Mọi người đôi khi đều có lỗi khi trì hoãn các nhiệm vụ quan trọng. Mọi người thường tin rằng họ có thời gian không giới hạn để làm việc. Hạn chót đến gần, trong khi các nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành. Việc trì hoãn kinh niên có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng: từ bị la mắng đến mất việc. Vì thế, đây là một vài lời khuyên về cách ngừng trì hoãn.

Đối mặt với trì hoãn bắt đầu từ việc tìm ra gốc rễ của vấn đề

Ai cũng có thể bị áp đảo bởi khối lượng công việc. Đầu tiên, bạn phải chọn một nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu. Trước khi bắt đầu, hãy hiểu nguyên nhân của việc trì hoãn. Có thể, bạn sợ thực hiện nhiệm vụ sai hoặc bối rối về nó. Đừng ngại hỏi sự giúp đỡ từ đồng nghiệp của bạn.

Hôm nay là một ngày tốt để bắt đầu

Nếu bạn không biết làm thế nào để đánh bại sự trì hoãn, giải pháp tốt nhất là bắt đầu làm việc ngay lập tức. Nếu một nhiệm vụ có vẻ quá phức tạp và bạn nghĩ rằng bạn sẽ không có thời gian để thực hiện nó, hãy thử làm theo. Nghĩ về một nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành trong 5 phút và làm nó. Sau đó, đặt đồng hồ đếm ngược và cố gắng làm việc với nhiệm vụ phức tạp đó trong 5 phút. Nếu bạn bắt đầu làm điều gì đó, bạn có nhiều khả năng để hoàn thành nó, vì bạn có xu hướng nhớ đến những nhiệm vụ chưa hoàn thành. Bằng cách đó, khả năng của bạn để đánh bại trì hoãn tăng lên.

Chia giờ làm việc thành từng khối

Loại bỏ tất cả những sự phân tâm và tập trung vào công việc của bạn. Chúng tôi đề nghị bạn chia một giờ làm việc thành các khoảng 20 phút và nghỉ ngắn giữa chúng. Não bộ hoạt động theo chu kỳ với các khoảng thời gian cao và thấp của hoạt động. Để đạt được đỉnh năng suất, một người phải nhận thức được những dao động đó, cân bằng thời gian làm việc và nghỉ ngơi một cách tôn trọng.

Đặt cược

Một cách khác để cải thiện năng suất của bạn là đặt cược với một người bạn. Chọn thời gian và ngày tháng làm hạn chót cho nhiệm vụ của bạn. Tiếp theo, đề nghị bạn của bạn một chút tiền, cà phê hoặc bữa trưa nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Điều này sẽ tạo thêm động lực.

Nghĩ tích cực về những lần trì hoãn trước đây

Cố gắng không quá khắt khe với bản thân với những trường hợp trì hoãn trước đó. Vấn đề này thường xảy ra với những người cầu toàn và những người sợ thất bại. Hãy duy trì sự tích cực và đừng để những suy nghĩ tiêu cực xâm nhập vào tâm trí bạn.

Chúng tôi hy vọng rằng bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn thoát khỏi cái bẫy trì hoãn.

Những thay đổi lặp đi lặp lại trong kế hoạch công việc liên tục làm xáo trộn danh sách các ưu tiên. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực trong năng suất và tiến độ của nhóm, quản lý thời gian không hợp lý và lỡ hạn chót. Có cách nào để kiểm soát mọi thứ và có đủ thời gian cho tất cả không?

Cách tốt nhất để ưu tiên công việc là viết chúng ra

Để bắt đầu, bạn cần lập kế hoạch cho tương lai gần bằng cách tạo một danh sách chi tiết tất cả các nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành của chúng trong một ngày, một tuần hoặc một tháng. Thay vì cố gắng ghi nhớ hết mọi thứ, bạn nên bắt đầu một cuốn nhật ký công việc và viết ra tất cả các nhiệm vụ của mình. Mẹo tâm lý này nhấn mạnh tầm quan trọng của công việc của bạn.

Tổ chức mọi thứ

Khi bạn đã lập danh sách nhiệm vụ, bạn có thể nhận thấy sự tương đồng giữa chúng. Điều này không có gì ngạc nhiên vì hầu hết các nhiệm vụ có thể được chia thành ba loại: đơn lẻ, lặp lại và dự án.

1. Đơn lẻ
   Nếu bạn nhận được một nhiệm vụ lẻ, tốt nhất là làm ngay vào ngày mai. Lập danh sách các công việc nhỏ và gạch ngang một số nhiệm vụ mỗi ngày. Trước khi bạn quyết định nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy xem xét mức độ khẩn cấp của chúng và thời gian bạn cần để hoàn thành. Mục tiêu của bạn là hoàn tất công việc trong ca làm việc. Nếu bạn không có thời gian, hãy làm nhiệm vụ đó vào ngày mai. Lưu ý rằng phương pháp này không áp dụng cho các nhiệm vụ cần làm ngay.
2. Lặp lại
   Bạn không cần phải viết ra tất cả những việc phải làm hàng ngày. Ví dụ, nếu bạn chia sẻ bài viết trên mạng xã hội hoặc chịu trách nhiệm về các chiến dịch email. Dù vậy, một lịch trình nên được lập cho những công việc gắn liền với những giờ và ngày cụ thể. Điều này sẽ đơn giản hóa đáng kể việc sắp xếp ưu tiên công việc.
3. Dự án
   Dự án là những nhiệm vụ khó hoàn thành hơn các nhiệm vụ đơn giản. Hãy làm việc với chúng càng lâu càng tốt, nhưng đừng cố gắng đảm nhận nhiều dự án cùng một lúc. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo danh sách các dự án và chọn ra dự án cấp bách và quan trọng nhất. Đừng nhận dự án mới mà chưa hoàn thành dự án trước đó.

Nhiệm vụ quan trọng đến trước

Tạo danh sách theo thứ tự chữ cái hoặc số sẽ không hiệu quả. Mục tiêu của bạn không phải là làm theo danh sách một cách mù quáng, mà cần chú ý vào những nhiệm vụ ưu tiên cao. Những việc còn lại có thể làm theo thứ tự mà bạn cho là cần thiết.

Theo thời gian, bạn sẽ học cách chọn công việc có mức độ ưu tiên cao nhất và không để chúng trở thành vấn đề. Nếu bạn tuân theo những quy tắc này, bạn sẽ không tin là quy trình làm việc có thể trở nên nhanh chóng thế nào.

Khó khăn trong lập lịch và giải pháp

Nếu bạn là quản lý phụ trách lịch trình làm việc của công ty và đang đọc bài viết này, thì rất có thể bạn đang gặp các vấn đề trong việc lập lịch ca cho nhân viên.

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy ba vấn đề phổ biến nhất phát sinh trong quá trình lên lịch làm việc và các giải pháp tốt nhất cho chúng. Bắt đầu thực hiện ngay hôm nay!

Vấn đề số 1: Lên lịch vào phút cuối

Để việc lập lịch ca làm việc đến phút cuối không phải là ý tưởng hay. Người quản lý cần đảm bảo rằng lịch ca làm việc có sẵn sớm nhất có thể để nhân viên có thể lên kế hoạch cá nhân trong tháng. Nếu không, nhiều nhân viên sẽ phải lựa chọn giữa những vấn đề cá nhân và công việc.

Giải pháp:

Lên kế hoạch lịch trình trước để tạo cơ hội cho tất cả nhân viên xem xét lịch trình và thay đổi nếu cần thiết. Nhiều mẫu của dịch vụ trực tuyến Shifton cho phép bạn thực hiện điều này chỉ trong vài phút!

Vấn đề số 2: Phân bố ca không đồng đều

Khi thực hiện thay đổi vào lịch trình theo cách thủ công, bất kỳ người quản lý nào cũng có thể bỏ sót một sai sót trong phân phối ca làm việc. Kết quả là, có thể xảy ra tình trạng một số nhân viên không làm việc đủ giờ qui định, trong khi người khác lại làm việc quá giờ, điều này có thể dẫn đến vi phạm không tự nguyện luật lao động.

Giải pháp:

Để tránh tình huống này, hãy sử dụng Shifton, một dịch vụ tự động hóa để lập lịch làm việc và ca làm việc. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ không có lý do nào để trách móc người quản lý về sự bất cẩn và cẩu thả!

Vấn đề số 3: Thiếu công cụ hiện đại

Các nhà quản lý vẫn sử dụng bút và giấy để tạo lịch công ty không chỉ khiến cuộc sống của họ khó khăn hơn, mà họ còn dễ mắc lỗi hơn. Ngoài ra, khối lượng cuộc gọi và tin nhắn khổng lồ trên điện thoại cá nhân của các giám đốc và nhân viên cũng tốn nhiều thời gian, dẫn đến thiếu sự phân biệt giữa công việc và cuộc sống.

Giải pháp:

Với phần mềm dễ sử dụng như Shifton, bạn có thể đơn giản hóa đáng kể việc lập lịch nhân viên và giao tiếp trong công ty. Hơn nữa, thông báo đến phiên bản di động của ứng dụng trực tuyến gần như ngay lập tức, và nhân viên có thể tự mình đổi ca làm việc, giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho các nhà quản lý.

Bằng cách tự động hóa việc lập lịch nhân viên với dịch vụ trực tuyến Shifton, bạn có thể đạt được kết quả nhất quán, giảm lỗi, cắt giảm chi phí, và tăng năng suất cùng sự hài lòng tổng thể của nhân viên.

Nếu bạn chưa sử dụng Shifton cho doanh nghiệp của mình thì bây giờ là lúc để bắt đầu! Đăng ký và thử tất cả các tính năng của ứng dụng trực tuyến miễn phí trong suốt thời gian dùng thử!

Cách cải thiện hiệu suất của nhân viên trung tâm cuộc gọi

Hầu hết các quản lý trung tâm cuộc gọi sử dụng các phương pháp tiêu chuẩn để động viên nhân viên và đạt được mục tiêu của mình (chẳng hạn như tiền thưởng, trợ cấp và phúc lợi). Nhưng nếu bạn thực sự muốn phát triển công ty của mình, bạn nên thử các giải pháp mới để cải thiện năng suất của các tổng đài viên.

Dưới đây là 5 ý tưởng thú vị sẽ giúp bạn tăng hiệu suất của nhân viên trung tâm cuộc gọi ít nhất 10%.

1. Phiếu 15 phút

Có tổng đài viên nào từ chối rời khỏi công việc sớm 15 phút mà vẫn nhận đủ lương không?

Nhiều trung tâm cuộc gọi cố gắng khuyến khích nhân viên của mình bằng các phần thưởng khác nhau (như quà ngọt hoặc vé xem phim). Tuy nhiên, trong mọi công ty, luôn có những nhân viên không thích đồ ngọt và thích rạp hát hơn. Nhưng hầu như ai cũng muốn rời nơi làm việc sớm!

Phiếu 15 phút dành cho những nhân viên trung tâm cuộc gọi làm việc hiệu quả nhất có thể là một động lực tuyệt vời để làm việc tốt hơn. Giải pháp này cho phép bạn động viên hầu hết mọi tổng đài viên.

2. Thu thập lời cảm ơn

Nhiều tổng đài viên bực bội vì trong khi tất cả khiếu nại của khách hàng đều được đăng ký, chính thức hóa và chuyển lên quản lý, thì những lời khen ngợi và cảm ơn thường không được ghi lại.

Trong khi đó, thu thập và trình bày phản hồi từ khách hàng biết ơn có thể tăng đáng kể động lực của nhân viên trung tâm cuộc gọi. Hãy thử gửi các tin nhắn cảm ơn đã ghi lại trong tuần trước một lần mỗi tuần tới các tổng đài viên đã duy trì chúng.

Đây là cơ hội tuyệt vời cho tất cả các nhân viên khác để hiểu công việc của họ quan trọng như thế nào. Và những nhân viên nhận được lời cảm ơn sẽ cảm thấy họ có giá trị thế nào đối với công ty.

3. Cuộc gọi của tháng

Những cuộc gọi khó khăn nhất từ những khách hàng “khó tính” cũng không nên bị bỏ qua.

Thật tốt nếu trung tâm cuộc gọi của bạn thực hiện phân tích ghi âm cuộc gọi hàng tháng. Trong trường hợp này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng chọn ra cuộc gọi của tháng bằng cách thu thập phản hồi từ các quản lý và giám sát viên.

Khi đã tìm thấy một ví dụ điển hình của một tình huống đặc biệt khó khăn hoặc căng thẳng diễn ra trong một cuộc gọi, bạn có thể tìm kiếm các chiến lược hành vi thành công nhất cho những tình huống đó. Một phân tích như vậy không chỉ là sự công nhận thành công cho nhân viên điều khiển cuộc gọi anh hùng mà còn là động lực bổ sung cho các nhân viên thành công quản lý các cuộc gọi như vậy.

4. Sự hăng hái ban ngày

Không có gì bí mật rằng giữa buổi chiều và cuối ngày làm việc, thường xảy ra giảm năng suất khá đáng kể. Nhưng chúng tôi có thể cung cấp cho bạn một cách nhanh chóng và đơn giản để tránh điều đó!

Hãy thử yêu cầu nhân viên trung tâm cuộc gọi đứng dậy, không ngồi xuống, trong một giờ sau bữa trưa! Phương pháp này tránh được sự giảm hoạt động và làm giọng nói của các tổng đài viên nghe năng động và thu hút hơn.

Tất nhiên, sự đổi mới như vậy nên được thực hiện hoàn toàn trên cơ sở tự nguyện. Ngoài ra, nhân viên có khuyết tật hoặc đau lưng, v.v., nên được cảnh báo về các vấn đề sức khỏe có thể xảy ra.

5. Linh hoạt trong lịch trình

Thách thức lâu dài cho các quản lý trung tâm cuộc gọi là đảm bảo đủ số lượng nhân viên làm việc trên một dự án nhất định. Sau tất cả, thiếu hụt tổng đài viên ảnh hưởng đáng kể đến điều kiện làm việc của toàn bộ đội ngũ và tất nhiên, làm giảm hiệu suất.

Một quản lý có năng lực luôn cố gắng đáp ứng các yêu cầu của nhân viên cần thay đổi trong lịch trình. Ví dụ, nhiều phụ huynh sẽ muốn nghỉ phép trong kỳ nghỉ học, và sinh viên sẽ muốn có thời gian nghỉ trong kỳ thi cao đẳng.

Chỉ có một công cụ thiết kế lịch làm việc tốt mới cho phép bạn tạo ra lịch trình trung tâm cuộc gọi đáp ứng nhu cầu của tất cả nhân viên. Điều này sẽ giúp quản lý đạt được mục tiêu của mình và mang lại lợi ích tài chính cho công ty trong dài hạn.

Làm thế nào để tính đến các vấn đề cá nhân của từng nhân viên mà đồng thời tuân thủ tất cả các yêu cầu của luật lao động? Chúng tôi có giải pháp!

Kết luận

Dịch vụ trực tuyến Shifton sẽ giúp bạn nhanh chóng và hiệu quả tạo, chỉnh sửa lịch làm việc của công ty và lịch của nhân viên bằng các mẫu tiện lợi, cũng như xác nhận yêu cầu nghỉ phép hoặc ốm với một cú nhấp chuột. Ngoài ra, tổng đài viên có thể tự đổi ca, điều này làm giảm gánh nặng cho các quản lý trung tâm cuộc gọi.

Nếu bạn chưa sử dụng Shifton cho doanh nghiệp của mình, thì đã đến lúc bắt đầu! Đăng ký và thử tất cả các tính năng của ứng dụng trực tuyến miễn phí trong suốt thời gian dùng thử!

Top 5 Phần Mềm Trung Tâm Gọi Điện Toán Đám Mây Năm 2021-2022

Chìa khóa cho dịch vụ khách hàng hiệu quả không chỉ là những nhân viên được đào tạo tốt mà còn là phần mềm trung tâm cuộc gọi chất lượng. Công nghệ hiện đại giúp tự động hóa các quy trình hoạt động và kinh doanh trong một trung tâm cuộc gọi, cũng như tăng năng suất của nhân viên.

Nhiệm vụ chính của phần mềm cho bất kỳ trung tâm cuộc gọi nào là tự động hóa và tăng hiệu quả của các quy trình hoạt động: phân phối cuộc gọi, điền thông tin khách hàng, định tuyến, v.v.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh cũng rất quan trọng: khả năng giám sát hiệu suất của các nhân viên nói riêng và các phòng ban nói chung, phân tích các chỉ số hiệu suất chính và theo dõi hoạt động của trung tâm cuộc gọi theo thời gian thực.

Khi chọn phần mềm trung tâm cuộc gọi, bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng của mình bằng cách sử dụng phần mềm dựa trên đám mây. Đây là những lợi ích chính của giải pháp này:

• Quản lý dịch vụ khách hàng tốt hơn
• Cải thiện báo cáo
• Tăng cường hiệu quả
• Thu thập dữ liệu tập trung
• Giảm chi phí
• Tăng doanh số bán hàng và sự hài lòng của khách hàng
• Tăng cường bảo mật dữ liệu
• Hỗ trợ đa kênh

5 Chương Trình Trung Tâm Gọi Điện Toán Đám Mây Tốt Nhất Năm 2021-2022

1. Shifton
   Việc lập lịch thủ công cho các ca làm việc của nhân viên mất quá nhiều thời gian và công sức của quản lý trung tâm cuộc gọi. Ứng dụng trực tuyến Shifton tối ưu hóa các hoạt động lập lịch hàng ngày, giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng cường sự gắn kết của nhân viên nhằm cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể. Dịch vụ đám mây Shifton là lý tưởng cho việc lập lịch ca làm việc trong một trung tâm cuộc gọi. Chức năng của ứng dụng cho phép các nhà quản lý tạo lịch làm việc tối ưu, dễ dàng lập lịch ca và phân phối công việc giữa các nhân viên. Ngoài ra, nhân viên có thể tự điều chỉnh lịch làm việc của mình bằng cách đổi ca (với sự xác nhận của quản lý nếu cần thiết). Shifton giúp bạn tạo ra một lịch trình cân đối tối ưu đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của trung tâm cuộc gọi.

2. CloudTalk
   Phần mềm sáng tạo dựa trên đám mây này cung cấp một số công cụ độc đáo cho các trung tâm cuộc gọi. Tính năng xếp hàng chờ cuộc gọi tùy chỉnh loại bỏ việc chuyển cuộc gọi, giúp nhóm bán hàng chốt được nhiều thương vụ hơn bằng cách tự động hóa quy trình gọi điện. CloudTalk cũng duhàngng duy trì mức độ hài lòng của khách hàng cao qua các tùy chọn định tuyến cuộc gọi thông minh, Click-to-Call và IVR. CloudTalk cho phép bạn thiết lập trung tâm cuộc gọi trực tuyến với tất cả các thiết bị có sẵn từ bất kỳ đâu trên thế giới đồng thời duy trì sự hiện diện địa phương với số điện thoại địa phương. Ngoài ra, phần mềm trung tâm cuộc gọi này còn cung cấp hàng trăm tích hợp với CRM, thương mại điện tử, hỗ trợ kỹ thuật, giỏ hàng mua sắm, Zapier và API.
3. Avaya
   Avaya Contact Center là giải pháp tự động hóa đám mây hoặc kết hợp cho các ứng dụng vào và ra cho giọng nói, video, email và trò chuyện nhóm. Hệ thống giao tiếp đa kênh hợp nhất cho phép các nhóm nhân viên từ xa xử lý cuộc gọi từ bất kỳ đâu. Avaya Contact Center cũng cung cấp các tính năng ghi hình màn hình, đào tạo và quản lý chất lượng cuộc gọi, cũng như báo cáo và thống kê thời gian thực cho bất kỳ khoảng thời gian được lựa chọn nào. Ngoài ra, phần mềm trung tâm cuộc gọi dựa trên đám mây này còn cung cấp tính năng ghi âm tương tác, phân tích giọng nói và lập lịch tự động.

4. MyOperator
   Phần mềm trung tâm cuộc gọi MyOperator cho phép bạn quản lý nhiều cuộc gọi mà không mất quá nhiều thời gian và công sức. Lợi ích của việc sử dụng giải pháp phần mềm trung tâm cuộc gọi này là nó có các tính năng sáng tạo như thêm nhạc chờ và khả năng ghi chú trong khi đang trò chuyện với khách hàng. MyOperator là một dịch vụ đám mây dễ sử dụng có cung cấp tích hợp API. Mục đích chính của nó là ghi âm, chuyển tiếp, chuyển và theo dõi các cuộc gọi. Tuy nhiên, bạn cũng có thể xuất dữ liệu nhật ký cuộc gọi để phân tích hiệu suất nếu cần.

5. Dialpad
   Dialpad là ứng dụng web giúp bạn nâng tầm giao tiếp doanh nghiệp của mình. Nó cho phép bạn giao tiếp với khách hàng, nhân viên và các doanh nghiệp khác một cách dễ dàng tối ưu, làm cho việc giao tiếp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn. Cho dù đó là giao tiếp dựa trên giọng nói hay tin nhắn văn bản, Dialpad đều có những giải pháp tuyệt vời cho tất cả. Nó đưa giao tiếp của bạn lên một tầm cao mới để bạn cũng có thể tận hưởng thời gian khi nói chuyện với khách hàng của mình.

Kết Luận

Phần mềm trung tâm gọi điện toán đám mây phù hợp giúp cải thiện hiệu suất, năng suất và dịch vụ khách hàng. Chúng tôi chọn dịch vụ trực tuyến Shifton vì đây là ứng dụng hoàn hảo cho quản lý trung tâm cuộc gọi hiệu quả.

Nếu bạn chưa sử dụng Shifton cho doanh nghiệp của mình, thì đây là lúc để bắt đầu! Đăng ký và thử tất cả các tính năng của ứng dụng trực tuyến trong vòng 2 tháng miễn phí!

Cách Shifton bổ sung báo cáo cho trung tâm cuộc gọi

Telemarketing và phân tích thống kê là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong một trung tâm cuộc gọi. Các chỉ số như số lượng và thời gian các cuộc gọi đã xử lý, thời gian chờ trung bình cho phản hồi của khách hàng, KPIs của các nhà điều hành, v.v., có thể được đo lường đầy đủ và hiệu quả của nhân viên có thể được đánh giá rất nhanh.

Đo lường hiệu suất trung tâm cuộc gọi

Khi hoạt động telemarketing bị giới hạn ở một hoặc hai nhân viên, phân tích hoạt động khá đơn giản và có thể giới hạn ở việc theo dõi 2-3 chỉ số. Điều này là đủ cho việc quản lý hiệu quả một chiến dịch quảng cáo.

Mặt khác, khi các dự án telemarketing mở rộng, luôn tốt khi biết một phạm vi rộng hơn của các chỉ số giúp quản lý hiệu suất trung tâm cuộc gọi. Chúng làm cho việc xác định các yếu tố có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến kết quả của chiến dịch trở nên dễ dàng hơn.

Có thể có nhiều yếu tố, sau đây là một số ví dụ: cơ sở dữ liệu liên hệ không chính xác, đội ngũ không được đào tạo tốt, lịch làm việc không được sắp xếp hợp lý cho nhân viên vào những giờ nhất định, sự cố thiết bị, v.v.

Các biện pháp được thiết kế và tính toán chính xác có thể giúp xác định các khu vực cần cải tiến. Thống kê được nhận đúng thời điểm có thể giúp trong việc này.

Báo cáo thống kê trung tâm cuộc gọi

Khi đánh giá công việc của trung tâm cuộc gọi, cần chú ý không chỉ đến các báo cáo về các khách hàng tiềm năng đã hoàn thành mà còn đến các chỉ số báo cáo khác — số lượng cuộc gọi đã xử lý, thời lượng của chúng và mức dịch vụ.

Sau khi phân tích báo cáo cho mỗi cuộc gọi, thực tế một cuộc nghiên cứu tiếp thị nhỏ sẽ được nhận. Điều này giúp hiểu nhiều về khách hàng — họ thích gì, họ sử dụng những công ty cạnh tranh nào, và như vậy.

Một chỉ số quan trọng khác là thời gian chờ của khách hàng trên đường dây. Trong những ngày cao điểm của đội ngũ trung tâm cuộc gọi, sự chậm trễ trong việc xử lý các cuộc gọi đến có thể gián tiếp ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng, và vì lý do này, họ có thể chọn các đối thủ cạnh tranh. Kết quả là, công ty mà trung tâm cuộc gọi này cung cấp dịch vụ sẽ nhận ít lợi nhuận tiềm năng hơn, điều này có nghĩa là sẽ gặp tổn thất.

Shifton có thể giúp trong trường hợp này như thế nào?

Dựa trên thông tin về các ca làm việc và nghỉ ngơi, Shifton cung cấp các báo cáo chi tiết về nhiều dự án hoặc một nhân viên cụ thể ở mức chi tiết nhất. Việc báo cáo như vậy, kết hợp với thông tin thống kê khác, cho phép bạn xác định các ngày cao điểm và cấu hình tối ưu cho các ca làm việc và số lượng nhà điều hành trên mỗi ca.

Shifton cũng cung cấp một tùy chọn bảng lương có thể được sử dụng để dự đoán chi phí của trung tâm cuộc gọi. Tính năng này sẽ giúp bạn tránh việc phải trả thêm tiền do có nhiều nhiệm vụ giao cho các nhà điều hành hơn.

Dịch vụ đám mây Shifton cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ hiển thị nhiều thông tin thống kê về công việc của cả công ty nói chung và từng nhân viên riêng lẻ. Kết hợp với các công cụ lập kế hoạch và theo dõi sự hiện diện, các báo cáo này có thể hiển thị thông tin về thành tựu, nhiệm vụ đã được lập kế hoạch và hoàn thành, dự đoán chi phí trong tương lai và tối ưu hóa các quy trình trong công ty kịp thời.

Các dự báo và báo cáo thu được bằng cách sử dụng dịch vụ đám mây Shifton cho phép tối ưu hóa thêm trung tâm cuộc gọi với số lượng nhân viên không giới hạn. Do đó, bạn không chỉ giải quyết các vấn đề hiện có mà còn ngăn chặn sự xuất hiện của chúng trong tương lai.

Muốn chắc chắn? Chào mừng đến với Shifton! Đăng ký và thử tất cả các tính năng của ứng dụng trực tuyến của chúng tôi miễn phí trong 2 tháng!

7 yếu tố quan trọng khiến Shifton là giải pháp tốt nhất cho bất kỳ trung tâm cuộc gọi nào

Lựa chọn phần mềm phù hợp cho các trung tâm cuộc gọi không còn là một đặc quyền mà là điều cần thiết. Hơn nữa, điểm mấu chốt trong việc lựa chọn một chương trình cụ thể cho trung tâm cuộc gọi là sự có mặt của tất cả các chức năng cần thiết để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và không bị gián đoạn.

Khi lựa chọn chương trình cho trung tâm cuộc gọi, điều quan trọng là phải xem xét 7 yếu tố đảm bảo lợi nhuận kinh doanh. Hôm nay, bạn sẽ biết tại sao Shifton là dịch vụ tốt nhất cho các công ty thuê ngoài vào năm 2021.

Các chức năng cần thiết

Điều quan trọng là phần mềm trung tâm cuộc gọi cung cấp tất cả các chức năng cần thiết để đơn giản hóa công việc của các tổng đài viên và quản lý.

Shifton giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc lập lịch ca và lịch trình. Tùy chọn “Trao đổi ca làm việc” loại bỏ gánh nặng không cần thiết cho các nhà quản lý, vì nó cho phép nhân viên tự đổi ca làm việc của mình, chỉ cần sự phê duyệt của quản lý. Do đó, quản lý tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm người thay thế cho nhân viên.

Quản lý đội nhóm

Các nhóm trong trung tâm cuộc gọi có thể lớn hoặc nhỏ, hệ thống công ty có thể phức tạp, và các văn phòng chi nhánh có thể nằm khắp cả nước hoặc thậm chí trên toàn thế giới. Shifton cung cấp các công cụ quản lý đội nhóm tuyệt vời – từ truy cập đa tầng và tài khoản có cấu trúc đến việc phân công và theo dõi nhiệm vụ với danh sách kiểm tra.

Nhờ Shifton có thể tính đến các múi giờ khác nhau, bạn có thể quản lý nhân viên từ xa.

Chức năng rộng rãi của Shifton cho phép bạn làm việc từ bất cứ đâu, có tất cả các công cụ cần thiết trong tay. Điều này cũng giúp cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới từ xa.

Tính linh hoạt

Phần mềm trung tâm cuộc gọi phải có khả năng mở rộng với doanh nghiệp và thích ứng với cả số lượng khách hàng và sự phức tạp của nhu cầu và yêu cầu của họ.

Shifton hỗ trợ lập lịch cho số lượng nhân viên không giới hạn. Quy mô công ty không quan trọng — Shifton cho phép bạn xây dựng cấu trúc của nó theo tất cả các dự án, lịch trình công việc, thứ tự công việc và các điều kiện khác.

Báo cáo và giám sát

Các chức năng phân tích và kiểm soát trong phần mềm trung tâm cuộc gọi giúp bạn đạt được hiệu suất tối đa. Shifton cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ hiển thị thông tin thống kê phong phú về hiệu suất của công ty.

Kết hợp với các công cụ lập kế hoạch và theo dõi sự hiện diện, các báo cáo như vậy cung cấp thông tin đầy đủ về các thành tựu, nhiệm vụ đã lên kế hoạch và đã hoàn thành, giúp bạn dự đoán các chi phí tương lai và nhận tín hiệu để tối ưu hóa quy trình trong công ty kịp thời.

Tích hợp hoàn hảo

Phần mềm trung tâm cuộc gọi nên tích hợp mượt mà với các nền tảng CRM, thương mại điện tử, và hệ thống hỗ trợ khách hàng hiện có khi cần thiết.

Shifton cung cấp các tích hợp với nhiều phần mềm phổ biến (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, vv) để cải thiện quy trình làm việc, trao đổi dữ liệu và truy cập API. Danh sách tích hợp này ngày càng mở rộng.

Thông báo SMS, email và đẩy

Shifton cung cấp tùy chọn thông báo SMS, email và đẩy được gửi đến nhân viên khi họ tạo lịch hoặc thực hiện thay đổi trong lịch trình.

Do đó, tất cả các dữ liệu quan trọng đều được gửi đến đúng người, vào thời điểm thích hợp.

Giá cả

Khi chọn phần mềm cho trung tâm cuộc gọi, giá cả chắc chắn là một trong những yếu tố quan trọng. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với bản dùng thử miễn phí để xem xét cẩn thận kết quả của bạn.

Shifton cho phép bạn chỉ sử dụng một lượng module phù hợp và chỉ trả cho những gì bạn sử dụng. Trong hai tháng, bạn có thể thử hết các tính năng của ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Sau giai đoạn này, chi phí cho một nhân viên sẽ từ $0.5 đến $4 (tùy thuộc vào số lượng module được chọn).

Chọn Shifton — Giải Pháp Hoàn Hảo Cho Trung Tâm Cuộc Gọi

Phần mềm phù hợp sẽ là nền tảng xuất sắc cho sự hoạt động hiệu quả của công ty bạn. Khi xem xét các yếu tố trên, các kết quả tốt nhất chắc chắn sẽ đạt được với Shifton, phần mềm lập lịch trung tâm cuộc gọi tối ưu. Phần mềm này không chỉ cho phép bạn tích hợp tất cả các kênh giao tiếp với khách hàng mà còn cung cấp một số tính năng hữu ích khác.

Lập lịch làm việc và ca làm, ghi nhận sự hiện diện của nhân viên, trao đổi ca làm việc, phân tích và báo cáo — đây chỉ là danh sách một phần của các tính năng ứng dụng trực tuyến Shifton!

Muốn chắc chắn? Chào mừng đến với Shifton! Đăng ký và thử tất cả các tính năng của ứng dụng trực tuyến của chúng tôi miễn phí trong 1 tháng!

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người đứng đầu bất kỳ công ty nào là phát triển thương hiệu của công ty, tăng năng suất và tiết kiệm thời gian khi làm việc với nhân sự. Chúng tôi xin giới thiệu đến quý vị những dịch vụ tốt nhất để lập lịch các nhiệm vụ và quản lý tài nguyên của đội vào năm 2021. Đã đến lúc dọn dẹp danh sách công việc cần làm của bạn!

Các công cụ quản lý dự án 2021

Tùy thuộc vào quy mô, ngành công nghiệp và mục tiêu, bạn có thể lựa chọn các hệ thống kiểm soát tương đối đơn giản, cũng như các giải pháp kinh doanh lớn hoặc các phát triển nội bộ.

Dưới đây là top 6 dịch vụ quản lý dự án và nhân sự vào năm 2021.

Monday

Đây là một công cụ mạnh mẽ nhưng đơn giản cho các nhóm giúp định hình quy trình công việc, điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu thay đổi, tạo ra sự minh bạch, kết nối cộng tác và chấm dứt công việc thủ công.

Công cụ có thể được sử dụng trên các nhóm, phòng ban, lãnh đạo và tổ chức, và cho tất cả các loại dự án và quy trình.

Kế hoạch cá nhân miễn phí bao gồm tối đa 2 thành viên trong nhóm và giúp theo dõi công việc và nhiệm vụ của họ, cung cấp các tính năng cần thiết nhất của công cụ. Các kế hoạch trả phí hàng tháng bắt đầu từ $8 mỗi người dùng.

Trello

Công cụ dễ sử dụng có thể tích hợp với các dịch vụ phổ biến và rất tốt để lập lịch nhiệm vụ.

Đặc điểm chính của dịch vụ này là giao diện đơn giản dưới dạng các bảng với các nhiệm vụ và danh sách nhiệm vụ. Trạng thái của các nhiệm vụ có thể được cập nhật chỉ với một cú nhấp chuột. Một trong những tính năng tiện lợi nhất là mỗi người dùng được cấp một cửa sổ riêng.

Trello chỉ miễn phí sử dụng trong phiên bản giới hạn.

Slack

Messenger doanh nghiệp này đã trở thành một trong những giải pháp kinh doanh phổ biến nhất cho tương tác nhân viên vào năm 2021. Dịch vụ web chạy trên máy tính cá nhân, thiết bị iOS và Android và thường được sử dụng như một sự thay thế cho Skype.

Trong phiên bản miễn phí, một người có 5GB dung lượng lưu trữ và 10K tin nhắn cho đội nhóm, cũng như 10 tích hợp với các công cụ và dịch vụ phổ biến. Các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $8 mỗi người dùng mỗi tháng.

Wrike

Dịch vụ đám mây phổ biến để thiết lập nhiệm vụ và quản lý dự án vào năm 2021. Nhiều tích hợp là điểm nhấn của ứng dụng. So với các công cụ khác, Wrike cung cấp sự đơn giản và tiện lợi tương đối.

Về các nhược điểm, người dùng nhận xét rằng giao diện quá đơn giản. Kế hoạch miễn phí cung cấp 2 GB cho toàn bộ tài khoản và các chức năng hạn chế. Các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $9.8 mỗi người dùng mỗi tháng.

Asana

Một công cụ quản lý nhiệm vụ rất phổ biến vào năm 2021 với giao diện trực quan. Dịch vụ này có thể được sử dụng cả trong nhóm và cho mục đích cá nhân.

Công cụ này cung cấp tính năng phong phú: lập lịch, trò chuyện, kiểm soát thực thi và nhiều hơn nữa. Asana có 3 kế hoạch để lựa chọn tùy thuộc vào mục tiêu của công ty. Kế hoạch miễn phí cơ bản bao gồm tối đa 15 người dùng và cung cấp các chức năng hạn chế. Các kế hoạch trả phí hàng tháng bắt đầu từ $13.49 mỗi người dùng.

Shifton

Shifton là sự thay thế tuyệt vời cho các công cụ đã đề cập trước đó. Ứng dụng trực tuyến cung cấp một loạt các công cụ quản lý công ty, dự án và lịch trình, cũng như 4 ngôn ngữ giao diện để lựa chọn. Người dùng Shifton cũng có thể đặt giờ làm việc ưa thích của mình, yêu cầu một kỳ nghỉ hoặc trao đổi ca làm việc với đồng nghiệp trong ứng dụng.

Dịch vụ hỗ trợ lập lịch cho bất kỳ số lượng nhân viên nào có thể sử dụng mô-đun “Nhiệm vụ”. Mô-đun cho phép quản lý nhiệm vụ và dữ liệu khách hàng liên quan, giao nhiệm vụ cho nhân viên hoặc cho phép họ tự nhận, thiết lập thời hạn để thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ, đính kèm các danh sách mà nhân viên điền sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Shifton có sẵn miễn phí trong 2 tháng. Sau đó, phí hàng tháng cho mô-đun “Nhiệm vụ” sẽ là $0.5 mỗi người.

Danh sách các nhà phát triển phần mềm quản lý tài nguyên đội trên không hoàn chỉnh, nhưng bây giờ bạn biết bắt đầu từ đâu!

Chúng tôi hy vọng rằng những công cụ này sẽ cho phép bạn tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình, cũng như tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ tổ chức và tiếp thị.

Thông thường, các nhà quản lý phụ trách lên lịch cho các nhóm và phòng ban phải đối mặt với một nhiệm vụ đầy thách thức. Họ cần tạo ra những lịch trình sao cho tính đến tất cả nhân viên cùng tình huống cá nhân của họ, nghỉ ốm, ngày nghỉ phép, và số giờ làm việc hàng tháng và hàng tuần.

Trong trường hợp bạn vẫn đang tạo lịch và ca làm trên giấy hoặc file Excel, có thể mất hàng giờ để thực hiện tất cả các cập nhật cần thiết. Các ứng dụng lên lịch khác nhau chắc chắn sẽ giúp giảm bớt gánh nặng của việc lên lịch cho nhân viên. Chúng giảm đáng kể thời gian và công sức của các nhà quản lý, cải thiện làm việc nhóm và tận dụng tối đa thời gian hoạt động.

Chúng tôi biết rằng ứng dụng trực tuyến Shifton là một thay thế tuyệt vời cho tất cả các sản phẩm tương đồng phổ biến. Hãy so sánh các tính năng của Shifton với chức năng của WhenIWork và tự tin vào điều đó.

Thời gian dùng thử miễn phí	1 tháng	2 tuần
Chi phí tối thiểu	$1 mỗi người dùng mỗi tháng	$2 mỗi người dùng mỗi tháng
Hỗ trợ	Quản lý tài khoản cá nhân	Chat bot
Lên lịch tự động	có	có
Đổi ca	có	có
Đổi giờ nghỉ	có	không
Tính toán lương	có	không
Nhiệm vụ	có	có
Danh sách kiểm tra	có	không
Khả dụng	có	không
Kiểm soát đổi ca	có	có
Tích hợp	có	có
Báo cáo và phân tích	có	có
Nhắc nhở	có	có
Thông báo	có	có

* So sánh tính năng được tổng hợp dựa trên thông tin có sẵn công khai tính đến tháng 9 năm 2021.

Như ta có thể thấy từ bảng so sánh, Shifton cung cấp gần như các tính năng tương tự như WhenIWork và thậm chí còn hơn – ví dụ, quản lý tài khoản cá nhân, tùy chọn “Khả dụng” đảm bảo sự linh hoạt tối đa cho cả người lao động lẫn nhà tuyển dụng, chưa kể đến thời gian dùng thử miễn phí lâu hơn nhiều và chi phí thấp hơn.

Muốn chắc chắn? Chào mừng bạn đến với Shifton! Đăng ký và trải nghiệm tất cả các tính năng của Shifton miễn phí trong 2 tháng!

Tạo lịch làm việc hiệu quả cho nhân viên là cần thiết để duy trì năng suất, đảm bảo công bằng và đáp ứng yêu cầu kinh doanh. Một lịch làm việc nhân viên được tổ chức tốt giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru trong khi cân bằng sự sẵn sàng, sở thích và khối lượng công việc của nhân viên. Tuy nhiên, việc lên lịch cho nhân viên có thể là thách thức, đặc biệt khi đối mặt với những thay đổi vào phút cuối, thay đổi ca làm và luật lao động.

Hướng dẫn này trình bày 16 bước để cải thiện quy trình lập lịch cho nhân viên, bao gồm những kỹ thuật lập lịch nhân viên cần thiết để lên lịch cho nhân viên một cách hiệu quả, giảm xung đột lịch trình và tăng cường tự động hóa kinh doanh.

Những Điều Bạn Nên Biết và Thực Hiện Trong Lập Lịch Công Việc

Công cụ lập lịch công việc như Shifton cho phép các nhà quản lý tự động hóa công việc lập lịch và loại bỏ việc lên kế hoạch ca thủ công. Các chuyên viên nhân sự và lãnh đạo nhóm trước đây dành phần lớn thời gian của họ để quản lý lịch trình nhân viên, xem xét yêu cầu nghỉ phép và sở thích làm ca. Giờ đây, các giải pháp tự động hóa kinh doanh giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ này, cho phép các nhà quản lý tập trung vào sự phát triển, huấn luyện hiệu suất và phát triển lực lượng lao động.

Việc triển khai hiệu quả công nghệ lập lịch yêu cầu sự hiểu biết về các yếu tố chính trong việc lập lịch cho nhân viên và tự động hóa quản lý ca. Dưới đây là năm điều quan trọng cần biết khi số hóa quy trình lập lịch nhân viên của bạn.

1. Quản Lý Thời Gian và Nhiệm Vụ Tốt Hơn

Với các công cụ tự động hóa lực lượng lao động, nhà quản lý có thể lên lịch nhân viên một cách hiệu quả trong khi quản lý nhiệm vụ và dự án trong cùng một hệ thống. Sự tích hợp này cho phép các công ty cải thiện quản lý thời gian, năng suất và hợp tác nhóm bằng cách đảm bảo nhân viên biết chính xác những gì cần làm trong ca của họ.

Một lịch trình nhân viên có cấu trúc tốt nên bao gồm phân công ca, phân phối nhiệm vụ và thời hạn dự án, đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ. Shifton, một giải pháp lập lịch mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp tạo lịch trình cho nhân viên đồng thời phân công danh sách kiểm tra và nhiệm vụ để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động.

2. Tự Động Hóa và Trí Tuệ Nhân Tạo

Một lợi thế lớn của trình lập lịch nhân viên tự động là việc sử dụng tự động hóa dựa trên AI. Với 62% doanh nghiệp đang lên kế hoạch thực hiện hoặc đã sử dụng tự động hóa tại nơi làm việc, rõ ràng rằng các giải pháp lập lịch dựa trên AI sẽ trở nên ngày càng quan trọng đối với các nhà quản lý.

Cách lên lịch nhân viên hiệu quả khi sử dụng tự động hóa:

• Nhập thông tin chi tiết của nhân viên, độ dài ca và sự sẵn có vào hệ thống.
• Để phần mềm lập lịch tối ưu hóa lịch làm việc.
• Hệ thống tự động điều chỉnh ca dựa trên yêu cầu nghỉ phép và nhu cầu lực lượng lao động.
• Giảm thiểu xung đột lịch trình với các cập nhật thời gian thực và các khuyến nghị tự động.

Sử dụng tự động hóa cho doanh nghiệp đơn giản hóa việc lập lịch và bố trí nhân viên, giảm nhu cầu cho các điều chỉnh thủ công và thay đổi ca làm vào phút cuối.

3. Theo Dõi Thời Gian Dựa Trên Đám Mây

Khoảng 44% các nhà quản lý tài năng hiện dựa vào các công cụ tự động hóa lực lượng lao động dựa trên đám mây để theo dõi lịch trình và sự hiện diện của nhân viên. Các kỹ thuật lập lịch nhân viên hiện đại bao gồm đăng nhập dựa trên đám mây, cho phép nhân viên chấm công ở bất cứ đâu. Tính năng này rất quan trọng cho các mô hình làm việc kết hợp, nhóm làm việc từ xa và các doanh nghiệp hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau.

Đối với các công ty yêu cầu đăng nhập tại chỗ, nhiều công cụ lập lịch cung cấp xác minh GPS và chấm công dựa trên IP, đảm bảo theo dõi chính xác lịch trình làm việc của nhân viên. Các tính năng theo dõi thời gian kỹ thuật số này tăng cường trách nhiệm và giảm sai lệch trong bảng lương trong khi cung cấp sự linh hoạt lớn hơn cho nhân viên.

4. Phân Tích Dữ Liệu Để Tối Ưu Hóa Lập Lịch

Một lịch làm việc hiệu quả nên dựa trên dữ liệu. Các giải pháp lập lịch số cung cấp bảng điều khiển phân tích dữ liệu theo thời gian thực, cung cấp thông tin chi tiết về:

• Sự hiện diện và tuân thủ ca làm của nhân viên.
• Tổng số giờ làm việc trong mỗi khoảng thời gian.
• Đến muộn, làm thêm giờ và xu hướng năng suất.
• Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ theo từng ca.

Bằng cách sử dụng phân tích dữ liệu trong lập lịch cho nhân viên, doanh nghiệp có thể xác định các điểm không hiệu quả, cải thiện quyết định tuyển dụng và nâng cao việc theo dõi hiệu suất. Những thông tin này cho phép nhà quản lý tinh chỉnh lịch trình nhân viên của mình, đảm bảo chi phí lao động phù hợp với nhu cầu hoạt động trong khi duy trì năng suất lực lượng lao động.

5. Tính Toán Tiền Lương Tự Động

Một trong những ưu điểm lớn nhất của tự động hóa doanh nghiệp trong lập lịch và bố trí nhân sự là xử lý bảng lương tự động. Thay vì theo dõi giờ làm và tính toán tiền công thủ công, các quy trình lập lịch nhân viên hiện đại tích hợp các chức năng bảng lương, đơn giản hóa tính toán tiền lương.

Lợi ích chính của tự động hóa trong xử lý tiền lương:

• Theo dõi giờ làm việc của nhân viên và áp dụng mức lương đặt trước.
• Tạo báo cáo bảng lương tự động dựa trên thời gian thực tế làm việc.
• Giảm thiểu sai sót trong bảng lương bằng cách loại bỏ nhập dữ liệu thủ công.
• Tích hợp với các hệ thống kế toán và tài chính để xử lý bảng lương liền mạch.

Với hệ thống lập lịch và bảng lương tự động, đội ngũ nhân sự có thể tiết kiệm được thời gian đáng kể trong khi đảm bảo phân phát tiền lương chính xác và kịp thời.

16 Bước Để Cải Thiện Lịch Làm Việc Cho Nhân Viên Của Bạn

Bước 1: Xác Định Những Gì Nhóm Của Bạn Cần Thực Hiện

Trước khi bạn tạo một lịch trình cho nhân viên, xác định các trách nhiệm và nhiệm vụ chính cần phải hoàn thành. Hãy xem xét:

• Những dịch vụ hoặc nhiệm vụ nào cần được hoàn thành hàng ngày?
• Những nhân viên nào phù hợp nhất cho các vai trò cụ thể?
• Có những giờ cao điểm cần bổ sung nhân viên không?

Hiểu rõ việc phân bổ công việc đảm bảo rằng việc lên lịch cho nhân viên phù hợp với nhu cầu hoạt động và đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả.

Bước 2: Xem Xét Khi Nào Là Thời Điểm Bận Rộn Nhất (và Ít Nhất)

Phân tích dữ liệu hiệu suất trước đó để xác định những thời điểm bận rộn và ít bận của doanh nghiệp. Sử dụng thông tin chi tiết từ:

• Báo cáo doanh số và lưu lượng khách hàng
• Dữ liệu khối lượng cuộc gọi (đối với nhóm hỗ trợ khách hàng)
• Xu hướng theo mùa và biến động nhu cầu

Bằng cách điều chỉnh lịch trình nhân viên theo nhu cầu thực tế, doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí lao động và đảm bảo sự phủ sóng đủ trong giờ cao điểm, đồng thời tránh dôi dư nhân sự trong thời kỳ chậm.

Bước 3: Dự Đoán Mức Hoạt Động Trong Tương Lai

Việc dự đoán khối lượng công việc giúp các nhà quản lý lên lịch cho nhân viên một cách công bằng và hiệu quả. Hãy cân nhắc:

• Các chương trình khuyến mãi hoặc sự kiện kinh doanh sắp tới
• Các kỳ nghỉ lễ hoặc yêu cầu nghỉ phép
• Xu hướng thị trường có thể ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng

Bằng cách dự đoán nhu cầu trong tương lai, người quản lý có thể sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên một cách chủ động, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt nhân sự vào phút chót và đảm bảo lịch làm việc hiệu quả cho nhân viên.

Bước 4: Xem Xét Nhu Cầu Của Nhân Viên

Lịch trình nhân viên nên cân nhắc cả nhu cầu công ty và sở thích cá nhân của nhân viên. Nhân viên cảm thấy nhu cầu của họ được công nhận sẽ có khả năng gắn bó và làm việc hiệu quả hơn. Khi tạo lịch cho nhân viên, hãy xem xét:

• Khả dụng và thời gian nghỉ được yêu cầu
• Cân nhắc về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
• Trình độ kỹ năng và vai trò công việc

Lịch trình công bằng và cân đối nâng cao sự hài lòng của nhân viên, giảm thiểu kiệt sức và giảm vắng mặt.

Bước 5: Lựa Chọn Phương Pháp Sắp Xếp Ca Làm Việc

Việc chọn phương pháp phù hợp để bố trí lịch trình cho nhân viên phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, cấu trúc lực lượng lao động và yêu cầu hoạt động. Có một số kỹ thuật sắp xếp nhân viên cần xem xét:

• Ca cố định – Nhân viên làm việc cùng một khung giờ mỗi ngày (ví dụ: 9 AM – 5 PM). Thích hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng công việc ổn định.
• Ca luân phiên – Nhân viên thay đổi giữa các ca khác nhau (sáng, chiều, đêm). Thường thấy trong ngành y tế, bán lẻ và khách sạn.
• Ca chia đôi – Nhân viên làm việc hai khoảng thời gian khác nhau trong ngày (ví dụ: 8 AM – 12 PM, rồi 4 PM – 8 PM). Hữu ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu biến động.
• Lịch trình theo yêu cầu – Nhân viên sẵn sàng làm việc khi cần. Thường được sử dụng trong y tế và dịch vụ khẩn cấp.
• Lịch trình linh hoạt – Nhân viên tự chọn giờ làm việc dựa trên khối lượng công việc và nhu cầu doanh nghiệp. Phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa và ngành công nghiệp sáng tạo.

Lựa chọn quá trình bố trí lịch trình nhân viên phù hợp giúp tối ưu hóa chi phí lao động đồng thời đảm bảo sắp xếp nhân viên hiệu quả.

Bước 6: Tối Ưu Hóa Lịch Trình Dựa Trên Giờ Cao Điểm

Để tối đa hóa năng suất, hãy sắp xếp nhân viên dựa trên giờ cao điểm và giờ thấp điểm. Doanh nghiệp nên:

• Bố trí thêm nhân viên trong giờ cao điểm để nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Giảm nhân lực trong giờ thấp điểm để tránh chi phí lao động không cần thiết.
• Sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán sự biến động nhu cầu và điều chỉnh ca làm việc cho phù hợp.

Một cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để xếp lịch cho nhân viên đảm bảo hoàn thành công việc, đảm bảo phân bổ tài nguyên tối ưu, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả.

Bước 7: Giảm Thiểu Thay Đổi Lịch Trình Vào Phút Chót

Thay đổi lịch trình bất ngờ làm gián đoạn quy trình làm việc và gây khó chịu cho nhân viên. Để ngăn ngừa thay đổi vào phút chót:

• Khuyến khích nhân viên nộp đơn yêu cầu nghỉ trước.
• Đặt thời hạn cho việc đổi ca và yêu cầu sự chấp thuận của quản lý.
• Có sẵn nhân viên dự phòng cho nhu cầu nhân sự khẩn cấp.
• Sử dụng phần mềm xếp lịch để tự động điều chỉnh vào phút chót.

Bằng cách giảm thiểu xung đột lịch trình, doanh nghiệp duy trì sự ổn định của lịch trình nhân viên và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Bước 8: Đảm Bảo Lịch Trình Luôn Có Sẵn

Lịch làm việc của nhân viên nên dễ dàng truy cập, giảm thiểu nhầm lẫn và hiểu lầm. Để cải thiện khả năng truy cập:

• Chia sẻ lịch làm việc kỹ thuật số qua cổng thông tin trực tuyến hoặc ứng dụng di động.
• Đăng lịch in trong phòng nghỉ hoặc khu vực chung.
• Thông báo cho nhân viên về các cập nhật lịch trình ngay lập tức để tránh hiểu lầm.

Giao tiếp rõ ràng đảm bảo nhân viên luôn được thông báo về lịch làm việc của họ, giảm thiểu mức độ vắng mặt và lỗi lịch trình.

Bước 9: Cân Bằng Nhu Cầu Của Doanh Nghiệp Và Nhân Viên

Quản lý lịch trình nhân viên hiệu quả đòi hỏi sự cân bằng giữa yêu cầu kinh doanh và phúc lợi của nhân viên. Trong khi các doanh nghiệp phải duy trì năng suất và lợi nhuận, họ cũng nên xem xét ưu tiên của nhân viên để tăng cường sự gắn bó và giữ chân.

Chiến lược cân bằng nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên:

• Cung cấp lịch trình linh hoạt khi có thể để phù hợp với các cam kết cá nhân.
• Luân phiên đổi ca công bằng để tránh làm một số nhân viên quá tải.
• Thực hiện các chính sách rõ ràng về yêu cầu nghỉ phép hoặc đổi ca.
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa quản lý và nhân viên về các mối quan tâm về lịch trình.

Một lịch trình cân bằng tốt cho nhân viên nâng cao tinh thần, giảm tỷ lệ thôi việc và tạo ra một lực lượng lao động có động lực hơn.

Bước 10: Nhận Thức Về Các Sự Kiện Và Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Lịch Trình

Một số yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến các thực tiễn tốt nhất trong việc xếp lịch nhân viên, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt.

Các yếu tố thường gặp ảnh hưởng đến lịch trình:

• Những ngày lễ và nhu cầu theo mùa – Doanh nghiệp phải chuẩn bị cho khối lượng công việc tăng cao hoặc giảm khả năng sẵn có của nhân viên.
• Điều kiện thời tiết – Các công việc ngoài trời có thể bị trì hoãn do gián đoạn thời tiết.
• Xu hướng ngành – Các biến động kinh tế hoặc sở thích của khách hàng có thể ảnh hưởng đến nhu cầu nhân sự.
• Tình huống khẩn cấp đáng ngờ – Vắng mặt của nhân viên do ốm đau hoặc trường hợp khẩn cấp gia đình cần có kế hoạch dự phòng.

Theo dõi các yếu tố này giúp doanh nghiệp điều chỉnh lịch làm việc cho nhân viên một cách chủ động, ngăn chặn tình trạng thiếu hụt nhân sự hoặc kém hiệu quả.

Bước 11: Phân Phối Lịch Trình Cho Nhân Viên

Khi lịch làm việc của nhân viên được hoàn thiện, các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng mọi nhân viên nhận được lịch đúng thời gian.

Thực tiễn tốt nhất để phân phối lịch làm việc:

• Gửi lịch trước để nhân viên có thời gian sắp xếp kế hoạch.
• Sử dụng nền tảng lập lịch trực tuyến để dễ dàng cập nhật và truy cập.
• Đăng các bản sao vật lý tại các khu vực chung để tham khảo.
• Cho phép nhân viên xác nhận đã nhận để đảm bảo họ đã xem lịch làm của mình.

Làm cho lịch làm việc dễ truy cập giúp quản lý lịch trình của nhân viên hiệu quả đồng thời giảm thiểu nhầm lẫn và giao tiếp sai.

Bước 12: Thiết lập Chiến lược Giao tiếp Nhóm

Một chiến lược giao tiếp mạnh mẽ đảm bảo nhân viên luôn được thông báo và tham gia vào các cập nhật lịch trình.

Cách cải thiện giao tiếp nhóm:

• Sử dụng ứng dụng lập lịch để gửi nhắc nhở ca làm tự động.
• Tạo nhóm trò chuyện chuyên biệt để thảo luận về việc hoán đổi hoặc cập nhật ca làm.
• Khuyến khích phản hồi để phát hiện sớm những vấn đề liên quan đến lịch trình.
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ để thảo luận về các thách thức và giải pháp trong nhân sự.

Giao tiếp rõ ràng nâng cao hiệu quả lập lịch trình nhân viên, ngăn chặn sự nhầm lẫn và xung đột vào phút chót.

Bước 13: Đánh Giá Định Kỳ Lịch Trình và Quá Trình

Quá trình lập lịch nhân viên cần được đánh giá định kỳ để đảm bảo vẫn hiệu quả. Các doanh nghiệp nên phân tích các chỉ số hiệu suất chính để xác định liệu chiến lược lập lịch của họ có đáp ứng nhu cầu hoạt động và của nhân viên hay không.

Cách đánh giá quá trình lập lịch của bạn:

• Theo dõi điểm danh và đúng giờ – Xác định mô hình vắng mặt hoặc đi trễ.
• Giám sát phân phối khối lượng công việc – Đảm bảo ca làm việc được phân chia công bằng giữa các nhân viên.
• Thu thập phản hồi của nhân viên – Hỏi nhân viên về thách thức và cải tiến trong việc lập lịch trình.
• Đánh giá sự hài lòng của khách hàng – Đảm bảo mức độ nhân sự phù hợp với chất lượng dịch vụ khách hàng.

Bằng cách xem xét và tinh chỉnh lịch trình định kỳ, các doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên, làm cho việc lập lịch thích ứng hơn với nhu cầu thay đổi.

Bước 14: Theo Dõi và Điều Chỉnh Khi Cần Thiết

Ngay cả một lịch làm việc được lên kế hoạch tốt cho nhân viên cũng cần điều chỉnh theo thời gian. Các doanh nghiệp nên duy trì sự linh hoạt và nhanh nhạy trước các tình huống thay đổi.

Thực tiễn tốt nhất để theo dõi và điều chỉnh lịch trình:

• Sử dụng phần mềm lập lịch để theo dõi thời gian làm việc và độ phủ ca làm của nhân viên trong thời gian thực.
• Giải quyết nhanh các vấn đề thiếu nhân lực bằng cách bổ sung nhân viên khi cần thiết.
• Điều chỉnh ca làm dựa trên hiệu suất của nhân viên và nhu cầu công việc.
• Chủ động xử lý xung đột, giải quyết chúng trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Việc theo dõi thường xuyên đảm bảo sự hiệu quả trong lập lịch trình nhân viên đồng thời cho phép các quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa lịch trình nhân viên.

Bước 15: Tuân Thủ Các Yêu Cầu Pháp Lý

Các doanh nghiệp phải tuân thủ luật lao động và quy định khi tạo lịch làm việc cho nhân viên để tránh rủi ro pháp lý.

Các cân nhắc tuân thủ then chốt:

• Thời gian nghỉ tối thiểu – Đảm bảo nhân viên có đủ thời gian nghỉ giữa các ca làm.
• Quy định làm thêm giờ – Theo dõi giờ làm thêm và bồi thường cho nhân viên tương ứng.
• Luật lập lịch công bằng – Một số khu vực yêu cầu thông báo trước cho các thay đổi ca làm.
• Hạn chế giờ làm việc – Một số ngành có giới hạn về số giờ làm việc tối đa.

Việc hiểu và tuân thủ các thực hành tốt nhất trong lên lịch trình cho nhân viên bảo vệ doanh nghiệp khỏi các hình phạt và tranh chấp pháp lý đồng thời đảm bảo điều kiện làm việc công bằng.

Bước 16: Sử Dụng Phần Mềm Lập Lịch

Sử dụng tự động hóa trong các doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình lập lịch cho nhân viên, giảm khối lượng công việc hành chính và cải thiện độ chính xác. Một ứng dụng lập lịch giúp các doanh nghiệp:

• Tự động hóa việc sắp xếp ca làm để phù hợp với khả năng và khối lượng công việc của nhân viên.
• Cung cấp cập nhật lịch trình theo thời gian thực cho nhân viên.
• Cho phép nhân viên yêu cầu nghỉ phép và hoán đổi ca làm một cách kỹ thuật số.
• Tạo báo cáo về chi phí lao động, điểm danh và hiệu suất.

Bằng cách áp dụng tự động hóa nhân lực, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm xung đột trong lập lịch và đảm bảo nhân viên nhận được lịch làm việc công bằng và hiệu quả.

Lợi ích của việc Sử dụng Phần Mềm Lập Lịch Cho Nhân Viên là gì?

Đầu tư vào phần mềm lập lịch cung cấp cho các doanh nghiệp một cách có cấu trúc và hiệu quả để lên lịch cho nhân viên, giảm sai sót và cải thiện quản lý lực lượng lao động. Dưới đây là những lợi ích chính của việc sử dụng tự động hóa trong nơi làm việc để lập lịch.

1. Tinh giản Lịch Trình

Lập lịch thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót của con người. Phần mềm lập lịch giúp các doanh nghiệp lập lịch cho nhân viên một cách hiệu quả bằng cách:

• Tự động hóa tạo và điều chỉnh ca làm.
• Giảm thiểu rủi ro xếp nhân viên vào hai ca làm.
• Cho phép quản lý dễ dàng cập nhật lịch trình trong thời gian thực.
• Cung cấp mẫu cho các mô hình lập lịch lặp lại.

Với tự động hóa trong các doanh nghiệp, quản lý có thể lập lịch cho nhân viên nhanh chóng và chính xác, đảm bảo hoạt động trơn tru.

2. Cải thiện Giao tiếp

Lịch trình của nhân viên nên dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người. Phần mềm lên lịch cải thiện giao tiếp bằng cách:

• Gửi thông báo tự động về việc phân công và thay đổi ca làm việc.
• Cung cấp một nền tảng trung tâm nơi nhân viên có thể xem lịch trình.
• Cho phép giao tiếp trực tiếp giữa quản lý và nhân viên để hoán đổi ca làm.

Với việc giao tiếp tốt hơn, nhân viên luôn được thông báo và tương tác, giảm bớt sự nhầm lẫn về lịch làm việc của họ.

3. Giảm Xung Đột Lịch Trình

Xung đột xảy ra khi nhiều nhân viên yêu cầu cùng một thời gian nghỉ hoặc khi ca làm được phân công không công bằng. Phần mềm lên lịch ngăn ngừa những vấn đề này bằng cách:

• Nổi bật các xung đột lịch trình tiềm năng trước khi chúng xảy ra.
• Cho phép nhân viên gửi yêu cầu thời gian làm việc và thời gian nghỉ kỹ thuật số.
• Cung cấp giải pháp xung đột tự động để điều chỉnh ca làm khi cần thiết.

Điều này đảm bảo sự công bằng trong việc xếp lịch và phân bổ khối lượng công việc công bằng, dẫn đến sự hài lòng cao hơn của nhân viên.

4. Tăng Hiệu Quả

Lịch trình nhân viên được tổ chức tốt cải thiện hiệu quả bằng cách đảm bảo rằng đúng nhân viên được phân công vào đúng thời điểm. Phần mềm lên lịch giúp bằng cách:

• Điều chỉnh ca làm với nhu cầu kinh doanh và giờ cao điểm.
• Theo dõi hiệu suất làm việc và xu hướng tham dự của nhân viên.
• Loại bỏ lỗi lên lịch thủ công gây chậm tiến độ hoạt động.

Bằng cách lên lịch cho nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp có thể tăng năng suất và giảm chi phí lao động.

5. Mở Rộng Tăng Trưởng Kinh Doanh

Khi doanh nghiệp mở rộng, việc quản lý lịch trình nhân viên thủ công trở nên không bền vững. Tự động hóa lực lượng lao động giúp mở rộng hoạt động bằng cách:

• Xử lý các đội nhóm lớn hơn và nhiều địa điểm một cách hiệu quả.
• Tích hợp với phần mềm tiền lương và nhân sự để tối ưu hóa quản lý lực lượng lao động.
• Cho phép cấu trúc ca làm linh hoạt để thích ứng với sự phát triển kinh doanh.

Với cách tốt nhất để lên lịch ca làm của nhân viên, các doanh nghiệp có thể mở rộng trong khi duy trì lịch trình nhân viên hiệu quả.

Tối ưu Lịch Trình với Shifton

Shifton là một giải pháp lập lịch nhân viên mạnh mẽ được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình nhân viên, tối ưu hóa việc lập kế hoạch ca làm và tinh giản tự động hóa lực lượng lao động. Cho dù bạn cần lên lịch cho nhân viên hiệu quả, giảm xung đột, hay cải thiện khả năng nhìn rõ ca làm, Shifton cung cấp công cụ phù hợp cho tự động hóa kinh doanh và quản lý lịch trình nhân viên.

Tính Năng Chính của Shifton cho Lập Lịch Nhân Viên

• Tự Động Lên Lịch Ca – Tạo lịch làm việc hiệu quả cho nhân viên chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Theo Dõi Khả Năng Làm Việc của Nhân Viên – Ngăn chặn xung đột lịch trình bằng cách khớp ca làm với khả năng làm việc của nhân viên.
• Cập Nhật Lịch Trình Thời Gian Thực – Thông báo ngay cho nhân viên về bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật ca làm nào.
• Hoán Đổi Ca & Quản Lý Nghỉ Phép – Cho phép nhân viên hoán đổi ca và yêu cầu thời gian nghỉ kỹ thuật số.
• Tích Hợp Theo Dõi Lương & Thời Gian – Đồng bộ hóa giờ làm việc với hệ thống tính lương để xử lý lương chính xác.
• Lên Lịch Nhiều Địa Điểm – Quản lý lịch trình nhân viên trên nhiều chi nhánh hoặc địa điểm.

Cách Shifton Giúp Doanh Nghiệp Lên Lịch Cho Nhân Viên Hiệu Quả

Shifton được thiết kế để đơn giản hóa quy trình lập lịch trình nhân viên, đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể:

• Lên lịch cho nhân viên nhanh chóng và chính xác.
• Giảm các thay đổi vào phút cuối và đảm bảo sự bao phủ ca làm đáng tin cậy.
• Cải thiện sự tham gia của nhân viên bằng cách cung cấp lịch trình công bằng và minh bạch.
• Tiết kiệm thời gian cho việc lập lịch thủ công và tập trung vào phát triển kinh doanh.
• Đảm bảo tuân thủ luật lao động qua các quy tắc lên lịch tự động.

Tại Sao Chọn Shifton cho Tự Động Hóa Lực Lượng Lao Động?

Giao diện trực quan và công cụ tự động hóa của Shifton làm cho nó trở thành một trong những cách tốt nhất để lên lịch ca làm cho doanh nghiệp mọi quy mô. Bằng cách áp dụng Shifton, các công ty có thể:

• Giảm lỗi lên lịch bằng cách tự động phân công ca làm.
• Tăng hiệu quả bằng cách điều chỉnh lịch làm việc với nhu cầu kinh doanh.
• Tăng cường sự linh hoạt cho nhân viên trong khi đảm bảo tính nhất quán hoạt động.

Với phần mềm lập lịch nhân viên của Shifton, doanh nghiệp có thể quản lý lịch trình nhân viên hiệu quả, giảm xung đột và tối ưu hóa việc lập kế hoạch ca làm cho thành công lâu dài.

Suy Nghĩ Cuối Cùng về Lên Lịch Trình Nhân Viên

Lên lịch trình nhân viên hiệu quả là điều cần thiết để duy trì năng suất, đảm bảo phân phối công việc công bằng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Bằng cách thực hiện 16 bước này, các doanh nghiệp có thể lên lịch cho nhân viên một cách hiệu quả, giảm thiểu xung đột, và cải thiện sự hài lòng lực lượng lao động.

Tóm tắt chính:

• Lên kế hoạch trước bằng cách phân tích nhu cầu kinh doanh, giờ cao điểm và khả năng làm việc của nhân viên.
• Sử dụng lập lịch trình dựa trên dữ liệu để khớp mức độ nhân sự với nhu cầu.
• Đảm bảo sự công bằng bằng cách xem xét sở thích nhân viên và yêu cầu pháp lý.
• Cải thiện giao tiếp bằng cách làm cho lịch trình dễ dàng truy cập.
• Tận dụng phần mềm lập lịch như Shifton để tự động hóa lập kế hoạch ca làm, giảm lỗi và tăng hiệu quả.

Một lịch trình làm việc được cấu trúc tốt cho nhân viên không chỉ có lợi cho doanh nghiệp mà còn nâng cao sự gắn kết và giữ chân nhân viên. Bằng cách đầu tư vào tự động hóa lực lượng lao động, các công ty có thể cải thiện quy trình hoạt động và tập trung vào phát triển thay vì các công việc hành chính.

Với các kỹ thuật và công cụ lập lịch trình nhân viên phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Bắt đầu tối ưu hóa lịch trình nhân sự của bạn ngay hôm nay và xây dựng một lực lượng lao động mạnh mẽ, năng suất hơn!

Shifton là một công cụ trực tuyến tiên tiến được thiết kế để lập kế hoạch công việc của nhân viên trong công ty. Shifton cung cấp truy cập vào nhiều tính năng hữu ích: lịch làm việc có thể tùy chỉnh, mẫu ca làm việc, đổi ca làm việc đơn giản, tích hợp tuân thủ luật lao động và nhiều module hữu ích khác cho phép bạn nhanh chóng và hiệu quả xây dựng lịch trình cho nhân viên.

Đây là điều làm cho ứng dụng trực tuyến Shifton trở nên độc đáo:

Lên lịch chỉ bằng một cú nhấp chuột sử dụng các mẫu được cấu hình trước

Các nhà quản lý công ty có thể theo dõi dòng công việc trong một hệ thống quản lý nhiệm vụ linh hoạt. Shifton cũng cung cấp cho tất cả nhân viên cơ hội chọn nhiệm vụ trong phạm vi thẩm quyền của họ.

Ví dụ, các bồi bàn trong một nhà hàng có thể gửi yêu cầu đổi ca cho nhau. Tùy thuộc vào cài đặt lịch trình, các cuộc đổi ca như vậy có thể diễn ra mà không cần sự tham gia của quản lý cấp cao, hoặc chúng có thể được gửi đến quản lý để xác nhận. Như vậy, chủ nhà hàng sẽ không bao giờ gặp phải tình huống thiếu nhân viên trong các ca làm việc. Ngoài ra, hệ thống tự động thay đổi lịch trình và tất cả thông tin này được lưu trữ ở một nơi.

Trả lương thông minh

Shifton cho phép chủ công ty thu thập thông tin về lương nhân viên, tính toán giờ làm thêm hàng ngày và hàng tuần, tỷ lệ các sự kiện đặc biệt, tiền thưởng, tiền phạt và các dữ liệu khác ở một nơi. Một nhân viên có thể làm việc nhiều vị trí trong công ty và nhận các mức lương khác nhau cho công việc của họ.

Do các quốc gia sử dụng các luật khác nhau, Shifton giúp các công ty có nhân viên từ xa ở các quốc gia khác nhau tuân thủ tất cả các yêu cầu về luật lao động. Tích hợp với Quickbooks và các chương trình kế toán phổ biến khác cũng có sẵn.

Theo dõi chấm công

Module theo dõi chấm công của Shifton cung cấp thông tin chính xác về giờ bắt đầu và kết thúc ca làm việc cũng như thời gian nghỉ trong chế độ thời gian thực. Chức năng này có sẵn cho máy tính cố định và điện thoại thông minh, cũng như qua GPS hoặc mạng.

Hệ thống Shifton kiểm tra lịch trình đặt trước trong chế độ thời gian thực, so sánh giờ làm việc và giờ nghỉ. Một tính năng riêng còn cho phép tự động đánh dấu kết thúc ca nếu nhân viên quên làm thủ công.

Nếu cần, quản lý công ty có thể thu thập dữ liệu về vị trí của nhân viên khi họ đến nơi làm việc. Ví dụ, nếu một nhân viên liên tục di chuyển giữa các văn phòng công ty có mạng Wi-Fi và địa chỉ IP tĩnh, hệ thống Shifton có thể được cấu hình để chỉ chấp nhận sự kiện từ các địa chỉ IP tĩnh cụ thể, đảm bảo rằng nhân viên có mặt tại nơi làm việc.

Shifton có thể cải thiện quản lý quy trình làm việc của ngân hàng như thế nào

Hoạt động đầy đủ của ngân hàng là không thể thiếu nếu thiếu sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả các chi nhánh và một lịch làm việc được lập kế hoạch hợp lý. Hiện nay, các ngân hàng thương mại và nhà nước đã xem xét làm việc không chỉ vào các ngày làm việc bình thường mà còn vào ngày lễ. Ngoài ra, tình hình hiện nay với các đợt phong tỏa cũng đòi hỏi phải điều chỉnh linh hoạt theo thực tế cuộc sống.

Ứng dụng trực tuyến Shifton là sự hỗ trợ thực sự cho bất kỳ ngân hàng nào

Tối đa hóa tự động hóa quy trình làm việc giúp đơn giản hóa cuộc sống của chủ ngân hàng. Ứng dụng trực tuyến Shifton giúp phân phối nhân viên cho các phòng ban, theo dõi giờ làm việc của họ và quản lý lịch làm việc.

Hơn nữa, tính năng của ứng dụng cho phép thiết lập giao tiếp và quản lý hiệu quả những nhân viên nằm ở các múi giờ khác nhau hoặc làm việc từ xa. Để thêm nhân viên vào hệ thống Shifton, quản lý chỉ cần thêm tên, họ, số điện thoại di động hoặc email của họ.

Sử dụng Shifton, quản lý ngân hàng có thể thêm số lượng nhân viên không giới hạn, giao cho họ các nhiệm vụ khác nhau và cấp cấp quyền truy cập khác nhau. Module “Phòng ban, Dự án” của Shifton cho phép chuyển nhân viên từ một phòng ban sang phòng ban khác một cách nhanh chóng nếu cần thiết. Shifton cũng cung cấp cơ hội phối hợp công việc của nhân viên một cách hiệu quả và so sánh số liệu thống kê và chỉ số hàng tháng.

Một tính năng hữu ích khác của ứng dụng là khả năng chuyển và lưu trữ tất cả tài liệu cần thiết trong một đám mây lưu trữ an toàn. Vì ứng dụng trực tuyến Shifton có sẵn 24/7, bất kỳ nhân viên ngân hàng nào có thẩm quyền phù hợp đều có thể yêu cầu tất cả thông tin cần thiết vào bất kỳ lúc nào.

Sử dụng ứng dụng Shifton, quản lý ngân hàng có thể tạo và chỉnh sửa các lịch làm việc thường xuyên và ngày lễ cho các phòng ban khác nhau hoặc từng nhân viên. Đồng thời, họ có thể thay đổi nhanh chóng các lịch đã tạo sẵn.

Ví dụ, nếu ngân hàng đóng cửa sớm hơn bình thường vào các ngày lễ, lịch trình có thể được rút ngắn đến giờ cần thiết. Ngoài ra, nhờ module “Thưởng và Phạt”, bạn có thể cấp thêm tiền thưởng cho nhân viên nhận ca vào ngày lễ.

Có một lịch làm việc thông minh là điều cần thiết để thiết lập một quy trình làm việc ổn định trong ngân hàng. Tuy nhiên, lịch trình nên linh hoạt. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể vắng mặt vì bất kỳ lý do nào: nghỉ ốm, hoàn cảnh gia đình, nhập viện, v.v. Đối với những trường hợp như vậy, tùy chọn “Ca mở” sẽ rất hữu ích, cho phép ngân hàng hoạt động theo kế hoạch bất kể nhân viên này hay nhân viên khác vắng mặt trong bao lâu.

Với Shifton, một công cụ lập lịch trực tuyến hiện đại, bạn có thể dễ dàng quản lý quy trình làm việc của ngân hàng với bất kỳ số lượng chi nhánh và nhân viên nào.