Töölaua haldamine

Mis on tööde planeerimine?

Reede, 16:47. Ostu juht hotelkettis teadvustab, et pühapäeva hommikul on kaks vastuvõtuametnikku nelja asemel. Üks helistas haige, teine vahetas vahetus ilma teatamata. Juht veedab järgmised tunnid tekstiga, helistades ja paludes. Kui katvus kinnitatud, on juba peaaegu seitse.

Tööde planeerimine - mida nimetatakse ka rotatsiooniks või personali rostering - on viis, kuidas organisatsioon määrab inimesi vahetustele, rollidele ja asukohtadele määratletud perioodil. Töögraafik on enamat kui ajutabel. See näitab, kes kus töötab, millal ta algab ja lõpeb, millist rolli täidab ja kes on varuliikmena saadaval. Kui see töötab, keegi seda ei märka. Kui see puruneb, märkavad kõik.

Kontseptsioon kõlab lihtsalt. Täitmine pole. Töögraafikud peavad tasakaalustama ärialast nõudlust töötajate saadavusega, tööseaduste piirangutega, kvalifikatsiooninõuetega, õigluse ootustega ja eelarvepiirangutel - samaaegselt. Enamik juhte, kellega me rääkisime, kirjeldavad seda kõige ajakulukamate administratiivseteks ülesanneteks, mida nad nädalas teevad. Ja halvasti tehtud kulude hind ulatub palju kaugemale kui mõned ületunnid.

Miks on tööde planeerimine olulisem, kui näib

Halvasti koostatud töögraafik loob probleemid, mis pinnal näivad seotud. Kõrge puudumine? Sageli ajakavastusteema - inimesed, kes ei saa vahetada, lihtsalt lõpetavad tulemise. Kasvavad ületunnide kulud? Tõenäoliselt puudub töötajaid konkreetsetel ajavahemikel, mida keegi ei märganud kuni palgaleheni jõudis. Isegi mustrid, mille taga inimesed lahkuvad juhivad sageli tagasi töögraafiku kvaliteedile.

Euroopa Elujuhtumistanduste Parandamise Sihtasutuse järgi on ebakorrapärased ja ettearvamatud tööajad otseselt seotud halvema töö-elu tasakaaluga ja kõrgema terviseprobleemide määraga töötajate seas. See pole pehme meetermõõt. See ilmneb puudumiste arvudes, puudeasutuste nõuete ja säilitamisprotsendis.

Hea töötajate planeerimine teeb kolme asja korraga. See reguleerib tööjõu kulusid, vastades inimeste arvu tegelikule nõudlusele. See säilitab teenuste taseme, asetades kvalifitseeritud inimesed õigetesse ametikohtadesse. Ja see annab töötajatele piisavalt prognoositavust oma elu väljaspool tööd planeerimiseks - mis tunnitöötajate jaoks on erakordselt oluline.

Tõhusa töögraafiku põhikomponendid

Ükski töögraafik ei ole sama. Haiglaosakonnal ja jaemüüjal on erinevad rütmid, tipptunnid ja vastavusega nõuded. Kuid hästi toimiva vahetusgraafiku ehituskivid on igal pool järjekindlad.

Nõudluse prognoosimine

Enne ühe nime graafikule kirjutamist peate teadma, mitu inimest teil tunnis tegelikult vaja on. See sõltub ajaloolistest andmetest - jalakäijate liiklus, piletite maht, tootmistegevuse eesmärgid, mida iganes ettevõtte jäljed. Enamus graafiku optimeerimise alguses: lugege kõigepealt tööd, seejärel määrake inimesed. Kõlab ilmselge, kuid juhtide arv, kes üles ehitavad graafikuid "Mis me eelmisel nädalal tegime" asemel andmete asemel on šokeeriv.

Oskused ja sertifikaadid

Vahu täitmine ei ole lihtsalt inimene kohal istumas. Sa pead kellegit, kes saab seda tõesti teha. Restoran vajab vähemalt ühte koolitatud baarmeistrit baarile, mitte kolme anduri, kes pole kunagi kokteiliveri näinud. Meeskonna planeerimine tootmises muutub veelgi spetsiifilisemaks - valikuliigendi sertifikaadid, ohutusteadete tasemed, masinate kvalifitseerimised.

Kellel on mis teha, tabelis jäljitamine toimib kuni ei teostu. Ja hetk, kui ei teostu, on tavaliselt siis, kui keegi katab rolli, kellele ta ei ole kvalifitseeritud ja miski läheb valesti.

Töötajate kättesaadavus ja eelistused

See on koht, kus plaanimis kas saab usaldust või murrab selle. Töötajad, kes pidevalt saavad graafike, mis eiravad nende kättesaadavuse taotlusi, lõpetavad taotlemise. Selle asemel hakkavad nad uut tööd otsima. Inimestele lubamise võimaldamine eelistatuvatele vahetustele, blokkida saadaolevate päevade, ja taotluse aeg selges süsteemis on miinimum. Teie dokumenteeritud töökohase poliitika peaks täpselt selgitama, kuidas see töötab, et ei oleks segadust.

Nõuetega vastavuse kaitsemeetmed

Minimaalne puhkepäevad vahetuste vahel. Maksimaalne nädalatunnid. Ületunnide lävi. Noorte töötajate piirangud. Reeglid erinevad jurisdiktsiooniti, kuid neil kõigil on üks ühine - nende rikkumine on kallis. Tugeva töögraafiku protsess põimib need piirangud avaldatud graafikusse enne avaldamist, mitte pärast vastavuskontrolli.

Levinud töögraafiku haldamise vead

Mõned neist kuulduvad valuliselt tuttavad. Seda seetõttu, et enamik vahetuspõhisest toimingust teeb sama käbistust vigu - ja jätkab seda, kuni keegi mõjut mõõdab.

Graafikute avalustamine liiga hilja

Kui teie meeskond näeb järgmise nädala graafikut neljapäeva õhtul, olete juba ebaõnnestunud. Ei saa laste eest hoolt korraldada, ei saa ette planeerida, ei saa pühendada midagi väljaspool tööd. Kahe nädala ettehoiatus on miinimum. Kolm on parem. Hilisene avaldamine on kiirem viis tagada mitteosalemise ja vahetuse muutmise segadused.

Andmete eiramine, mis teil juba on

Teie POS-süsteem teab, millised tunnid on kõige hõivatum. Teie kohaloleku andmed näitavad, kes helistas kõige sagedamini haigena ja millistel päevadel. Teie ületunnide aruandel paljastab, millised osakond on krooniliselt aleedulanud. Kuid kui keegi ei vaata graafiku andmeid, mis asuvad teie süsteemis, koostate graafikuid tundele - ja tunne kipub eelistama juhi mugavust meeskonna tegelikkusele.

Ülesagedane sõltuvus samadest inimestest

Iga meeskonnal on minna inimene - see, kes ütleb jah lisavahetustele, täidab viimase vähe, kunagi ei kaebusta. Juhid toetuvad neile, sest see on lihtne. Seni kuni see inimene ei põle välja ja käe ära. Õiglane vahetus jaotamine ei ole lihtsalt õigluse küsimus. See on riskijuhtimine. Kui teie tegevus rehkendab, kui konkreetne inimene haigestub, on teie graafiku ühele punktile murdustada.

Kuidas ehitada paremat töötaja graafikut

Imearsti valemit pole, kuid uuesti kasutatav protsess on. Parimad toimingud, millega oleme töötanud, järgivad ligikaudu sama järjestust, kas planeerimine köögis 12 liikme tiim või logistika meeskonna 200 liiget.

Alustage tööga, mitte inimestega

Esimene kaardista katvuse vajadusi. Kui palju inimesi vajate rolli, ajavahemiku kohta, päeval? Kasutage ajalooline nõudluse mustreid, mitte oletusi. Palgagraafik, mis on ehitatud "meil oli alati kolm inimest teisipäeva hommikul" on pöördinud, hetkel kui ärimustreid muutuvad - hooajalised muutused, kohalikud sündmused, uus konkurent lähedal.

Kihti piirangud

Enne nimede määramise alustamist, katteaeg mittevahetatavaid asju: tööseadustiku piirangud, heakskiidetud puhkuse taotlused, oskuste nõudmised, lepingulised tunnid. Mõelge neile seinade seinadele. Nad ei liigu. Mis liigub, on see, kes täidab millise ava seinte vahel.

See on koht, kus meeskonna ajaplaneerimine tööriistad teenitavad. Seda käsitsi teha 30+ meeskonna jaoks, kus on muutuv lepingud, kättesaadavuse aknad ja sertifikaadid, on nagu Rubiki kuubi lahendamine silmapidid. Tehniliselt võimalik. Mõistlik, ei.

Tee vahetused lihtsaks ja nähtavaks

Vahetus muutused juhtuvad. Eeldada, et see ei juhtub, on retsept raamatupidamisest välja jäänud kaubanduse jaoks, mida keegi ei jälgi. Läbipaistev vahetus - kuigi töötajad taotlevad kaubanduse, juhid heakskiidavad või automaatselt heakskiidavad reeglite põhjal ja ajaliselt süsteem vaatab otseajal - graafik jääb täpseks ilma mikrojuhtimiseta iga muutuse.

Vaata üle ja kohanda igal nädalal

Graafik ei ole dokument, mille avaldate ja unustate. Pärast iga tsüklit vaadake, mis läks valesti. Kas olid avastamata vahetused? Ületunnide tõuked? Mitteosalemise muster samal päeval? Viie minuti ülevaade pärast iga nädalat teeb järgmise nädala graafiku märgatavalt paremaks. See on tööde haldamine pideva parandamise protsessina, mitte ühekordne ülesanne.

Käsitsi graafikud vs. Tarkvara: millal minna

Arvutustabelid ja paberite graafikud toimivad väga väikeste meeskondade jaoks prognoositavate vahetustega. Kohvik viie barista fikseeritud vahetuse jooksul ei vaja spetsiaalset tarkvara. Kuid hetkel, kui kõik sellest muutub, matemaatika muutub:

• Rohkem kui 15-20 töötajat pöörlevate vahetuste mustriga
• Mitme koha või osakonna lõikes jagamist
• Vastavuse reeglid, mis erinevad töötaja tüübi järgi (osa-aeg, alaealised, lepingulised tunnid)
• Vahetus taotlused tuleb sms-iga, e-postiga ja koridori vestluste kaudu korraga

Sellel hetkel maksavad juht käsitsi graafikute koostamisel ja parandamisel kulunud tunnid rohkem kui ükskõik milline tarkvara tellimus. Ja vigadel - kahekordne pakkumine, puuduvad puhkeperioodid, jälgimata ületunnid - on oma hind.

Käsitsi digitaalsele minek pole tegelikult tehisest. See on küsimus, kas teie praegune protsess saab keerukusega toime muretu. Kui olete kunagi avaldanud graafiku ja saanud nelja "ma ei saa seda päeva töötada" sõnumi tunni jooksul, teate juba vastust.

FAQ

Mis vahe on ajakaval ja ajakaval?

Praktikas tingimused kattuvad. Ajakava on tavaliselt laiemad plaan - kes töötab millal. Ajakava lisab detailid: konkreetsed rollid, asukoht, pausid ja varamu ülesanded. Mõelge ajakaval skeleti ja ajakaval täies pildis. Enamik tööjõu haldamise tööriistu käsitleb mõlemaid.

Kui kaugele ette tuleks graafikud avaldada?

Kahe nädala minimaalne. Mõned jurisdiktsioonid nõuavad seda seaduse järgi - ennetusliku ajakavas määrused linnade nagu San Francisco ja New York nõua 14-päevast teatist teatud tööstuste jaoks. Isegi kui see pole seaduslikult nõutav, varane avaldamine vähendab puudumisi ja annab inimestele aega vahetuste korraldamiseks.

Kas väikesed ettevõtted saavad kasu töögraafiku juhtimise tarkvarast?

Jah, kui planeerimine on piisavalt keeruline. Pagar kolme inimesega fikseeritud tunnid - tõenäoliselt mitte. Puhastusettevõte 15 osa-ajaline töötajaga eri kliendi saitides - absoluutselt. Murdumine ei ole ettevõtte suurus. See on planeerimine keerukus.

Mida peaksite otsima rostering tööriista?

Kättesaadavuse haldamine, vahu vahetus töövood, vastavuse reeglite jõustamine, mobiilne juurdepääs töötajatele ja integratsioon teie palgalehe või aja jälgimise süsteemiga. Luksuslik AI funktsioon on kena omada, kuid saate esmalt põhised õigeks. Kui teie meeskond ei saa oma vahetusi telefonist näha, ei ole miski muu olulinen.