Създаването на ефективен работен график за служителите е от съществено значение за поддържане на продуктивността, осигуряване на справедливост и удовлетворяване на бизнес нуждите. Добре организираният график за персонала помага на бизнеса да функционира гладко, като балансира наличността на служителите, предпочитанията и работното натоварване. Все пак, планирането на служителите може да бъде предизвикателство, особено когато се налага да се справяте с последния момент промени, размяна на смени и трудови закони.
Това ръководство описва 16 стъпки за подобряване на процеса на планиране на графика на персонала, като обхваща основни техники за планиране на служителите с цел ефективност, намаляване на конфликти в графиците и усъвършенстване на бизнес автоматизацията.
Неща, които трябва да знаете и прилагате в работното планиране
Инструменти за планиране на работата като Shifton позволяват на мениджърите да автоматизират планирането и да елиминират ръчното планиране на смените. Преди това специалистите по ЧР и ръководителите на екипи отделяха значителна част от времето си за управление на графиците на персонала, вземайки предвид заявки за отпуск и предпочитания за смени. Сега, решенията за бизнес автоматизация улесняват тези задачи, позволявайки на мениджърите да се фокусират върху благосъстоянието на служителите, коучинг за производителност и развитие на работната сила.
Ефективното прилагане на технологии за работно планиране изисква разбиране на ключовите елементи на планиране на служителите и автоматизацията на управлението на смените. Ето пет ключови неща, които трябва да знаете при дигитализацията на вашия процес на планиране на персонала.
1. По-добро управление на времето и задачите
С инструменти за автоматизация на работната сила, мениджърите могат да планират служители ефективно, като управляват задачите и проектите в същата система. Тази интеграция позволява на компаниите да подобрят управлението на времето, продуктивността и сътрудничеството на екипа, като гарантират, че служителите знаят точно какво да правят по време на смяната си.
Добре структуриран график за персонала трябва да включва разпределения на смени, разпределение на задачите и срокове за проекти, като гарантира плавното протичане на операциите. Shifton, мощно решение за планиране, позволява на бизнеса да създава графици за служителите, като същевременно присвоява контролни списъци и задачи за повишаване на качеството на услугите и оперативната ефективност.
2. Автоматизация и изкуствен интелект
Основното предимство на автоматичния планировчик за служители е използването на автоматизация, базирана на ИИ. Със 62% от бизнеса, които или планират да внедрят, или вече използват автоматизация на работното място, е ясно, че решенията за планиране, управлявани от ИИ, ще станат все по-важни за мениджърите.
Как да планирате служителите ефективно с помощта на автоматизация:
- Въвеждане на детайли за служителите, дължина на смените и наличност в системата.
- Нека софтуерът за планиране оптимизира работните графици.
- Системата автоматично коригира смени въз основа на заявки за отпуски и търсенето на работна сила.
- Минимизирайте конфликти в графика с актуализации в реално време и автоматизирани препоръки.
Използването на автоматизация за бизнеса улеснява планирането и персонала, намалявайки нуждата от ръчни корекции и промени в последния момент.
3. Проследяване на времето на облачна основа
Около 44% от мениджърите на таланти сега разчитат на инструменти за автоматизация на работната сила на облачна основа, за да проследяват графиците и присъствието на служителите. Съвременните техники за планиране на служителите включват влизания на облачна основа, позволяващи на персонала да се чекира от всякъде. Тази функция е от съществено значение за хибридни модели на работа, дистанционни екипи и компании, опериращи на множество локации.
За компании, изискващи чекиране на място, много инструменти за планиране предлагат верификация с GPS и чекиране на база IP, осигуряваща точно проследяване на работните графици на служителите. Тези функции за цифрово проследяване на времето повишават отчетността и намаляват несъответствията в договора, докато предлагат по-голяма гъвкавост за служителите.
4. Анализ на данни за оптимизация на планирането
Ефективният работен график трябва да бъде базиран на данни. Цифровите решения за планиране предоставят табла за анализ в реално време, които предлагат прозрения за:
- Присъствие на служители и спазване на смените.
- Общи отработени часове за период.
- Късни пристигания, извънреден труд и тенденции в производителността.
- Процент на изпълнение на задачи на смяна.
Чрез използване на анализи в планирането на служителите, бизнеса може да идентифицира неефективности, да подобри решенията за персонала и да усъвършенства следенето на производителността. Тези прозрения позволяват на мениджърите да усъвършенстват графиците на персонала си, гарантирайки, че разходите за труд съответстват на оперативните нужди, като същевременно запазват продуктивността на работната сила.
5. Автоматизирано изчисляване на заплатите
Едно от най-големите предимства на бизнес автоматизацията в планирането и персонала е автоматизираното обработване на заплатите. Вместо ръчно следене на часовете и изчисляване на заплатите, съвременните процеси за планиране на персонала интегрират функции за заплати, опростявайки изчисленията за заплата.
Основни предимства на автоматизацията при обработка на заплатите:
- Проследява работните часове на служителите и прилага предварително зададени заплатни ставки.
- Генерира автоматизирани отчети за заплати въз основа на действително отработеното време.
- Намалява грешките в заплатите, като елиминира ръчното въвеждане на данни.
- Интегрира се с системите за счетоводство и финанси за безпроблемна обработка на заплатите.
С автоматизирани системи за планиране и заплати ЧР екипите могат да спестят значително време, като същевременно осигуряват точна и навременна изплащане на заплатите.
16 стъпки за подобряване на планирането на персонала
Стъпка 1: Определете какво вашият екип трябва да направи
Преди да направите график за служителите, идентифицирайте ключовите отговорности и задачи, които трябва да бъдат покрити. Помислете за:
- Какви услуги или задачи трябва да се изпълняват ежедневно?
- Кои служители са най-подходящи за конкретни роли?
- Има ли пикови часове, които изискват допълнително покритие на персонала?
Разбирането на разпределението на натоварването гарантира, че планирането на служителите съответства на оперативните нужди и осигурява ефективно завършване на работата.
Стъпка 2: Анализирайте кога сте най-натоварени (и най-спокойни)
Анализирайте данни от минали представяния, за да определите най-натоварените и най-спокойните периоди на вашия бизнес. Използвайте прозрения от:
- Отчети за продажби и клиентски трафик
- Данни за обаждания (за екипи за обслужване на клиенти)
- Сезонни тенденции и колебания в търсенето
Чрез съпоставяне на графиците на персонала с действителното търсене, бизнесите оптимизират разходите за труд и осигуряват достатъчно покритие по време на пиковите часове, като същевременно избягват пренасищане на персонала по време на спокойни периоди.
Стъпка 3: Прогнозирайте бъдещите нива на активност
Прогнозирането на натоварването помага на мениджърите да планират служителите справедливо и ефективно. Помислете за:
- Предстоящи промоции или бизнес събития
- Празнични сезони или заявки за отпуски
- Пазарни тенденции, които могат да повлияят на търсенето от клиенти
Чрез предвиждане на бъдещите нужди, мениджърите могат да планират персонала проактивно, предотвратявайки липсата на персонал в последния момент и осигурявайки ефективен работен график за служителите.
Стъпка 4: Обмислете нуждите от персонал
Графикът за персонала трябва да отчита както бизнес изискванията, така и предпочитанията на служителите. Служители, които усещат, че техните нужди се признават, са по-склонни да останат ангажирани и продуктивни. При създаването на график за служителите обмислете:
- Наличност и поискани почивни дни
- Съображения за баланс между работа и личен живот
- Нива на умения и роля в работата
Справедлив и балансиран график подобрява удовлетвореността на служителите, намалява преумората и минимизира отсъствията.
Стъпка 5: Избор на метод за разписание на смени
Изборът на правилния подход към разпределението на работното време зависи от бизнес модела, структурата на работната сила и оперативните изисквания. Има няколко техники за разпределение на работното време на служителите, които да се вземат предвид:
- Фиксирани смени – Служителите работят в същите часове всеки ден (напр. 9:00 – 17:00). Идеални за бизнеси със стабилно натоварване.
- Ротационни смени – Служителите се редуват между различни смени (сутрин, вечер, нощ). Обичайни в здравеопазване, търговия и гостоприемство.
- Разделени смени – Служителите работят на два отделни периода в един ден (напр. 8:00 – 12:00, след това 16:00 – 20:00). Полезни за бизнеси с променливо натоварване.
- График при повикване – Служителите са в готовност за работа, ако е необходимо. Често се използва в здравеопазването и спешните служби.
- Гъвкаво разписание – Служителите избират своите часове според натовареността и нуждите на бизнеса. Подходящо за отдалечени екипи и творчески индустрии.
Изборът на правилния процес за разписание на персонала помага на бизнесите да оптимизират разходите за труд, като същевременно осигуряват ефективно планиране на служителите.
Стъпка 6: Оптимизиране на графиците на смяната в зависимост от натоварените часове
За да максимизирате продуктивността, планирайте персонала на база пикова и слаба натовареност. Бизнесите трябва:
- Да назначават повече служители по време на пикови часове за подобряване на качеството на услугата.
- Да намаляват персонала по време на слаба натовареност за избягване на излишни разходи за труд.
- Да използват исторически данни за предвиждане на колебания в търсенето и регулиране на смените съответно.
Подход, основан на данни, към разпределението на работния персонал гарантира оптимално разпределение на ресурсите, помагайки на бизнеса да работи ефективно.
Стъпка 7: Минимизиране на промените в графика в последния момент
Неочакваните промени в графика нарушават работния процес и разстройват служителите. За предотвратяване на промени в последния момент:
- Насърчавайте служителите да подават заявки за отпуск по-рано.
- Установете краен срок за размяна на смени и изисквайте одобрение от управлението.
- Имайте на разположение резервни служители за спешни нужди от персонал.
- Използвайте софтуер за разписание, за да автоматизирате корекциите в последния момент.
Чрез минимизиране на конфликтите в графика, бизнесите поддържат стабилност в планирането на персонала и подобряват удовлетвореността на служителите.
Стъпка 8: Осигурете лесен достъп до графиците
Работният график за служители трябва да бъде лесно достъпен, за да намали объркването и грешките в комуникацията. За подобряване на достъпността:
- Споделяйте графиците цифрово чрез онлайн портал или мобилно приложение.
- Публикувайте разпечатани графици в стаи за почивка или общи пространства.
- Уведомявайте служителите за актуализациите на графиците в реално време, за да избегнете недоразумения.
Ясната комуникация осигурява информираност на служителите за техните работни графици, намалява отсъствията и грешките в планирането.
Стъпка 9: Баланс между нуждите на бизнеса и служителите
Ефективното управление на графиците на персонала изисква баланс между изискванията на бизнеса и благосъстоянието на служителите. Докато бизнесите трябва да поддържат продуктивност и печалба, те трябва също да отчитат предпочитанията на служителите, за да повишат ангажираността и задържането им.
Стратегии за балансиране на нуждите на бизнеса и служителите:
- Предлагайте гъвкави разписания, когато е възможно, за да се съобразите с личните ангажименти.
- Редувайте смените справедливо, за да предотвратите претоварване на определени служители.
- Въведете ясни политики за искане на отпуск или размяна на смени.
- Насърчавайте открита комуникация между мениджъри и персонал относно притесненията във връзка с графиците.
Добре балансираният график за служителите подобрява морала, намалява текучеството и създава по-мотивирана работна сила.
Стъпка 10: Бъдете информирани за събития и фактори, които влияят на графика
Някои външни фактори влияят на най-добрите практики за планиране на заетостта, изисквайки от бизнесите да се адаптират.
Обичайни фактори, влияещи върху графиците:
- Публични празници и сезонно търсене – Бизнесите трябва да се подготвят за увеличено натоварване или намалена наличност на персонала.
- Метеорологични условия – Работите на открито може да бъдат забавени поради нарушения от времето.
- Тенденции в индустрията – Икономически промени или предпочитания на клиента могат да повлияят на нуждите от персонал.
- Неочаквани извънредни ситуации – Липса на служители поради заболяване или спешни семейни случаи, изискващи планове за извънредни обстоятелства.
Наблюдението на тези фактори помага на бизнесите да адаптират работните графици за служителите проактивно, предотвратявайки липсата на персонал или неефективност.
Стъпка 11: Разпространяване на графика към служителите
След като графикът на персонала бъде финализиран, бизнесите трябва да се уверят, че всеки служител го получава навреме.
Най-добри практики за разпространение на графиците:
- Изпращайте графици предварително, за да дадете на служителите време да плануват.
- Използвайте онлайн платформа за планиране за лесно актуализиране и достъп.
- Публикувайте физически копия в общите зони за справка.
- Позволете на служителите да потвърдят получаването, за да се уверите, че са видели смените си.
Правенето на графиците лесно достъпни помага за ефективното управление на графика на служителите, като същевременно намалява объркването и недоразуменията.
Стъпка 12: Създайте стратегия за комуникация в екипа
Силната комуникационна стратегия гарантира, че служителите са информирани и ангажирани с актуализациите на графика.
Начини за подобряване на комуникацията в екипа:
- Използвайте приложения за планиране, за да изпращате автоматични напомняния за смени.
- Създайте специална чат група за обсъждане на размени на смени или актуализации.
- Насърчете обратна връзка, за да идентифицирате проблеми с графика рано.
- Провеждайте редовни срещи, за да обсъждате предизвикателствата и решенията относно наемането на персонал.
Ясната комуникация подобрява ефективността на планирането на персонала, предотвратявайки объркване и конфликти в последния момент.
Стъпка 13: Периодично оценявайте графика и процеса си
Процесът на планиране на персонала трябва да бъде преглеждан редовно, за да се осигури ефективност. Бизнесите трябва да анализират основните показатели за производителност, за да определят дали стратегията им за планиране отговаря на оперативните и нуждите на служителите.
Как да оцените процеса си на планиране:
- Проследяване на присъствието и точността - Идентифицирайте модели на отсъствия или закъснения.
- Мониторинг на разпределението на натоварването - Осигурете равновесие на смените между служителите.
- Събирайте обратна връзка от служителите - Питайте персонала за предизвикателствата и подобренията в графика.
- Оценете удовлетворението на клиентите - Уверете се, че нивата на персонала съответстват на качеството на обслужване на клиентите.
Чрез периодичен преглед и усъвършенстване на графика, бизнеса може да подобри ефективността и удовлетворението на служителите, правейки планирането по-адаптивно към променящите се изисквания.
Стъпка 14: Мониторирайте и коригирайте, когато е необходимо
Дори добре планираният работен график за служителите изисква корекции с времето. Бизнесите трябва да останат гъвкави и отзивчиви към променящите се обстоятелства.
Най-добри практики за мониторинг и корекция на графици:
- Използвайте софтуер за планиране, за да следите часовете и покритието на смените в реално време.
- Бързо адресирайте проблемите с недостъпност, като назначавате допълнителни работници, когато е необходимо.
- Коригирайте смените според представянето на служителите и нуждите от натоварване.
- Бъдете проактивни относно конфликтите, разрешавайки ги преди да ескалират.
Редовното наблюдение осигурява ефективно планиране на служителите, докато позволява на мениджърите да вземат решения, базирани на данни, за да оптимизират графиците на персонала.
Стъпка 15: Спазвайте законовите изисквания
Бизнесите трябва да следват законите и регламентациите за труда при създаването на графици на служителите, за да избегнат правни рискове.
Ключови съображения за спазване на изискванията:
- Минимални периоди на почивка - Уверете се, че служителите получават достатъчни почивки между смените.
- Регламенти за извънреден труд - Следете часовете на извънреден труд и компенсирайте служителите според това.
- Закони за справедливо планиране - Някои региони изискват предизвестие за промени в смените.
- Ограничения за работни часове - Определени индустрии имат ограничения за максималните работни часове.
Разбирането и спазването на най-добрите практики за планиране на служителите защитава бизнеса от наказания и правни спорове, като същевременно осигурява справедливи условия на труд.
Стъпка 16: Използвайте софтуер за планиране
Използването на автоматизация за бизнесите опростява процеса на планиране на персонала, намалява административното натоварване и подобрява точността. Приложение за планиране помага на бизнесите:
- Автоматизирайте назначенията за смени, съобразявайки се с достъпността и натовареността на служителите.
- Осигурете актуализации на графици в реално време за служителите.
- Позволете на персонала да заявява отпуск и да разменя смени дигитално.
- Генерирайте отчети за разходите за труд, присъствието и представянето.
Чрез внедряване на автоматизация на работната сила, бизнесите могат да спестят време, да намалят конфликти при планирането и да гарантират, че служителите получават справедливи и ефективни работни графици.
Какви са ползите от използването на софтуер за планиране за служителите?
Инвестирането в софтуер за планиране предоставя на бизнесите структурен и ефективен начин за планиране на служители, намаляване на грешките и подобряване на управлението на работната сила. По-долу са ключовите ползи от използването на автоматизация на работното място за планиране.
1. Улеснено планиране
Ръчното планиране отнема време и е податливо на човешки грешки. Софтуерът за планиране помага на бизнеса да създава график за служителите ефективно чрез:
- Автоматизиране на създаването и корегирането на смени.
- Намаляване на риска от двойно резервиране на служителите.
- Позволява на мениджърите лесно да актуализират графиците в реално време.
- Предоставяне на шаблони за повторяеми схеми на планиране.
С автоматизация за бизнесите, мениджърите могат да планират служителите бързо и точно, осигурявайки безпроблемни операции.
2. Подобрете комуникацията
Графикът на служителите трябва да бъде лесно достъпен за всички членове на персонала. Софтуерът за планиране подобрява комуникацията чрез:
- Изпращане на автоматични известия за назначения и промени в смените.
- Осигуряване на централизирана платформа, където служителите могат да разглеждат графици.
- Позволява директна комуникация между мениджъри и персонал за смяна на смени.
С по-добра комуникация, служителите остават информирани и ангажирани, намалявайки объркването относно работните им графици.
3. Намаляване на конфликти при планиране
Конфликти възникват, когато много служители искат почивка по едно и също време или смените се разпределят неравномерно. Софтуерът за планиране предотвратява тези проблеми чрез:
- Подчертаване на потенциални конфликти при планиране преди да се случат.
- Позволяване на служителите да подават заявки за наличност и отпуски дигитално.
- Предлагане на автоматизирано разрешаване на конфликти за коригиране на смените при необходимост.
Това осигурява справедливо разпределение на смените и балансирано разпределение на натоварването, което води до по-доволни служители.
4. Повишаване на ефективността
Добре организираният график на персонала подобрява ефективността, като гарантира, че правилните служители са назначени в правилните часове. Софтуерът за планиране помага чрез:
- Съгласуване на смените с бизнес изискванията и пиковите часове.
- Проследяване на представянето и тенденциите в присъствието на служителите.
- Елиминиране на ръчните грешки при планиране, които причиняват забавяния в операциите.
С ефективно планиране на служителите, бизнесите могат да увеличат производителността и да намалят разходите за труд.
5. Скалиране на растежа на бизнеса
Докато бизнесите се разрастват, ръчното управление на графици става неустойчиво. Автоматизацията на работната сила помага да се скалират операциите чрез:
- Ефективно управление на по-големи екипи и множество локации.
- Интегриране с ПО за заплати и HR, за да се оптимизира управлението на работната сила.
- Позволяване на гъвкави структури на смените, за да се приспособи растежът на бизнеса.
С най-добрия начин за планиране на служителски смени, бизнесите могат да се скалират, докато поддържат ефективно планиране на служителите.
Оптимизация на планирането с Shifton
Shifton е мощно решение за планиране на служители, предназначено да помогне на бизнесите да управляват графиците на служителите, оптимизират планирането на смените и автоматизират работната сила. Независимо дали трябва да планирате служители ефективно, да намалите конфликтите или да подобрите видимостта на смените, Shifton предоставя необходимите инструменти за автоматизация на бизнеса и управление на графика на персонала.
Ключови функции на Shifton за планиране на персонала
- Автоматизирано планиране на смените – Създавайте ефективни работни графици за служителите само с няколко клика.
- Проследяване на наличността на служителите – Предотвратявайте конфликти при планиране, като съвместявате смените с наличността на служителите.
- Актуализации на графиците в реално време – Незабавно уведомявайте служителите за промени или актуализации на смените.
- Смени на смени и управление на отпуски – Позволете на служителите да сменят смени и да заявяват отпуски дигитално.
- Интеграция с заплати и проследяване на времето – Синхронизация на работните часове със софтуера за заплати за точно обработване на заплатите.
- Планиране в множество локации – Управлявайте графиците на персонала в различни клонове или локации.
Как Shifton помага на бизнесите да планират служителите ефективно
Shifton е създаден, за да опрости процеса на планиране на персонала, като осигурява, че бизнесите могат:
- Да съставят график за служителите бързо и точно.
- Да намалят промените в последния момент и да осигурят надеждно покритие на смените.
- Да подобрят ангажираността на служителите, предлагайки справедливо и прозрачно планиране.
- Да спестят време от ръчно планиране и да се фокусират върху растежа на бизнеса.
- Да осигурят съответствие с трудовите закони чрез автоматизирани правила за планиране.
Защо да изберете Shifton за автоматизация на работната сила?
Интуитивният интерфейс и инструментите за автоматизация на Shifton го правят един от най-добрите начини за планиране на работните смени на служителите за бизнеси от всякакъв размер. При внедряване на Shifton, компаниите могат:
- Да намалят грешките при планиране, като автоматизират назначенията на смените.
- Да увеличат ефективността, като съгласуват работните графици с бизнес изискванията.
- Да усъвършенстват гъвкавостта за служителите, като същевременно осигуряват оперативна последователност.
Със софтуера за планиране на персонал на Shifton, бизнесите могат ефективно да управляват графиците на служителите, да намалят конфликтите и да оптимизират планирането на смените за дългосрочен успех.
Заключителни мисли за планирането на служители
Ефективното планиране на персонала е от съществено значение за поддържане на производителността, осигуряване на справедливо разпределение на работата и оптимизиране на бизнес операциите. Чрез следване на тези 16 стъпки, бизнесите могат да планират служителите ефективно, да минимизират конфликтите и да подобрят удовлетвореността на работната сила.
Основни изводи:
- Планирайте предварително, като анализирате нуждите на бизнеса, пиковите часове и наличността на служителите.
- Използвайте базирано на данни планиране, за да съответствате на нивата на персонала с търсенето.
- Осигурете справедливост, като вземете предвид предпочитанията на служителите и законовите изисквания.
- Подобрете комуникацията, като направите графиците лесно достъпни.
- Използвайте софтуер за планиране като Shifton, за да автоматизирате планирането на смените, намалите грешките и подобрите ефективността.
Добре структуриран работен график за служителите не само ползва бизнеса, но също така подобрява ангажираността и задържането на служителите. Чрез инвестиции в автоматизация на работната сила, компаниите могат да оптимизират операциите и да се съсредоточат върху растежа, а не върху административни задачи.
С правилните техники и инструменти за разписание на служители, бизнесите могат да спестят време, да намалят разходите и да създадат по-ефективна работна среда.
Започнете да оптимизирате разписанието на персонала си днес и изградете по-силна и продуктивна работна сила!
