জিম ও ফিটনেস স্টুডিওর স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার

ফিটনেস ব্যবসা দাঁড়িয়ে থাকে নির্দিষ্ট সময়ে হাজির হওয়া মানুষের উপর। ইনস্ট্রাক্টর ছাড়া একটি ক্লাস মানে টাকা ফেরতের আলোচনা, ভোর ছয়টায় ফাঁকা রিসেপশন মানে একটি নতুন সদস্যপদ হাতছাড়া, আর নিজের ক্লায়েন্টের সময়ে ফ্লোর শিফটে বসানো প্রশিক্ষক মানে এমন এক ঘণ্টা যার বিল কেউ করতে পারবে না। ফিটনেস স্টুডিও শিডিউলিং সফটওয়্যার আছে ঠিক এই কারণেই যাতে রোস্টার একজন ম্যানেজারের মাথায় বাস করা বন্ধ করে এবং এমন একটি সিস্টেমের মতো চলে যা অন্যরাও চালাতে পারে।

জিমের জনবলের ধরনটি সত্যিই অস্বস্তিকর। ভিড় জমে দিনের দুই প্রান্তে আর মাঝখানে পাতলা হয়ে যায়। দলে থাকেন পূর্ণ সময়ের ফ্লোর স্টাফ, খণ্ডকালীন রিসেপশন এবং এমন ইনস্ট্রাক্টর যাঁরা একাধিক শাখায় ক্লাস নেন ও নিজের ক্লায়েন্টের সময় ধরে রাখেন। সাধারণ অফিস রোস্টারের সরঞ্জাম নয়টা থেকে পাঁচটার সমান দিন ধরে নেয় এবং প্রথম ভাগ করা শিফটেই ভেঙে পড়ে।

ফিটনেস স্টুডিও শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা সামলাতে হবে

বিপণনের কথা বাদ দিলে কাজটা ছোট। অস্বস্তিকর ভোর ও রাতের ব্লকসহ এক সপ্তাহের শিফট দ্রুত তৈরি করা। প্রকাশের আগেই জানা যে এইমাত্র বণ্টন করা ঘণ্টাগুলো বাজেটে কুলাচ্ছে কি না। কর্মীদের কাছে ফোনে পৌঁছানো, কারণ ওটাই একমাত্র জায়গা যেখানে তাঁরা নিশ্চিতভাবে তাকান। আর নতুন করে সব না বানিয়েই পরিবর্তন সামলানো, কারণ কভারের অনুরোধ, অসুস্থতা আর শেষ মুহূর্তে ক্লাস বদল ব্যতিক্রম নয়, প্রতি সপ্তাহের ঘটনা।

যে জিম স্টাফ ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এই চারটি সামলায়, সেটি একটি ক্লাবের জন্য ভিন্ন সমস্যার দিকে তাক করা পঞ্চাশ ফিচারের সফটওয়্যারের চেয়ে বেশি কাজে আসে। বাকিটা রুচির ব্যাপার।

প্রশিক্ষক, ইনস্ট্রাক্টর ও রিসেপশন তিনটি আলাদা পরিকল্পনার সমস্যা

ফিটনেস দল একটিমাত্র কর্মীবাহিনী নয়। রিসেপশনে খোলা থেকে বন্ধ পর্যন্ত অবিচ্ছিন্ন কভার লাগে, আর একসঙ্গে এক বা দুজনের বেশি খুব কমই লাগে। ইনস্ট্রাক্টররা নির্দিষ্ট স্লট ও নির্দিষ্ট রুমের সঙ্গে বাঁধা, আর খালি স্লট সদস্যদের চোখে সঙ্গে সঙ্গে ধরা পড়ে। পার্সোনাল ট্রেনাররা নিজের ক্লায়েন্টের চাপ ঘিরে সময় সাজান এবং ফ্লোরের ঘণ্টাকে সপ্তাহের নমনীয় অংশ হিসেবে দেখেন।

ভালো পার্সোনাল ট্রেনার শিডিউলিং সফটওয়্যার এই দলগুলোকে আলাদা রাখে, কিন্তু আলাদা সিস্টেমে ভাগ করে ফেলে না। পদ প্রতিটি কর্মীর জন্য নির্ধারিত হয়, তাই আপনি রিসেপশন আলাদাভাবে সাজাতে পারেন, তারপর ফিল্টার বদলে ইনস্ট্রাক্টরদের সময়সূচি করতে পারেন, তারপর পুরো সপ্তাহ একসঙ্গে দেখে যাচাই করতে পারেন মোট ঘণ্টা ও মোট খরচ এখনও আপনার চাওয়া জায়গাতেই আছে কি না। যে ট্রেনার শিডিউলিং টুল তাঁদের পাশে বাকি শাখাটা দেখাতে পারে না, সেটি অর্ধেক সমাধান।

শেয়ার করা স্প্রেডশিটের চেয়ে শিডিউলিং অ্যাপ কেন এগিয়ে

অনেক ক্লাব এখনও ক্লাউড ড্রাইভের একটি ফাইল আর পরিবর্তনের জন্য একটি গ্রুপ চ্যাটে চলে। দেখতে বিনামূল্যের মনে হয়। খরচটা লুকিয়ে থাকে ঘর্ষণে: একটি অদলবদলে চারটি বার্তা আর এমন একটি সম্পাদনা লাগে যা দলের অর্ধেক কখনও দেখে না, দুজন একসঙ্গে ফাইল খুললেই সংস্করণ পুরোনো হয়ে যায়, আর শিফট আসলে কখন শুরু হয়েছিল তা কেউ বলতে পারে না।

শিডিউলিং অ্যাপে সরে এলে এই স্তরটাই উঠে যায়। অদলবদলের অনুরোধ ও অনুমোদন অ্যাপেই হয়, আর একটি অনুমোদিত হওয়ামাত্র সবাই সংশোধিত সপ্তাহ দেখতে পান। ওপেন শিফট আলাদা আলাদা ফোনকলের বদলে একসঙ্গে সব যোগ্য কর্মীর কাছে যায়। কর্মীরা যে শিফট শিডিউল দেখেন সেটিই আসলে কার্যকর শিডিউল, আর বেতন হিসাবের সময় ওই একই শিডিউল পড়া হয়।

ফিটনেস ব্যবসায় শ্রম ব্যয় নিয়ন্ত্রণ

প্রায় প্রতিটি ক্লাবেই মজুরি সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খরচ, আর অপচয়ের বেশিরভাগই নাটকীয় নয়, ছোট ও বারবার ঘটা। ফাঁকা দুপুরে একজন বাড়তি কর্মী। বন্ধের পর চল্লিশ মিনিট গড়িয়ে যাওয়া একটি শিফট। দুই শাখার ঘণ্টা কেউ যোগ না করায় পেরিয়ে যাওয়া ওভারটাইমের সীমা।

জিম শিডিউলিং সিস্টেম এসব তখনই দেখায় যখন বদলানোর সুযোগ আছে। কর্মীপ্রতি ঘণ্টার সীমা চলতি যোগফলের পাশেই থাকে, তাই সীমার কাছাকাছি পৌঁছানো রোস্টার বানানোর সময়ই বোঝা যায়। প্রবেশ ও প্রস্থান নির্ধারিত শিফটের বিপরীতে লিপিবদ্ধ হয়, অর্থাৎ পরিকল্পিত আর প্রকৃত ঘণ্টার ফারাক সন্দেহ নয়, একটি সংখ্যা। এরপর বাজেট ও মজুরি হারের রিপোর্ট দেখায় ওই মেয়াদে আসলে কত খরচ হয়েছে, কর্মী ও পদ অনুযায়ী ভাগ করে। যে ফিটনেস সেন্টার শিডিউলিং সফটওয়্যার কেবল একটি সুন্দর গ্রিড দেয়, সেটি কাজের ব্যয়বহুল অর্ধেকটাই বাকি রেখে দেয়।

প্রাপ্যতা, কভার আর শেষ মুহূর্তের বদল

রোস্টার তিনবার নতুন করে বানাতে হওয়ার কারণ প্রায় সবসময়ই প্রাপ্যতা। ইনস্ট্রাক্টররা অন্যত্রও ক্লাস নেন, শিক্ষার্থীরা পড়াশোনা করেন, আর প্রশিক্ষকরা নিজের ক্লায়েন্টের ব্লক আগলে রাখেন। এসব বার্তা দিয়ে জোগাড় করা ধীর এবং তথ্য দ্রুত পুরোনো হয়ে যায়।

Shifton প্রাপ্যতা আগেই মাসিক ক্যালেন্ডারে জমা করে, যেখানে কেউ কোন ঘণ্টায় কাজ করতে পারবেন তা কোন ঘণ্টায় পারবেন না তার থেকে আলাদা করে চিহ্নিত থাকে। ছুটি ও অবকাশের অনুরোধও একই জায়গা দিয়ে যায়, ফলে অনুমোদিত অনুপস্থিতি আপনি পরিকল্পনা শুরু করার আগেই গ্রিডে থাকে। আলাদা ইনবক্সের বদলে শিডিউলিং টুলের ভেতরেই ছুটি ব্যবস্থাপনা সামলালে একই সংঘাত দুবার আবিষ্কার করতে হয় না।

তারপরও কভার লাগলে শিফটটি ওপেন শিফট সারিতে চলে যায় এবং যোগ্য যে কেউ অ্যাপ থেকে সেটি নিয়ে নিতে পারেন। যোগাযোগের তালিকা ধরে ফোন করার চেয়ে ক্লাস কভার করার এটি অনেক দ্রুত পথ।

যোগ, পিলাটিস ও ছোট স্টুডিওর কাজ

ছোট স্টুডিওর সমস্যা বড় ক্লাবের ঠিক উল্টো: কর্মী বেশি নয়, বরং কম, আর প্রত্যেকেই গুরুত্বপূর্ণ। পাঁচ-ছয়জন ইনস্ট্রাক্টর থাকলে একটি খালি স্লট সময়সূচিতে স্পষ্ট গর্ত। এখানে যোগ স্টুডিও শিডিউলিং সফটওয়্যার আর পিলাটিস স্টুডিও শিডিউলিং সফটওয়্যার অপ্টিমাইজেশনের চেয়ে নিশ্চয়তার বিষয়, যাতে শনিবার যিনি খুলবেন তিনি জানেন যে শনিবার তিনিই খুলছেন।

যোগ স্টুডিওর দলের জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যার সাধারণত দুটি বিষয়ে বিচার হয়। মালিক কি এক বসাতেই পরের মাস সাজাতে পারেন, আর আলাদা করে বার্তা পাঠানো ছাড়াই সবাই কি জেনে যান। যে ফিটনেস স্টুডিও শিডিউলিং অ্যাপ ফোনে বসেই দুটোই করে, সেটিই ছোট স্টুডিওর দরকার মেটায়। ছোট পিলাটিস স্টুডিওর শিডিউলিং সিস্টেম কিংবা স্বাধীন স্ট্রেংথ জিমের ক্ষেত্রেও একই কথা।

একের বেশি ক্লাব চালানো

দ্বিতীয় শাখা খোলার সঙ্গে সঙ্গেই সমন্বয়টাই আসল কাজ হয়ে দাঁড়ায়। কর্মী ভাগাভাগি হয়, এক শাখায় লোক কম আর অন্যটিতে বেশি, আর সংখ্যা হাতে না আসা পর্যন্ত প্রধান কার্যালয়ের কোনো ছবি থাকে না। যে ফিটনেস ক্লাব শিডিউলিং সফটওয়্যার প্রতিটি শাখাকে বিচ্ছিন্ন দ্বীপ ধরে নেয়, সেটি ঠিক সেই সমস্যাই ফিরিয়ে আনে যেটির জন্য কেনা হয়েছিল।

বহু-শাখার শিডিউলিং সব ক্লাবকে এক অ্যাকাউন্টে আনে, শিফট নির্দিষ্ট শাখার সঙ্গে ট্যাগ করা থাকে আর মোট হিসাব প্রতিটি কর্মীর জন্য সব শাখা মিলিয়ে যোগ হয়। কার্যকর একটি শিডিউল টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করে খালি গ্রিড থেকে শুরু করার বদলে পরের শাখায় প্রয়োগ করা যায়, যা এক শাখার জন্য বানানো যেকোনো শিডিউল মেকারের চেয়ে দ্রুত পথ। এই আকারে হেলথ ক্লাব শিডিউলিং সফটওয়্যার পরিকল্পনার মতোই রিপোর্টিং দিয়েও নিজের জায়গা অর্জন করে।

জিম স্টাফ শিডিউলিং সিস্টেম কীভাবে বাছবেন

ফিচার পাতায় বেশিরভাগ জিম শিডিউলিং সফটওয়্যার একই রকম দেখায়, তাই যেকোনো প্ল্যাটফর্ম সেভাবেই পরখ করুন যেভাবে দল আসলে ব্যবহার করবে। ফোনে বসে পুরো এক সপ্তাহ বানান আর সময় মেপে দেখুন। একটি শিফট পরিবর্তন পাঠিয়ে দেখুন কত দ্রুত পৌঁছায়। প্রথমবার অ্যাপ খুললে একজন ইনস্ট্রাক্টর কী দেখেন জিজ্ঞেস করুন, কারণ বিভ্রান্তিকর প্রথম পর্দাতেই ব্যবহার থেমে যায়। দেখে নিন ঘণ্টাগুলো এমন রূপে সিস্টেম থেকে বেরোয় কি না যা আপনার হিসাবরক্ষক কাজে লাগাতে পারেন, আর টাইম ট্র্যাকিংয়ের তথ্য যে শিফট থেকে এসেছে তার সঙ্গে মেলে কি না।

দশ জন কর্মীর নিচে Shifton এর ফ্রি প্ল্যান শিডিউলিং, সাধারণ টাইম ক্লক, মোবাইল অ্যাপ ও রিপোর্ট সময়সীমা ছাড়াই কভার করে, যা একটি স্টুডিওর জন্য যথেষ্ট। তার বেশি হলে আপনি যেসব মডিউল চালু করবেন সেই অনুযায়ী মূল্য কর্মীপ্রতি মাসিক হিসাবে ধরা হয়। দুই ক্ষেত্রেই লক্ষ্য এক: এমন সময়সূচি যা দেখায় কে সত্যিই খালি, এমন ঘণ্টা যা প্রকৃত কাজের সঙ্গে মেলে, আর এমন মজুরি ব্যয় যা আপনার পরিকল্পনামতোই দাঁড়ায়।