Если 10 лет назад люди не могли мечтать о работе на удалёнке, то сейчас каждая вторая компания использует хотя бы одного удалённого сотрудника. Большие корпорации и предприятия нанимают целые штаты удалённых работников, которые не обязаны присутствовать в офисе. PR-менеджеры, HR-эксперты, копирайтеры, журналисты, фотографы, блогеры, бухгалтеры входят в список профессий, созданных или адаптированных для удалённой работы, который настолько велик, что его можно расширять бесконечно. Вместо этого давайте поговорим о правильных идеях мотивации персонала, чтобы удалённые работники были экономически эффективными и продуктивными.

Сначала кажется, что мотивировать сотрудников, работающих удалённо, не самая простая задача, так как в большинстве случаев речь идёт о свободолюбивых, самостоятельных и немного капризных людях. Используя наши советы по мотивации рабочих, вы станете мастером в мотивации и управлении персоналом, даже если этот персонал работает за тысячи миль от вашего офиса.

Первый и, вероятно, самый важный совет: Будьте на связи

Мы живём в эпоху социальных сетей, скайп-конференций и бесконечной деловой переписки. С одной стороны, постоянная доступность через социальные сети и различные мессенджеры или проведение скайп-звонков раз в неделю может показаться трудным или отнимающим много времени. С другой стороны, если вы постоянно на связи с удалёнными сотрудниками, они могут задавать интересующие вопросы в любое время. Это позволяет предотвратить ошибки, которые могут привести к большой потере денег для компании. Не тратьте чрезмерное количество часов на звонки, просто будьте онлайн или установите строгий временной период, когда вы будете доступны для ваших сотрудников. Например, назначьте время с 13:00 до 14:00 по понедельникам и средам, когда вы сможете поговорить с конкретным работником.

Второй, хотя не менее важный совет: Формулируйте задачи чётко и точно

На первый взгляд, удалённая работа кажется довольно простой: вы предоставляете сотруднику основную информацию о вашей компании, объясняете определённые особенности работы, даёте ему задачу и контролируете, как она выполняется. Однако, кажется, что чёткая и точная формулировка задачи ещё более важна. Не стоит предполагать, что удалённый сотрудник, который не понимает, что от него хотят, будет задавать много дополнительных вопросов. Большинство сотрудников не утруждают себя этим и работают на основе собственного понимания. Не все сотрудники захотят выполнять свою работу снова и снова, если вас не устраивает, как была выполнена определённая задача. Поэтому управление удалёнными сотрудниками должно сопровождаться кристально ясными и точными задачами. Это позволит построить плодотворное и длительное сотрудничество. Объяснив всё чётко с первого раза, вы избежите потери драгоценного времени и денег, когда кто-то допускает ошибку.

Третий одинаково важный совет: Раздавайте бонусы

Финансовая мотивация — это классика, но, к сожалению, от этой старой и проверенной идеи мотивации сотрудников не избежать. Всем нравится получать оплату, а бонусы — ещё больше. Поэтому если вы видите, что сотрудник выполняет свою работу вовремя, проявляет инициативу, вежлив, трудолюбив и иногда работает сверхурочно, не будьте скупым и установите систему небольших бонусов или выплачивайте крупные суммы денег ежеквартально или раз в полгода. Таким образом, сотрудники будут заинтересованы в своей работе и выполнять её быстро и с удовольствием.

Четвёртый совет: Оригинальные подарки

Этот метод подходит только для работодателей, которые фанатично и искренне влюблены в свой бизнес и ценят каждого вовлечённого в него человека. Когда вы знаете удалённого сотрудника много лет и он выполняет свою работу добросовестно, он заслуживает быть воспринятым с уважением и даже дружелюбием. Вот почему вы можете улучшить мотивацию сотрудников с помощью оригинальных интересных подарков. Например, если вы знаете сотрудника давно и знаете, что он большой поклонник хоккея, вы можете купить билеты на хоккей на его день рождения или в качестве подарка в конце квартала. Когда в вашей компании работает замужняя женщина, которая слишком много времени уделяет вашим проектам, подарите ей два билета в кино или театр, чтобы она могла провести приятный вечер с мужем. Хотя удалённые сотрудники находятся далеко, они все равно являются важной частью вашей команды, и вы не должны относиться к ним с предубеждением или не поощрять их так же, как обычных офисных работников.

Пятый важный совет: Доверие

Опытный CEO должен быть вовлечён в управление удаленными сотрудниками и следить за всем, но не должен забывать о доверии. Конечно, если вы никогда не нанимали удалённых сотрудников ранее, вам будет трудно адаптироваться к определённым аспектам этого процесса, а также научиться доверять сотрудникам и давать им полномочия. При управлении удалёнными сотрудниками вы не можете отслеживать каждое их движение, сколько времени они проводят за компьютером, сколько раз они посещают кухню или отвлекаются на телефонные звонки, но вы всё равно должны научиться им доверять. Когда вы нанимаете сотрудника для удалённой работы, вы должны выяснить, насколько он ответственный, целеустремлённый, квалифицированный и способен правильно расставить приоритеты. Опытные топ-менеджеры легко заметят бездельника или добавят трудолюбивого эксперта к своей команде.

Шестой совет: Установите сроки

При выдаче задачи сотруднику очень важно установить срок её выполнения и предупредить о последствиях за несоблюдение сроков сдачи работы. Если вы не установите сроков, сотрудник начнёт лениться и заниматься своими делами, а не выполнять поставленные задачи. В результате работа будет выполнена в последний момент и довольно халатно.

Седьмой совет: Хорошее отношение

К сожалению, найти работу, где вас будут ценить, уважать и слушать ваше мнение, довольно сложно. Вот почему в наше время хорошее отношение к сотрудникам ценится на вес золота. Многие люди меняют офис на удалённую работу, потому что устали от бесстыдной эксплуатации со стороны работодателей и коллектива, который больше напоминает гнездо гадюк. Руководители, нанимающие персонал из удалённых работников, должны стремиться относиться к ним с уважением. Спросите их, как прошёл их день, все ли в порядке в их семьях, какая погода в их странах и городах проживания. Важно, чтобы такие разговоры не были навязчивыми или не переходили в панибратство.

Друзья, мы надеемся, что вы найдёте эти советы полезными при работе с удалёнными сотрудниками и они помогут вам построить длительные и продуктивные отношения с ними. Помните, что вы несете ответственность за то, насколько хорошо организован рабочий процесс в вашей компании. Только самые опытные, талантливые, целеустремлённые и прогрессивные работодатели смогут вывести свой бизнес на вершину.

Мы живем в стремительном мире, где баланс работы, обязанностей и личной жизни часто кажется невероятно сложным. С бесконечными задачами и жесткими сроками, эффективное управление временем стало важным навыком. Даже такие исторические фигуры, как Юлий Цезарь, понимали ценность эффективное управление временем — он использовал каждую доступную минуту с умом. Посещая гладиаторские бои по политическим причинам, он не тратил время впустую, отдавая приказы и отвечая на официальные письма. Освоение управления временем позволяет нам оставаться продуктивными, уменьшать стресс и сосредотачиваться на том, что действительно важно. Давайте изучим 17 проверенных советов по управлению временем, которые помогут вам оставаться организованными и контролировать ситуацию.

Что такое управление временем?

Управление временем — это процесс планирования и организации, которые позволяют эффективно распределять ваше время между различными задачами. Это помогает вам оставаться продуктивными, соблюдать сроки и балансировать работу с личной жизнью. Хорошее управление временем гарантирует, что вы сосредотачиваетесь на важных действиях, а не постоянно реагируете на срочные, но менее значимые задачи. Независимо от того, управляете ли вы бизнесом, руководите командой или работаете над личными проектами, знание того, как эффективно управлять временем, является ключевым навыком для успеха.

Теперь давайте изучим 15 советов по управлению временем, которые помогут вам работать умнее и достигать лучших результатов.

Список из 17 советов для эффективного управления временем

1. Знайте, как вы тратите свое время

Перед улучшением управления временем важно проанализировать, как вы в настоящее время используете свое время. Без четкого представления о том, куда уходят ваши часы, оптимизация их становится затруднительной.

Вот как начать:

• Отслеживайте свою деятельность – Используйте приложение для отслеживания времени или ведите журнал задач в течение нескольких дней. Записывайте все, что вы делаете, от рабочих проектов до перерывов и личных отвлечений.
• Определите модели – После отслеживания ищите тренды. Вы слишком много времени тратите на электронную почту? Занимают ли совещания большую часть вашего дня?
• Оцените уровни продуктивности – Некоторые задачи являются необходимыми, в то время как другие избыточными. Исключите низкоприоритетные действия, которые не способствуют достижению ваших целей.

Понимая, как вы в настоящее время управляете временем, вы можете принимать обоснованные решения для повышения эффективности.

2. Настраивайте цели правильно

Без целей управление временем становится безопределенным. Установление четких целей помогает приоритизировать работу, увеличивать мотивацию и измерять прогресс.

a) Устанавливайте SMART-цели

SMART-цели это:

• Конкретные — Определите точно, чего вы хотите достичь.
• Измеримые — Установите критерии для отслеживания прогресса.
• Достижимые — Убедитесь, что цель реалистична с учетом времени и ресурсов.
• Релевантные — Согласуйте цели с более широкими задачами.
• Ограниченные по времени — Установите крайний срок, чтобы поддерживать срочность.

Пример: Вместо «Я хочу быть более продуктивным», переформулируйте это как: «Я буду завершать три отчета в неделю, сосредотачиваясь на глубокой работе каждое утро.»

b) Устанавливайте дедлайны

Даже если у задач нет внешних сроков, создание собственных помогает структурировать работу. Дедлайны предотвращают прокрастинацию и помогают вам оставаться ответственными.

• Разбивайте крупные цели на этапы – Вместо попытки завершить большой проект сразу, разделите его на более мелкие дедлайны.
• Используйте блокирование времени – Назначайте определенные временные слоты для различных задач, чтобы избежать отвлечений.
• Создайте буферное время – Могут возникнуть неожиданные проблемы, поэтому оставляйте дополнительное время для пересмотра или задержек.

Цели структурируют управление временем, что делает поддержание плана проще.

3. Составьте план: стратегии для эффективного приоритезации задач

Эффективное управление временем требует стратегического приоритезации задач. Простое составление списка задач без учета срочности или важности может привести к неэффективности.

a) Создайте список приоритетов вместо списка дел

Основной список дел не имеет структуры. Вместо этого используйте матрицу Эйзенхауэра, которая классифицирует задачи по срочности и важности:

• Срочные и важные — Занимайтесь ими немедленно.
• Важные, но не срочные — Запланируйте их на потом.
• Срочные, но не важные — Делегируйте эти задачи.
• Ни срочные, ни важные — Устраните или сведите их к минимуму.

Этот метод обеспечивает приоритезацию критических задач, в то время как несущественные не занимают ценное время.

b) Планируйте заранее в конце каждого дня

Тратя 5–10 минут в конце рабочего дня на подготовку к следующему, вы экономите время утром и предотвращаете потерю усилий.

• Просмотрите выполненные задачи.
• Определите незавершенную работу.
• Установите приоритеты на следующий день.

Эта привычка обеспечивает плавное начало каждого утра.

c) Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Автоматизация уменьшает ручную работу и освобождает время для более ценных занятий. Рассмотрите возможность автоматизации:

• Ответы на электронные письма – Используйте шаблоны для типичных запросов.
• Планирование – Настройте автоматические напоминания о встречах.
• Ввод данных – Используйте программы для оптимизации повторяющихся задач.

Автоматизация — это мощное решение для управления временем, которое повышает эффективность.

d) Разбейте каждую задачу на маленькие части

Большие задачи могут казаться подавляющими, что ведет к прокрастинации. Разбиение их на меньшие, посильные шаги делает их более управляемыми.

Например: вместо того чтобы писать «Завершить проект», разделите его на:

1. Исследование информации
2. Составление основных пунктов
3. Написание черновика
4. Редактирование и завершение

Маленькие шаги создают импульс и делают прогресс заметным.

e) Удалите несущественные задачи/деятельности

Занимающие время, но слабоценные активности снижают продуктивность. Определите задачи, которые не способствуют целям, и уберите их из своего расписания.

• Сократите количество ненужных встреч.
• Ограничьте прокрутку в социальных сетях.
• Избегайте несформулированных рабочих сессий.

Фокусирование только на задачах с высоким эффектом улучшает эффективность использования времени.

f) Начните с самой трудной задачи

Этот подход, также известный как метод «Съешь ту лягушку», предполагает начало с самой трудной или важной задачи.

• Сложные задачи требуют больше умственной энергии — их выполнение ранним утром обеспечивает максимальную концентрацию.
• Как только сложная задача выполнена, другая работа кажется проще.
• Снижение умственной нагрузки утром повышает продуктивность в течение дня.

Привычка начинать с самой сложной работы.

g) Выполняйте быстрые задачи между встречами или периодами фокуса

Короткие перерывы между встречами или работой можно использовать для небольших, но необходимых задач, таких как:

• Ответы на быстрые электронные письма.
• Организация файлов.
• Подготовка заметок для будущей работы.

Этот метод обеспечивает эффективное использование времени простоя.

h) Выполняйте похожие задачи одновременно

Переключение между несвязанными задачами снижает эффективность из-за умственных затрат на переключение. Вместо этого обрабатывайте похожие задачи вместе:

• Отвечать на электронные письма в определенное время вместо постоянной проверки.
• Планируйте все звонки в один временной блок.
• Группируйте связанные задачи (например, написание текста и исследование) вместе.

Эта техника улучшает фокус и рабочий процесс.

i) Делегируйте задачи

Если задача не требует вашего непосредственного вмешательства, поручите её кому-то другому. Делегирование позволяет сосредоточиться на более приоритетной работе, при этом обеспечивая выполнение всего запланированного.

Эффективное делегирование включает:

• Назначение задач по уровню навыков.
• Предоставление четких инструкций.
• Установление сроков для контроля ответственности.

Делегирование — одна из лучших стратегий управления временем для повышения эффективности.

j) Проверяйте свои задачи

Регулярный пересмотр того, как проводится время, помогает совершенствовать привычки продуктивности. Спросите себя:

• Требуют ли определенные задачи больше времени, чем ожидалось?
• Существуют ли паттерны потери времени?
• Можно ли что-то улучшить или исключить?

Аудит задач помогает оптимизировать ежедневные расписания.

k) Придерживайтесь ежедневного расписания

Структурированный рут будет одинаковым каждый день, что упрощает эффективное управление временем.

Советы по соблюдению ежедневного расписания:

• Установите фиксированные рабочие часы.
• Регулярно делайте перерывы.
• Следуйте структурированной последовательности задач.

Консистенция — ключ к эффективному управлению временем.

4. Создайте персонализированное расписание

Общее расписание может не подойти каждому. Для эффективного управления временем создайте расписание, соответствующее вашим уровням энергии и рабочим привычкам.

• Выявите часы пиковой продуктивности — кто-то лучше концентрируется утром, а кто-то более энергичен во второй половине дня. Планируйте задачи с высоким приоритетом на часы пиковой активности.
• Используйте блокирование времени — отводите конкретные временные интервалы для углубленной работы, встреч и административных задач.
• Включайте перерывы — короткие перерывы между задачами улучшают концентрацию и предотвращают выгорание.

Персонализированное расписание максимизирует эффективность, обеспечивая выполнение работы, когда вы наиболее сконцентрированы.

5. Используйте ИИ для поиска и подведения итогов

Искусственный интеллект (ИИ) может сэкономить часы, автоматизируя исследование и суммируя информацию. Инструменты на базе ИИ помогают профессионалам использовать время разумно, сокращая затраты на ручные задачи.

Примеры:

• Инструменты суммирования – Преобразуйте длинные документы в ключевые выводы.
• Автоматизированные помощники – Занимаются планированием встреч и напоминаниями.
• Инструменты для исследования на основе ИИ – Ускоряют сбор информации.

Интегрируя ИИ, вы можете улучшить навыки управления временем и сосредоточиться на более стратегической работе.

6. Создайте Календарь

Хорошо организованный календарь предотвращает конфликты расписания и помогает эффективно распределять задачи.

a) Установите Напоминания

Напоминания гарантируют, что сроки, встречи и важные события не будут забыты. Используйте:

• Уведомления календаря для ключевых сроков.
• Приложения для управления задачами для приоритетов на день.

b) Отложите Уведомления

Хотя напоминания полезны, постоянные оповещения могут отвлекать. Запланируйте специально выделенные «времени для концентрации», когда уведомления отключены. Это поможет вам сосредоточиться на глубоких задачах без перерывов.

7. Используйте Инструменты, Подходящие Вам

Правильные инструменты упрощают планирование времени и управление задачами. Выберите те, которые подходят вашему рабочему процессу:

• Планировщики – Цифровые или бумажные планировщики структурируют дневные действия.
• Инструменты для планирования – Платформы, такие как Shifton, автоматизируют планирование смен и оптимизируют управление временем сотрудников.
• Приложения для ведения заметок – Организуют информацию, устанавливают напоминания и эффективно отслеживают прогресс.

Использование правильных инструментов снижает ручные усилия и упрощает работу.

8. Практикуйте Принятие Решений

Нерешительность ведет к потраченному времени и задержкам в прогрессе. Чтобы принимать решения быстрее:

• Определите критерии – Установите ясные факторы для оценки вариантов.
• Избегайте чрезмерного обдумывания – Установите ограничение времени для принятия решений.
• Доверяйте опыту – Опираться на прошлые знания и опыт.

Практика быстрого принятия решений улучшает эффективность и снижает задержки.

9. Учитесь Устанавливать Границы и Говорить Нет

Взятие на себя слишком многих задач ведет к выгоранию. Обучение говорить нет помогает поддерживать сбалансированную нагрузку.

• Оцените запрос – Совпадает ли он с вашими приоритетами?
• Будьте вежливы, но решительны – Отклоняйте отвлечения без чувства вины.
• Предложите альтернативы – Предложите другое время или делегируйте, если это возможно.

Установление границ гарантирует, что вы сосредоточитесь на высокоприоритетной работе.

10. Прекратите Прокрастинацию

Прокрастинация расходует время и создает ненужный стресс. Бороться с ней можно,:

• Разбиванием крупных задач на мелкие шаги – Маленький прогресс создает импульс.
• Применением правила 5 минут – Начните задание всего на пять минут, чтобы уменьшить сопротивление.
• Удалением отвлечений – Работайте в сосредоточенной обстановке.
• Созданием ответственности – Устанавливайте сроки или работайте с партнером, чтобы идти в ногу.

Преодоление прокрастинации улучшает управление временем на работе и в личной жизни.

11. Управляйте Пустой Тратой Времени

Пустая трата времени снижает производительность. Выявите и устраните распространенные отвлечения:

• Портативные устройства – Ограничьте использование социальных сетей в рабочее время.
• Перегрузка электронной почты – Проверяйте почту в назначенное время, а не постоянно.
• Неожиданные посетители – Устанавливайте ясное время доступности, чтобы минимизировать прерывания.
• Ненужные встречи – Проводите встречи краткими и по существу.
• Семейные обязанности – Создайте выделенное рабочее место, если работаете удаленно.

Устранение пустой траты времени позволяет более эффективно использовать время.

12. Устраняйтесь С Временем Мудро

Стресс негативно влияет на навыки управления временем на работе. Чтобы оставаться продуктивным под давлением:

• Делайте короткие перерывы – Выйдите на свежий воздух или быстро разомнитесь.
• Используйте техники осознанности – Глубокое дыхание или медитация улучшают концентрацию.
• Приоритизируйте самоуход – Хорошо отдохнувший ум работает лучше.

Снижение стресса увеличивает производительность и эффективность времени.

13. Избегайте Многозадачности

Многозадачность снижает эффективность, потому что мозг с трудом переключается между задачами. Вместо этого:

• Сосредоточьтесь на одной задаче за раз – Глубокая работа дает лучшие результаты.
• Группируйте похожие задачи вместе – Это минимизирует переключение контекста.
• Устанавливайте специальные периоды сосредоточения – Используйте техники, такие как Помодоро (25-минутные рабочие сессии).

Избегание многозадачности приводит к лучшему управлению временем на работе.

14. Используйте правило 20 минут

Большие проекты могут казаться пугающими, что ведет к прокрастинации. Правило 20 минут помогает преодолеть это:

• Установите таймер на 20 минут – Работайте без отвлечений.
• Оцените прогресс после завершения времени – Большинство людей продолжают работать, когда начинает появляться импульс.

Эта техника делает большие задачи менее пугающими и легче стартуемыми.

15. Время на отдых

Отдых необходим для долгосрочной продуктивности. Переработка ведет к выгоранию, что снижает эффективность.

• Планируйте отпуска – Время вдали от работы обновляет умственную энергию.
• Делайте короткие ежедневные перерывы – Даже 5-10 минут улучшают фокус.
• Отключайтесь от работы после рабочего времени – Избегайте проверки электронной почты вне рабочего времени.

Время на отдых важно для поддержания лучших навыков управления временем в долгосрочной перспективе.

16. Создайте систему и следуйте ей неуклонно

Хорошо структурированная система создает последовательность в управлении временем. Примеры включают:

• Метод временных блоков – Отводя определенные временные интервалы для задач.
• Матрица Эйзенхауэра – Приоритизация задач на основе срочности.
• Правило 2 минут – Если задача занимает меньше двух минут, выполните её немедленно.

Найдите систему, которая работает, и придерживайтесь её для повышения эффективности.

17. Держите вещи в порядке

Захламленное рабочее место тратит время и снижает концентрацию. Держите вещи в порядке, делая следующее:

• Очистите стол от хлама – Упорядоченное пространство повышает эффективность.
• Использование инструментов для цифровой организации – Системы управления файлами предотвращают потерю документов.
• Планирование ежедневных рутин – Структура создаёт привычки к самостоятельному управлению временем.

Поддержание порядка обеспечивает плавное и эффективное выполнение рабочих процессов.

Почему важно управление временем?

Управление временем – это основополагающее умение, влияющее как на профессиональную, так и на личную жизнь. Организуя задачи эффективно, люди могут уменьшить стресс, повысить продуктивность и быстрее достигать своих целей. Без надлежащего управления временем люди часто чувствуют себя перегруженными, пропускают дедлайны и испытывают трудности с поддержанием здорового баланса между работой и личной жизнью.

Эффективное управление временем позволяет принимать лучшие решения, улучшать концентрацию и предоставлять больше возможностей для успеха. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником, менеджером или владельцем бизнеса, внедрение стратегий управления временем повышает эффективность и обеспечивает долгосрочный рост.

Преимущества управления временем

Эффективное управление временем предлагает множество преимуществ, которые напрямую влияют на производительность труда и личное благополучие.

• Снятие стресса – Знание, что задачи под контролем, снижает тревожность и предотвращает спешку в последний момент.
• Больше времени – Улучшенная эффективность освобождает дополнительное время для личного развития, хобби или отдыха.
• Больше возможностей – Выполнение сроков и правильное управление рабочей нагрузкой улучшает репутацию и карьерный рост.
• Способность достигать целей – Правильное управление временем обеспечивает регулярное достижение как краткосрочных, так и долгосрочных целей.

Последствия плохого управления временем

Неэффективное управление временем может привести к серьезным последствиям, влияющим на продуктивность, качество работы и профессиональную репутацию.

1. Плохой рабочий поток. Неорганизованные рабочие графики замедляют процессы и создают ненужные узкие места, что затрудняет выполнение задач эффективно.
2. Потерянное время. Без структуры управления временем люди тратят больше времени на неважные задачи, снижая общую эффективность.
3. Потеря контроля. Когда задачи накапливаются без плана, становится сложнее управлять обязанностями, что приводит к снижению продуктивности и увеличению раздражительности.
4. Плохое качество работы. Рабочие задания, выполненные в спешке из-за плохого распределения времени, приводят к ошибкам, меньшей точности и несоответствующим результатам.
5. Плохая репутация. Постоянное нарушение сроков или неспособность управлять рабочей нагрузкой негативно влияет на профессиональную надежность и карьерный рост.

Распространенные проблемы управления временем

Многие люди испытывают трудности с управлением временем из-за распространенных препятствий, которые мешают продуктивности. Определение этих проблем – первый шаг к их преодолению.

1. Плохое планирование. Неспособность создать структурированный план приводит к пропущенным срокам и неэффективным рабочим потокам.
2. Отсутствие организации. Загроможденное рабочее пространство и неорганизованные графики осложняют приоритизацию и выполнение задач.
3. Чувство перегруженности. Чрезмерное количество задач без должного приоритезации может вызвать стресс и снизить концентрацию.
4. Прокрастинация. Откладывание задач создает ненужный прессинг и часто приводит к спешной и некачественной работе.
5. Отвлечения. Социальные сети, постоянные уведомления и рабочие перерывы снижают концентрацию и продуктивность.
6. Сложности с отказом. Взятие на себя слишком многих обязательств приводит к выгоранию и неэффективному управлению временем.
7. Отсутствие самодисциплины. Без самодисциплины придерживаться расписаний и выполнять задачи вовремя становится сложно.

Как Shifton может помочь улучшить управление временем

Shifton — это мощный облачный инструмент для планирования, который помогает компаниям оптимизировать управление временем, автоматизируя планирование смен, отслеживание рабочих часов сотрудников и эффективную организацию графиков.

С помощью Shifton компании могут:

• Избавиться от ошибок при ручном планировании и сэкономить время.
• Обеспечить справедливое распределение смен для повышения эффективности команды.
• Увеличить производительность рабочей силы, сокращая административные задачи.

Интегрируя передовые функции планирования Shifton, менеджеры и сотрудники могут тратить меньше времени на планирование и больше времени на важную работу, повышая общую эффективность.

Обновление статьи 5 марта 2025

Хорошо структурированный рабочий график необходим для любого бизнеса. Независимо от того, управляете ли вы рестораном, розничным магазином, колл-центром или удаленной командой, грамотно спланированный график сотрудников обеспечивает бесперебойную работу, снижает количество конфликтов и поддерживает высокий уровень вовлеченности сотрудников.

Плохое расписание приводит к пропущенным сменам, изменениям в последний момент, выгоранию и проблемам с соблюдением норм. Когда сотрудники не получают время своего графика заранее, это создает неопределенность и стресс, что влияет на производительность и общую мораль.

Однако хорошо спланированный график работы команды оптимизирует количество персонала, повышает эффективность и гарантирует, что сотрудники получают справедливую и сбалансированную нагрузку. Благодаря правильному подходу и инструментам планирования, вы можете упростить составление графиков смен и обеспечить непрерывность бизнеса.

Это руководство предлагает 23 практических шага, которые помогут менеджерам составить рабочий график, соответствующий операционным требованиям, обеспечивает соблюдение норм и сохраняет удовлетворенность сотрудников.

Что такое рабочий график?

Рабочий график — это структурированный план, который определяет, когда сотрудники будут работать. Это помогает бизнесу:

• Обеспечить достаточное покрытие на основе потребностей бизнеса.
• Равномерно распределять нагрузку среди сотрудников.
• Оптимизировать производительность при минимизации затрат на труд.
• Соблюдать нормы трудового законодательства и политики компании.

Хорошо продуманный график работы учитывает потребности бизнеса, доступность сотрудников и справедливость смен, чтобы создать сбалансированную и эффективную рабочую силу.

Что делает рабочий график отличным?

Не все расписания эффективны. Отличный рабочий график — это тот, который ясен, предсказуем и доступен, предоставляя при этом гибкость как работодателю, так и сотрудникам. Следующие ключевые особенности делают планирование эффективным:

Обновления в реальном времени

Бизнес требует изменений, и графики должны быть способны адаптироваться к неожиданным изменениям в реальном времени. Если сотрудник звонит, сообщая о болезни, менеджеры должны иметь возможность мгновенно скорректировать смены.

Доступ с мобильных устройств

Современный рабочий график должен быть доступен с любого устройства, позволяя сотрудникам проверять свои смены, запрашивать изменения и получать обновления на ходу.

Оповещения и напоминания

Автоматизированные напоминания о сменах помогают сотрудникам оставаться в курсе, сокращая количество пропусков и гарантируя, что все смены покрыты без путаницы.

23 совета о том, как составить рабочий график

Шаг 1: Определите свои цели в области труда

Прежде чем создать рабочий график, вам нужно понять, сколько сотрудников требуется в разное время. Это предполагает анализ бизнес-паттернов, определение пиковых и спокойных периодов, и обеспечение достаточного количества работников для удовлетворения спроса без избыточного найма.

Начните с оценки исторических данных, чтобы выяснить, когда поток клиентов максимален. Если вы управляете рестораном, например, вечера и выходные могут быть самым загруженным временем, в то время как утренние часы среди недели могут требовать меньше персонала. Для офисов или розничных магазинов пиковые часы могут приходиться на обеденные перерывы или после рабочее время.

Кроме того, учитывайте уровень производительности сотрудников. Некоторые сотрудники работают более эффективно в определенное время дня, поэтому назначение смен согласно их сильным сторонам может повысить операционную эффективность. Цель — сбалансировать затраты на труд, обеспечивая при этом отличный уровень обслуживания клиентов и производительность бизнеса.

Шаг 2: Соблюдайте федеральные и местные законы о труде

Каждая страна, штат или регион имеет свои законы о труде, регулирующие рабочие графики. Эти законы охватывают такие аспекты, как максимальное количество рабочих часов, оплата за сверхурочную работу, перерывы и необходимые уведомления о расписании. Несоблюдение этих законов может привести к штрафам, правовым спорам и негативной репутации среди сотрудников.

Перед тем как утверждать расписание, убедитесь, что оно соответствует всем применимым законам о труде. Некоторые ключевые аспекты соблюдения включают в себя:

• Гарантия того, что сотрудники не превышают допустимые нормы сверхурочной работы без надлежащей компенсации.
• Планирование требуемых периодов отдыха, таких как обеденные и перерывы для отдыха.
• Соблюдение законов о справедливом рабочем графике, требующих от работодателей предварительного уведомления сотрудников об их сменах.

Использование программного обеспечения для планирования может помочь автоматизировать соблюдение норм, отмечая потенциальные нарушения и обеспечивая соответствие всех смен правовым требованиям.

Шаг 3: Узнайте свою команду

Хорошо сбалансированный рабочий график учитывает навыки, сильные стороны и предпочтения сотрудников. Это помогает создать продуктивную рабочую среду, где сотрудники чувствуют себя ценными и работают наилучшим образом.

Уделите время, чтобы понять:

• Кто лучше всего справляется с какими задачами и ролями?
• Кто предпочитает утренние, вечерние или ночные смены?
• У кого есть ограничения, такие как обязанности по уходу за детьми или учебные обязательства?

Понимание этих факторов позволяет создать рабочий график, который повышает производительность и удовлетворенность работой. Сотрудники, которые чувствуют, что их нужды учитываются, более склонны оставаться вовлеченными и достигать лучших результатов.

Шаг 4: Уважайте предпочтения графика своих сотрудников

Хотя потребности бизнеса должны быть на первом месте, уважение к предпочтениям графика сотрудников может улучшить моральный дух и снизить количество пропусков. Сотрудники с предсказуемыми графиками более довольны и продуктивны.

Чтобы учитывать предпочтения без ущерба для работы, рассмотрите:

• Позволять сотрудникам заранее подавать свое время доступности.
• Создание справедливого чередования выходных и праздничных дней.
• Предоставление возможностей для обмена сменами сотрудникам, которым нужна гибкость.

Даже если не всегда возможно выполнить каждую просьбу, демонстрация того, что предпочтения сотрудников имеют значение, укрепляет доверие и снижает текучесть кадров.

Шаг 5: Включите сотрудников в процесс

Поощрение участия сотрудников в принятии решений по расписанию способствует формированию коллегиальной рабочей культуры и улучшает общую удовлетворенность. Когда сотрудники чувствуют, что у них есть голос, они более склонны соблюдать полученные смены.

Способы вовлечения сотрудников включают в себя:

• Использование системы открытых запросов, где сотрудники могут подавать предпочтительные рабочие дни и время.
• Разрешение сотрудникам обмениваться сменами с разрешения руководства.
• Проведение опросов или собраний для обсуждения политики расписания и проблем.

Давая сотрудникам право голоса в распределении рабочего времени, компании могут создать более позитивную и кооперативную рабочую среду.

Шаг 6: Соберите информацию о доступности сотрудников

Перед окончательным составлением рабочего графика важно собрать точную информацию о доступности сотрудников. Это позволяет избежать внезапных изменений, конфликтов в расписании и незаполненных смен.

Лучший способ собрать данные о доступности — использовать цифровые системы планирования, где сотрудники могут обновлять предпочтительные часы работы. Это исключает необходимость постоянных коммуникаций и обеспечивает соответствие расписаний фактической доступности сотрудников.

Шаг 7: Планируйте заранее

Одной из самых больших ошибок в планировании является ожидание до последней минуты для назначения смен. Планирование рабочих графиков заблаговременно помогает избежать стресса как у менеджеров, так и у сотрудников.

Для оптимальных результатов:

• Создавайте графики как минимум за две недели до начала.
• Идентифицируйте потенциальные конфликты и вносите изменения заранее.
• Сообщайте о графиках сразу после их завершения.

Такой подход дает сотрудникам достаточно времени для планирования личной жизни, обеспечивая при этом бесперебойную работу бизнеса.

Шаг 8: Создайте резервный план

Даже самые тщательно спланированные графики могут столкнуться с неожиданными сбоями из-за больничных, чрезвычайных ситуаций или срочных изменений. Наличие резервного плана гарантирует, что бизнес может продолжать функционировать без серьезных проблем.

Некоторые стратегии резервного планирования включают:

• Ведение списка сотрудников на связи, доступных для покрытия смен в короткие сроки.
• Кросс-обучение сотрудников, чтобы они могли выполнять несколько ролей при необходимости.
• Внедрение программного обеспечения для планирования, позволяющего быстро вносить изменения и обмениваться сменами.

Проактивный подход к нарушению расписания предотвращает ненужный стресс и обеспечивает эффективное функционирование команды.

Шаг 9: Решите, как создавать ваше расписание

Существует несколько способов создания рабочего графика, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Наиболее распространенные методы включают:

• Ручное планирование — использование таблиц или досок для создания и корректировки расписаний вручную.
• Автоматизированное программное обеспечение для планирования — инструменты, которые создают рабочие графики на основе потребностей бизнеса, доступности сотрудников и норм соответствия.
• Гибридный подход — сочетание ручного ввода с автоматизацией для повышения точности и эффективности.

Выбор правильного метода планирования зависит от размера вашей рабочей силы, сложности бизнеса и уровня требуемой гибкости.

Шаг 10: Создайте ваше расписание

Когда все ключевые факторы учтены, настало время составить фактический рабочий график. Следуйте этим шагам для структурированного подхода:

1. Назначайте смены на основе потребностей бизнеса.
2. Обеспечьте справедливое распределение рабочего нагрузки.
3. Учитывайте правовые требования, включая перерывы на отдых и сверхурочные.
4. Корректируйте графики на основе доступности сотрудников.
5. Проверяйте график на наличие конфликтов или пропущенных смен.

Хорошо продуманный график должен учитывать операционные нужды, сохраняя при этом вовлеченность и продуктивность сотрудников.

Шаг 11: Публикуйте расписания заранее

Сотрудники ценят получение графиков заранее, чтобы могли планировать свое время соответственно. Предоставление раннего доступа к расписаниям улучшает баланс между работой и личной жизнью, уменьшает количество неявок и повышает удовлетворенность работой.

Лучшие практики включают:

• Публикацию графиков как минимум за две недели до начала.
• Отправку напоминаний о расписании перед каждой сменой.
• Позволяйте сотрудникам подтверждать или запрашивать изменения при необходимости.

С четким и своевременным планированием бизнес может уменьшить путаницу и способствовать более организованной рабочей среде.

Шаг 12: Планируйте на основе сильных сторон ваших сотрудников

Хорошо сбалансированный рабочий график команды — это не просто заполнение смен, а правильное назначение сотрудников на соответствующие роли в нужное время. У сотрудников разные навыки, уровни энергии и схемы продуктивности, и использование этих сильных сторон может повысить эффективность.

Для стратегического планирования:

• Назначайте опытных сотрудников на смены с высоким спросом для поддержания качества обслуживания.
• Планируйте работу новых сотрудников вместе с опытными для наставничества.
• Удостоверьтесь, что роли, требующие технической экспертизы или лидерства, покрыты наиболее подходящими сотрудниками.

Такой подход предотвращает перегрузку сотрудников задачами, к которым они не готовы, и максимально увеличивает производительность по сменам.

Шаг 13: Проверьте на наличие общих ошибок в планировании

Даже при тщательной планировке ошибок в расписании избежать невозможно. Перед тем как утвердить рабочее расписание, проверьте его на:

• Двойные назначения — два сотрудника случайно назначены на одну и ту же роль в одно и то же время.
• Недостаток персонала в часы пик — недостаточное количество людей в смену в периоды высокого спроса.
• Подряд идущие смены — сотрудники, расписанные на ночную смену, а затем на утреннюю, что приводит к усталости.
• Чрезмерное количество сверхурочных — сотрудники работают сверх установленных законом или корпоративных лимитов.

Быстрая проверка качества гарантирует, что ваше расписание справедливо, соответствует законам и оптимизировано для успеха бизнеса.

Шаг 14: Поделитесь расписанием с вашей командой

После создания рабочего расписания сотрудникам необходим быстрый доступ к их сменам. Недостаток правильного распределения расписаний может привести к путанице, пропущенным сменам и разочарованию.

Лучшие практики для распространения расписаний:

• Используйте инструменты для составления расписаний на основе облачных технологий, которые позволяют сотрудникам проверять смены онлайн.
• Размещайте расписания в централизованном месте, например, на доске объявлений или на портале компании.
• Отправляйте автоматические уведомления через СМС или электронную почту, чтобы напомнить сотрудникам о предстоящих сменах.

Предоставление понятного и доступного расписания информирует сотрудников и снижает количество ненужных вопросов и недоразумений.

Шаг 15: Убедитесь, что расписание легко доступно

Сотрудники должны иметь возможность просматривать свои смены в любое время и в любом месте. Система расписаний, удобная для мобильных устройств, исключает необходимость бумажных расписаний или постоянных звонков к менеджерам.

Для улучшения доступности:

• Используйте платформу для расписаний с мобильной совместимостью.
• Предоставьте сотрудникам доступ для входа в свои рабочие расписания.
• Убедитесь, что сотрудники могут запросить обмен сменами или обновления без путаницы.

Легкий доступ к расписаниям улучшает общение и ответственность в коллективе.

Шаг 16: Установите метод общения всей команды

Эффективное рабочее расписание команды идет рука об руку с сильной системой коммуникации. Сотрудники должны иметь способ:

• Задавать вопросы о своих сменах
• Запрашивать изменения смен
• Сообщать о конфликтах или проблемах с расписанием

Варианты улучшения коммуникации в расписаниях включают:

• Групповой чат в рабочем приложении.
• Специализированный адрес электронной почты для вопросов, связанных со сменами.
• Автоматизированный чат-бот, который может отвечать на часто задаваемые вопросы о расписании.

Оптимизированная стратегия коммуникации упрощает быстрое решение проблем с расписанием.

Шаг 17: Приоритет балансу между работой и личной жизнью

Эффективное расписание сотрудников не только поддерживает работу компании, но и уважает благополучие сотрудников.

Для содействия балансу между работой и личной жизнью:

• Избегайте назначения сотрудников на чрезмерные сверхурочные.
• Справедливо распределяйте выходные и ночные смены.
• Позволяйте гибкие варианты расписаний, где это возможно.

Балансированная рабочая среда ведет к более счастливым сотрудникам, меньшей текучести и повышенной продуктивности.

Шаг 18: Предлагайте возможности для роста

Составление расписания означает не только распределение смен — это также возможность помочь сотрудникам развивать свои навыки и карьеру.

Способы предоставления возможностей для роста через расписание:

• Назначайте сотрудников на новые роли или обязанности.
• Предлагайте учебные смены, где сотрудники могут осваивать новые навыки.
• Проводите ротацию возможностей лидерства среди персонала.

Интегрируя возможности обучения в расписание, компании могут повысить вовлеченность сотрудников и улучшить удержание.

Шаг 19: Поощряйте обратную связь от сотрудников

Сотрудники непосредственно затрагиваются постановлениями по расписанию, поэтому важно регулярно запрашивать их обратную связь.

Методы сбора обратной связи включают:

• Анонимные опросы о справедливости расписания.
• Командные собрания, где сотрудники могут высказать свои опасения.
• Ящик предложений для идей по улучшению расписания.

Действия на основе обратной связи сотрудников укрепляют доверие и помогают усовершенствовать процессы составления расписания со временем.

Шаг 20: Воспользуйтесь техническими решениями

Ручное составление расписаний может быть времязатратным и подверженным ошибкам. Автоматизированное программное обеспечение для составления расписаний упрощает процесс и гарантирует, что рабочие расписания сотрудников точны и справедливы.

Ключевые особенности, которые следует искать в программном обеспечении для расписаний:

• Рекомендации смен на основе ИИ, исходя из потребностей бизнеса.
• Автоматизированный обмен сменами, позволяющий сотрудникам легко обмениваться сменами.
• Отслеживание соблюдения трудового законодательства для предотвращения нарушений.

Использование инструментов для составления расписаний, основанных на технологиях, помогает менеджерам эффективно создавать расписания для сотрудников.

Шаг 21: Способствуйте созданию позитивной рабочей среды

Рабочее расписание — это не просто список смен — это отражение культуры компании. Поддерживающий подход к составлению расписания создает более мотивированный коллектив.

Способы улучшения рабочей среды через составление расписания:

• Проявляйте гибкость, когда это возможно.
• Признавайте потребности сотрудников и удовлетворяйте запросы, когда это возможно.
• Избегайте изменений в расписании в последнюю минуту, которые вызывают стресс.

Позитивный опыт с расписанием приводит к лучшей производительности, более высокому моральному духу и улучшенной командной работе.

Шаг 22: Ищите возможности для автоматизации и персонализации

У каждого сотрудника есть свои предпочтения и доступность. Использование персонализированных опций планирования улучшает удовлетворенность и вовлеченность сотрудников.

Некоторые способы персонализировать расписание включают:

• Предоставление возможности выбирать предпочитаемые смены.
• Предложение опций самоорганизации для определенных ролей.
• Предоставление индивидуальных напоминаний о сменах.

Автоматизированная система планирования с персонализированными вариантами смен делает расписание более справедливым и адаптируемым.

Шаг 23: Используйте лучшее средство для работы

Создание рабочего расписания команды вручную может быть сложным, особенно для компаний с большим числом сотрудников. Использование передовых инструментов планирования, таких как Shifton, помогает менеджерам эффективно создавать рабочие расписания благодаря:

• Автоматизации планирования смен, основанной на актуальных потребностях бизнеса.
• Позволяет сотрудникам беспрепятственно обмениваться сменами в системе.
• Предоставление обновлений в реальном времени, чтобы избежать конфликтов в расписании.

Shifton упрощает управление рабочими ресурсами, повышает эффективность планирования и снижает административную нагрузку, облегчая работу бизнеса в целом.

Типы рабочих расписаний

Разным бизнесам требуются различные структуры расписания, чтобы учитывать их уникальные операционные нужды. Тип рабочего расписания зависит от требований отрасли, доступности сотрудников и приоритетов организации. Ниже приведены одни из самых распространенных расписаний, которые внедряют бизнесы.

Полный рабочий день

Полное расписание работы обычно включает 40 часов в неделю, хотя в некоторых отраслях это может быть определено иначе. Сотрудники, как правило, работают фиксированное количество часов в день, пять дней в неделю.

Ключевые преимущества полных рабочих графиков:

• Обеспечивает стабильность работы и постоянный доход для сотрудников.
• Гарантирует регулярный уровень укомплектованности персоналом для бизнеса, требующего постоянного покрытия.
• Часто включает такие льготы, как медицинская страховка, оплачиваемый отпуск и пенсионные планы.

Полные графики работы хорошо подходят для таких отраслей, как корпоративные офисы, здравоохранение, управление ритейлом и центры обслуживания клиентов, где требуется непрерывное функционирование и консистентность рабочей силы.

Частичная занятость

График частичной занятости обычно предполагает работу менее 40 часов в неделю. Сотрудники могут иметь фиксированные или переменные смены в зависимости от потребностей работодателя.

Ключевые преимущества графиков частичной занятости:

• Обеспечивает гибкость для студентов, опекунов или людей, работающих на нескольких работах.
• Помогает бизнесу снижать затраты на труд, сохраняя при этом необходимый уровень персонала.
• Предоставляет решение для компаний с сезонным или колеблющимся спросом.

Частичные графики занятости распространены в ресторанах, магазинах, колл-центрах и гостиничном бизнесе, где требуется гибкость в укомплектованности персоналом.

Удаленные/Гибкие рабочие графики

Удаленный или гибкий график работы позволяет сотрудникам работать из дома или любого другого места вне традиционного офисного окружения. Часы работы могут быть фиксированными, переменными или зависящими от результатов, в зависимости от политики компании.

Ключевые преимущества удаленных/гибких графиков:

• Увеличивает автономность сотрудников и баланс работы и личной жизни.
• Уменьшает время на поездки и связанные с ними расходы.
• Расширяет пул кандидатов, позволяя компаниям нанимать талантливых сотрудников из разных местоположений.

Удаленные и гибкие графики работы особенно эффективны в таких отраслях, как информационные технологии, обслуживание клиентов, создание контента и маркетинг, где задачи могут выполняться в цифровом формате без необходимости физического присутствия.

График 5-4/9

График 5-4/9 представляет собой сжатый график, при котором сотрудники работают по девятичасовым сменам в течение восьми дней в двухнедельный период, затем следует одна восьмичасовая смена и дополнительный выходной.

Ключевые преимущества графика 5-4/9:

• Позволяет сотрудникам иметь трехдневные выходные каждую вторую неделю.
• Повышает продуктивность за счет более длинных рабочих дней, но меньшего количества рабочих дней в целом.
• Уменьшает затраты на поездки и улучшает баланс между работой и личной жизнью.

Этот тип графика часто используется в государственных учреждениях, корпоративных офисах и проектно-ориентированных отраслях, которые могут приспособить гибкие рабочие структуры.

График 2-2, 3-2, 2-3

График 2-2, 3-2, 2-3 представляет собой ротационный график рабочих смен, при котором сотрудники работают в циклах: два дня работа, два дня выходных, три дня работа и так далее.

Ключевые преимущества графика 2-2, 3-2, 2-3:

• Предоставляет сотрудникам регулярные выходные дни для отдыха.
• Обеспечивает круглосуточную работу бизнеса без чрезмерных сверхурочных.
• Балансирует рабочие нагрузки, путем ротации сотрудников через разные смены.

Этот график идеален для таких отраслей, как здравоохранение, службы экстренной помощи, производство и безопасность, где требуется непрерывное обеспечение персоналом.

График 4/10

Рабочий график 4/10 состоит из четырех 10-часовых рабочих дней в неделю с последующими тремя выходными днями.

Ключевые преимущества графика 4/10:

• Предоставляет сотрудникам дополнительный выходной каждый неделю, улучшая баланс между работой и личной жизнью.
• Уменьшает затраты на поездки, так как сотрудники ездят на работу меньше дней.
• Помогает бизнесу повысить производительность, уменьшая количество переходов между сменами.

График 4/10 широко используется в службе поддержки клиентов, производстве, логистике и здравоохранении, где удлиненные смены могут повысить эффективность.

Пример и шаблон рабочего графика

Создание структурированного и четкого рабочего графика является ключевым для эффективного управления персоналом. Хорошо формализованный график гарантирует, что сотрудники знают свои смены заранее, предотвращает конфликты в расписании и улучшает общую координацию команды.

Ниже приведен пример простого шаблона рабочего графика, который можно использовать в разных отраслях:

Как использовать этот шаблон рабочего графика:

• Перечислите имена сотрудников и их ролей, чтобы уточнить обязанности.
• Назначайте смены в зависимости от рабочей нагрузки и доступности сотрудников.
• Обеспечьте справедливое распределение смен, чтобы избежать переработок или нехватки персонала.
• Ясно указывайте выходные дни, чтобы сотрудники знали, когда они не работают.
• Рассчитывайте общее количество часов, чтобы следить за расходами на оплату труда и соблюдать трудовое законодательство.

Структурированный шаблон графика помогает компаниям оставаться организованными, улучшать прозрачность и повышать производительность.

Как Shifton упрощает создание рабочих графиков

Управление рабочими графиками вручную может быть трудоёмким, особенно для компаний с большим количеством сотрудников, сменной работой или круглосуточной деятельностью. Shifton, умный инструмент управления персоналом, упрощает процесс, предлагая следующие возможности:

• Автоматическое создание графиков для устранения ручных ошибок.
• Возможности самообслуживания сотрудников для обмена сменами и обновления доступности.
• Обновления в реальном времени, чтобы предотвратить конфликты и изменения в последний момент.
• Отслеживание соблюдения, чтобы обеспечить соответствие трудовому законодательству.

Shifton позволяет менеджерам создавать рабочие графики за считанные минуты, снижать административную нагрузку и улучшать общую эффективность планирования.

Все компании ищут доступные и простые в использовании инструменты, которые улучшают производительность сотрудников и увеличивают численность аудитории, при этом не отнимая слишком много времени у отдела управления. Мы создали набор инструментов, который легко освоить и который сэкономит вашей компании много времени.

Маркетинговые решения в социальных сетях для узнаваемости бизнеса

1. Buffer

   Buffer предлагает довольно простой подход к SMM. Он позволяет планировать публикацию постов на различных платформах. Они становятся доступными автоматически, без прямого участия кого-либо. Buffer поддерживает все основные платформы социальных сетей и предлагает аналитику, которая поможет улучшить охват постов и вовлеченность пользователей.

2. CoSchedule

   CoSchedule — это маркетинговый календарь и календарь для социальных сетей, объединенные в единую платформу. Сервис напрямую интегрирован с Evernote и Headline Analyzer, а также с большинством платформ социальных сетей (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+, и др.). Он предназначен для управления всеми постами, включая блог-посты, из одной панели управления.

3. Hootsuite

   Hootsuite — одна из старейших платформ для SMM, существует с 2008 года. Она позволяет планировать публикации на Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+ и YouTube. С помощью Hootsuite можно узнать, как ваша компания или бренд воспринимаются в интернете. Кроме того, эта платформа предлагает аналитику постов.

4. Schedugram

   Schedugram — это один из самых популярных планировщиков публикаций для Instagram. Компании, которые ориентируются на эту платформу, обнаружат, что сервис имеет простой интерфейс, позволяет загружать и редактировать изображения. Они могут быть опубликованы позже, в нужное время. Например, вы можете сделать 10 фотографий и выбрать время и дату, когда каждая из них будет доступна для подписчиков.

Опросы

1. GetFeedback

   GetFeedback — это онлайн-сервис для проведения опросов, который позволяет компаниям измерять удовлетворенность клиентов и улучшать их опыт. Платформа предлагает персонализацию опросов, включая добавление логотипов брендов, шрифтов и цветов.

2. QuestionPro

   QuestionPro позволяет пользователям создавать всевозможные опросы и анкеты. Они могут быть загружены из документа Microsoft Word, созданы вручную или скопированы из существующих профессионально сделанных шаблонов. Опросы могут быть отправлены в виде электронной почты, встроены на веб-сайт или отображаться в виде всплывающего окна.

3. SurveyGizmo

   SurveyGizmo предлагает более 40 типов вопросов, темы опросов, адаптированные как для настольных, так и для мобильных устройств. У сервиса есть множество заранее подготовленных тем на выбор, а также конструктор тем. Поскольку платформа многоязычна, точно такие же опросы и анкеты могут проводиться в разных странах. Количество вопросов и ответов в опросе не ограничено.

4. SurveyMonkey

   SurveyMonkey позволяет компаниям лучше понимать свою клиентскую базу и получать отзывы от сотрудников. Можно также использовать SurveyMonkey для проведения маркетинговых исследований, чтобы оставаться впереди. Платформа предлагает бесплатные опросы с множеством настроек. Они могут быть отправлены по электронной почте, опубликованы в социальных сетях, на веб-сайтах и других платформах.

Управление персоналом

1. 15Five

   Платформа 15Five позволяет отслеживать эффективность сотрудников. Руководители могут узнать о достижениях команды, решить проблемы до их возникновения и получить информацию о идеях, которые могут возникнуть у сотрудников. Сервис напоминает социальную сеть для управления персоналом.

2. Aventr

   Aventr был разработан для повышения производительности сотрудников путем улучшения вовлеченности и сотрудничества в команде. Руководители могут отправлять подарки и положительные отзывы работникам. Aventr позволяет делиться идеями и измеряет, насколько вы улучшили производительность сотрудников.

3. Basecamp

   Basecamp — это премиальный, простой в использовании сервис для планирования работы сотрудников. Менеджеры могут группировать сотрудников по их ролям в компании и назначать им проекты. Платформа оснащена встроенными уведомлениями, чатом, доской заданий и автоматическими регистрациями. Все эти функции помогают отслеживать, что происходит во всей компании.

4. Shifton

   Shifton предлагает комплексный набор инструментов для управления компанией, проектами и расписанием работы. Он позволяет создавать различные типы рабочих графиков для сотрудников любого размера. Сотрудники могут указывать предпочтительное рабочее время, запрашивать перерывы или обмениваться сменами друг с другом.

Мы надеемся, что эти инструменты помогут вам сэкономить время на управлении командой и построении брендовой узнаваемости.

Эффективная поддержка клиентов — это не только хорошо обученные операторы, но и качественное программное обеспечение для колл-центра. Современные технологии помогают автоматизировать операционные и бизнес-процессы в колл-центре, а также повышают продуктивность сотрудников.

Ключевыми задачами софта для любого колл-центра являются автоматизация и повышение эффективности операционных процессов: распределения вызовов, заполнения информации о клиенте, маршрутизации.

Также важна оптимизация бизнес-процессов: возможность мониторить производительность как отдельных операторов, так и отделов, анализировать ключевые показатели эффективности и следить за работой колл-центра в режиме реального времени.

Выбирая программное обеспечение для колл-центра, вы можете улучшить обслуживание клиентов путем использования облачного ПО. Перечислим основные преимущества такого решения:

• Лучшее управление обслуживанием клиентов
• Улучшение отчетности
• Повышение эффективности
• Централизация сбора данных
• Снижение расходов
• Повышение продаж и уровня удовлетворенности клиентов
• Безопасное хранение данных
• Многоканальная поддержка

Облачные сервисы для колл-центров в 2021-2022 году

• Shifton

Планирование графика рабочих смен операторов вручную отнимает слишком много времени и усилий менеджеров колл-центра. Онлайн приложение Shifton позволяет оптимизировать ежедневные операции по планированию, снизить текучесть кадров и повысить вовлеченность сотрудников, чтобы обеспечить наилучшее качество обслуживания клиентов.

Облачный сервис Shifton идеально подходит для планирования работы call-центра. Функционал приложения позволяет менеджерам создавать оптимальные рабочие графики, легко планировать смены и распределять задачи между операторами. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно корректировать свой рабочий график обмениваясь сменами (при необходимости — с подтверждением обмена менеджером).

Shifton поможет создать оптимально сбалансированный график, который обеспечит наилучшее качество обслуживания клиентов вашего колл-центра.

• CloudTalk

Эта инновационная облачная телефонная система предоставляет множество уникальных инструментов для работы колл-центра. Функция настраиваемой очереди позволяет исключить переадресацию вызовов, что помогает отделу продаж заключать больше сделок за счет автоматизации процесса набора.

Также CloudTalk поддерживает высокий уровень удовлетворенности клиентов с помощью интеллектуальной маршрутизации, функции Click-to-Call и IVR. CloudTalk позволяет настроить онлайн колл-центр со всеми возможными устройствами из любой точки мира, сохраняя при этом локальное присутствие с местными телефонными номерами.

Кроме того, это программное обеспечение для центров обработки вызовов предлагает сотни интеграций с CRM,, электронной коммерцией, службами техподдержки, тележками для покупок, Zapier и API.

• Avaya

Avaya Contact Center — это универсальное облачное или гибридное автоматизированное решение для входящих и исходящих приложений для голоса, видео, электронной почты и группового чата. Унифицированная многоканальная система связи позволяет удаленным группам операторов обрабатывать вызовы из любого места.

Avaya Contact Center также предоставляет функции захвата экрана, обучения и управления качеством звонков, а также отчеты в реальном времени и статистику по любому выбранному периоду.

Кроме того, это облачное программное обеспечение для колл-центра предлагает функции записи взаимодействия, голосовой аналитики и автоматического планирования.

• MyOperator

Программа центра обработки вызовов MyOperator позволяет управлять несколькими вызовами, не затрачивая слишком много времени и усилий.

Преимуществом использования этого программного решения для call-центра является то, что оно обладает инновационными функциями, например, добавление музыки при удержании звонка и возможность делать заметки непосредственно во время разговора с покупателем.

MyOperator простой в использовании облачный сервис, который предлагает интеграцию API. Его основное предназначение: записывать, переадресовывать, переводить и отслеживать звонки. Но вы также можете при необходимости экспортировать данные журнала вызовов для анализа эффективности.

• Битрикс24

Битрикс24 может стать отличным решением для контакт-центра, поскольку этот облачный сервис действует как единый центр для взаимодействия с вашими клиентами. Вам не придется беспокоиться о покупке дополнительной программы, поскольку он оснащен встроенной CRM.

Битрикс24 поставляется с автоматическим дозвонщиком и системой IVR, что предоставляет возможность вести журналы вызовов и отчеты, отслеживать все вызовы, ожидания, переадресации вызовов и постановки в очередь. Приятным бонусом является то, что этот облачный сервис позволяет арендовать телефонные номера в США и Великобритании.

• Заключение

Правильно выбранное облачное программное обеспечение для колл-центра помогает повысить эффективность, продуктивность и качество обслуживания клиентов. Наш выбор — онлайн-сервис Shifton! Это идеальное приложение для эффективного управления колл-центром.

Если вы все еще не используете Shifton для своего бизнеса, то самое время начать. Регистрируйтесь и попробуйте все возможности онлайн приложения в течение 2 месяцев бесплатно!

Телемаркетинг и анализ статистики — это одни из важнейших видов маркетинговой деятельности в колл-центре. Такие показатели, как количество и длительность обработанных звонков, среднее время ожидания ответа клиентом, KPI операторов и пр., можно полностью измерить и очень быстро оценить их эффективность.

Измерение эффективности call-центра

Когда деятельность телемаркетинга ограничена одним или двумя сотрудниками, операционная аналитика довольно проста и может быть ограничена отслеживанием 2-3 показателей. Этого вполне достаточно, чтобы эффективно управлять рекламной кампанией.

С другой стороны, при расширении масштабов проектов телемаркетинга полезно знать более широкий спектр показателей, которые помогают управлять эффективностью деятельности колл-центра. Благодаря им легче идентифицировать элементы, которые положительно или отрицательно влияют на результат кампании.

Их может быть много, например: неправильная база данных контактов, плохо обученная команда, неадекватно спланированные смены для персонала в определенные часы, поломки оборудования и т. д.

Правильно подобранные и рассчитанные меры могут помочь выявить области, требующие улучшения. И в этом может помочь своевременная статистика.

Статистические отчеты в колл-центре

При оценке работы колл-центра стоит обращать внимание не только на отчеты по закрытым лидам, но и на другие показатели отчетности — количество обработанных звонков, их длительность и уровень сервиса.

Проанализировав отчет по каждому звонку, вы получаете по факту мини маркетинговое исследование. Это помогает понять многое про клиентов – что они предпочитают, какими компаниями конкурентами пользуются и так далее.

Еще один важный показатель — время ожидания клиентов на линии. В дни пиковой нагрузки на команду операторов колл-центра задержки при обработке входящих звонков могут косвенно повлиять на уровень удовлетворенности клиентов, которые могут предпочесть конкурентов. В итоге компания, для которой такой колл-центр оказывает услуги, недополучит возможную прибыль, а значит, понесет убытки.

Как в такой ситуации может помочь Shifton?

На основе информации об отработанных сменах и перерывах, Shifton предоставляет подробные отчеты по множеству проектов или конкретному сотруднику на самом детальном уровне. Такая отчетность в сочетании с другой статистической информацией позволяет определить дни с пиковой нагрузкой и оптимально настроить смены и количество операторов на каждой из них.

Также Shifton предлагает опцию расчета заработной платы, которую можно использовать для прогнозирования расходов колл-центра. Использование этой функции избавит вас от необходимости оплаты сверхурочных часов по причине назначения на смены большего числа операторов.

Облачный сервис Shifton предлагает мощные инструменты отчетности, выводящие массу статистической информации о работе как компании в целом, так и ее отдельных сотрудников. В сочетании с инструментами планирования и отслеживания посещаемости эти отчеты могут выводить информацию о достижениях, запланированных и выполненных задачах, прогнозировать будущие расходы и вовремя оптимизировать процессы в компании.

Прогнозы и отчеты, полученные с помощью онлайн-сервиса Shifton, позволяют провести дополнительную оптимизацию колл-центра с неограниченным количеством сотрудников. Таким образом вы не только решите уже существующие проблемы, но и предотвратите их возникновение в дальнейшем.

Хотите убедиться сами? Добро пожаловать в Shifton! Регистрируйтесь и попробуйте все возможности нашего онлайн приложения в течение 2 месяцев бесплатно!

7 важных факторов, которые делают Shifton лучшим решением для любого колл-центра

Выбор подходящего программного обеспечения для центров обработки вызовов уже давно является не роскошью, а необходимостью. Причем, ключевым моментом выбора той или иной программы для колл-центра становится наличие всех необходимых функций для эффективной и бесперебойной работы всех сотрудников.

При выборе программы для колл-центра важно учитывать 7 факторов, которые гарантируют прибыльность бизнеса. Сегодня мы расскажем, почему в 2021 году Shifton — лучший сервис для аутсорсинговых компаний.

Необходимый функционал

Очень важно, чтобы в программном обеспечении колл-центра были все необходимые функции, которые упростят работу ваших сотрудников.

Shifton поможет существенно сэкономить время и силы на составление рабочих смен операторов. А опция “Обмен сменами” снимет излишнюю нагрузку с менеджеров, поскольку позволяет работникам самостоятельно обмениваться сменами, привлекая менеджеров только для утверждения обмена. Таким образом, менеджер экономит время и силы на поиск замены сотруднику.

Управление командой

Команды сотрудников колл-центра могут быть большими и маленькими, система компании — сложной, а филиалы располагаться по всей стране или даже миру. Shifton предлагает отличные инструменты для управления командой — от многоуровневой системы доступа и структурированных учетных записей до постановки и отслеживания задач с контрольными списками.

Благодаря тому, что Shifton учитывает разные часовые пояса, вы можете управлять сотрудниками удаленно.

Обширный функционал Shifton позволяет работать из любого места, имея под рукой все необходимые инструменты. Это дает возможность удаленно предлагать услуги клиентам по всему миру.

Масштабируемость

Программное обеспечение колл-центра обработки должно масштабироваться с вашим бизнесом и адаптироваться как к количеству клиентов, так и к сложности их запросов.

Shifton поддерживает работу неограниченного количества сотрудников. Размер компании не принципиален — Shifton позволяет выстроить ее структуру с учетом всех проектов, графика работ, должностной иерархии и прочих условий.

Отчетность и мониторинг

Функции анализа и контроля в программном обеспечении колл-центра помогают достичь максимальной эффективности. Shifton предлагает мощные инструменты отчетности, выводящие массу статистической информации по работе компании.

В сочетании с инструментами планирования и отслеживания посещаемости такие отчеты предоставят вам полную информацию о достижениях, запланированных и выполненных задачах, помогут спрогнозировать будущие расходы и вовремя получить сигнал о необходимости оптимизации процессов в компании.

Идеальная интеграция

Программное обеспечение центра обработки вызовов должно легко интегрироваться при необходимости с CRM, платформой электронной коммерции и существующей справочной службой.

Shifton предлагает возможности интеграции со многими популярными программами (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks и др.) для усовершенствования рабочих процессов, обмена данными и предоставления доступа к API. Список интеграций постоянно расширяется.

SMS, email и push-уведомления

Shifton предлагает опцию SMS, email и push-уведомлений, которые отправляются сотрудникам при создании расписаний или внесения изменений в графики работ.

Таким образом, все важные данные будут получены нужными людьми в нужное время.

Цена

При выборе программы для колл-центра цена, безусловно, является одним из важных факторов. Мы рекомендуем начать с бесплатного пробного периода и критически проанализировать полученные результаты.

Shifton позволяет использовать строго необходимое количество функций, и платить только за то, чем вы пользуетесь. В течение двух месяцев вы можете попробовать весь функционал приложения абсолютно бесплатно. По истечении этого срока стоимость подключения одного сотрудника составит от $0,5 до $4 (в зависимости от количества выбранных модулей).

Выбирайте Shifton — идеальное решение для колл-центра

Правильно выбранное ПО станет отличной основой для эффективного функционирования вашей компании. Если учитывать вышеупомянутые факторы, то лучшие результаты, несомненно, будут достигнуты с помощью Shifton — оптимальной программы для планирования работы колл-центра. Это программное обеспечение не только позволит интегрировать все каналы коммуникации с клиентом, но и обладает целым рядом полезных функций.

Хотите убедиться сами? Добро пожаловать в Shifton! Регистрируйтесь и попробуйте все возможности нашего онлайн приложения в течение 2 месяцев бесплатно!

Одними из важнейших задач руководителя любой компании являются развитие бренда фирмы, повышение продуктивности и экономия времени на работу с персоналом. Представляем вашему вниманию лучшие сервисы для планирования задач и управления ресурсами команды в 2021 году.

Самое время навести порядок в своем списке дел!

Сервисы управления проектами 2021

В зависимости от размеров, отрасли и целей это могут быть как относительно простые системы контроля, так и крупные бизнес решения или внутренние разработки.

Вот 7 лучших сервисов для управления проектами и штатом в 2021 году.

• Trello

Легкий в освоении, интегрируемый с популярными сервисами — отличный инструмент для планирования задач.

Главная фишка этого сервиса — простой интерфейс в виде досок с заданиями и списков задач, причем поменять статус каждого задания можно одним кликом мыши. Также очень удобно, что для каждого пользователя выделяется отдельное окно.

Пользоваться Trello можно бесплатно, но только в ограниченной версии.

• Slack

Корпоративный мессенджер Slack стал в 2021 году одним из самых популярных бизнес решений для взаимодействия сотрудников. Веб сервис работает на компьютерах, iOS и Android-устройствах и часто используется в качестве альтернативы Skype.

В пробной версии вы получаете хранилище на 5 ГБ и 10 тысяч сообщений, а также интеграцию со множеством продуктов: от Google Docs и Twitter до сервисов управления проектами. Тестовый период для платного плана — 60 дней, в дальнейшем за расширенные функции придется платить от 93 рублей за человека.

• Битрикс24

Этот сервис для управления бизнесом уже обслуживает свыше 4 миллионов российских компаний. Битрикс24 имеет свои доски задач, групповой чат и мобильные приложения.

Сервис поддерживает интеграцию с call-центром, почтой, облачными сервисами и 1С. Для маленьких групп использование Битрикс24 является бесплатным.

• Wrike

Популярный в 2021 году облачный сервис для постановки задач и управления проектами. Отличительной чертой приложения являются многочисленные интеграции. В сравнении с Битрикс24, Wrike однозначно выигрывает в плане простоты и удобства.

Из недостатков пользователи отмечают слишком простой интерфейс. Инструмент предлагает бесплатную версию с ограниченными функциями. Пробный период для платной версии предоставляется на 2 недели, после чего аккаунт блокируется, пока вы не решите, как с ним дальше поступить — перевести на бесплатный тариф или продолжить работу на платном.

• Мегаплан

Эта программа с удобной CRM используется многими государственными учреждениями. Преимуществами Мегаплана являются бесконечное число проектов, контроль финансов и работников, формирование отчетов и аналитики, интеграция с бухгалтерией 1C.

Однако у сервиса есть и некоторые минусы. Например, загруженный интерфейс и платный аудит бизнес-процессов.

• Asana

Очень популярный в 2021 году таск трекер с интуитивно понятным интерфейсом. Этот сервис можно использовать как в команде, так и в личных целях.

Демо версия имеет широкий функционал: планирование, общение в чате, контроль выполнения. А далее разработчик представляет 4 тарифа на выбор (в зависимости от целей компании).

Существенным минусом Asana является отсутствие русификации в приложении Android.

• Shifton

Отличной альтернативой вышеупомянутым сервисам является Shifton. Онлайн приложение предлагает широкий набор инструментов по управлению компаниями, проектами и созданию графиков, а также 4 языка интерфейса на выбор, включая русский. Пользователи Shifton также могут самостоятельно установить предпочитаемое время работы, запросить перерыв или обмен сменами с коллегами.

Сервис поддерживает расписания для любого количества сотрудников, которые могут использовать модуль “Задачи”. Данный модуль позволяет управлять задачами и связанными с ними данными клиентов, назначать задачи сотрудникам или разрешать брать их самостоятельно, задавать время на выполнение задач, прикреплять контрольные листы, которые сотрудники заполняют после выполнения задач. Попробовать Shifton бесплатно можно в течение 2 месяцев, а далее оплата модуля “Задачи” составит всего $0,5 за одного человека ежемесячно.

Это далеко не полный перечень ПО для планирования задач и управления ресурсами команды. Но теперь вы знаете, с чего начать!

Надеемся, что данные инструменты позволят вам максимально сосредоточиться на развитии своего бизнеса, а также сэкономить время на организационные и маркетинговые задачи.

Создание эффективного рабочего графика для сотрудников — залог поддержания продуктивности, справедливости и соответствия требованиям бизнеса. Хорошо организованное расписание помогает компании работать без заминок, учитывая доступность, предпочтения и нагрузку сотрудников. Тем не менее, составление графиков может быть сложной задачей, особенно при внесении изменений в последний момент, обмене сменами и соблюдении трудового законодательства.

Этот гид предлагает 16 шагов для улучшения процесса планирования графика персонала, охватывая ключевые методики для эффективного составления расписаний, снижения конфликтов и повышения уровня автоматизации бизнеса.

Что нужно знать и внедрять в планировании работы

Инструменты для составления графиков, такие как Shifton, позволяют менеджерам автоматизировать процесс и исключить ручное планирование смен. Раньше HR-специалисты и руководители команд тратили значительную часть времени на управление графиками, учитывая запросы на отпуск и предпочтения по сменам. Сегодня решения для автоматизации бизнеса упрощают эти задачи, давая менеджерам возможность сосредоточиться на благополучии сотрудников, коучинге и развитии команды.

Эффективное внедрение технологий для планирования работы требует понимания ключевых элементов автоматизации распределения сотрудников и управления сменами. Вот пять важных аспектов, которые стоит учитывать при цифровизации процесса составления графиков.

1. Улучшенное управление временем и задачами

С помощью инструментов автоматизации труда менеджеры могут эффективно планировать работу сотрудников, одновременно управляя задачами и проектами в одной системе. Такая интеграция помогает компаниям улучшить управление временем, повысить продуктивность и усилить командное взаимодействие, гарантируя, что сотрудники точно знают, что им нужно делать в течение смены.

Хорошо структурированное расписание должно включать распределение смен, распределение задач и сроки выполнения проектов, чтобы операции проходили без сбоев. Shifton — мощное решение для составления графиков, которое позволяет бизнесу не только планировать смены сотрудников, но и назначать контрольные списки и задачи для повышения качества сервиса и операционной эффективности.

1. Автоматизация и искусственный интеллект

Одним из главных плюсов автоматизированного составления графиков является использование ИИ. Сейчас 62% компаний либо планируют внедрять, либо уже используют автоматизацию на рабочем месте. Это ясно показывает, что решения на базе искусственного интеллекта будут всё более востребованы у менеджеров.

Как эффективно составлять график с помощью автоматизации:

• Введите данные о сотрудниках, продолжительность смен и их доступность в систему.
• Позвольте программному обеспечению оптимизировать рабочие графики.
• Система сама корректирует смены, учитывая запросы на выходной и потребности в персонале.
• Минимизируйте конфликты расписания с помощью обновлений в реальном времени и автоматических рекомендаций.

Автоматизация упрощает процесс составления графиков и подбор персонала, снижая необходимость ручных корректировок и смен в последний момент.

1. Облачное учётное время

Около 44% специалистов по подбору персонала уже полагаются на облачные инструменты для отслеживания графиков и посещаемости сотрудников. Современные методы планирования включают облачные входы, что позволяет сотрудникам отмечаться на работе из любой точки мира. Эта функция особенно важна для гибридных моделей, удалённых команд и компаний с несколькими локациями.

Для компаний, которым нужно фиксировать присутствие на месте, многие инструменты предлагают GPS-проверку и отметки по IP, что гарантирует точный учёт рабочего времени. Эти цифровые функции не только усиливают ответственность, но и уменьшают ошибки в начислении зарплаты, одновременно предоставляя сотрудникам большую гибкость.

1. Аналитика данных для оптимизации расписания

Эффективное расписание должно строиться на данных. Цифровые решения предоставляют аналитические панели в реальном времени, раскрывая:

• Посещаемость сотрудников и соблюдение графиков.
• Общее количество отработанных часов за период.
• Тенденции опозданий, переработок и продуктивности.
• Скорость выполнения задач в смену.

Используя аналитику данных, компании могут выявлять неэффективности, улучшать кадровые решения и следить за результативностью. Эти инсайты позволяют менеджерам тонко настраивать графики, чтобы затраты на рабочую силу идеально сочетались с операционными потребностями, сохраняя при этом высокую продуктивность.

1. Автоматизированный расчёт зарплаты

Один из самых крутых плюсов автоматизации в планировании — это автоматизированная обработка зарплаты. Вместо того чтобы вручную считать часы и начислять зарплату, современные процессы интегрируют функции расчёта заработка, делая этот процесс проще.

Ключевые преимущества автоматизации расчёта зарплаты:

• Отслеживает отработанное время сотрудников и применяет заданные тарифы.
• Генерирует автоматизированные отчёты по зарплате на основе фактического времени.
• Снижает ошибки в начислении за счёт исключения ручного ввода данных.
• Интегрируется с бухгалтерскими и финансовыми системами для бесшовного процесса расчёта.

С такими системами HR-команды экономят кучу времени, гарантируя при этом точные и своевременные выплаты.

16 шагов для улучшения планирования работы команды

Шаг 1: Определи, что нужно сделать твоей команде

Прежде чем составлять график, разберись, какие основные задачи и обязанности нужно выполнить. Подумай:

• Какие услуги или задачи необходимо выполнять каждый день?
• Какие сотрудники идеально подходят для конкретных ролей?
• В какие часы пик нужно задействовать дополнительный персонал?

Понимание распределения нагрузки помогает сделать так, чтобы расписание соответствовало реальным операционным потребностям и работа выполнялась максимально эффективно.

Шаг 2: Проанализируй, когда у тебя пик активности (и когда затишье)

Исследуй данные о прошлых показателях, чтобы определить самые загруженные и, наоборот, тихие периоды. Обрати внимание на:

• Отчёты по продажам и потоку клиентов
• Данные по количеству звонков (для команд поддержки)
• Сезонные тренды и колебания спроса
• Подгоняя график под фактический спрос, ты оптимизируешь затраты на труд и обеспечиваешь нужное количество сотрудников в пиковые моменты, избегая избытка в спокойные периоды.

Шаг 3: Прогнозируй будущую активность

Прогнозирование нагрузки помогает честно и эффективно планировать работу сотрудников. Учти:

• Грядущие акции или бизнес-мероприятия
• Праздничные сезоны или запросы на отпуск
• Рыночные тренды, влияющие на спрос клиентов

Предвидение будущих потребностей позволяет заранее настроить графики, предотвратить нехватку персонала в последний момент и создать оптимальный рабочий ритм.

Шаг 4: Учитывай нужды своего персонала

График должен учитывать и бизнес-требования, и предпочтения сотрудников. Те, чьи потребности услышаны, остаются вовлечёнными и продуктивными. При составлении расписания обрати внимание на:

• Доступность сотрудников и запросы на выходные
• Баланс между работой и личной жизнью
• Уровень квалификации и распределение ролей

Честное и сбалансированное расписание повышает удовлетворённость, снижает риск выгорания и уменьшает количество пропусков.

Шаг 5: Выбери метод составления смен

Правильный подход к планированию зависит от твоей бизнес-модели, структуры коллектива и операционных требований. Вот несколько техник:

• Фиксированные смены – сотрудники работают по одному и тому же графику каждый день (например, с 9 до 17). Идеально для стабильной нагрузки.
• Ротационные смены – сотрудники по очереди работают утром, вечером или ночью. Популярно в здравоохранении, ритейле и сфере гостеприимства.
• Разделённые смены – два периода работы в один день (например, с 8 до 12 и с 16 до 20). Подходит для бизнеса с переменным спросом.
• Дежурство – сотрудники остаются наготове, если требуется помощь. Часто используется в здраоохранении и экстренных службах.
• Гибкий график – сотрудники сами выбирают рабочие часы в зависимости от нагрузки и потребностей бизнеса. Идеально для удалённых команд и креативных индустрий.

Выбор подходящего метода помогает оптимизировать затраты на труд и создать эффективное расписание.

Шаг 6: Оптимизируй смены по пиковым часам

Чтобы повысить продуктивность, планируй работу так, чтобы в пиковые часы было больше сотрудников, а в спокойные — меньше. Важно:

• Назначать больше сотрудников в часы пикового спроса для улучшения качества сервиса.
• Сокращать количество сотрудников в спокойные периоды, чтобы не тратить лишние средства.
• Использовать исторические данные для прогнозирования колебаний спроса и корректировки смен.

Такой подход, основанный на данных, помогает грамотно распределить ресурсы и обеспечивает эффективную работу бизнеса.

Шаг 7: Минимизируй изменения в расписании в последний момент

Неожиданные изменения в расписании нарушают рабочий ритм и выводят сотрудников из колеи. Чтобы избежать этого:

• Побуждай сотрудников подавать заявки на отпуск заранее.
• Установи крайний срок для обмена сменами и требуй одобрения от руководства.
• Держи в запасе резервных сотрудников для экстренных случаев.
• Используй программное обеспечение для автоматизации корректировок в последний момент.

Минимизируя конфликты в расписании, компании сохраняют стабильность работы и повышают удовлетворённость сотрудников.

Шаг 8: Сделай расписание легко доступным

Рабочий график должен быть доступным для всех, чтобы избежать путаницы и недопониманий. Для повышения доступности:

• Делись расписаниями в цифровом виде через онлайн-портал или мобильное приложение.
• Размещай распечатанные версии в зонах отдыха или общих помещениях.
• Уведомляй сотрудников о обновлениях расписания в реальном времени, чтобы избежать недоразумений.

Чёткое общение гарантирует, что каждый знает своё расписание, что снижает опоздания и ошибки.

Шаг 9: Баланс между потребностями бизнеса и сотрудников

Эффективное управление расписанием требует нахождения золотой середины между требованиями бизнеса и благополучием сотрудников. Пока бизнес должен быть продуктивным и прибыльным, не забывай учитывать предпочтения сотрудников для повышения вовлеченности и удержания персонала.

Стратегии для достижения баланса:

• Предлагай гибкий график, чтобы сотрудники могли совмещать работу и личную жизнь.
• Равномерно распределяй смены, чтобы не перегружать одних и не оставлять других без работы.
• Введи понятные правила для запроса выходных или обмена сменами.
• Поощряй открытый диалог между менеджерами и сотрудниками по вопросам расписания.

Такой баланс повышает мораль, снижает текучесть кадров и создаёт мотивированную команду.

Шаг 10: Учти события и факторы, влияющие на расписание

Внешние факторы могут существенно влиять на практики составления расписания, поэтому компании должны оставаться гибкими.

Распространённые факторы:

• Праздники и сезонный спрос: Будь готов к увеличению нагрузки или снижению доступности персонала.
• Погодные условия: Работы на улице могут быть отложены из-за непогоды.
• Тенденции в отрасли: Экономические сдвиги или изменение предпочтений клиентов влияют на потребности в персонале.
• Неожиданные чрезвычайные ситуации: Отсутствие сотрудников из-за болезни или семейных обстоятельств требует наличия резервных планов.

Мониторинг этих факторов помогает заранее корректировать графики и предотвращать дефицит персонала или неэффективность работы.

Шаг 11: Распространи расписание среди сотрудников

Как только расписание готово, важно, чтобы каждый сотрудник получил его вовремя.

Лучшие практики для распространения расписаний:

• Отправляй расписание заранее, чтобы сотрудники успели спланировать своё время.
• Используй онлайн-платформы для лёгкого обновления и доступа.
• Размещай бумажные копии в общих зонах для справки.
• Дай возможность сотрудникам подтвердить получение, чтобы убедиться, что все в курсе своих смен.

Лёгкий доступ к расписаниям помогает эффективно управлять графиком и уменьшает риск недопониманий и ошибок.

Шаг 12: Разработай стратегию командного общения

Крутая коммуникация — это ключ к тому, чтобы все оставались в теме и на связи с обновлениями графика.

Как сделать общение эффективнее:

• Используй приложения для автоматических напоминаний о сменах.
• Создай специальный чат для обсуждения обмена сменами и свежих новостей.
• Принимай обратную связь, чтобы заранее распознать проблемы с расписанием.
• Проводите регулярные встречи для обсуждения кадровых вызовов и решений.

Чёткое общение помогает держать процесс составления графика на высоте и избегать неожиданных заминок.

Шаг 13: Периодически оценивай своё расписание и процесс

Процесс планирования должен регулярно пересматриваться, чтобы он оставался эффективным. Анализ ключевых показателей поможет понять, удовлетворяет ли стратегия операционные и человеческие потребности.

Как оценить процесс:

• Следи за посещаемостью и пунктуальностью — отслеживай тенденции опозданий и пропусков.
• Контролируй распределение нагрузки — убедись, что смены справедливо распределены между всеми.
• Собирай обратную связь от сотрудников — узнай, с какими проблемами сталкиваются ребята и что можно улучшить.
• Оцени уровень удовлетворённости клиентов — проверь, соответствует ли штат требуемому уровню сервиса.

Регулярное обновление и настройка графика помогают оптимизировать процессы и повышать кайф от работы.

Шаг 14: Следи за ситуацией и корректируй по необходимости

Даже самый продуманный график требует периодических корректировок. Будь гибким и адаптируйся к изменениям.

Лучшие практики для корректировки:

• Используй программное обеспечение для отслеживания часов и покрытия смен в режиме реального времени.
• Быстро реагируй на нехватку персонала, привлекая дополнительных работников, когда это нужно.
• Корректируй смены, учитывая результаты работы и реальные потребности.
• Будь проактивным в решении конфликтов — устраняй их до того, как они перерастут в проблемы.

Постоянный мониторинг позволяет принимать обоснованные решения и держать график на пике эффективности.

Шаг 15: Соблюдай требования законодательства

Создавая расписание, важно следовать трудовому законодательству, чтобы избежать юридических рисков.

Ключевые моменты для соблюдения:

• Минимальные периоды отдыха — гарантия, что сотрудники получают необходимые перерывы между сменами.
• Правила по сверхурочным — отслеживай сверхурочные часы и оплачивай их по правилам.
• Законы о справедливом расписании — в некоторых регионах требуется уведомлять заранее об изменениях смен.
• Ограничения по рабочим часам — в ряде отраслей установлены лимиты на максимальное количество рабочих часов.

Знание и соблюдение этих правил защищает бизнес от штрафов и юридических проблем, обеспечивая справедливые условия труда.

Шаг 16: Используй программное обеспечение для составления графиков

Автоматизация процесса составления расписания — это маст-хэв для современного бизнеса. Приложения для планирования помогают:

• Автоматически распределять смены с учетом доступности сотрудников и текущей нагрузки.
• Обновлять расписание в реальном времени, чтобы все были в курсе изменений.
• Позволять сотрудникам вносить запросы на выходной или обмен сменами прямо через приложение.
• Генерировать отчёты о затратах на труд, посещаемости и эффективности работы.

Внедряя автоматизацию, ты экономишь время, сводишь к минимуму конфликтные ситуации и обеспечиваешь справедливое и четкое расписание для всех членов команды.

Каковы преимущества использования программного обеспечения для составления графиков для сотрудников?

Инвестиции в программное обеспечение для планирования графиков дают бизнесу структурированный и эффективный способ распределения сотрудников, снижения ошибок и улучшения управления персоналом. Ниже перечислены ключевые преимущества автоматизации процессов планирования на рабочем месте.

1. Оптимизация планирования
   Ручное составление графиков занимает много времени и подвержено человеческим ошибкам. Программное обеспечение помогает быстро и точно составлять расписание, за счёт:

• Автоматического создания и корректировки смен.
• Снижения риска дублирования расписания для сотрудников.
• Возможности для менеджеров обновлять графики в реальном времени.
• Предоставления шаблонов для повторяющихся расписаний.

С автоматизацией менеджеры могут составлять графики быстро и точно, что обеспечивает бесперебойную работу.

1. Улучшение коммуникации
   График сотрудников должен быть доступен для всех членов команды. Софт улучшает общение, благодаря:

• Автоматическим уведомлениям о назначенных сменах и изменениях.
• Единичной платформе, где сотрудники могут просматривать своё расписание.
• Возможности прямого общения между менеджерами и персоналом по вопросам обмена сменами.

Благодаря лучшей коммуникации сотрудники всегда в курсе и вовлечены, что снижает путаницу в расписании.

1. Снижение конфликтов в расписании
   Конфликты возникают, когда несколько сотрудников запрашивают одни и те же выходные или смены распределяются неравномерно. Программное обеспечение помогает избежать этого:
   

• Предварительно выявляя потенциальные конфликты.
• Позволяя сотрудникам вносить данные о своей доступности и запросы на выходные в цифровом виде.
• Предлагая автоматическое разрешение конфликтов и корректировку смен по мере необходимости.

Это обеспечивает справедливое распределение смен и равномерное распределение нагрузки, что повышает удовлетворённость сотрудников.

1. Повышение эффективности
   Хорошо организованное расписание повышает эффективность за счёт точного распределения нужных сотрудников в нужное время. Программное обеспечение помогает:

• Согласовывать смены с пиковыми часами и спросом бизнеса.
• Отслеживать тенденции в посещаемости и эффективности сотрудников.
• Исключать ошибки ручного планирования, которые могут замедлять работу.

Эффективное планирование способствует росту производительности и снижению затрат на труд.

1. Масштабирование бизнеса
   По мере расширения бизнеса ручное управление графиками становится неустойчивым. Автоматизация позволяет:

• Эффективно управлять большими командами и несколькими локациями.
• Интегрироваться с системами расчёта заработной платы и HR для оптимизации управления персоналом.
• Использовать гибкие сменные структуры, соответствующие росту бизнеса.
• С правильным подходом к составлению графиков, бизнес может масштабироваться, сохраняя при этом эффективное управление персоналом.

Оптимизация расписания с Shifton

Shifton — мощное решение для составления графиков работы сотрудников, созданное для того, чтобы помочь бизнесу управлять расписаниями, оптимизировать планирование смен и автоматизировать процессы. Независимо от того, нужно ли вам эффективно планировать сотрудников, снижать количество конфликтов или улучшать видимость смен, Shifton предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации бизнеса и управления расписанием персонала.

Ключевые возможности Shifton для составления графиков

• Автоматическое планирование смен — создавайте эффективные графики всего за несколько кликов.
• Учёт доступности сотрудников — избегайте конфликтов в расписании, подбирая смены в соответствии с доступностью персонала.
• Обновления расписания в реальном времени — мгновенно уведомляйте сотрудников о любых изменениях.
• Обмен сменами и управление заявками на выходные — позволяйте сотрудникам обмениваться сменами и запрашивать выходные в цифровом формате.
• Интеграция с системами расчёта заработной платы и учёта времени — синхронизируйте отработанное время с системами оплаты для точного расчёта зарплаты.
• Управление расписаниями для нескольких локаций — организуйте графики работы для персонала в разных филиалах или офисах.

Как Shifton помогает эффективно планировать сотрудников

Shifton создан для упрощения процесса составления графиков, что позволяет бизнесу:

• Быстро и точно формировать расписания для сотрудников.
• Минимизировать изменения в последний момент и обеспечить надежное покрытие смен.
• Повышать вовлеченность сотрудников за счет справедливого и прозрачного планирования.
• Экономить время на ручном составлении графиков и сосредотачиваться на развитии бизнеса.
• Соблюдать трудовое законодательство через автоматизированные правила планирования.

Почему стоит выбрать Shifton для автоматизации управления персоналом?

Интуитивно понятный интерфейс и инструменты автоматизации делают Shifton одним из лучших решений для планирования смен для бизнеса любого размера. Используя Shifton, компании могут:

• Сократить ошибки при составлении графиков за счёт автоматизации распределения смен.
• Повысить эффективность, согласовывая рабочие графики с потребностями бизнеса.
• Обеспечить гибкость для сотрудников при сохранении операционной стабильности.

С помощью программного обеспечения Shifton для составления расписаний компании могут эффективно управлять графиками, снижать количество конфликтов и оптимизировать планирование смен для долгосрочного успеха.

Заключительные мысли о планировании работы сотрудников

Эффективное составление графиков критически важно для поддержания продуктивности, справедливого распределения работы и оптимизации бизнес-процессов. Следуя этим 16 шагам, компании могут планировать сотрудников эффективно, минимизировать конфликты и повышать удовлетворённость персонала.

Основные выводы:

• Планируй заранее, анализируя потребности бизнеса, пиковые часы и доступность сотрудников.
• Используй данные для составления графиков, чтобы численность персонала соответствовала спросу.
• Обеспечь справедливость, учитывая предпочтения сотрудников и законодательные требования.
• Улучши коммуникацию, делая расписания легко доступными.
• Применяй программное обеспечение для автоматизации планирования смен, снижая ошибки и повышая эффективность.

Хорошо структурированное расписание не только приносит пользу бизнесу, но и способствует вовлеченности и удержанию сотрудников. Инвестируя в автоматизацию управления персоналом, компании могут оптимизировать процессы и сосредоточиться на росте, а не на административных задачах.

Начните оптимизировать графики работы уже сегодня и создайте сильную, продуктивную команду!

Shifton — это современный онлайн инструмент для планирования работы сотрудников в компании. Мы предлагаем доступ к широкому спектру полезных функций: настраиваемое расписание работы, шаблоны смен и выходных дней, упрощенный обмен сменами, интегрированный учет требований трудового законодательства и многие другие полезные модули, позволяющие быстро и эффективно составлять расписания для сотрудников.

Вот что делает онлайн-сервис Shifton уникальным:

Упрощению работы владельца банка способствует максимальная автоматизация рабочего процесса. Онлайн-сервис Shifton помогает распределять сотрудников по отделениям, следить за их рабочим временем и управлять рабочими расписаниями.

• • Возможность составления расписаний в один клик по заранее настроенным шаблонам

Руководство компании может отслеживать все рабочие процессы с помощью гибкой системы управления задачами. Также Shifton предоставляет всем сотрудникам возможность выбирать задачи в рамках своей компетенции самостоятельно.

Например, официанты в ресторане могут отправлять друг другу запросы на обмен сменами. В зависимости от настроек расписания, такие обмены могут происходить без участия старшего менеджера, или же отправляться на подтверждение менеджеру. Таким образом, исключаются варианты, при которых на сменах не хватает персонала. Кроме того, система автоматически проводит изменения в расписании и вся эта информация хранится в одном месте.

• • “Умный” расчет зарплат

Shifton позволяет собрать в одном месте информацию по заработной плате каждого сотрудника, ежедневные и еженедельные расчеты сверхурочных, уникальные коэффициенты событий, бонусы, штрафы и многое другое. Один сотрудник может занимать более одной должности и получать разную оплату за свою работу.

Поскольку в разных странах действуют разные законы, Shifton поможет компании, где работают удаленно сотрудники из разных стран, соответствовать всем требованиям закона о труде. Также доступна интеграция с 1C и другими популярными бухгалтерскими программами.

• • Отслеживание посещаемости

Модуль Shifton «Отслеживание посещаемости» предоставляет точную информацию о начале и окончании работы и перерывах в режиме реального времени. Функция доступна для стационарных компьютеров, смартфонов, а также через GPS или сеть.

Система Shifton в режиме реального времени проверяет установленное расписание, сверяя время смен и перерывов. Отдельная функция также позволяет автоматически отметить время окончания смены, если сотрудники забывают сделать это вручную.

При необходимости руководство компании может собирать данные о местонахождении сотрудников для каждого их посещения рабочего места. Например, если сотрудник находится с постоянных разъездах между офисами компании, где установлена общая сеть Wi-Fi со статическим IP-адресом, система Shifton может быть настроена на прием событий только с определенного статического IP-адреса, гарантируя, что сотрудник находится на рабочем месте.

Полноценная деятельность банка невозможна без слаженной работы каждого из его отделений и грамотно составленного графика работы. В последнее время не только коммерческие, но и государственные банки принимают решение работать не только в обычные, но и в праздничные дни. Кроме того, ситуация с затянувшимся карантином также требует гибкой подстройки к реалиям жизни.

Онлайн приложение Shifton — находка для любого банка

Упрощению работы владельца банка способствует максимальная автоматизация рабочего процесса. Онлайн-сервис Shifton помогает распределять сотрудников по отделениям, следить за их рабочим временем и управлять рабочими расписаниями.

Помимо этого, функционал приложения позволяет установить эффективную коммуникацию и управление сотрудниками, находящимися в разных часовых поясах, либо работающих удаленно. Для добавления сотрудников в систему достаточно указать их имя, фамилию, номер мобильного телефона или email.

Пользуясь Shifton, руководство банка сможет приглашать неограниченное количество сотрудников, задействовать их в разных задачах и наделять разными полномочиями. С помощью модуля Shifton “Отделы, Проекты” не составляет труда моментально перевести сотрудников из одного отделения в другое. Shifton также позволяет эффективно координировать работу персонала и сравнивать статистические данные и ежемесячные показатели.

Еще одна полезная функция приложения: возможность передачи и сохранения всей необходимой документации в защищенном облачном хранилище. Поскольку онлайн-сервис Shifton доступен 24/7, любой сотрудник банка с соответствующими полномочиями может в любой момент запросить всю необходимую информацию.

С помощью приложения Shifton управляющие банком могут создавать и редактировать расписания обычных и праздничных дней как для разных отделов, так и для отдельных сотрудников. При этом можно быстро вносить изменения в уже созданные графики.

Например, если банк в праздники будет закрываться раньше обычного срока, расписание можно сократить до необходимого часа. Кроме того, благодаря модулю “Бонусы и Штрафы” можно назначить дополнительное вознаграждение сотрудникам, которые выйдут на работу в праздники.

Наличие стабильного рабочего графика является главным для налаживания стабильного рабочего процесса в банке. В трудовой график необходимо внести все будние, выходные и праздничные дни.

Вместе с тем расписание должно быть гибким. Любой человек может отсутствовать по ряду причин: болезни, семейные обстоятельства, травма и т.п. Для таких случаев пригодится опция “Свободная смена”, которая позволит банку продолжать работу, невзирая на то, как долго работник будет отсутствовать.

С помощью Shifton — современного инструмента для составления расписаний онлайн — можно без труда наладить работу банка с любым количеством отделений и сотрудников.

Как Shifton может оптимизировать работу ресторана.

Залог успешной работы ресторана — грамотная организация трудового процесса. Отсутствие эффективного расписания графика работы заведения понижает уровень обслуживания посетителей и увеличивает риск оттока кадров.

Сегодня мы расскажем как приложение Shifton поможет владельцам ресторана повысить эффективность работы персонала.

Как повысить производительность сотрудников ресторана?

Чтобы всегда быть в курсе происходящего в ресторане, составляйте рабочие расписания в онлайн-сервисе Shifton. Благодаря простоте использования, это приложение может использоваться для учета трудовых часов во многих заведениях. Менеджмент ресторана всегда может получить доступ к информации о расписании, сменности работников и т.д., поскольку она хранится в единой системе.

Специально разработанные для ресторанов модули приложения Shifton позволяют грамотно распределять смены между сотрудниками с учетом переработок. Это позволяет значительно сэкономить время на составление расписаний и согласование изменений, что повышает производительность персонала.

Кроме того, Shifton предоставляет всем сотрудникам возможность предлагать изменения в расписании и получать уведомления об изменениях в рабочих графиках. Например, если требуется заменить заболевшего или отсутствующего работника, его коллеги получают оповещение и могут оперативно взять смену на себя. При необходимости запрос на подтверждение замены уходит менеджеру или старшему смены, что дает возможность контролировать все операции с рабочим графиком.

Shifton — оптимальный онлайн-сервис для повышения мотивации сотрудников

При создании графика работы ресторана крайне важно учитывать нагрузку в праздничные дни и другие даты с наибольшей активностью посетителей. Онлайн-сервис Shifton позволяет создать наиболее оптимальный график ротации персонала на самые прибыльные смены (например, на вечер пятницы или праздничные дни).

Соответственно, каждый работник будет периодически иметь возможность дополнительного заработка. Такой подход к расписанию позволяет убить двух зайцев: держать опытных работников в тонусе и предоставить новичкам шанс показать себя.

Для эффективного менеджмента ресторана можно воспользоваться и другими методами мотивации сотрудников. Например, модуль Shifton “Бонусы и штрафы” выводит соответствующую информацию руководству заведения, а каждый сотрудник может увидеть сумму своего заработка за текущий месяц в личном кабинете. Такая информированность позволяет работникам компании эффективно контролировать свои доходы.

Подведем итоги

Онлайн-сервис Shifton предоставляет руководству ресторана полную картину о графике сменности работников. Использование приложения позволяет менеджерам сократить время на создание эффективных рабочих графиков и сосредоточиться на других аспектах ведения ресторанного бизнеса.

Модуль Shifton “Отчеты о зарплате” поможет правильно рассчитать зарплату работников и произвести учет сверхурочных часов. Модуль “Бонусы и штрафы” зафиксирует денежные вознаграждения и списания. Модуль “Посещаемость” отображает реальное время выхода работников на смены и перерывы и суммирует эту информацию для статистики.

Разработчики Shifton всегда прислушиваются к пожеланиям клиента и готовы кастомизировать возможности приложения под запросы вашего бизнеса.

* Фотографии любезно предоставлены сетью бизнес кафе Coffee Molly. Отзыв основательницы сети Ирины Усковой можно прочитать здесь.