Kako je Shifton pomagal Onkološki bolnišnici v Kropyvnytskyiu optimizirati razporejanje, izboljšati spremljanje časa in zmanjšati stroške

O bolnišnici

Kropyvnytskyi regionalni onkološki center je vodilna zdravstvena ustanova, specializirana za diagnozo, zdravljenje in rehabilitacijo onkoloških pacientov. Bolnišnica nudi širok nabor zdravstvenih storitev, vključno s kirurškimi posegi, kemoterapijo, radioterapijo, rehabilitacijo in paliativno oskrbo.

Struktura bolnišnice

Onkološki center sestavljajo več oddelkov, vključno z:

• Oddelek za radiologijo
• Oddelek za kemoterapijo
• Kirurški oddelek
• Hematološki oddelek
• Oddelek za pediatrično onkologijo
• Oddelek za anestezijo in intenzivno nego
• Diagnostični center (CT, MRI, laboratorijske preiskave)
• Sprejemni in urgentni oddelek
• Rehabilitacija in paliativna oskrba

V bolnišnici je zaposlenih več kategorij osebja, vključno z:

• Zdravniki (onkologi, kirurgi, anesteziologi, radiologi, hematologi in drugi specialisti)
• Medicinske sestre in asistenti
• Laboratorijski tehniki in diagnostični strokovnjaki
• Administrativno in računovodsko osebje
• Tehnično in podporno osebje

Izzivi, s katerimi se sooča bolnišnica

1. Kompleksno načrtovanje za različne kategorije osebja

Vsak oddelek deluje po različnem urniku:

• Zdravniki delajo v izmenskih delih 24/7, uravnotežujejo načrtovane obiske in nujne klice.
• Kirurgi sledijo operacijskemu urniku, kar zahteva natančno koordinacijo vseh članov ekipe.
• Medicinske sestre in asistenti delajo v vrtečih se izmenah.
• Laboratorijsko osebje deluje v okviru strogo določenih delovnih procesov, odvisno od obremenitve laboratorija.
• Administrativno osebje ima standardni delovni čas v pisarni, vendar potrebuje tudi natančno sledenje časa.

V preteklosti je ročno ustvarjanje urnikov vzelo ogromno časa in pogosto povzročalo napake, kar je vodilo do pomanjkanja osebja v kritičnih situacijah.

2. Težave s sledenjem časa

• Sledenje zamudam in naduram je bilo težko brez avtomatiziranega sistema.
• Ni bilo jasnega nadzora nad dejanskimi delovnimi urami, kar je vodilo do preplačil ali podplačil.
• Ročno vnašanje podatkov je povzročilo neskladnosti v izplačilih, kar je ustvarilo konflikte med osebjem in povečalo delovno obremenitev računovodij.

3. Skladnost z delovnimi zakoni

Bolnišnica je morala zagotoviti:
✅ Spoštovanje pravil o dolžini izmene (npr. ne preseganje največjih tedenskih delovnih ur).
✅ Nadure, nočne izmene in nadomestila so bila natančno zabeležena in plačana.
✅ Dnevi dopusta in bolniške so bili pravilno dokumentirani za preprečevanje konfliktov pri načrtovanju ur.

4. Preobremenjenost računovodskega oddelka

V preteklosti je bilo potrebno več računovodij za ročno obdelavo plačilnih list, vnašanje podatkov iz časovnih zapisov. Ta proces je bil počasen, naporen in nagnjen k napakam.

Kako je Shifton rešil te težave

✅ Avtomatizirano načrtovanje za vse kategorije osebja

Shifton avtomatično generira urnike na podlagi delovnih vlog, potreb oddelkov in zahtev po izmenah. Sedaj:

• Zdravniki prejmejo jasno načrtovane izmene, ki jih je mogoče enostavno prilagoditi.
• Kirurgi in ekipe operacijskih sob vidijo svoje urnike vnaprej, kar omogoča boljše načrtovanje operacij.
• Medicinske sestre in asistenti so enakomerno razporejeni, da se zagotovi ustrezna raven osebja.
• Laboratorijsko osebje sledi optimiziranemu delovnemu toku brez preobremenitev.
• Administrativno osebje ima pregledne in strukturirane delovne ure.

✅ Pregleden sistem za sledenje časa

Sedaj so vse prisotnosti, prihodi, odhodi, zamude in nadure avtomatično zabeleženi.

• Zaposleni zabeležijo svoje delovne ure v sistem.
• Vodje imajo realni vpogled v dejanske delovne ure in lahko spremljajo razpoložljivost osebja.
• Napake v izplačilih so odpravljene – sistem natančno izračuna delovne ure.

✅ Popolna skladnost z delovnimi zakoni

Shifton zagotavlja, da:

• Zaposleni ne presegajo zakonsko dovoljenih delovnih ur.
• Nadure in nočne izmene so ustrezno dokumentirane in plačane v skladu z delovnimi zakoni.
• Dopusti in bolniški dnevi so uspešno upravljani, kar preprečuje konflikte pri načrtovanju ur.

✅ Zmanjšana delovna obremenitev računovodskega oddelka

V preteklosti so računovodje morali ročno obdelovati velike količine podatkov, zdaj pa Shifton avtomatično generira časovne poročila, kar bistveno skrajša čas, potreb za izračune plač.

💡 Rezultat: Po uvedbi Shiftona je bolnišnica zmanjšala število potrebnih računovodij, saj je sistem avtomatiziral velik del njihovega dela.

Rezultati po uvedbi Shiftona

📉 75% zmanjšanje časa, potrebnega za načrtovanje
💰 Zmanjšana delovna obremenitev računovodskega oddelka in manj potrebnih računovodij
⏳ Več kot 10 ur tedensko prihranjenih za administratorje
🚀 Ni več napak pri načrtovanju – vsaka izmena je ustrezno pokrita, tudi pri zadnjih spremembah
✅ Pregleden sistem za sledenje časa – zaposleni se pravočasno prijavljajo in odjavljajo, nadure so natančno zabeležene

Sklep

Shifton je postal nujno orodje za onkološko bolnišnico v Kropyvnytskyiju. Sedaj:
✔ Osebje dela po jasnem in uravnoteženem urniku.
✔ Vodstvo ima popoln pregled nad razpoložljivostjo delovne sile.
✔ Izplačila so obdelana hitro in natančno.
✔ Sledenje časa je pregledno, kar odpravlja napake in spore.

Shifton ni le orodje za načrtovanje izmen – je kritični sistem za učinkovito upravljanje delovne sile v bolnišnici. 🚑