क्रू और नियमित विज़िट के लिए लॉन केयर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

घास कटाई का राउंड दरअसल नियमितता का एक वादा है। ग्राहक उसी चक्र पर विज़िट की उम्मीद करते हैं, क्रू पूरे दिन के काम की उम्मीद करता है, और बिल यह मान लेता है कि दोनों हुए। लॉन केयर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर उसी हफ़्ते इस वादे को निभाता है जब दो लोग न आ पाने की सूचना देते हैं, एक मोवर मरम्मत में है और आधी टीम आठ हफ़्ते पहले भर्ती हुई थी।

इसके पीछे का हिसाब बेरहम है। एक घर की विज़िट मिनटों में नापी जाती है, मार्जिन इस पर टिका है कि रोशनी जाने से पहले क्रू कितनी साइटें निपटा लेता है, और मज़दूरी लगभग पूरी लागत है। पूरे सीज़न में हर क्रू के हर दिन दो साइटें छोड़ दीजिए और वह राउंडिंग की गलती नहीं, असली पैसा होगा। इस काम में शेड्यूल कागज़ी कार्रवाई नहीं है। वही उत्पादन योजना है।

तीन क्रू पर व्हाइटबोर्ड काम करना क्यों बंद कर देता है

एक क्रू और दीवार का प्लानर ठीक चल जाते हैं। दो क्रू और ग्रुप चैट भी ज़्यादातर टिक जाते हैं। तीन पर गड़बड़ी तय है: किसी को भरोसा नहीं होता कि उसके पास ताज़ा संस्करण है। क्रू ऐसी साइट पर पहुँच जाता है जो हटा दी गई थी, दफ़्तर में ऐसा फ़ोन आता है जिसका जवाब वह नहीं दे पाता, और बीस भुगतान वाले मिनट यह पता करने में चले जाते हैं कि किसे कहाँ होना चाहिए। लॉन केयर बिज़नेस शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर ठीक इसी को पूरी तरह हल करता है। शेड्यूल एक ही होता है, वह हर फ़ोन पर रहता है, और सबके लिए एक ही पल में बदलता है। लॉन सर्विस शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर ठीक उसी बिंदु पर पैसा देने लायक हो जाता है जहाँ एक गलत पते की लागत लाइसेंस की लागत से बड़ी हो जाती है।

दो क्रू किसी के दिमाग़ में रखे जा सकते हैं। पाँच नहीं। जैसे ही काम अलग-अलग गाड़ियों और अलग-अलग सर्विस इलाकों में बँट जाता है, काम का सवाल यह नहीं रहता कि क्या करना है, बल्कि यह हो जाता है कि उसे कौन संभाल रहा है। आमतौर पर तभी मालिक लॉन केयर डिस्पैच सॉफ़्टवेयर, या कारोबार बड़ा हो गया हो तो लॉन केयर बिज़नेस डिस्पैच सॉफ़्टवेयर ढूँढ़ना शुरू करता है, और आमतौर पर ज़रूरत उस वाक्यांश से भी सरल होती है: एक ग्रिड जिसमें हर क्रू दिखे, हर शिफ़्ट किसी इलाके से जुड़ी हो, और दोबारा सौंपना चार फ़ोन कॉल नहीं बल्कि माउस से खींचना हो। Shifton सभी क्रू को एक ही स्क्रीन पर रखता है और हर सर्विस इलाका अपने आप में एक प्रोजेक्ट होता है, इसलिए हल्के दिन वाले किसी व्यक्ति से किसी की अनुपस्थिति भरने में सेकंड लगते हैं। जो लॉन केयर क्रू शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर आपसे बाकी क्रू छिपा दे वह आधा ही औज़ार है, और यही बात उस मोविंग क्रू शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर पर लागू होती है जो एक ही टीम पर रुक जाता है। कई दिन चलने वाले रोपण और निर्माण के कामों को लैंडस्केपिंग क्रू की शेड्यूलिंग वाला पेज कवर करता है।

साप्ताहिक चक्र को जोड़े रखना

निरंतरता ही वह चीज़ है जो ग्राहक सचमुच देखते हैं। वही दिन, वही क्रू, फ़ोन की ज़रूरत नहीं। Shifton हर सर्विस इलाके या साइट समूह को एक प्रोजेक्ट की तरह रखता है, और शेड्यूल टेम्पलेट दोहराए जाने वाले पैटर्न को संभालता है, इसलिए नियमित हफ़्ता हर रविवार नए सिरे से बनाने के बजाय आगे कॉपी हो जाता है। कोई छुट्टी पर हो तो आप दिन दोबारा नहीं बनाते, सिर्फ़ आदमी बदलते हैं। चूँकि हर शिफ़्ट अपनी जगह साथ लेकर चलती है, योजना समय के खानों की तरह नहीं बल्कि काम की तरह पढ़ी जाती है, और हमारा वर्क लोकेशन फ़ीचर बताता है कि साइटों की सूची बढ़ने पर यह टैगिंग कैसे काम करती है। लॉन मेंटेनेंस शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर एक ही सवाल पर जीता या मरता है: क्या दोहराए जाने वाले हफ़्ते को दोबारा बनाए बिना वापस लाया जा सकता है। जिस लॉन मेंटेनेंस शेड्यूल टेम्पलेट पर आप पहले से भरोसा करते हैं उसे हाथ से टाइप करने के बजाय इम्पोर्ट किया जा सकता है, और स्प्रेडशीट से एक्सपोर्ट किया गया घास कटाई शेड्यूल टेम्पलेट या लॉन सर्विस शेड्यूल टेम्पलेट भी उसी तरह लोड होता है। क्रू फ़ोन पर योजना को लॉन मेंटेनेंस शेड्यूल ऐप की तरह खोले या आप लैपटॉप पर महीने का व्यू पढ़ें, शेड्यूल वही रहता है।

पूरे दिन की साइटें एक शिफ़्ट में बिठाना

दिन की रोशनी ही लॉन सर्विस शेड्यूलिंग की असली सीमा है, और दूसरी सीमा यह है कि क्रू शारीरिक रूप से कितना खींच सकता है। दोनों घंटों का सवाल हैं। Shifton हर व्यक्ति के घंटों का चलता हुआ जोड़ दिखाता है और एक अधिकतम सीमा अलग-अलग तय करने देता है, इसलिए जो शिफ़्ट किसी को ओवरटाइम में धकेल देगी वह वेतन बनने के बाद नहीं, शेड्यूल बनाते समय ही दिख जाती है। जल्दी शुरुआत और लंबे गर्मियों के दिन यहाँ आम बात हैं, और शेड्यूल को दफ़्तर की चाल मानने के बजाय यही दिखाना चाहिए। एक बात साफ़ रहनी चाहिए: Shifton क्रू की योजना बनाता है और घंटे दर्ज करता है। यह साइटों का क्रम तय नहीं करता और उनके बीच की ड्राइविंग की योजना भी नहीं बनाता, इसलिए इसे स्टाफ़ की परत मानिए, इस बात का विकल्प नहीं कि आपके क्रू लीडर दिन को कैसे क्रम में लगाते हैं।

बारिश वाले दिन और वह भरपाई जो किसी को पसंद नहीं

मौसम कटाई का शेड्यूल रद्द नहीं करता, टाल देता है, और जमा हुआ काम कहीं न कहीं उतरना ही होता है। आमतौर पर इसका मतलब है एक अतिरिक्त आधा दिन, लंबी शिफ़्ट, या ऐसा क्रू जो उस दिन काम करे जिसके लिए उसकी बुकिंग नहीं थी। घास कटाई शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर ठीक इसी अफ़रा-तफ़री में अपनी जगह साबित करता है: प्रभावित काम खिसकाइए, अतिरिक्त घंटे ओपन शिफ़्ट के रूप में प्रकाशित कीजिए ताकि इच्छुक कर्मचारी उन्हें ले सकें, और फ़ोन करने का काम नोटिफ़िकेशन को करने दीजिए। मायने रफ़्तार रखती है। एक रात पहले किया गया बदलाव कुछ नहीं लेता, जबकि वही बदलाव सुबह सात बजे एक क्रू का पहला घंटा ले लेता है।

कर्मचारी बदलाव, सीज़नल भर्ती और वह जो नहीं आता

इस कारोबार में कर्मचारियों की संख्या मौसमी है और छोड़कर जाने वालों की दर ऊँची, इसलिए लॉन केयर एम्प्लॉई शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को जोड़ने की प्रक्रिया सस्ती बनानी होगी। Shifton टीम को पदों, अधिकार स्तरों और आमंत्रण की स्थिति के साथ कर्मचारी सूची की तरह रखता है, यानी नया व्यक्ति एक ही बैठक में जोड़ा, आमंत्रित और शेड्यूल किया जा सकता है। उपलब्धता शेड्यूल बनने से पहले जुटाई जा सकती है, इसलिए जो व्यक्ति आठ बजे से पहले शुरू नहीं कर सकता उसे ध्यान में रखकर योजना बनती है, न कि उसी दिन पता चलता है। कोई न आए तो वह खाली जगह ऐसी ओपन शिफ़्ट बन जाती है जिसे योग्य सभी लोग देख सकते हैं, और शिफ़्ट की अदला-बदली ऐप में क्रू के सदस्यों के बीच होती है, मैनेजर इंतज़ाम करने के बजाय सिर्फ़ पुष्टि करता है। जिस लॉन केयर शेड्यूलिंग ऐप को क्रू खोलता ही नहीं उसका कोई मोल नहीं, इसीलिए मोबाइल हिस्सा सबसे आसान होना चाहिए। क्रू घास कटाई शेड्यूलिंग ऐप को पहले दस सेकंड में परख लेता है, इसलिए फ़ोन का व्यू आज और कल दिखाता है और ऐसा कुछ नहीं जिसे ढूँढ़ना पड़े।

दर्ज मिनटों से सटीक वेतन तक

घंटे के हिसाब से काम करने वाले क्रू वेतन की सटीकता को महीने की नहीं, हफ़्ते की समस्या बना देते हैं। हर शिफ़्ट पर क्लॉक इन और क्लॉक आउट दर्ज होता है, ब्रेक लिखे जाते हैं, और काम के घंटों की रिपोर्ट काम किए घंटों को ओवरटाइम से अलग करती है और देरी तथा जल्दी निकलने को अलग आँकड़ों की तरह दिखाती है। बोनस और जुर्माने अलग-अलग शिफ़्ट से जोड़े जा सकते हैं, और दर की रिपोर्ट यह सब उस लागत में बदल देती है जिसे आप हर सर्विस इलाके के हिसाब से पढ़ सकते हैं, और ठीक यहीं लॉन केयर वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर प्रशासनिक खर्च रहना छोड़कर मार्जिन का औज़ार बन जाता है। लॉन केयर टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर और कागज़ी टाइमशीट का फ़र्क यही है: आप जब देखते हैं तब आँकड़ा पहले से सही होता है। QuickBooks और Zapier इंटीग्रेशन नतीजों को दूसरी बार टाइप किए बिना आगे भेज देते हैं।

किसी औज़ार पर टिकने से पहले क्या जाँचें

लॉन केयर का हर शेड्यूलिंग औज़ार डेमो में शानदार दिखता है, और इस काम के लिए बना बहुत सारा शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर तीसरे हफ़्ते तक चुपचाप दम तोड़ देता है। इसके बजाय उसे उबाऊ चीज़ों पर परखिए।

• क्रू के सबसे कम तकनीकी व्यक्ति को फ़ोन थमाइए और बिना मदद के कल की शिफ़्ट ढूँढ़ने को कहिए।
• एक बदलाव प्रकाशित कीजिए और देखिए नोटिफ़िकेशन पहुँचने में कितना समय लगता है।
• एक सीज़नल कर्मचारी को शुरू से आख़िर तक जोड़िए और क्लिक गिनिए।
• एक वेतन अवधि की घंटों की रिपोर्ट निकालिए और देखिए कि क्या उसी से भुगतान किया जा सकता है।

इनमें से किसी के लिए भी सपोर्ट टिकट लगे तो सीज़न के बीच तक वह औज़ार वापस कागज़ पर आ जाएगा। जो चलता है वह बस वही है जिसे आपके क्रू अगस्त में भी खोलते हैं।

लॉन केयर कारोबार के लिए Shifton

Shifton वर्कफ़ोर्स सॉफ़्टवेयर है: यह लोगों की योजना बनाता है, घंटे दर्ज करता है और दोनों पर रिपोर्ट देता है। यह न बिलिंग सिस्टम है न मैपिंग औज़ार, और इसका दावा भी नहीं करता, और आपको एक क्रू के लिए लॉन केयर स्टाफ़ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर चाहिए हो या आठ के लिए, यह एक जैसा ही काम करता है। यह जिस हिस्से को सचमुच संभालता है वह वही है जो आपको हर हफ़्ते पैसा पड़ता है, यानी सही संख्या में प्रशिक्षित लोग सही काम पर थे या नहीं और उनके घंटों पर भरोसा किया जा सकता है या नहीं। मिलते-जुलते पैटर्न दूसरी नियमित घरेलू सेवाओं में भी दिखते हैं, और हमारा पूल सर्विस शेड्यूलिंग पेज इसी समस्या को दूसरे कोण से देखता है।

10 टीम सदस्यों तक मुफ़्त प्लान बिना समय सीमा के पूरा काम चलाता है, जिसमें शिफ़्ट शेड्यूलिंग, बुनियादी टाइम क्लॉक और उपस्थिति, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट शामिल हैं, और एक क्रू वाले कारोबार के लिए यह हमेशा के लिए काफ़ी है। इसके आगे भुगतान वाले मॉड्यूल माँग का पूर्वानुमान, स्वचालित वितरण, जियोलोकेशन और गहरी लागत रिपोर्टिंग जोड़ते हैं, और कीमतें प्रति कर्मचारी प्रति माह हैं, इसलिए वे किसी तय लाइसेंस के बजाय आपके सीज़न के साथ चलती हैं। दोनों ही सूरतों में नतीजा एक ही रहता है: हर विज़िट पर लोग हैं, हर बारिश वाला दिन संभला हुआ है, और वेतन के आँकड़े पर किसी को बहस नहीं करनी पड़ती।