Hogyan Győzzünk le a Munkaerőhiányt: Gyakorlati Útmutató Munkaadóknak

Amikor egy Létszámhiány bekövetkezik, a munka felhalmozódik és a minőség romlik. A vezetők megnyújtják a műszakokat. Az új alkalmazottak gyorsan távoznak. Az ügyfelek várnak. Ez az útmutató megmutatja, hogyan lehet gyorsan stabilizálni a csapatot és megoldani a kiváltó okokat anélkül, hogy elcsépelt kifejezéseket használnánk. Megtudhatja, hogy a hiány hogyan néz ki nap mint nap, hogyan lehet az első hetet súlyosság szerint felmérni, és hogyan lehet újraépíteni a csapatot a következő 90 nap alatt. Minden lépés működik a légitársaságok, kereskedelem, logisztika, helyszíni szolgáltatások és más műszakalapú műveletek esetében. Ahol hasznos, bemutatjuk, hogyan tartja Shifton tisztán az ütemterveket, tisztán az időadatokat és gyorsan a kommunikációt.

A létszámhiány rejtett költsége

A létszámhiány nem csak arról szól, hogy "több emberre van szükségünk". Az igazi kár sok apró szivárgásban jelenik meg, amelyek összeadódnak:

• Műszakok átfedik egymást, míg más vonalak munkaerő nélkül maradnak.

• A túlóra csendben nő, mert senki sem látja a mintát.

• Az újonnan felvettek hetek alatt elmennek; soha nem érzik magukat kontroll alatt.

• A felügyelők a frissítéseket különféle csevegéseken és táblázatokban keresik.

• A bérszámfejtés késik, mert az időadatok rendezetlenek.

• Biztonsági lépéseket kihagynak, amikor a nyomás nő.

• A vezetők órákat töltenek tűzoltással ahelyett, hogy a folyamatot javítanák.

Írja le ezeket a szivárgásokat egy oldalon. Mérje fel őket egy hónapig. Tudni fogja, hol kell először cselekedni.

Mit jelent a létszámhiány valójában a mindennapokban

A Létszámhiány egy rés a szükséges munka és az elérhető emberek között, abban az időben és helyen, ahol szükség van rájuk. Nem csak a létszám, hanem az időzítés, a helyszín és a készségek is fontosak.

• Személyzet és műszakok. Előfordulhat, hogy összességében elegendő személyzet van, de nincs elegendő engedéllyel rendelkező ember a megfelelő órákban.

• Földi és szolgáltató csapatok. A munka rövid időablakokban tetőzik: átállások, kiszállítások, ebédidő, klinikai felvétel, nap végi csomagolás.

• Karbantartás és MRO. A feladatok tanúsított szerepeket igényelnek; senkit sem lehet csak úgy beugrasztani.

• Több helyszínen működő hálózatok. Egy csendes helyszín tartalék kapacitással rendelkezik, míg egy forgalmas helyszín kimerül.

Gyakori jelenetek:

1. Időjárási késések gyülekezet érkezéseket egy csomópontnál. Biztosítania kell bizonyos kapuknál a lefedettséget, és embereket kell átcsoportosítania alacsony prioritású vonalakról.

2. Éjszakai forgók órákra landolnak egymás mellett. A csapatoknak egyértelmű átadásra van szükségük, hogy elkerüljék a dupla munkát.

3. Egy utolsó pillanatban történt betegség miatti hívás megzavarja a tervet. Gyors, tisztességes pótlási módszer kell.

4. Két bázis osztozik egy szakembercsoporton. Egy sürgős munka ugyanazon a napon való áthelyezést igényel.

Ezeket egy élő személyzettel, tiszta szerepekkel és gyors kommunikációval oldja meg – nem harsányabb üzenetekkel.

Gyökérokok, amelyeket valóban befolyásolhat

Nem változtathatja meg a gazdaságot, de javíthatja a munka körül a rendszert.

• Nem átlátható személyzeti szabályok. Senki sem határozza meg a minimális lefedettséget óránként vagy készségenként.

• Lassú alkalmazási folyamat. A jelentkezők napokat várnak válaszra, és máshova mennek.

• Gyenge bevezetés. Az új emberek káosszal találkoznak az első napon, és sosem rendeződnek el.

• Rossz láthatóság. A menedzserek becslésekre hagyatkoznak a kereslet terén; nem látják a mintákat.

• Nehéz műszakcserék. Az emberek nem tudnak műszakot cserélni három jóváhagyás nélkül.

• Rendezetlen adatok. Az idő, a szünetek és a kimenet külön fájlokban vannak.

Két vagy három ilyen problémát kezeljen, és a kép gyorsan megváltozik.

Első 7 nap: gyors felmérés, amely működik

Most kell megkönnyebbülés. Használja ezt az egyhetes tervet, hogy csökkentse a fájdalmat nagyszerű projektek nélkül.

1. Fagyassza be a kötelező lefedettséget. Jelölje ki az órákat és állomásokat, amelyek nem hibázhatnak. Töltsön fel ezeket minden nap elsőként.

2. Állítson fel egy világos csere szabályt. Engedélyezze egy jóváhagyott cserét személyenként hetente, a felügyelő által az alkalmazásban engedélyezve.

3. Tegye közzé a kétsoros napi tájékoztatót. "Hol vagyunk röviden" és "Mit fogunk ma abbahagyni." Rövidség felülmúlja a tökéletességet.

4. Hozza előbbre a szüneteket. Kerülje el, hogy mindenki egyszerre hagyja el a vonalat.

5. Adjon hozzá egy ideiglenes csoportot egy feladathoz. Válassza ki a legegyszerűbb, nagy volumenű feladatot, és képezzen ki öt embert ott.

6. Zárja le a tegnapi órákat 10 órára. A késő idő adatok megvakítják önt. Legyen szigorú.

7. Köszönje meg a csapatot írásban. Nevezzen meg három eredményt. Az embereknek érezniük kell, hogy észrevették őket.

Ha eszköze támogatja, használjon szabad műszakokat, hogy a önkéntesek közvetlen fedezést tudjanak vállalni. Ha nem, tegyen közzé egy egyszerű jelentkezési listát, és hétfőn mozgassa át Shiftonba.

30–90 nap: stabil motor építése

A rövid távú megkönnyebbülés nem elég. Használja a következő negyedévet egy rendszer beállítására, amely megakadályozza a következő válságot.

• Sablonok, amelyek illeszkednek a kereslethez. Építsen mintákat a csúcsokra, az éjszakai munkára és a lassú órákra. Hetente klónozza őket.

• Készíttessen keresztképzést legalább egy lépésben. Minden személy egy extra szerepet fedjen le. Jegyezze fel a készségeket a személyzet listán.

• Tisztességes ütemezési szabályok. Forgassa a hétvégéket, az éjszakákat és a magas terhelésű feladatokat. Tegye közzé a logikát, hogy az emberek bízzanak benne.

• Egyszerű karrierlépések. Mutassa meg, hogy a képzés milyen szerepet jutalmaz. Kösse össze a lépéseket kis fizetésemeléssel vagy elismeréssel.

• Kilépési interjúk 24 órán belül. Tudja meg, miért hagyták el az emberek, amíg az emlék friss.

• Felvételi csatorna matematika. Ha öt felvételre van szükség havonta, küldjön tíz ajánlatot, nem ötöt. Tervezzük a lemorzsolódásokat.

• Egy csatorna a frissítésekhez. Használja az alkalmazást minden ütemterv változáshoz. Zárja le az oldalsó csevegéseket a műszakokról.

Ez a munka egy törékeny tervet robusztus működéssé alakít.

Hogyan csökkenti a Shifton a káoszt a mindennapi működésben

A Shifton tisztán tartja a tervet és az adatokat. Ez számít, amikor szűkölködnek az erőforrások.

• Gyors kezdés. Importálja az embereket egy fájlból, csoportosítsa őket helyszínek, készségek vagy engedélyek szerint, és készítse el az első ütemtervet egy menetben.

• Műszak sablonok és klónozás. Másolja másodpercek alatt a gyakori mintákat – átszállások, szállítási hullámok, klinikai ülések, éjszakai takarítás.

• Mobil bejelentkezések és kioszk mód. Egyszerű PIN vagy QR. A felügyelők a helyszínen engedélyeznek kivételeket.

• Földrajzi kerítések/GPS. Ellenőrizze a jelenlétet a kapuknál, dokkoknál, pultoknál vagy szobákban. Csökkentse a "hol van?" típusú hívásokat.

• Offline rögzítés. Rögzítse a bejelentkezéseket, ahol a lefedettség gyenge; szinkronizáljon később.

• Nyitott műszakok és figyelmeztetések. Ossza meg a változásokat a megfelelő csoporttal. Töltse be a hiányokat gyorsan.

• Konszolidált munkaidő-nyilvántartások. Exportáljon tiszta CSV/XLS fájlokat bérszámfejtéshez és elemzéshez.

• Többnyelvű képernyők. Világos utasítások vegyes csapatok számára.

Egy Létszámhiánysorán, a tisztaság és a sebesség fontosabb, mint valaha. A Shifton mindkettőt biztosítja hosszú bevezetés nélkül.

"Első elvek" személyzeti matematika (egyszerű és hasznos)

• Lefedettség = kereslet óránként ÷ egy fő teljesítménye. Mérje fel egyszer; frissítse havonta.

• Tartalék = a lefedettség 10-20%-a. Használja szünetekre, képzésre és rövid határidejű szabadságra.

• Fáradtsági szabály. Korlátozza a nyújtott napokat és hosszú fordulókat. Védje meg a regenerálódási időt.

• Cserélési kapacitás. Engedélyezze a kontrollált cseréket a morál fenntartásához a lefedettség rontása nélkül.

Ezek a kis képletek nyugalmat hoznak a tervezési üléseken.

Kommunikáció, amely csökkenti a stresszt

Az emberek nehéz terheket is elbírnak, ha jó információik vannak.

• Tegye közzé a következő két hetet, még akkor is, ha naponta frissíti.

• Emelje ki a nap három legforgalmasabb ablakát.

• Küldjön napi egy változási üzenetet személyenként – egyesítse a változásokat, ne spameljen.

• Pinelje ki a napi tájékoztatót ugyanazon a képernyőn, mint az ütemtervet.

• Zárja le a kört: "Azért döntöttünk X mellett, mert Y; következő frissítés Z-kor."

A Shifton támogatja ezt broadcast üzenetekkel és műszak jegyzetekkel, amelyek együtt élnek az ütemtervvel.

Vezetői eszközök, amelyeket ma is lemásolhat

Egyperces szkript egy nehéz napra
"Ma hiány van a B1–B4 kapuknál 17:00–19:00 között. Kölcsön veszünk két embert a szállítószalagról 18:00 után. A szünetek korábbra kerülnek. Ha tud egy extra órát fedezni, nyomja meg az "Ajánlat" gombot az alkalmazásban. Köszönjük, hogy tartják a frontot – mondják meg, mit távolíthatnánk el, hogy segítsünk."

Napi személyzetellenőrző lista

• Minden állomáson minimum lefedettség biztosított

• A szünetek megbomlanak, nem egy vonalban vannak

• Feladat és készség keveredés kiegyensúlyozott

• Tartalék rendeltetés szerint és elérhető

• Magas kockázatú feladatok igazolt személyzetnek rendelve

• Exportok elküldve a következő nap 10 óra előtt

Használja ezeket az ellenőrző listákat papíron, ha szükséges; később jegyzetként vigye át a Shiftonba.

Miért gyorsabb válasz a Shifton létszámhiány idején

Az éjszakai hullámok és csúcsidők azonnali frissítéseket igényelnek. A Shifton lehetővé teszi a felügyelők számára, hogy embereket húzzanak a feladatok között, egy mintát klónozzanak és egy percen belül figyelmeztetéseket küldjenek. Az ütemterv olvasható marad.

Az időjárás vagy az ellátási késések áttervezést kényszerítenek. A Shifton frissíti az időket és helyeket a telefonokon. Az emberek a megfelelő helyre mennek, további hívások nélkül. A Létszámhiány gyenge kommunikációt tár fel; a Shifton bezárja ezt a rést.

A több helyszíni csapatoknak helyi irányításra van szükségük globális betekintéssel. Adja meg a helyszíni vezetőknek a jogot, hogy kezeljék saját ütemterveiket, miközben a központi iroda látja a lefedettséget és kockázatot. Nincs szükség további táblázatokra.

Az új alkalmazottak nem fulladjanak el az első napon. Hívja meg őket egy hivatkozás által, mutassa meg nekik a két szükséges képernyőt, és rögzítse a feladataikat. A saját nyelvükön megjelenő utasítások csökkentik a képzési időt.

A gyenge jel nem állíthatja le a munkát. A Shifton offline rögzíti az ütéseket, majd szinkronizál. Ez a legmegbízhatóbbá teszi az időadatokat, amikor a legnagyobb szükség van rájuk.

Rövid esettanulmányok

Regionális szolgáltató, 120 fős személyzet
Probléma. A betegséghívások és az időjárási csúcsok túlmunkát okoztak. A bérszámfejtés később zárult.
Beállítás. Importálja az alkalmazottakat, építse fel a csúcsi idősablonokat, engedélyezze a nyitott műszakokat, állítson be földrajzi kerítéseket a főhelyeken.
Eredmény. A lefedettségi hiányok kitöltése 30%-kal gyorsabb lett. Az túlmunka stabilizálódott. Az exportok időben érkeztek. A Létszámhiány enyhült két héten belül.

Forgótársaság egy forgalmas központban
Probléma. Az éjszakai bankok gyors cseréket igényeltek; hívások és csoportos csevegések miatt hiányok voltak.
Beállítás. Tartalékcsoport figyelmeztetésekkel, kioszk beöntések a szalagoknál, felügyelői jóváhagyások mobilon.
Eredmény. A pótlások percek alatt megtörténtek, nem fél óra alatt. A kihagyott feladatok csökkentek. Az alkalmazottak szerették az egyértelmű tervet.

Több helyszínes kiskereskedő
Probléma. Három bolt más ütemterveket használt. A központi iroda egyetlen nézetet sem látott.
Beállítás. Megosztott sablonok, helyi jogosultságok, egyesített műszaklapok.
Eredmény. Simább hétvégi lefedettség és kevesebb utolsó pillanatos hívás. A fluktuáció csökkent, mivel az ütemezések kiszámíthatóvá váltak.

Öt gyakori hiba (kerülje el ezeket)

1. Az offline munka figyelmen kívül hagyása. A pincék, hangárok és hátsó helyiségek gyilkolják a jelet. Ha az alkalmazás ott leáll, rossz választás.

2. Nincs hely ellenőrzés. Geofences nélkül időt pazarol arra, hogy megkérdezze, hol vannak az emberek.

3. Nehéz bevezetés. Ha a beállítás hetekig tart, a csapatok továbbra is csevegést használnak.

4. Nincs felügyelői szerep. A központi irányítás mindent lelassít. Helyi vezetők felhatalmazása irányelvekkel.

5. Rendezetlen exportok. Ha a munkaidő-nyilvántartások kézi tisztítást igényelnek, a megtakarítások eltűnnek.

Egy egyszerű tesztnap felfedi ezeket a problémákat, mielőtt elköteleződne.

FAQ

Működhetünk-e tovább rossz jellel?

Igen. Használjon olyan eszközt, amely offline rögzíti az ütéseket és feladatokat, majd később szinkronizál; ez megvédi az adatokat egy Létszámhiány.

Mennyi időt vesz igénybe az alapvető bevezetés?

Munkatársak importálása, két sablon létrehozása, földrajzi kerítések beállítása, meghívók elküldése. Sok csapat ugyanazon a napon élő ütemtervet tesz közzé.

Hogyan kezeljük a szerepeket és hozzáféréseket?

Rendeljen meg felügyelői engedélyeket a személyzet áthelyezéséhez és az idő jóváhagyásához saját területükön. HR és pénzügy teljes sokoldalúságot tart.

Helyettesíthetők a mobil bejelentkezések a faliórával?

Gyakran igen. Egy kioszk tabletta PIN-kóddal vagy QR-kóddal gyors és megbízható, és a geofencesek ellenőrzik a helyet.

Cserélhetők tisztességesen a műszakok?

Igen. Használjon szabad műszakokat és egyszerű szabályokat – elsőként elfogadott nyeremény, heti korlátozással és felügyelői engedéllyel.

Következtetés

A létszámhiány bekövetkezik. Ami számít, az az, hogy milyen gyorsan látja a rést, milyen világosan kommunikál, és milyen simán változtat a menetrenden. A Shifton segít a fedezet megtervezésében, a cserék kezelésében, a jelenlét megerősítésében és tiszta időadatok exportálásában, többlet erőfeszítés nélkül. Ez csökkenti a stresszt ma, és a következő Létszámhiány könnyebben kezelhetővé teszi. Amikor az emberek tudják, hol kell lenniük és mit kell tenniük, az ügyfelek érzik a különbséget.

Hozza létre Shifton fiókját, és ütemezze be első csapatát még ma.