Для этого вам потребуется только настроить систему отпусков, и инструмент изменит расписание соответственно.
Согласно последним данным, 44% HR-менеджеров используют облачные решения для управления персоналом. Большинство программ для управления расписаниями и графиками смен снабжены облачным трекером, который позволяет сотрудникам работать из любого места, в том числе и из дома.
По мере того, как мир постепенно оправляется от COVID-19, вполне вероятно, что многие компании будут продолжать использовать виртуальные инструменты для отделов, занимающихся обслуживанием клиентов и технической поддержкой.
А для тех организаций, где требуется гибридная или индивидуальная настройка, эти системы также могут стать адекватной заменой стандартным вариантам учета рабочего времени.
Чтобы избежать расхождений во времени начала работы, большинство онлайн-систем планирования поддерживают возможность блокировки по сети или через GPS. Такое решение позволяет сотрудникам входить в систему только на территории офиса или по месту исполнения работы.
Автоматизированная система планирования также должна быть снабжена панелью аналитики данных, которая представляет менеджерам различные отчеты о посещаемости, отработанном времени, опозданиях, выполненных задачах и т. д. Эти данные позволяют дать правильную оценку работы сотрудников и оперативно диагностировать проблемы с графиком смен.
В будущем аналитика данных станет неотъемлемой частью оптимизированных систем управления персоналом. Ведь такие цифровые решения - отличный способ сбора информации при выполнении повседневных операций.
Еще одна возможность, позволяющая значительно сэкономить время , которую предоставляют инструменты онлайн-планирования и управления сменами, - это модули для расчета заработной платы, которые информируют отдел кадров и финансов о заработной плате сотрудников на основе количества отработанных часов.
Настройка программного обеспечения для автоматического планирования графиков работы заключается в добавлении почасовой ставки персонала и даты начала и окончания расчета заработной платы, а затем система автоматически формирует отчеты о заработной плате одним нажатием кнопки.
По мере того, как мир входит в цифровую эпоху, вполне вероятно, что сотрудники отделов, ответственных за HR и операции, будут осваивать все больше инструментов автоматизации рабочих процессов. Внедрение таких решений, как Shifton, поможет вам всегда сохранять конкурентоспособность и актуальность в наше быстро меняющееся время.
5 интересных идей для повышения эффективности работы сотрудников колл-центра
Как правильно составить график работы на месяц
Как справиться с многозадачностью