Kľúčové techniky efektívnej komunikácie so zamestnancami

Vzťahy medzi zamestnávateľom a zamestnancami sú základom formovania mikroklímy v akejkoľvek organizácii. Mnohí riaditelia sa nedokážu naučiť princípy efektívnej komunikácie so zamestnancami a veria, že komunikačné schopnosti majú prirodzene dané. Nezabúdajme však, že žijeme v neustále sa meniacich a dynamických časoch. Moderný trh práce je plný sebavedomých a konkurencieschopných zástupcov rôznych profesií. V minulosti sa od zamestnancov očakávalo, že mlčky znášajú nevyprovokovanú agresiu, zaujatosť, tresty a napomenutia. Dnes sa aj menej kvalifikovaní pracovníci správajú s rešpektom a menia zamestnanie podľa vlastnej vôle, bez strachu, že by boli na trhu práce nežiaduci. Mnohí skúsení zamestnávatelia vedia, aké ťažké je nájsť kvalifikovaných, čestných a lojálnych zamestnancov. Preto zohráva dobre nastavená organizačná komunikácia v každej firme dôležitú úlohu. Aby firma fungovala ako hodinky, musia byť zamestnanci aj zamestnávatelia ochotní robiť kompromisy a zvažovať každé vyslovené aj vypočuté slovo, pričom si zároveň zachovávajú istú mieru zdvorilosti. Skúsme zistiť, aké sú správne spôsoby komunikácie so zamestnancami a aké opatrenia treba zaviesť, aby sa váš tím stal najefektívnejšou pracovnou silou, akú ste kedy mali možnosť viesť.

Najčastejšie používané techniky vnútornej komunikácie

Byť vedúcim firmy nie je tá najjednoduchšia vec. Finančná zodpovednosť aj samotní zamestnanci patria do oblasti vašej zodpovednosti. Vedúci firmy musí byť rozvážny, flexibilný, neustále zvažovať svoje rozhodnutia a poznať správne spôsoby delegovania právomocí. Existuje množstvo seminárov, webinárov a školení o vedení tímov, kde môžete získať potrebné vedomosti a zručnosti. Každý zamestnávateľ, ktorý si sám seba váži, by mal absolvovať aspoň jeden z týchto seminárov, aby sledoval najnovšie trendy v nábore a riadení personálu. Rovnako musíte pracovať na svojom vlastnom štýle riadenia zamestnancov.

Vo všeobecnosti existuje niekoľko techník vnútornej komunikácie, ktoré sa preberajú na rôznych odborných školeniach:

• Autoritárska. Všetky dôležité rozhodnutia prijíma výhradne zamestnávateľ. Zavádza sa prísna systémová kontrola nad plnením všetkých úloh. Pri tomto štýle riadenia sú všetky iniciatívy a individualita silno potláčané.

• Anarchistická. Zamestnávateľ sa snaží čo najviac vyhýbať každodennému chodu firmy a zamestnancov, necháva veci úplne voľnému priebehu a pritom sa vzdáva akejkoľvek zodpovednosti za výsledky.

• Demokratická. Zamestnávateľ sa snaží zvýšiť úlohu zamestnancov pri rozhodovaní, umožňuje im vyjadriť svoj názor a samostatne prijímať menej dôležité rozhodnutia. Okrem toho sa pravidelne diskutuje o všetkých nových riešeniach, kolektívnych cieľoch a cieľoch firmy, pričom každý zamestnanec má právo hlasovať.

Okrem toho môžu zamestnávatelia pri riadení zamestnancov využiť aj spoločnú tvorivosť. Podstatou tohto štýlu je dosahovanie pozitívnych výsledkov, stanovených cieľov a úloh spoločným úsilím zamestnancov a zamestnávateľa.

Každá z týchto metód je svojím spôsobom dobrá a vhodná za určitých okolností. Autoritársky prístup prináša do istej miery slušné výsledky vďaka neustálej kontrole, no dá sa použiť len v kritických situáciách. Demokratickú metódu je možné uplatniť vtedy, keď je vedúci firmy veľmi inteligentný a dobre ovláda vodcovské schopnosti. Bez toho je prakticky nemožné dosiahnuť dobrý výsledok pomocou demokratickej techniky vnútornej komunikácie.

Skúsený majiteľ firmy musí mať určitú mieru predvídavosti. V prvom rade musí analyzovať správanie a osobnostné charakteristiky všetkých členov tímu, určiť potenciál každého zamestnanca, predvídať možnosť vzniku rôznych situácií. Všetky tieto faktory treba zohľadniť pri hľadaní správneho štýlu organizačnej komunikácie.

Spätná väzba je cenná zručnosť pri komunikácii so zamestnancami

Schopnosť nastaviť správnu spätnú väzbu sa už dlho považuje za jednu z najdôležitejších komunikačných zručností potrebných pre efektívnu komunikáciu so zamestnancami zo strany vedúcich firmy. Aj mladí a skúsení generálni riaditelia musia vedieť so zamestnancami hovoriť, objasniť prípadné nezrovnalosti, pochváliť alebo upozorniť na veci, ktoré by sa dali zlepšiť, primerane delegovať úlohy, poradiť pri rôznych úlohách. Komunikácia s členmi personálu by nemala byť pre generálneho riaditeľa problém. Vedúci firmy musí byť schopný nadviazať kontakt s každým zamestnancom, aj s tými najtvrdohlavejšími a najnáročnejšími, keďže správna spätná väzba je základom vzájomne prospešnej komunikácie. Na prvý pohľad sa zdá, že najjednoduchšia vec je pozvať zamestnanca na rozhovor o veciach, s ktorými máte problém. Ukazuje sa, že to vôbec nie je také jednoduché. Väčšina psychologických a sociologických výskumov, ktoré vykonali stovky firiem po celom svete, ukázala, že spätná väzba je najproblematickejšou časťou vzťahu medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Mnohí zamestnanci sa cítia v strese pri zle vedených rozhovoroch so svojimi nadriadenými z očí do očí a pri absencii riadne nastaveného procesu spätnej väzby. Boja sa vyjadriť svoj názor, cítia sa podceňovaní, nehodnotní a ponížení. Neexistujúci alebo zle nastavený systém spätnej väzby dezorientuje zamestnancov v organizácii a znižuje ich chuť dosahovať spoločný cieľ. Talentovaný a rozvážny generálny riaditeľ musí pochopiť, že spätná väzba je dobrý nástroj, ktorý umožňuje:

• Napraviť správanie zamestnanca v tíme

• Nasmerovať zamestnanca k rastu a rozvoju v konkrétnom oddelení

• Vyjadriť vďačnosť a zdôrazniť dôležitosť zamestnanca

• Motivovať zamestnancov k novým úspechom

• Určiť dôvod nevhodného správania zamestnanca

Pozrime sa teraz na niektoré techniky vnútornej komunikácie, ktoré vám pomôžu nastaviť správny systém spätnej väzby. Ak sa nimi budete riadiť, budete môcť ľahko komunikovať so svojimi zamestnancami.

Pravidlo č. 1: Buďte konkrétni ohľadom cieľov

Pred stretnutím so zamestnancom si ujasnite, aký cieľ sledujete, a zapíšte si ho na papier. Opýtajte sa sami seba: „Čo chcem dosiahnuť počas tohto stretnutia?“ Tým si rozhovor uľahčíte.

Pravidlo č. 2: Majte na rozhovory správny čas a miesto

Je veľmi dôležité, aby ste sa pri rozhovore so zamestnancom sústredili len na nedávne udalosti. Najlepšie je kontaktovať zamestnanca a prediskutovať udalosť, ktorá sa stala nedávno. Nemá zmysel pripomínať situáciu, keď meškal do práce pred tromi rokmi, ak meškal minulý týždeň. Keď ste videli, že niektorí zamestnanci mali včera alebo pred pár dňami problémy s projektom, je čas túto vec prediskutovať a poskytnúť pár rád.

Pravidlo č. 3: Zapájajte zamestnancov do diskusií

Všetci zamestnanci vo všetkých firmách chcú byť potrební, dôležití a vypočutí. Nechajte svojich zamestnancov vyjadriť svoje myšlienky. Po prvé, je to dobrý spôsob, ako podporiť pracovnú nezávislosť a zodpovednosť za rozhodnutia, ktoré počas diskusie prijmete. Po druhé, tým, že personálu odopriete právo vyjadriť svoj názor, môžete sami seba pripraviť o užitočné informácie a dokonca sa ocitnúť v nepríjemnej situácii. Takisto sa môžete dozvedieť o skutočnom potenciáli, ktorý má konkrétny zamestnanec, získať niekoľko dobrých nápadov a dokonca nadobudnúť nové skúsenosti.

Pravidlo č. 4: Chváľte verejne, kritizujte súkromne

Toto je veľmi dôležité pravidlo! Existuje na to množstvo dôvodov. Verejná kritika poníža a hlboko demotivuje zamestnancov. Nemôže existovať správna komunikácia, ak si vedúci firmy dovolí verejne kritizovať zamestnancov s náznakom výsmechu. Uvedomte si, že ak to urobíte niektorým zamestnancom, urobíte to aj iným pracovníkom, čo vás okamžite dostane na ich zlú stranu. Pochvala by mala byť vyslovená úprimne, či už verejne, alebo súkromne.

Pravidlo č. 5: Prediskutujte udalosti a činy

Nie je prípustné, aby sa to stalo osobným a aby sa na ľudí lepili nálepky za akýchkoľvek okolností. Keď hovoríte so svojimi zamestnancami tak súkromne, ako aj kolektívne, diskutujte iba o udalostiach a činoch, nie o samotných pracovníkoch. Je veľmi ľahké nalepiť niekomu nálepku alebo niekoho uraziť, no môže trvať mesiace či roky, kým sa komunikácia v tíme opäť obnoví.

Spôsob, akým komunikujete so svojimi zamestnancami, a to, aký komunikačný štýl používate, závisí len od vás. Môžete ignorovať naše rady a nenastaviť si spätnú väzbu so zamestnancami, no vaša kariéra tak bude veľmi krátka. Ako generálny riaditeľ musíte pochopiť jednu jednoduchú vec: vy aj vaši zamestnanci sa musíte zamerať na dosahovanie spoločných cieľov a úloh, ako aj na vytváranie čo najpríjemnejšej tímovej atmosféry. Veľa šťastia, milí zamestnávatelia. Nevzdávajte sa zlepšovania svojich zručností a dosiahnete všetko!

Daria Oleshko

Manažérka zákaznického úspechu v spoločnosti Shifton s rozsiahlymi skúsenosťami v riadení pracovnej sily a riadení terénnych služieb.