เอาชนะปัญหาขาดแคลนพนักงาน: คู่มือการปฏิบัติสำหรับนายจ้าง

เมื่อเกิด การขาดแคลนพนักงาน งานจะเพิ่มขึ้นและคุณภาพลดลง ผู้จัดการต้องทำงานอย่างหนักเพื่อเติมให้เต็มตามตารางการทำงาน พนักงานใหม่เข้ามาแล้วออกไปอย่างรวดเร็ว ลูกค้าต้องรอ คู่มือนี้จะแสดงให้เห็นวิธีการทำให้ทีมกลับมาเสถียรอย่างรวดเร็วและแก้ไขต้นเหตุโดยไม่ใช้คำศัพท์ทั่วไป คุณจะเห็นว่าการขาดแคลนดูเป็นอย่างไรในแต่ละวัน วิธีการจัดการปัญหาในสัปดาห์แรก และวิธีการฟื้นฟูทีมใน 90 วันที่ผ่านมา แต่ละขั้นตอนเหล่านี้สามารถใช้ได้กับสายการบิน การค้าปลีก โลจิสติกส์ บริการภาคสนาม และการดำเนินการที่ใช้การทำงานเป็นกะอื่น ๆ ที่เหมาะสม เราจะแสดงให้เห็นว่า Shifton ช่วยให้ตารางงานชัดเจน ข้อมูลเวลาถูกต้อง และการสื่อสารรวดเร็วได้อย่างไร

ต้นทุนที่ซ่อนไว้ของการขาดแคลนพนักงาน

การขาดแคลนพนักงานไม่ได้หมายถึงแค่ “เราต้องการคนมากขึ้น” ความเสียหายที่แท้จริงจะแสดงออกมาในหลายช่องทางเล็ก ๆ ที่รวมกัน:

• เวลาทำงานทับซ้อนขณะที่พื้นที่งานอื่นไม่มีคนรับผิดชอบ

• การทำงานล่วงเวลาเพิ่มขึ้นโดยไม่มีใครเห็นรูปแบบ

• พนักงานใหม่ลาออกในสัปดาห์; พวกเขาไม่เคยรู้สึกว่าควบคุมได้

• ผู้ควบคุมงานวิ่งตามอัปเดตในแชทและสเปรดชีต

• การปิดบัญชีเงินเดือนล่าช้าเพราะข้อมูลเวลาไม่ชัดเจน

• ขั้นตอนความปลอดภัยถูกข้ามเมื่อความกดดันเพิ่มขึ้น

• ผู้นำใช้เวลาหลายชั่วโมงในการแก้ปัญหาแทนที่จะพัฒนากระบวนการ

เขียนช่องทางเหล่านี้ในหน้ากระดาษเดียว วัดผลเป็นเวลาหนึ่งเดือน คุณจะรู้ว่าควรดำเนินการที่ใดก่อน

ความหมายที่แท้จริงของการขาดแคลนพนักงานในแต่ละวัน

A การขาดแคลนพนักงาน คือช่องว่างระหว่างงานที่ต้องทำกับคนที่พร้อมทำ ณ เวลาและสถานที่ที่ต้องการ มันไม่ใช่แค่จำนวนหัว มันคือเวลา สถานที่ และทักษะ

• ทีมและกะ คุณอาจมีพนักงานเพียงพอโดยรวม แต่ไม่มีพนักงานที่มีใบอนุญาตเพียงพอในเวลาที่เหมาะสม

• ทีมภาคพื้นและบริการ งานพิเศษในช่วงเวลาสั้น ๆ: การเปลี่ยนเครื่อง, การส่งมอบ, ช่วงทานอาหารกลางวัน เร่งรีบเข้าสู่คลินิก เก็บสินค้าช่วงสิ้นวัน

• การบำรุงรักษาและ MRO งานที่ต้องการบทบาทที่รับรอง; คุณไม่สามารถสับเปลี่ยนใครได้

• เครือข่ายหลายในที่ตั้ง สถานที่เงียบสงบมีความสามารถสำรองในขณะที่สถานที่ธุรกิจล้นหลาม

ฉากทั่วไป:

1. การล่าช้าจากสภาพอากาศทำให้เครื่องบินเข้าสู่ศูนย์กลางในเวลาใกล้เคียงกัน คุณต้องขยายความครอบคลุมที่ประตูบางแห่ง และดึงคนจากสายงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำ

2. ทีมทำงานตอนกลางคืนเข้าสู่ที่พักหลายเครื่องในเวลาไม่กี่นาที ทีมต้องการการส่งต่อที่ชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำ

3. การโทรบอกว่าป่วยในนาทีสุดท้ายทำนายการกระทำเสีย คุณต้องการวิธีการเติมเต็มที่รวดเร็วและยุติธรรม

4. สองฐานงานใช้กลุ่มผู้เชี่ยวชาญร่วมกัน งานด่วนหนึ่งงานต้องการการโยกย้ายในวันเดียวกัน

คุณแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยปฏิทินสด บทบาทที่ชัดเจน และการสื่อสารที่รวดเร็ว ไม่ใช้การประกาศเสียงดัง

สาเหตุรากที่คุณสามารถมีอิทธิพลจริง ๆ

คุณไม่สามารถเปลี่ยนเศรษฐกิจได้ แต่คุณสามารถแก้ไขระบบรอบการทำงานได้

• กฎเกี่ยวกับการจัดหาพนักงานที่ไม่ชัดเจน ไม่มีใครกำหนดการครอบคลุมขั้นต่ำตามชั่วโมงหรือทักษะ

• การว่าจ้างช้า ผู้สมัครรอการตอบกลับหลายวันและไปที่อื่น

• การฝึกปฏิบัติที่อ่อนแอ พนักงานใหม่เจอความสับสนในวันแรกและไม่เคยฟื้นตัว

• การมองเห็นที่ไม่ดี ผู้จัดการคาดเดาที่ความต้องการ; พวกเขาไม่เห็นรูปแบบ

• การสับเปลี่ยนแบบท่วมท้น คนไม่สามารถเปลี่ยนกะโดยไม่มีการอนุมัติสามครั้ง

• ข้อมูลยุ่งเหยิง เวลา เบรกและผลงานอยู่ในเอกสารต่าง ๆ กัน

จัดการสองหรือสามสิ่งนี้และภาพจะเปลี่ยนเร็ว

7 วันแรก: การจัดการเบื้องต้นที่ได้ผล

คุณต้องการการบรรเทาทันที ใช้แผนหนึ่งสัปดาห์นี้ลดความเจ็บปวดโดยไม่ต้องทำโครงการใหญ่

1. หยุดการครอบคลุมที่ต้องมี กำหนดชั่วโมงและสถานีที่ไม่สามารถล้มเหลวได้ เติมเต็มสิ่งเหล่านั้นก่อนทุกวัน

2. ตั้งกฎการสับเปลี่ยนที่ชัดเจน อนุญาตการสับเปลี่ยนที่ได้รับอนุมัติหนึ่งครั้งต่อคนต่อสัปดาห์พร้อมการลงนามของผู้ควบคุมงานในแอป

3. เผยแพร่การสรุปรายวันแบบสองบรรทัด "ที่เราขาดแคลน" และ "สิ่งที่เราจะหยุดในวันนี้" ความขาดแคลนมีความสำคัญกว่าความสมบูรณ์แบบ

4. ย้ายเวลาเบรกก่อน หลีกเลี่ยงการที่ทุกคนออกจากสายงานพร้อมกัน

5. เพิ่มพูลชั่วคราวสำหรับงานหนึ่ง เลือกงานที่ง่ายที่สุดที่มีปริมาณมากและฝึกฝนคนห้าคนที่นั่น

6. ปิดชั่วโมงของเมื่อวานก่อน 10 โมงเช้า ข้อมูลเวลาที่ล่าช้าทำให้คุณมองไม่เห็น ให้นำเข้มงวด

7. ขอบคุณทีมงานเป็นลายลักษณ์อักษร ชื่อชัยชนะสามรายการ คนต้องรู้สึกถูกมองเห็น

ถ้าเครื่องมือของคุณรองรับ ใช้กะเปิดให้ครอบคลุมโดยสมัครใจ ถ้าไม่โพสต์รายชื่อสมัครง่าย ๆ และย้ายไปที่ Shifton ในสัปดาห์ที่สอง

30–90 วัน: สร้างเครื่องยนต์ที่เสถียร

การบรรเทาระยะสั้นไม่เพียงพอ ใช้ไตรมาสหน้าตั้งระบบที่ป้องกันวิกฤตครั้งต่อไป

• เทมเพลตที่ตรงตามความต้องการ สร้างรูปแบบสำหรับช่วงพีค งานกลางคืน และชั่วโมงช้า ทำซ้ำทุกสัปดาห์

• ฝึกสอนข้ามสายอย่างน้อยหนึ่งขั้น แต่ละคนควรครอบคลุมหนึ่งบทบาทเสริม บันทึกทักษะในปฏิทิน

• กฎการจัดตารางเวลาที่เป็นธรรม หมุนเวียนวันหยุดสุดสัปดาห์ งานกลางคืน และงานที่ต้องเสียภาษีสูง เผยแพร่เหตุผลที่ตรงไปตรงมาเพื่อให้คนไว้วางใจ

• ขั้นตอนแ карьерางาง่าย แสดงฝึกอบรมช่วยให้ได้บทบาทที่ดีขึ้น เชื่อมโยงขั้นตอนกับการเพิ่มเงินหรือการยกย่อง

• สัมภาษณ์การออกใน 24 ชั่วโมง เรียนรู้เหตุผลแท้ที่คนจากไปในขณะที่ความทรงจำสดใหม่

• คณิตศาสตร์การจ้างจัดการ ถ้าคุณต้องการจ้างห้าคนต่อเดือน ให้ส่งข้อเสนอสิบรายการ ไม่ใช่ห้า วางแผนล่วงหน้า

• ช่องทางเดียวสำหรับการอัปเดต ใช้แอปสำหรับการเปลี่ยนแปลงของตารางงานทั้งหมด ปิดการสนทนาด้านข้างสำหรับกะ

งานนี้แปลงแผนที่เปราะบางเป็นการดำเนินการที่เข้มแข็ง

วิธีที่ Shifton ลดความโกลาหลในการดำเนินงานประจำวัน

Shifton ทำให้แผนชัดเจนและข้อมูลสะอาด ซึ่งมีความสำคัญเมื่อคุณถูกกดขับหนัก

• เริ่มต้นรวดเร็ว นำเข้าคนจากไฟล์ กลุ่มพวกเขาตามไซต์ ทักษะ หรือใบอนุญาต และเผยแพร่ปฏิทินครั้งแรกในเซสชันเดียว

• เทมเพลตกะและการคัดลอก คัดลอกรูปแบบทั่วไปในไม่กี่วินาที—การเปลี่ยนเครื่อง, คลื่นการส่ง, ช่วงการคลินิก, การทำความสะอาดกลางคืน

• การลงทะเบียนเข้างานระหว่างมือถือและโหมดคีออส PIN หรือ QR ง่าย ๆ ผู้ควบคุมงานอนุมัติข้อยกเว้นบนจุด

• การตรวจสอบตำแหน่ง/จีพีเอส ยืนยันการเข้าร่วมที่ประตู, ท่าเรือ, เคาน์เตอร์, หรือห้อง ลดการโทร “เธออยู่ที่ไหน?”

• การจับแบบออฟไลน์ บันทึก punch เมื่อตำแหน่งนี้มีสัญญาณครอบคลุมแย่ ซิงค์ในภายหลัง

• กะเปิดและการเตือน ส่งการเปลี่ยนแปลงไปยังกลุ่มที่เหมาะสม เติมช่องว่างอย่างรวดเร็ว

• แผ่นเวลาแบบมัลติ ส่งออก CSV/XLS ที่สะอาดสำหรับเงินเดือนและการวิเคราะห์

• หน้าจอหลายภาษา คำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับทีมที่มั่วภาษา

ระหว่าง การขาดแคลนพนักงาน,ความชัดเจนและความเร็วมีความสำคัญมากกว่าเดิม Shifton ให้ทั้งสองอย่างโดยไม่ต้องใช้เวลานาน

“คณิตศาสตร์การจัดพนักงานแบบ“ หลักการแรก” (ง่ายและมีประโยชน์)

• การครอบคลุม = ความต้องการต่อชั่วโมง ÷ ผลลัพธ์ต่อคน วัดครั้งเดียว; อัปเดตเป็นรายเดือน

• สำรอง = 10–20% ของการครอบคลุม ใช้สำหรับพักผ่อน, การฝึกฝน, และการลาแบบแจ้งล่วงหน้าสั้น ๆ

• กฎความเหนื่อยล้า จำกัดจำนวนวันทำงานและการกลับงานที่ยาวนาน ปกป้องเวลาการฟื้นฟู

• ความสามารถในการสับเปลี่ยน อนุญาตการสับเปลี่ยนการควบคุมเพื่อคงกำลังใจสูงโดยไม่ทำลายการครอบคลุม

สูตรเล็ก ๆ เหล่านี้นำความสงบกลับมาในการประชุมการวางแผน

การสื่อสารที่ลดความเครียด

คนจัดการงานหนักถ้าได้รับข้อมูลที่ดี

• เผยแพร่สองสัปดาห์ข้างหน้าแม้ว่าคุณจะอัปเดตทุกวัน

• เน้นสามหน้าต่างที่ยุ่งที่สุดในแต่ละวัน

• ส่งข้อความเปลี่ยนครั้งหนึ่งต่อคนต่อวัน—รวมการเปลี่ยนแปลง อย่าสแปม

• ปักหมุดการสรุปรายวันบนหน้าจอเดียวกันกับปฏิทิน

• ปิดวงแหวน: “เราตัดสินใจ X เพราะ Y; อัปเดตต่อไปที่ Z”

Shifton สนับสนุนนี้ด้วยข้อความประกาศและหมายเหตุที่อยู่กับปฏิทิน

เครื่องมือผู้จัดการที่คุณคัดลอกได้วันนี้

สคริปต์หนึ่งนาทีสำหรับวันที่ยาก
“วันนี้เราขาดแคลนที่ประตู B1–B4 ตั้งแต่ 17:00–19:00 น. หลัง 18:00 เราจะยืมคนสองคนจากสายพาน เบรกจะย้ายเข้าก่อน ถ้าคุณสามารถครอบคลุมอีกหนึ่งชั่วโมง โปรดแตะ ‘เสนอ’ ในแอป ขอบคุณที่ถือสายนั้น—บอกเราว่าอะไรที่เราสามารถเอาออกเพื่อช่วย”

รายการตรวจสอบปฏิทินประจำวัน

• การครอบคลุมขั้นต่ำพบในแต่ละสถานี

• เบรกแยกเป็นช่วงต่าง ๆ, ไม่ซ้อนกัน

• การผสมผสานระหว่างหน้าที่และทักษะสมดุล

• เตรียมตัวสำรองและสามารถติดต่อได้

• งานที่มีความเสี่ยงสูงจับคู่กับพนักงานที่ได้รับการรับรอง

• การส่งออกถูกส่งก่อน 10 โมงเช้าของวันถัดไป

ใช้รายการตรวจสอบเหล่านี้บนกระดาษหากจำเป็น; ย้ายพวกเขาไปที่ Shifton เป็นบันทึกในภายหลัง

ทำไม Shifton เป็นคำตอบที่เร็วกว่าในช่วงการขาดแคลนพนักงาน

คลื่นกลางคืนและชั่วโมงเร่งด่วนต้องการการอัปเดตทันใจ Shifton ให้ผู้ควบคุมงานลากพนักงานระหว่างงาน คัดลอกรูปแบบ และส่งการเตือนภายในหนึ่งนาที ปฏิทินยังคงอ่านได้

สภาพอากาศหรือล่าช้าการส่งมอบบังคับให้ต้องจัดตารางเวลาใหม่ Shifton อัปเดตเวลาและสถานที่บนโทรศัพท์ คนจะไปที่ที่ถูกต้องโดยไม่มีการโทรเพิ่มเติม การ การขาดแคลนพนักงาน เผยช่องทางการสื่อสารที่อ่อนแอ Shifton ปิดช่องว่างนั้น

ทีมหลายในที่ตั้งต้องการการควบคุมท้องถิ่นด้วยการมองเห็นทั่วโลก ให้หัวหน้างานที่แต่ละสถานีมีสิทธิจัดการปฏิทินของพวกเขา ขณะที่ส่วนกลางจะเห็นการครอบคลุมและความเสี่ยง ไม่มีการกระจายข้อมูลเพิ่ม

พนักงานใหม่ไม่ควรจมน้ำในวันแรก เชิญด้วยลิงก์ แสดงสองหน้าจอที่พวกเขาต้องการและตรึงงานของพวกเขา คำแนะนำที่ชัดเจนในภาษาของพวกเขาช่วยลดเวลาการฝึกอบรม

สัญญาณต่ำไม่ควรหยุดงาน Shifton บันทึก punch ออฟไลน์ จากนั้นซิงค์ สิ่งนั้นทำให้ข้อมูลเวลาเชื่อถือได้เมื่อคุณต้องการมากที่สุด

กรณีศึกษาเล็ก ๆ

ผู้ให้บริการภูมิภาค, พนักงาน 120 คน
ปัญหา การโทรบอกป่วยและพุ่งขึ้นจากสภาพอากาศทำให้เวลางานล่วงเวลามากขึ้น การปิดบัญชีเงินเดือนล่าช้า
การตั้งค่า นำเข้าพนักงาน, สร้างเทมเพลตสำหรับช่วงเวลาพีค, เปิดใช้งานกะเปิด, ตั้ง geofences ที่ไซต์หลัก
ผลลัพธ์ เติมเต็มช่องว่างการครอบคลุมได้เร็วขึ้น 30% เวลางบมือนิ่ง ส่งออกมุมขวาไปตามเวลา การ การขาดแคลนพนักงาน ลดลงภายในสองสัปดาห์

ทีมเปลี่ยนเครื่องที่ศูนย์ที่ยุ่งมาก
ปัญหา ธนาคารตอนกลางคืนต้องการการสับเปลี่ยนที่รวดเร็ว; การโทรและการแชทกลุ่มทำให้มีการพลาด
การตั้งค่า สระสำรองกับการเตือนผ่าน push, punch ที่สายพาน, การอนุมัติของผู้ควบคุมงานบนมือถือ
ผลลัพธ์ การเติมเต็มเกิดขึ้นในนาทีไม่ใช่ครึ่งชั่วโมง งานที่พลาดลดลง พนักงานชอบแผนที่ชัดเจน

ผู้ค้าหลายสาขา
ปัญหา สามร้านค้าจะใช้ปฏิทินที่แตกต่างกัน ส่วนกลางไม่มีมุมมองรวม
การตั้งค่า เทมเพลตที่ใช้ร่วมกัน, สิทธิ์ในพื้นที่, แผ่นเวลาแบบรวม
ผลลัพธ์ การครอบคลุมสุดสัปดาห์ราบรื่นและการโทรจากสัญญาณสุดท้ายลดลง การหมุนเวียนถูกบรรเทาเมื่อปฏิทินคาดการณ์ได้

ห้าข้อผิดพลาดที่พบบ่อย (หลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้)

1. การละเลยการทำงานออฟไลน์ ชั้นใต้ดิน โรงเก็บเครื่องบิน และห้องด้านหลังฆ่าสัญญาณ หากแอปหยุดที่นั่น มันไม่ใช่ตัวเลือกที่ถูกต้อง

2. ไม่มีการตรวจสอบตำแหน่ง ไม่มี geofences คุณสูญเสียเวลาในการถามว่าคนอยู่ที่ไหน

3. การฝึกฝนที่หนัก ถ้าการตั้งค่าใช้เวลาหลายสัปดาห์ ทีมต่าง ๆ จะยังใช้แชทต่อไป

4. ไม่มีบทบาทผู้ควบคุมงาน การควบคุมศูนย์กลางทำให้ทุกอย่างช้า ให้ผู้นำท้องถิ่นจัดการด้วยรางป้องกัน

5. การส่งออกที่ยุ่งเหยิง หากแผ่นเวลาต้องการการทำความสะอาดด้วยมือ การประหยัดจะหายไป

การทดสอบง่าย ๆ หนึ่งวันแสดงออกปัญหาเหล่านี้ก่อนที่คุณจะลงทุน

FAQ

สามารถทำงานต่อได้ด้วยสัญญาณต่ำได้ไหม?

ได้ ใช้เครื่องมือที่บันทึก punch และงานออฟไลน์แล้วซิงค์ภายหลัง; การปกป้องข้อมูลระหว่าง การขาดแคลนพนักงาน.

การเปิดใช้งานขั้นพื้นฐานใช้เวลานานแค่ไหน?

นำเข้าซtaff สร้างสองเทมเพลต ตั้ง geofences ส่งคำเชิญ ทีมหลายทีมเผยแพร่ปฏิทินสดในวันเดียวกัน

เราจัดการบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างไร?

มอบสิทธิ์การควบคุมงานให้กับผู้ควบคุมงานในการย้ายพนักงานและอนุมัติเวลาในพื้นที่ของพวกเขา HR และการเงินคงไว้ซึ่งการมองเห็นเต็มรูปแบบ

การลงทะเบียน punch บนมือถือแทนการนาฬิกาผนังได้ไหม?

บ่อยครั้ง ใช่ แท็บเล็ตคีออสที่มี PIN หรือ QR รวดเร็วและเชื่อถือได้และ geofences ยืนยันตำแหน่ง

เราสามารถสับเปลี่ยนกะได้อย่างยุติธรรมไหม?

ได้ ใช้กะเปิดและกฎง่าย ๆ —ใครตอบรับก่อนก็จะได้รับสิทธิ์ จำกัดต่อสัปดาห์และการอนุมัติของผู้ควบคุมงาน

สรุป

การขาดแคลนจะเกิดขึ้น สิ่งที่สำคัญคือคุณจะเห็นช่องว่างเร็วเพียงใด คุณจะสื่อสารอย่างชัดเจนเพียงใด และการเปลี่ยนแปลงของปฏิทินราบรื่นเพียงใด Shifton ช่วยให้คุณวางแผนการครอบคลุม จัดการการสับเปลี่ยน ยืนยันการปรากฏตัว และส่งออกข้อมูลเวลาโดยไม่ต้องออกแรงมากนัก นั่นช่วยลดความเครียดในวันนี้และทำให้ครั้ง การขาดแคลนพนักงาน ถัดไปง่ายต่อการจัดการ เมื่อคนรู้จะอยู่ที่ไหนและควรทำอะไร ลูกค้าจะรู้สึกถึงความแตกต่าง

สร้างบัญชี Shifton ของคุณและกำหนดทีมแรกของคุณวันนี้