Cum să programezi eficient angajații: 16 pași de urmat

Crearea unui program de lucru eficient pentru angajați este esențială pentru menținerea productivității, asigurarea corectitudinii și îndeplinirea cerințelor afacerii. Un program de personal bine organizat ajută afacerile să funcționeze fără probleme, în timp ce echilibrează disponibilitatea, preferințele și volumul de muncă al angajaților. Totuși, programarea angajaților poate fi provocatoare, în special în gestionarea schimbărilor de ultim moment, permutărilor de schimburi și a legilor muncii. Acest ghid prezintă 16 pași pentru a îmbunătăți procesul de programare a personalului, acoperind tehnici esențiale de programare a angajaților pentru a programa personalul eficient, a reduce conflictele de programare și a spori automatizarea afacerii.

Lucruri pe care ar trebui să le știi și să le implementezi în programarea muncii

Instrumentele de programare a muncii precum Shifton permit managerilor să automatizeze programarea muncii și să elimine planificarea manuală a schimburilor. Profesioniștii în resurse umane și liderii de echipă petreceau anterior o mare parte din timpul lor gestionând programele de personal, luând în considerare cererile de concediu și preferințele de schimburi. Acum, soluțiile de automatizare a afacerilor simplifică aceste sarcini, permițând managerilor să se concentreze pe bunăstarea angajaților, coaching-ul de performanță și dezvoltarea forței de muncă. Implementarea eficientă a tehnologiei de programare a muncii necesită înțelegerea elementelor cheie în programarea angajaților și automatizarea managementului schimburilor. Iată cinci lucruri cruciale de știut când digitalizați procesul de programare a personalului.

1. Mai bună gestionare a timpului și a sarcinilor

Cu instrumentele de automatizare a forței de muncă, managerii pot programa angajații eficient în timp ce gestionează sarcinile și proiectele în cadrul aceluiași sistem. Această integrare permite companiilor să îmbunătățească gestionarea timpului, productivitatea și colaborarea în echipă, asigurându-se că angajații știu exact ce au de făcut în timpul schimburilor lor. Un program de personal bine structurat ar trebui să includă alocarea schimburilor, distribuirea sarcinilor și termenele proiectelor, asigurându-se că operațiunile decurg fără probleme. Shifton, o soluție puternică de programare, permite companiilor să creeze programe pentru angajați, atribuind în același timp liste de verificare și sarcini pentru a spori calitatea serviciilor și eficiența operațională.

2. Automatizare și inteligență artificială

Un avantaj major al unui programator automat de angajați este utilizarea automatizării cu inteligență artificială. Cu 62% dintre afaceri planificând fie să implementeze, fie utilizând deja automatizarea la locul de muncă, este clar că soluțiile de programare bazate pe AI vor deveni din ce în ce mai importante pentru manageri. Cum să programați angajații eficient folosind automatizarea:

• Introduceți detaliile angajaților, lungimile schimburilor și disponibilitatea în sistem.
• Permiteți software-ului de programare să optimizeze programele de lucru.
• Sistemul ajustează automat schimburile pe baza cererilor de concediu și a cererii de forță de muncă.
• Minimizați conflictele de programare cu actualizări în timp real și recomandări automate.

Utilizarea automatizării pentru afaceri simplifică programarea și dotarea cu personal, reducând nevoia de ajustări manuale și schimbări de ultim moment în program.

3. Urmărirea timpului bazată pe cloud

Aproximativ 44% dintre managerii de talente se bazează acum pe instrumente de automatizare a forței de muncă bazate pe cloud pentru a urmări programele și prezența angajaților. Tehnicile moderne de programare a angajaților includ autentificări bazate pe cloud, permițând personalului să înregistreze intrarea și ieșirea de oriunde. Această caracteristică este crucială pentru modelele de lucru hibride, echipele remote și afacerile care operează în locații multiple. Pentru companiile care necesită check-in-uri la fața locului, multe instrumente de programare oferă verificarea prin GPS și autentificări bazate pe IP, asigurând o urmărire precisă a programelor de lucru ale angajaților. Aceste caracteristici digitale de urmărire a timpului sporesc responsabilitatea și reduc discrepanțele de salarizare, oferind în același timp o mai mare flexibilitate pentru angajați.

4. Analiza datelor pentru optimizarea programării

Un program de lucru eficient ar trebui să fie bazat pe date. Soluțiile de programare digitale oferă tablouri de bord de analiză în timp real, oferind informații despre:

• Prezența și aderența la schimburi ale angajaților.
• Totalul orelor lucrate per perioadă.
• Întârzieri, ore suplimentare și tendințe de productivitate.
• Rată de finalizare a sarcinilor pe schimb.

Folosind analiza datelor în programarea angajaților, afacerile pot identifica ineficiențele, îmbunătăți deciziile de personal și îmbunătăți urmărirea performanței. Aceste informații permit managerilor să își rafineze programele de personal, asigurându-se că costurile forței de muncă sunt aliniate cu nevoile operaționale, menținând în același timp productivitatea forței de muncă.

5. Calcul automatizat al salariilor

Unul dintre cele mai mari avantaje ale automatizării afacerii în programare și dotarea cu personal este procesarea automată a salariilor. În loc să urmărească manual orele și să calculeze salariile, procesele moderne de programare a personalului integrează funcțiile de salarizare, simplificând calculul salariilor. Beneficiile cheie ale automatizării în procesarea salariilor:

• Urmărește orele de lucru ale angajaților și aplică rate de plată pre-stabilite.
• Generează rapoarte automate de salarizare bazate pe timpul lucrat efectiv.
• Reduce erorile de salarizare prin eliminarea introducerii manuale a datelor.
• Integrează cu sistemele de contabilitate și finanțe pentru procesarea fără cusur a salariilor.

Cu sisteme automate de programare și salarizare, echipele de resurse umane pot economisi timp semnificativ, asigurând în același timp distribuirea corectă și la timp a salariilor.

16 Pași pentru a îmbunătăți programarea personalului tău

Pasul 1: Stabiliți ce trebuie să facă echipa dvs.

Înainte de a face un program pentru angajați, identificați responsabilitățile și sarcinile cheie care trebuie acoperite. Luați în considerare:

• Ce servicii sau sarcini trebuie completate zilnic?
• Care angajați sunt cel mai bine potriviți pentru anumite roluri?
• Există ore de vârf care necesită acoperire suplimentară a personalului?

Înțelegerea distribuției volumului de muncă asigură faptul că programarea angajaților se aliniază cu nevoile operaționale și asigură finalizarea eficientă a muncii.

Pasul 2: Priviți când sunteți cel mai ocupat (și cel mai lent)

Analizați datele de performanță anterioară pentru a determina perioadele cele mai aglomerate și cele mai liniștite ale afacerii dumneavoastră. Utilizați informații din:

• Rapoarte de vânzări și de trafic al clienților
• Date de volum de apeluri (pentru echipe de suport clienți)
• Tendințe sezoniere și fluctuații ale cererii

Aliniind programele personalului cu cererea reală, afacerile optimizează costurile forței de muncă și asigură acoperire suficientă în orele de vârf, evitând suprastocarea în perioadele lente.

Pasul 3: Prevedați nivelurile de activitate viitoare

Anticiparea volumului de muncă ajută managerii să programeze angajații corect și eficient. Luați în considerare:

• Promovări sau evenimente de afaceri viitoare
• Sezoanele de sărbători sau cererile de concediu
• Tendințele pieței care ar putea influența cererea clienților

Anticipând nevoile viitoare, managerii pot programa personalul proactiv, prevenind lipsurile de personal de ultim moment și asigurând un program de lucru eficient pentru angajați.

Pasul 4: Luați în Considerare Nevoile Personalului

Un program pentru personal ar trebui să ia în considerare atât cerințele de afaceri, cât și preferințele angajaților. Angajații care simt că nevoile lor sunt recunoscute sunt mai predispuși să rămână implicați și productivi. Când creați un program pentru angajați, luați în considerare:

• Disponibilitatea și cerințele de timp liber
• Considerații privind echilibrul între viața personală și profesională
• Nivelurile de competență și rolurile joburilor

Un program corect și echilibrat îmbunătățește satisfacția angajaților, reduce epuizarea și minimizează absențele.

Pasul 5: Alegeți Metoda de Programare a Schimburilor

Alegerea abordării corecte pentru programarea angajaților depinde de modelul de afaceri, structura forței de muncă și cerințele operaționale. Există mai multe tehnici de programare a angajaților de luat în considerare:

• Schimburi fixe – Angajații lucrează aceleași ore în fiecare zi (de exemplu, 9 AM – 5 PM). Ideal pentru afaceri cu volume de muncă stabile.
• Schimburi rotative – Angajații alternează între diferite schimburi (dimineața, seara, noaptea). Comun în sănătate, retail și ospitalitate.
• Schimburi divizate – Angajații lucrează în două perioade separate într-o zi (de exemplu, 8 AM – 12 PM, apoi 4 PM – 8 PM). Util pentru afaceri cu cerere fluctuantă.
• Programare la cerere – Angajații rămân disponibili pentru muncă dacă este nevoie. Folosit frecvent în sănătate și servicii de urgență.
• Programare flexibilă – Angajații își aleg orele de lucru pe baza volumului de muncă și a nevoilor afacerii. Potrivit pentru echipele la distanță și industriile creative.

Selecția procesului corect de programare a personalului ajută afacerile să optimizeze costurile forței de muncă asigurând în același timp o programare eficientă a angajaților.

Pasul 6: Optimizați Programele de Schimb în Funcție de Orele de Vârf

Pentru a maximiza productivitatea, programați personalul pe baza orelor de vârf și lente. Afacerile ar trebui:

• Alocați mai mulți angajați în timpul orelor de vârf pentru a îmbunătăți calitatea serviciului.
• Reduceți personalul în timpul orelor lente pentru a evita costurile inutile cu forța de muncă.
• Utilizați date istorice pentru a prezice fluctuațiile cererii și a ajusta schimburile corespunzător.

O abordare bazată pe date pentru programarea angajaților, astfel încât munca să fie finalizată, asigură alocarea optimă a resurselor, ajutând afacerile să funcționeze eficient.

Pasul 7: Minimizați Schimbările de Program de Ultima Oră

Schimbările neprevăzute ale programului perturbă fluxul de lucru și frustrează angajații. Pentru a preveni schimbările de ultim moment:

• Încurajați angajații să depună cererile de concediu în avans.
• Stabiliți un termen-limită pentru schimburile de ture și solicitați aprobarea conducerii.
• Țineți la dispoziție angajați de rezervă pentru nevoile urgente de personal.
• Folosiți un software de programare pentru a automatiza ajustările de ultim moment.

Prin minimizarea conflictelor de programare, afacerile mențin stabilitatea programului personalului și îmbunătățesc satisfacția angajaților.

Pasul 8: Asigurați-vă că Programele sunt Disponibile Imediat

Un program de lucru pentru angajați ar trebui să fie ușor accesibil, reducând confuzia și neînțelegerile. Pentru a îmbunătăți accesibilitatea:

• Distribuiți programele digital printr-un portal online sau o aplicație mobilă.
• Afisați programe tipărite în sălile de pauză sau zonele comune.
• Notificați angajații despre actualizările programului în timp real pentru a evita neînțelegerile.

O comunicare clară asigură că angajații rămân informați despre programele lor de lucru, reducând absențele și erorile de programare.

Pasul 9: Echilibrarea Nevoilor Afacerii și ale Angajaților

Managementul eficient al programării personalului necesită un echilibru între cerințele afacerii și bunăstarea angajaților. În timp ce afacerile trebuie să-și mențină productivitatea și rentabilitatea, acestea ar trebui să ia în considerare și preferințele angajaților pentru a crește implicarea și retenția. Strategii pentru echilibrarea nevoilor afacerii și ale angajaților:

• Oferiți programare flexibilă atunci când este posibil pentru a se adapta angajamentelor personale.
• Rotați schimburile în mod echitabil pentru a preveni suprasolicitarea anumitor angajați.
• Implementați politici clare pentru solicitarea timpului liber sau schimbarea tururilor.
• Încurajați comunicarea deschisă între manageri și personal despre preocupările legate de programare.

Un program bine echilibrat pentru angajați îmbunătățește moralul, reduce rata de rotație și creează o forță de muncă mai motivată.

Pasul 10: Fiți Conștient de Evenimentele și Factorii care Influențează un Program

Anumiți factori externi influențează cele mai bune practici de programare a angajaților, obligând afacerile să rămână adaptabile. Factori comuni care afectează programele:

• Sărbători publice și cererea sezonieră – Afacerile trebuie să se pregătească pentru volume de muncă crescute sau disponibilitate redusă a personalului.
• Condiții meteorologice – Joburile în aer liber pot fi întârziate din cauza schimbărilor de vreme.
• Tendințe ale industriei – Schimbările economice sau preferințele clienților pot influența nevoile de personal.
• Urgențe neprevăzute – Absențele angajaților din cauza bolilor sau urgențelor familiale necesită planuri de contingență.

Monitorizarea acestor factori ajută afacerile să ajusteze programele de lucru pentru angajați proactiv, prevenind lipsurile de personal sau ineficiențele.

Pasul 11: Distribuie Programul Angajaților

Odată ce programul de lucru al personalului este finalizat, afacerile trebuie să se asigure că fiecare angajat îl primește la timp. Cele mai bune practici pentru distribuirea programelor:

• Trimiteți programe în avans pentru a oferi angajaților timp să își planifice activitățile.
• Utilizați o platformă de programare online pentru actualizări și acces facil.
• Postați copii fizice în zonele comune pentru referință.
• Permiteți angajaților să confirme primirea pentru a se asigura că au văzut turele lor.

Facilitarea accesului la programe ajută la gestionarea eficientă a programelor angajaților, reducând confuzia și neînțelegerile.

Pasul 12: Stabiliți o Strategie de Comunicare în Echipa

O strategie puternică de comunicare asigură că angajații rămân informați și implicați în actualizările de programare. Modalități de a îmbunătăți comunicarea în echipă:

• Utilizați aplicații de programare pentru a trimite memento-uri automate pentru ture.
• Creați un grup de chat dedicat pentru a discuta schimburile de ture sau actualizari.
• Încurajați feedback-ul pentru a identifica din timp preocupările legate de programare.
• Țineți întâlniri periodice pentru a discuta provocările și soluțiile legate de personal.

Comunicarea clară îmbunătățește eficiența programării personalului, prevenind confuziile și conflictele de ultim moment.

Pasul 13: Evaluați Periodic Programul și Procesul

Procesul de programare a personalului ar trebui revizuit periodic pentru a se asigura că rămâne eficient. Afacerile ar trebui să analizeze indicatorii cheie de performanță pentru a determina dacă strategia lor de programare îndeplinește cerințele operaționale și ale angajaților. Cum să evaluați procesul de programare:

• Monitorizați prezența și punctualitatea – Identificați modele de absenteism sau întârziere.
• Supravegheați distribuția sarcinilor – Asigurați-vă că turele sunt echilibrate echitabil între angajați.
• Colectați feedback-ul angajaților – Întrebați personalul despre provocările și îmbunătățirile legate de programare.
• Evaluați satisfacția clienților – Asigurați-vă că nivelurile de personal se aliniază cu calitatea serviciilor oferite clienților.

Revizuind și perfecționând periodic programul, afacerile pot îmbunătăți eficiența și satisfacția angajaților, făcând programarea mai adaptabilă la cerințele în schimbare.

Pasul 14: Monitorizați și Ajustați după Cum este Necesar

Chiar și un program de lucru bine planificat pentru angajați necesită ajustări în timp. Afacerile ar trebui să rămână flexibile și receptive la circumstanțele în schimbare. Cele mai bune practici pentru monitorizarea și ajustarea programelor:

• Utilizați software de programare pentru a urmări orele lucrătorilor și acoperirea turelor în timp real.
• Abordați rapid problemele de subpersonal, alocând lucrători suplimentari când este necesar.
• Ajustați turele în funcție de performanța angajaților și de nevoile de sarcină.
• Fiți proactivi cu privire la conflicte, rezolvându-le înainte ca acestea să escaladeze.

Monitorizarea regulată asigură o programare eficientă a angajaților, permițând managerilor să ia decizii bazate pe date pentru a optimiza programele personalului.

Pasul 15: Respectați Cerințele Legale

Afacerile trebuie să respecte legile și reglementările muncii atunci când creează programele angajaților pentru a evita riscurile legale. Considerații cheie privind conformitatea:

• Perioade minime de odihnă – Asigurați-vă că angajații au pauze adecvate între ture.
• Regulamente privind orele suplimentare – Monitorizați orele suplimentare și compensați angajații corespunzător.
• Legi despre programarea echitabilă – Unele regiuni cer notificare prealabilă pentru schimbările de ture.
• Restricții privind orele de lucru – Anumite industrii au limite cu privire la numărul maxim de ore de lucru.

Înțelegerea și respectarea celor mai bune practici de programare a angajaților protejează afacerile de penalități și litigii legale, asigurând în același timp condiții de muncă echitabile.

Pasul 16: Utilizați Software de Programare

Folosirea automatizării pentru afaceri simplifică procesul de programare a personalului, reducând volumul de muncă administrativ și îmbunătățind acuratețea. O aplicație de programare ajută afacerile să:

• Automatizeze atribuirea turelor pentru a se potrivi cu disponibilitatea și volumul de muncă al angajaților.
• Furnizeze actualizări ale programului în timp real pentru angajați.
• Permite personalului să solicite zile libere și să schimbe turele digital.
• Genereze rapoarte despre costurile cu forța de muncă, prezența și performanța.

Prin implementarea automatizării forței de muncă, afacerile pot economisi timp, reduce conflictele de programare și asigura angajaților programe de lucru echitabile și eficiente.

Care sunt beneficiile utilizării software-ului de programare pentru angajați?

Investirea în software de programare oferă afacerilor o modalitate structurată și eficientă de a programa angajații, reduce erorile și îmbunătățește gestionarea personalului. Mai jos sunt principalele beneficii ale utilizării automatizării la locul de muncă pentru programare.

1. Simplificați Programarea

Programarea manuală consumă mult timp și este predispusă la erori umane. Software-ul de programare ajută afacerile să creeze eficient un program pentru angajați prin:

• Automatizarea creării și ajustării turelor.
• Reducerea riscului de a programa angajații de două ori.
• Permițând managerilor să actualizeze ușor programele în timp real.
• Furnizarea de șabloane pentru modele repetitive de programare.

Cu automatizarea pentru afaceri, managerii pot programa rapid și exact angajații, asigurând operațiuni fără probleme.

2. Îmbunătățiți Comunicarea

Un program pentru angajați ar trebui să fie ușor accesibil tuturor membrilor personalului. Software-ul de programare îmbunătățește comunicarea prin:

• Trimiterea de notificări automate despre atribuirea și modificările turelor.
• Oferirea unei platforme centralizate unde angajații pot vedea programele.
• Permisiunea de comunicare directă între manageri și personal pentru schimburile de ture.

Cu o comunicare mai bună, angajații rămân informați și implicați, reducând confuzia legată de orarele de muncă.

3. Reducerea Conflictelor de Programare

Conflictele apar atunci când mai mulți angajați solicită același timp liber sau turele sunt atribuite în mod nedrept. Software-ul de programare previne aceste probleme prin:

• Evidențierea potențialelor conflicte de programare înainte să apară.
• Permițându-le angajaților să depună disponibilitatea și cererile de timp liber digital.
• Oferind soluții automate de rezolvare a conflictelor pentru ajustarea turelor după necesități.

Acest lucru asigură programarea corectă și o distribuire echilibrată a volumului de muncă, conducând la o satisfacție mai mare a angajaților.

4. Creșterea Eficienței

Un program bine organizat pentru personal îmbunătățește eficiența prin asigurarea că angajații potriviți sunt atribuiți la momentele potrivite. Software-ul de programare ajută prin:

• Alinierea turelor cu cererea de afaceri și orele de vârf.
• Urmărirea performanței și tendințelor de prezență ale angajaților.
• Eliminarea erorilor de programare manuală care cauzează încetiniri operaționale.

Prin programarea eficientă a angajaților, afacerile pot crește productivitatea și reduce costurile cu forța de muncă.

5. Scalarea Creșterii Afacerii

Pe măsură ce afacerile se extind, gestionarea manuală a programelor personalului devine nesustenabilă. Automatizarea forței de muncă ajută la scalarea operațiunilor prin:

• Gestionarea eficientă a echipelor mai mari și a locațiilor multiple.
• Integrarea cu software-ul de salarizare și resurse umane pentru a eficientiza gestionarea forței de muncă.
• Permițând structuri flexibile de ture pentru a susține creșterea afacerii.

Cu cea mai bună modalitate de a programa turele angajaților, afacerile pot scalarea păstrând programarea eficientă a angajaților.

Optimizarea Programării cu Shifton

Shifton este o soluție puternică de programare a angajaților, concepută pentru a ajuta afacerile să gestioneze programele personalului, să optimizeze planificarea turelor și să eficientizeze automatizarea forței de muncă. Indiferent dacă trebuie să programați efectiv angajații, să reduceți conflictele sau să îmbunătățiți vizibilitatea turelor, Shifton oferă instrumentele potrivite pentru automatizarea afacerii și gestionarea programului personalului.

Funcțiile cheie ale Shifton pentru Programarea Personalului

• Programare Automată a Turelor – Creați rapid programe de lucru eficiente pentru angajați în doar câteva clicuri.
• Urmărirea Disponibilității Angajaților – Preveniți conflictele de programare prin potrivirea turelor cu disponibilitatea angajaților.
• Actualizări de Program în Timp Real – Notificați instantaneu angajații despre orice schimbări sau actualizări ale turelor.
• Schimb de Ture și Gestionarea Timpului Liber – Permiteți angajaților să schimbe turele și să solicite liber digital.
• Integrarea cu Sisteme de Salarizare și Urmărire a Timpului – Sincronizați orele de lucru cu sistemele de salarizare pentru procesarea corectă a salariilor.
• Programarea pe Mai Multe Locații – Gestionați programele personalului în mai multe sucursale sau locații.

Cum Ajută Shifton Afacerile să Programeze Angajații Eficient

Shifton este conceput pentru a simplifica procesul de programare a personalului, asigurând că afacerile pot:

• Crea un program pentru angajați rapid și precis.
• Reduce schimbările de ultim moment și asigură acoperirea fiabilă a turelor.
• Îmbunătăți implicarea angajaților oferind programare echitabilă și transparentă.
• Economisi timp pe programarea manuală și concentrați-vă pe creșterea afacerii.
• Asigurați respectarea legislației muncii prin reguli automate de programare.

De ce să Alegi Shifton pentru Automatizarea Forței de Muncă?

Interfața intuitivă și instrumentele de automatizare ale Shifton îl fac una dintre cele mai bune modalități de a programa turele angajaților pentru afaceri de toate dimensiunile. Prin implementarea Shifton, companiile pot:

• Reduce erorile de programare prin automatizarea atribuirilor de ture.
• Crește eficiența prin alinierea programelor de muncă cu cererea de afaceri.
• Îmbunătăți flexibilitatea angajaților, asigurând totodată consistența operațională.

Cu ajutorul software-ului de programare a personalului Shifton, afacerile pot gestiona eficient programele angajaților, reduce conflictele și optimiza planificarea turelor pentru succes pe termen lung.

Gânduri Final asupra Programării Angajaților

Programarea eficientă a personalului este esențială pentru menținerea productivității, asigurarea unei distribuții corecte a muncii și optimizarea operațiunilor de afaceri. Urmând acești 16 pași, afacerile pot programa angajații eficient, minimiza conflictele și îmbunătăți satisfacția forței de muncă. Aspecte Cheie:

• Planifică înainte prin analizarea nevoilor de afaceri, orelor de vârf și disponibilității angajaților.
• Utilizează programarea bazată pe date pentru a potrivi nivelurile de personal cu cererea.
• Asigură echitatea luând în considerare preferințele angajaților și cerințele legale.
• Îmbunătățește comunicarea făcând programele ușor accesibile.
• Foloseste software de programare precum Shifton pentru a automatiza planificarea turelor, reduce erorile și îmbunătăți eficiența.

Un program de lucru bine structurat pentru angajați nu doar că este benefic pentru afacere, dar îmbunătățește și implicarea și retenția angajaților. Investind în automatizarea forței de muncă, companiile pot simplifica operațiunile și se pot concentra pe creștere, în loc de sarcinile administrative. Cu tehnicile și instrumentele potrivite de programare a angajaților, afacerile pot economisi timp, reduce costurile și crea un mediu de lucru mai eficient. Începe azi să optimizezi programarea personalului tău și construiește o forță de muncă mai puternică și mai productivă!