כיצד שיפטון יכולה לשפר את תפעול המסעדה

ארגון זרימת עבודה מקצועית הוא קריטי להצלחתה של מסעדה. היעדר לוחות זמנים אפקטיביים לעובדים יכול בקלות להוריד את רמת השירות ללקוח ולהגביר את הסיכון לעזיבת צוות.

מאמר זה מציע כיצד אפליקציית שיפטון יכולה לעזור לבעלי מסעדות לשפר את יעילות הצוות שלהם.

כיצד ניתן לשפר את הפרודוקטיביות של עובדי המסעדה?

כדי להיות תמיד מודע למה שקורה במסעדה, קבע את לוחות העבודה שלך עם האפליקציה המקוונת שיפטון. הודות למבנה הקל לשימוש שלה, ניתן ליישם אפליקציה זו למעקב אחר שעות עבודה במוסדות רבים בתחום הסעדה. מנהלי מסעדות יכולים לקבל גישה מיידית לכל המידע על לוחות זמנים, משמרות עובדים ועוד מכיוון שהנתונים נשמרים במקום אחד.

המודולים הזמינים באפליקציית שיפטון פותחו במיוחד עבור מסעדות ומאפשרים חלוקת משמרות חכמה בין העובדים, תוך התחשבות בשעות נוספות. אפשרויות אלו חוסכות משמעותית בזמן המושקע בתכנון לוחות זמנים ובתיקונים רבים, מה שמשפיע ישירות על הפרודוקטיביות של הצוות.

בנוסף, שיפטון מאפשרת לכל העובדים להציע שינויים בלוח הזמנים ולהתעדכן בכל העדכונים בלוחות העבודה. לדוגמה, אם יש צורך להחליף עובד חולה או נעדר, עמיתיו מקבלים הודעה על משמרת פתוחה ויכולים לקחת אותה במהירות. אם נחוץ, הבקשה לאישור ההחלפה נשלחת למנהל או למפקח המשמרת, מה שמספק שליטה מלאה על כל התהליכים עם הלוח.

שיפטון היא האפליקציה המקוונת האופטימלית להגדלת המוטיבציה בקרב עובדים

בעת יצירת לוח זמנים למסעדה, חשוב לקחת בחשבון את עומס העבודה בחגים ובמועדים אחרים בהם מועדי השיאים מבקרים. האפליקציה המקוונת שיפטון מאפשרת לך ליצור לוחות זמנים עם סבב עובדים האופטימלי ביותר עבור המשמרות העמוסות ביותר (לדוגמה, בערבי שישי או בחגים).

בהתאם לכך, כל עובד יוכל לזכות בהכנסה נוספת מעת לעת. גישה כזו בתכנון לוחות זמנים מאפשרת לפגוע שתי ציפורים במכה אחת: לשמור על עובדים מנוסים ממוקדים ולתת לחדשים הזדמנות להוכיח את עצמם.

לניהול מסעדה יעיל ניתן להשתמש בשיטות נוספות של הגברת מוטיבציה לעובדים. לדוגמה, מודול "בונוסים ועונשים" של שיפטון מציג את המידע הרלוונטי למנהלי המסעדה, ועובדים יכולים לבדוק את הסכום שהרוויחו בחודש הנוכחי בחשבונותיהם. מודעות זו מאפשרת לעובדי המסעדה לשלוט ביעילות בהכנסות שלהם.

לסיכום

אפליקציה מקוונת שיפטון מספקת להנהלת המסעדה תמונה מקיפה של תזמון המשמרות. שיפטון מאפשרת למנהלים להפחית את הזמן המושקע ביצירת לוחות עבודה יעילים ולהתמקד בהיבטים אחרים של ניהול עסקי המסעדה.

מודול "דוחות שכר" של שיפטון עוזר לחשב נכון את שכר העובדים ולעקוב אחרי שעות נוספות. מודול "בונוסים וקנסות" רושם את כל התגמולים והקנסות. מודול "נוכחות" מציג את הזמן האמיתי שבו מתחילים ומסיימים העובדים את המשמרות וההפסקות ומסכם מידע זה לסטטיסטיקות.

בנוסף, מפתחי שיפטון תמיד קשובים לבקשות הלקוחות ומוכנים להתאים אישית את יכולות האפליקציה לצרכי העסק שלך.

* כל הצילומים המקוריים באדיבות מוקד השירות של DialogMarket. הסקירה של שיפטון מאת מייסדת קופי מולי, אירינה אוסקובה, נמצאת כאן.

איך שיפטון יכול לשפר את הביצועים במוקד טלפוני

מנהלי מוקד צריכים לעקוב אחר זרימת העבודה ולשלוט בביצוע התוכנית על ידי המפעילים בכל יום. אחת המשימות החשובות ביותר שלהם היא ליצור ולשמר את לוחות הזמנים של המוקד הטלפוני.

מכיוון שהלקוחות יכולים להיות ממוקמים ברחבי העולם, ישנן תמיד מפעילים במוקד הטלפוני שעובדים לפי הזמן המקומי של המנויים. מנהלי מוקד צריכים לקחת בחשבון את לוחות הזמנים ואת מספר המפעילים בכל משמרת בעת יצירת לוחות הזמנים החודשיים שלהם. אחרת, טעויות בשעות העבודה, במשמרות ובחלוקת העובדים הן בלתי נמנעות.

איך שיפטון משפר את ביצועי המוקדים הטלפוניים

1. שיפטון תומכת בכל סוגי לוחות הזמנים

• מפעילים יכולים לעבוד בשתי משמרות, 8 שעות ביום, עם הפסקת צהריים קבועה ארבע שעות לאחר תחילת המשמרת.
• פורמט לוח זמנים זה גם מניח יום עבודה של 8 שעות עם זמן התחלה קבוע לעובד מוקד טלפוני.
• מפעילים יכולים לקחת הפסקת צהריים ולבקש הפסקות בכל זמן במהלך יום העבודה שלהם.
• מפעילים יכולים לעבוד במשמרות של 4/8 שעות, לקבוע את תחילת יום העבודה שלהם ולקחת הפסקות במהלך משמרות.

סוג לוח זמנים זה לא רק מפחית את עלות עובדי המוקד בכמעט 25%, אלא גם משפר את הפרודוקטיביות באופן משמעותי. שיפטון יכולה להתמודד עם כל סוגי לוחות הזמנים הללו, תוך תמיכה בזמני התחלה גמישים, בקשות להפסקות ולקיחת זמן חופשי. עם שיפטון, מנהלי מוקדים יכולים ליצור לוחות זמנים לכל מספר של מחלקות ועובדים.

2. שיפטון מסייעת לשמור על לוח הזמנים העובדי

לוח הזמנים של מוקד טלפוני חייב להיות מהרכבה כך שהפסקות, ארוחות צהריים, פגישות ואירועים אחרים לא יפריעו לזרימת העבודה. לאחר ההגדרה הראשונית, שיפטון תבנה באופן אוטומטי את לוחות הזמנים שלך כך שהפסקות המפעילים לא יחפפו. בעוד מספר מפעילים לוקחים הפסקה, אחרים ממשיכים לעבוד. לפיכך, השימוש באפליקציית שיפטון עוזרת להעלים זמני דממה ולשמור על מבנה לוח הזמנים.

3. שיפטון מאפשרת עדכוני לוח זמנים מיידיים

אם עובדי מוקד טלפוני אינם מרגישים חופש לפחות במעט, הם עלולים לאבד עניין בעבודה עם הזמן. עם שיפטון, מנהלים יכולים לחלק משמרות כך שהמפעילים יעבדו פחות ימים בשבוע אך עם שעות מלאות. בנוסף, אם יש צורך (לדוגמה, בזמן סגר), העובדים יכולים לקבל זמני התחלה וסיום גמישים למשמרות ואפילו לעבוד מהבית בימים מסוימים או על בסיס מלא.

4. שיפטון עוקבת ומעריכה את ביצועי המוקדים הטלפוניים

ניתוח סטטיסטיקות ב-CRM הוא חיוני לתזמון נכון במוקד טלפוני. שיפטון מציעה כלים לדיווח עוצמתיים שמציגים סטטיסטיקות על ביצועי המוקד הטלפוני מזוויות שונות. מודולים ניתנים להתאמה אישית לא רק מציגים נתונים בדוחות, אלא גם מאפשרים תחזיות על עלויות, שעות ועוד, בעזרה לאופטימיזציה של תהליכי החברה.

5. שיפטון תומכת באינטגרציה עם תוכנות אחרות

לא משנה באיזו תוכנה אתה משתמש לניהול עובדים, הנהלת חשבונות ומעקב עבודה, שיפטון מפשטת את חייך. אפליקציית שיפטון מציעה יכולות אינטגרציה עם תוכנות פופולריות רבות לשיפור זרימת העבודה, חילוף נתונים ומתן גישה ל-API לאינטגרציות שונות. מאחר ששיפטון משתלבת עם תוכנות אחרות (כגון Quickbooks), ההנהלה מקבלת גישה לכל הדוחות הנדרשים — על שעות עבודה, משמרות, משכורות, קנסות ובונוסים.

מחפש אינטגרציות או תכונות חדשות? תגיד לנו מה אתה צריך, ושיפטון תציע פתרון מתאים.

עם שיפטון, מנהל מוקד טלפוני יכול ביעילות ליצור לוחות זמנים לכל מספר של מחלקות ועובדים בכמה לחיצות בלבד. התכונות והאינטגרציות הזמינות של שיפטון מאפשרות לך להשתמש ביישום הזה כתוכנה יחידה להשלמת ומעקב אחר משימות יומיות במוקד הטלפוני.

*כל הצילומים המקוריים באדיבות מוקד DialogMarket. הסקירה על שיפטון מהמנהלת במוקד DialogMarket ניתן למצוא כאן.

אנו מביאים לתשומת ליבכם ביקורת אמיתית נוספת מאחד הלקוחות הראשונים שלנו – מוקד השיחות DialogMarket.

Shifton: שלום! ספרי לנו על המאפיינים של החברה שלך.

אליונה: שלום! שמי אליונה פשכונובה, ואני ראשת מוקד השיחות במיקור חוץ DialogMarket, שממוקם בקירובוגרד, אוקראינה. מוקד השיחות שלנו מתמקד במתן שירותי קו חם ותמיכת לקוחות. תכונה ייחודית של DialogMarket היא היכולת שלנו להפעיל במהירות סטארטאפים ולהגדיל את מספר המפעילים במשמרת בהתראה של יום אחד בלבד.

Shifton: מהן האחריות היומית שלך?

אליונה: המשימות העיקריות שלי כמנהלת כוללות מתן תמיכה מיידית ללקוחות ומענה לבקשות ולהזמנות שלהם. אני גם שלטת במספר האנשים בכל משמרת ואחראית לחלוקה חכמה של משמרות בין מפעילים, בהתאם לתקופה העמוסה ביותר בכל פרויקט. הפעלה 24/7, 365 ימים בשנה, מחייבת לוחות זמנים שנבנו נכון ובחוכמה, במיוחד בהתגדלות גודל הפרויקט.

Shifton: מהם האתגרים הנפוצים ביותר שאת נתקלת בהם בניהול מוקד שיחות?

אליונה: כשניהלנו פרויקט עם 40-50 איש, נתקלנו באתגרים ביצירת לוחות זמנים שמתאימים הן ללקוחות והן לעובדים. עכשיו תדמיינו לפתח לוח זמנים שבועי או חודשי יעיל ל-300 אנשים! אם מישהו חולה, עוזב, או יכול לעבוד רק בשעות או ימים מסוימים, זה משבש את הכל. זה כמו בית קלפים—אם עובד אחד נופל, הכל צריך להיבנות מחדש מהתחלה!

Shifton: איך התחלתן להשתמש ב-Shifton?

אליונה: בחרנו ב-Shifton לאחר הערכה של עשרות אפשרויות תזמון. הקלתם מאוד על החיים שלנו.

Shifton: אילו תכונות של Shifton נחשבות לשימושיות ביותר לפעולות היומיות?

אליונה: העובדים מאוד מעריכים את התכונה להחלפת משמרות, והכי חשוב, עכשיו לוחות זמנים נבנים בכמה קליקים בלבד! אין לנו שום בעיה במעקב אחר חופשות מחלה וחופשות.

Shifton: כיצד השתנתה תהליכי העבודה ב-DialogMarket לאחר שהתחלתם עם Shifton?

אליונה: תמיד אני חותרת ליצור מערכת הבנת שכר מובנית לעובדים. Shifton עושה את זה אפילו יותר קל. מודול דוחות השכר מאפשר לי לשמור על שקיפות בחשבונאות המשכורות ב-DialogMarket. כל עובד מוקד שיחות יכול תמיד לדעת כמה הוא הרוויח בחודש נתון ולתכנן את הוצאותיו מראש.

Shifton: האם היית ממליצה על Shifton למוקדם שיחות אחרים?

אליונה: בהחלט כן! יישום זה מועיל באופן שווה הן למוקדים במיקור חוץ גדולים והן לקטנים ולעסקים אחרים.

שלום למנויים שלנו ולכל מי שהגיע לדף של חברת Shifton במקרה. היום אנו מציעים ראיון עם אחד מהלקוחות שלנו – הבעלים של רשת בתי קפה, שמשתמש בשירות המקוון של Shifton במשך זמן רב.

Shifton: שלום. בואו נכיר!

אירינה: שלום! שמי אירינה אוסקובה, אני בעלת ומנהלת רשת בתי הקפה קופי מולי בניז'ני נובגורוד (רוסיה).

Shifton: ספרי לנו קצת יותר על העסק שלך.

אירינה: בתחילת 2021, היו לחברה יותר מ-20 ברמנים בעלי דרגות שונות של תעסוקה. קופי מולי פועלת בעיר מאז 2014, ומפתחת את הקונספט של בתי קפה לעובדי משרדים. כיום יש שבעה בתי קפה בניז'ני נובגורוד עם מחזור שנתי של 25 מיליון רובל.

Shifton: למה החלטתם לשתף פעולה עם Shifton?

אירינה: המאפיינים של השוק הם שהעובדים שלנו הם אנשים די צעירים, ולכן הם מחליפים עבודה לעיתים קרובות. עבור רובם זו העבודה הראשונה שלהם. לכן, העבודה עם כוח אדם גוזלת הרבה זמן וכוללת מיון מועמדים, הכשרה, ליווי ופיתוח מקצועי.

זה כבר זמן רב ברור לי שההליך הזה צריך להיות קליל, כיוון שהנקודה המרכזית היא לשמר את ה«עמוד השדרה» הראשי של הברמנים – 5-6 אנשים. הם עוזרים למתחילים להסתגל במהירות ובקלות.

כל הפעילות הסוערת הזו משפיעה על לוח הזמנים באופן יומיומי, ולכן הוא צריך להיות מנוטר באופן מיידי, ובמידה שיש שינויים, על כולם להודיע מיידית.

Shifton: איך התמודדתם עם סוגיות אלו בעבר?

אירינה: בעבר שלחנו עדכונים בצ'אט כללי, לפעמים היינו צריכים להתקשר אישית לעובדים כדי לוודא שהם מודעים לשינויים. אבל ככל שפתחו יותר בתי קפה, כך היינו צריכים לאטמץ את כל השגרה.

Shifton: האם החברה שלך זקוקה לשירות תזמון מקוון אוטומטי?

אירינה: כמובן, אלו שעוקבים אחרי הטרנדים מודעים לכך ששוק שירותי המזון מתאים יותר ויותר טכנולוגיות. העבודה על לוחות הזמנים היא שגרה יומיומית של המנהל והבריסטאות הבכירות. כחלק מתזמון, הם צריכים לקחת בחשבון את העדפות העובדים (עניינים אישיים, עבודה שנייה וכו'), יעילות הברמן בבית קפה מסוים והמאפיינים של היום (סוף שבוע או יום חול). בנוסף, עלינו לארגן הדרכות למתחילים, לבצע מלאי או ניקיון כללי, למצוא מחליף לחולה או לחלק את המשמרת בין שני עובדים. וכמובן, עלינו לקחת בחשבון את כל העיכובים האפשריים והשעות הנוספות.

אטמטנו את ההליך הזה כבר זמן רב, אך גידול החברה נמשך, ורציתי משהו יותר מתוכנית שתגדיר רק לוחות זמנים. חיפשתי מפתחים שותפים שיעשו כך שהתוכנית תוכל גם לעבוד כשירות של משכורות לכל עובד. היו אפילו יותר רעיונות…

Shifton: האם הציפיות שלך התגשמו עם הרחבת שיתוף הפעולה עם Shifton?

אירינה: כן, אני לחלוטין מרגישה טוב עם זה! בכנות, כשמצאתי במקרה את Shifton זה לקח לי זמן לשים לב עד כמה המוצר הזה יכול להיות גמיש.

בשלב הבדיקה, שאלתי המון שאלות על מה מתוכנן עוד ליישם ואילו פונקציות Shifton מציע, כדי שהעובדים בכל רגע יהיו בטוחים בלוח הזמנים שלהם וידעו מראש את הסכום שיקבלו בסוף כל חודש. רציתי שהמשכורות תבוצענה ללא עיכובים, ותתבצענה במצב בזמן אמת ויהיו זמינות לאדם בטלפון החכם שלו בכל רגע נתון, ולא רק ביום המשכורת.

Shifton: האם הצלחתם לממש את הבקשות שלכם? עד כמה את מרוצה מתמיכת מפתחי Shifton?

אירינה: כל בקשותיי מולאו, והבנתי גם שהתוכנית יכולה להיות מודרנית עוד יותר לפי הצרכים שלנו. הייתי בקשר קרוב עם המפתחים במשך 6 חודשים ואמרתי להם מה אנחנו אוהבים ומה עוד אנחנו מצפים לראות. יישמנו את התוכנית במהירות ומייד הבנו שאנחנו רוצים להשתמש בה יותר ויותר ולהתאים אותה לצרכינו.

Shifton: האם הצלחתם עד כה?

אירינה: הצלחנו להשיג את הנקודות הבאות: אטמטנו את לוח הזמנים לכל עובד, תוך התחשבות בהעדפותיהם, ייעדנו ברמנים לסניפים, והתאמנו את חישוב הבונוסים והקנסות. בנוסף, נמנעו טעויות בחישוב המשכורות, כאשר מספר משמרות לא נלקחו בחשבון או שולמו פעמיים. התקנו גם את היישום על טלפונים חכמים של כל העובדים, שם הם מקבלים עדכונים על העדכונים והמשכורות מיידית. צמצמנו גם את זמן התכנון בעשירית, והפחתנו תחלופה, כיוון שהעובדים רואים את המשמרות/משכורות שלהם ויכולים להשפיע עליהם, כך שבכלל שיפרנו את תהליך התכנון לכל העובדים.

Shifton: בטח יש לך עוד הצעות להתאמת כלי ה-Shifton?

אירינה: כן, כמובן. אנחנו מחכים לממשק יותר ידידותי למשתמש לביצוע שינויים בלוחות הזמנים. כיום לא כל הפרטים ניתנים לשינוי, ועל מנת להתאים פרמטרים מסוימים, יש ליצור הכל מחדש. אנו מחכים למגוון אפשרויות הגדרה גמישות יותר בדו"חות שכר עבור תקופות כלליות ואפשרות להשאיר הערות על העבודה. בנוגע לשירותים, אנו זקוקים לאפשרות לעובדים להשאיר הערות ולבנות דו"חות על המשימות שהושלמו ביישום. אני גם מעוניינת לבצע חישוב אוטומטי של בונוסים בהתאם למוכרי מכירות או ביצועי KPI ולהגדרות גמישות יותר של ממשק היישום לנוחות העובדים: מה להציג על המסך הראשי, אילו התראות לשלוח, ועל מה לדווח.

Shifton: תודה על המשוב המפורט והמלא, אירינה. האם את יכולה להמליץ על שירות Shifton לבעלי חברות אחרות?

אירינה: אני כבר ממליצה על הכלי ללקוחות שלי, שאני עוזרת להם להקים את בתי הקפה שלהם, מאחר ש-Shifton עוזרת לחסוך כסף, קלה לשימוש ושהעובדים שלי אוהבים אותה. לפני שהתחלתי להשתמש ב-Shifton, בחנתי ביסודיות יותר מ-10 יישומים ותוכנות שונות. בזמנו שמצאתי את Shifton, כבר הסכמתי עם מפתח שהוכן ליצור לנו תוכנית דומה. ו-Shifton פתרה באופן מלא את כל הבעיות שלי עם תזמון ואוטומציה של שכר העבודה.

מפתחי השירות של Shifton הוסיפו תכונה המאפשרת לפטר עובדים של החברה. ניתן לעשות זאת בדף העובדים. על מנת לפטר עובד ולמחוק אותו מרשימת העובדים של החברה, יש ללחוץ על סמל ה־«פיטורים» בצורת «x» צהוב.

בעת פיטורין של עובד, יש לבחור את התאריך ממנו הוא לא יקבל גישה לחברה. החל מהתאריך שנבחר, העובד לא יוכל להיכנס לחשבונו מכל מכשיר שהוא. עם זאת, המערכת תשמור את כל המידע על העובד שפוטר.

בהתחלה, נראה שאין דבר קל יותר מאשר ליצור לוח זמני עבודה לעובדים. כל מה שצריך לעשות זה להכניס את שמות המשפחה של העובדים למסמך אקסל, לקבוע כמה פרמטרים ומשתנים, וללחוץ על Enter. במציאות, הדברים קצת שונים. יצירת לוחות זמנים יומיים לעבודה, במיוחד לוח זמני משמרות, עבור איזשהו סוג של מפעל היא עבודה מפרכת ואחריות ממוקדת על רואי החשבון או מומחי כוח האדם.

איזה מטרות ניתן להשיג עם לוח זמנים לעובדים שמחובר כראוי?

• לסדר את שעות העבודה של העובדים במפעל
• לוודא שהתחייבויות עבודה מסוימות מתבצעות על ידי העובדים
• לחשב נכון את ההכנסות של החברה
• להגדיר את השכר הממוצע של עובדים בודדים ושל כלל המפעל
• וכמובן, לוח זמנים לעבודה שנעשה כראוי משמעו שפחות טעויות ייעשו מצד רואי החשבון בעת חישוב שכר וחופשות

עסקים רבים לא יכולים לספק את שירותיהם בהצלחה או להתקיים מלכתחילה ללא לוח זמני משמרות. חנויות נוחות, מלונות, בתי חולים, שירותי הצלה, תחנות משטרה ומפעלי ממתקים – רשימת המפעלים שתלויים בזאת יכולה להימשך אינסוף, אבל לא הרבה אנשים יודעים איזה קשיים מתמודדים איתם מנהלי כוח האדם בעת התקדמות בלוח זמני המשמרות. במהלך תהליך זה, מומחי כוח האדם צריכים לחדש את כל הפרטים בחשבון, כולל חופשות, ימי מחלה, חגים ממלכתיים, שעות נוספות ורכיבים רבים נוספים. שלא לדבר על אירועים בלתי צפויים שיכולים לקרות לאחר אישור לוח הזמנים, ומנהל כוח האדם יצטרך במהירות להתחיל לעבוד על הלוח מחדש.

לעבוד על לוחות זמנים יומיים עם Shifton

Shifton הוא שירות אופטימלי לתכנון לוחות זמנים מקוונים לעובדים בצורה קלה ומהירה עם יתרונות רבים. הוא נוצר במטרה להקל על העבודה למנכ"לים, רואי חשבון ומנהלי כוח אדם. להלן כמה מהתכונות שהשירות מציע:

• אין צורך לנהל את תהליך העבודה לבד. החלפת הזכות ליצור ולערוך לוחות זמנים למנהלי החברה;
• שירות Shifton יעזור לך ליצור לוח זמני משמרות למספר בלתי מוגבל של עובדים במטרה להפיק את המרב מלוחות הזמנים;
• תכונות Shifton מאפשרות לכוון לוחות זמנים תוך התחשבות בנתונים כמו מספר משמרות, עובדים וימי עבודה;
• בעת יצירת ועריכת לוחות זמני עבודה, תוכל לאפשר החלפת משמרות בין משתמשים עם או בלי פיקוח ניהולי;
• כשקורים דברים בלתי צפויים, תוכל לבצע התאמות מהירות ללוח הזמנים.
• אם תשתמש ב-Shifton, תקבל הודעה על שינויים בלוחות הזמנים ואירועים חדשים בחברה.

שירות Shifton מספק תמיכה טכנית חינמית הזמינה 24/7. תוכל לפנות למפעילינו בכל עת שתזדקק ולקבל תשובות לכל שאלה שעשויה להיות לך. חלק חשוב נוסף בשירות הוא העובדה ש-Shifton מאפשר יצירת לוחות זמנים הן למפעלים קטנים והן לתאגידים גדולים המעסיקים אלפי עובדים.

Shifton מתעדכן באופן קבוע ומנסה להתאים את עצמו לזמנים המשתנים. גם אתה צריך לשפר את עצמך. תפסיק לבזבז זמן על תכנון לוחות זמנים ידניים לעובדים כשיש שירות נוח ואיכותי שעשוי במיוחד לחסוך לך זמן עבודה.

לעיתים קרובות אנו נתקלים במושג התכנון בחיי היומיום שלנו. פעם בשנה אנו מתכננים ביסודיות את הטיולים שלנו, לעיתים רחוקות יותר חושבים על שינוי מקום העבודה או על חגיגת ימי נישואין וחתונות. כמובן, כמעט כולנו מתכננים איך יש להוציא את התקציב החודשי ואיך יחולקו הכספים המשפחתיים. למרבה הצער, בעלי עסקים רבים ועובדים בכירים שוכחים את הצורך בחיזוי ביקוש העבודה. מה שמעניין אף יותר הוא שישנם מנכ"לים שאינם מנצלים מנהלי משאבי אנוש מקצועיים. הם מנהלים ראיונות ומנהלים את העובדים בעצמם. מאמר זה ינסה להסביר מהו חיזוי ביקוש העבודה ולהוכיח שזה חלק נדרש והכרחי בניהול כל חברה.

כולנו מבינים שקשה יותר להשיג הצלחה ללא צוות מוסמך מאשר עם צוות של מומחים. זו הסיבה שמנכ"ל או מנהל משאבי אנוש חייבים להעריך בצורה נכונה את הביקוש לעבודה, לבחור את שיטות החישוב היעילות ביותר ולמצוא מקורות לכיסוי הצורך הזה לפני חיפוש עובדים חדשים. אך לפני שנגיע לשם, עלינו להתחיל ביסודות ולהבין מהו חיזוי ביקוש העבודה.

חיזוי ביקוש העבודה הוא חלק מתהליך תכנון עבודה כולל. המטרה המרכזית שלו היא ליצור רשימה של משרות נדרשות ומומחים שיכולים להיות חיוניים בצמיחת עסקי החברה, להשיג מטרות ויעדים בעתיד הקרוב.

מטרות תכנון העבודה:

• לספק לחברה עובדים נדרשים תוך שמירה על עלויות זמן וכסף נמוכות;

• להחזיק בעסק עובדים מוכשרים ומקצועיים במונחים הקצרים ביותר האפשריים;

• חיזוי ביקוש העבודה מאפשר לצמצם חלקים מיותרים בכוח העבודה או לייעל את עבודתם

• התכנון הנכון והצבת העובדים שומרים על ניצול נכון ויעיל במיוחד של משאבי כל עובד, בהתאם לכישורים, הידע והיכולות שלהם.

גורמים שיש לקחת בחשבון לתכנון עבודה נכון:

• מהי המצב הכספי בחברה שלכם ומהי המצב הכללי הנוכחי של הכלכלה?;

• ארגון מחדש בכוח העבודה (תוכניות לצמצום, פיטורים או העברת עובדים למשרות חדשות. יש לקחת בחשבון גם פרישות וחופשות לידה);

• ניתוח והבנת המצב בשוק התעסוקה ובין המתחרים שלכם זהו נקודה חשובה נוספת;

• רמת המשכורות בחברה;

• אולי אחד הגורמים החשובים ביותר הוא תכנון אסטרטגי ומטרות לחברה.

לדעת באיזה שלב התפתחות נמצאת החברה שלכם צריך להיות אחד הגורמים שאתם מודעים אליו כאשר מחזרים חיזוי ביקוש העבודה. ברוב המקרים, ניתן להשיג תכנון יעיל בתקופות של צמיחה פעילה ובזמן של הקמת המיזם.

לפני שתתחילו בחיזוי ביקוש העבודה, חשוב גם להבין שמדובר בתהליך של פעולות והחלטות משמעותיות עם מטרות ברורות מול עיניו. המטרה המרכזית של התכנון נובעת מהרעיון שכל חברה או מדריך חברתית מצליחה צריכים לשכור ולהעסיק צוות מוסמך בכל המשרות כך שהעבודה תוכל להיעשות באיכות גבוהה ובצורה יעילה.

סוגי חיזוי ביקוש העבודה:

• תכנון אסטרטגי או לטווח ארוך;

• תכנון טקטי (מצבי).

כאשר מתכננים אסטרטגיות, חשוב לפתח תכנית שמטרתה לגלות עובדים פוטנציאליים שיכולים להיות נדרשים על ידי החברה בעתיד. תהליך זה דורש גם יצירת תכנית לפיתוח משאבי אנוש אסטרטגית המעריכה במקביל את הרלוונטיות של משאבים אלה לטווח הארוך.

התכנון הטקטי דורש ניתוח קפדני של הביקוש בארגוני עובדים במהלך תקופה שנקבעה על ידי המנכ"ל. לדוגמה, זה יכול לכלול חודש, רבעון או שנה. הצורך הזה תלוי בכמה גורמים: רמת התחלופה של עובדים בתקופה נתונה, מספר הפרישות, חופשות הלידה וכמו גם צמצומים בכוח העבודה.

תקופות תכנון כוח אדם

• תכנון לטווח קצר — תכנון עד 2 שנים;

• תכנון לטווח בינוני — אסטרטגיה ל-2 עד 5 שנים;

• תכנון לטווח ארוך — תכנון לחמש השנים הבאות ומעבר לכך.

אז בואו נדמיין לרגע שאתם מנהלים חדשים של החברה או מומחי משאבי אנוש. במה כדאי להתחיל בכל הקשור לחיזוי ביקוש העבודה?

ראשית, עליכם לאסוף מידע על התוצאות והיעדים שהחברה צריכה להשיג ברבעון או בשנה הקרובה. אם אתם מומחים למשאבי אנוש, השיגו מידע זה מהממונים עליכם. לאחר מכן, בחנו את כל המטרות, המשימות והתוכניות העסקיות לטווח קצר וארוך.

ברוב המקרים, רואי החשבון ומנהלי מחלקות יעזרו לכם לקבל החלטות בנוגע למיזם שאתם עובדים בו ולתוכניות שלו, בין אם אתם עובדים במשאבי אנוש או מנהלים את המקום.

דברים נדרשים לתכנון מוצלח:

• ראשית, עליכם לעבור בזהירות דרך נתוני העובדים. תזדקקו לגשת לקובצי המקרה האישיים, לחלק שאלונים, ולאסוף מידע הנוגע לכישורים ויכולות של העובדים שאינם קשורים לעבודה שנעשתה במיזם;

• לוח זמנים או לוח עבודה של כל עובדי החברה;

• נתונים על אחוז התחלופה של עובדים במשרות שונות במחלקות השונות.

בשלב זה נערך ניתוח מעמיק של הביקוש לכוח העבודה בחברה עבור משרות שונות בתקופת זמן מסוימת. זהו הזמן שבו עונים על מספר רב של שאלות החיוניות לתהליך התכנון: כמה עובדים יש לשכור, עד כמה מוסמכים הם צריכים להיות, ומה שיותר חשוב, מתי יידרשו עובדים מסוימים למלא משרות מסוימות.

במהלך התהליך הזה, אתם גם מקבלים החלטה אם להביא משאבי אנוש פנימיים או שהכשרה מחודשת של עובדים קיימים תהיה החלטה כלכלית יותר.

לא משנה אם אתם מנכ"לים או מקצועני משאבי אנוש. זכרו שכל תהליך צריך להיות עקבי, מבוסס על החלטות שקולות וגישה מערכתית. ברגע שתתחילו לקחת את עבודה זו ברצינות רבה יותר, תוכלו לגשת לכל משימה, אפילו מסובכת כמו תכנון כוח אדם, בקלות, בהתלהבות ובמסירות.

בחלק הקודם של המאמר הזה, דיברנו על חלק קטן בלבד של מיומנויות מנהיגות שכל מנהל בכיר טוב צריך שיהיו לו. חלק זה הולך לדון בתכונות אופי כמו חוש הומור טוב, סקרנות ויכולת לנהל משא ומתן ולהאציל סמכויות. בואו נתחיל.

היכולת לנהל משא ומתן

בתחילה, זה נראה שאין שום דבר קשה במשא ומתן ובשיחות עסקיות. אנשים נפגשים, מדברים, שותים קפה, משתבחים וחותמים על ערמות של ניירות. כך נראה תהליך משא ומתן טיפוסי בעיני עובד ממוצע ומקנא. מעט אנשים יודעים שניהול משא ומתן הוא אחת ממיומנויות המנהיגות העיקריות. הנושאים החשובים ביותר נידונים, עסקאות במיליונים נחתמות, וההחלטות החשובות ביותר מתקבלות במהלך השיחות והפגישות העסקיות הללו. לכן, אסור לזלזל בערכן של מיומנויות נאותות למשא ומתן. דרך אגב, יש שפע של ספרים בנושא, עם פגישות חודשיות ושנתיות וסדנאות הכשרה המוקדשות למיומנות חשובה זו. אל תהססו לבקר בפגישות האלו ולקרוא כמה ספרים בנושא. אז, אפילו המשא ומתן התובעני והקדחתני ביותר ילך חלק כחמאה.

סקרנות

סקרנות היא תכונת מנהיגות חשובה נוספת של מנהל מקצועי. אם אתה רוצה שהחברה שלך תצמח, עליך להיות סקרן במובן החיובי של המילה. אנחנו לא אומרים שעליך לגלות עניין בחיים האישיים של העובדים שלך, להיות סקרן מי יוצא עם מי ואיפה מישהו בילה את החופשה שלו. אנחנו מדברים על סוג אחר של סקרנות, סקרנות במובן החקרני. חשוב שכשתהפוך למנהל, לא תאבד את הניצוץ והסקרנות שלך, תהיה מעורב בלמידה על טכנולוגיות חדשות בתחום שלך, תבקר בכנסים, תחליף ניסיון עם עמיתים ותצעד קדימה.

היכולת להאציל סמכויות

כאשר עובדים בתפקיד שגרתי, מתרגלים לבצע את כל המטלות לבד. אם אתה רוצה להפוך לראש חברה וללמוד איך לנהל כוח אדם בצורה יעילה, עליך ללמוד כיצד להאציל סמכויות. לא רק שזה יחסוך לך זמן אלא גם יאפשר לך להתאים את זרימת העבודה של החברה מכיוון שכל העובדים יהיו עסוקים במשהו, והם ירגישו מוערכים ונדרשים. רבים חוששים מהצורך לחלק משימות בין העובדים או לתת משימות חשובות לאחד מהם. הבן שאם תעשה זאת כראוי, המחלקה או העסק שאתה מנהל יפעלו כמנגנון אחד.

היכולת להציב יעדים ולהשיג אותם

כל מנהל מנוסה יודע שצריך לנסח משימות כהלכה ולעקוב אחריהן. אם אתה מנהל עסק ללא מטרה ובאופן כאוטי מקבל החלטות לא הגיוניות, דבר טוב לא יצא מזה. מנהל עם מיומנויות מנהיגות גדולות חייב להיות מאוזן, רגוע ולנסח בבירור את המטרות שלו ושל החברה. אז העובדים יראו בו מנהיג וישאפו גם הם להשיג את המטרה המשותפת. המטרות צריכות להיות מובנות, ברורות ומנוסחות היטב. לדוגמה, המטרה להיות הכי טובים בתעשייה שלנו נשמעת מעורפלת. גם לא ברור מדוע אנשים צריכים לשאוף להשיג זאת. אם תציב מטרה לעובדים שלך שנשמעת כמו בשנה הקרובה ההכנסה שלנו צריכה להיות כפולה מההכנסה של השנה הקודמת הם יבינו מה עליהם לעשות וישאפו לתוצאה המבוקשת. עם זאת, כשאתה מציב מטרה פיננסית לפני העובדים שלך, אל תשכח לתגמל אותם לאחר שהיא מושגת.

חוש הומור טוב

חוש הומור הוא תכונת מנהיגות חשובה נוספת שמאפיינת מנהל מוצלח. עם זאת, לתכונה זו יש פרט אחד – לא ניתן ללמוד אותה. או שנולדת עם חוש הומור טוב או שלא. באופן רציני יותר, אנו רוצים להדגיש שמנהל חברה עם חוש הומור טוב הוא נדיר למציאה. יש לכם מזל גדול אם מעבר לכל התכונות שהזכרנו מעלה, אתם גם יודעים לעשות בדיחות אינטליגנטיות ולהבין בדיחות שסופרו על ידי אחרים. עלינו להודות שחוש הומור עוזר לנו במצבים המורכבים ביותר והנראים כבלתי פתירים, שתפגשו בהם למרות המשרה שאתם מחזיקים.

השקפה חיובית על החיים

חיים בעולם המודרני מקשים על שמירה על השקפה חיובית על החיים ועל העולם בכלל. אם אתה רוצה להפוך למנהל חברה באמת מוצלח, אתה חייב להסתכל על הדברים בדרך החיובית ביותר האפשרית. אתה צריך להבין שאתה ראש חברה והמצב רוח שלך, הדעה שלך או ההתייחסות לחיים משפיעה על המצב רוח של כל העובדים שלך. כל פעם שאתה מגיע לעבודה, דמיין שאתה הקפטן של ספינה ענקית. אם תקרין שליליות, אתה תהפוך למתוח ומעוצבן, הספינה שלך תשקע או שכל המלחים ומהנדסי הראש יברחו בעודך נשאר לבד בים העסקי הרועש. אם אתה לא רוצה שזה יקרה, נסה לחפש אושר בדברים הקטנים ולראות את הטוב שבעולם ובעבודתך.

יכולות השראה

שמנו את מיומנות המנהיגות העיקרית, בלעדיה אין טעם להסכים לעבוד במשרה בכירה לקינוח. אם אין לך השראה מהעבודה שהקדשת לה את חייך היומיים, לא תוכל להרתיב את העובדים לניצחונות חדשים. כל מנהל מהשורה הראשונה צריך לדעת איך להשרר אנשים, לתת להם תקווה, להמריצם ולחשוף את הפוטנציאל שלהם. ניתן לשלוט במיומנות זו בקלות אם אתם באמת אוהבים את העבודה שלכם או נלהבים לגבי העסק שלכם. אם אין לך השראה בעצמך, קשה לטפח את ההרגשה ההפוכה במישהו אחר. לכן אנו ממליצים למצוא עבודה שאתה אוהב או זו שמטרידה אותך פחות ומביאה הכנסה טובה.

אם תשלוט בכל המיומנויות האלה, הדרך לקבלת קידום תהיה קלה. שאף, למד, העז ותמיד תשפר את עצמך!