A modern jogi csapatok 6 legjobb gyakorlati jogi szoftvere

A jogi munka időben zajlik. Az ügyintézés elől 8 órakor kezdődik. A bírósági tárgyalások eltolódnak. A partnerek ügyféltalálkozókat szerveznek. A jogi asszisztensek benyújtásokat, felderítéseket és levelezéseket intéznek. A hibrid csapatok az iroda, az otthon és a bíróság között mozognak. Tiszta terv nélkül az emberek ütköznek egymással és a határidők csúsznak. A megfelelő ügyvédi szoftver az ütemezéshez és az időkezeléshez mindenkinek ugyanazt a képet adja: ki van szolgálatban, hol, és mikor — valamint tiszta időkimutatások, amelyek a pénzügy számára megbízhatók.

Miért fontos most egy rendszer

Az ügyfelek gyors válaszokat és időben történő benyújtásokat várnak. Sok cég azonban még mindig e-mailek és folyosói beszélgetések útján kezeli a naptárakat. Ez megszakad a betegnapok, a bírósági változások vagy új ügyfélfelvételi hullámok során. Egy egyszerű, közös, élő frissítésekkel rendelkező beosztás átalakítja a káoszt rutinná. Továbbá megóvja az ügyvédek fókuszidejét, és bezárja a kört az ügyfélszolgálat, az esetcsapatok és a pénzügyek között.

Problémák, amiket rendszer nélkül észlel

• A műszakok átfedik egymást, miközben a recepció el van fedetlenül.

• Az ügyvédek kétszeresen be vannak osztva; bírósági és ügyfélmegbeszélések ütköznek.

• Az időbejegyzések késve érkeznek; a számlázás javításokra vár.

• A jogi asszisztensek e-mailek, csevegések és táblázatok között hajszolják a frissítéseket.

• A távmunkások lemaradnak az utolsó pillanatban bekövetkező változásokról; senki sem látja, ki van ténylegesen a helyszínen.

Ezek nem elvont „IT problémák”. Ezek elmulasztott határidők és újramunkálás. Megbízható ügyvédi szoftvernélkül minden javításhoz telefonhívás és bocsánatkérés szükséges.

Mit ügyvédi szoftver valóban jelent egy jogi csapat számára

A legegyszerűbben ügyvédi szoftver a működés számára egy élő beosztás, amely a valós munkához van kötve: ügyek, meghallgatások, ügyféllátogatások és belső határidők. Megmutatja, ki intézi a telefonokat, ki van a bíróságon, ki kezeli a benyújtásokat, és ki hagyja jóvá az időt. Tiszteletben kell tartania a szerepköröket és a magánéletet. Működnie kell gyenge jel mellett is (pincék, bíróságok, liftak) és még mindig szinkronizálnia kell, miután az eszközök újracsatlakoznak.

A gyakorlatban a jó ügyvédi szoftver a valóságod köré építi az ütemezéseket:

• A bíróság ma reggel elmozdítja a dátumot. Újraosztod a befogadást, előkészítésre áthelyezel egy partnert, és figyelmeztetéseket küldesz a tárgyalási csapatnak egy perc alatt. this morning. You re-assign coverage for intake, shift a partner to prep, and push alerts to the trial team in one minute.

• Esti konzultációk töltik fel a naptárt. Hozzáadsz egy második recepciós pozíciót, meghívsz egy kétnyelvű jogi asszisztenst, és új órákat teszel közzé a webhelycsapatnak.

• Vészhelyzeti helyettesítés egy tárgyalásra. Egy készenléti ügyvéd figyelmeztetést kap, rányom az „elfogadás” gombra, és a napi nézet mindenki számára, a recepción, a számlázásban és a peres támogatásban frissül.

• Többirodás lefedettség. A belvárosi és a külvárosi irodák közös sablonokat követnek. A helyi vezetők kezelik a saját embereiket, míg a központi iroda látja a teljes képet.

Az eredmény szándékosan unalmas: kevesebb meglepetés és tisztább átadások.

Hogyan válassz: egy rövid ellenőrző lista, ami működik

Amikor összehasonlítja ügyvédi szoftver a céged számára, használja ezt a listát, hogy elválassza a hírverést a valódi értéktől:

• Offline mód. A bejelentkezések és jegyzetek jel nélkül is működnek; az adatok később szinkronizálódnak.

• Mobil be-/kijelentkezés. Telefonok vagy közös kioszk PIN/QR kóddal; gyors szupervizor jóváhagyások.

• Szerepkörök és jogosultságok. A partnerek, a gyakorlati vezetők, a jogi asszisztensek és a recepció csak azt látják, amire szükségük van; a vezetők hagyják jóvá az időt.

• Tömeges értesítések. Küldje el a bíróság, az ügyféllátogatások és a gyors benyújtások ütemezési változásait.

• Műszakok és feladat sablonok. Recepció, bírósági feladat, új ügyfél beérkezése, dokumentumellenőrzés, postai futások.

• Időkövetés összevont időkimutatásokhoz. Egy exportátor csapatokon és ügyeken át.

• Többnyelvű felhasználói felület. Tiszta képernyők vegyes csapatok és ügyfelek számára.

• Gyors bevezetés. Importálás táblázatból; meghívás linken keresztül; élőbe állás ugyanazon a héten.

• Egyszerű jelentéskészítés. Órák személyre, csapatra és ügyekre; túlórák és lefedettségi hiányok.

A 6 legjobb eszköz ügyvédi operációkhoz

Az alábbiakban semleges áttekintést talál azokról az eszközökről, amelyekkel az emberek jogi munkához ütemezhetők. Ez arra fókuszál, hogy a csapatok hogyan ütemeznek, kommunikálnak és követik az időt – nem pedig az ügykezelési vagy dokumentációs rendszerekre. Ezek a választások gyakran az Ön naptározási eszközei mellett ülnek, és sok cégnél ügyvédi szoftver az ügyekhez használnak.

1) Shifton — élő lefedettség és tiszta idő készítésére

A Shifton egy könnyű operációs réteg a cégek számára, amelyeknek világos beosztásokra, gyors cserékre és megbízható időkimutatásokra van szükségük. Nem próbálja meg helyettesíteni az ügykezelési rendszert, vagy az lenni a ügyvédi szoftver rekordja. Ehelyett láthatóvá teszi a napi tervet, és tisztán tartja az idő adatokat.

Miért választják a csapatok a Shifton-t

• Gyors kezdés. Importálja a személyzetet, csoportosítsa irodánként és gyakorlati alapján, és publikálja az első beosztást egy ülés alatt.

• Kész sablonok. Recepció, beérkező kereslet emelkedés, bírósági feladat, postázás, munkaidőn túli forródrót, felderítési áttekintés.

• Élő értesítések. Elmozdult a bíróság? Küldje el a változást a megfelelő csoportnak másodpercek alatt.

• Be- és kijelentkezés mindenhol. Mobiltelefon és kioszk PIN/QR kóddal; szupervizor jóváhagyások helyben.

• Offline adatbevitel. A pincék és bíróságok gyakran gyenge jellel rendelkeznek; az adatok később szinkronizálódnak.

• Geofencing (opcionális). Jelenlét megerősítése az irodában, bíróságon vagy ügyfélnél.

• Műszak duplikálása. Másoljon egy hetet egy új irodához vagy gyakorlati csoporthoz.

• Szerepkörök és jogok. A partnerek és vezetők kezelik embereiket; HR és pénzügy látja az egészet.

• Összevont időkimutatások. Egy export, amelyet a pénzügy belerakhat a számlázásba.

• Többnyelvű képernyők. Hasznos a vegyes közösségekbe tartozó beérkezési csapatok számára.

• Egyszerű jelentéskészítés. Lefedettség, túlórák és késő bejelentkezések egy pillantásra.

A Shifton az Ön ügyeszköze mellé illeszkedik, nem próbál meg ügyvédi szoftverlenni. A csapatok megtartják az ügykezelési rendszert, és a Shifton-t ütemezésre használják — azt a részt, amelyet sok ügyvédi szoftver szoftvercsomagok nem oldanak meg tisztán.

2) Clio

• Jól ismert az ügykezelés és idő-/számlázás terén.

• A naptárak és feladatok erősek; a műszakalapú beosztások hozzáadásokat vagy kerülő megoldásokat igényelhetnek.

• Jó egyéni és kis cégekhez; nagyobb csapatok általában kombinálják egy dedikált ütemezővel.

• A mobil alkalmazások lefedik az alapokat; az operációs funkciók a beállítástól függően változhatnak.

3) PracticePanther

• Ügykövetés és számlázás beépített időzítőkkel.

• A naptárazás működik; a haladó műszaklefedettség általában külső tervezést igényel.

• Tiszta ügyfélportálok; operációs sugárzott üzenetküldés korlátozott lehet.

• Hasznos cégek számára, amelyek tiszta ügykezelési rendszert és egyszerű ütemezést szeretnének.

4) MyCase

• Az ügyfélkommunikáció és a dokumentummegosztás erősségek.

• Az időkövetés beépített; a lefedettség tervezése alapvetőbb.

• Könnyű kis csapatoknak; összetett többirodás beosztásokhoz másik eszköz szükséges lehet.

• A jelentéskészítés egyszerű az órák és számlák terén.

5) Smokeball

• Az ügyszervező megoldások és sablonok segítik a kis csapatokat gyorsan mozogni.

• Az időrögzítés erős; az élő műszak vezérlés kevésbé központi.

• Az asztali fókusz gyakori; a mobilhasználat csapatonként változhat.

• A legjobban akkor működik, ha egy ütemezési réteggel párosítják az operációkhoz.

6) CARET Legal (ex-Zola Suite)

• E-mailek, feladatok és dokumentumok egy helyen.

• Az idő és számlázás beépített; a műszak fedése általában további beállítást igényel.

• Jó azok számára, akik mindent egyben szeretnének.

• A nagyobb operációs csapatok gyakran hozzáadnak egy dedikált beosztási eszközt.

Minden eszköz ülhet a ügyvédi szoftver mellett az ügyekhez használtan. A különbség a zsúfolt napokon mutatkozik meg: milyen gyorsan tud cserélni embereket, értesíteni csapatokat, és lezárni az időt?

Összehasonlítási pillanatkép egyszerű szavakkal

Az offline munkához a Shifton a megbízható bejegyzésekre és a későbbi szinkronizálásra összpontosít; sok, ügyekre központosított eszköz állandó jelzést feltételez. Mobil alkalmazások a legtöbb opcióban léteznek, de a Shifton kioszk, PIN/QR, és gyors jóváhagyásai a recepción és a bírósági csapatok számára lettek illesztve. A szerepkörök és jogosultságok mindenhol szabványosak; a Shifton egyszerű szupervizor jogokkal bővít élő cserékre. A sablonok legtöbb platformon megjelennek, de a Shifton műszaksablonjai a recepcióra, bíróságra és beérkezésre épülnek. Az értesítések mindenütt jelen vannak, de a Shiftonban az operációs sugárzott üzenethez csapatokhoz és helyszínekhez illesztettek. Az összevont időkimutatások erősek Shiftonban és számlázási prioritású rendszerekben; a különbség az, hogyan tiszta az export egy hektikus hét után. Többirodás láthatóság lehetséges a platformokon; a Shifton irodánként egy beosztásnézetet tart fenn a központi felügyelettel. Az onboarding gyorsabb a Shiftonban, mert importokkal és praktikus sablonokkal kezdődik, ahelyett, hogy nagy áthelyezésekkel járna keresztül ügyvédi szoftver és dokumentumokon.

Miért vezet a Shifton a ügyvédi szoftver opciók között a modern jogi csapatok számára

A legtöbb ügyvédi szoftver az ügyek és számlázás köré épült, nem az élő lefedettségre. A Shifton ezt a rést egy egyszerű, terepen tesztelt kontrollal tölti ki.

• Esti híváscsúcsok. A beérkezés 18 óra után ugrik. A vezető megsokszorozza a recepción lévő műszakot, két ember áthúz a későbbi időpontra, és figyelmeztetést küld. A telefonok lefedettek túlóra zűrzavar nélkül.

• A bíróság délben újraütemezi. A meghallgatást csütörtökre helyezik át. A per vezető átszervezi az előkészítési időt, hozzáad egy futás feladatot, és egy érintéssel értesíti a csoportot.

• Új ügyfélroham. Marketing kampányt indít. Hozzáad két hétre egy második befogadási csatornát és közzéteszi a recepción, a kétnyelvű lefedettséget egyértelműen jelölve.

• Többirodás kontroll. Az állomásvezetők saját beosztásukat kezelik; a központi iroda látja a kapacitást és kockázatot, nem a privát megjegyzéseket.

• Gyors bevezetés. Meghívás linken keresztül és bemutatás két képernyőn. Az új belépők már az első napon be tudnak jelentkezni képzés nélkül.

• Gyenge jel, nem probléma. Az emberek időt rögzítenek liftekben és bíróságokon; az adatok később szinkronizálódnak.

Miniesetek a terepről

Regionális ügyvédi iroda, 60 fő
Szüksége. Túlórák és elmaradt átadások a recepció és a peres támogatás között. A számlázás késve zárult minden hónapban.
Beállítás. Importálás irodánként személyzet; sablonok létrehozása recepcióhoz, bírósági feladathoz, postához, és forródróthoz; szupervizor jóváhagyások engedélyezése; egyszerű geofencing beállítása irodáknál és helyi bíróságoknál.
Eredmény. A lefedettségi hiányosságok két hét alatt csökkentek. A túlórák stabilizálódtak. Az exportok időben érkeztek és egybevágtak a számlákkal. A Shifton párosítása a cég ügyvédi szoftver rendszerével segítette a meghallgatások és a beérkezések összehangolását.

Peres csapat nehéz bírósági naptárral
Szüksége. Gyakori újraütemezések utolsó pillanat cseréket és hosszú csoportos csevegéseket okoztak.
Beállítás. Készenléti pool riasztásokkal; kioszk bejelentkezés a recepción; napi „holnap terve” összefoglaló.
Eredmény. A pótlások percek alatt megtörténtek. Kevesebb elmaradt feladat; tisztább átadások az előkészítésre.

Többirodás gyakorlat
Szüksége. Három helyszínen különböző táblázatokat használt; a központi iroda nem rendelkezett élő nézettel.
Beállítás. Közös sablonok az irodák között; a helyi vezetők jóváhagyták az időt; a pénzügy minden péntekre egy összekapcsolt exportot készített.
Eredmény. Megjósolható lefedettség, gyorsabb zárások és kevesebb hétvégi hívás. A központi iroda egy nézetet tartott az irodák között, míg ügyvédi szoftver az ügyekre és dokumentumokra összpontosított.

Gyakori hibák (és hogyan lehet elkerülni őket)

• Offline munka figyelmen kívül hagyása. A bíróságok és liftek megölik a jelet. Ha a bejegyzések ott elmaradnak, válasszon egy másik eszközt.

• Nincsenek szerepkörök vagy jogosultságok. Felügyelői jogosultságok nélkül a központi iroda szűk keresztmetszetté válik.

• Nehéz onboarding. Ha a beállítás hetekig tart, a személyzet továbbra is csevegéseket használ. Kérjen importálást fájllal, és meghívásokat linken keresztül.

• Nincs sugárzott riasztás. Az ütemezési változásoknak gyorsan el kell jutniuk a megfelelő emberekhez.

• Nincs összevont idő. Ha az időkimutatások manuális tisztítást igényelnek, a nyereségek eltűnnek.

FAQ

Támogatott az offline mód?

Igen, a Shiftonban. Az emberek bejelentkeznek, ahol a jel gyenge, és az adatok később szinkronizálódnak.

Milyen gyors az indítás?

Importálja az alkalmazottakat, állítson be feladat sablonokat, hívja meg őket linken keresztül, és tegye közzé. Sok cég vezet élő beosztást ugyanazon a héten.

Hogyan állítsuk be a szerepeket és jogosultságokat?

Adjon jogokat a partnereknek és gyakorlati vezetőknek a csapataik felett. Az HR és a pénzügy teljes rálátást kap, míg a recepció és jogi asszisztensek csak azt látják, amire szükségük van.

Mobil be-/kijelentkezés a helyszínen?

Igen. A személyzet telefonokat vagy közös kioszkot használ PIN/QR kóddal. A szupervizorok a helyszínen hagyják jóvá a kivételeket.

Gyorsan tudunk cserélni műszakokat irodahelyszínek között?

Igen. Használjon készenléti pooleket és helyalapú riasztásokat; az első elfogadó frissíti az összes felhasználó számára a beosztást.

Ez helyettesíti az ügykezelési rendszerünket?

Nem. A Shifton kiegészíti az Ön ügyvédi szoftver ügyekre és dokumentumokra alkalmazott rendszerét az élő lefedettség és az idő kezelése által.

Következtetés

A Shifton illeszkedik az ügyvédi csapatokhoz, amelyek világos lefedettségre, gyors cserékre és tiszta időre vágynak — anélkül, hogy változtatnának ügykezelési módozataikon. Csökkenti a stresszt a partnerek, jogi asszisztensek és beérkezési csapatok számára azáltal, hogy egy élő tervet tart fenn irodákon és hibrid beosztásokon keresztül. Továbbá segíti bármely műszakalapú üzlet — kiskereskedelem, logisztika, szolgáltatások — simább működését. Legfontosabb, hogy a Shifton kiegészíti az Ön ügyvédi szoftverrendszerét, ahelyett, hogy versenyezne vele.

Hozza létre Shifton fiókját, és ütemezze be első jogi csapatát még ma.