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提升企业效率：优化员工排班的16个实用策略

Learn 16 essential steps for effective employee scheduling and optimal time management.

作者

达里娅·奥利斯科

发表于

26 7 月 2022

阅读时间

3 - 5 分钟阅读

为员工制定高效的工作计划对保持生产力、公平性和满足业务需求至关重要。一个组织良好的员工计划可以帮助企业在平衡员工可用性、偏好和工作量的同时平稳运营。然而，安排员工可能具有挑战性，尤其是在处理最后一分钟的变更、轮班交换和劳工法时。本指南概述了16个步骤，以改进您的员工排班流程，涵盖了基本的员工排班技术，以高效地安排员工，减少排班冲突，并增强业务自动化。

工作安排中应知和实施的事项

像Shifton这样的工作安排工具使管理者能够自动化排班工作，消除手动换班计划。人力资源专业人士和团队负责人过去花费大量时间管理员工计划，考虑休假请求和换班偏好。现在，业务自动化解决方案简化了这些任务，使管理者能够专注于员工健康、绩效辅导和劳动力发展。有效实施工作计划技术需要理解安排员工和班次管理自动化的关键要素。以下是对您的员工排班流程进行数字化需要知道的五个关键事项。

1. 更好的时间和任务管理

通过劳动力自动化工具，管理者可以在同一个系统中高效地安排员工并管理任务和项目。此整合允许公司改善时间管理，提高生产力和团队合作，通过确保员工确切知道在他们的班次中要做什么。一个结构良好的员工计划应包括班次安排、任务分配和项目截止日期，确保操作顺畅。Shifton，一个强大的排班解决方案，使企业能够为员工创建计划，同时还分配检查清单和任务，以提高服务质量和运营效率。

2. 自动化和人工智能

自动员工调度程序的一个主要优势是使用人工智能驱动的自动化。根据62%的企业计划实施或已经在工作场所使用自动化，显然，人工智能驱动的调度解决方案对于管理者将变得越来越重要。如何使用自动化有效地安排员工：

将员工详细信息、班次长度和可用性输入系统。
让排班软件优化工作计划。
系统会根据休假请求和劳动力需求自动调整班次。
通过实时更新和自动化建议最小化排班冲突。

使用自动化简化企业的排班和人员配置，减少手动调整和最后时刻的班次更改。

3. 基于云的时间跟踪

大约44%的人才管理者现在依赖于基于云的劳动力自动化工具来跟踪员工的计划和出勤。现代员工排班技术包括基于云的登录，允许员工从任何地方打卡上班和下班。此功能对于混合工作模式、远程团队和在多个地点运营的企业来说至关重要。对于需要现场签到的公司，许多排班工具提供GPS验证和基于IP的打卡功能，确保员工工作计划的准确跟踪。这些数字时间跟踪功能提高了责任心，减少了工资差异，同时为员工提供更大的灵活性。

4. 数据分析用于排班优化

有效的工作计划应以数据为驱动。数字排班解决方案提供实时分析仪表盘，提供以下方面的见解：

员工出勤和班次遵循情况。
每期间的总工作小时数。
迟到、加班和生产效率趋势。
每班次任务完成率。

通过在员工排班中的数据分析，企业可以识别低效环节，改善人员决策，增强绩效跟踪。这些见解使管理者能够优化员工计划，确保劳动力成本符合运营需求，同时保持劳动力的生产力。

5. 自动化薪资计算

商务自动化在排班和人员配置中的一个最大优势是自动化的薪资处理。现代员工排班流程集成了工资功能，简化了薪资计算，取代了手动跟踪工时和计算工资的过程。薪资处理自动化的主要优势：

跟踪员工工作时间并应用预设工资率。
基于实际工作时间生成自动化工资报告。
通过消除手动数据输入减少工资错误。
与会计和财务系统集成，以实现无缝的薪资处理。

借助自动化的排班和薪资系统，人力资源团队可以节省大量时间，同时确保准确及时的工资发放。

改善您的员工排班的16个步骤

步骤1：确定您的团队需要做什么

在为员工制定计划之前，确定需要覆盖的关键职责和任务。考虑：

每天必须完成哪些服务或任务？
哪些员工最适合特定角色？
是否有高峰时段需要额外的人员覆盖？

了解工作量分配确保员工排班与运营需求一致，并确保工作高效完成。

步骤2：查看您最忙（和最闲）的时间

分析过去的绩效数据，以确定您的企业最忙和最闲的时段。利用以下的洞察：

销售和客户流量报告
电话量数据（针对客户支持团队）
季节性趋势和需求波动

通过将员工计划与实际需求对齐，企业可以优化劳动力成本，确保高峰时段有足够的覆盖，同时避免在闲时超编。

步骤3：预测未来活动水平

预测工作量可以帮助管理者公平有效地安排员工。考虑：

即将到来的促销或业务活动
假期或休假请求
可能影响客户需求的市场趋势

通过预测未来需求，经理可以主动安排员工，防止临时的人手短缺，并确保员工的工作时间表高效。

步骤4：考虑员工需求

员工时间表应考虑业务需求和员工偏好。感受到需求被认可的员工更可能保持积极性和生产力。在为员工制定时间表时，需考虑：

可用时间和请求的休息时间
工作与生活的平衡考虑
技能水平和工作角色

公平且平衡的时间表提高员工满意度，减少倦怠，并最小化缺勤现象。

步骤5：选择排班方法

选择正确的员工排班方式取决于您的商业模式、员工结构和运营要求。以下是几个需考虑的排班技巧：

固定班次——员工每天工作相同时间（例如，上午9点至下午5点）。适合业务量稳定的公司。
轮班——员工在不同班次之间轮换（早班、晚班、夜班）。在医疗、零售和服务行业普遍。
分段班次——员工一天工作两个不连续的时段（例如，上午8点至中午12点，接着下午4点至晚上8点）。对需求波动的企业很有用。
待命排班——员工需随时准备工作，常见于医疗和紧急服务领域。
灵活的排班——员工根据工作负荷和业务需求选择工作时间。适合远程团队和创意行业。

选择合适的员工排班流程帮助企业优化劳动力成本，同时确保员工排班的高效性。

步骤6：优化高峰时段的班次安排

为了提高生产力，应根据高峰和低谷时段来安排员工。企业应：

在高峰时段派更多员工，以提高服务质量。
在低谷时段减少员工，以避免不必要的劳动力成本。
使用历史数据预测需求波动并相应调整班次。

通过数据驱动的排班方式确保工作完成，优化资源分配，帮助企业高效运作。

步骤7：减少最后时刻的排班变动

突如其来的排班变更会扰乱工作流程并让员工感到沮丧。为防止最后时刻的变更：

鼓励员工提前提交休假申请。
设定换班截止时间，并要求管理层批准。
准备备用员工以应对紧急人手需求。
使用排班软件自动进行最后时刻调整。

通过最小化排班冲突，企业可以保持员工排班的稳定性，并提高员工满意度。

步骤8：确保排班信息随时可得

员工的工作时间表应易于访问，减少混乱和沟通不畅。为提高可访问性：

通过在线门户或移动应用程序共享排班信息。
在休息室或公共区域张贴打印的日程表。
实时通知员工排班更新，以避免误解。

清晰的沟通确保员工掌握工作时间表信息，减少缺勤和排班错误。

步骤9：平衡业务和员工的需求

有效的员工时间表管理需要在业务需求和员工福利之间找到平衡。企业在维持生产力和盈利能力的同时，应考虑员工的偏好，以提升参与度和留任率。平衡业务和员工需求的策略：

在可能的情况下提供灵活的排班，以适应个人承诺。
公平轮班，以防止某些员工过度负担。
实施明确的休假或换班申请政策。
鼓励管理者与员工就排班问题进行开放沟通。

良好的员工时间表平衡提高士气，减少流动率，创造更具积极性的员工队伍。

步骤10：注意影响排班的事件和因素

某些外部因素会影响员工排班的最佳实践，要求企业保持灵活应对。影响排班的常见因素：

公共假日和季节性需求——企业必须为工作量增加或员工可用性减少做好准备。
天气状况——户外工作可能因天气干扰而延迟。
行业趋势——经济变化或客户偏好可以影响人手需求。
意外紧急情况——员工因疾病或家庭紧急情况缺勤需要应急计划。

监测这些因素有助于企业主动调整员工工作时间表，防止人员短缺或效率低下。

步骤11：将时间表分发给员工

一旦员工日程安排完成，企业必须确保每位员工及时收到。分发日程表的最佳实践：

提前发送日程安排，以便员工有时间进行计划。
使用在线排班平台便于更新和访问。
在公共区域张贴实体副本以供参考。
允许员工确认收到以确认他们已查看自己的班次。

让日程安排易于访问有助于有效管理员工日程，同时减少混淆和误解。

步骤12：建立团队沟通策略

强有力的沟通策略可确保员工了解并参与日程更新。改善团队沟通的方法：

使用排班应用程序发送自动班次提醒。
创建专用聊天群组以讨论班次交换或更新。
鼓励反馈，以便及早发现排班问题。
定期举行会议，讨论人员配置的挑战和解决方案。

清晰的沟通提升员工排班效率，防止最后一刻的困惑和冲突。

步骤13：定期评估您的日程和流程

员工排班流程应该定期审核以确保其有效性。企业应分析关键绩效指标，以确定其排班策略是否满足运营和员工的需求。如何评估您的排班流程：

跟踪出勤和准时性——识别缺勤或迟到的模式。
监控工作量分配——确保班次在员工之间公平平衡。
收集员工反馈——询问员工关于排班的挑战和改进建议。
评估客户满意度——确保人员配置水平符合客户服务质量。

通过定期审查和调整日程安排，企业可以提高效率和员工满意度，使排班更能适应不断变化的需求。

步骤14：按需监控和调整

即使是精心策划的员工工作日程也需要随着时间进行调整。企业应保持灵活性，并对不断变化的情况作出响应。监控和调整日程的最佳实践：

使用排班软件实时跟踪员工工时和班次覆盖。
通过在必要时分配额外人员迅速解决人手不足问题。
根据员工表现和工作负荷需求调整班次。
积极主动地解决冲突，防止其升级。

定期监控确保员工排班效率，同时允许管理者制定数据驱动决策以优化员工日程。

步骤15：遵守法律要求

企业在创建员工日程时必须遵守劳动法和法规，以避免法律风险。关键的合规考虑：

最低休息时间——确保员工在班次之间有足够的休息时间。
加班规定——跟踪加班工时并相应补偿员工。
公平排班法律——某些地区要求提前通知班次变更。
工作时间限制——某些行业对最大工作时间有限制。

了解并遵守员工排班的最佳实践可保护企业免受处罚和法律纠纷，同时确保公平的工作条件。

步骤16：使用排班软件

使用自动化可以简化企业的员工排班过程，减少行政工作量，提高准确性。一个排班应用有助于企业：

自动安排班次以匹配员工的可用时间和工作负荷。
向员工提供实时的日程更新。
允许员工在线申请休假和交换班次。
生成关于劳动成本、出勤和表现的报告。

通过实施劳动力自动化，企业可以节省时间，减少调度冲突，并确保员工获得公平和高效的工作日程。

使用排班软件对员工的好处是什么？

投资于排班软件为企业提供了一种结构化且有效的方式来安排员工，减少错误并改善劳动力管理。以下是工作场所使用自动化排班的主要好处。

1. 简化排班

手动排班既耗时又容易出错。排班软件帮助企业高效地为员工制定日程安排：

自动化班次创建和调整。
降低员工重复预订的风险。
让管理人员可以轻松实时更新日程。
提供重复排班模式的模板。

通过企业自动化，管理者可以快速准确地安排员工，确保顺畅的运营。

2. 改善沟通

员工日程安排应便于所有员工获取。调度软件通过以下方式增强沟通：

发送关于班次安排和更改的自动通知。
提供一个中心化平台，员工可以查看日程安排。
支持经理与员工之间的直接沟通以进行班次交换。

通过更好的沟通，员工保持知情和参与，从而减少对工作日程的困惑。

3. 减少日程冲突

当多个员工申请同一时间休假或者班次分配不公平时，会产生冲突。调度软件通过以下方式避免这些问题：

在冲突发生前突出潜在的日程冲突。
允许员工以数字方式提交可用性和休假请求。
提供自动化的冲突解决方案，根据需要调整班次。

这确保了公平的日程安排和平衡的工作负担分配，从而提高员工满意度。

4. 提高效率

一个组织良好的员工日程通过确保适当的员工在适当的时间被指派而提高效率。调度软件通过以下方式提供帮助：

将班次与业务需求和高峰时段对齐。
跟踪员工表现和出勤趋势。
消除造成操作减速的手动日程安排错误。

通过有效安排员工，企业可以提高生产力，降低人工成本。

5. 扩展业务增长

随着企业扩展，手动管理员工日程变得不可持续。劳动力自动化通过以下方式帮助扩大运营：

高效管理更大的团队和多个地点。
与薪资和人力资源软件集成简化劳动力管理。
允许灵活的班次结构以适应业务增长。

通过最佳的方式安排员工班次，企业可以在维持有效员工日程安排的同时进行扩展。

使用Shifton优化排班

Shifton是一款强大的员工排班解决方案，旨在帮助企业管理员工日程，优化班次规划，简化劳动力自动化。无论您需要有效地安排员工，减少冲突，或提高班次可见性，Shifton均提供适合的工具以实现业务自动化和员工日程管理。

Shifton在员工排班方面的关键特性

自动化班次安排 - 只需几下点击即可为员工创建高效的工作日程。
员工可用性跟踪 - 通过班次与员工可用性匹配防止排班冲突。
实时日程更新 - 立即通知员工任何班次更改或更新。
班次交换和休假管理 - 允许员工以数字方式交换班次和申请休假。
薪资和时间跟踪集成 - 将工作时间与薪资系统同步以准确处理工资。
多地点排班 - 管理多个分支或地点的员工日程。

Shifton如何帮助企业有效安排员工

Shifton旨在简化员工排班流程，确保企业能够：

快速准确地为员工制定日程。
减少最后一刻的更改并确保可靠的班次覆盖。
通过提供公平和透明的排班提高员工参与度。
节省手动排班的时间，专注于业务增长。
通过自动化排班规则确保遵循劳动法。

为何选择Shifton进行劳动力自动化？

Shifton的直观界面和自动化工具使其成为各种规模企业为员工安排班次的最佳选择之一。通过实施Shifton，公司可以：

通过自动化班次分配减少排班错误。
通过将工作日程与业务需求对齐提高效率。
在保持操作一致性的同时增强员工灵活性。

通过使用Shifton的员工排班软件，企业可以有效管理员工日程，减少冲突，并优化班次规划以实现长期成功。

员工排班的最终思考

有效的员工排班对维护生产力、确保公平的工作分配和优化业务运营至关重要。通过遵循这16个步骤，企业可以有效地安排员工，减少冲突，提高劳动力满意度。关键要点：

通过分析业务需求、高峰时段和员工可用性来提前规划。
使用数据驱动的排班来匹配人员配置与需求。
通过考虑员工偏好和法律要求确保公平性。
通过使日程容易获取提高沟通。
利用像Shifton这样的排班软件来自动化班次规划，减少错误，提高效率。

一个结构合理的员工工作计划不仅有利于企业，也能提升员工的参与度和保留率。通过投资于劳动力自动化，公司可以简化运营，将重心放在增长上，而不是行政任务。有了正确的员工排班技术和工具，企业可以节省时间，降低成本，打造更高效的工作环境。今天就开始优化您的员工排班，打造一个更强大、更有生产力的团队吧！