โครงการขนาดใหญ่ต้องมีทิศทางที่ชัดเจน หากไม่มี การกำหนดเวลาอาจล่าช้า งบประมาณอาจสูญเสีย และผู้คนต้องคาดเดา กรรมการที่ปรึกษาสามารถแก้ปัญหานี้ได้ มันประกอบไปด้วยกลุ่มคนอาวุโสซึ่งกำหนดทิศทาง ลบสิ่งที่ขัดขวาง และรักษาความซื่อสัตย์ของโครงการ คิดเสมือนวงล้อของรถ: ผู้จัดการดูแลการทำงานปกติทุกวัน กรรมการที่ปรึกษาช่วยให้รถมุ่งหน้าไปยังจุดหมายที่ถูกต้อง กรรมการที่ปรึกษา แก้ปัญหานั้น มันเป็นกลุ่มคนอาวุโสขนาดเล็กซึ่งกำหนดทิศทาง ลบข้อขัดข้อง และรักษาความซื่อตรงของโครงการ คิดเสมือนพวงมาลัยรถ: ผู้จัดการใช้เครื่องยนต์ในการทำงานประจำวัน; กรรมการที่ปรึกษาช่วยให้รถมุ่งหน้าไปยังจุดหมายที่ถูกต้อง กรรมการที่ปรึกษา ช่วยให้รถมุ่งหน้าไปยังจุดหมายที่ถูกต้อง
ด้านล่างเป็นคู่มือเรียบง่ายที่คุณสามารถคัดลอกไปใช้กับโครงการ Shifton—กลุ่มนี้คืออะไร ใครนั่งอยู่ในนั้น วิธีเริ่มต้น อะไรที่จะใส่ในวาระการประชุม และวิธีหลีกเลี่ยงกับดักที่พบบ่อย
หน้าที่ของกรรมการที่ปรึกษา (คำจำกัดความที่ชัดเจน)
กรรมการที่ปรึกษา กรรมการที่ปรึกษา เป็นหน่วยตัดสินใจ ไม่ใช่ทีมงานที่ทำงานตามหน้าที่ มันพบกันเป็นระยะๆ (มักพบกันรายเดือนหรือในช่วงเวลาสำคัญ) เพื่อ:
อนุมัติขอบเขต งบประมาณ และแผนเวลาในระดับสูงสุด
ทำหรือส่งต่อคำตัดสินว่าควรทำหรือไม่เมื่อมีความเสี่ยงปรากฏ
ตั้งเป้าหมายที่วัดได้และถือให้ผู้นำโครงการรับผิดชอบ
แก้ไขความขัดแย้งระหว่างแผนก
เปิดทางให้ทรัพยากร (คน ข้อมูล งบประมาณ เครื่องมือ)
รักษาความคิดริเริ่มให้สอดคล้องกับกลยุทธ์และค่านิยมของบริษัท
The กรรมการที่ปรึกษา ไม่ได้บริหารงานประจำวัน มันถามคำถามที่ตรงไปตรงมา ตรวจสอบความก้าวหน้าตามตัวชี้วัดที่ชัดเจน และเลือกทางเลือกที่สนใจ เมื่อมันทำงาน ผู้จัดการโครงการจะรู้สึกได้รับการสนับสนุนและท้าทายพร้อมกัน
เมื่อใดที่ควรใช้หนึ่ง (และเมื่อนไม่ควร)
ใช้กรรมการที่ปรึกษาเมื่อการทำงานคือการทำงานข้ามแผนก มีค่าใช้จ่ายสูง มีความเสี่ยงสูง หรือมีความชัดเจนสูง เช่น สายผลิตภัณฑ์ใหม่ การย้ายแพลตฟอร์ม การควบรวมกิจการ การปรับปรุงกระบวนการใหญ่ หรือการเปิดตลาดในประเทศ หลีกเลี่ยงมันสำหรับงานสั้นๆ ที่มีความเสี่ยงต่ำหรือทำทีมเดียว ผู้สนับสนุนและการตรวจสอบรายสัปดาห์ก็เพียงพอแล้ว
ใครควรนั่งในคณะกรรมการ (และทำไม)
เป้าหมายสำหรับคน 5 ถึง 7 คนเพื่อให้การสนทนาชัดเจน เลือกคนที่สามารถเคลื่อนย้ายคันโยกได้จริง:
ผู้สนับสนุนบริหารที่เป็นเจ้าของผลลัพธ์ธุรกิจ
หัวหน้าการเงินที่เข้าใจงบประมาณและผลตอบแทนการลงทุน
ผู้นำด้านปฏิบัติการหรือภาคสนามที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง
เจ้าของเทคโนโลยีหรือข้อมูล หากมีการเกี่ยวข้องกับระบบ
หัวหน้า HR/คน เมื่อบทบาท ความสามารถ หรือการจัดหางานเปลี่ยนแปลง
เสียงที่เคารพจากลูกค้า (ขาย สนับสนุน ความสำเร็จ)
ความหลากหลายในหน้าที่สำคัญ การคิดในแบบที่หลากหลายยิ่งสำคัญมากกว่า เพิ่มที่ปรึกษาอิสระสักคนหากเป็นเรื่องที่มีความอ่อนไหว กรรมการที่ปรึกษาของคุณควรรวมผู้คนที่สามารถบอกว่า 'ใช่' ไม่ใช่แค่ให้ความเห็น กรรมการที่ปรึกษา should include people who can say “yes,” not just comment.
สิ่งที่ผู้นำโครงการนำมา
ผู้นำโครงการเป็นเจ้าของแผน เขานำหนึ่งหน้าก่อนการประชุมทุกครั้ง:
สถานะสีแดง/เหลือง/เขียวตามเป้าหมาย
ความเสี่ยงสามอันดับแรกพร้อมผู้รับผิดชอบและวันถึงเป้าหมาย
การเผชิญหน้ากับงบประมาณเทียบกับแผน
การตัดสินใจที่ต้องการจากกรรมการที่ปรึกษา (ที่ถูกจัดกรอบอย่างชัดเจน) กรรมการที่ปรึกษา (จัดกรอบอย่างชัดเจน)
รายการสั้น ‘ตั้งแต่ครั้งก่อน / ก่อนครั้งหน้า’
หากการอัพเดตไม่สามารถใส่ลงในหน้าหนึ่ง แสดงว่ามันยังไม่พร้อม รายละเอียดสามารถเก็บไว้ในภาคผนวก
วิธีการเริ่มต้นใน 7 ขั้นตอน
1) ชี้แจงเป้าหมายธุรกิจ
เขียนผลลัพธ์ในประโยคเดียว: “ลดค่าใช้จ่ายในการจัดตารางเวลา 12% ใน 9 เดือนในขณะที่ปรับปรุงการครอบคลุมเวลาให้ตรงเวลาเป็น 98%” ผูกมันเข้ากับกลยุทธ์เพื่อให้กรรมการที่ปรึกษาสามารถตัดสินด้านการแลกเปลี่ยนได้ กรรมการที่ปรึกษา สามารถตัดสินด้านการแลกเปลี่ยนได้
2) เลือกคนที่เหมาะสม
เชิญเฉพาะผู้ที่ตัดสินใจได้ เก็บกรรมการที่ปรึกษาให้เล็กและแทนที่สมาชิกที่เงียบเฉยอย่างรวดเร็ว ส่งบันทึก 'ทำไมคุณ' เพื่อให้แต่ละคนรู้บทบาทของพวกเขา กรรมการที่ปรึกษา เล็กและแทนที่สมาชิกที่เงียบเฉยอย่างรวดเร็ว ส่งบันทึก 'ทำไมคุณ' เพื่อให้แต่ละคนรู้บทบาทของพวกเขา
3) กำหนดสิทธิ์การตัดสินใจ
รายการสิ่งที่กรรมการที่ปรึกษาตัดสินใจ (การเปลี่ยนแปลงขอบเขตเกินกว่า X% การเลือกผู้จำหน่ายหลัก การลื่นวันเกินกว่า Y สัปดาห์) และสิ่งที่ผู้นำโครงการตัดสินใจคนเดียว ความไม่ชัดเจนเป็นรากของความล่าช้าส่วนใหญ่ กรรมการที่ปรึกษา ตัดสินใจ (การเปลี่ยนแปลงขอบเขตเกินกว่า X% การเลือกผู้จำหน่ายหลัก การลื่นวันเกินกว่า Y สัปดาห์) และสิ่งที่ผู้นำโครงการตัดสินใจคนเดียว ความไม่ชัดเจนเป็นรากของความล่าช้าส่วนใหญ่
4) ตั้งค่าช่วงเวลา
รายเดือนเป็นแบบธรรมดา เร็วขึ้นสำหรับ 90 วันแรก จำกัดเวลาไว้ที่ 60 นาที การอ่านล่วงหน้าส่งออกไป 48 ชั่วโมงล่วงหน้า หากไม่มีการตัดสินใจให้ยกเลิกประชุมและส่งอัพเดตเป็นลายลักษณ์อักษรแทน
5) ตกลงในบัตรคะแนน
เลือกเมตริก 5-7 ตัว: เมตริกผลลัพธ์ (ผลกระทบต่อลูกค้า รายได้ ค่าใช้จ่าย) เมตริกการส่งมอบ (ผ่านจุดหมายปิดกั้นความเสี่ยง) และเมตริกสุขภาพ (ความสามารถของทีม คุณภาพ) กรรมการที่ปรึกษาใช้สิ่งนี้เพื่อติดตามแนวโน้ม ไม่ใช่เพื่อจัดการงานยิบย่อย กรรมการที่ปรึกษา ใช้สิ่งนี้เพื่อติดตามแนวโน้ม ไม่ใช่เพื่อจัดการงานยิบย่อย
6) วางแผนการสื่อสาร
ตัดสินใจว่าบริษัทที่เหลือจะเห็นอะไรหลังแต่ละการประชุม บันทึกสั้นๆ 'สิ่งที่เราตัดสินใจและทำไม' ดีว่าเสียงลือ การเปิดเผยข้อมูลสร้างความเชื่อมั่นและรักษาพลังงานสูง
7) ปิดวงจร
หลังจากตัดสินใจ ผู้สนับสนุนยืนยันเจ้าของและวันที่เป็นลายลักษณ์อักษรภายใน 24 ชั่วโมง กรรมการที่ปรึกษาติดตามการยืนยันนั้นในการประชุมครั้งถัดไป กรรมการที่ปรึกษา ติดตามการยืนยันนั้นในการประชุมครั้งถัดไป
เขียนกฎบัตรคณะกรรมการ (1 หน้า)
ทำให้สั้นและเป็นสาธารณะ รวมถึงวัตถุประสงค์ สมาชิก สิทธิ์การตัดสินใจ ช่วงเวลาการประชุม ข้อมูลนำเข้า (สิ่งที่ผู้นำโครงการต้องนำมา) และข้อมูลส่งออก (สิ่งที่กรรมการที่ปรึกษาต้องนำเสนอ—การตัดสินใจ การอนุมัติ การยกและส่งต่อ) กฎบัตรหนึ่งหน้ารียนการถือกำเนิดที่ถกเถียงกันว่าใครทำอะไร กรรมการที่ปรึกษา ต้องนำเสนอ—การตัดสินใจ การอนุมัติ การยกและส่งต่อ) กฎบัตรหนึ่งหน้ารียนการถือกำเนิดที่ถกเถียงกันว่าใครทำอะไร
วาระการประชุมตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ซ้ำ
เปิด (5 นาที) ชัยชนะตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด ความเสี่ยงที่กลายเป็นปัญหา
บัตรคะแนน (10 นาที) ดูเทรนด์เทียบกับเป้าหมาย พูดคุยเฉพาะข้อยกเว้น
ลงลึก (25 นาที) หนึ่งเรื่องยากที่มีตัวเลือก 2-3 ทาง
การตัดสินใจ (10 นาที) การเคลื่อนไหวเฉพาะ เจ้าของ และวันครบกำหนด
ความเสี่ยงและการพึ่งพา (5 นาที) ยืนยันเจ้าของหรือส่งต่อ
สรุป (5 นาที) สิ่งที่เราตัดสินใจ ใครบอกใครบ้าง เมื่อใด
หากบางสิ่งไม่จำเป็นต้องใช้กรรมการที่ปรึกษา ย้ายออกจากวาระการประชุม ปกป้องเวลา กรรมการที่ปรึกษา, ย้ายออกจากวาระการประชุม ปกป้องเวลา
ตัวอย่าง (ให้ชัดเจน)
การโยกย้ายระบบ กลุ่มนี้อนุมัติหน้าต่างการตัดขาด เซ็นเกณฑ์การเรียกคืน เลือกผู้จำหน่ายหลังจากทดลองการทำงาน และจัดการความเป็นเจ้าของข้อมูล กรรมการที่ปรึกษา บังคับให้มีแผนการทดสอบจริงก่อนการเปิดใช้งาน
การอัพเกรตการจัดตารางหลายสถานที่ ผู้นำจากการปฏิบัติการ ทรัพยากรบุคคล และการเงินตกลงเกี่ยวกับมาตรการความสำเร็จ ตกลงเวลาฝึกอบรมสำหรับหัวหน้ากะ และอนุมัติการบัฟเฟอร์เมื่อทำการเปิดตัว ในกรณีนี้กรรมการที่ปรึกษาอนุมัติงบประมาณชั่วคราวเพิ่มเติมสำหรับสัปดาห์แรกจึงไม่สูญเสียการครอบคลุม กรรมการที่ปรึกษา อนุญาตงบประมาณชั่วคราวเพิ่มเติมสำหรับสัปดาห์แรกเพื่อไม่ให้การครอบคลุมลดลง
เทมเพลตที่คุณสามารถคัดลอกได้เลย
กฎบัตรหนึ่งหน้า
วัตถุประสงค์ (หนึ่งประโยค)
สมาชิกและบทบาท
สิทธิ์การตัดสินใจ (หัวข้อ)
ช่วงเวลาการประชุมและความยาว
ข้อมูลนำเข้าที่ต้องการก่อนแต่ละการประชุม
ข้อมูลส่งหลังจากแต่ละการประชุม
รายงานการตัดสินใจ (มากที่สุดสองหน้า)
บริบท: ปัญหาและสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากไม่ทำอะไร
ตัวเลือก (2–3) กับข้อดี ข้อเสีย ค่าใช้จ่าย เวลา
ตัวเลือกที่แนะนำและเหตุผล
การตัดสินใจจากกรรมการที่ปรึกษาที่ต้องการและเมื่อใด กรรมการที่ปรึกษา และเมื่อใด
บันทึกความเสี่ยง
ความเสี่ยง เจ้าของ ความเป็นไปได้ ผลกระทบ การดำเนินการถัดไป วันที่
รีวิวสามอันดับแรกทุกการประชุม ปิดหรือส่งต่อ
การบริหารที่ดีโดยไม่มีความช้าหนักใจ
การบริหารที่ดีรวดเร็วและมีเอกสาร ใช้แบบฟอร์มสั้นๆ ไม่ใช่แฟ้มหนาๆ เก็บนาทีเป็นการตัดสินใจ + เจ้าของ + วันที่—ไม่มีอะไรมาก กรรมการที่ปรึกษาควรเป็นการประชุมที่เร็วที่สุดของเดือนเพราะทุกคนมาพร้อมและทางเลือกถูกจำกัดให้กับตัวเลือกจริง กรรมการที่ปรึกษา ควรเป็นการประชุมที่เร็วที่สุดของเดือนเพราะทุกคนมาพร้อมและทางเลือกถูกจำกัดให้กับตัวเลือกจริง
กับดักที่พบบ่อย (และวิธีหลีกเลี่ยง)
ใหญ่เกินไป สมาชิกมากกว่าเจ็ดคนทำให้ทุกอย่างช้าลง ย่อตัวกรรมการที่ปรึกษา กรรมการที่ปรึกษา.
การตัดสินใจที่ไม่ชัดเจน “เราจะพิจารณาอีกครั้ง” คือรหัสสำหรับ “เรายังไม่ตัดสินใจอะไร” เขียนเสมอประโยคที่เริ่มต้นด้วย “เราตัดสินใจที่จะ…”
การจัดการยิบย่อย ถ้าคุณถกเถียงเรื่องรายการงาน คุณถอยมาอีกแล้ว กลับไปที่ผลลัพธ์และตัวชี้วัด
ไม่มีการอ่านล่วงหน้า การตัดสินใจที่ไม่มีบริบททำให้เสียเวลา ยกเลิกการประชุมหากไม่ได้ส่งการอ่านล่วงหน้า
ความขัดแย้งที่ซ่อนอยู่ บังคับให้เกิดการแลกเปลี่ยน: “เราสามารถทำให้ทันเวลา หรือรักษาขอบเขต หรือรักษางบประมาณ—เลือกสอง” กรรมการที่ปรึกษามีอยู่เพื่อทำการตัดสินใจนั้น กรรมการที่ปรึกษา มีอยู่เพื่อทำการตัดสินใจนั้น
การดำเนินตามที่อ่อนแอ ติดตามการตัดสินใจเป็นการรับประกันและทบทวนมันก่อนในครั้งถัดไป
วิธีที่ Shifton ช่วยในการปฏิบัติจริง
กลุ่มกรรมการที่ปรึกษาส่วนใหญ่พบปัญหากับการจัดตารางและการจัดหาทีมงานในโลกแห่งความเป็นจริงระหว่างการเปลี่ยนแปลง Shifton รักษาแผนการกะ การหยุดพัก และระดับทีมงานให้สามารถเห็นได้ขณะที่คุณนำกระบวนการใหม่มาใช้ ข้อมูลที่สะอาดให้สัญญาณที่จริงแก่กรรมการที่ปรึกษา (การครอบคลุม การทำงานล่วงเวลา การเริ่มต้นตรงเวลา) แทนความคิดเห็น ดังนั้นการตัดสินใจจะเกิดขึ้นเร็วขึ้นและมีผลกว่า กรรมการที่ปรึกษา ให้สัญญาณที่จริงแก่กรรมการที่ปรึกษา (การครอบคลุม การทำงานล่วงเวลา การเริ่มต้นตรงเวลา) แทนความคิดเห็น ดังนั้นการตัดสินใจจะเกิดขึ้นเร็วขึ้นและมีผลกว่า
คำถามที่พบบ่อยแบบรวดเร็ว
อะไรคือความแตกต่างระหว่างคณะกรรมการและกลุ่มกรรมการที่ปรึกษา?
คณะกรรมการดูแลทั้งบริษัท กลุ่มกรรมการที่ปรึกษาดูแลโครงการหรือโปรแกรม กรรมการที่ปรึกษา ทำการตัดสินใจภายในขอบเขตและระยะเวลาที่จำกัด
คณะกรรมการควรพบกันบ่อยแค่ไหน?
รายเดือนเป็นแบบธรรมดา ย้ายไปยังสองสัปดาห์ครั้งในช่วงที่สำคัญ ยกเลิกหากไม่มีการตัดสินใจที่ต้องการ—ส่งการอัพเดตเป็นลายลักษณ์อักษรแทน
ใครเป็นผู้ดำเนินการประชุม?
ประธาน (มักเป็นผู้สนับสนุน) ดำเนินการวาระและรักษาเวลา ผู้นำโครงการนำเสนอ แต่กรรมการที่ปรึกษาทำการตัดสินใจ กรรมการที่ปรึกษา ทำการตัดสินใจ
มันควรใหญ่แค่ไหน?
สี่ถึงเจ็ดคน เพียงพอในการมองเห็นมุมมองหลากหลายแต่พอน้อยเพื่อดำเนินการอย่างรวดเร็ว
อะไรที่ต้องใส่ในนาที?
การตัดสินใจ เจ้าของ และวันครบกำหนดเท่านั้น ที่เหลืออยู่ในการอ่านล่วงหน้าหรือการติดตาม
สรุปแนวคิดสุดท้าย
กรรมการที่ปรึกษาที่ดีคือกัน โรงแรม คมชัด และมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ มันพบกันอย่างมีจังหวะที่ต่อเนื่อง ใช้บัตรคะแนนที่ชัดเจน และบันทึกทางเลือกในหนึ่งบรรทัด มันเปิดทางคนและเงินโดยไม่จัดการงาน เปิดตัวด้วยกฎบัตรหนึ่งหน้า ปกป้องวาระการประชุม และปิดวงจรอย่างรวดเร็ว ทำเช่นนั้น โครงการที่ใหญ่ที่สุดของคุณจะดำเนินด้วยความเร็วและความสงบ—ไม่มีดราม่า แค่ผลลัพธ์ กรรมการที่ปรึกษา is small, decisive, and focused on outcomes. It meets on a steady rhythm, uses a clear scorecard, and documents choices in one line. It unblocks people and money without managing tasks. Launch it with a one-page charter, protect the agenda, and close every loop fast. Do that, and your biggest projects move with speed and calm—no drama, just results.