ATS- ja CRM-järjestelmät: Yksinkertainen opas fiksumpaan rekrytointiin

Rekrytointi ei ole koskaan ollut helppoa. Yritykset saavat satoja ansioluetteloita yhdestä työpaikkailmoituksesta, rekrytoijat käyttävät tunteja hakemusten lajitteluun, ja ehdokkaat valittavat usein hitaasta tai epäselvästä viestinnästä. Tämän ratkaisemiseksi yritykset kääntyvät digitaalisten työkalujen puoleen, jotka tekevät rekrytointiprosessista nopeamman, helpomman ja luotettavamman. Kaksi tärkeintä työkalua ovat ATS- ja CRM-järjestelmät.

Nämä ratkaisut muuttavat tapaa, jolla yritykset rekrytoivat. Ne vähentävät manuaalista työtä, parantavat ehdokaskokemusta ja tarjoavat johtajille tietoa älykkäämpien päätösten tekemiseksi. Mutta mitä täsmällisesti ovat ATS ja CRM, miten ne eroavat toisistaan ja miksi yrityksesi pitäisi käyttää niitä? Selvitellään asiaa yksinkertaisissa termeissä.

Mitä ovat ATS- ja CRM-järjestelmät?

ATS, tai hakijaseurantajärjestelmä, on ohjelmisto, joka on suunniteltu hallitsemaan työhakemuksia. Sen sijaan että avattaisiin käsin jokainen ansioluettelo ja luotaisiin loputtomia laskentataulukoita, ATS kerää kaikki hakemukset yhteen paikkaan, suodattaa ehdokkaat taitojen tai kokemuksen perusteella ja jopa aikatauluttaa haastattelut.

CRM, tai ehdokassuhteiden hallintajärjestelmä, keskittyy viestintään. Se seuraa ehdokkaita, jopa niitä, joita ei ensimmäisellä kerralla valittu, ja auttaa rekrytoijia pysymään yhteydessä. CRM:n avulla HR-tiimit voivat lähettää seurantaviestejä, muistutuksia uusista mahdollisuuksista ja päivityksiä rekrytointiprosessista.

Yhdistettynä nämä järjestelmät luovat täydellisen rekrytointiratkaisun: ATS hoitaa ehdokkaiden etsinnän ja suodatuksen, kun taas CRM varmistaa jatkuvan viestinnän ja suhteiden rakentamisen.

Miksi yritykset tarvitsevat ATS:n ja CRM:n

Jokainen yritys, riippumatta sen koosta, tarvitsee oikeat ihmiset kasvaakseen. Mutta perinteiset rekrytointimenetelmät ovat liian hitaita nykymarkkinoille. Tässä on muutamia syitä, miksi ATS ja CRM ovat tärkeitä:

1. Ajan säästö – ATS voi skannata satoja ansioluetteloita sekunneissa. CRM voi lähettää henkilökohtaisia viestejä automaattisesti, mikä vähentää manuaalista työtä.

2. Parempi ehdokaskokemus – Hakijat saavat nopeampia vastauksia, selkeitä päivityksiä ja ammattimaisempaa viestintää.

3. Tietoon perustuva rekrytointi – ATS tarjoaa raportteja rekrytoinnin nopeudesta ja ehdokkaiden lähteistä. CRM seuraa, miten hakijat ovat vuorovaikutuksessa yrityksesi kanssa.

4. Yhteistyö – Molemmat järjestelmät keskittävät tiedon, mikä helpottaa HR-tiimien yhteistyötä.

5. Alhaisemmat kustannukset – Vähentämällä tarpeettomia tehtäviä ja vähentämällä huonojen rekrytointien riskiä, yritykset säästävät rahaa.

Miksi ATS ja CRM ovat erilaisia mutta täydentäviä

Vaikka ATS ja CRM toimivat yhdessä, ne palvelevat erilaisia tarkoituksia:

• ATS = prosessi – Se järjestää ja automatisoi rekrytoinnin vaiheet.

• CRM = ihmiset – Se auttaa rakentamaan ja ylläpitämään suhteita ehdokkaisiin.

Kuvittele ATS lajittelukoneena ja CRM viestintäpäällikkönä. Yksi varmistaa, ettet huku ansioluetteloihin, kun taas toinen varmistaa, ettei ehdokkaita unohdeta.

ATS:n ominaisuudet selitettynä

ATS sisältää tehokkaita ominaisuuksia, jotka on suunniteltu yksinkertaistamaan rekrytointiprosessia:

• Ansioluetteloiden seulonta – Suodattaa ehdokkaat taitojen, kokemuksen tai avainsanojen perusteella.

• Analytiikka – Näyttää rekrytointiajan, parhaat ehdokkaiden lähteet ja onnistumisprosentit.

• Haastattelujen aikataulutus – Löytää automaattisesti sopivat ajat sekä rekrytoijalle että ehdokkaalle.

• Integraatio – Yhdistyy työpaikkailmoitustaulujen, HR-ohjelmistojen ja kalentereiden kanssa.

• Viestintä – Lähettää automaattisia päivityksiä hakijoille.

• Ehdokkaiden pisteytys – Antaa arvosanat sen perusteella, kuinka hyvin hakijat sopivat rooliin.

Näiden työkalujen avulla rekrytoijat voivat keskittyä vähemmän paperityöhön ja enemmän ihmisiin.

CRM:n ominaisuudet selitettynä

CRM-järjestelmä lisää rekrytointiin inhimillisen puolen:

• Sähköpostiautomaatio – Lähettää muistutuksia, työhön liittyviä päivityksiä tai kiitosviestejä.

• Segmentointi – Ryhmittelee ehdokkaat taitojen, teollisuuden tai aiempien hakemusten perusteella.

• Merkinnät ja muistiinpanot – Pitää profiilit järjestettyinä ja helposti etsittävinä.

• Sitoutumisen seuranta – Seuraa, kuka avasi sähköpostit ja vastasi.

• Pitkäaikaiset poolit – Tallentaa ehdokastiedot tulevaa rekrytointia varten.

Tämä varmistaa, että vaikka ehdokasta ei palkattaisi tänään, hän saattaa olla sopiva huomenna.

Miksi ATS ja CRM yhdessä ovat paras valinta

Monet yritykset miettivät, pitäisikö heidän valita yksi järjestelmä vai toinen. Totuus on, että molempien käyttäminen on paljon voimakkaampaa.

ATS:n avulla voit nopeasti käsitellä hakemusten tulvaa. CRM:n avulla voit hoitaa suhteita ja ylläpitää positiivista työnantajakuvaa. Yhdessä ne luovat sulavan prosessin: ehdokkaat hakevat, ATS suodattaa, ja CRM ylläpitää viestintää, kunnes oikea tehtävä avautuu.

Esimerkiksi, jos markkinointispesialisti hakee mutta häntä ei valita, ATS tallentaa hänen profiilinsa. CRM voi myöhemmin muistuttaa häntä uudesta avoimesta paikasta, pitäen hänet mukana ja kiinnostuneena.

Reaaliaikainen esimerkki

Kuvitellaan vähittäiskaupan yritys, joka tarvitsee 200 kausityöntekijää. Ilman ohjelmistoa rekrytoijat käyttävät viikkoja ansioluetteloiden tarkistamiseen ja sähköpostien lähettämiseen.

ATS:n avulla ansioluettelot suodatetaan minuuteissa, ja vain pätevät ehdokkaat jäävät jäljelle. CRM lähettää automaattisesti päivityksiä, aikatauluttaa haastattelut ja pitää ehdokkaat ajan tasalla. Tämän seurauksena yritys palkkaa 200 henkilöä päivissä viikkojen sijaan, säästäen rahaa ja vähentäen stressiä sekä rekrytoijilla että hakijoilla.

Hyödyt ehdokkaille

Nämä järjestelmät eivät ole hyödyllisiä vain yrityksille—ne myös parantavat hakijoiden kokemusta:

• Selkeä viestintä ja päivitykset.

• Nopeammat vastaukset ansioluettelon lähettämisen jälkeen.

• Enemmän järjestäytyneitä haastatteluita vähemmällä odottamisella.

• Henkilökohtaiset viestit, jotka tuntuvat inhimillisiltä, eivät robottimaisilta.

• Oikeudenmukaisemmat arvioinnit perustuen tietoon, ei vain henkilökohtaisiin mielipiteisiin.

Tämä tekee ehdokkaista todennäköisempiä hakemaan uudelleen tai suosittelemaan yritystäsi muille.

Hyödyt HR-tiimeille

HR-päälliköille ja rekrytoijille ATS ja CRM tarjoavat:

• Vähemmän stressiä paperityöstä.

• Parempi yhteistyö tiimin jäsenten kanssa.

• Nopea pääsy ehdokashistoriaan.

• Selkeämmät suorituskykyraportit.

• Vahvempi maine ammattimaisena ja järjestäytyneenä.

ATS:n ja CRM:n tulevaisuus

Teknologia kehittyy nopeasti. Lähitulevaisuudessa ATS ja CRM tulevat olemaan entistä fiksumpia:

• AI-ohjattu seulonta – Järjestelmät eivät vain tarkista ansioluetteloita, vaan myös ennustavat ehdokkaiden menestystä.

• Chatbotit – Ehdokkaat voivat olla vuorovaikutuksessa automatisoitujen avustajien kanssa saadakseen nopeampia vastauksia.

• Syvempi analytiikka – Yksityiskohtaisemmat raportit työntekijöiden suorituskyvystä rekrytoinnin jälkeen.

• Vahvempi integraatio – ATS:n ja CRM:n yhdistäminen aikataulutukseen, palkanlaskentaan ja koulutusjärjestelmiin.

Nämä parannukset tekevät rekrytoinnista entistä sujuvampaa ja tehokkaampaa.

ATS ja CRM Shiftonissa

Shifton on enemmän kuin pelkkä työvuorosuunnitteluohjelma. Yhdistämällä ATS- ja CRM-kyvykkyydet vuorosuunnitteluun se tarjoaa yrityksille täydellisen HR-ratkaisun.

• Rekrytoijat löytävät ehdokkaita ATS:n avulla.

• CRM varmistaa, että he pysyvät yhteydessä hakijoihin.

• Shiftonin aikataulutustyökalut tekevät perehdyttämisestä helpompaa.

• Kaikki tiedot pysyvät yhdessä paikassa, mikä poistaa tarpeettomat päällekkäisyydet.

Tämä luo saumattoman prosessin: työpaikkailmoituksesta ensimmäiseen työvuoroon, kaikki on automatisoitua ja tehokasta.

Johtopäätös

Rekrytointi on yksi modernien yritysten suurimmista haasteista. Vanha tapa—ansioluetteloiden manuaalinen lajittelu ja sähköpostien lähettäminen—ei yksinkertaisesti toimi enää. Siksi yritykset tarvitsevat fiksumpia ratkaisuja.

ATS- ja CRM-järjestelmät yksinkertaistavat prosessia, parantavat viestintää ja säästävät aikaa ja rahaa. Yhdessä ne luovat voittoisan kaavan sekä rekrytoijille että ehdokkaille.

Jos haluat yrityksesi kasvavan ja houkuttelevan parhaat lahjakkuudet, on aika harkita, kuinka nämä järjestelmät, erityisesti kun ne ovat integroituina alustojen kuten Shifton kanssa, voivat muuttaa rekrytointiprosessiasi.