Juhtrühm: Kuidas juhtimismeeskond tegelikult töötab

Suured projektid vajavad selget suunda. Ilma selleta ajakavad venivad, raha lekib ja inimesed arvavad. Juhtrühm lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; hoiab auto õiges sihtkohas. lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; Hoiab auto õiges suunas suunatuna.

Allpool on lihtne, otsekohene juhend, mida saate Shiftoni projektide jaoks kopeerida — mis on grupp, kes sinna kuuluvad, kuidas seda käivitada, mida päevakorda panna ja kuidas vältida levinud lõkse.

Mis on juhtrühm (Selge määratlus)

Juhtrühm lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; on otsustuskogu, mitte ülesannete meeskond. See koguneb regulaarselt (tihti igakuiselt või oluliste verstapostide ajal) eesmärgiga:

• Kinnitada kõrgtaseme ulatus, eelarve ja ajakava

• Vastuvõtta või üles anda otsuseid, kui riskid ilmnevad

• Seada mõõdetavad eesmärgid ja hoida projektijuhti vastutavana

• Lahendada konfliktid osakondade vahel

• Kõrvaldada ressursside (inimesed, andmed, eelarve, tööriistad) takistused

• Hoida algatus kooskõlas ettevõtte strateegia ja väärtustega

The lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; ei juhi igapäevaseid ülesandeid. See esitab otsekoheseid küsimusi, kontrollib edusamme selgete mõõdikute alusel ja valib kompromisside vahel. Kui see töötab, tunneb projektijuht end toetatuna ja väljakutsutuna samal ajal.

Millal seda kasutada (ja millal mitte)

Kasutage juhtrühma, kui töö on funktsioonideülene, kõrge maksumusega, kõrge riskiga või väga nähtav—uus tootesari, platvormide ümberkolimised, ühinemised, suured protsesside ümberkorraldused või riikide avamised. Jätke see vahele lühikeste, madala riskiga, ühemeeskonna jõupingutuste jaoks; seal piisab sponsorist ja nädalakohtumistest.

Kes peaks istuma laua taga (ja miks)

Taeotlege viit kuni seitset inimest, et arutelud oleksid teravad. Valige inimesed, kes suudavad tõesti mõjutusvõimendusi liigutada:

• Juht, kes vastutab ärilise tulemuse eest

• Finantsjuht, kes mõistab eelarvet ja investeeringutasuvust

• Operatsioonide või valdkonna juht, keda muudatus mõjutab

• Tehnoloogia või andmete omanik, kui süsteemid on kaasatud

• HR/Inimeste juht, kui muutuvad rollid, oskused või töötajad

• Üks hinnatud kliendiga seotud hääl (müük, tugi, edu)

Funktsioonide mitmekesisus loeb. Mõtteviisi mitmekesisus loeb veelgi rohkem. Lisage üks sõltumatu nõustaja, kui teema on tundlik. Teie lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; peaks sisaldama inimesi, kes suudavad öelda „jah“, mitte ainult kommenteerida.

Mida toob projektijuht

Projektijuht valdab plaani. Nad toovad iga kohtumise eel ühe lehe:

• Punane/kollane/roheline olek eesmärgi järgi

• Kolm peamist riski koos vastutava isiku ja tähtaegadega

• Eelarve kulutamine plaaniga võrreldes

• Otsused, mida on vaja lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; (selgelt vormistatud)

• Lühike „eelmise ja järgmise korra“ nimekiri

Kui uuendus ei mahu lehele, pole see valmis. Detailid võivad olla lisas.

Kuidas käivitada seitsmel sammul

1) Selgitage ärieesmärk

Kirjutage tulemus ühte lausesse: „Vähendage ajakavade kulusid 12% võrra 9 kuu jooksul, parandades samal ajal õigeaegset vahetuse katvust 98% -ni.” Seostage see strateegiaga, et lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; saaks hinnata kompromisse.

2) Valige õiged inimesed

Kutsuge ainult otsustajaid. Hoidke lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; väiksena ja asendage passiivsed liikmed kiiresti. Saadke „miks just teie“ märkus, et iga inimene teaks oma rolli.

3) Määratlege otsustusõigused

Loetlege, mida lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; otsustab (ulatuse muutused üle X%, suuremad hankija valikud, kuupäeva nihked üle Y nädalate) ja mida projektijuhil on õigus otsustada üksi. Ebaselgus on enamiku viivituste põhjus.

4) Määrake rütm

Igakuine on tavaline; esimese 90 päeva jooksul kiiremini. Piirake aeg 60 minutiga. Eelinfo saadetakse välja 48 tundi varem. Kui pole vaja otsuseid teha, tühistage kohtumine ja saatke kirjalik uuendus.

5) Nõustuge tulemuskaardiga

Valige 5–7 mõõdikut: tulemusmõõdikud (kliendimõju, tulu, kulud), tarnemõõdikud (täidetud verstapostid, suletud riskid) ja tervisemõõdikud (meeskonna võimekus, kvaliteet). lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; kasutab seda suundumuste tuvastamiseks, mitte mikrojuhiseks.

6) Planeerige kommunikatsioon

Otsustage, mida kogu ettevõte iga kohtumise järel näeb. Lühike „mida me otsustasime ja miks“ märkus on parem kui kuulujutt. Läbipaistvus loob usaldust ja hoiab energiat kõrgel.

7) Sulgege ring

Pärast otsuseid kinnitab sponsor vastutajad ja tähtajad kirjalikult 24 tunni jooksul. lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; siis jälgib neid kohustusi järgmises sessioonis.

Kirjutage komitee harta (1 leht)

Hoidke see lühike ja avalik. Kaasake eesmärk, liikmeskond, otsustusõigused, koosolekute rütm, sisendid (mida projektijuht peab kaasa võtma) ja väljundid (mida lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; peab tarnima—otsused, heakskiidud, eskaleerumised). Ühe lehekülje harta hoiab ära kuudepikkuse vaidluse selle üle, kes mida teeb.

Näidispäevakord, mida saate uuesti kasutada

1. Avamine (5 min). Võidud alates viimasest kohtumisest; riskid, mis muutusid probleemideks.

2. Tulemuskaart (10 min). Suundumuste vaatamine eesmärkide suhtes; arutage ainult erandeid.

3. Sügav sukeldumine (25 min). Üks raske teema, esitatud koos 2–3 võimalusega.

4. Otsused (10 min). Spetsiifilised ettepanekud, vastutajad ja tähtajad.

5. Riskid ja sõltuvused (5 min). Kinnitage vastutajad või eskaleerige.

6. Kokkuvõte (5 min). Mida me otsustasime, kes ütleb kellele, millal.

Kui midagi ei vaja lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; , eemaldage see päevakorrast. Kaitske aega.

Näited (et oleks täiesti selge)

• Süsteemi migratsioon. Rühm kiidab heaks ülemineku akna, kinnitab tagasiveeranduskriteeriumid, valib pärast võrdluskatsetuse müüja ja lahendab andmeomandi küsimused. lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; nõuab enne käivitamist tõelist testimisplaani.

• Mitme asukoha ajakava uuendus. Operatsioonide, HR-i ja finantste juhtkond lepivad kokku õnnestumise mõõdikud, koolitusaega vahetuste juhtidele ja kiidavad heaks ületunnitöö puhvri käivitamise ajal. lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; vabastab esimese nädala ajaks täiendava ajutise eelarve, nii et katvus ei langeks kunagi.

Mallid, mida saate täna kopeerida

Üheleheline harta

• Eesmärk (üks lause)

• Liikmed ja rollid

• Otsustusõigused (punktidena)

• Koosolekute rütm ja pikkus

• Sisendid, mis tuleb esitada enne igat koosolekut

• Väljundid, mis saadetakse pärast igat koosolekut

Otsustuskokkuvõte (kaks lehekülge maksimaalselt)

• Kontekst: probleem ja mis juhtub, kui me midagi ei tee

• Võimalused (2–3) koos plusside, miinuste, kulude, ajastusega

• Soovitatav valik ja miks

• Otsus vajalik lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; ja millal

Riskilogiraamat

• Risk, vastutaja, tõenäosus, mõju, järgmine tegevus, kuupäev

• Ülevaata kolme kõige olulisemat igal koosolekul; sulgege või eskaleerige

Juhtimine ilma bürokraatiata

Hea juhtimine on kiire ja dokumenteeritud. Kasutage lühivorme, mitte paksu kaustu. Hoidke protokolli kui otsuseid + vastutajaid + kuupäevi—mitte rohkem. lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; peaks olema kuu kiireim koosolek, sest kõik saabuvad valmis ja valikud on piiratud reaalsetele võimalustele.

Levinud lõksud (ja kuidas neist mööda minna)

• Liiga suur. Rohkem kui seitse liiget aeglustab kõike. Kahandage lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; .

• Ebaselged otsused. „Me vaatame hiljem uuesti“ tähendab „me ei otsustanud midagi.“ Kirjutage alati lause, mis algab „Me otsustasime...“

• Mikrojuhtimine. Kui arutlete tegevusloendeid, olete langenud. Pöörduge tagasi tulemuste ja mõõdikute juurde.

• Ilma eelmõtlemiseta. Otsused ilma kontekstita raiskavad aega. Tühistage kohtumised, kus eelmõtlemise materjale ei saadetud.

• Varjatud konfliktid. Sundige kompromissid avalikuks: „Me suudame täita kuupäeva, säilitada ulatust või hoida eelarvet—valige kaks.” lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; eksisteerib selle otsuse tegemiseks.

• Nõrk järjepidevus. Jälgige otsuseid kui kohustusi ja vaadake neid järgmine kord esimesena üle.

Kuidas Shifton aitab praktikas

Enamik juhtrühmasid maadleb muutuste ajal reaalse maailma ajastamise ja personali planeerimisega. Shifton hoiab vahetuste plaane, vabapäevi ja personalitasemeid nähtavatena, kui te rakendate uusi protsesse. Puhas andmestik annab lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; tõelisi signaale (katvus, üleväsimus, tähtaegadest kinni pidamised) arvamuste asemel, nii et otsused saabuvad kiiremini ja jäävad püsima.

Lühike FAQ

Mis vahe on juhatusel ja juhtrühmal?

Juhatused juhivad kogu ettevõtet. Juhtrühmad juhivad projekti või programmi. lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; langetab otsuseid piiratud ulatuse ja ajakava raames.

Kui tihti peaks komitee kohtuma?

Igakuine on tavaline; liikuge kriitilistes etappides kaks nädalas. Kui otsust pole vaja, tühistage ja saatke kirjalik uuendus.

Kes juhib koosolekut?

Koosolekut juhib esimees (sageli sponsor). Projektijuht esitab aga lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; langetab otsuseid.

Kui suur peaks see olema?

Neli kuni seitse inimest. Piisavalt vaatepunkte pimedate punktide avastamiseks, piisavalt vähe, et kiirelt tegutseda.

Mida peaks sisaldama protokoll?

Ainult otsuseid, vastutajaid ja tähtaegu. Ülejäänud kuulub eelmõtlemikutesse või järeltoimingutesse.

Lõplik järeldus

Suurepärane juhtrühm lahendab selle. See on väike grupp juhtivaid inimesi, kes määravad suuna, kõrvaldavad takistused ja hoiavad projekti ausana. Mõelge sellele nagu roolirattale: juhid juhivad mootorit igapäevaselt; on väike, otsustav ja keskendunud tulemustele. See kohtub kindlas rütmis, kasutab selget tulemuskaarti ja dokumenteerib valikud ühes lauses. See kõrvaldab inimesed ja raha ilma ülesandeid juhtimata. Käivitage see ühe lehekülje hartaga, kaitske päevakorda ja sulgege iga silmus kiiresti. Tehke seda ja teie suurimad projektid liigu kiiresti rahulikult—ilma draamata, ainult tulemused.