Järglasained Lihtsaks: 5 Sammast, Tasuta Mallid ja Pärismaailma Näited

Kui teie tippjuht homme lahkub, siis kes juhib asja esmaspäeval? See on küsimus, millele hea plaan vastab. Lihtsalt öeldes on järeltulijate planeerimine viis valmistada inimesi võtmeametikohtade ülevõtmiseks ilma paanikata või ajakaota. Kaardistate kriitilised rollid, koolitate õiged asendajad ja hoiate valgust, kui muutus saabub. Kui näete sõna Järeltulijate planeerimine allpool, mõelge "pidevus ilma kaoseta."

Mida järeltulijate planeerimine tähendab (ühes minutis)

Plaan ei ole kaust, mis kogub tolmu. See on lühike, elav dokument, mis määrab, kes võiks astuda iga olulise rolli asemele, milliseid oskusi neil veel vaja on ja kuidas te need augud täidate. Eesmärk on lihtne: kui keegi lahkub, saab edutatud või võtab puhkuse, jätkub äritegevus sujuvalt. Selge protsess rahustab ka meeskonda, sest inimesed teavad, et on olemas edasiviiv tee. Kohelge Järeltulijate planeerimine nagu rutiinset hooldust teie juhtimisosakonnas, mitte ühekordset projekti.

Miks see on oluline iga meeskonna jaoks

Juhtkonna muutused on normaalsed. Lapsed sünnivad, karjäärid liiguvad, terviseprobleemid ilmnevad ja omanikud lähevad pensionile. Ilma plaanita jäävad projektid seisma, ülejäänud inimesed töötavad üle ja tekivad vihased kliendid. Kui teil on plaan, säästate aega ja raha, kaitsete moraali ja säilitate teenuse stabiilsuse. Näitate ka kasvavatele talentidele, et raske töö viib kasvule, mis paneb neid jääma. Kokkuvõtteks, Järeltulijate planeerimine muudab üllatused planeeritud üleminekuks.

Siin on kõige praktilisemad tulemused:

• Äripidevus. Kui muutus toimub, jätkub tegevus minimaalsete häiretega.

• Selgus ja õiglus. Inimesed teavad oskusi ja tulemusi, mis on vajalikud edasiminekuks.

• Kiirem sisseelamine. Asendajad praktiseerivad juba peamisi ülesandeid enne kriisi saabumist.

• Teadmiste kogumine. Dokumenteerite, kuidas tööd tegelikult tehakse, mitte ainult seda, kes seda teeb. Hea järeltulijate planeerimine loob ühe tõeallika "kuidas me seda kohta juhime."

5-etapiline käsuraamat

Teil ei ole vaja konsultanti, et alustada. Hoidke see kerge ja korduv. Siin on lihtne, viieetapiline rutiin, mis töötab väikestes ettevõtetes ja suurtes firmades:

1) Loetlege rollid, mis ei tohi ebaõnnestuda

Valige mõned tööd, mille avamine teeks kõige rohkem haiget, kui need jääksid 30–90 päevaks täitmata. Mõelge: tegevjuht, finantsjuht, operatsioonide juht, tehase juhendaja, suurima kliendi kontohaldur, IT-juht või vahetuse ajakava koostaja. Igale rollile kirjutage üks lause, miks see on oluline ja mis on halvim asi, mis juhtub, kui see jääb täitmata. Märkige dokument "Rolle Kaart – Järeltulijate planeerimine” nii, et kõik teavad, milleks see on mõeldud.

2) Kirjutage „töö põgus ülevaade”

Iga kriitilise rolli jaoks kirjutage üks lehekülje hetkepilt:

• Missioon (miks töö on olemas)

• Top 5 vastutust

• Otsused, mida see roll omab (ja milliseid mitte)

• Peamised mõõdikud (milline "hea" välja näeb)

• Nõutavad oskused, tööriistad ja sertifikaadid
  See lehekülg on teie mõõdupuu asendajate valimiseks ja koolitamiseks. Salvestage see jagatud kausta nimega Järeltulijate planeerimine nii et ligipääs pole kunagi tõkestatud.

3) Valige iga rolli jaoks 1–3 asendajat

Otsige inimesi, kellel on 60–70% vajalikke oskusi ja õige käitumine: usaldusväärsed, uudishimulikud, rahulikud surve all. Ärge valige ainult kõige valjema häälega inimest. Kaaluge vahetuse juhte, vanemspetsialiste ja kõrge potentsiaaliga nooremaid. Öelge neile selgelt: "Te olete nimetatud selle töö asendajaks. See tähendab seda ja kuidas me teid koolitame." Lisa nende nimed teie Järeltulijate planeerimine loendisse ja vaadake seda iga kvartal üle.

4) Täitke lüngad mini-arenguplaaniga

Igale asendajale kirjutage 90-päevane plaan selgete toimingutega:

• Varjutage rolli kahe nädala jooksul plokiti

• Juhatage järgmisel kuul esmaspäeviti toimuvat koosolekut

• Esitage kvartali numbrid koos juhendamisega

• Lõpetage kursus või sertifikaat

• Vaiheldumisi kahe nädala pikkuses ülesandes, mis arendab vajaminevat oskust
  Hoidke see realistlik. Kui aeg on piiratud, vahetage ülesandeid, et õpiaeg oleks kaitstud. Käsitlege iga plaani kui lühikest Järeltulijate planeerimine sprindi: väikesed eesmärgid, kiire tagasiside, kordus.

5) Testige plaan ja värskendage seda

Tehke kord kvartalis käest ära andmiseks õppuse. Laske asendaja juhtida tööd päeva või nädala jooksul, samal ajal kui praegune juht jälgib ja annab tagasisidet. Pärast iga õppust värskendage dokumenti. Vaadake kogu plaan üle iga kuue kuu järel või pärast suuremat muudatust. Järjekindel Järeltulijate planeerimine õppus hoiab üllatused väikestena. Töötav järeltulijate süsteem on testitud, mitte ainult kirjalik.

Rollid, oskused ja riskitasemed

Kõik rollid ei ole võrdsed. Prioriteetide seadmiseks kasutage lihtsat ruudustikku:

• Kõrge mõju, haruldased oskused. Vanemfinants, tehasejuht, võtmeinsener. Need vajavad kõige rohkem tähelepanu ja vähemalt kahte valmistatud asendajat.

• Kõrge mõju, levinud oskused. Operatsioonide juht, vahetuste ajakava koostaja, klienditoe juht. Ristkoolitage laialdaselt, et puhkusekatvus oleks lihtne.

• Väiksema mõjuga, haruldased oskused. Nišina analüütik või spetsialist. Hoidke käepärast juhend ja väline vabakutseline.

Iga rolli puhul hinnake kolme riski 1 (madal) kuni 5 (kõrge):

1. Võimalus, et roll vabaneb järgmise 12 kuu jooksul

2. Väljastpoolt täitmise aeg

3. Ettevõtte kahjustus, kui jääb täitmata

Keskenduge esmalt, kus skoor on kõrgeim. Kasutage riskivaatamist töö tempot seadmiseks: Järeltulijate planeerimine punased rollid kohe; kollased järgmised; rohelised jälgimisel.

Juhi kontrollnimekiri

• Kirjutage üks lehekülje hetkepilt iga kriitilise rolli jaoks.

• Nimetage asendajad ja seadke kvartalsed õppimise eesmärgid.

• Täitke igal kvartalis praktika üleandmine ja tehke kokkuvõtted.

Hoiustage märkmeid jagatud draivil või personalisüsteemis, et need ei kaoks, kui sülearvutid kaovad.

Tasuta mallid, mida saate kopeerida

Saate allolevaid struktuure kleepida Google Docs või Word'i. Hoidke iga lehekülje pikkus. Lühikesed võidud. Iga mall on loodud selleks, et see ühildaks teie Järeltulijate planeerimine rütmiga.

Mall 1: Töö hetkepilt (üks lehekülg)

Roll:
Teatab:
Missioon (1 lause):
Peamised vastutusalad (5 punkti):
Otsused, mida omatakse / ei omata:
Peamised mõõdikud (3–5):
Nõutavad oskused ja sertifikaadid:
Ristkoolitusplaan (2–3 punkti):
Kuidas teha suurt ülesannet (link või kontrollnimekiri):

Mall 2: Asendusplaan (per inimene)

Kaetud roll:
Esmane asendus:
Teisene asendus:
Valmidus täna (Roheline/Kollane/Punane):
Oskuste lüngad:
90-päevased toimingud:

• Varjutamine:

• Praktika ülesanded:

• Kursus/sertifikaat:

• Pikendusülesanne:
  Järgmine ülevaatuskuupäev:

Mall 3: Üleandmise päeva kontrollnimekiri

Enne: ligipääs antud, failid ja kalender jagatud.
Ajal: asendaja viib hommikuse koosoleku läbi, kiidab ühe taotluse heaks, koostab ühe aruande.
Pärast: kokkuvõtted, probleemide logimine, dokumentide värskendamine, järgmise õppuse ajakava.

Reaalsed näited, mida saate kohandada

Näide A: Operatsioonide juht mitme asukohaga ettevõttes
Ettevõttel on kolm asukohta vahelduvate vahetustega. Operatsioonide juht hoiab ajakava tihedalt ja lahendab ummikud. Asendaja on senior vahetuse juhendaja, kes juba tunneb põrandat. Nende 90-päevane plaan: õppida nädala personali mudelit, juhatada teisipäevast hommikukoosolekut, lõpetada kuu inventuuritsükkel koos finantseerituse kinnitamisega ja esitada tarnetähtsuse hindele juhtkonnale. See on igapäevane Järeltulijate planeerimine töökoht.

Näide B: Finantskontrolör kasvavas ettevõttes
Rahavoog on kuningas. Kontroller haldab tasumisi, kogumisi ja kuu lõpus kinnitamist. Nimekirjas on kaks asendajat: finantsarvestaja ja FP&A analüütik. Nad pöörduvad igakuiselt: üks juhib kinnitusnimekirja; teine ette valmistab rahavoo prognoosi ja kohtub pangas. Mõlemad harjutavad tarnijatega läbirääkimisi madala riskiga lepingute puhul. See rutiin toidab pidevat Järeltulijate planeerimine tundliku rolli jaoks.

Inimeste pool: räägige selgelt, olge õiglane

Öelge töötajatele, kuidas asendajaid valite. Kasutage lihtsaid kriteeriume: tulemuslikkus, potentsiaal, väärtused ja kättesaadavus. Kutsuge inimesi ise kätt tõstma. Enne, kui keegi nimetate, küsige nende juhendajalt ja kontrollige töökoormust. Olla asendaja on arengu võimalus, mitte tasustamata üleaja töötamine. Kaitske õpiaega ja tunnustage ülepingutamist ülevaates ja tasudes. Avaldage omad Järeltulijate planeerimine reeglid, et protsess tunduks õiglane.

Tehke ruumi mitmekesisele talendile. Pöörake projekte nii, et erinevad hääled saaksid tõelisi võimalusi juhtimiseks. Paaritage asendajaid mentoritega, kes annavad ausat tagasisidet, mitte ainult kiitust. Hoidke juhte vastutavaks juhendamise, mitte ülesannete kogumise eest. Tugev Järeltulijate planeerimine sõltub stabiilsest, kaasavast juhendamisest.

Koolitus, mis tegelikult jääb külge

Tegelikkuses toimub õppimine töömäel. Segage neid meetodeid:

• Varjutamine eesmärgiga. Asendaja kirjutab üles otsuseid, mitte ainult ülesandeid.

• Juhendatud praktika. Nad viivad läbi tõelise koosoleku juhendaja juuresolul.

• Tööde vahetamine. Kahe nädala tuurid näitavad, kuidas süsteem kokku sobib.

• Pärast tegevuse ülevaatused. Lühikesed märkused selle kohta, mis töötas ja mida muuta.

Kirjutage lühike õppimise logi ja salvestage see järeltulijate alusel, et edasiliikumine oleks nähtav.

Eelarve ja aeg: mida oodata

Saate alustada peaaegu ilma kuludeta: mõned tunnid juhtidele hetkepiltide kirjutamiseks, üks jagatud kaust ja kvartaalsed õppused. Peamine kulu on aeg. Ruumi tegemiseks lõpetage väiksema väärtusega koosolekud ja kasutage pika aruande asemel lühikesed kontrollnimekirjad. Eelarvestage iga kuu väike blokk märgitud Järeltulijate planeerimine hoidmiseks harjumust elus.

Üheleheline Järeltulijate mall

Kopeerige see dokumenti ja täitke iga kriitilise rolli jaoks:

Rolli nimi
Miks see on oluline (1–2 rida)
Kes on asendajad (esmased/teisased)
Valmidus täna (R/K/P) ja kaks peamist lünka
30-90 päeva tegevused lünkade sulgemiseks
Järgmise õppuse kuupäev ja omanik
Kust elavad kuidas-teha juhised (link)

Hoidke see ühel lehel. Kui vajad rohkem, on teie plaan liiga keeruline.

Kuidas see 30 päevaga käivitada

1. nädal: Valige rollid, kirjutage töö hetkepildid ja seadke ülevaatuskuupäev.
2. nädal: Valige asendajad, leppige arenguplaanides kokku ja broneerige koolitusaeg.
3. nädal: Viige läbi esimene väike üleandmise test ühele rollile. Lahendage ligipääsuprobleemid.
4. nädal: Vaadake tagasi õppetunde, kohandage plaane ja informeerige kogu meeskonda sellest, mis edasi saab.

Pärast seda, hoidke rütmi: üks õppus iga kvartal, täielik ülevaatus iga kuue kuu järel. Märgistage igat ülevaatust kui Järeltulijate planeerimine kalendrites, et keegi ei jääks vahele. Käsitlege iganädalasi registreerimisi kui mikro Järeltulijate planeerimine ülevaatused, et väikesed probleemid kunagi ei kuhjuks.

Mõõdikud, mis tõestavad selle toimivust

• % kriitilistest rolle asendajatega

• Aeg rolli üleandmiseks

• Sisemine täitmismäär kriitilistele rollidele

Jagage mõõdikuid ühel slaidil igakuistes juhtkonna koosolekutel.

FAQ

Kas see on ainult suurtele ettevõtetele?
Ei. Väikesed tiimid võivad kõige rohkem kasu saada, kuna üks inimene kannab sageli mitut mütsi.

Mis siis, kui mul pole ilmselgeid asendajaid?
Jagage töö osadeks. Koolitage kaks inimest erinevatele tükkidele ja hoidke üks kontrollnimekiri, mis ühendab tükid kokku.

Kas inimesed ei kavatse võidelda edutamiste pärast?
Selgus aitab. Nimetage oskused ja tulemused, mida töö vajab. Näidake teed ja rakendage seda järjekindlalt. Teie Järeltulijate planeerimine reeglid peaksid olema avalikud ja lihtsad.

Kuidas alustada, kui ajad on tihedad?
Alustage ühe rolli, ühe asendaja ja ühe õppusega. See väike tsükkel loob tõendid, mis teeb järgmise Järeltulijate planeerimine sammu lihtsamaks.

Lõppsõna

Muutus on kindel. Kaos on valikuline. Lühikese, ausa plaani ja järjekindla praktika abil saate hakkama liikumisega tipus ja igas kriitilises rollis ilma draamata. Alustage väikestest, hoidke seda nähtavana ja täiustage iga kvartal. Tasu on tugevam, rahulikum ettevõte, mis hoiab oma lubadusi klientide ja töötajate ees, hoolimata sellest, kes lahkub. Hea Järeltulijate planeerimine on lihtsalt distsiplineeritud ettevalmistus.