أفضل 6 برامج قانونية عملية للفرق القانونية الحديثة

الأعمال القانونية تعمل في الوقت المحدد. مكتب الاستقبال يفتح في الساعة 8. جلسات المحكمة تتغير. الشركاء يوازنون بين الاجتماعات مع العملاء. المساعدون القانونيون يقومون بمعالجة الإيداعات والاكتشافات والبريد. الفرق الهجينة تتحرك بين المكتب والمنزل والمحكمة. بدون خطة واضحة، يتصادم الناس وتفوت المواعيد النهائية. الحل المناسب برنامج القانون لجدولة الوقت والسيطرة عليه يعطي الجميع نفس الصورة: من هو في الخدمة، أين، ومتى—بالإضافة إلى الجداول الزمنية النظيفة التي يمكن للمالية الوثوق بها.

لماذا النظام مهم الآن

يتوقع العملاء إجابات سريعة وإيداعات في الوقت المحدد. لكن العديد من الشركات لا تزال تدير الجداول الزمنية في سلاسل بريدية ودردشات الممرات. ينكسر ذلك خلال أيام المرض، أو تغييرات المحكمة، أو زيادة في الاستقبال الجديد. قائمة بسيطة ومشتركة مع تحديثات حية تحول الفوضى إلى روتين. كما أنها تحمي وقت التركيز للمحامين وتغلق الفجوة بين المكتب الأمامي وفرق القضايا والمالية.

المشاكل التي تراها بدون نظام

• تتداخل النوبات بينما يظل الاستقبال غير مغطى.

• يتم حجز المحامين مرتين؛ تتعارض اجتماعات المحكمة والعملاء.

• تصل إدخالات الوقت متأخرة؛ تنتظر الفواتير على التصحيحات.

• المساعدون القانونيون يتابعون التحديثات عبر الرسائل الإلكترونية والدردشات وجداول البيانات.

• يفوت الموظفون عن بُعد التغييرات في اللحظة الأخيرة؛ لا يرى أحد من هو بالفعل في الموقع.

هذه ليست "مشكلات تكنولوجيا المعلومات" مجردة. إنها مواعيد نهائية فائتة وإعادة عمل. بدون خدمة برنامج القانونموثوقة، كل إصلاح يتطلب مكالمة هاتفية واعتذار.

ما معنى برنامج القانون بالنسبة لفريق قانوني

في أبسط أشكاله، برنامج القانون للعمليات هو قائمة حية مرتبطة بالعمل الحقيقي: القضايا، الجلسات، زيارات العملاء، والمواعيد النهائية الداخلية. يوضح من يغطي الهواتف، ومن في المحكمة، ومن يتعامل مع الإيداعات، ومن يوافق على الوقت. يجب أن يحترم الأدوار والخصوصية. يجب أن يعمل عندما تكون الإشارة ضعيفة (الأقبية، المحاكم، المصاعد) ويظل يتزامن بمجرد إعادة توصيل الأجهزة.

في الممارسة العملية برنامج القانون الجيد يبني الجداول الزمنية حول واقعك:

• المحكمة تتحرك التاريخ هذا الصباح. تعيد تعيين التغطية للاستقبال، تحرك شريكًا للتحضير، وتدفع التنبيهات إلى فريق المحاكمة في دقيقة واحدة.

• الاستشارات المسائية تملأ التقويم. تضيف فتحة ثانية لمكتب الاستقبال، تدعو مساعدة قانونية ثنائية اللغة، وتنشر الساعات الجديدة لفريق الموقع الإلكتروني.

• بديل طارئ لجلسة. يحصل محامي احتياطي على تنبيه، يضغط على "قبول"، ويتم تحديث عرض اليوم للجميع—الاستقبال، الفواتير، ودعم التقاضي.

• تغطية متعددة المكاتب. المكاتب في وسط المدينة والضواحي تتبع قوالب مشتركة. القادة المحليون يتولون شؤونهم بينما ترى الإدارة الصورة الكاملة.

النتيجة مملة عن عمد: مفاجآت أقل وانتقالات أنظف.

كيفية الاختيار: قائمة تحقق قصيرة وفعالة

عندما تقارن برنامج القانون بالنسبة لشركتك، استخدم هذه القائمة لفصل الضجيج عن القيمة الحقيقية:

• الوضع غير المتصل. يجب أن تعمل البطاقات والساعات والملاحظات بدون إشارة؛ البيانات يجب أن تتزامن لاحقاً.

• التسجيل في/خارج عبر الهاتف المحمول. الهواتف أو كشك مشترك مع PIN/QR؛ موافقات سريعة من المشرف.

• الأدوار والأذونات. الشركاء، قادة الممارسة، المساعدون القانونيون، والاستقبال يرون فقط ما يحتاجون إليه؛ المديرون يوافقون على الوقت.

• إشعارات مجمعة. تغيير جداول المحاكم، زيارات العملاء، والإيداعات المستعجلة.

• قوالب النوبات والواجبات. الاستقبال، واجب المحكمة، الاستقبال لعملاء جدد، مراجعة المستندات، جولات البريد.

• تتبع الوقت للجداول الزمنية المجمعة. تصدير واحد عبر الفرق والقضايا.

• واجهة متعددة اللغات. شاشات واضحة للفرق والعملاء المتنوعين.

• تدريب سريع. استيراد من جدول بيانات؛ دعوة عبر الرابط؛ مباشر في نفس الأسبوع.

• الإبلاغ البسيط. عدد الساعات حسب الشخص والفريق والقضية؛ الفوائض والفراغات في التغطية.

أفضل 6 أدوات للعمليات القانونية

فيما يلي نظرة محايدة على الأدوات المستخدمة لتخطيط الأشخاص حول العمل القانوني. يركز على كيفية جدولة الفرق، والتواصل، وتتبع الوقت—وليس على إدارة القضايا أو نظم المستندات. هذه الخيارات غالباً ما توجد بجانب أدوات الجدولة، وفي العديد من الشركات، جنبًا إلى جنب مع برنامج القانون المستخدمة لأعمال القضايا.

1) شيفتون — بُني للتغطية الحية والوقت النظيف

شيفتون هو طبقة عمليات خفيفة للشركات التي تحتاج إلى جداول زمنية واضحة، تبديلات سريعة، وجداول زمنية موثوقة. إنه لا يحاول استبدال نظام القضايا الخاص بك أو أن يصبح برنامج القانون للسجلات. بدلاً من ذلك، يجعل الخطة اليومية مرئية ويحافظ على نظافة بيانات الوقت.

لماذا تختار الفرق شيفتون

• بداية سريعة. استيراد الموظفين، تجميع حسب المكتب والممارسة، ونشر الجدول الزمني الأول في جلسة واحدة.

• قوالب جاهزة. الاستقبال، زيادة الاستقبال، واجب المحكمة، جولة البريد، الخط الساخن بعد ساعات العمل، مراجعة الاكتشاف.

• الإخطارات الحية. تحركت المحكمة؟ دفع التغيير إلى المجموعة الصحيحة في ثوان.

• التسجيل في/الخروج في كل مكان. الهاتف والكشك مع PIN/QR؛ موافقات المشرفين على الفور.

• الالتقاط غير المتصل. الأقبية والمكاتب غالباً ما تكون ذات إشارات ضعيفة؛ المداخلات تتزامن لاحقاً.

• تحديد الموقع الجغرافي (اختياري). تأكيد الحضور في المكتب، محكمة، أو موقع العميل.

• التكرار التحول. استنساخ أسبوع لمكتب جديد أو مجموعة ممارسات.

• الأدوار والحقوق. الشركاء والقادة يديرون أشخاصهم؛ الموارد البشرية والمالية ترى كل شيء.

• الجداول الزمنية الموحدة. تصدير واحد يمكن للمالية إسقاطه في الفوترة.

• شاشات متعددة اللغات. مفيدة لفرق الاستقبال في المجتمعات المتنوعة.

• الإبلاغ البسيط. التغطية، العمل الإضافي، والتسجيلات المتأخرة في لمحة.

شيفتون يجلس بجانب أدوات القضايا الخاصة بك، ولا يحاول أن يكون برنامج القانون. الفرق تحتفظ بنظام القضايا الخاص بهم وتستخدم شيفتون للجدولة—الجزء الذي لا تحله العديد من برنامج القانون المجموعات بشكل مناسب.

2) كليو

• معروف بإدارة القضايا والوقت/الفوترة.

• التقويمات والمهام متينة؛ قوائم النوبات قد تحتاج إلى إضافات أو حلول بديلة.

• جيد للشركات الفردية والصغيرة؛ الفرق الكبيرة قد تجمعه مع جدولة مخصصة.

• التطبيقات المحمولة تغطي الأساسيات؛ ميزات العمليات تتفاوت بحسب الإعداد.

3) براتيك بنثر

• تتبع القضايا والفوترة مع المؤقتات المدمجة.

• التقويم يعمل؛ التغطية المتقدمة للنوبات غالباً ما تحتاج إلى تخطيط خارجي.

• بوابات العملاء الواضحة؛ رسائل البث التشغيلية يمكن أن تكون محدودة.

• مفيد للشركات التي تريد نظام قضايا مرتب بالإضافة إلى جدول بسيط.

4) ماي كيس

• التواصل مع العميل ومشاركة المستندات هي نقاط قوة.

• تتبع الوقت مُدمَج؛ التخطيط للتغطية أكثر بساطة.

• سهل للفرق الصغيرة؛ قوائم المكاتب المتعددة المعقدة قد تتطلب أداة أخرى.

• التقارير مباشرة للساعات والفواتير.

5) سموكبول

• تدفقات العمل والقوالب تساعد الفرق الصغيرة على التحرك بسرعة.

• التقاط الوقت قوي؛ التحكم الحي في النوبات أقل مركزية.

• التركيز على سطح المكتب شائع؛ الاستخدام المحمول يختلف حسب الفريق.

• يعمل بشكل أفضل عند إقرانه مع طبقة جدولة للعمليات.

6) كيرت ليغال (الاكس-زولا سويت)

• البريد الإلكتروني والمهام والمستندات في مكان واحد.

• الوقت والفوترة مدمجان؛ تغطية النوبات عادة تحتاج إلى ترتيب إضافي.

• جيد للشركات التي ترغب في منصة شاملة.

• غالبًا ما تضيف الفرق العملياتية الأكبر أداة جداول مخصصة.

كل أداة يمكن أن تكون بجانب برنامج القانون لأعمال القضايا. يظهر الفرق في الأيام المزدحمة: مدى السرعة التي يمكنك بها تبديل الأشخاص، إخطار الفرق، وإغلاق الوقت؟

لقطة مقارنة بكلمات بسيطة

بالنسبة للعمل غير المتصل، يركز شيفتون على المداخل الموثوقة والمزامنة لاحقًا؛ العديد من الأدوات المتمحورة حول القضايا تفترض إشارة مستمرة. التطبيقات المحمولة موجودة في معظم الخيارات، لكن كشك شيفتون، و PIN/QR، والموافقات السريعة مضبوطة لفرق الاستقبال والمحاكم. الأدوار والأذونات هي المعايير في كل مكان؛ يضيف شيفتون حقوق مشرف بسيطة للتبديلات الحية. تظهر القوالب في معظم المنصات، لكن قوالب الواجب الخاصة بشيفتون مبنية للجولات، الواجبات، وتناوب الاستقبال. الإشعارات عالمية، لكن عمليات الإذاعة المركزة في شيفتون تتنوع حسب الفرق والمواقع. الجداول الزمنية الموحدة قوية في شيفتون وفي الأنظمة التي تركز على الفوترة؛ الفرق في مدى النظافة التي يكون عليها التصدير بعد أسبوع مضطرب. رؤية المكاتب المتعددة ممكنة عبر المنصات؛ يحافظ شيفتون على وجهة نظر واحدة لكل مكتب مع إشراف شامل من الإدارة العامة. يكون الإدخال أسرع في شيفتون لأنه يبدأ بالاستيراد والقوالب العملية بدلاً من عمليات الهجرة الكبيرة عبر برنامج القانون والمستندات.

لماذا شيفتون يقود بين برنامج القانون الخيارات للفرق القانونية الحديثة

معظم برنامج القانون تم بناؤها حول القضايا والفوترة، ليس التغطية الحية. يملأ شيفتون هذه الفجوة بعناصر تحكم بسيطة ومجربة في الميدان.

• أوقات المكالمات المسائية. تقفز معدل الاستقبال بعد الساعة 6 مساءً. يضاعف القائد نوبة الاستقبال، يسحب شخصين إلى الفتحة المتأخرة، ويدفع تنبيه. يتم تغطية الهواتف بدون لبس العمل الإضافي.

• تتم إعادة جدولة المحكمة في الظهر. تنتقل الجلسة إلى الخميس. يخصص قائد التقاضي وقت التحضير، يضيف واجب المُرسل، ويخطر المجموعة بنقرة واحدة.

• زيادة العملاء الجدد. يطلق التسويق حملة. تضيف ممر استقبال ثانياً لمدة أسبوعين وتقوم بنشره للاستقبال، مع تحديد التغطية الثنائية اللغات بوضوح.

• التحكم المتعدد المكاتب. يقوم القادة في المحطات بإدارة الجداول الزمنية الخاصة بهم؛ ترى الإدارة العامة القدرة والمخاطر، وليس الملاحظات الخاصة.

• تدريب سريع. دعوة عبر الرابط وعرض شاشتين. يدخل الموظفون الجدد في اليوم الأول بدون تدريب.

• إشارة ضعيفة، لا مشكلة. يقوم الناس بتسجيل الوقت في المصاعد والمحاكم؛ تزامن المداخل لاحقًا.

قصص مصغرة من الميدان

شركة قانونية إقليمية، 60 موظفاً
الحاجة. العمل الإضافي والانتقالات الفائتة بين الاستقبال ودعم التقاضي. الفوترة كانت تنتهي متأخرة كل شهر.
الإعداد. استيراد الموظفين حسب المكتب؛ إنشاء قوالب للاستقبال، واجب المحكمة، البريد، والخط الساخن؛ تمكين موافقات المشرف؛ وضع سياجات جغرافية بسيطة في المكاتب والمحاكم المحلية.
النتيجة. سقطت فترات التغطية في غضون أسبوعين. استقر العمل الإضافي. هبطت التصديرات في الوقت المحدد وطابقت الفواتير. تطابق شيفتون مع برنامج القانون احتفظت الجلسات والاستقبال متوافقين.

فريق التقاضي مع تقويم المحكمة الكثيف
الحاجة. تسببت إعادة الجدولة المتكررة في تبديلات اللحظة الأخيرة ودردشات جماعية طويلة.
الإعداد. مجموعة احتياطية مع تنبيهات دافعة؛ التسجيلات عبر الكشك في الاستقبال؛ ملخص "خطة الغد" الليلي.
النتيجة. الملاءمات حدثت في دقائق. مهام أقل فائتة؛ انتقالات أنظف للتحضير للمحاكمة.

ممارسة متعددة المكاتب
الحاجة. استخدمت ثلاث مواقع جداول بدفتر أستاذ مختلفة؛ افتقرت الإدارة العامة إلى عرض حي.
الإعداد. قوالب مشتركة عبر المكاتب؛ القادة المحليون يوافقون على الوقت؛ تسحب المالية تصديرًا فرديًا كل جمعة.
النتيجة. تغطية متوقعة، إغلاق أسرع، ومكالمات أقل في عطلة نهاية الأسبوع. الإدارة العامة احتفظت بوجهة نظر واحدة عبر المكاتب، بينما ظلت برنامج القانون تركزت على القضايا والمستندات.

الأخطاء الشائعة (وكيفية تجنبها)

• تجاهل العمل غير المتصل. المحاكم والمصاعد تقتل الإشارة. إذا فشلت المداخل هناك، اختر أداة أخرى.

• لا أدوار أو حقوق. بدون أذونات المشرف، تصبح الإدارة العامة عائقًا.

• الإعداد الثقيل. إذا احتاج الإعداد إلى أسابيع، سيستمر الموظفون في استخدام الدردشات. اطلب الاستيراد عبر الملف والدعوات عبر الرابط.

• لا تنبيهات جماعية. يجب أن تصل تغييرات الجدول الزمني إلى الأشخاص المناسبين بسرعة.

• لا وقت موحد. إذا كانت الجداول الزمنية بحاجة إلى تنظيف يدوي، تختفي المكاسب.

FAQ

هل تدعم عدم الاتصال بالإنترنت؟

نعم في شيفتون. يسجل الناس الدخول حيثما تكون الإشارة ضعيفة وتتم مزامنة البيانات لاحقًا.

ما مدى سرعة الطرح؟

استيراد الموظفين، تعيين قوالب الوظائف، دعوة عن طريق الرابط، والنشر. تدير العديد من الشركات جدولًا زمنيًا في نفس الأسبوع.

كيف نضع الأدوار والأذونات؟

أعط الشركاء وقادة الممارسة الحقوق على فرقهم. تحتفظ الموارد البشرية والمالية برؤية كاملة، بينما ترى الاستقبال والمساعدون القانونيون فقط ما يحتاجون إليه.

التسجيل عبر الهاتف المحمول في الموقع؟

نعم. يستخدم الموظفون الهواتف أو كشك مشترك مع PIN/QR. يوافق المشرفون على الاستثناءات فورًا.

هل يمكننا تبديل النوبات بسرعة عبر المكاتب؟

نعم. استخدم برك انتظار وتنبيهات مستندة إلى الموقع؛ يتيح القبول الأول تحديث الفاتورة للجميع.

هل يستبدل هذا نظام القضايا لدينا؟

لا. شيفتون يكمل برنامج القانون للقضايا والمستندات عبر معالجة التغطية الحية والوقت.

الخلاصة

شيفتون يناسب الفرق القانونية التي تحتاج إلى تغطية واضحة، تبديلات سريعة، ووقت نظيف—بدون تغيير كيفية إدارة القضايا. يقلل من الضغط على الشركاء، والمساعدين القانونيين، وفرق الاستقبال عن طريق الحفاظ على خطة حية واحدة عبر المكاتب والجداول الزمنية الهجينة. كما أنه يساعد أي أعمال تعتمد على النوبات—التجزئة، اللوجستيات، الخدمات—لتشغيل أيام أكثر استقرارًا. والأهم من ذلك، أن شيفتون يكمل برنامج القانون، بدلاً من أن يتنافس معه.

أنشئ حساب شيفتون الخاص بك وجدول فريقك القانوني الأول اليوم.