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効果的な従業員スケジューリングの方法：従うべき16のステップ

Learn 16 essential steps for effective employee scheduling and optimal time management.

作成者

ダリア・オリエシュコ

公開日

26 7月 2022

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3 - 5 分の読書

従業員の効率的な勤務スケジュールを作成することは、生産性を維持し、公平性を確保し、ビジネスの需要を満たすために不可欠です。よく整理されたスタッフのスケジュールは、従業員の利用可能性、希望、作業量とのバランスを取りながら、ビジネスを円滑に運営するのに役立ちます。しかし、従業員のスケジュールを組むことは、特に直前の変更やシフトの交代、労働法を考慮しなければならない場合には、困難です。このガイドでは、スタッフのスケジューリングプロセスを改善するための16のステップを紹介します。効率的にスタッフをスケジュールし、スケジュールの衝突を減少させ、ビジネスの自動化を促進するための重要な社員スケジュール技術を網羅しています。

勤務スケジュールで知っておくべきことと実施すべきこと

Shiftonのような作業スケジュールツールを使用すると、マネージャーはスケジュール作成作業を自動化し、手動のシフト計画を排除できます。人事担当者やチームリーダーは、以前はスタッフのスケジュール管理に多くの時間を費やし、休暇のリクエストやシフトの希望を考慮していましたが、現在、ビジネスの自動化ソリューションはこれらのタスクを効率化し、マネージャーが従業員の健康、パフォーマンスコーチング、ワークフォース開発に集中できるようにします。作業スケジュール技術を効果的に導入するためには、従業員のスケジュールとシフト管理の自動化の重要要素を理解する必要があります。スタッフのスケジューリングプロセスをデジタル化する際に知っておくべき5つの重要なことを紹介します。

1.より良い時間とタスク管理

ワークフォース自動化ツールを使用することで、マネージャーは同じシステム内でタスクやプロジェクトを管理しながら、効率的に従業員のスケジュールを組むことができます。この統合により、従業員がシフト中に何をすべきかを正確に知っていることで、時間管理、生産性、チームのコラボレーションが向上します。整然としたスタッフのスケジュールには、シフトの割り当て、タスクの分配、プロジェクトの締め切りを含めて、運営が円滑に進むようにする必要があります。Shiftonは強力なスケジューリングソリューションであり、ビジネスが従業員のスケジュールを作成し、サービスの質と運営効率を向上させるためのチェックリストとタスクを割り当てることを可能にします。

2. オートメーションと人工知能

自動従業員スケジューラーの大きな利点は、AIを活用した自動化の使用です。62％の企業が職場での自動化を導入する予定または既に導入しており、AI駆動のスケジューリングソリューションがマネージャーにとってますます重要になることは明らかです。自動化を使用して効果的に従業員をスケジュールする方法：

従業員の詳細、シフトの長さ、および利用可能時間をシステムに入力します。
スケジューリングソフトウェアにより、最適化された勤務スケジュールを作成します。
システムは、休暇のリクエストやワークフォース需要に基づいてシフトを自動的に調整します。
リアルタイムの更新と自動化された推奨事項でスケジュールの衝突を最小限に抑えます。

ビジネスにおける自動化の使用は、スケジューリングとスタッフ配置を簡素化し、手動での調整や急なシフト変更の必要性を減少させます。

3. クラウドベースの時間追跡

約44％の人材管理者が、従業員のスケジュールと出席を追跡するためにクラウドベースのワークフォース自動化ツールに頼っています。現代の従業員スケジューリング技術では、クラウドベースのログインを導入しており、スタッフがどこからでも入退場を記録できるようになっています。この機能は、ハイブリッドワークモデル、リモートチーム、複数の場所で事業を展開する企業にとって重要です。オンサイトでのチェックインを必要とする企業向けに、多くのスケジューリングツールはGPS検証やIPベースの打刻を提供し、従業員の勤務スケジュールを正確に追跡します。これらのデジタル時間追跡機能は、責任ある勤務を促進し、給与の不一致を減少させながら、従業員により大きな柔軟性を提供します。

4. スケジュール最適化のためのデータ分析

効果的な作業スケジュールはデータを基にするべきです。デジタルスケジューリングソリューションはリアルタイムの分析ダッシュボードを提供し、次のインサイトを提供します：

従業員の出席とシフトの順守。
期間ごとの総労働時間。
遅刻、残業、そして生産性の傾向。
シフトごとのタスク完了率。

従業員のスケジューリングにデータ分析を活用することで、ビジネスは非効率性を特定し、スタッフ配置の意思決定を改善し、パフォーマンストラッキングを向上させることができます。これらのインサイトにより、マネージャーはスタッフのスケジュールを精査し、労働コストが運営のニーズに合致しながら、ワークフォースの生産性を維持することが保証されます。

5. 自動給与計算

スケジューリングとスタッフ配置におけるビジネスの自動化の最大の利点の一つは、自動化された給与処理です。時間を手動で追跡して賃金を計算する代わりに、現代のスタッフスケジューリングプロセスは給与機能を統合し、給与計算を簡素化します。給与処理における自動化の主な利点：

従業員の労働時間を追跡し、あらかじめ設定された給与率を適用します。
実際の労働時間に基づいて自動生成される給与レポート。
手動データ入力を排除して給与計算の誤差を削減します。
会計および金融システムと統合され、円滑な給与処理を実現します。

自動化されたスケジューリングと給与システムにより、人事チームは重要な時間を節約し、正確でタイムリーな給与支払いを確保できます。

スタッフのスケジュールを改善するための16のステップ

ステップ1：チームが何をする必要があるかを確立する

従業員のスケジュールを作成する前に、カバーする必要のある主要な責任とタスクを特定してください。考慮するべき点：

毎日完了しなければならないサービスやタスクは何ですか？
特定の役割に最適な従業員は誰ですか？
追加のスタッフカバレッジが必要なピーク時はありますか？

作業負荷の分配を理解することで、従業員のスケジューリングが運営ニーズに合致し、作業が効率よく完了するようにします。

ステップ2：最も忙しく（そして最も遅い）時間を確認する

過去のパフォーマンスデータを分析して、ビジネスの忙しい時期とそうでない時期を特定します。次のインサイトを活用します：

販売と顧客流入レポート
コール量データ（カスタマーサポートチーム向け）
季節的な傾向と需要の変動

スタッフのスケジュールを実際の需要に合わせることで、ビジネスは労働コストを最適化し、ピーク時間帯に十分なカバーを確保し、遅延時には過剰配置を避けることができます。

ステップ3：将来の活動レベルを予測する

作業負荷を予測することで、マネージャーは従業員を公正かつ効果的にスケジュールすることができます。次の点を考慮します：

今後のプロモーションやビジネスイベント
休日シーズンや休暇申請
顧客需要に影響を与える可能性のある市場動向

将来のニーズを予測することで、マネージャーはスタッフを積極的にスケジュールし、最後の瞬間の人員不足を防ぎ、従業員の効果的な勤務スケジュールを確保することができます。

ステップ 4: 人員ニーズを考慮する

スタッフのスケジュールは、業務要件と従業員の希望を考慮する必要があります。従業員のニーズが認められると、エンゲージメントと生産性が向上します。従業員のスケジュールを作成する際には、次のことを考慮してください:

利用可能時間とリクエストされた休暇時間
ワークライフバランスの考慮
スキルレベルと職務

公正でバランスの取れたスケジュールは、従業員の満足度を高め、燃え尽き症候群を軽減し、欠勤を最小化します。

ステップ 5: シフトスケジューリング方法を選択する

従業員のスケジューリング方法の選択は、ビジネスモデル、労働力構造、運営要件に依存します。考慮すべき従業員スケジューリング技術はいくつかあります:

固定シフト – 従業員は毎日同じ時間に働きます（例：午前9時から午後5時）。安定した作業量を持つビジネスに最適です。
ローテーションシフト – 従業員は異なるシフト（朝、夕方、夜）を交代します。医療、販売、ホスピタリティで一般的です。
分割シフト – 従業員は1日に2つの異なる時間帯で働きます（例：午前8時〜正午、午後4時〜午後8時）。需要が変動するビジネスには役立ちます。
オンコールスケジューリング – 必要に応じて従業員が利用可能でいます。医療および緊急サービスでよく使用されます。
柔軟なスケジューリング – 従業員は仕事の量とビジネスニーズに基づいて自分の時間を選択します。リモートチームや創造的産業に適しています。

適切なスタッフスケジューリングプロセスを選択することで、企業は労働コストを最適化しつつ、効率的な従業員スケジューリングを保証します。

ステップ 6: 混雑した時間に基づいてシフトスケジュールを最適化する

生産性を最大化するために、ピーク時と閑散時に基づいてスタッフをスケジュールします。企業は次のことを行う必要があります:

ピーク時により多くの従業員を配置し、サービス品質を向上させる。
閑散時に人員を削減し、不必要な労働コストを避ける。
過去のデータを使用して需要の変動を予測し、それに応じてシフトを調整する。

データに基づいた従業員のスケジューリングアプローチは、リソースの最適な配分を保証し、企業が効率的に運営するのを支援します。

ステップ 7: 突然のスケジュール変更を最小限に抑える

予期しないスケジュール変更はワークフローを混乱させ、従業員を苛立たせます。突発的な変更を防ぐために:

従業員に事前に休暇申請を提出するよう勧める。
シフト交換の期限を設定し、管理者の承認を求める。
緊急人員ニーズに対応できるバックアップ従業員を確保する。
スケジュール管理ソフトウェアを使用して、突発的な調整を自動化する。

スケジュールの衝突を最小限に抑えることで、企業はスタッフスケジューリングの安定性を保ち、従業員の満足度を向上させます。

ステップ 8: スケジュールが簡単に利用できることを確認する

従業員用の作業スケジュールはアクセスしやすいものでなければならず、混乱と誤解を減らします。アクセスのしやすさを改善するために:

スケジュールをオンラインポータルまたはモバイルアプリを通じてデジタルで共有する。
休憩室や共有スペースに印刷したスケジュールを掲示する。
スケジュールの更新をリアルタイムで従業員に通知し、誤解を避ける。

明確なコミュニケーションは、従業員が自分の作業スケジュールについて情報を得ることを可能にし、欠勤とスケジューリングのミスを減らします。

ステップ 9: ビジネスと従業員のニーズのバランスを取る

効果的なスタッフスケジュール管理は、ビジネスの要求と従業員の健康のバランスを取ることを必要とします。企業は生産性と収益性を維持する必要がありますが、従業員の好みを考慮して関与と保持を高めるべきです。ビジネスと従業員のニーズをバランスさせる戦略：

可能な限り柔軟なスケジュールを提供して、個人的なコミットメントに対応する。
特定の従業員に過剰な負担をかけないようにシフトを公正にローテーションする。
休暇申請やシフト交換のための明確なポリシーを実施する。
スケジューリングに関する課題について、管理者とスタッフの間でオープンなコミュニケーションを奨励する。

均衡の取れた従業員スケジュールは士気を向上させ、離職率を減少させ、より意欲的な労働力を生み出します。

ステップ 10: スケジュールに影響を与えるイベントと要因を認識する

特定の外部要因は、従業員のスケジュールのベストプラクティスに影響を与え、企業が適応性を保つことを求めます。スケジュールに影響を与える一般的な要因：

祝日と季節需要 – 企業は作業量の増加またはスタッフの利用可能性の低下に備える必要があります。
天候条件 – 屋外作業は天候の中断により遅れる可能性があります。
業界の動向 – 経済の変化や顧客の好みが、人員ニーズに影響を与える可能性があります。
予期しない緊急事態 – 病気や家族の緊急事態による欠勤に対する緊急対応計画が必要です。

これらの要因を監視することは、企業が従業員の作業スケジュールを積極的に調整し、人員不足や非効率性を防ぐのに役立ちます。

ステップ 11: スケジュールを従業員に配布する

スタッフのスケジュールが確定したら、企業はすべての従業員が時間通りにそれを受け取るようにしなければなりません。スケジュール配布のベストプラクティス：

従業員が計画を立てられるよう、スケジュールを事前に送信します。
簡単に更新できるようにしたオンラインプラットフォームを使用します。
確認用に共用エリアに物理的なコピーを掲示します。
従業員が自分のシフトを見たことを確認するために、受領を認識できるようにします。

スケジュールを簡単にアクセスできるようにすることは、従業員のスケジュール管理を効果的にし、混乱や誤解を減らします。

ステップ12: チームコミュニケーション戦略の確立

強力なコミュニケーション戦略は、従業員がスケジュールの更新に情報を得て関与し続けることを保証します。チームコミュニケーションを改善する方法：

自動シフトリマインダーを送信するためにスケジューリングアプリを使用します。
シフトの交代や更新を話し合うための専用チャットグループを作成します。
スケジューリングに関する問題を早期に特定するためにフィードバックを奨励します。
スタッフの課題や解決策について定期的にミーティングを行います。

明確なコミュニケーションは、スタッフのスケジューリング効率を高め、直前の混乱や対立を防ぎます。

ステップ13: スケジュールとプロセスを定期的に評価

スタッフのスケジューリングプロセスは、効果的であり続けることを確かめるために定期的に見直されるべきです。企業は主要なパフォーマンス指標を分析して、スケジュール戦略が運営と従業員のニーズを満たしているかどうかを判断する必要があります。スケジュールプロセスを評価する方法：

出席と時間厳守を追跡する - 欠勤や遅刻のパターンを特定します。
作業負荷の配分を監視する - シフトが従業員間で公平に配分されていることを確認します。
従業員のフィードバックを収集する - スケジュールの課題と改善についてスタッフに尋ねます。
顧客満足度を評価する - スタッフのレベルが顧客サービスの質と一致しているか確認します。

スケジュールを定期的に見直して改善することで、企業は効率と従業員の満足度を向上させ、需要の変化に応じたスケジュールに適応できるようになります。

ステップ14: 必要に応じて監視と調整

従業員のために計画された作業スケジュールでも、時間が経つにつれて調整が必要です。企業は柔軟で変化する状況に適応できるよう備えなければなりません。スケジュールを監視し、調整するためのベストプラクティス：

スケジューリングソフトウェアを利用して、従業員の時間とシフトカバーをリアルタイムで追跡します。
不足しているスタッフの問題に素早く対処し、必要に応じて追加の作業員を割り当てます。
従業員のパフォーマンスや作業負荷に基づいてシフトを調整します。
対立を未然に防ぎ、エスカレートする前に解決します。

定期的な監視は、効率的な従業員スケジューリングを保証し、データに基づいた意思決定でスタッフスケジュールを最適化するのに役立ちます。

ステップ15: 法的要件を遵守

企業は従業員のスケジュールを作成する際に、労働法および規則を遵守し、法的リスクを避ける必要があります。遵守における主要な考慮事項：

最低休憩時間 - 従業員がシフト間できちんと休息を取ることを保証します。
残業規制 - 残業時間を追跡し、従業員に適切な報酬を与えます。
公正なスケジューリング法 - 一部の地域ではシフト変更の事前通知が必要です。
労働時間の制限 - 特定の業界では最大労働時間に制限があります。

従業員のスケジュールに関するベストプラクティスの理解と遵守は、企業を罰金や法的紛争から守るとともに、公正な労働条件を保証します。

ステップ16: スケジューリングソフトウェアの使用

企業にとっての自動化の利用は、スタッフのスケジューリングプロセスを簡素化し、管理業務の負担を軽減し、精度を向上させます。スケジューリングアプリは、企業に以下のメリットを提供します：

従業員の利用可能性と作業負荷に合ったシフトの自動割り当て。
従業員にリアルタイムのスケジュール更新を提供します。
スタッフがデジタルで休暇を申請し、シフトを交換できるようにします。
労働コスト、出席率、パフォーマンスに関するレポートを生成します。

労働力の自動化を実施することで、企業は時間を節約し、スケジュールの競合を減少させ、従業員が公正で効率的な作業スケジュールを受け取ることを保証できます。

従業員に対するスケジューリングソフトウェアの利点は何ですか？

スケジューリングソフトウェアへの投資は、企業に構造化された効率的な方法で従業員をスケジュールし、誤りを減らし、労働力管理を改善する機会を提供します。以下に、スケジューリングにおける職場での自動化の主な利点を示します。

1. スケジュール管理の効率化

手動のスケジュール作成は時間がかかり、人為的な誤りが起こりやすいものです。スケジューリングソフトウェアは、企業が従業員のスケジュールを効率的に作成するのに役立ちます：

シフトの作成と調整を自動化。
従業員の二重予約のリスクを減少。
管理者がリアルタイムで簡単にスケジュールを更新できるようにします。
繰り返しのスケジュールパターンのテンプレートを提供します。

ビジネスのための自動化により、管理者は迅速かつ正確に従業員をスケジュールし、スムーズな運営を確保できます。

2. コミュニケーションの改善

従業員スケジュールは、すべてのスタッフメンバーが簡単にアクセスできるものであるべきです。スケジューリングソフトウェアは、次の方法でコミュニケーションを向上させます：

シフトの割り当てや変更に関する自動通知を送信します。
従業員がスケジュールを確認できる中央プラットフォームを提供します。
マネージャーとスタッフがシフトの交代について直接コミュニケーションできるようにします。

より良いコミュニケーションにより、従業員は情報を得て積極的になり、仕事のスケジュールに関する混乱を減らします。

3. スケジュールの競合を減らす

複数の従業員が同じ時間休暇を希望したり、シフトが不公平に割り当てられると、競合が発生します。スケジューリングソフトウェアはこれらの問題を次の方法で防ぎます：

発生する前に潜在的なスケジュールの競合を特定します。
従業員がデジタルで利用可能時間と休暇のリクエストを提出できるようにします。
必要に応じてシフトを調整する自動競合解決を提供します。

これにより、公平なスケジューリングと均衡の取れた業務量が保証され、従業員の満足度が向上します。

4. 効率を向上させる

よく整理されたスタッフスケジュールは、適切なタイミングで適切な従業員を配置することで効率を向上させます。スケジューリングソフトウェアは次のように役立ちます：

ビジネス需要やピーク時間に合わせてシフトを調整します。
従業員のパフォーマンスと出勤傾向を追跡します。
運営の遅延を引き起こす手動のスケジューリングエラーを排除します。

従業員を効果的にスケジューリングすることで、企業は生産性を向上させ、労働コストを削減できます。

5. ビジネス成長を促進する

企業が拡大するにつれて、手動でのスタッフスケジュール管理は持続不可能になります。労働力の自動化によって運営を次の方法で拡大します：

より大きなチームや複数拠点を効率的に管理します。
給与および人事ソフトウェアとの統合により、労働力管理を効率化します。
ビジネス成長に対応する柔軟なシフト体制を許可します。

最良の方法で従業員シフトをスケジュールすることで、企業は効果的な従業員スケジュールを維持しながら拡大できます。

Shiftonでスケジュールを最適化する

Shiftonは、ビジネスが従業員のスケジュールを管理し、シフト計画を最適化し、労働力の自動化を合理化するのに役立つ強力な従業員スケジューリングソリューションです。Shiftonは、従業員を効果的にスケジュールする必要がある場合、競合を減らしたり、シフトの可視性を向上させたい場合に、ビジネスの自動化と従業員スケジュール管理のための適切なツールを提供します。

Shiftonのスタッフスケジューリングの主な特徴

自動シフトスケジューリング – ほんの数クリックで効率的な作業スケジュールを作成します。
従業員の利用可能性の追跡 – シフトを従業員の利用可能性に合わせて競合を防ぎます。
リアルタイムスケジュールの更新 – シフト変更や更新を瞬時に従業員に通知します。
シフト交代および休暇管理 – デジタルでシフトを交代し、休暇をリクエストできます。
給与およびタイムトラッキング統合 – 勤務時間を給与システムと同期して、正確な給料処理を行います。
多拠点スケジューリング – 複数の支店や拠点でスタッフスケジュールを管理します。

Shiftonが企業の従業員スケジュールをどのように効果的に行うか

Shiftonは、スタッフスケジュールプロセスを簡素化するよう設計されており、企業が：

すばやく正確に従業員のスケジュールを作成します。
最後の瞬間の変更を減らし、信頼性のあるシフトカバーを確保します。
公平で透明なスケジュールを提供することで従業員のエンゲージメントを向上させます。
手動スケジューリングの時間を節約し、ビジネス成長に集中します。
自動スケジューリングルールにより、労働法の遵守を確保します。

労働力自動化にShiftonを選ぶ理由

Shiftonの直感的なインターフェースと自動化ツールは、あらゆる規模の企業にとって従業員シフトをスケジュールする最良の方法の1つです。Shiftonを導入することで、企業は次のことができます：

シフトの割り当てを自動化してスケジューリングエラーを減らします。
ビジネスの需要に合わせたシフトスケジュールにより、効率を高めます。
従業員に柔軟性を与えながら、運営の一貫性を確保します。

Shiftonのスタッフスケジューリングソフトウェアを使用することで、企業は従業員スケジュールを効果的に管理し、競合を減らし、シフト計画を最適化して長期的な成功を収めることができます。

従業員スケジュールに関する最終的な考え

効果的なスタッフスケジュールは、生産性を維持し、公平な業務分配を確保し、ビジネス運営を最適化するために不可欠です。これらの16ステップに従うことで、企業は従業員を効果的にスケジュールし、競合を最小限に抑え、労働力の満足度を向上させることができます。重要なポイント：

ビジネスニーズ、ピーク時間、従業員の利用可能性を分析して計画を立てます。
データ駆動型スケジューリングを使用して、需要に応じたスタッフレベルをマッチングします。
従業員の希望と法的要件を考慮して公平性を確保します。
スケジュールを簡単にアクセスできるようにして、コミュニケーションを向上させます。
Shiftonのようなスケジューリングソフトウェアを活用して、シフト計画を自動化し、エラーを減らし、効率を向上させます。

従業員のためのよく構成された勤務スケジュールは、企業に利益をもたらすだけでなく、従業員のエンゲージメントと定着率を向上させます。労働力の自動化に投資することで、企業は業務を効率化し、管理タスクではなく成長に集中することができます。適切な従業員スケジュール技術とツールを使用することで、企業は時間を節約し、コストを削減し、より効率的な作業環境を築くことができます。今日からスタッフのスケジューリングを最適化し、より強力で生産的な労働力を構築しましょう！