Kõrvalkohtumise, mis toimib: Otsused üle tunnete

Välisüritused ei ole tühi tegevus – need on justkui lähtestamisnupp. Kui teha õigesti, viib välisüritus inimesed automaatrežiimist välja, puhastab müra ja paneb meeskonna taas koos mõtlema. See juhend on teie praktiline käsiraamat: pole keerulist žargooni, pole korporatiivteatrit, vaid sammud, mis aitavad teil planeerida, võõrustada ja jälgida nagu professionaal.

Mis on tegelikult välisüritus?

An Välisüritus on iga eesmärgipärane meeskonnakoosolek, mis toimub väljaspool tavapärast töökeskkonda või rutiini. See võib olla kolmetunnine töötuba lähedalasuvas ühiskontoris, päevapikkune planeerimisretk hotelli konverentsiruumis või kahepäevane strateegiakohtumine järve ääres. Asukohamuutus on oluline, sest keskkond mõjutab energiat: vähem katkestusi, vähem kiiretel pausidel, rohkem keskendumist.

Mõelge Välisüritus kui konteinerile. Määrake selge eesmärk (lahendada X, ühtlustada Y, planeerida Z), valige koht, mis toetab seda eesmärki ja andke inimestele rütm – avamine, süva töö, otsus, järgmised sammud. See ei ole puhkus. See ei ole koosolek, mis kuidagi kasvas suureks. See on planeeritud kogemus, et viia äri edasi.

Miks välisüritused toimivad (ja miks nad ebaõnnestuvad)

Need toimivad, kui:

• Eesmärk on terav ja mõõdetav.

• Osavõtt on õiges suuruses (kõige vähem inimesi, kes saavad otsustada ja tegutseda).

• Aeg on kaitstud: telefonid maha, vahekaardid kinni, päevakava tihe.

• Tulemus on tabatud ja muudetud omanikeks, tähtaegadeks ja järeltoiminguteks.

Need ebaõnnestuvad, kui:

• Pole ühtegi küsimust, millele vastata.

• Inimesed räägivad ringiratast ilma otsusteta.

• Sellest saab trofeepäev (ilusad fotod, tulemusi pole).

• Juhid on „liiga hõivatud”, et ette valmistada, siis improviseerivad.

Kasu, mida võite tunda sel kvartalil

• Selgus: Inimesed lahkuvad, teades plaani, oma osa ja tähtajad.

• Kiirus: Otsused, mis veeti nädalaid, lahendatakse tundide jooksul.

• Usaldus: Töötamine tavapärase surve alt väljas loovad uue keemia.

• Loovus: Erinevad seinad = erinevad ideed. Piirangud muutuvad, mõtlemine muutub.

• Fookus: Hästi planeeritud Välisüritus vähendab müra, nii et signaal võib lõpuks olla kuuldav.

• Moraal: Väikesed inimlikud rituaalid (ühised söögikorrad, kiired mängud, kiirustamata 1:1 kohtumised) laevad meeskonna akut.

Millal korraldada

Kasutage välisüritust, kui panused on reaalsed ja kalender toetab seda:

• Seate eesmärke järgmiseks kvartaliks või aastaks.

• Organisatsioon just reorganiseeriti ja vajab uut käsiraamatut.

• Toote-, hinna- või turumuutus nõuab kiiret ühtlustamist.

• Meeskondadevaheline hõõrdumine blokeerib kohaletoimetamist.

• Peate tegema mõned suured otsused, mis nõuavad keskendumist (ideaalne lava Välisüritus).

Samm-sammuline plaan, mida saate kopeerida

1) Määrake üksik tulemus

Lõpetage see lause: „Kui me X tehtud saame, on välisüritus võit.” Tehke see konkreetseks:

• Kinnitage kolmepunktiline toote teekaart.

• Prioriseerige viis värbamisrisky omanikud ja kuupäevad.

• Lukustage kolm peamist mõõdikut (ja kuidas me neid mõõdame).

Kirjutage see tulemus oma päevakava, slaidide ja kutsete ülaossa. Korrake seda avamisel, keskel ja lõpus Välisüritus.

2) Valige töö jaoks sobiv ruum

Ruumid saadavad signaale. Valige tööks sobiv ruum:

• Otsustamistoad: Heledad, lihtsad, seina jaoks kleepmärkmed, suur ekraan, ringikujuline istumine.

• Kontseptuaalruumid: Tahvlid, liigutatavad lauad, materjalid kiirete visandite jaoks.

• Suhtlemisruumid: Vaiksed nurgad 1:1 kohtumisteks, loomulik valgus, lõunasöök kohapeal.

Kui teie Välisüritus on pool päeva, püsi lähedal. Kui see on kaks päeva, vältige pikka reisimist – jõuate energiaga, mitte jetlag läbisena.

3) Lukk külalised ja rollid

Kutsuge ainult neid inimesi, kes tõeliselt mõjutavad tulemust. Määrake rollid:

• Võõrustaja: raamib eesmärgi, hoiab aega, kaitseb fookust.

• Otsustaja(d): kohustuvad organisatsiooni, lõpetavad ummikseisu.

• Kirjutaja: talletab otsused, omanikud, tähtajad reaalajas.

• Läbiviija (valikuline): viib läbi harjutusi, et juhid saaksid mõelda.

Esitage need rollid kalendrisündmuses ja koosoleku avamisel Välisüritus.

4) Kujundage tihe päevakava (vastavalt hingamisruumile)

Mõelge süva töö ja taastumise blokkides:

• 00:00–00:15 – Saabumine, telefonid vaikseks, eesmärk ja edukriteeriumid.

• 00:15–01:15 – Blokk 1: Kaardistage probleem / mänguvälja seis.

• 01:15–01:25 – Paus.

• 01:25–02:25 – Blokk 2: Hargnege (ideed), koonduge (lühinimekiri).

• 02:25–02:35 – Paus.

• – Paus. – Blokk 3: Otsustage (kes/mis/millal).

• 03:25–03:45 – Lõpetage omanikud, riskid, esimesed verstapostid.

• 03:45–04:00 – Lõpetamine: mida me homme tänu täna teeme.

Pikemad välisüritused lihtsalt kordavad seda mustrit erinevate teemade jaoks, pikemate taastumisakendega ja õhtusöögiga, mis pole kiirustatud.

5) Planeerige ettevalmistamine

Ettevalmistus säästab elavat aega. Saatke 5–7 lehekülge maksimaalselt ühe nädala jooksul ette:

• Lühike teave jõudluse, klientide või turu kohta.

• Kolm võimalust iga olulise otsuse jaoks, kiire plusside/miinustega.

• Praegused piirangud (eelarve, töötajate arv, tähtajad).

Paluge osalejatel jõuda iga küsimuse kohta seisukohale. Selge Välisüritus algab enne, kui see algab.

6) Määrake põhireeglid

• Sülearvutid suletud, välja arvatud andmete ülevaatamisel.

• Telefonid eemal plokkide ajal; kiire kontroll pauside ajal.

• Üks vestlus korraga; vaidlustage ideid, mitte inimesi.

• „Vaidlege, kuid pühenduge”, kui otsustaja kutsub.

• Kui teema hälbib, võõrustaja parklas. Parkla saab omanikud määratud lõpuks.

Lausuge need valjusti. Trükkige need esimesele slaidile. Kinnitage need seinale.

7) Koguge tulemused tõsiselt

Otsuseid pole olemas, kuni need on kirjutatud koos omanike ja kuupäevadega. Kasutage ühisdokumenti või planeerimisplatvormi nagu Shifton to:

• Määrake ülesanded kohapeal.

• Lisage märkmeid, faile ja tähtajad.

• Blokeerige kalendriaeg esimestele järelmeetmete sammudele.

See on koht, kus paljud Välisüritushävivad. Ärge laske enda omal seda teha.

8) Lõpetage hoogu, mitte lihtsalt emotsiooniga

Lõpetage viieminutilise kokkuvõttega:

• Mida me otsustasime?

• Kes omab mida, millal?

• Mida ütleme laiemale organisatsioonile – ja millal?

Leppige kokku 30-minutiline järelkohtumine enne ruumist lahkumist. Pange see kalendrisse, kui kõik on kohal Välisüritus.

Kaks näidispäevakorda (varastage ja kohandage)

Strateegia ja tegevuskava (1 päev)

• Avamine (15 min): Eesmärk, edukriteeriumid.

• Mängu seis (60): KPI momentpilt, kliendi hääl, riskid.

• Võimalused (60): Kolm panust; väikerühma roteerimised.

• Otsus (50): Valige 1–2 panust, määratlege „tehtud”.

• Ressursitabelid (40): Inimesed, eelarve, sõltuvused.

• Verstapostid (30): Esimesed 30/60/90 päeva.

• Kommunikatsioon (20): Kes peab teadma, millal ja kuidas.

• Lõpp (15): Omanikud, kuupäevad, järgmine järelkohtumine.

Meeskonna lähtestamine ja koostöö (½ päeva)

• Avamine (10): Miks me siin oleme.

• Hõõrdumised (40): Kus töö aeglustub; faktid, mitte süüdistused.

• Parandused (40): Määrake 3 protsessi täiustust; omanikud ja pilootnokke.

• Normid (30): Koosolekureeglid, Slaki reeglid, otsustamisreeglid.

• Lõpp (10): Üks pühendumus inimese kohta.

Lisage oma Välisüritus tulemus mõlema päevariigi ülaossa.

Eelarve ja logistika ilma peavaluta

• Ruumi: Broneerige varakult; küsige loomulikku valgust, liigutatavaid mööblit ja tahvleid.

• Toit: Hoidke see lihtne; stabiilne energia > rasked toidud.

• Tööriistad: Kleepmärkmed, markerid, taimerid, suured ekraanid, pikendusjuhtmed, nimekaardid.

• Juurdepääs: Juhised, parkimine, märgid, WiFi koodid kutses.

• Ajastus: Vältige lõppevaid kvartaleid või pealekeeratud algatusi.

• Kaasatus: Dieedi vajadused, juurdepääsetavus, kaugeks helistamine, kui keegi ei saa reisida.

• Kulude kontroll: Keskendunud Välisüritus kohalikus asukohas on parem kui fookuseta väljamõeldis.

Tegevused, mis ei tunne vastumeelsust

Kui lisate tegevusi, hoidke need lühikesed ja kasulikud:

• Kiirdemod (15 min): Iga meeskond näitab ühte hästi töötavat asja.

• Kliendi hetkepilt (10): Üks tõeline kasutuslugu, mis muutis teie meelt.

• Vaikne ajurünnak (10): Kirjutage kõigepealt, rääkige hiljem; vähendab kallutatust.

• Paaris jalutuskäigud (15): Kaks inimest lähevad välja, et joonduda, seejärel teatavad tagasi.

• Alusta/Lõpeta/Jätka (20): Konkreetseid harjumusi, mida hoida või tappa.

Jätke vahele usaldus mängud. Ehitage usaldust otsustamise, tarnimise ja tunnustamise abil.

Levinud vead (ja lihtsad parandused)

• Päeva üksiku omaniku puudumine. Parandus: Üks võõrustaja juhib ruumi; üks kirjutaja kirjutab tulemused.

• Päevakord on täidetud nagu kohver. Parandus: Vähem teemasid, sügavam töö.

• Ebaselged lõpetamised. Parandus: Iga otsus = omanik + kuupäev + esimene kalendripauk.

• Liiga palju inimesi. Parandus: Hoidke ruum väikseks; andke kõigile hiljem ülevaade.

• Reisiväsimus. Parandus: Lühike reis, lihtne ajakava, ausad puhkepausid.

• Pärast välisürituse langus. Parandus: Järelkohtumine on kalendris enne Välisüritus lõpeb.

Tehke see mõõdetav: tunnetest ROI-le

Jälgige neid kahe nädala jooksul ja taas 60 päeva pärast:

• Otsusi, mis on muudetud ülesanneteks ja tarnitud.

• Aeg otsuse tegemisest esimese nähtava eduni.

• Vähem Slaki teemasid/e-kirju samal teemal.

• Teekaardi elementide selge omamine.

• Rahulolu pulse (kuni 3 küsimust).

Keskendunud Välisüritus peaks lühendama arutelusid, vähendama ületöötamist ja kiirendama tarnimist.

Tööriistad, mis aitavad (jah, sealhulgas Shifton)

• Planeerimine: Lukk kuupäev, kellaaeg ja RSVP-d ilma valuta.

• Ülesanded: Muuda otsused määratisteks ja tähtaegadeks kohapeal.

• Puhkusenähtavus: Vältige planeerimist Välisüritus üle puhkuse või vahetuste.

• Märkmed ja failid: Hoiustage päevakavad, slaidid ja lepingud seal, kus meeskond juba töötab.

• Pärast välisüritust sagedus: Määrake korduvad järelkohtumised ja meeldetuletused, et hoog säilitaks.

KKK, kiire ja selge

Kui pikk peaks olema välisüritus?

Piisavalt pikk, et saavutada oma üksik tulemus. Enamiku meeskondade jaoks: pool päeva kuni poolteist päeva. Kui reis varastab energiat, lühendage ja olge lähemal.

Kui palju inimesi peaks osalema?

Kutsuge võimalikult vähe korda otsustama ja täitma. Kõigil teistel on hiljem selge ülevaade.

Kuidas kaasata kaugsuhtlejad?

Kui isegi üks inimene on kaugel, disainige see nii: kvaliteetne A/V, üks ekraan ühe inimese kohta, struktureeritud korrad rääkimiseks, jagatud dokumendid ja sagedased pausid.

Kas vajame läbiviijat?

Kui juhid tahavad mõelda, mitte aega jälgida, palkage või määrake. Vastasel juhul saab võõrustaja korraldajana selge päevakava ja nähtava taimeriga hakkama.

Mis siis, kui me ei saavuta eesmärki?

Pakkuge see välja. Määrake väiksem järgmiseks sammuks, et progressi blokeerida, ja broneerige järel- või süva töö plokk nädala jooksul. Välisüritus Väite test välisürituse jaoks

Kui te ei saa kirjutada välisürituse eesmärki ühele lausele, mis lõpeb mõõdetava verbiga –

kinnitada, prioriseerida, otsustada, määrata– peatuge ja parandage see kõigepealt. Selgus võidab karisma. Lihtne ühetähelüür hoiab kogu päeva joondatuna ja teeb—pause and fix that first. Clarity beats charisma. A simple one-liner keeps every part of the day aligned and makes the Välisüritus vääritu raha väärt.

Kuidas kuulutada välja välisüritus (e-post / Slack)

Teema: Hoiatus: Keskendumispäev järgmise kvartali plaani otsustamiseks

Sõnum:

• Miks: Koguneme, et valida järgmise kvartali kolm peamist panust ja määrata omanikud.

• Millal/kus: Kuupäev, algus-lõpp, täpne asukoht, saabumisjuhendid.

• Valmistumine: Lugege 5-leheküljeline ülevaade, lisage kommentaarid ja saabuge oma positsiooniga.

• Reeglid: Sülearvutid plokkide ajal suletud, telefonid eemal; võtame pausid.

• Tulemus: Otsused, omanikud, tähtajad. Jagame märkmeid samal päeval.

Ütle see lühidalt; Määrake toon. Inimestele ilmuvad valmis ja teie Välisüritus algab tugevana.

Järelhooldus: mis juhtub, kui olete tagasi oma laudadel

• Sama päeva kokkuvõte: Otsused, vastutajad, kuupäevad, riskid, parklakoha esemed.

• Ülesande algus: Kõik muutub ülesandeks, millel on tegelik tähtaeg (ei mingit “määramata”).

• Kalendriplokid: Kaitske aega esimeseks tegevuseks (algus, kliendikõned, disainispiked).

• Avalik ettelugemine: Jagage “miks, mida, kes, millal” laiemas organisatsioonis.

• Kahe nädala impulss: Mis on tarnitud? Mis on kinni jäänud? Kohandu või võta uuesti kohustus.

Mometum on harjumus. Kohtlege väljaspool saiti kui starti, mitte kogu lendu.

Kiirkontroll-loendid

Enne väljaspool saiti (1-2 nädalat ette)

• Tulemus kirjutatud ühes lauses.

• Osalejate nimekiri kärbitud otsustajateni/toimekujundajateni.

• Ruum broneeritud, päevakava koostatud, materjalid tellitud.

• Lühike teade saadetud (andmed, võimalused, piirangud).

• Rollid määratud: võõrustaja, otsustaja(d), kirjutaja, juhendaja.

• Dieedilised/ligipääsetavuse vajadused kogutud, reisimine minimaalseks vähendatud.

• Seadistuseks loodud ülesanded; meeldetuletused ajastatud.

Päeva kuupäev

• Ruum ette valmistatud; slaidid ja taimerid valmis.

• Põhireeglid postitatud.

• Pause austatud.

• Otsused salvestatud reaalajas koos vastutajate/kuupäevadega.

• Parkla kureeritud ja määratud.

• Lõpetage kokkuvõttega; ajastage kontrollimine.

Pärast väljaspool saiti (24 tundi)

• Märkmed jagatud, ülesanded aktiivsed, kalendri kanded paigaldatud.

• Avalik ettelugemine postitatud.

• Esimesed võidud nähtavad nädala jooksul.

Näite tulemused funktsioonide järgi

• Toode & Disain: Otsustage Q4 tegevuskava ja järjestus; määrake disainispiked kahe riskantse panuse jaoks.

• Müük: Valige kaks ISP-d, millele keskenduda; määrake sõnum, varustatus ja torujuhtmestiku eesmärgid.

• Turundus: Valige kolm kampaaniat, üks kangelase narratiiv, üks mõõtmise plaan.

• Toimingud: Kaardistage üks kitsaskoht ja üks poliitiline muutus selle eemaldamiseks.

• Inimesed: Seadistage ühine arusaam värbamise järjekorrast, sisseseadmise uuendustest ja juhtkonna koolitustest.

Igaüks on piisavalt väike, et omada, kuid piisavalt suur, et lugeda—edu magus täpp. Välisüritus.

Lõppsõna

Tehke see lihtsaks. Nimetage tulem. Kutsuge õiged inimesed. Kaitske aega. Otsustage ruumis. Lahkuge omanikute ja kuupäevadega. Tähistage esimest väikest võitu. Korrake. Hästi juhitud Välisüritus ei ole boonus; see on tööoperatsiooni harjumus, mis koguneb.