Choses Que Vous Devez Savoir et Mettre en Œuvre dans la Planification du Travail
Les outils de planification de travail comme Shifton permettent aux managers d'automatiser la planification du travail et d'éliminer la planification manuelle des postes. Les professionnels des ressources humaines et les chefs d'équipe passaient auparavant une grande partie de leur temps à gérer les plannings du personnel, en tenant compte des demandes de congés et des préférences de poste. Désormais, les solutions d'automatisation des affaires simplifient ces tâches, permettant aux managers de se concentrer sur le bien-être des employés, le coaching de performance et le développement de la main-d'œuvre. Mettre en œuvre efficacement la technologie de planification de travail nécessite de comprendre les éléments clés de la programmation des employés et de l'automatisation de la gestion des postes. Voici cinq éléments cruciaux à connaître lors de la numérisation de votre processus de planification du personnel.1. Meilleure Gestion du Temps et des Tâches
Avec des outils d'automatisation de la gestion de la main-d'œuvre, les managers peuvent planifier les employés efficacement tout en gérant les tâches et les projets dans le même système. Cette intégration permet aux entreprises d'améliorer la gestion du temps, la productivité et la collaboration d'équipe en s'assurant que les employés savent exactement ce qu'ils doivent faire pendant leurs postes. Un planning du personnel bien structuré doit inclure les affectations de postes, la répartition des tâches et les délais des projets, garantissant un bon fonctionnement des opérations. Shifton, une solution de planification puissante, permet aux entreprises de créer des plannings pour les employés tout en assignant des listes de contrôle et des tâches pour améliorer la qualité de service et l'efficacité opérationnelle.2. Automatisation et Intelligence Artificielle
Un avantage majeur d'un planificateur automatique d'employés est l'utilisation de l'automatisation alimentée par l'IA. Avec 62% des entreprises prévoyant d'implémenter ou utilisant déjà l'automatisation sur le lieu de travail, il est clair que les solutions de planification animées par l'IA deviendront de plus en plus importantes pour les managers. Comment planifier les employés efficacement à l'aide de l'automatisation :- Saisissez les détails des employés, les durées de poste et la disponibilité dans le système.
- Laissez le logiciel de planification optimiser les emplois du temps.
- Le système ajuste automatiquement les postes en fonction des demandes de congés et de la demande de main-d'œuvre.
- Minimisez les conflits d'horaires avec des mises à jour en temps réel et des recommandations automatisées.
3. Suivi du Temps Basé sur le Cloud
Environ 44% des gestionnaires de talents comptent désormais sur des outils d'automatisation de la main-d'œuvre basés sur le cloud pour suivre les emplois du temps et l'assiduité des employés. Les techniques modernes de planification des employés incluent des connexions basées sur le cloud, permettant au personnel de pointer depuis n'importe où. Cette fonctionnalité est cruciale pour les modèles de travail hybrides, les équipes à distance, et les entreprises opérant à plusieurs endroits. Pour les entreprises nécessitant des enregistrements sur place, de nombreux outils de planification offrent la vérification GPS et des enregistrements basés sur l'IP, garantissant un suivi précis des horaires de travail des employés. Ces fonctionnalités de suivi du temps numérique améliorent la responsabilité et réduisent les écarts de paie tout en offrant une plus grande flexibilité aux employés.4. Analyse de Données pour l'Optimisation de la Planification
Un emploi du temps efficace doit être basé sur les données. Les solutions de planification numérique fournissent des tableaux de bord analytiques en temps réel, offrant des informations sur :- L'assiduité des employés et le respect des postes.
- Le nombre total d'heures travaillées par période.
- Retards, heures supplémentaires, et tendances de productivité.
- Taux d'achèvement des tâches par poste.
5. Calcul Automatisé des Salaires
L'un des plus grands avantages de l'automatisation des affaires dans la planification et la gestion du personnel est le traitement automatisé de la paie. Au lieu de suivre manuellement les heures et de calculer les salaires, les processus modernes de planification du personnel intègrent les fonctions de paie, simplifiant les calculs de salaire. Principaux avantages de l'automatisation du traitement des salaires :- Suit les heures de travail des employés et applique des taux de rémunération prédéfinis.
- Génère des rapports de paie automatisés basés sur le temps réellement travaillé.
- Réduit les erreurs de paie en éliminant la saisie manuelle des données.
- S'intègre aux systèmes comptables et financiers pour un traitement de la paie fluide.
16 Étapes pour Améliorer Votre Planification du Personnel
Étape 1 : Déterminez Ce Que Votre Équipe Doit Faire
Avant de créer un planning pour les employés, identifiez les responsabilités et tâches clés qui doivent être couvertes. Considérez :- Quels services ou tâches doivent être complétés quotidiennement ?
- Quels employés sont les mieux adaptés pour des rôles spécifiques ?
- Y a-t-il des heures de pointe nécessitant une couverture de personnel supplémentaire ?
Étape 2 : Regardez Quand Vous Êtes le Plus Occupé (et le Plus Calme)
Analysez les données de performance passées pour déterminer les périodes les plus occupées et les plus calmes de votre entreprise. Utilisez les informations provenant de :- Rapports de ventes et de fréquentation des clients
- Données de volume d'appels (pour les équipes de support client)
- Tendances saisonnières et variations de la demande
Étape 3 : Prédisez les Niveaux d'Activité Future
Prédire la charge de travail aide les managers à planifier les employés de manière équitable et efficace. Considérez :- Promotions ou événements commerciaux à venir
- Périodes de vacances ou demandes de congés
- Tendances du marché pouvant impacter la demande des clients
Étape 4 : Prendre en compte les besoins de votre personnel
Un planning du personnel doit prendre en compte à la fois les exigences de l'entreprise et les préférences des employés. Les employés qui sentent que leurs besoins sont reconnus sont plus susceptibles de rester engagés et productifs. Lors de la création d'un planning pour les employés, considérez :- Disponibilités et demandes de congés
- Considérations sur l'équilibre travail-vie personnelle
- Niveaux de compétence et rôles professionnels
Étape 5 : Sélectionnez votre méthode de planification des horaires
Choisir la bonne approche pour la planification des employés dépend de votre modèle d'affaires, de la structure de la main-d'œuvre, et des exigences opérationnelles. Il existe plusieurs techniques de planification des employés à considérer :- Horaires fixes – les employés travaillent les mêmes heures chaque jour (par ex. : 9h – 17h). Idéal pour les entreprises avec une charge de travail stable.
- Équipes tournantes – les employés alternent entre différents créneaux (matin, soir, nuit). Commun dans les soins de santé, le commerce de détail et l'hôtellerie.
- Horaires coupés – les employés travaillent deux périodes distinctes dans une journée (par ex. : 8h – 12h, puis 16h – 20h). Utile pour les entreprises avec une demande fluctuante.
- Planification sur appel – les employés restent disponibles pour travailler si nécessaire. Souvent utilisé dans les soins de santé et les services d'urgence.
- Planifications flexibles – les employés choisissent leurs heures en fonction de la charge de travail et des besoins de l'entreprise. Adapté pour les équipes à distance et les industries créatives.
Étape 6 : Optimisez les horaires en fonction des heures de pointe
Pour maximiser la productivité, planifiez le personnel en fonction des heures de pointe et des heures creuses. Les entreprises devraient :- Affecter davantage d'employés pendant les heures de pointe pour améliorer la qualité du service.
- Réduire le personnel pendant les heures creuses pour éviter les coûts de main-d'œuvre inutiles.
- Utiliser les données historiques pour prévoir les fluctuations de la demande et ajuster les horaires en conséquence.
Étape 7 : Minimisez les changements d'horaire de dernière minute
Des changements de planning inattendus perturbent le flux de travail et frustrent les employés. Pour éviter les changements de dernière minute :- Encourager les employés à soumettre les demandes de congé à l’avance.
- Fixer une date limite pour les échanges de créneaux et exiger l'approbation de la direction.
- Avoir des employés de réserve disponibles pour des besoins de personnel urgents.
- Utiliser un logiciel de planification pour automatiser les ajustements de dernière minute.
Étape 8 : Assurez-vous que les plannings sont facilement accessibles
Un planning de travail pour les employés doit être facile d'accès, réduisant la confusion et les malentendus. Pour améliorer l'accessibilité :- Partager les plannings de manière numérique via un portail en ligne ou une application mobile.
- Afficher les plannings imprimés dans les salles de pause ou les zones communes.
- Notifier les employés des mises à jour des plannings en temps réel pour éviter les malentendus.
Étape 9 : Équilibrer les besoins de l'entreprise et des employés
Une gestion efficace des plannings du personnel nécessite un équilibre entre les exigences commerciales et le bien-être des employés. Bien que les entreprises doivent maintenir la productivité et la rentabilité, elles devraient également considérer les préférences des employés pour stimuler l'engagement et la rétention. Stratégies pour équilibrer les besoins des entreprises et des employés :- Offrir des plannings flexibles lorsque c'est possible pour accommoder les engagements personnels.
- Faire tourner les créneaux de manière équitable pour éviter de surcharger certains employés.
- Mettre en place des politiques claires pour demander des congés ou échanger des créneaux.
- Encourager une communication ouverte entre les gestionnaires et le personnel concernant les préoccupations sur les plannings.
Étape 10 : Soyez conscient des événements et des facteurs influençant un planning
Certains facteurs externes impactent les meilleures pratiques de planification des employés, exigeant que les entreprises restent adaptables. Facteurs communs affectant les plannings :- Jours fériés et demande saisonnière – Les entreprises doivent se préparer à une augmentation de la charge de travail ou à une disponibilité réduite du personnel.
- Conditions météorologiques – Les travaux en extérieur peuvent être retardés en raison de perturbations météorologiques.
- Tendances de l'industrie – Changements économiques ou préférences des clients peuvent affecter les besoins en personnel.
- Urgences inattendues – Les absences d'employés dues à la maladie ou à des urgences familiales nécessitent des plans de contingence.
Étape 11 : Distribuer le planning aux employés
Une fois que le planning du personnel est finalisé, les entreprises doivent s'assurer que chaque employé le reçoive à temps. Meilleures pratiques pour distribuer les plannings :- Envoyer les plannings à l'avance pour donner aux employés le temps de s'organiser.
- Utiliser une plateforme de programmation en ligne pour des mises à jour et un accès faciles.
- Afficher des copies physiques dans les espaces communs pour référence.
- Permettre aux employés de confirmer la réception pour vérifier qu'ils ont vu leurs horaires.
Étape 12 : Établir une stratégie de communication d'équipe
Une stratégie de communication solide garantit que les employés restent informés et engagés avec les mises à jour de programmation. Moyens d'améliorer la communication d'équipe :- Utiliser des applications de programmation pour envoyer des rappels automatiques de service.
- Créer un groupe de discussion dédié pour discuter des échanges ou mises à jour d'horaires.
- Encourager les retours pour identifier rapidement les préoccupations de programmation.
- Tenir des réunions régulières pour discuter des défis de dotation en personnel et des solutions.
Étape 13 : Évaluer périodiquement votre programme et processus
Le processus de programmation du personnel devrait être révisé régulièrement pour s'assurer qu'il reste efficace. Les entreprises devraient analyser les principaux indicateurs de performance pour déterminer si leur stratégie de planification répond aux besoins opérationnels et des employés. Comment évaluer votre processus de planification :- Suivre l'assiduité et la ponctualité - Identifier les motifs d'absentéisme ou de retard.
- Surveiller la distribution de la charge de travail - Assurer un équilibre équitable des services parmi les employés.
- Collecter les retours des employés - Demander au personnel les problèmes et améliorations de programmation.
- Évaluer la satisfaction des clients - S'assurer que le niveau de dotation correspond à la qualité du service client.
Étape 14 : Surveiller et ajuster au besoin
Même un programme de travail bien planifié pour les employés nécessite des ajustements au fil du temps. Les entreprises doivent rester flexibles et réactives aux circonstances changeantes. Meilleures pratiques pour surveiller et ajuster les plannings :- Utiliser un logiciel de planification pour suivre les heures des employés et la couverture des services en temps réel.
- Traiter rapidement les problèmes de sous-effectif en assignant des travailleurs supplémentaires si nécessaire.
- Ajuster les horaires en fonction des performances des employés et des besoins de charge de travail.
- Être proactif en cas de conflits, les résoudre avant qu'ils n'escaladent.
Étape 15 : Se conformer aux exigences légales
Les entreprises doivent suivre les lois et réglementations du travail lors de la création des horaires des employés pour éviter les risques juridiques. Considérations clés en matière de conformité :- Périodes de repos minimales - Assurer que les employés bénéficient de pauses adéquates entre leurs services.
- Réglementations sur les heures supplémentaires - Suivre les heures supplémentaires et compenser les employés en conséquence.
- Lois sur la planification équitable - Certaines régions exigent un préavis pour les changements d'horaire.
- Restrictions sur les heures de travail - Certaines industries ont des limites sur les heures de travail maximales.
Étape 16 : Utiliser un logiciel de planification
L'utilisation de l'automatisation pour les entreprises simplifie le processus de planification du personnel, réduisant la charge de travail administrative et améliorant la précision. Une application de planification aide les entreprises à :- Automatiser l'affectation des services pour correspondre à la disponibilité des employés et la charge de travail.
- Fournir des mises à jour de l'horaire en temps réel aux employés.
- Permettre au personnel de demander des congés et d'échanger des services numériquement.
- Générer des rapports sur les coûts de main-d'œuvre, l'assiduité et la performance.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de planification pour les employés ?
Investir dans un logiciel de planification fournit aux entreprises une manière structurée et efficace de planifier les employés, de réduire les erreurs et d'améliorer la gestion de la main-d'œuvre. Voici les principaux avantages de l'utilisation de l'automatisation en milieu de travail pour la planification.1. Rationaliser la planification
La planification manuelle est chronophage et sujette aux erreurs humaines. Le logiciel de planification aide les entreprises à établir un planning pour les employés efficacement en :- Automatisant la création et les ajustements de services.
- Réduisant le risque de double réservation des employés.
- Permettant aux gestionnaires de facilement mettre à jour les plannings en temps réel.
- Fournissant des modèles pour les schémas de planification répétitifs.
2. Améliorer la communication
Un planning des employés devrait être facilement accessible à tous les membres du personnel. Un logiciel de planification améliore la communication en :- Envoyant des notifications automatiques sur les affectations de service et les changements.
- Fournissant une plateforme centralisée où les employés peuvent consulter les horaires.
- Permettant une communication directe entre les responsables et le personnel pour les échanges de services.
3. Réduire les conflits de planification
Les conflits surgissent lorsque plusieurs employés demandent le même congé ou que les services sont attribués de manière injuste. Le logiciel de planification prévient ces problèmes en :- Mettant en évidence les conflits potentiels de planification avant qu'ils ne se produisent.
- Permettant aux employés de soumettre numériquement leurs disponibilités et demandes de congés.
- Offrant une résolution automatisée des conflits pour ajuster les services au besoin.
4. Améliorer l'efficacité
Un planning du personnel bien organisé améliore l'efficacité en s'assurant que les bons employés sont affectés aux bons moments. Le logiciel de planification aide en :- Alignant les services avec la demande commerciale et les heures de pointe.
- Suivant les performances et les tendances de présence des employés.
- Éliminant les erreurs de planification manuelle qui ralentissent les opérations.
5. Accompagner la croissance de l'entreprise
À mesure que les entreprises se développent, gérer les plannings du personnel manuellement devient insoutenable. L'automatisation de la gestion des effectifs aide à élargir les opérations en :- Gérant efficacement des équipes plus importantes et plusieurs sites.
- S'intégrant aux logiciels de paie et de ressources humaines pour simplifier la gestion des effectifs.
- Permettant des structures de services flexibles pour s'adapter à la croissance de l'entreprise.
Optimiser la planification avec Shifton
Shifton est une solution puissante de planification des employés conçue pour aider les entreprises à gérer les plannings des employés, optimiser la planification des services et simplifier l'automatisation des effectifs. Que vous ayez besoin de planifier efficacement les employés, de réduire les conflits ou d'améliorer la visibilité des services, Shifton fournit les bons outils pour l'automatisation des entreprises et la gestion des plannings du personnel.Fonctionnalités clés de Shifton pour la planification du personnel
- Planification automatique des services – Créez des plannings de travail efficaces pour les employés en quelques clics.
- Suivi de la disponibilité des employés – Évitez les conflits de planification en faisant correspondre les services avec la disponibilité des employés.
- Mises à jour en temps réel des plannings – Informez instantanément les employés de tout changement ou mise à jour de leurs services.
- Échanges de services et gestion des congés – Permettez aux employés d'échanger leurs services et de demander des congés numériquement.
- Intégration de la paie et du suivi du temps – Synchronisez les heures de travail avec les systèmes de paie pour un traitement de salaire précis.
- Planification multi-sites – Gérez les plannings du personnel à travers plusieurs succursales ou sites.
Comment Shifton aide les entreprises à planifier efficacement les employés
Shifton est conçu pour simplifier le processus de planification du personnel, garantissant que les entreprises peuvent :- Établir un planning pour les employés rapidement et avec précision.
- Réduire les changements de dernière minute et garantir une couverture fiable des services.
- Améliorer l'engagement des employés en offrant une planification équitable et transparente.
- Gagner du temps sur la planification manuelle et se concentrer sur la croissance de l'entreprise.
- Assurer le respect des lois du travail grâce à des règles de planification automatisées.
Pourquoi choisir Shifton pour l'automatisation de la gestion des effectifs?
L'interface intuitive et les outils d'automatisation de Shifton en font l'un des meilleurs moyens de planifier les services des employés pour les entreprises de toutes tailles. En implémentant Shifton, les entreprises peuvent :- Réduire les erreurs de planification en automatisant l'attribution des services.
- Augmenter l'efficacité en alignant les horaires de travail sur la demande commerciale.
- Améliorer la flexibilité pour les employés tout en garantissant une cohérence opérationnelle.
Dernières réflexions sur la planification des employés
Une planification efficace du personnel est essentielle pour maintenir la productivité, assurer une répartition équitable du travail et optimiser les opérations commerciales. En suivant ces 16 étapes, les entreprises peuvent planifier les employés efficacement, minimiser les conflits et améliorer la satisfaction des effectifs. Points clés à retenir :- Planifiez à l'avance en analysant les besoins de l'entreprise, les heures de pointe et la disponibilité des employés.
- Utilisez une planification basée sur les données pour aligner les niveaux de dotation en personnel sur la demande.
- Assurez l'équité en tenant compte des préférences des employés et des exigences légales.
- Améliorez la communication en rendant les plannings facilement accessibles.
- Utilisez un logiciel de planification comme Shifton pour automatiser la planification des services, réduire les erreurs et améliorer l'efficacité.
