5 вещей для эффективной автоматизации планирования работы

Опубликовано: 26-07-2022

Автоматизация составления расписаний


Цифровые инструменты продолжают менять подход к управлению рабочими процессами в компаниях. Ежедневно на рынке появляется огромное количество инструментов, помогающих HR-специалистами владельцам бизнесов более эффективно управлять персоналом.

На данный момент существует множество решений, которые предлагают автоматизированные инструменты для управления расписаниями, расчетом заработной платы, отпусками, льготами и другими факторами, влияющими на рабочие процессы и сотрудников организации.

Примеры использования автоматизированного планирования работы

Пандемия COVID-19 более всего ударила по сотрудникам турагентств, поскольку международный туризм практически остановился. Но очень скоро многие компании из этой сферы смогли адаптироваться к обстоятельствам и начали внедрять в свою работу новейшие технологии, позволяющие нейтрализовать экономические последствия, затронувшие предприятия в сфере туризма, таких как отели и курорты. Например, использование такого инструмента, как автоматизированный планировщик работы, помогает снизить затраты на рабочую силу и оптимизировать темп рабочих процессов.

Колл-центры, кафе, рестораны и другие компании, которые регулярно составляют графики рабочих смен персонала, также начали активно использовать эту технологию для упрощения операций. Отделы кадров во многих компаниях, работающих в этих отраслях, называют полученный за это время опыт положительным.

Вещи, которые вы должны знать при планировании работы

Такие инструменты планирования работы, как Shifton, позволяют менеджерам сегодня автоматизировать то, что еще вчера приходилось делать вручную.

Руководителям отделов и специалистам по персоналу обычно приходится тратить большую часть своего рабочего времени на планирование смен, подтверждение отпусков и обработку запросов от сотрудников компании. Но теперь есть отличное решение! Автоматизированные инструменты планирования графиков работы позволяют сэкономить время и направить его на решение других задач по работе с персоналом, таких как благополучие сотрудников, коучинг и т. д.

Как вы можете использовать технологию планирования работы в своей деятельности? Вот пять вещей, которые помогут вам в реализации планирования графиков и управления сменами онлайн.

С помощью инструментов автоматизации работы менеджеры могут делать намного больше, чем просто вносить изменения в график. Они также могут управлять задачами и проектами в одной системе. Управление людьми и их рабочими задачами в одной программе позволяет руководству компании прийти к более эффективному тайм-менеджменту.

Онлайн-система управления сменами также позволяет менеджеру назначать клиентов и/или ставить задачи сотрудникам непосредственно во время рабочих смен, что улучшает качество и производительность труда.

Один из лучших примеров программного обеспечения для автоматизации планирования - приложение Shifton. Этот инструмент специально разработан для того, чтобы помочь менеджерам внедрять онлайн-решения в управление рабочими процессами.

Приложение поможет вам системно контролировать производственную деятельность. Кроме того, Shifton позволяет оперативно добавлять чек-листы для обеспечения лучшего уровня обслуживания клиентов.

Одним из основных преимуществ автоматического планировщика графиков работы сотрудников является использование искусственного интеллекта. 62% предприятий планируют или уже начали использовать ИИ в своей работе, поэтому вполне вероятно, что в будущем автоматические планировщики станут настоящим хитом среди HR-специалистов и менеджеров.

Для грамотной настройки автоматической системы расписаний и графиков необходимо понимать принципы автоматизации. К счастью, такие системы довольно просты в настройке и использовании, , что значительно сокращает время работы сотрудников,, ответственных за создание расписаний. Все, что вам нужно сделать, это ввести данные сотрудников и продолжительность смен, и онлайн-система создаст расписание автоматически.

Автоматизированные системы составления рабочих графиков также позволяют учитывать отпуска и отгулы. Для этого вам потребуется только настроить систему отпусков, и инструмент изменит расписание соответственно.

Согласно последним данным, 44% HR-менеджеров используют облачные решения для управления персоналом. Большинство программ для управления расписаниями и графиками смен снабжены облачным трекером, который позволяет сотрудникам работать из любого места, в том числе и из дома.

По мере того, как мир постепенно оправляется от COVID-19, вполне вероятно, что многие компании будут продолжать использовать виртуальные инструменты для отделов, занимающихся обслуживанием клиентов и технической поддержкой.

А для тех организаций, где требуется гибридная или индивидуальная настройка, эти системы также могут стать адекватной заменой стандартным вариантам учета рабочего времени.

Чтобы избежать расхождений во времени начала работы, большинство онлайн-систем планирования поддерживают возможность блокировки по сети или через GPS. Такое решение позволяет сотрудникам входить в систему только на территории офиса или по месту исполнения работы.

Автоматизированная система планирования также должна быть снабжена панелью аналитики данных, которая представляет менеджерам различные отчеты о посещаемости, отработанном времени, опозданиях, выполненных задачах и т. д. Эти данные позволяют дать правильную оценку работы сотрудников и оперативно диагностировать проблемы с графиком смен.

В будущем аналитика данных станет неотъемлемой частью оптимизированных систем управления персоналом. Ведь такие цифровые решения - отличный способ сбора информации при выполнении повседневных операций.

Еще одна возможность, позволяющая значительно сэкономить время , которую предоставляют инструменты онлайн-планирования и управления сменами, - это модули для расчета заработной платы, которые информируют отдел кадров и финансов о заработной плате сотрудников на основе количества отработанных часов.

Настройка программного обеспечения для автоматического планирования графиков работы заключается в добавлении почасовой ставки персонала и даты начала и окончания расчета заработной платы, а затем система автоматически формирует отчеты о заработной плате одним нажатием кнопки.

Кадровые вопросы в цифровую эпоху

По мере того, как мир входит в цифровую эпоху, вполне вероятно, что сотрудники отделов, ответственных за HR и операции, будут осваивать все больше инструментов автоматизации рабочих процессов. Внедрение таких решений, как Shifton, поможет вам всегда сохранять конкурентоспособность и актуальность в наше быстро меняющееся время.