Что такое соответствие требованиям HIPAA

В то время как в физическом мире эта информация была доступна тем, кто предоставлял уход, в нашу современную эпоху — все цифровые данные о вас могут храниться в базе данных где-то на другой стороне планеты — должны существовать стандарты, по которым PHI может передаваться электронно, чтобы защищать личную конфиденциальность и обеспечивать безопасность.Закон о совместимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) был разработан для обеспечения конфиденциальности медицинских записей, а также для создания дорожной карты для учреждений по управлению данными с этической точки зрения. Соответствие HIPAA не только защищает конфиденциальность медицинских записей, но и внушает доверие пациентам и лицам, ухаживающим за ними.Тонкости соблюдения нормативных требований HIPAA, включая их определение, что оно влечет за собой, а также различные законы, которые применяются, и нормативные акты, которые контролируют это, описаны в этой статье. Этот файл определяет «защищенную информацию о здоровье», указывает, кто должен соблюдать правила HIPAA, и описывает ключевые компоненты процесса реализации активной корпоративной политики. Организации могут улучшить защиту, предотвратить возможные нарушения и гарантировать ответственность в меняющемся нормативном ландшафте, понимая нюансы соблюдения требований HIPAA.

Определение соответствия требованиям HIPAA

В сущности, определение соответствия требованиям HIPAA включает реализацию серии технологических мер и физических предосторожностей для защиты PHI от нарушений и нежелательного доступа. Это охватывает все, начиная от использования надежных компьютерных систем для хранения и передачи медицинской информации до обучения сотрудников процедурам защиты данных. Еще одной стороной соблюдения является создание четких правил и процедур, которые определяют, как компании должны реагировать на любые нарушения данных и защищать права пациентов.

Почему соблюдение требований HIPAA важно

Соблюдение HIPAA предотвращает ненадлежащее использование, раскрытие или получение информации о пациентах и других данных, связанных с медицинским обслуживанием. HIPAA обеспечивает защиту и конфиденциальность PHI, поддерживая доверие пациентов и юридическое соответствие. Кроме того, соблюдение помогает компаниям избегать штрафов или надзорных последствий и потери репутации, связанных с нарушениями HIPAA. Соблюдение требований HIPAA демонстрирует обязательство поддерживать базовый уровень защиты конфиденциальности пациентов, что является важным фактором в предоставлении медицинских услуг.Помимо этического аспекта, оно соответствует требованиям HIPAA по закону. Несоблюдение может привести к серьезным штрафам, судебным искам и потере лицензий компании. Даже если нарушения данных становятся более распространенными, сильная культура соблюдения считается единственным способом обеспечить соответствие требованиям HIPAA.

Что такое защищенная информация о здоровье

Любая информация в медицинской записи, которая может быть использована для идентификации конкретного лица и которая была создана, использована или раскрыта в ходе медицинских услуг, таких как диагностика или лечение, иначе называется конфиденциальными данными пациента.PHI включает в себя различные идентификаторы, которые связывают данные о здоровье, включая электронные и физические записи, с конкретными людьми. Для защиты целостности и конфиденциальности данных о пациентах, правила HIPAA требуют строгого контроля за обработкой PHI.

Идентификаторы PHI

Защищенная информация о здоровье (PHI) включает широкий спектр идентификационных номеров, которые могут быть использованы для установления личности человека как напрямую, так и косвенно. Медицинские организации должны четко понимать, что квалифицируется как PHI, чтобы соответствовать законодательству о соблюдении HIPAA.Информация о прошлом, настоящем или возможном физическом или психическом здоровье человека, предоставляемые медицинские услуги или выставление счетов за те же льготы, связанные с сотрудником, считаются PHI. Ниже перечислены идентификаторы, указанные HIPAA:

• Имена;
• Географические местоположения размером меньше штата;
• Даты (рождения, смерти, госпитализации);
• Номера телефонов;
• Адреса электронной почты;
• Номера медицинских записей;
• Детали страховых счетов;
• Любой другой уникальный код или характеристика.

Поставщики услуг здравоохранения, соблюдающие HIPAA, и связанные с ними организации должны уметь распознавать эти идентификаторы. Оптимизация управления и защиты PHI позволяет организациям сократить риск утечки данных и оставаться в соответствии с правилами HIPAA. Эффективные практики управления данными являются критически важными, так как неспособность сохранить эти идентификаторы может привести к суровым штрафам и снижению доверия пациентов.

Кто должен соблюдать требования HIPAA

Любая компания или частное лицо, имеющее дело или доступ к защите вашей информации о здоровье (PHI), обязаны соблюдать HIPAA. Существуют две основные категории: «Деловые партнеры» и «Покрытые организации».Для защиты студенческих записей по всей медицинской экосистеме важно определить типы компаний, попадающие под регулирующее действие HIPAA. Для защиты конфиденциальности, целостности и конфиденциальности покрытой медицинской информации как правило конфиденциальности HIPAA, так и правило безопасности HIPAA требуют, чтобы все организации в этих категориях соблюдали правила.

Покрытые организации

Покрытая организация — это поставщик прямых медицинских услуг, таких как клиники, больницы, кабинеты врачей, розничные аптеки и медицинские планы. Для обеспечения безопасности данных своих клиентов они соблюдают Правило о соответствии требованиям HIPAA.Эти организации должны иметь в наличии политики для правильного хранения и защиты данных и несут основную ответственность за получение согласия пациента перед передачей PHI. Эти организации должны следовать руководству по соблюдению требований HIPAA.

Деловые партнеры

Часто называемый деловым партнером, деловой партнер — это сторона, предоставляющая услуги в области здравоохранения, такие как IT, анализ данных и выставление счетов, поставщику медицинских услуг. Покрытый поставщик медицинских услуг должен соблюдать HIPAA, поскольку они могут иметь личные данные пациентов.Бизнес-партнеры также должны подписывать соглашения, требующие такой же степени безопасности данных и соблюдения требований, как и покрытые организации. Поскольку нарушение деловым партнёром все равно может привести к штрафам для покрытой организации, важно соблюдать это расширенное партнёрское соглашение.

Что представляют собой правила и нормы HIPAA

Правило конфиденциальности HIPAA включает в себя набор положений, охватывающих конкретные области конфиденциальности и безопасности; три основные нормы: правило уведомления о нарушении, правило безопасности HIPAA и правило конфиденциальности HIPAA.Эти правила гарантируют, что компании используют строгую защиту данных для защиты PHI от опасностей, незаконного доступа и злоупотреблений. Правила предоставляют унифицированную структуру, которая определяет процедуры обработки событий безопасности и то, как медицинские организации должны защищать данные пациентов.

Правила конфиденциальности и безопасности HIPAA

Основой нормативных актов HIPAA являются правила защиты конфиденциальности и безопасности данных HIPAA, которые призваны помочь обеспечить выживаемость, точность, удобство и конфиденциальность индивидуально приписанных данных о здоровье (PHI).Правила конфиденциальности HIPAA являются ключевой частью каждой медицинской организации и работают совместно, чтобы обеспечить соблюдение предприятиями и их деловыми партнерами лучших практик в области конфиденциальности, уверенности и информационной безопасности в отрасли. Соблюдение этих правил не только предотвращает штрафы, но и укрепляет доверие пациентов, заверяя их, что их PHI обрабатывается надлежащим образом.

Правило конфиденциальности HIPAA

Правило конфиденциальности HIPAA устанавливает национальные нормы для защиты конфиденциальности электронных медицинских записей и другой лично идентифицируемой информации о здоровье. Правило конфиденциальности ограничивает использование и раскрытие PHI без согласия пациента. Пациентам предоставляются несколько других прав на уважение частной жизни и конфиденциальности в отношении их индивидуальных медицинских данных, включая возможность их изменения, получения копий записей и понимания использования и обмена их личной информацией.

Правило безопасности HIPAA

Правило безопасности HIPAA дополняет правило конфиденциальности, охватывая положения о поддержании доступности безопасных и защищенных областей электронной информации PHI (ePHI). Это правило требует применения соответствующих мер управления, технологий и физической защиты для предотвращения воздействия на потенциальные угрозы и уязвимости. Ключ к успеху практики соблюдения HIPAA заключается в соответствии стандартам правила безопасности HIPAA. Ограниченный доступ, частые проверки данных и шифрование входят в число мер предосторожности.

Анализ соблюдения требований HIPAA

Идентификация рисков для защиты медицинской информации и предоставление необходимых средств защиты необходимы для аудита соблюдения требований HIPAA. Для того чтобы оставаться в курсе последних законов и требований HIPAA, организации должны периодически проверять свои системы, политики и практики. Кроме того, аналитика обеспечивает возможность аудита работников здравоохранения и помогает определить области, требующие улучшения.

Семь элементов эффективного соблюдения

Эти семь основных компонентов составляют успешную программу соблюдения требований HIPAA:

• Внедрение установленных правил и процедур: Сотрудники должны быть направлены посредством четкой и краткой презентации для защиты конфиденциальности данных;
• Создание должности офицера по соблюдению и комитета: Все связанные с соблюдением услуги управляются специализированной командой;
• Предоставление эффективного образования и обучения: Работники должны понимать и уметь применять требования для соблюдения HIPAA;
• Установление эффективных каналов коммуникации: Прозрачность зависит от наличия открытых путей для сообщения о проблемах;
• Проведение внутреннего мониторинга и аудита: Частые аудиты помогают выявлять и устранять слабые места;
• Использование общеизвестных дисциплинарных процедур для обеспечения стандартов: Для эффективного соблюдения необходима ответственность.

Решение нарушений как только они обнаружены и принятие корректирующих мер снижает вероятность более серьезных нарушений.Кроме того, создание эффективных линий связи способствует прозрачной культуре, позволяя сотрудникам выражать проблемы без страха возмездия. Наконец, обеспечение стандартов через широко распространенные дисциплинарные процедуры подчеркивает важность соблюдения по всему бизнесу.Демонстрируйте вашу приверженность защите целостности данных пациентов, быстро разрешая сообщаемые нарушения, что в конечном итоге укрепляет доверие и уверенность в медицинском сообществе.

Физические и технические предохранители, политики и соблюдение требований HIPAA

Медицинские организации должны внедрять всеобъемлющие меры, которые сохраняют доступ, защиту, конфиденциальность и безопасность защищенной информации о здоровье (PHI) для соблюдения HIPAA. Эти меры делятся на три категории: административные, технологические и физические.Хотя правила и процедуры предлагают основу для соблюдения на всех уровнях организации, физические и технические меры предосторожности необходимы для того, чтобы сохранить безопасность и защиту PHI.

Физические меры защиты

Шаги, направленные на поддержание материальной защиты систем и объектов, где хранится PHI, называются физическими мерами защиты. Это включает контроль конечных точек и доступа, а также надлежащую утилизацию оборудования, содержащего PHI. Примеры включают системы наблюдения для предотвращения нежелательных физических проникновений, защищенные шкафы и ограниченный доступ в помещения.

Технические меры защиты

Технологии и процедуры, защищающие ePHI, включены в технические меры защиты. Для предотвращения нежелательного доступа используются такие примеры, как брандмауэры, безопасное управление доступом, шифрование и системы мониторинга. Поскольку они помогают поддерживать целостность медицинских записей и гарантировать, что доступ к ним имеют только уполномоченные лица, эти меры важны для соответствия требованиям безопасности HIPAA.

Политики и процедуры

Обращение организации с PHI описано в руководствах по политике и процедурам. Чтобы каждый сотрудник знал свои обязанности и для отражения изменений в стандартах соответствия HIPAA, эти документы следует регулярно обновлять. Политики определяют, что делать с запросами данных, как обрабатывать инциденты безопасности и проводить регулярные проверки соответствия.

Требования соответствия HIPAA

Критерии соответствия HIPAA различаются в зависимости от типа компании и того, как она обрабатывает PHI. Примеры основных требований включают внедрение мер защиты, проведение регулярной оценки рисков, обучение сотрудников и наличие процедур для сообщений о нарушениях. Все включенные компании и бизнес-партнеры должны понять, что такое соответствие HIPAA, и следовать этим рекомендациям. Это гарантирует, что медицинские организации готовы быстро реагировать на любые возможные инциденты безопасности в любое время.

Что такое нарушение HIPAA

Несоблюдение организацией или бизнесом справедливых и обычных стандартов и процедур, изложенных в Правиле безопасности HIPAA, является нарушением HIPAA. Неправильное обращение и хранение может привести к обнародованию защищенной медицинской информации (PHI) в результате доступа, раскрытия или неправомерного использования PHI. Как умышленные события, такие как преднамеренное вторжение в данные, так и неумышленные события, такие как человеческая ошибка или недостаток безопасности, могут привести к нарушению HIPAA.

Типы нарушений HIPAA

Несоблюдение защиты PHI, предусмотренной Правилом конфиденциальности соответствия HIPAA, является нарушением HIPAA. Нарушения включают незаконный доступ, утрату данных, несанкционированное уничтожение PHI и невыполнение проверки рисков безопасности. Нарушение может быть умышленным, например несанкционированным просмотром медицинских файлов, или неумышленным, например, отправкой информации неправильной стороне.

Штрафы за нарушения HIPAA

В зависимости от серьезности нарушения, нарушения HIPAA могут варьироваться от штрафов до уголовного преследования. Серьезные нарушения могут привести к штрафам до 1,5 миллионов долларов ежегодно, а намеренное пренебрежение может закончиться лишением свободы. Чтобы привлечь компании к ответственности и способствовать лучшему соблюдению правил, были внедрены обновленные штрафы за нарушения HIPAA. Эти улучшения включают более строгие правила и более крупные штрафы, чтобы гарантировать, что компании серьезно относятся к соблюдению правил.

Реальные примеры нарушений HIPAA

Несколько реальных сценариев делают очевидными последствия несоответствия требованиям HIPAA. Они обычно вращаются вокруг нарушений безопасности данных, вызванных недостаточными практиками безопасности или человеческой ошибкой, и могут привести к крупным штрафам и ущербу репутации. Некоторые известные примеры включают ИТ-компании, не обеспечившие безопасность хранилищ информации, больницы, неправильно утилизирующие записи, и планы здравоохранения, раскрывающие PHI через онлайн-справочники.

Последние обновления HIPAA

В последние годы появились несколько значительных изменений в соответствии с требованиями HIPAA, которые направлены на улучшение безопасности и конфиденциальности защищенной медицинской информации (PHI) и адаптацию к быстро изменяющейся среде медицинских технологий. Эти обновления охватывают важные темы, включая текущую проблему с опиоидами и рост использования телемедицины и электронных медицинских данных.

Обновленные штрафы за нарушения HIPAA

Недавние изменения, которые налагают более строгие штрафы на компании, не соблюдающие правила HIPAA, привели к значительному изменению в способах обработки нарушений. Новые правила подчеркивают необходимость соблюдения существующих стандартов, налагая гораздо более крупные штрафы на компании за повторные нарушения. Это увеличение штрафов — не просто мера наказания; это жизненно важное средство сдерживания халатности и несоблюдения правил, побуждающее медицинские организации придавать приоритет конфиденциальности данных пациентов.Этот сдвиг является частью более широкой мировой тенденции к ужесточению законов о безопасности данных, где компании придерживаются более высоких стандартов, чем раньше. Регуляторы осознают необходимость более строгих мер для обеспечения достаточной защиты конфиденциальных данных по мере увеличения частоты и сложности утечек данных. В результате поставщики медицинских услуг, страховщики и бизнес-партнеры должны быть проактивными в своих усилиях по соблюдению правил, внедряя надежные меры защиты и поощряя культуру ответственности внутри своих компаний.

Улучшение исполнения и ответственности за нарушения

Более строгие меры ответственности за нарушения и ужесточенные меры исполнения были введены для того, чтобы компании серьезно относились к требованиям по соблюдению HIPAA. Учащение аудитных проверок и оценок медицинских компаний является следствием активизации усилий регулирующих органов, таких как Офис по гражданским правам (OCR), по наблюдению за соблюдением правил. Эти аудиты, помимо выявления нарушений, призваны предоставить рекомендации по улучшению процедур соблюдения правил.Более строгие санкции за несоответствие являются мощным средством сдерживания, которое заставляет компании придавать приоритет соблюдению требований HIPAA в своей деятельности. В зависимости от серьезности и вида нарушения, финансовые штрафы могут достигать миллионов долларов, что дополнительно побуждает поставщиков медицинских услуг и их бизнес-партнеров разрабатывать обширные процедуры соблюдения

Потенциальная постоянная программа аудита

Офис по защите гражданских прав (OCR) может создать постоянную программу аудита для регулярной оценки соблюдения фирмами правил HIPAA. Эта проактивная программа направлена на тщательную оценку их процедур и политик для обеспечения соблюдения установленных критериев по защите защищенной медицинской информации (PHI) включенными организациями и бизнес-партнерами.OCR надеется выявить возможные недостатки в усилиях по соблюдению требований, которые часто остаются без внимания до тех пор, пока не происходит нарушение, путём проведения регулярных аудитов. Используя такую стратегию, компании могут устранить уязвимости до того, как они приведут к серьезным утечкам данных или нарушениям, улучшая защиту информации о пациентах.

Дополнительные рекомендации или регулирование по опиоидам

В ответ на кризис с опиоидами Департамент здравоохранения и социальных служб (HHS) ввел дополнительные рекомендации в соответствии с правилами соответствия HIPAA для обеспечения лучшего управления информацией, связанной с опиоидами. Эти руководства позволяют медицинским работникам большую гибкость в системах передачи информации о пациентах с членами семьи, попечителями и лечебными учреждениями в определенных обстоятельствах.Цель состоит в том, чтобы способствовать более скоординированному уходу за людьми, борющимися с зависимостью от опиоидов, при этом соблюдая стандарты конфиденциальности и безопасности, требуемые в соответствии с правилом конфиденциальности соответствия HIPAA.

Правило о блокировке информации

Соответствие HIPAA тесно связано с Правилом о блокировке информации Закона о восстановлении здоровья века 21-го. Цель этого регулирования заключается в предотвращении действий, препятствующих использованию, обмену или доступу к электронной медицинской информации (EHI).Это правило запрещает ИТ-поставщикам и медицинским поставщикам принимать меры, которые намеренно помешали бы или затруднили обмен медицинской информацией. Поддержание прозрачности и права собственности пациентов на свои собственные данные о здоровье зависит от соблюдения этого руководства.

Инициатива OCR «Право на доступ»

Для обеспечения соблюдения правил HIPAA Офис по гражданским правам (OCR) запустил инициативу «Право на доступ», которая фокусируется конкретно на правах пациентов на доступ к своей медицинской информации. Эта программа гарантирует, что запросы на медицинские записи обрабатываются медицинскими специалистами быстро, без ненужных задержек или чрезмерных затрат. Требование для медицинских поставщиков следовать правилам соответствия HIPAA по приоритетности доступа к данным пациентов укреплено агрессивными штрафами OCR за несоблюдение правил, наложенными на компании.

Как Shifton может помочь в Shift Medical Assistant

Shifton — это универсальное решение для медицинской отрасли, предлагающее основные инструменты для отслеживания рабочего времени и эффективного управления сменами. Для медицинских работников, таких как медсестры и медицинские ассистенты, работающих в ночные смены, это может представлять уникальные проблемы. Shifton помогает упростить эти процессы, предоставляя интуитивно понятное приложение для отслеживания отработанного времени, обеспечивая правильное ведение учета рабочего времени и бесперебойное управление графиками смен.Одним из ключевых преимуществ Shifton является его способность сохранять данные о больничных, что облегчает медицинским учреждениям поддержание точных данных о пропусках и обеспечение надлежащего штата. Трекер рабочего времени позволяет администраторам здравоохранения отслеживать паттерны смен, отслеживать рабочее время и корректировать графики на основе данных в реальном времени.Используя функцию отслеживания рабочего времени в Shifton, медицинские организации могут убедиться, что их персонал, включая медицинских ассистентов, работающих в ночные смены, рациентально распределен. Shifton позволяет более эффективно управлять временем и обеспечивает прозрачность, способствует предотвращению выгорания и улучшению качества ухода за пациентами.