Како ефективно да ги распоредите вработените: 16 чекори што треба да ги следите

Креирањето ефикасен работен распоред за вработените е од суштинско значење за одржување на продуктивноста, обезбедување ферност и исполнување на деловните барања. Добро организиран распоред за персоналот им помага на компаниите да функционираат без проблеми, истовремено балансирајќи ја достапноста на вработените, преференциите и работниот товар. Сепак, распоредувањето на вработените може да биде предизвикувачко, особено кога се работи со промени во последен момент, замени на смени и законите за труд. Овој водич опишува 16 чекори за подобрување на процесот на распоредување на персоналот, покривајќи ги основните техники за распоредување на вработените за ефикасно распоредување на персоналот, намалување на конфликти во распоредувањето и подобрување на автоматизацијата во бизнисот.

Работи кои треба да ги знаете и спроведете во распоредувањето на работа

Алатките за распоредување на работа како Shifton им овозможуваат на менаџерите да го автоматизираат планирањето на распоредот и да го елиминираат рачното планирање на промени. Претходно, професионалците за човечки ресурси и лидерите на тимови поминуваа значителен дел од своето време управувајќи со распоредите на персоналот, земајќи ги предвид барањата за отсуство и преференциите за смени. Сега, решенијата за деловна автоматизација ги олеснуваат овие задачи, овозможувајќи им на менаџерите да се фокусираат на благосостојбата на вработените, коучингот за изведба и развојот на работната сила. Ефективното спроведување на технологија за распоредување на работа бара разбирање на клучните елементи за распоредување на вработените и автоматизација на управувањето со смени. Еве пет клучни работи кои треба да се знаат при дигитализација на процесот на распоредување на персоналот.

1. Подобро управување со времето и задачите

Со алатки за автоматизација на работната сила, менаџерите можат ефикасно да распоредат вработени додека управуваат со задачи и проекти во истиот систем. Оваа интеграција им овозможува на компаниите да го подобрат управувањето со времето, продуктивноста и соработката на тимот, обезбедувајќи дека вработените точно знаат што треба да прават за време на своите смени. Добро структуриран распоред за персоналот треба да вклучува доделување на смени, распределување на задачи и рокови за проекти, со што ќе се обезбеди непречен тек на операциите. Shifton, моќно решение за распоредување, им овозможува на компаниите да креираат распоред за вработените додека истовремено ги доделуваат контролни листи и задачи за подобрување на квалитетот на услугите и оперативната ефикасност.

2. Автоматизација и вештачка интелигенција

Голема предност на автоматски распоредувач за вработени е употребата на автоматизација со вештачка интелигенција. Со 62% од бизнисите планираат да го спроведат или веќе го користат автоматизацијата на работното место, јасно е дека решенијата за распоредување со помош на вештачка интелигенција ќе станат сѐ поважни за менаџерите. Како ефикасно да распоредувате вработени користејќи автоматизација:

• Внесете ги деталите на вработените, должината на смените и достапноста во системот.
• Нека софтверот за распоредување го оптимизира работниот распоред.
• Системот автоматски ги прилагодува смените базирани на барања за отсуство и побарувачката на работната сила.
• Минимизирајте конфликти во распоредувањето со ажурирања во реално време и автоматизирани препораки.

Употребата на автоматизација за бизнисите го поедноставува распоредувањето и персонализацијата, намалувајќи ја потребата за рачни прилагодувања и промени на смени во последен момент.

3. Време за следење на облаци

Околу 44% од менаџерите за таленти се потпираат на алатки за автоматизација на работната сила базирани на облак за следење на распоредот и присуството на вработените. Модерните техники за распоредување на вработени вклучуваат пријавување базирано на облак, дозволувајќи им на вработените да се пријават и одјават од каде било. Оваа карактеристика е клучна за хибридни работни модели, тимови кои работат на далечина и бизниси кои работат на повеќе локации. За компании кои бараат пријавување на лице место, многу алатки за распоредување нудат верификација со GPS и пријавување базирано на IP, обезбедувајќи точно следење на работните распореди за вработените. Овие дигитални карактеристики за следење на време ги подобруваат одговорноста и ги намалуваат разликите во платниот список, додека нудат поголема флексибилност за вработените.

4. Аналитика на податоци за оптимизација на распоредувањето

Ефективен работен распоред треба да биде воден од податоци. Дигиталните решенија за распоредување обезбедуваат контролни табли за анализа во реално време, нудејќи увиди во:

• Присуство на вработените и придржување кон смените.
• Вкупни работни часови по период.
• Доцни пристигања, прекувремени часови и трендови на продуктивност.
• Стапки на завршување на задачи по смена.

Искористувајќи аналитика на податоци при распоредување на вработените, бизнисите можат да идентификуваат неефикасности, да ги подобрат одлуките за персонализирање и да го подобрат следењето на изведбата. Овие увиди им овозможуваат на менаџерите да ги унапредат своите распореди за персонал, обезбедувајќи дека трошоците за труд се во согласност со оперативните потреби, додека ја одржуваат продуктивноста на работната сила.

5. Автоматска пресметка на плати

Една од најголемите предности на деловната автоматизација во распоредувањето и персонализацијата е автоматската обработка на платниот список. Место рачно следење на часови и пресметување на плати, модерните процеси за распоредување на персонал ги интегрираат функциите на платен список, поедноставувајќи ги пресметките на плати. Клучни предности на автоматизацијата во процесирањето на плати:

• Ги следи работните часови на вработените и применува однапред зададени стапки на плата.
• Генерира автоматски извештаи за платен список базирани на реалното време на работа.
• Ги намалува грешките на платниот список со елиминирање на рачно внесување на податоци.
• Интегрирањето со системите за сметководство и финансирање за беспрекорно процесирање на платниот список.

Со автоматските системи за распоредување и платен список, тимовите за човечки ресурси можат да заштедат значително време, додека обезбедуваат точна и навремена исплата на плати.

16 Чекори за подобрување на распоредот на вашиот персонал

Чекор 1: Утврдете што треба да направи вашиот тим

Пред да направите распоред за вработените, идентификувајте ги клучните одговорности и задачи кои треба да бидат покриени. Размислете за:

• Кои услуги или задачи мора да се завршат секојдневно?
• Кои вработени се најсоодветни за одредени улоги?
• Дали има периоди на пик кога е потребно дополнително обезбедување на персонал?

Разбирањето на распределбата на работниот товар осигурува дека распоредувањето на вработените е усогласено со оперативните потреби и осигурува дека работата е завршена ефикасно.

Чекор 2: Погледнете кога сте најзапослени (и најспори)

Анализирајте ги податоците за минатите изведби за да определите кога вашиот бизнис е најзапослен и најбавен. Користете сознанија од:

• Извештаи за продажба и сообраќај на клиенти
• Податоци за волумен на повици (за тимови на корисничка поддршка)
• Сезонски трендови и флуктуации на побарувачката

Со усогласување на распоредите на персоналот со актуелната побарувачка, бизнисите ги оптимизираат трошоците за труд и обезбедуваат соодветно покривање за време на пиковите, избегнувајќи прекумерен персонал за време на бавни периоди.

Чекор 3: Предвидете ги идните нивоа на активност

Предвидувањето на работниот товар им помага на менаџерите фер и ефикасно да распоредуваат вработени. Размислете за:

• Претстојни промоции или деловни настани
• Празнични сезони или барања за одмор
• Пазарни трендови кои можат да влијаат врз побарувачката на клиенти

Со предвидување на идните потреби, менаџерите можат да го распоредат персоналот проактивно, спречувајќи недостатоци во последен момент и обезбедувајќи ефикасен работен распоред за вработените.

Чекор 4: Разгледајте ги Потребите на Вашиот Персонал

Распоредот на персоналот треба да ги земе предвид и деловните потреби и преференциите на вработените. Вработените кои чувствуваат дека нивните потреби се признаени се повеќе ангажирани и продуктивни. При креирање распоред за вработените, размислете за:

• Достапност и побарано слободно време
• Размислувања за рамнотежа помеѓу работниот и личниот живот
• Нивоа на вештини и улоги во работата

Праведен и балансиран распоред ја подобрува задоволството на вработените, ја намалува исцрпеноста и го минимизира отсуствувањето.

Чекор 5: Изберете Метод за Распоред на Смените

Изборот на точен пристап за распоредување на вработените зависи од вашиот деловен модел, структура на работната сила и оперативни барања. Постојат неколку техники за распоредување на вработени што треба да се земат предвид:

• Фиксни смени – Вработените работат на исти часови секој ден (на пр. 9 до 5 часот). Идеално за деловни субјекти со стабилни работни оптоварувања.
• Ротациони смени – Вработените се менуваат помеѓу различни смени (утро, вечер, ноќ). Вообичаено во здравството, малопродажбата и угостителството.
• Поделени смени – Вработените работат во два одделни периоди во денот (на пр. 8 до 12 часот, па 16 до 20 часот). Корисно за бизниси со флуктуирачка побарувачка.
• На повик – Вработените остануваат достапни за работа ако е потребно. Често се користи во здравството и итните служби.
• Флексибилно распоредување – Вработените избираат свои часови според оптоварувањето и деловните потреби. Погодно за тимови кои работат на далечина и креативни индустрии.

Изборот на вистинскиот процес за распоредување на персоналот им помага на бизнисите да ги оптимизираат трошоците за работна сила, додека обезбедуваат ефикасно распоредување на вработените.

Чекор 6: Оптимизирајте ги Распоредите на Смените врз Основа на Напорните Часови

За да ја максимизирате продуктивноста, распореденете го персоналот врз основа на најактивните и најспорите часови. Бизнисите треба да:

• Доделете повеќе вработени за време на пиковите за да го подобрите квалитетот на услугата.
• Намалете го бројот на вработени во поспорите часови за да избегнете непотребни трошоци за работна сила.
• Користете историски податоци за да ја предвидите флуктуацијата на побарувачката и соодветно прилагодете ги смените.

Пристапот базиран на податоци за распоред на вработени гарантира дека работата е завршена и обезбедува оптимална распределба на ресурсите, помагајќи бизнисите да функционираат ефикасно.

Чекор 7: Минимизирајте Ги Промените на Распоредот во Последен Момент

Неочекуваните промени на распоредот го нарушуваат работниот процес и ги фрустрираат вработените. За да се спречат промените во последен момент:

• Поттикнувајте ги вработените да достават барања за слободно време однапред.
• Поставете рок за промени на смените и барајте одобрување од управата.
• Имајте резервни вработени достапни за итни потреби од персонал.
• Користете софтвер за распоред за автоматизирање на прилагодувањата во последен момент.

Со минимизирање на конфликтите на распоредот, бизнисите одржуваат стабилност во распоредувањето на персоналот и го подобруваат задоволството на вработените.

Чекор 8: Обезбедете Распоредите да Бидат Лесно Достапни

Работниот распоред за вработените треба да биде лесно достапен, намалувајќи ја забуната и погрешната комуникација. За подобрување на пристапноста:

• Споделувајте распоредите дигитално преку интернет портали или мобилни апликации.
• Објавувајте отпечатени распоред во салите за пауза или во заедничките простории.
• Известувајте ги вработените за ажурирања на распоредот во реално време за да избегнете недоразбирања.

Јасната комуникација осигурува дека вработените се информирани за своите работни распоред, намалувајќи го отсуствувањето и грешките во распоредот.

Чекор 9: Балансирање на Потребите на Бизнисот и Вработените

Ефективното управување со распоредот на персоналот бара баланс помеѓу деловните барања и благосостојбата на вработените. Додека бизнисите мора да ја одржуваат продуктивноста и профитабилноста, тие исто така треба да ги разгледаат преференциите на вработените за да ги зголемат ангажманот и задржувањето. Стратегии за балансирање на потребите на бизнисот и вработените:

• Нудете флексибилно распоредување кога е можно за да се приспособат личните обврски.
• Ротирајте смени праведно за да се спречи преоптоварувањето одредени вработени.
• Воведете јасни политики за барање слободно време или промени на смените.
• Поттикнувајте отворена комуникација помеѓу менаџерите и персоналот за прашања во врска со распоредот.

Добро избалансираниот распоред за вработените го подобрува моралот, го намалува одливот и создава помотивирана работна сила.

Чекор 10: Бидете Свесни за Настани и Фактори кои Влијаат на Распоредот

Одредени надворешни фактори влијаат на најдобрите практики за распоредување на вработените, што бара бизнисите да останат приспособливи. Вообичаени фактори што влијаат врз распоредите:

• Јавни празници и сезонска побарувачка – Бизнисите мора да се подготват за зголемени вработувања или намалена достапност на персоналот.
• Временски услови – Надворешните работи може да бидат одложени поради временски нарушувања.
• Индустриски трендови – Економските промени или преференциите на клиентите можат да влијаат на потребите од персонал.
• Неочекувани итни случаи – Отсуства на вработени поради болест или семејни итни случаи бараат Контингент планови.

Следењето на овие фактори им помага на бизнисите проактивно да ги приспособат работните распоредувања за вработените, спречувајќи недостатоци во персоналот или неефикасности.

Чекор 11: Дистрибуирајте го Распоредот на Вработените

Откако ќе се финализира распоредот на вработените, бизнисите мора да се осигураат дека секој вработен ќе го добие навреме. Најдобри практики за дистрибуција на распоредите:

• Испратете ги распоредите однапред за да им дадете на вработените време да планираат.
• Користете онлајн платформа за распоред за лесно ажурирање и пристап.
• Поставете физички копии во заеднички области за референца.
• Дозволете им на вработените да потврдат прием за да потврдат дека го виделе својот распоред.

Лесниот пристап до распоредите помага во ефикасно управување со распоредите на вработените и намалување на забуната и погрешната комуникација.

Чекор 12: Воспоставете Стратегија за Комуникација на Тимот

Силна стратегија за комуникација осигурува дека вработените остануваат информирани и ангажирани со ажурирањата на распоредот. Начини за подобрување на комуникацијата во тимот:

• Користете апликации за распоред за испраќање автоматски потсетници за смена.
• Создадете посебна група за дискусија за менување на смени или ажурирања.
• Охрабрете повратни информации за да ги идентификувате загриженостите за распоредот навреме.
• Одржувајте редовни состаноци за да дискутирате за предизвиците и решенијата за персоналот.

Јасната комуникација ја подобрува ефикасноста на распоредувањето на вработените, спречувајќи конфузија и конфликти во последен момент.

Чекор 13: Периодично Евалуирајте го Распоредот и Процесот

Процесот на распоредување на вработените треба редовно да се разгледува за да се осигура дека останува ефективен. Бизнисите треба да ги анализираат клучните метрики на перформансите за да утврдат дали нивната стратегија за распоред исполнува оперативни и потребите на вработените. Како да го оцените процесот на распоредување:

• Следете присутност и точност – Идентификувајте обрасци на отсуство или доцнење.
• Набљудувајте ја распределбата на работниот товар – Осигурете се дека смените се справедливи меѓу вработените.
• Соберете повратни информации од вработените – Прашајте ги за предизвиците и подобрувањата за распоредот.
• Оценете го задоволството на клиентите – Осигурете се дека нивото на персоналот е во согласност со квалитетот на услугата.

Со редовно префинетување и разгледување на распоредот, бизнисите можат да ја подобрат ефикасноста и задоволството на вработените, правејќи распоредот пофлексибилен за промени во барањата.

Чекор 14: Следете и Подесете каде е Потребно

Дури и добро планираниот работен распоред за вработените бара корекции со текот на времето. Бизнисите треба да останат флексибилни и да реагираат на променливи околности. Најдобри практики за следење и прилагодување на распоредите:

• Користете софтвер за распоред за следење на работните часови и покритие на смените во реално време.
• Брзо решавајте проблеми со недоволно персоналство со назначување дополнителни работници кога е неопходно.
• Прилагодете ги смените врз основа на перформансите на вработените и потребите на работниот товар.
• Бидете проактивни за конфликти, решавајќи ги пред да ескалираат.

Редовното следење осигурува ефикасно распоредување на вработените додека менаџерите можат да донесат одлуки базирани на податоци за да ги оптимизираат распоредите на персоналот.

Чекор 15: Почитувајте ги Правните Барања

Бизнисите мора да ги следат законите за труд и регулациите при изработка на работни распоред на вработените за да се избегнат правни ризици. Клучни размислувања за усогласеност:

• Минимални периоди на одмор – Осигурете се дека вработените добиваат доволно паузи меѓу смените.
• Регулации за прекувремено – Следете прекувремени часови и компенсирајте ги вработените соодветно.
• Закони за праведно распоредување – Некои региони бараат однапред известување за промени во смените.
• Ограничувања за работни часови – Одредени индустрии имаат ограничувања на максималните работни часови.

Разбирањето и усогласувањето со најдобрите практики за распоредување на вработените ги заштитува бизнисите од казни и правни спорови додека осигурува праведни работни услови.

Чекор 16: Користете Софтвер за Распоредување

Користењето автоматизација за бизниси го поедноставува процесот на распоредување на персоналот, намалувајќи ја административната работа и подобрувајќи ја точноста. Апликација за распоредување им помага на бизнисите:

• Автоматско доделување на смени за да одговара на достапноста и работниот товар на вработените.
• Обезбедете ажурирања на распоредот во реално време за вработените.
• Дозволете им на персоналот да бара слободно време и да менува смени дигитално.
• Создавајте извештаи за трошоци за работна сила, присутност и перформанси.

Со имплементација на автоматизација на работната сила, бизнисите можат да заштедат време, да ги намалат конфликтите за распоредот и да обезбедат правични и ефикасни работни распореди за вработените.

Кои се Предностите од Користење Софтвер за Распоредување за Вработените?

Инвестирањето во софтвер за распоредување им обезбедува на бизнисите структуриран и ефикасен начин за распоредување на вработените, намалување на грешките и подобрување на управувањето со работната сила. Подолу се клучните предности од користењето автоматизација во работното место за распоредување.

1. Поедноставете го Распоредот

Рачното распоредување е временски потрошувачко и подложно на човекови грешки. Софтверот за распоредување им помага на бизнисите да создадат распоред за вработените ефикасно преку:

• Автоматско создавање и приспособување на смени.
• Намалување на ризикот од двојно назначување на вработени.
• Им овозможува на менаџерите лесно да ги ажурираат распоредите во реално време.
• Обезбедување шаблони за повторувачки модели на распоредување.

Со автоматизација за бизниси, менаџерите можат брзо и прецизно да распоредуваат вработени, осигурувајќи непречено функционирање.

2. Подобрете ја Комуникацијата

Распоредот на вработените треба да биде лесно достапен за сите членови на персоналот. Софтверот за планирање го подобрува комуникацијата со:

• Испраќање автоматски известувања за доделување на смени и промени.
• Обезбедување на централизиранa платформа каде што вработените можат да ги прегледуваат распоредите.
• Овозможување директна комуникација помеѓу менаџерите и персоналот за замена на смените.

Со подобра комуникација, вработените остануваат информирани и ангажирани, намалувајќи ја збунувачката ситуација околу нивните работни распоредите.

3. Намалување на конфликти во планирањето

Конфликтите се јавуваат кога повеќе вработени бараат исти времиња за одмор или смени се доделуваат неправедно. Софтверот за планирање ги спречува овие проблеми преку:

• Нагласување на потенцијални конфликти во планирањето пред да се случат.
• Овозможување на вработените да пријавуваат достапност и барања за одмор дигитално.
• Нуди автоматизирано решавање на конфликти за прилагодување на смените според потребите.

Ова осигурува праведно планирање и балансирана распределба на работното оптоварување, што води до поголемо задоволство на вработените.

4. Зголемување на ефикасноста

Добро организиран распоред на персоналот ја подобрува ефикасноста со осигурување дека правите вработени се назначени на вистинско време. Софтверот за планирање помага преку:

• Усогласување на смените според потребите на бизнисот и пикови во работата.
• Следење на перформансите и трендовите на присуство на вработените.
• Елиминирање на рачни грешки во планирањето кои предизвикуваат забавување на работните процеси.

Со ефикасно планирање на вработените, бизнисите можат да ја зголемат продуктивноста и да ги намалат трошоците за работа.

5. Зголемување на растот на бизнисот

Како што се развиваат бизнисите, рачното управување со распоредот на персоналот станува неодржливо. Автоматизацијата на работната сила помага во скалирање на операциите преку:

• Ефикасно управување со поголеми тимови и повеќе локации.
• Интеграција со софтвери за плати и човечки ресурси за упростено управување со работната сила.
• Овозможување на флексибилни структури на смени за прилагодување на растот на бизнисот.

Со најдобриот начин за планирање на смени на вработени, бизнисите можат да растат додека одржуваат ефикасно планирање на вработените.

Оптимизирање на планирањето со Shifton

Shifton е моќно решение за планирање на вработени дизајнирано да помогне на бизнисите во управувањето со распоредот на вработените, оптимизирање на планирањето на смените и упростување на автоматизацијата на работната сила. Без разлика дали ви треба ефикасно планирање на вработените, намалување на конфликти или подобрување на видливоста на смените, Shifton ги нуди точните алатки за автоматизација на бизнисот и управување со распоредот на персоналот.

Клучни карактеристики на Shifton за планирање на персоналот

• Автоматизирано планирање на смени – Создајте ефикасни работни распоред за вработените во само неколку клика.
• Следење на достапноста на вработените – Спречете конфликти во планирањето со усогласување на смените со достапноста на вработените.
• Ажурирања на распоредот во реално време – Веднаш известете ги вработените за секоја промена или ажурирање на смените.
• Замени на смени и управување со време за одмор – Овозможете на вработените да менуваат смени и да бараат одмор дигитално.
• Интеграција со плати и следење на време – Синхронизирајте ги работните часови со системите за плати за прецизна обработка на платите.
• Планирање за повеќе локации – Управувајте со распоредот на персоналот низ повеќе ограноци или локации.

Како Shifton им помага на бизнисите ефективно да ги планираат вработените

Shifton е дизајниран за поедноставување на процесот на планирање на персоналот, осигурувајќи дека бизнисите можат:

• Брзо и точно да изработат распоред за вработените.
• Да ги намалат последните промени и да обезбедат сигурна покриеност на смените.
• Да го подобрат ангажирањето на вработените со обезбедување праведно и транспарентно планирање.
• Да заштедат време на рачни планирања и да се фокусираат на растот на бизнисот.
• Да обезбедат усогласеност со законите за работни односи преку автоматизирани правила за планирање.

Зошто да го изберете Shifton за автоматизација на работната сила?

Интуитивниот интерфејс и алатките за автоматизација на Shifton го прават еден од најдобрите начини за планирање на смени за вработените во бизниси од сите големини. Со имплементација на Shifton, компаниите можат:

• Да ги намалат грешките во планирањето преку автоматизирано доделување на смени.
• Да ја зголемат ефикасноста со усогласување на работните распоред со потребите на бизнисот.
• Да ја подобрат флексибилноста за вработените додека обезбедуваат оперативна конзистентност.

Со софтверот за планирање на персоналот на Shifton, бизнисите можат ефективно да управуваат со распоредот на вработените, да ги намалат конфликтите и да го оптимизираат планирањето на смените за долгорочен успех.

Завршни размисли за планирањето на вработените

Ефективното планирање на персоналот е суштинско за одржување на продуктивноста, обезбедување на праведна распределба на работата и оптимизирање на бизнис операциите. Следејќи ги овие 16 чекори, бизнисите можат ефективно да ги планираат вработените, да ги минимизираат конфликтите и да го подобрат задоволство на работната сила. Клучни нешта за запомнување:

• Планирајте однапред со анализирање на потребите на бизнисот, пиковите и достапноста на вработените.
• Користете планирање базирано на податоци за да ги усогласите нивото на вработени со побарувачката.
• Осигурете праведност преку разгледување на преференциите на вработените и законските барања.
• Подобрете ја комуникацијата со тоа што распоредите ќе бидат лесно достапни.
• Искористете софтвер за планирање како Shifton за автоматизирање на планирањето на смени, намалување на грешките и подобрување на ефикасноста.

Добро структурираниот распоред на работа за вработените не само што е од корист за бизнисот, туку и го зголемува ангажманот и задржувањето на вработените. Со инвестирање во автоматизација на работната сила, компаниите можат да ги поедностават операциите и да се фокусираат на раст наместо на административни задачи. Со правилни техники и алатки за распоредување на вработените, бизнисите можат да заштедат време, да ги намалат трошоците и да создадат поефикасна работна средина. Започнете со оптимизација на распоредот на вашите вработени денес и изградете посилна и поефективна работна сила!