Moderne mensen zijn altijd druk. We moeten voortdurend werkopdrachten afronden, de rekeningen betalen, boodschappen doen en af en toe naar de dokter gaan. Hierdoor moeten we vaak schakelen tussen taken. Bijvoorbeeld, e-mails versturen naar zakenpartners, telefoneren met nieuwe klanten of een vakantie plannen. Deze stress is geen probleem voor mensen die weten hoe ze moeten multitasken.
Offline en online mixen belemmert je vermogen om te multitasken
Ten eerste moet je twee lijsten maken. Noteer alle dingen die offline gedaan kunnen worden op de eerste. De tweede lijst is uitsluitend bedoeld voor taken die een internetverbinding vereisen. Ga alleen online als het noodzakelijk is. Bijvoorbeeld, je kunt een e-mailtekst schrijven zonder verbinding, terwijl internettoegang nodig is voor zakelijke onderhandelingen via Skype. Op deze manier word je minder afgeleid en ben je effectiever in multitasken.
Houd alles bij
Worden gemiste opdrachten je 's nachts wakker gehouden? Maak een lijst van onvoltooide zaken en houd deze bij de hand. Probeer je taken goed te formuleren. Anders zul je moeite hebben om ze uit te voeren. Het maakt niet uit hoeveel items er op de lijst staan: 100 of 1000.
Werk het aan het einde van een werkdag bij. We raden je ook aan om catalogi te maken voor verschillende soorten opdrachten. Bijvoorbeeld voor taken die verband houden met marketing of boodschappen.
Kies vervolgens opdrachten met de hoogste prioriteit. Kies 5 kritieke dingen, taken die gedelegeerd kunnen worden en dingen die je kunt laten vallen. Laat opdrachten met lage prioriteit over voor morgen.
Bekijk de lijst 's ochtends en controleer of alle belangrijke dagelijkse taken erop staan. Voeg ze vervolgens allemaal toe aan je agenda. Controleer de lijst tijdens het weekend om er zeker van te zijn dat je niets bent vergeten.
Leg die smartphone neer
Zorg ervoor dat je meldingen op je smartphone uitschakelt. Je kunt je Facebook bladeren en nieuwe tweets bekijken als je weer thuis bent. Alle meldingen die je nodig hebt, moeten op je werkplekcomputer staan. Het is ook beter om e-mails van vrienden buiten kantoor te beantwoorden.
Multitasking verwelkomt een verandering van tempo
Probeer op dezelfde dag aan twee verschillende projecten te werken en er van tijd tot tijd tussen te wisselen. Een verandering van activiteit stelt je in staat onverwachte oplossingen te bedenken en jezelf te bevrijden van overbodige gedachten. Het is altijd een goede manier om jezelf af te leiden van eentonig werk.
Vergeet deze regels niet en al snel zal multitasking je tweede natuur worden.
