9 Parimat Raamatupidamise Graafiku Rakendust: Kiiremad Tööajakavad, Puhas Palgaarvestus

Kui teie vahetused on ühes aknas, töögraafikud teises ja palgaarvestus kolmandas, siis sisuliselt kiirendate segadust. Finantsosakond vajab korrektseid numbreid. Juhid vajavad täpseid töögraafikuid. Inimesed vajavad õiglast palka, õigeaegselt. Sild, mis hoiab kõik kolm rahulikuna, on raamatupidamise ajakava rakendused—tööriistad, mis planeerivad vahetusi, tabavad reaalaja ja annavad palgaarvestusele korras, auditeerimisvalmis pakendi.

Kui kaardistame funktsioonid, mis tegelikult loevad, näitame, kuidas kasutusele võtta ilma draamata, ja võrdleme juhtivaid võimalusi. Shifton on esimene, sest ühendab tihedalt ajakava → aeg → palgareeglid → eksport. Seejärel vaatame tugevaid alternatiive, mis sobivad konkreetsetele stsenaariumitele (restoranid, keerulised tasustamisreeglid, QuickBooks-keskne meeskond, personalikomplektid).

Ei mingit liialdust, ei mingit tarnija bingo. Lihtsalt selged sammud, et vähendada haldusaega, vähendada parandusi ja saavutada igal tsüklil igava (ehk usaldusväärse) palgapäeva.

Miks raamatupidamise ajakava rakendused on olulised 

Palgaarvestuses muutuvad ajakavad rahaks. Siin olev segane andmestik kahjustab usaldust, ohustab vastavust ja sööb tunde. Raamatupidamise ajakava rakendused jõustavad teie reegleid automaatselt (üleaja, öö/nädalavahetuse määrad, pausid), valideerivad kellamärke plaanitud vahetuste suhtes ja märgivad erandid enne, kui need jõuavad palgaarvestusse. See tähendab vähem tulekahjude kustutamist, vähem kordusi ja vähem “miks minu palk on vale?” energiat.

Mida saate, kui tsükkel on tihe:

• Üks ajakava kogu meeskond usaldab.

• Üks töögraafik mis peegeldab reaalsust.

• Üks eksport finantsosakond saab sisestada ilma käsitsi lapetööd tegemata.

Kapuutsi all teevad head raamatupidamise ajakava rakendused kolm tööd hästi:

1. Kavanda töö. Mallid, lohista-ja-aseta, konfliktikontrollid, oskuste/rollide nõuded.

2. Tabage tegelikkus. Mobiil- või kioskkella märkimine koos GPS/geoaedadega, nutikas pausi käsitlemine, puhtad muudatused koos põhjustega.

3. Valmistage ette raha. Nad teisendavad tunni tasukoodideks, mida teie palgaarvestus- ja raamatupidamissüsteemid ootavad — usaldusväärselt ja korduvalt.

9 parimat raamatupidamise ajakava rakendust

Järgnevalt on laialdaselt kasutatavad võimalused. Igaüks neist võib töötada – teie kontekst otsustab võitja.

Shifton — Planeeritud algusest lõpuni, palgaarvestuseks valmis

Shifton hoiab põhitsükli lihtsana: koostage ajakavasid kiiresti, tabage ausa aja, rakendage automaatselt oma palgareeglid, kinnitage töögraafikud auditeerimisjälgiga ja eksportige järjepidevad andmed palgaarvestusse ja raamatupidamisse. Juhid töötavad kiiremini, finantsosakond võitleb vähema tulega ja töötajad näevad plaanile vastavat palka.

Kus Shifton särab:

• Kiirus: ajakava mallid, hulgi tegevused, selged konfliktikontrollid.

• Täpsus: mobiilikella märkimine koos turvameetmetega; iga muudatus logitakse.

• Reeglid: ületunnid, erinevused, lisatasud — kodeeritud ühe korra, rakendatud kõikjal.

• Finantsisõbralik: eksport vastab palgakoodidele ja kulu keskustele, mida te juba kasutate.

Parim: vahetusmahukate meeskondade jaoks hotellinduses, jaemüügis, kliinikutes, väliteenustes ja kõnekeskustes, kes soovivad raamatupidamise ajakava rakendused eeliseid ilma konsultatsiooniprojektita.

Deputy — Võimas töögraafiku koostaja + täpsemad tööreeglid

Deputy on tuntud tugeva töögraafiku ja paindlike palgareeglite poolest. Kui jongleerite mitme asukoha, rolli ja trahvimääradega, on sellel olemas kontrollid, et see maailm korda hoida. Töögraafikud liiguvad sujuvalt levinud palgaarvestuse süsteemidesse, muutes selle usaldusväärseks valikuks raamatupidamise ajakava rakendused.

Parim: mitmete saitidega operatsioonid ja meeskonnad keeruliste tasustamis-/karistusstruktuuridega.

When I Work — Sõbralik, SMB-esimene

When I Work keskendub lihtsusele: juhid planeerivad, personal logib sisse, töögraafikud suunatakse olemasolevatesse palgarakendustesse. See on tervitatav meeskondadele, kes on uued raamatupidamise ajakava rakendused ja keskendunud kiirele omaksvõtule.

Parim: väike- ja keskmise suurusega ettevõtted, kes soovivad lihtsat edu keeruka kohandatud loogika asemel.

Homebase — Populaarne väikeettevõtete seas

Homebase tõstab väikeste meeskondade taset: lihtne ajakavaatamine, ajajälgimine ja edastamine levinud palgarakendustesse. Paljude kohvikute, poodide ja kohalike teenuste jaoks on see puhas sissejuhatus raamatupidamise ajakava rakendused.

Parim: eelarvetundlikud meeskonnad, kes lõpetavad Exceli tabelite kasutamise.

Connecteam — Mobiilne esmane operatsioonide keskus

Connecteam koosneb ajakava koostamisest, ajajälgimisest ja meeskonnasuhtlusest ühes rakenduses. Kui teie meeskond elab oma telefonidel, võib mobiilikogemus ja kiire kasutuselevõtt olla päästmiseks – eriti kui soovite raamatupidamise ajakava rakendused mis toimivad igapäevase operatsioonide tööriistakomplektina.

Parim: väli-/esindusmeeskonnad, kes vajavad lihtsaid, seadmel põhinevaid töövooge.

Shiftboard — Rajatud keerulise ja reguleeritud töö jaoks

Shiftboard sihib operatsioone rangete piirangutega – tootmine, energia, avalik ohutus. See tunneb end hästi range reeglite, kihiliste kinnituste ja nõudluse kõikumistega, muutes selle suureks kontrolliks raamatupidamise ajakava rakendused.

Parim: keskkonnad, kus ajakava viga on kulukas või ohtlik.

7shifts — Restoranidele kohandatud

7shifts on sündinud hotellinduse jaoks. Prototüüpib tööjõudu võrreldes müügiga, juhib FOH/BOH reaalsusi ja saadab palgaarvestuseks valmis tunde populaarsetele teenusepakkujatele. Kui juhite restorane ja soovite raamatupidamise ajakava rakendused kohandatud teie maailma jaoks, tasub see keskendumine end ära.

Parim: restoranid, kohvikud, baarid, kiirteenindus.

QuickBooks Time (varem TSheets) — QuickBooks-keskne

Kui QuickBooks on teie finantsmaja, siis QuickBooks Time hoiab asjad samas peres: kindel ajakava ja aja tabamine koos sisetöödeks sobivate edastustega. Kuna raamatupidamise ajakava rakendused läheb, on see veenev, kui teie tagakontor juba orbiidil QuickBooksiga.

Parim: meeskonnad, kes on standardiseeritud QuickBooksi baasil ja soovivad minimaalseid integratsioonilisi jõupingutusi.

Paycor Scheduling — Osa täielikust personalijuhtimise/palgaarvestuse komplektist

Paycor Scheduling paigutub laiemasse personalijuhtimise/palgaarvestuse platvormi. Kui eelistate ühte tarnijat kogu personalijuhtimise infosüsteemi + palgaarvestuse + ajakavandamise jaoks, pakub see korras, ühtset marsruuti sisse raamatupidamise ajakava rakendused kategooria.

Parim: organisatsioonid, mis konsolideerivad tarnijaid ja andmeid ühe katuse all.

Mida otsida (funktsioonide kontrollnimekiri)

• Nutikas ajakavandamine: mallid, reeglid, oskuste/rollide kontrollid, topeltbroneeringute vältimine.

• Raske võltsida aega: GPS/geoaed, kiosk, seadme usaldusväärsus, pauside tõestused.

• Palgareeglite mootor: ületund, puhkus, erinevused, jaotatud vahetused — ei mingit Excelit.

• PTO/järelvalve sünkroonimine: soovid uuendavad automaatselt ajakavasid ja töögraafikuid.

• Kinnitused + audit: kes muutis mida, millal ja miks — enne eksporti.

• Ekspordid/integratsioonid: korrektsed palgakoodid ja mõõtmed palgaarvestuse/gl jaoks.

• Kulude nähtavus: elav tööjõud võrreldes eelarvega, et juhid saaksid nädala keskel juhtida.

• Õigused: töötajad teenindavad ise; juhid kinnitavad; finanss-osakond sisestab.

• Mobiilkasutajakogemus: meeskond kasutab seda iga päev tegelikult.

Kuidas võrrelda raamatupidamise ajakava rakendusi ühe tunniga

Tooge igale demole üks tõeline nädala andmete kogum. Küsige tarnijalt:

1. Koostage oma roteerimismall ja täidake lüngad.

2. Ajastage paar testvahetust (mobiil + kiosk), seejärel parandage unustatud kellaga koos põhjuse esitamisega.

3. Rakendage oma ületunnid ja erinevuse reeglid.

4. Kinnitage töögraafikud, lukustage periood, eksportige fail palgaarvestuseks ja üks raamatupidamiseks.

5. Näidake lauset: tööjõud võrreldes eelarvega päeva/meeskonna/töö järgi.

Näete kohe, kes sobib teie mõtlemisega — ja kes vajab süsteemi integraatorit, et hinge tõmmata.

Rakendamine (neli nädalat, ilma draamata)

1. nädal — Otsustage raha reeglid.

Dokumenteerige ületunnid, karistused, lisatasud, ümardamis- ja pausiloogika. Kaardistage rollid palgaüksustele. Määratlege kinnituseväravad (juhendaja → palgaarvestus → finantsosakond). Kinnitage ekspordivormingud, mida allavoolusüsteemid ootavad.

2. nädal — Ehitage ja testige.

Impordi inimesed, rollid ja asukohad. Looge mallid, määrake meeskonnad ja testige kellamärke reaalsete seadmetega. Harjutage kinnitusi ja lukustatud perioode. Avaldage lühike „kuidas me aega teeme” poliitika.

3. nädal — Paralleelne palgaarvestus.

Käivitage üks täispäeva periood reaalajas, kuid töötle palgaarvestust nii vanal kui uuel viisil. Võrrelge kogu summat ja kategooriaid, täpsustage reegleid, kinnitage kulu keskuste kaardistamine. Parandage kummalised äärejuhtumid nüüd, mitte otsekäivitamise nädalal.

4. nädal — Käivitage reaalajas ja lukustage kontrollid.

Koolitage juhte erandite kohta; koolitage töötajaid kellamärkide ja PTO kohta. Lülitage sisse hoiatused vahelejäänud löökide ja ületunniohu kohta. Külmutage voog; iterigege igakuiselt väikeste täiendustega.

Pärast seda kohtleb teie meeskond süsteemi nagu lihasmälu: plan → tabage → kinnitage → eksportige. Raamatupidamise ajakava rakendused hajuvad taustale – parimal viisil.

Ostja stsenaariumid (vali oma tee)

• „Oleme uued ja tahame lihtsat režiimi.” Shifton või When I Work. Alusta lihtsalt; lisage reeglid ainult siis, kui need on vajalikud.

• „Meie reeglid on keerulised.” Deputy või Shiftboard. Sügavamad palgakoodide mootorid; rohkem seadistamist, vähem valu hiljem.

• „Oleme restoranid.” 7shifts. Vertikaalne tarkus FOH/BOH, nõuanded, tööjõud võrreldes müügiga.

• „Oleme kõik-in QuickBooks.” QuickBooks Time või Shifton koos QB-käsiraamatuga.

• „Tahame ühte tarnijat.” Paycor Scheduling või mõni muu personalijuhtimise/palgaarvestuse komplekt.

• „Oleme mobiilsed ja jaotatud.” Connecteam või Shifton — valige rakendus, mida inimesed tegelikult avavad.

Kulud ja ROI (Tegelik jutt)

Litsents on väike number. Suured võidud tulevad:

• Vähem palgakorrektsioone ja kulukaid kordusi.

• Väiksem vastavuse oht (puhtad reeglid, puhtad kinnitused).

• Juhid kulutavad minutite, mitte tundide, ajakava koostamisele.

• Rahandusosakond postitab tööjõukulud kiiresti, ilma kordusarvestuseta.

• Töötajad saavad esimesel korral õigesti makstud (moraal ↑, voolavus ↓).

Hästi rakendatud seadistamine tasuvab end tavaliselt veerandi jooksul lihtsalt vigade kõrvaldamisega. Lisa sujuv kuu lõpp, ja pehmed võidud muutuvad kiirelt kõvaks numbriteks. Sellepärast ütlevad meeskonnad raamatupidamise ajakava rakendused „osta aega tagasi”.

Levinud lõksud (ja kuidas neid vältida)

• Reegli töötoa vahelejätmine. Kui reegleid pole kirjalikult, siis süsteem neid ei täida. Tehke oma kodutöö ära.

• Laskmine muudatustel libiseda kinnituse järgselt. Nõuda muutuste põhjuseid; lukustage perioodid enne eksporti.

• Varju arvutustabelid. Kui juhid hoiavad platvormiväliseid faile, siis on teie “ainus tõeallikas” just jagunenud. Pensionile varjud.

• Null koolitus. Viis minutit sisseelamist säästab nädalaid “kuidas ma ajanurka märgin?” küsimusi.

• Finantsosakonna ignoreerimine. Kaasa raamatupidamine varakult, et palgakoodid ja kulu keskused õigesti maanduksid.

Käsitlemist raamatupidamise ajakava rakendused kui põhiinfrastruktuur, mitte kõrvaltoola. Nad mõjutavad raha, vastavust ja aruandlust.

Turvalisus ja privaatsus (Tehke põhitõed)

• Rollipõhised õigused; juhid näevad ainult oma meeskondasid.

• MFA administraatoritele ja palgaarvestusrollidele.

• Seadme- ja asukohakontrollid kellamärkide jaoks, kus see sobib.

• Andmete säilitamise eeskirjad vastavad seadustele ja teie auditi vajadustele.

Väikesed kontrollid väldivad suuri peavalusid auditi või vaidluste ajal. Vaikus on eesmärk.

Integratsioonimustrid (Ilma draamata väljaanne)

Te tõenäoliselt valite ühe kolmest:

1. Loomulik palgaarvestuse ühendus. Lükkage heakskiidetud tunnid otse – vähe samme, minimaalsed failide liikumised.

2. Ekspordi/importi failid. Läbipaistev, usaldusväärne; sobitage veerud palgakoodide ja gl-väljadega.

3. Vahevara/iPaaS. Kasulik, kui teil on mitme süsteemiga tööjõu hindamine või keerukad teisendamised.

Mida iganes te valite, avaldage lõpptähtaeg. Muudatused pärast lõpptähtaega lükkuvad järgmisesse tsüklisse, kui palgaarvestus ei anna erandit. Selged reeglid = rahulikud reedet.

Käivituskommunikatsioon (Varasta see plaan)

• T-7 päeva: Miks me vahetame; 2-minutiline videodemo.

• T-3 päeva: Juhtide koolitus – koostage ajakava, parandage löök, kinnitage, eksportige.

• T-2 päeva: Töötja memu – kuidas ajada, paluda PTO-d, kontrollida tunde (ühelehine koos ekraanipiltidega).

• Käivitusnädal: Jagatud kanal küsimustele; kiired vastused.

• Pärast esimest palgaarvestust: 30-minutiline retrospektiiv – mis töötas, mida kohendada, mida dokumenteerida.

Hea suhtlus muudab skeptikud jõukasutajateks. See on, kuidas raamatupidamise ajakava rakendused jäävad püsima.

Mõõdikud, mis tõestavad, et see töötab

Järgige 90 päeva:

• Ajakava koostamise aeg/nädal → eesmärk −30–50%.

• Kella löögi erandite määr → vähenda poole võrra.

• Ületundide täpsus → kontrolle iga nädal; vaidlused peaksid vähenema.

• Palgaarvestuse kordused → nullini.

• Sulgemiskiirus → kiirem tööjõukulude sisestamine.

• Tööjõud vs eelarve variatsioon → vähem ebameeldivaid üllatusi keset nädalat.

Kui arvud liiguvad, langeb teie stressitase. See on raamatupidamise ajakava rakendused– mõõdetav rahu.

Täpsemad liigutused (kui põhitsükkel on kindel)

• Nõudluse prognoosimine müügist/broneeringutest/piletitest → targem tööjõu planeerimine.

• Oskused/sertifikaadid kaartidega vahetuste jaoks → ohutumad ajakavad.

• Vahetuste pakkumine/iseteenindus ajakavastamine juhi kinnitusega → kiiremad täitmismäärad.

• Tööjõu hindamine/projektisildid → reaalajas kasumlikkus.

• Operaatorilised hoiatused (ületunnitöö risk, vahelejäänud pausid, heakskiitmata muudatused) → lahenda probleemid varakult.

Lisa need ükshaaval; ära lülita kõiki lüliteid sisse esimesel päeval.

KKK (Kiired ja Selged)

Kas see on ainult suurtele ettevõtetele?

Ei. Väikesed meeskonnad saavad sageli suurima kasu. Raamatupidamise ajakava rakendused väiksemas mahus töötab sama hästi.

Kas vajame konsultanti?

Tavaliselt mitte. Alusta vaikeseadetega, proovi väikese grupiga, seejärel lisa just need reeglid, mida vajad.

Mis siis, kui meie reeglid muutuvad?

Uuenda üks kord, keskeltläbi. Süsteem rakendab uut loogikat edasi liikudes ja hoiab täielikku auditijälge.

Kui kiiresti tulemusi näeme?

Sageli juba esimese täis palgaperioodiga: vähem parandusi, puhtamad eksportimised, rahulikumad palgafondipäevad.

Miks Shifton tihti võidab

• Lõpuni viidud tsükkel: graafik → aeg → reeglid → kinnitused → eksport.

• Juhtide kiirus: mallid ja hulgitoimetused hoiavad planeerimise täpsena.

• Finantsselgus: eksport maandub õigel koodidel ja mõõtmetel.

• Vastuvõtmine: inimesed mõistavad seda kiiresti; see ei jää teele ette.

Kui soovid praktilist kasu raamatupidamise ajakavastamis rakendus ilma suure pingutuseta, on Shifton tugev esimene valik.