Konsensusotsuste tegemine tööl: millal seda kasutada, millal vältida

Konsensusotsuste tegemine tundub lihtne: arutage läbi, kuni kõik toetavad sama valikut. Praktikas on see struktureeritud viis jõuda otsuseni, mida kogu grupp aktsepteerib, isegi kui mõned oleksid valinud teisiti. Hästi kasutatuna see suurendab usaldust, vähendab "nemad vs. meie" tunnet ja loob järjepidevust. Halvasti kasutatuna see triivib, peatub või peidab konflikti. See juhend selgitab meetodit lihtsas keeles, näitab, kus see särab ja kus see laguneb ning annab teile valmis protsessi, mida saate sellel nädalal proovida. Keskendume tulemustele, mitte moesõnadele, et teie meeskond teaks, millal Konsensusotsuste tegemine aitab – ja millal on teine lähenemisviis kiirem ja turvalisem.

Konsensusotsuste tegemine ei ole sama mis hääletamine. Hääletamisel loetakse käsi; konsensus kontrollib, kas inimesed saavad valikuga elada ja seda avalikult toetada. Hääletamine lõpetab vestluse. Konsensus lõpetab vestluse ja saadab inimesed välja ühtsena. See erinevus on põhjus, miks paljud meeskonnad kasutavad meetodit funktsioonidevahelise töö, suure mõjuga poliitikate, kaubamärgitaseme valikute ja olukordade jaoks, kus elluviimine nõuab laialdast heakskiitu.

Mida see meetod tõesti tähendab

Meetodi olemus seisneb selles, et grupp peab esitama valikud, testima neid eesmärkide ja piirangute vastu ning täpsustama ühte valikut, kuni kellelgi pole tugevat, põhjendatud vastuväidet. Eesmärk on „toetada saab“, mitte „minu lemmik“. Läpiviija hoiab aega ja voogu. Sponsor määratleb otsuse ulatuse. Kõik jagavad fakte, riske ja kaubandusi. Inimesed esitavad muresid üks kord selgelt ja grupp töötab nende lahendamiseks.

Konsensusotsuste tegemine hoolib sellest, kuidas otsus tegelikkuses rakendub. See küsimus: Kes teeb töö ära? Milliseid takistusi nad näevad? Kuidas mõõdame edu? Kuna protsess kutsub need hääled varakult esile, on lõplik plaan praktiline, mitte teoreetiline. Kui meeskond ei saa pärast ausaid pingutusi võtmemure lahendada, võib sponsor protsessi peatada, koguda rohkem andmeid või eskaleerida.

Igapäevases kasutuses järgib mudel mõnda lihtsat reeglit:

• Rääkige andmetest ja otsesest kogemusest.

• Eraldage ideed inimestest; pole silte ega süüdistusi.

• Koguge valikud ühele lehele; võrrelge samade kriteeriumite alusel.

• Jälgige muresid omanike ja järgmiste sammudega.

• Ajastage iga samm nii, et kohtumine lõpeks otsusega või selge teega otsuseni.

Kuidas Konsensusotsuste tegemine toimib lihtsas eesti keeles

Alustage selge otsuslausungiga: "Valige meie tugitööriist järgmiseks 24 kuuks." Jagage ette piiranguid ja õnnestumise mõõdupuud: eelarvevahemik, turvavajadused, ümberpaigutamise vaev, tugitunnid. Kutse kolme kuni viie variandi esitlemiseks. Iga variandi puhul loetlege eelised, riskid, kulud ja "tundmatud." Kutsuge gruppi pakkuma viise suurimate riskide vähendamiseks. Hoidke märkmed kõigile nähtavaina.

Konsensusotsuste tegemisel peavad vastuväited olema konkreetsed ja lahendatavad. "Mulle see ei meeldi" ei ole vastuväide. "Sellel valikul puudub X-funktsioon, mida meil on iganädalaselt vaja; siin on üks lahendus" on kasulik. Kui valikud paranevad, kontrollib läpiviija ruumi: "Kas sa toetad valikut B, kui lisame koolitusplaani ja kolmekuulise kontrollpunkti?" Kui jah, registreerige otsus, omanikud, kuupäevad ja kuidas ülevaatate. Kui ei, otsustage, milliseid lisatöid on vaja ja kes selle teeb.

Miks meeskonnad võidavad Konsensusotsuste tegemisest

Inimesed toetavad seda, mida nad aidata vormivad. Kui meeskonnad kasutavad Konsensusotsuste tegemist õigete teemade jaoks, lahkume ruumist ja jagame keelt, tõelist pühendumist ja vähem „varjulahinguid“ hiljem. Kuna meetod toob kompromissid avalikuks, õpetab see inimestele väärtuste kaalumist - kiirus vs kvaliteet, kulu vs paindlikkus, risk vs ulatus – ilma kohtumist muuta otsese lahinguks.

Plussid: kus see särab

Parem teostus. Kui inimesed, kes peavad plaani ellu viima, seal osalevad, näevad nad riske varakult ja kujundavad neid ümber. Ülekanded muutuvad selgemaks. Vähem ülesandeid põrkub tagasi.

Usaldus ja moraal. Meetod annab vaiksematele häältele võimaluse kõlada. Austus tõuseb. Inimesed tunnevad end turvaliselt, noomides probleeme enne kui need plahvatavad.

Mõtlemise kvaliteet. Struktureeritud vestlus lööb arutelu. Saate rohkem ideid, testitud samade eesmärkide suhtes, vähem müra.

Õppeloop. Iga ring selgitab, mida meeskond väärtustab. Aja jooksul ehitavad grupid keeruliste valikute jaoks ühise mänguraamatu.

Ülesannetevaheline joondumine. Konsensusotsuste tegemine vähendab "kohalikke võite, ettevõtte kaotusi." Inimesed näevad suuremat süsteemi ja teevad valikuid selle kasuks.

Huvigruppide selgus. Otsused sisaldavad "miks", "kes omab mida" ja "kuidas kontrollime edasiminekut." See teeb uuendused lihtsaks ja kiireks.

Miinused: levinud lõksud

Ajaarvamatus. Ilma ajaraamidega vestlused laienevad, et täita kalender. Otsustage ette: üks sessioon valiku tegemiseks, teine järgnevate riskide lahendamiseks.

Ebaselge ulatus. Kui keegi ei määra, mis on sees või väljas, vaidlete üksteisest mööda. Kirjutage otsus seinale. Jääge selle juurde.

Varjatud vetod. Mõnikord inimesed noogutavad ruumis ja blokeerivad hiljem. Lahendage see, küsides selgesõnalist toetust ja registreerides, kes mille eest vastutab.

Grupimõtlemine. Meeskonnad võivad kiirustada "kokkuleppele" ja ignoreerida paremaid ideid. Kasutage kõigepealt vaikset ideede genereerimist, siis arutage.

Lahendamatud vastuväited. Konsensusotsuste tegemine ei saa lahendada selliseid raskeid piiranguid nagu seadus, aeg või eelarve. Kui vastuväide on tõeline ja mitte lahendatav, peavad juhid otsustama ja vastutuse võtma.

Vale teema. Kasutage meetodit valikute jaoks, mis vajavad heakskiitmist ja mõistmist. Ärge kasutage seda hädaolukordades, väikeste ostude või privaathr. Teemade puhul.

Millal seda kasutada (ja millal vältida)

Valige konsensus funktsioonidevaheliste poliitikate, kaubamärgi valikute, töövoo standardite ja suurte tööriistade jaoks, mis mõjutavad paljusid meeskondi. Need otsused vajavad rohkem laiapõhjalist toetust kui kiirust ja Konsensusotsuste tegemine rajab selle toetuse. Kasutage seda, kui väärtused on pinges ja vajate stabiilset kompromissi, mida inimesed hiljem kaitsevad.

Üldiselt jäta meetodireegel kõrvale kiireteks intsidendideks, õigusvaldkonna reaktsioonideks ja valikute jaoks, kus ühel inimesel on selge omandus ja risk. Sel juhul otsustab omanik pärast kiiret sisendit. Samuti väldi konsensust, kui poliitiline olukord on pingeline ja usaldus madal. Alusta väikestest, madala riskiga teemadest, et taastada ausa vestluse harjumus, enne kui sukeldud suurematesse. Mäleta: Konsensusotsuste tegemine on vahend, mitte religioon. Kasuta seda, kui selle tugevused klapivad tööga.

Kiire ja õiglane protsess, mida saate kopeerida

1) Kaardista otsus. Üks lause. Lisa edu mõõdikud ja vajalikke piirangud. Määra sponsor ja läpiviija.

2) Koguge valikuid. Vaikselt ajurünnak viis minutit. Rühmitage sarnased ideed. Hoidke kolm kuni viis.

3) Testige eesmärkide vastu. Iga valiku puhul loetlege eelised, riskid, kulud ja "tundmatud". Kasutage alati samu nelja rubriiki.

4) Täiendage, ärge vaidlustage. Küsimine, „Mis teeks, et valik B teie jaoks töötaks?" Muutke vastuväiteid muudatusteks.

5) Kontrollige tuge. Läpiviija küsib, "Kas saate seda valikut avalikult toetada?" Inimesed vastavad jah; jah koos märkustega; või ei, koos konkreetse, lahendatava probleemiga.

6) Otsustage või määrake järgmine samm. Kui grupp saab toetada, salvestage otsus, omanikud, kuupäevad ja esimene ülevaatus. Kui mitte, määrake lühikesi ülesandeid, et lüngad katta ja kohtuda uuesti.

7) Lõpetage tsükkel. Saatke ühe lehekülje märkus: otsus, miks, kes mida omab ja millal tulemusi kontrollite. Siin ebaõnnestub palju meeskondi; ärge.

Konsensusotsuste tegemine töötab kõige paremini nähtavate märkmete, lühikeste pöörete ja selge lõpetamisega. Hoidke energia praktiline. Piirake kõnesid. Tunnustage selgust.

Rollid, mis muudavad koosoleku töövõimeliseks

Sponsor. Omandab tulemuse ja võtab selle eest vastutuse, kui see ebaõnnestub. Määratleb ulatuse ja edu.

Läpiviija. Neutraalne liikluskorraldaja. Jälgib aega, kutsub vaikseid hääli esile ja võtab kokku. Ei suru läbi lemmikut.

Salvestaja. Kirjutab valikud, redigeerimised ja otsused, mida kõik näevad.

Hääled ringis. Inimesed, kelle teadmised teevad valiku paremaks. Nad toovad fakte, mitte poliitikat.

Täitjad. Inimesed, kes plaani ellu viivad. Nende riskidel on suurim kaal.

Rolle määrates hoiate ära, et koosolekud muutuksid etenduseks. Inimesed teavad oma rolli ruumis ja pärast seda.

Tööriistad ja mallid

Otsuse kokkuvõte. Eesmärk, ulatus, piirangud, valikud (3–5), riskid, kulud, tundmatud ja soovitatavad muudatused. Kasutage seda alustamiseks.

Murede logi. Mure, omanik, parandus, tähtaeg, staatus. Kasutage seda jälgimiseks ja lahenduste sulgemiseks.

Otsuse protokoll. Mida valisime, miks, kes omab elluviimist ja millal üle vaatame. Hoidke see avalik.

Ülevaatuse kontrollnimekiri. Kas me tabasime mõõdikuid? Mis töötas? Mida parandame? Millised uued riskid on siin?

Lihtsad tööriistad on piisavad. Eesmärk on hoida vestlused pingelised ja korduvad.

Reaalsed stsenaariumid, mida tunnete ära

Oluline poliitikamuutus. Ettevõte tahab üle minna paindlikule puhkusepoliitikale. HR pakub kolme varianti. Rahandus jagab kulude vahemikke. Operatsioonid tõstavad esile kaubamärkide kattuvusriskid. Kahe sessiooni jooksul redigeerib grupp ühe variandi: paindlikud päevad koos tipppäevade piirangud ja vahetuse reegli muutmine. Kuna kava sisaldab kaitsemeetmeid, toetavad juhid seda ja kasutuselevõtt kulgeb sujuvalt.

Peamise platvormi valik. Meeskond peab valima müügi ja toe CRM-i. Müük armastab kiirust; tugi vajab stabiilsust. Esimesel sessioonil loetleb grupp iga variandi viis parimat riski. Teisel kujundavad nad võiduka valiku kaitsemeetmed: järkjärguline kasutuselevõtt, andmekvaliteedi audit ja nädalased kontrollid kuue nädala jooksul. Konsensusotsuste tegemine annab igale meeskonnale põhjuse plaani usaldada.

Kontorikontori kolimine. Rajatisel on kolm kohta. Grupp kasutab ühte lehte, et võrrelda pendeldusi, kulusid, korruse paigutust ja laiendusruumi. Kaks muret - parkimine ja turvalisus - blokeerivad kiire otsuse. Omanik saab kindlad pakkumised; meeskond kohtub uuesti ja kiidab heaks asukoha B koos transpordiga ja turvauhinnanguga.

Need juhtumid näitavad punkti: meetod muudab udused vestlused selgeks, jagatud plaani redigeeru

Märgid, mis näitavad, et seanss on terve

• Inimesed nimetavad ohte ilma süüdistamata.

• Valikud paranevad, kui te räägite.

• Vaiksemad inimesed räägivad; valjud kuulavad.

• Grupp peatub, et kontrollida tuge.

• Lõpetate omanike, kuupäevade ja ülevaatuse punktiga.

Kui te neid ei näe, kohandage. Karmi ajaraame. Korrake otsust. Kutsuge puuduvad hääled. Küsige selget "jah," "jah koos reservatsiooniga," või "ei, ja siin on parandus."

Erinevuste käsitlemine ilma draamata

Mitte iga "ei" ei ole võrdne. Küsige, kas vastuväide on seotud väärtuste, faktide või hirmuga. Väärtuste konfliktid - privaatsus vs. kiirus - vajavad sponsori otsust. Faktoorsed lüngad vajavad andmeid. Hirm vajab väikest testi. Konsensusotsuste tegemisel austate inimest ja testite ideed. Hoidke toon rahulik. Kasutage lühikesi pöördeid. Kirjutage kokku leppitud redigeering. Liikuge edasi.

Kui keegi blokeerib, käsitle seda kui haruldast ja tõsist juhtumit. Blokeerimine tähendab, "Ma usun, et see kahjustab ettevõtet." Vajalik on selge kirjalik juhtum ja alternatiiv. Siis kas võtate paranduse, otsustate edasi minna ja riski oma vastutada või eskaleerite.

Kaug- ja hübriidnõuanded

• Jagage ühe lehekülje kokkuvõte enne kohtumist.

• Kasutage jagatud dokumenti valikute ja redigeeringute jaoks.

• Alustage vaikse viieminutilise kirjutamisega.

• Kutsuge inimesi nime järgi; pöörake, kes esimesena räägib.

• Jätke kaamerad vabatahtlikuks, kuid kokkuvõtted kohustuslikuks.

• Lõpetage nähtava otsuse registri ja omanikega.

Kauge konsensus võib olla kiirem kui isiklik, kui austate kella ja dokumenti.

Otsuse järgimise mõõtmed

Otsus on kihlveoliinas. Käsitle seda nii. Määratlege kaks kuni neli mõõdet, mida kontrollite 30 ja 90 päeva pärast. Näiteks: tugipiletid langesid 10%, tarne tsükkel lühenes, õigeaegsed algused tõusid või kliendi NPS paranes. Konsensusotsuste tegemisel lubasite ülevaatust; tehke seda. Kui kihla vedamine jääb puudu, kohanduge. See pole läbikukkumine. See on vastutustundlik juhtimine.

FAQ

Mis teeb selle hääletamisest eriliseks?

Hääletamine valib võitja. Konsensusotsuste tegemine püüab saavutada ühte redigeeritud valikut, mida inimesed saavad toetada ja kaitsta, isegi kui see polnud nende esimene valik.

Kui suur saab grupp olla?

Ideaalselt viis kuni üheksa. Kui teil on rohkem hääli, koguge sisend kirjalikult ja määrake väiksem otsustav grupp.

Kui kaua peaks see aega võtma?

Enamik valikutest mahub ühe või kahe 60–90-minutilise sessiooniga. Ajaraamid hoiavad energia kõrge ja takistavad triivimist.

Mis siis, kui üks inimene jätkab blokeerimist?

Küsige kirjalikku juhtumit ja parandust. Kui mure on tõeline ja lahendatav, lahendage see. Kui tegemist on väärtustaseme või mitte lahendatava murega, otsustab sponsor ja võtab selle riski.

Kas saame seda kasutada kiireloomuliste küsimuste lahendamiseks?

Ei. Hädaolukordade jaoks otsustab nimeline omanik pärast kiireimat turvalist sisendit. Vaadake hiljem üle sama selge kokkuvõtte kasutades.

Kas vajame professionaalset läpiviijat?

Enamikus teemades mitte. Neutraalne meeskonnakaaslane, kes suudab jälgida aega, kokku võtta ja vaikseid hääli kutsuda, on piisav.

Kuidas seda sel kuul praktikas rakendada

Valige teema, mis mõjutab mitut meeskonda, kuid pole elu ja surma küsimus. Kirjutage ühe lehekülje kokkuvõte. Kutsuge seitse inimest: sponsor, läpiviija, salvestaja ja neli häält, kes teavad tööd. Käivitage protsess üks kord. Saatke otsuse protokoll 24 tunni jooksul. Vaadake tulemused 30 päeva pärast üle. Kui sellest on abi, jätkake selle kasutamist sarnaste otsuste tegemiseks. Kui see venib, kasutage seda ainult seal, kus heakskiit on kõige olulisem.

Konsensusotsuste tegemine on vahend keskendumiseks ja ühtsuse loomiseks. See aitab meeskondadel valida, kaubandused vastu võtta ja liikuda üheskoos edasi. Kasutage seda, kui vajate jagatud pühendumist ja pikaajalist stabiilsust. Jätke see vahele, kui targem on teha kiire, vastutav otsus. Kui te need jooned selgelt määratlete, muudab meetod teie töö rahulikumaks, kiiremaks ja õiglasemaks – üks hea otsus korraga.