Väliteenuste halduse tarkvara väikeettevõtetele

Enamik väliteenuste halduse platvorme on ehitatud ettevõtetele, kus töötab üle 200 tehniku, on oma IT-osakond ja korporatiivne eelarve. Väikesed teenindusettevõtted jäävad valima kahe halva variandi vahel: tarkvara, mis maksab rohkem kui peaks, või tabelid, mis lagunevad hetkel, kui meeskond kasvab üle viie inimese.

Väliteenuste halduse tarkvara väikeettevõtetele lahendab ühe konkreetse probleemi: kuidas planeerida, töid jagada ja arveid esitada ilma selle halduskoormuseta, mis suurte ettevõtete tööriistadega kaasa käib. Keeruline on leida platvorm, mis ei küsi põhifunktsioonide eest korporatiivset hinda – ega peida just neid võimalusi, mida tegelikult vajate, tasemele, mida te endale lubada ei saa.

Taskukohane väliteenuste tarkvara on viimastel aastatel järele jõudnud. Väiksematele meeskondadele ehitatud platvormid katavad tänaseks planeerimise, tööde jagamise, GPS-jälgimise ja arveldamise ilma pikkade lepingute ja konsultandi juhitud juurutuseta. Aga „väikeettevõtetele ehitatud“ väidab end olevat iga müüja, seega on tähtsam teada, mida tegelikult hinnata, kui lugeda funktsioonide nimekirju.

Mida väikesed teenindusettevõtted tegelikult vajavad (ja mida mitte)

Kõik alljärgnev kehtib just väiksemate meeskondade kohta. Tervikliku pildi sellest, mida väliteenuste halduse tarkvara igas mahus katab, annab tooteülevaade.

Suurettevõtetele mõeldud FSM platvormid armastavad loetleda 150 funktsiooni. Väikeettevõtte jaoks on neist umbes 90% müra. Kui räägime torutööde, elektritööde, kahjuritõrje ja IT-teenuste ettevõtete omanikega, kellel on alla 30 tehniku, kerkivad iga kord esile samad valukohad:

• Tööde planeerimine ilma topeltbroneeringute ja tühjade aukudeta
• Teadmine, kus iga tehnik praegu on – mitte kus ta oli pool tundi tagasi
• Arve saatmine samal päeval, kui töö valmis saab
• Tööde ajaloo ja klienditeabe hoidmine ühes kohas, mitte laiali eri telefonides

Ongi kõik. Ei mingit tehisintellektil põhinevat ennustava hoolduse mootorit. Ei mingit IoT-varade elutsükli moodulit. Kaheksaliikmelise teenindusettevõtte tarkvara ei pea välja nägema nagu NASA missioonijuhtimiskeskus. See peab olema kiire, arusaadav ja piisavalt odav, et ROI oleks näha juba esimesel kuul.

Hea väiketöövõtja tarkvara eristab halvast see, kui kiiresti jõuab uus kasutaja registreerimisest esimese päris töö väljasaatmiseni. Kui vastus on „pärast kahenädalast juurutust ja kolme koolituskõnet“, ei ole see teie jaoks tehtud.

Väliteenuste halduse tarkvara hinnad: mida väikeettevõtted tegelikult maksavad

Räägime numbritest, sest just siin saab enamik väikeettevõtteid näpud põletada. Väliteenuste halduse tarkvara hinnastamine järgib mõnda levinud mudelit ja erinevus kogukulus võib olla hämmastavalt suur.

Kasutajapõhine hind kõlab mõistlikult, kui see on 30-50 USD tehniku kohta kuus. Aga lisage dispetšer, kontoriabiline ja omanik ning maksate järsku kuue koha eest, kuigi väljas on ainult kolm inimest. Mõni platvorm küsib 70-100 USD kasutaja kohta, mis tähendab kümneliikmelisele meeskonnale 700-1000 USD kuus enne, kui ainsatki tööd on välja saadetud.

Siis on veel funktsioonide lukustamise lõks. Algpakett annab planeerimise ja tööde jagamise, aga lukustab arveldamise, aruandluse või GPS-jälgimise „Pro“ taseme taha, mis kahekordistab hinna. Väikeettevõttele ei piisa algpaketist kunagi, aga Pro pakett maksab rohkem kui kontori kuurent.

Shifton Field Service läheneb asjale teisiti. Tasuta pakett katab kuni 2 meeskonnaliiget ja annab täieliku ligipääsu põhifunktsioonidele – ülesannete haldus ja planeerimine, digitaalsed töövormid, mobiilirakendus ja aruanded. Kunstlikke piiranguid pole, funktsioonide lukustamist pole. Kui vajate rohkem kohti, jätkavad tasulised paketid sealt edasi ja iga pakett algab 55-päevase tasuta prooviperioodiga, nii et saate platvormi päris töödel läbi katsetada enne, kui midagi kulutate.

Kui teie meeskond toimetab endiselt tabelite ja rühmavestluste abil, lubab Shifton Field Service’i tasuta pakett kahel inimesel kogu platvormi proovida – seadistamine võtab umbes kolm minutit. Registreeruge ja saatke välja oma esimene töö.

Miks enamik FSM platvorme väikestele meeskondadele alt veab

Põhiprobleem ei ole funktsioonides, vaid eeldustes. Suured platvormid eeldavad, et teil on eraldi dispetšer, kes istub terve päeva laua taga. Väikeettevõttel sellist inimest ei ole. Omanik jagab töid objektilt, samal ajal kui parandab katelt ja teeb pakkumist järgmisele tööle. Väliteenuste haldus väikeettevõttele peab töötama telefonis, kaubiku roolis, ühe käega.

Siis on veel töövoo probleem. Struktureeritud kinnitusahelad on mõistlikud, kui 200 tehnikut annavad aru piirkonnajuhtidele. Viieliikmelises ettevõttes ON tehnik ise kinnitusahel. Kui tarkvara nõuab kolme puudutust ja kinnitusakent lihtsalt selleks, et töö valmis märkida, lõpetavad inimesed selle kasutamise neljapäevaks.

Integratsioonidega on sama lugu. Väike torutööde ettevõte tahab ühendust QuickBooksiga ja võib-olla Google Calendariga. Integratsioonikiht peab olema lihtne ja keskenduma tööriistadele, mida väikeettevõtted päriselt kasutavad, mitte turuplatsile, kus on 400 konnektorit ja kus alustamiseks on vaja API-võtit.

Mida valikute võrdlemisel jälgida

Unustage funktsioonide võrdlustabelid. Iga müüja loetleb neis samad kakskümmend punkti. Siin on see, mis päriselt loeb, kui valite teenindusettevõttele tarkvara – asjad, mis eristavad parimat väliteenuste tarkvara nendest, millele koguneb juba teisest nädalast tolm:

Aeg registreerimisest esimese väljasaadetud tööni

Kui te ei suuda 15 minuti jooksul konto loomisest tööd luua ja tehnikule määrata, on tarkvara väikesele meeskonnale liiga keeruline. Shifton Field Service’is saadab enamik kasutajaid esimese töö välja mõne minutiga pärast registreerumist – lisage meeskond, looge töö, määrake see. Juurutuskõnet pole vaja.

Mobiilikogemus

Avage mobiilirakendus ja proovige töö lõpuni viia. Kui selleks kulub rohkem kui kolm puudutust, on selle kujundanud keegi, kes pole kunagi hooldusbussis istunud. Tehnik peab saama sisse logida, näha oma graafikut, navigeerida objektile, täita vormi ja edasi liikuda. Kõik muu on hõõrdumine.

Küsige prooviperioodi ja laske päris tehnikul rakendust päris tööl kasutada. Mitte demo väljamõeldud andmetega – tavaline teisipäevahommik kolme peatusega ja vahele surutud garantiikäiguga. See ütleb teile rohkem kui ükski funktsioonide leht.

Arveldamise kiirus

Kas arve jõuab välja enne, kui tehnik kliendi õuest välja sõidab? Just siin kaotavad väikeettevõtted kõige rohkem raha. Töö saab valmis teisipäeval, paberid jõuavad kontorisse reedel, arve läheb välja järgmisel esmaspäeval, klient maksab 30 päeva jooksul. Tööst rahani kulub seega kuus nädalat. Shifton Field Service’i arveldusega, mis võtab andmed otse täidetud töövormidelt, võib arve olla kliendi postkastis juba enne lõunat.

Mis juhtub siis, kui algpaketist välja kasvate

Mõni väliteenuste tarkvara töötab viie kasutajaga suurepäraselt, aga muutub kahekümnega valusaks. Kontrollige, kas platvorm kasvab kaasa ilma, et peaksite kolima täiesti teisele tasemele uue liidesega. Te tahate sama tööriista, lihtsalt rohkem ruumi. Ja te ei taha kogu meeskonda ümber õpetada sellepärast, et Business paketil on teistsugune töölaud kui Starter paketil.

Miks Shifton Field Service väikeettevõtetele sobib

Shifton Field Service on ehitatud ettevõtetele, kellel ei ole IT-osakonda. Platvormi kasutavad nii üksikud töövõtjad kui ka mitme haruga ettevõtted, aga tuum on kujundatud 3-30 inimesega meeskondade vajaduste järgi – just selles vahemikus tegutseb enamik teenindusettevõtteid ja just seal jääb enamik FSM tarkvara hätta.

Mõned asjad, mis väikeettevõtte juhtimisel loevad:

• Tasuta pakett katab kuni 2 meeskonnaliiget täisfunktsionaalsusega – see ei ole kärbitud demo, ja tasulised paketid algavad 55-päevase prooviperioodiga
• Saadaval enam kui 40 keeles, nii et kui teie mehed räägivad hispaania, portugali või poola keelt, saavad nad rakendust oma keeles kasutada juba esimesest päevast
• Meeskonna GPS-jälgimine, et dispetšer teaks alati, kus iga tehnik on – tasuline moodul, mida saab prooviperioodi jooksul järele katsuda
• Digitaalsed töövormid asendavad paberi – fotod, allkirjad ja kontrollnimekirjad salvestatakse kohapeal ning on kontoris kohe näha

Kui olete valikuid võrrelnud ja tahate mõista, kuidas väliteenuste haldus ühendab planeerimise, tööde jagamise ja mobiilse täitmise üheks töövooks, tasub see ülevaade saadaolevatest tööriistadest ja sellest, mida need tegelikult tasuta sisaldavad enne mis tahes kohustuse võtmist läbi lugeda.

Tarkvara mittekasutamise tegelik hind

Väikeettevõtted jätavad FSM tarkvara sageli vahele, sest arvavad, et ei saa seda endale lubada. Arvutus ütleb vastupidist. Üks käest lastud kohtumine maksab sõiduaja, kütuse, saamata jäänud tulu ja tihti ka kliendi. Kaks sellist nädalas viieliikmelises meeskonnas teeb aastas 15 000-25 000 USA dollarit raisatud võimekust. See on rohkem, kui enamik FSM platvorme viie aastaga maksab.

Siis on veel arveldamise viivitus. Kuuenädalasest tööst-rahani tsüklist oli juba juttu. Ettevõtte jaoks, mille kuukäive on 40 000 USA dollarit, tähendab see, et 60 000 USA dollarit ripub pidevalt maksmata arvetes. Poolitage see tsükkel ja vabastate 30 000 USA dollarit käibevahendeid – ilma ühtegi laenu võtmata.

Parim väliteenuste tarkvara väikeettevõttele ei ole see, millel on kõige rohkem funktsioone. See on see, mis tasub end ära enne prooviperioodi lõppu.

Millal väike meeskond päriselt väliteenuste tarkvara vajab

Saabub hetk, kus jagatud kalendrist enam ei piisa, ja see saabub varem, kui enamik omanikke ootab. Asi ei ole ainult inimeste arvus – asi on selles, kui palju liikuvaid osi suudab üks inimene korraga peas hoida. Kaks tehnikut püsiklientide juures saavad mälu järgi hakkama. Viis tehnikut, kellest kolmel on sel nädalal tööd ümber tõstetud, enam mitte.

Lugege kaks keskmist rida tähelepanelikult, sest just seal on enamik väikeseid teenindusettevõtteid ja just seal kaob raha märkamatult. Teine sõit maksab kütuse, tunni ja selle aja, mille oleks võinud täita mõni maksev töö. Kolm sellist nädalas tähendab tehnikut, kes teeb suurema osa reedest tasuta tööd.

Mida tasuta väliteenuste tarkvara väikeettevõttele tegelikult katab

Väikesed ettevõtted alustavad tasuta pakettidest ja need erinevad üksteisest rohkem, kui reklaam arvata lubab. Ühel on piiratud kasutajate arv, teisel tööde arv, kolmas annab kõik, aga hoiab mobiilirakenduse tasulise taseme taga – mis lööb kogu mõtte katki, sest just mobiilirakendus on see pool, mida tehnikud päriselt kasutavad. Aus võrdlus ei käi funktsioonide arvu, vaid selle järgi, kus iga pakett otsa saab.

Shifton Field Service on tasuta kuni 2 meeskonnaliikmele ilma ajapiiranguta ning katab ülesannete halduse ja planeerimise, digitaalsed vormid, mobiilirakenduse iOS-ile ja Androidile ning aruanded. Asukoha kontroll, laoarvestus, arveldamine ja kliendiportaal on tasulised moodulid prooviperioodiga. Tegemist on teadlikult kitsa tasuta paketiga – see on mõeldud üksikule tegijale või kahele, mitte kaheksaliikmelisele meeskonnale, kes teeskleb, et piiri pole.

Esimene nädal: milline seadistamine päriselt välja näeb

Väikesed meeskonnad loobuvad tarkvarast esimese kahe nädala jooksul või ei loobu üldse, ja põhjus ei ole peaaegu kunagi funktsioonide nimekiri. Põhjus on see, et keegi peab kliendinimekirja sisse tippima ja kellelgi pole selleks aega. Väljapääs on keelduda kõige korraga üle toomisest.

Alustage ainult järgmisest nädalast. Pange süsteemi need tööd, millest juba teate, määrake need ära ja laske tehnikutel viis päeva telefonist tööd teha. Ärge importige kolme aasta kliendiajalugu, ärge ehitage omi vorme, ärge ühendage raamatupidamist. Kui nädal läheb läbi ja tehnikud lõpetavad küsimise, kuhu nad sõitma peavad, on tööriist ära teeninud õiguse rohkemat kanda.

Läbikukkumine käib vastupidist teed: kaks nädalat seadistamist enne, kui ainsatki päris tööd süsteemi läbi lastakse, ja meeskond, kes on selleks ajaks juba otsustanud, et uus süsteem on lihtsalt paberitöö. Seadistamine on odav siis, kui inimesed juba kasutavad, ja kallis enne seda.

Viis küsimust, mida tasub enne allkirjastamist esitada

Demod on tehtud ilusti välja nägema. Need viis küsimust eristavad platvorme, mis väikesele meeskonnale sobivad, nendest, mis on loodud saja tehniku jaoks ja halvasti väiksemaks tehtud.

Mis juhtub siis, kui telefonil pole levi?

Keldrid, katlaruumid, liftišahtid, hajaasustuse aadressid. Kui rakendus ei suuda tööd enda sees hoida ja hiljem sünkroonida, läheb tehnik tagasi paberi peale just nende käikude puhul, mida on tagantjärele kõige raskem taastada. Laske seda näidata lennukirežiimis, mitte slaidil kirjeldada.

Kui kaua võtab ühe töö teisele tehnikule üleandmine?

See on väikeses ettevõttes kõige sagedasem toiming ja just see, mille demod vahele jätavad. Kui sellele kulub rohkem kui paar sekundit, jäävad dispetšerid seda telefoni teel tegema ja süsteemis olev graafik jookseb paari nädalaga tegelikkusest lahku. Graafik, mida keegi ei usalda, on halvem kui graafiku puudumine.

Mis on päriselt tasuta ja mida tasuta tase teha ei lase?

Küsige piir kirjalikult: kasutajad, tööd kuus või mõlemad. Pakett, mis on kahele inimesele tasuta, on aus. Pakett, mis on tasuta seni, kuni jõuate piirini, millest keegi ei rääkinud, on prooviperiood parema turundusega.

Kellele kuuluvad andmed, kui te lahkute?

Kliendinimekiri, tööde ajalugu, fotod, allkirjad. Eksport peaks olema nupp, mitte pöördumine kasutajatoe poole. Väikesed ettevõtted vahetavad tööriistu sagedamini kui suured ja vahetuse hind koosneb peaaegu täielikult sellest, kui kulukas on oma andmeid välja saada.

Milline näeb tugi välja laupäeval?

Teenindusettevõtted töötavad siis, kui kontorid on kinni. Kui tugi töötab ainult argipäeviti, on parem seda teada enne esimest nädalavahetust, mil midagi katki läheb, mitte selle ajal.

Tabelitest loobumine ilma tööd seisma panemata

Tabel ei ole vaenlane. See on asi, mis hoidis ettevõtte käigus, ja see hoiab seda käigus ka ülemineku ajal. Viga on käsitleda muutust kuupäevana, mil lüliti keeratakse, mitte perioodina, kus kaks asja kattuvad.

Kasutage kaks nädalat mõlemat. Graafik elab uues süsteemis, tabel jääb lahti turvavõrguna, mida keegi ei ole kohustatud uuendama. Kui kahe nädala pärast on tabel vananenud ja keegi pole seda märganud, on muutus kinnistunud. Kui inimesed avavad seda ikka, on midagi uues korralduses aeglasem kui vana viis, ja see tasub üles leida enne, kui asja jõuga läbi surute.

Ainus asi, mida tasub korralikult üle tuua, on kliendinimekiri. Tööde ajalugu võib alata tänasest – poole aasta pärast on teil pool aastat ajalugu ja kaugemale ei vaata praktikas niikuinii keegi. Aastate vanuste käikude importimine on täpselt see koht, kus väikesed meeskonnad kaotavad need kaks nädalat, mida neil ei olnud.

Milline on olukord poole aasta pärast

Esimene muutus, mida väikesed ettevõtted märkavad, ei ole efektiivsus. Vaidlused lihtsalt lõppevad. Klient ütleb, et tehnik ei käinudki; rakendus näitab saabumise kellaaega, fotosid ja allkirja. Tehnik ütleb, et talle ei öeldud varuosadest; töökäsk näitab, mis sellele lisatud oli ja millal ta selle avas.

Teine muutus on vaiksem ja tuleb välja alles pikapeale. Kuna tööd on ühes kohas, hakkavad mustrid välja paistma: klient, kes lükkab aega alati edasi, tööliik, mis ületab alati hinnangu, tehnik, kes võtab vaikselt enda peale keerulised kõned. Midagi sellest jagatud kalendrist välja ei loe, ja kõik see muudab seda, kuidas te järgmist kvartalit hinnastate ja mehitate.

Korduma kippuvad küsimused

Milline on parim väliteenuste halduse tarkvara väikeettevõttele?

Parim valik sõltub meeskonna suurusest ja eelarvest, aga põhinõuded on samad: planeerimine, tööde jagamine, GPS-jälgimine, mobiilsed töövormid ja arveldamine ühel platvormil. Shifton Field Service katab need kõik ning tasuta pakett kuni 2 meeskonnaliikmele ja tasuliste pakettide 55-päevane prooviperiood teevad sellest ühe kättesaadavama valiku väikestele meeskondadele, kes tahavad enne maksmist päris töödel järele proovida.

Kui palju maksab väliteenuste tarkvara väikesele meeskonnale?

Hinnad ulatuvad tasuta pakettidest üle 100 USA dollarini kasutaja kohta kuus. Paljud platvormid pakuvad piirangutega tasuta taset, täisfunktsionaalsusega paketid maksavad tavaliselt 20-50 USA dollarit kasutaja kohta. Jälgige funktsioonide lukustamist – odavaim pakett jätab sageli arveldamise või aruandluse välja.

Kas üksik töövõtja saab FSM tarkvarast kasu?

Jah – ja võib-olla isegi rohkem kui suurem meeskond, sest üksik töövõtja jagab töid, planeerib, arveldab ja käib objektil ühekorraga. Juba lihtsad digitaalsed töövormid ja automaatne arveldamine hoiavad kokku 5-8 tundi nädalas haldustööd. See on peaaegu terve päev, mille eest saaks arve esitada, selle asemel et pabereid korrastada. Enamikul platvormidest, sealhulgas Shifton Field Service’il, on tasuta tase, mis katab ühe kasutaja täieliku ligipääsuga, nii et proovimisega ei kaasne rahalist riski.

Ruslan Nazarov

Shiftoni SEO juht. Kirjutab tööjõu haldamisest, vahetuste planeerimisest ja SaaS-lahendustest ettevõtetele, kes tuginevad tõhusatele meeskonnategevustele.