Attālināta darba spēka vadība: izaicinājumi un digitāli risinājumi

Mūsdienu darbs nenotiek tikai vienā ēkā. Jūsu aģenti, uzstādītāji, vadītāji un koordinatori pārvietojas starp vietām, laika zonām un mājas birojiem. Plāni mainās katru stundu. Klienti joprojām sagaida skaidru ierašanās laiku un stabilu servisu. Tāpēc komandas veido struktūru ap attālināto darbaspēka vadību. Tas nav par novērošanu vai sapulču pievienošanu. Tas ir par vienkāršu ikdienas ritmu: kas dara ko, kur un kad — un ātras izmaiņas bez haosa. Ar pareiziem ieradumiem un vieglu rīku komplektu vadītāji saglabā grafikus godīgus, precīzi reģistrē laikus un samazina sarunas, kas kavē dienu.

Attālināts darbs veiksmīgi notiek, kad trīs cikli tiek uzturēti cieši. Pirmais – plānošana: skaidrs personāla saraksts ar lomām, pārtraukumiem un ceļošanas laikiem. Otrais – izpilde: ātri atjauninājumi, kas tiek nodrošināti tikai tiem, kam tie ir nepieciešami. Trešais – pārskats: īss ieskats plānotajā salīdzinājumā ar paveikto, lai rītdiena būtu labāka par šodienu. Ja kāds cikls nav pietiekami ciešā, mazas kļūdas sakrājas. Vēlā pārraide kļūst par virsstundām. Neskaidra piezīme kļūst par atkārtotu apmeklējumu. Trokšņains čats kļūst par stresu. Kad traktējat attālināto darbaspēka vadību kā ikdienas sistēmu, šīs kļūdas samazinās, un darbs atkal šķiet mierīgs.

Ko Attālinātā Darbaspēka Vadība Nozīmē Ikdienā

Pašā vienkāršākajā līmenī attālinātā darbaspēka vadība pārvērš garu darāmo darbu sarakstu par plānu, kuru jūsu komanda var redzēt un uzticēties tam. Plāns sākas ar lomām un prasmēm, ne vien ar vārdiem. Tas ieliek darbu, kad cilvēki ir pieejami, un respektē pārtraukumu un darba noteikumus. Tas sasaista darbus ar atrašanās vietām ar saprātīgiem pārgājiena laikiem. Tas saglabā dažas atvērtās slotas steidzamam darbam, lai viena klienta ārkārtas situācija nesagrautu visu dienu. Kad diena rit, plāns mainās mazās, kontrolētās darbībās: dispečers pārceļ vienu personu no A vietas uz B vietu, sūta īsu atjauninājumu un reģistrē iemeslu. Cilvēki piereģistrējas mobilā ierīcē vai kioskā un pievieno fotoattēlus, piezīmes un parakstus tai pašai biļetei, kas saglabā grafiku. Dienas beigās laiks un uzdevumi plūst uz eksportu, kuru finansists uzticas. Nākamajā rītā plāns atspoguļo to, ko esat iemācījies.

Parastie Trūkumi Attālinātā Darbaspēka Vadībā

Pretestība slēpjas acīmredzamā vietā. Vadītājs izpilda lielisku plānu, bet puse komandas to nekad neredz. Darbam ir nepieciešama licence vai sertifikācija, un vienīgā kvalificētā persona jau ir aizņemta. Laikapstākļi bloķē pārvietošanos, bet maršruti nemainās līdz pusdienām. Attālinātais darbinieks nokavē pārraidi, jo atjauninājums bija paslēpts sarunas pavedienā. Laikstundas ir izklājlapā, ko rediģē trīs cilvēki vienlaikus, tāpēc finansists ceturtdienā labo kļūdas. Neviens no šiem problēmām nav liels atsevišķi. Kopā tie traucē impulsu. Atrisinājums ir garlaicīgs un spēcīgs: viena patiesības avots, skaidri īpašnieki, īsas ziņas un kopīga laika piesaiste. Kad attālinātā darbaspēka vadība notiek caur vienu sistēmu — grafiku veidošanu, atjauninājumus un laika uzskaiti vienā vietā — cilvēki pārtrauc minēt un sākt darīt.

Digitālā Rokasgrāmata: Grafiks, Komunikācija un Redzamība

Iedomājieties savu digitālo rokasgrāmatu kā dažas atkārtojamas darbības, kas tiek veiktas katru dienu. Sāciet ar maiņu veidnēm saviem biežākajiem modeļiem — dienas komandām, nakts komandām, nedēļas nogales segumu un uz izsaukumu rotāciju. Izmantojiet prasmju atzīmes, lai piešķirtu pareizo personu uzreiz. Saglabājiet “prioritātes” un “atvērtās” maiņas steidzamiem darbiem un brīvprātīgiem aizvietojumiem. Veidojiet ar lomām saistītus paziņojumus, lai tikai atbilstošā grupa saņemtu paziņojumu. Pievienojiet atrašanās vietas pārbaudes, kas saistītas ar darba notikumiem (ieradās, aizgāja), lai samazinātu “Kur tu esi?” zvanus. Ļaujiet cilvēkiem pieprasīt maiņas lietotnē ar apstiprinājumiem, nevis veidot darījumus privātās sarunās. Savienojiet visu šo ar mobilo laika uzskaiti, ieskaitot pārtraukumus un ceļojumus. Brīdī, kad šīs sastāvdaļas dzīvo kopā, attālinātā darbaspēka vadība kļūst vieglāk vadāma, vieglāk auditējama un vieglāk uzlabojama.

Ja jūsu attālinātās komandas ietver lauka servisa lomas, izpētiet praktiskos plūsmas lauka servisa vadības centrā. Jūs redzēsiet, kā grafiki, atjauninājumi un laika ievadi paliek savienoti, pat ja cilvēki strādā dažādās vietās.

Ieviešanas Plāns: Divas Nedēļas līdz Stabilam Ritmam

Sāciet mazā apmērā, bet padariet to reālu. Pirmā nedēļa: importējiet savus cilvēkus, definējiet lomas un prasmes un publicējiet vienkāršu ikdienas ritmu — rīta plānu, pusdienu pārbaudi, slēgšanu. Izmantojiet veidnes savām galvenajām maiņām un pievienojiet divas atvērtās vietas katrai komandai pārsteigumiem. Lūdziet visiem piereģistrēt uz mobilo ierīci un pievienot vismaz vienu fotoattēlu katram pabeigtajam darbam. Otrā nedēļa: ļaujiet maiņas pieprasījumus, izveidojiet ar lomu saistītus brīdinājumus un pārnesiet divus uzdevumus dienā tiešajā plānā. Katru pēcpusdienu salīdziniet plānoto un paveikto. Kas noslīdēja? Vai tā bija piekļuve, detaļas, pārvietošanās vai neskaidras piezīmes? Labojiet vienu paraugu dienā. Līdz šo divu nedēļu beigām, attālinātā darbaspēka vadība nešķitīs kā projekts, bet kā muskuļu atmiņa.

Lai noņemtu visas barjeras, izveidojiet savu kontu un vadiet dzīvo darbu 30 dienas ar iespējotiem pamatfunkcijām. Ja vēlaties vadītu pastaigu, kas ir pielāgota jūsu darbībai, rezervējiet īsu demonstrāciju.

Kā Shifton palīdz, netraucējot

Shifton koncentrējas uz mazām pārvietojumiem, kas ļauj sadalītajam darbam darboties efektīvi. Tas automatizē plānošanu ar veidnēm, automātisko grafiku, atvaļinājumu noteikumiem un atvērtām/prioritārām maiņām. Tas nodrošina drošas maiņas apmaiņas ar apstiprinājumiem, lai saglabātu segumu neskartu. Mobilais laika pulkstenis reģistrē sākumus, beigas, pārtraukumus un darba fotogrāfijas; atrašanās vietas kontrole var apstiprināt klātbūtni pareizajā vietā, neizveidojot pastāvīgu izsekošanu. Pārtraukumu un atvaļinājumu plānošana novērš rīta pārsteigumus. Uzdevumu kontrolsaraksti uztur kvalitāti stabilu. Paziņojumi un kalendāra sinhronizācija nodrošina atjauninājumus, kurus cilvēki faktiski redz. Ziņojumi parāda plānotu un paveikto darbu, stundas pēc lomām, virsstundas un budžeta pārbaudes. Ar attālināto darbaspēka vadību vienā rīkā vadītāji veic mazāk zvanu, komandas saprotama grafika vadlīnijas, un finansists ātrāk aizver lietas.

Vissvarīgāk, Shifton ļauj jums izmēģināt īsto lietu uz īsta darba. Izmantojiet šo bezmaksas pirmo mēnesi ar pamatfunkcijām, lai veidotu uzticību starp komandām. Publicējiet plānu, pārvietojiet dažus darbus, sūtiet ierašanās laikus un eksportējiet nedēļu uz algu sarakstu. Pieredze jums pateiks vairāk nekā jebkurš buklets.

Metri, kas pierāda, ka tas darbojas

Izvēlieties dažus signālus un pārbaudiet tos iknedēļas. Pirmais, laicīgi iesākti darbi: vai rīts patiešām sākas laicīgi? Otrais, pārraides kvalitāte: vai vakara komandas sāk no tā, kur dienas komandas atstāja? Trešais, grafika ievērošana: vai cilvēki dara pareizo darbu pareizā laikā, ar pieņemamu elastību reālajai dzīvei? Ceturtais, pirmreizēja pabeigšana (servisam un uzstādījumiem): vai darbs tika pabeigts bez nākamās reizes nepieciešamības? Piektais, laikspieku kļūdas: cik daudz ierakstu prasa labošanu? Kad attālinātā darbaspēka vadība ir veselīga, laicīgi iesākti darbi pieaug, pārraides ir tīras, ievērošana stabilizējas, pirmreizēja pabeigšana uzlabojas, un algu saraksta kļūdu labojumi samazinās. Dalieties savā grafikā vienā attēlā katru piektdienu. Komanda jutīs atšķirību, kad skaitļi mainīsies.

FAQ

Kā attālinātā darbaspēka vadība risina privātumu un atrašanās vietu?

Izmantojiet atrašanās vietas pārbaudes, kas ir saistītas ar darba notikumiem, nevis pastāvīgu sekošanu. Cilvēki piereģistrējas “ieradušies” un “aizgājuši”, un sistēma reģistrē laiku un vietu. Ar lomām saistīta piekļuve ierobežo to, kas redz ko. Tas uztur augstu uzticību, bet joprojām sniedz vadītājiem skaidru laika līniju.

Vai ir grūti pāriet no izklājlapām un čatiem uz vienu platformu?

Nē, ja uzturat ieviešanu vienkāršu. Importējiet cilvēkus, publicējiet divas maiņu veidnes un izmantojiet vienu atjauninājumu kanālu. Niedēļas laikā lielākā daļa komandu redz mazāk pazudušu ziņojumu un tīrāku laiku.

Vai izkliedētas komandas var strādāt, ja mobilā signāla ir vāja?

Jā. Bezsaistes uzskaite ļauj cilvēkiem reģistrēt laiku, piezīmes un fotoattēlus bez signāla; lietotne sinhronizējas, atsaucoties uz savienojumu, tāpēc attālinātā darbaspēka vadības dati paliek pilnīgi.

Kā maiņas un ātri pārdevumi paliek kontrolēti?

Ļaujiet pašservisa maiņu pieprasījumus ar vadītāja apstiprinājumu un prasmju pārbaudēm. Izmantojiet atvērtās maiņas trūkumiem un prioritārās maiņas steidzamiem darbiem. Visas izmaiņas atstāj revīzijas pēdas.

Kāds ir ātrākais veids, kā izmēģināt šo ar savu uzņēmumu?

Veiciet divu nedēļu pilotprojektu ar vienu reģionu. Izveidot kontu or rezervējiet tūri. Lauka darba plūsmām izpētiet Lauka Servisa Vadība centru.