Kaip Įveikti Personalo Trūkumą: Praktinis Vadovas Darbdaviams

Kai Darbuotojų trūkumas atsiranda, darbas kaupiasi, o kokybė prastėja. Vadybininkai prailgina darbo pamainas. Nauji darbuotojai keičiasi. Klientai laukia. Šis vadovas parodo, kaip greitai stabilizuoti komandą ir panaikinti pagrindines problemas, nenaudojant skambių žodžių. Jūs pamatysite, kaip atrodo trūkumas kasdien, kaip atlikti pirmą savaitės priemonių planą ir kaip atkurti savo darbuotojų rezervą per artimiausias 90 dienų. Kiekvienas žingsnis čia padeda avialinijoms, prekybai, logistikai, lauko paslaugoms ir kitoms pamainomis paremto veiklos sritims. Kai tai padeda, mes parodome, kaip Shifton užtikrina aiškaus tvarkaraščio palaikymą, švarius duomenis apie laiką ir greitą komunikaciją.

Paslėpta kaina dirbant su mažu personalu

Darbuotojų trūkumas nėra tik apie „mums reikia daugiau žmonių“. Tikrasis žala pasirodo daugelyje mažų nutekėjimų, kurie kaupiasi:

• Pamainos sutampa, o kitos linijos lieka nepakankamai apkomplektuotos.

• Viršvalandžiai tyliai auga, nes niekas nemato šio modelio.

• Nauji darbuotojai išeina po kelių savaičių; jie niekada nejaučia kontrolės.

• Vadovai visuomet ieško naujausios informacijos pokalbių kanaluose ir skaičiuoklėse.

• Atsiskaitymas už darbadienį vėluoja, nes laiko duomenys netvarkingi.

• Saugumo priemonės praleidžiamos, kai kyla spaudimas.

• Lyderiai praleidžia valandas gesindami gaisrus vietoj proceso tobulinimo.

Užrašykite šiuos nutekėjimus ant vieno puslapio. Matuokite juos mėnesį. Sužinosite, kur veikti pirmiausia.

Ką reiškia darbuotojų trūkumas kasdien

A Darbuotojų trūkumas tai atotrūkis tarp darbo, kurį reikia atlikti, ir žmonių, kurie gali tai daryti reikiamu laiku ir vietoje. Tai nėra tik personalo skaičius. Tai yra laikas, vieta ir įgūdžiai.

• Įgulos ir pamainos. Galite turėti pakankamai personalo, bet nepavankamai licencijuotų žmonių tinkamu laiku.

• Gruntines ir aptarnavimo komandas. Darbas pasiekia aukščiausią lygį per trumpus laikotarpius: perėjimai, pristatymai, pietų piko valanda, klinikų priėmimas, dienos pabaigos pakavimas.

• Techninė priežiūra ir MRO. Užduotys reikalauja sertifikuotų vaidmenų; negalite pakeisti bet kurio asmens.

• Daugiausia vietų tinklai. Rami vieta turi atsarginių pajėgumų, kai kita vieta perkaista.

Dažnos scenos:

1. Orų vėlavimai sukrauna atvykimus centre. Privalote pratęsti aprėptį tam tikrose varteliuose ir perkelti žmones iš mažai prioritetinių linijų.

2. Naktiniai skrydžiai nusileidžia kas kelias minutes. Komandos turi atlikti aiškius perdavimus, kad išvengtų dvigubo darbo.

3. Paskutinės minutės sirgimas suardo planą. Jums reikia greito, sąžiningo būdo užpildyti spragas.

4. Dvi bazės dalijasi specialistų personalu. Už neatidėliotiną užduotį reikia tą pačią dieną perkelti darbuotoją.

Galite išspręsti šias problemas gyvai stebėdami personalą, aiškiomis rolemis ir greita komunikacija, o ne tiesiog garsiau kalbėdami.

Pagrindinės problemos, į kurias galite tikrai daryti įtaką

Negalite pakeisti ekonomikos, bet galite taisyti darbo aplinką.

• Neaiškios darbo užimtumo taisyklės. Niekas nedefiniuoja minimalaus aprėpties laiko ar įgūdžių.

• Lėtas samdymo ciklas. Kandidatai laukia dienų atsakymų ir eina kitur.

• Silpnas naujokų įvadinis procesas. Naujokai susiduria su chaosu pirmą dieną ir niekada neatsigauna.

• Prasta matomumas. Vadovai spėlioja pagal poreikį; jie nemato modelių.

• Sunkios pamainų keitimosi taisyklės. Žmonės negali pakeisti pamainų be trijų patvirtinimų.

• Netvarkingi duomenys. Laikas, pertraukos ir išėjimas į pensiją yra skirtinguose failuose.

Imkitės dviejų ar trijų iš šių priemonių ir vaizdas greitai keisis.

Pirmos 7 dienos: greitas triage, kuris veikia

Jums reikia palengvėjimo dabar. Naudokite šį vienos savaitės planą sumažinti skausmą be didelių projektų.

1. Užšaldykite būtiną aprėptį. Pažymėkite valandas ir stotis, kurios negali žlugti. Kasdien užpildykite jas pirmas.

2. Nustatykite aiškią keitimo taisyklę. Leiskite vieną patvirtintą keitimą kiekvienam žmogui per savaitę su vadovo patvirtinimu programėlėje.

3. Skelbkite dviejų eilučių dienos pranešimą. „Kur mes trūkstame“ ir „Ką mes šiandien sustabdysime.“ Trūkumas yra geriau nei tobulumas.

4. Perkelkite pertraukas anksčiau. Venkite situacijos, kai visi vienu metu pasitraukia iš linijos.

5. Pridėkite laikinojo personalo grupę vienai užduočiai. Pasirinkite pačią paprasčiausią, didelės apimties užduotį ir apmokykite penkis žmones.

6. Vakardienos darbo valandas uždarykite iki 10 valandos ryto. Vėluojanti laiko duomenis jus aklina. Būkite griežti.

7. Padėkokite komandai, raštu. Paminėkite tris pergales. Žmonės turi jaustis matomi.

Jei jūsų įrankis tai leidžia, naudokite atviras pamainas, kad savanoriai galėtų padengti. Jei ne, paskelbkite paprastą sąrašą ir perkelkite jį į Shifton per antrą savaitę.

30–90 dienos: sukurkite stabilų variklį

Trumpalaikis palengvėjimas nėra pakankamas. Naudokite artimiausią ketvirtį, kad sukurtumėte sistemą, kuri išvengs kito spaudimo.

• Šablonai, atitinkantys poreikį. Sukurti modelius pikams, naktiniui darbui ir lėtam laikui. Kartokite juos kas savaitę.

• Kryžminis mokymas bent viename etape. Kiekvienas žmogus turėtų atlikti vieną papildomą vaidmenį. Įrašykite įgūdžius į sąrašą.

• Teisingos planavimo taisyklės. Rotuokite savaitgalius, naktis ir sunkių užduočių atvejus. Skelbkite logiką, kad žmonės jaustų pasitikėjimą.

• Paprasti karjeros žingsniai. Parodykite, ką mokymas uždirba geresnį vaidmenį. Susiekite žingsnius su nedideliais atlygio padidėjimais arba pripažinimu.

• Atsisakymo interviu per 24 valandas. Sužinokite tikrąsias priežastis, kodėl žmonės išėjo, kol atmintis yra šviežia.

• Samdymo vamzdžių matematika. Jei jums reikia penkių naujų darbuotojų per mėnesį, siųskite dešimt pasiūlymų, ne penkis. Planuokite nesėkmes.

• Vienas kanalas naujienoms. Naudokite programėlę visų grafiko pakeitimų atveju. Nutraukite šonus pokalbiams apie pamainas.

Šis darbas paverčia trapų planą į tvirtą operaciją.

Kaip Shifton sumažina chaosą kasdieninėse operacijose

Shifton palaiko aiškų planavimą ir švarius duomenis. Tai svarbu, kai esate stipriai apkrauti.

• Greitas startas. Importuokite žmones iš failo, grupuokite juos pagal vietą, įgūdžius ar licenciją ir paskelbkite pirmąjį sąrašą per vieną sesiją.

• Pamainų šablonai ir kopijavimas. Nukopijuokite bendruosius modelius per kelias sekundes—perėjimai, pristatymo bangos, klinikų sesijos, naktinis valymas.

• Mobilusis įėjimų užregistravimas ir kioskų režimas. Paprastas PIN arba QR. Vadovai patvirtina išimtis vietoje.

• Geofencijos/GPS. Patvirtinkite buvimą varteliuose, dokaiuose, skaitikliuose ar kambariuose. Sumažinkite „kur jūs?“ skambučius.

• Neprisijungęs fiksavimas. Užregistruokite įvedimus, kur aprėptis yra prasta; sinchronizuokite vėliau.

• Atviros pamainos ir įspėjimai. Stumkite pakeitimus tinkamai grupei. Užpildykite spragas greitai.

• Konsoliduotos laiko suvestinės. Eksportuokite švarius CSV/XLS darbo užmokesčiui ir analizei.

• Daugiakalbiai ekranai. Aiškios užklausos mišrioms komandoms.

Per Darbuotojų trūkumasdidelis aiškumas ir greitis yra svarbiau nei bet kada. Shifton suteikia abu be ilgos diegimo trukmės.

„Pirmųjų principų“ personalo matematika (paprasta ir naudinga)

• Aprėptis = poreikis per valandą ÷ išėjimas vienam asmeniui. Pamatuokite kartą; atnaujinkite kas mėnesį.

• Rezervas = 10–20% aprėpties. Naudokite pertraukoms, mokymui ir trumpam įspėjimui apie atostogas.

• Nuovargio taisyklė. Apribokite pratęstų dienų ir ilgų perėjimų skaičių. Saugokite atsigavimo laiką.

• Keitimo pajėgumas. Leiskite kontroliuojamus keitimus, kad morale būtų aukšta ir nesugriautumėte aprėpties.

Šios mažos formulės atneša ramybę planavimo susitikimams.

Komunikacija, sumažinanti stresą

Žmonės gali išlaikyti didelę apkrovą, jei turi gerą informaciją.

• Skelbkite artimiausias dvi savaites, net jei atnaujinate kasdien.

• Paryškinkite tris užimčiausias langus kiekvieną dieną.

• Siųskite vieną pakeitimo žinutę kiekvienam asmeniui per dieną—grupiuokite pakeitimus, o ne siųskite šlamštą.

• Pritvirtinkite dienos pranešimą tame pačiame ekrane kaip sąrašas.

• Uždarykite kilpą: „Mes nusprendėme X, nes Y; kitas atnaujinimas Z.“

Shifton palaiko tai su transliuojamomis žinutėmis ir pamainos užrašais, kurie gyvena su grafiku.

Vadovo įrankiai, kuriuos galite kopijuoti šiandien

Vienos minutės scenarijus sunkiai dienai
„Šiandien trūksta žmonių prie B1–B4 vartų nuo 17:00 iki 19:00. Po 18:00 skolinsimės du žmones nuo konvejerio. Pertraukos bus ankstesnės. Jei galite pridengti vieną papildomą valandą, paspauskite „Siūlyti“ programėlėje. Ačiū, kad laikotės prie linijos—pasakykite, ką galime pašalinti, kad padėtume.”

Dienos sąrašo kontrolinis sąrašas

• Kiekviename stotyje yra minimalus aprėptis

• Pertraukos skirtingos, ne kartu

• Darbo ir įgūdžių mišinys subalansuotas

• Laukiamasis paskirtas ir pasiekiamas

• Aukštos rizikos užduotys priskirtos sertifikuotam personalui

• Eksportas išsiųstas iki 10 valandos ryto kitą dieną

Naudokite šiuos kontrolinius sąrašus ant popieriaus, jei reikia; perkelkite juos į Shifton kaip užrašus vėliau.

Kodėl Shifton yra greitesnis sprendimas per darbuotojų trūkumą

Naktiniai bangos ir piko valandos reikalauja momentinių atnaujinimų. Shifton leidžia vadovams perkelti žmones tarp užduočių, kopijuoti modelį ir išsiųsti įspėjimus per minutę. Sąrašas išlieka skaitomas.

Oro sąlygos arba tiekimas priverčia resupavimą. Shifton atnaujina laikus ir vietas telefonuose. Žmonės eina į reikiamą vietą be papildomų skambučių. Darbuotojų trūkumas atskleidžia silpną komunikaciją; Shifton uždaro tą spragą.

Multi-site komandoms reikia vietinės kontrolės su globalia įžvalga. Suteikite stoties vadovams teises valdyti jų sąrašus, kol būstinė mato aprėptį ir riziką. Be papildomų skaičiuoklių.

Nauji darbuotojai neturėtų paskęsti pirmą dieną. Kviečiant pagal nuorodą, parodykite du ekranus, kuriuos jie turi matyti ir prisegti savo užduotis. Aiškios užklausos jų kalba sumažina mokymo laiką.

Silpnas signalas neturėtų stabdyti darbo. Shifton fiksuoja įėjimus neprisijungus, tada sinchronizuoja. Tai palaiko laiko duomenis patikimus, kai jums jų labiausiai reikia.

Trumpi atvejo tyrimai

Regioninis paslaugų teikėjas, 120 darbuotojų
Problema. Skambučiai dėl ligos ir orų padidėjimai stumėjo viršvalandžius. Atsiskaitymas už darbadienį vėlavo.
Nustatymas. Importuokite darbuotojus, sukurkite šablonus aukščiausių poreikio laikotarpių, įjunkite atviras pamainas, nustatykite geofencijas pagrindinėse vietose.
Rezultatas. Aprėpties spragos užpildytos 30% greičiau. Viršvalandžiai stabilizavosi. Eksportai atvyko laiku. Dalyvavimas Darbuotojų trūkumas palengvėjo per dvi savaites.

Žiedų komanda užimto centro
Problema. Vėlyvosios nakties bankai reikalavo greitų keitimų; skambučiai ir grupiniai pokalbiai kėlė klaidų.
Nustatymas. Laukiamasis su priminimais, kiosko įėjimai prie diržų, mobilaus vadovo patvirtinimai.
Rezultatas. Pakeitimai įvyko per minutes, o ne per pusvalandį. Praleistos užduotys sumažėjo. Personalas vertino aiškų planą.

Daugiafunkcinis mažmenininkas
Problema. Trys parduotuvės naudojo skirtingus sąrašus. Būstinė neturėjo vieningos vizijos.
Nustatymas. Bendri šablonai, vietinio lygmens leidimai, unifikuotos laiko suvestinės.
Rezultatas. Sklandesnė savaitgalio aprėptis ir mažiau paskutiniu momentu skambučių. Pabėgimas sumenko, kai grafikai tapo numatyti.

Penkios dažnos klaidos (vengti jų)

1. Ignoruojant neprisijungtą darbą. Rūsiai, angarai ir atgaliniai kambariai sunaikina signalą. Jei programėlė ten sustoja, tai netinkamas pasirinkimas.

2. Nėra vietos tikrinimų. Be geofencijų švaistote laiką klausdami, kur yra žmonės.

3. Sunkus įvadinis procesas. Jei nustatymas užtrunka savaites, komandos toliau naudos pokalbių programas.

4. Nėra priežiūros vaidmenų. Centralizuota kontrolė viską lėtina. Įgalinkite vietinius vadovus su saugomis.

5. Netvarkingi eksportai. Jei darbo laiko suvestinės reikalauja rankos darbo valymo, taupymas išnyksta.

Paprasta testo diena atskleidžia šias problemas prieš priimdami įsipareigojimą.

FAQ

Ar galime dirbti su prastu signalu?

Taip. Naudokite įrankį, kuris registruoja įvedimus ir užduotis neprisijungus ir sinchronizuoja vėliau; tai apsaugo duomenis Darbuotojų trūkumas.

Per kiek laiko trunka pagrindinis įdiegimas?

Importuokite personalą, sukurkite du šablonus, nustatykite geofencijas, siųskite kvietimus. Daug komanda skelbia gyvą sąrašą tą pačią dieną.

Kaip valdome vaidmenis ir prieigą?

Priskirkite vadovams leidimus perkelti personalą ir patvirtinti darbo laiką jų teritorijoje. HR ir finansai turi pilną matomumą.

Ar mobilieji įėjimai pakeičia sienos laikrodį?

Dažnai taip. Kiosko tabletė su PIN ar QR yra greita ir patikima, o geofencijos patvirtina buvimo vietą.

Ar galime teisingai pakeisti pamainas?

Taip. Naudokite atviras pamainas ir paprastas taisykles—pirmas pasiūlymas laimi, su savaitės riba ir vadovo patvirtinimu.

Išvada

Personalas trūkumų ištinka. Svarbu, kiek greitai pamatote atotrūkį, kaip aiškiai kalbate ir kaip sklandžiai jūsų grafikai keičiasi. Shifton padeda planuoti aprėptį, tvarkyti keitimus, patvirtinti buvimą ir eksportuoti švarius laiko duomenis be papildomų pastangų. Tai sumažina stresą šiandien ir palengvina kitą Darbuotojų trūkumas valdyti. Kai žmonės žino, kur būti ir ką daryti, klientai jaučia skirtumą.

Sukurkite savo Shifton paskyrą ir suplanuokite savo pirmąją komandą šiandien.