টেকনিশিয়ান দলের জন্য কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ শিডিউলিং সফটওয়্যার

কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ একসঙ্গে দুটি ঘড়ি ধরে চলে। একটি ধীর ও অনুমেয়: ত্রৈমাসিক চুক্তি, মাসিক বাণিজ্যিক অ্যাকাউন্ট, বার্ষিক পরিদর্শন, সবই অনেক আগে ঠিক করা। অন্যটি তাৎক্ষণিক, কারণ সক্রিয় উপদ্রবে ভোগা কোনও রেস্তোরাঁ টেকনিশিয়ানের পরবর্তী নির্ধারিত ভিজিটের অপেক্ষা করবে না। কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ শিডিউলিং সফটওয়্যারকে দুটোই ধরে রাখতে হয়, একটি যেন অন্যটিকে ভেঙে না ফেলে।

এর সঙ্গে যোগ করুন যে আবহাওয়া বদলালে চাহিদা হঠাৎ বেড়ে যায়, কর্মীবাহিনীর বড় অংশ সারাদিন অফিসের বাইরে থাকে এবং কিছু ট্রিটমেন্ট কেবল সঠিক লাইসেন্সধারী ব্যক্তিই করতে পারেন, তখন শিডিউলিং আর কেরানির কাজ থাকে না। এটি হয়ে দাঁড়ায় প্রতিষ্ঠান কতটা কাজ নিতে পারবে তার সীমা।

কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ শিডিউলিং সফটওয়্যারকে আসলে কী করতে হয়

বাড়তি সব সরিয়ে দিলে চারটি কাজ থাকে। যথেষ্ট ঘণ্টাসহ সঠিক দিনে সঠিক টেকনিশিয়ানকে বসানো। যাঁরা কখনও ল্যাপটপ খুলবেন না, তাঁদের ফোনে পরিকল্পনাটি পৌঁছে দেওয়া। সপ্তাহ প্রকাশের পরে আসা জরুরি কল সামলানো। আর কাজ করা ঘণ্টার সৎ নথি রাখা, যাতে বেতন ও কাজের খরচ অনুমান না হয়।

বাকি সব গৌণ। কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণের শিডিউলিং সফটওয়্যার বিশেষ করে দ্বিতীয় পয়েন্টেই টিকে থাকে বা হারিয়ে যায়, কারণ মাঠের দল যদি অ্যাপ না খোলে, ব্যবস্থার আর কিছুই গুরুত্ব রাখে না।

নিয়মিত ট্রিটমেন্ট এবং যে কলগুলো তা ভেঙে দেয়

এই খাতের আয়ের বড় অংশই চুক্তিভিত্তিক ও পুনরাবৃত্ত। মাসিক চক্রে বাণিজ্যিক রান্নাঘর, ত্রৈমাসিক চক্রে গুদাম, বার্ষিক পরিদর্শনে আবাসিক অ্যাকাউন্ট: চুক্তির সময়েই ঠিক হয়ে যাওয়া বিরতিতে একই সব সম্পত্তি। এই অনুমেয়তাই সমন্বয়কারীর প্রধান সম্পদ, আর প্রতি মাসে তা শূন্য থেকে লেখা উচিত নয়। টেমপ্লেট সপ্তাহের পুনরাবৃত্ত আকৃতি বয়ে নেয়, সিদ্ধান্ত লাগে শুধু ব্যতিক্রমে।

তারপর ফোন বাজে। জরুরি একটি ট্রিটমেন্টকে এমন দিনে ঢোকাতে হয় যা আগেই ভরা, আর কারও ঠিক করতে হয় কার দিন সেটি টানবে। সেই সিদ্ধান্তের দ্রুততম রূপ ফোনের পর ফোন নয়, বরং একটি খোলা শিফট, যা নিতে পারেন এমন প্রত্যেক টেকনিশিয়ানের কাছে প্রকাশ করা হয়, যিনি খালি আছেন তিনি নেন এবং প্রকাশিত শিডিউল একই মুহূর্তে সবার জন্য বদলে যায়। এখানে বিজ্ঞপ্তির ওজন বেশিরভাগ খাতের চেয়ে বেশি, কারণ যাঁদের গায়ে লাগছে তাঁরা ডেস্কে নন, ভ্যানে বা মেঝের নিচে। যে বদল কেউ দেখল না, সেটি বদলই নয়।

মৌসুমি কীটপতঙ্গের চাপ এবং তার পেছনের লোকবল

চাহিদা আবহাওয়ায় চলে, তাই তা অসমান কিন্তু মোটের উপর অনুমেয়। গরম মাসে পিঁপড়া ও বোলতা, তাপ নামলে ইঁদুর, ফসল ওঠার সময় গুদামজাত পণ্যের পোকা। শান্ত মাস আর ব্যস্ত মাসের মধ্যে কাজের পরিমাণ দ্বিগুণ হতে পারে, আর ফেব্রুয়ারিতে আরামে চলা দল জুলাইয়ে কাজ ফিরিয়ে দিতে শুরু করে।

এটি সামলানোর অর্থ মাস ধরে নয়, মৌসুম ধরে লোকবল পরিকল্পনা করা। প্রতি টেকনিশিয়ানের আগের ঘণ্টা দেখায় চাপটা আসলে কোথায় পড়েছে এবং তার কতটা মানুষ না বাড়িয়ে ওভারটাইম দিয়ে ঢাকা হয়েছে, আর এই সংখ্যাটিই মৌসুমি নিয়োগকে যুক্তিসঙ্গত করে। ব্যস্ত সময়ের জন্য বাড়তি টেকনিশিয়ান শিডিউলে ঢোকেন, আর মৌসুমের বাইরে তাঁদের প্রাপ্যতা তাঁদের শিডিউলের বাইরে রাখে, ফলে আপনি যা দেখছেন তা এই সপ্তাহে সত্যিই কারা কাজ করছেন তার প্রতিফলন।

লাইসেন্স, পদ এবং কাকে কোথায় পাঠানো যায়

টেকনিশিয়ানরা একে অন্যের বদলি নন। সনদ এলাকাভেদে আলাদা, কিছু ট্রিটমেন্টে নির্দিষ্ট যোগ্যতা লাগে, আর লাইসেন্সের দিকে এগোনো শিক্ষানবিশকে এমন কারও সঙ্গে সাজাতে হয় যাঁর লাইসেন্স আগে থেকেই আছে। এই শর্তটি পরে যাচাইয়ের বদলে দায়িত্ব দেওয়ার মুহূর্তেই দেখা যাওয়া দরকার।

প্রতিটি কর্মীর রেকর্ডে পদ ও অনুমোদনের স্তর থাকে, তাই যিনি সপ্তাহ গড়ছেন তিনি কাউকে নিশ্চিত করার আগেই দেখতে পান কোন কোন ভূমিকা নিয়ে কাজ করছেন। প্রশিক্ষণ নিজের প্রকল্পের অধীনে স্বতন্ত্র কাজ হিসেবে সাজানো হয় এবং সেই ঘণ্টাগুলো বাকি সবকিছুর মতো একই প্রতিবেদনে জমা পড়ে। বছরের হিসাবে এটি ব্যবস্থাপককে যুক্তিসঙ্গত উত্তর দেয় যে প্রতিষ্ঠান উন্নয়নে কত সময় দিয়েছে, প্রথমটির পাশে দ্বিতীয় কোনও তালিকা না রেখেই।

ঘণ্টা, ওভারটাইম এবং ভিজিটের দিনের আসল খরচ

টেকনিশিয়ানের দিন মাপা হয় ঘণ্টায়, আর ঘণ্টাই পুরো কারবারের খরচের ভিত্তি। পরিকল্পিত দিন আর ঘটে যাওয়া দিনের দূরত্বেই মুনাফা চুপচাপ হারায়: দুই ঘণ্টা বেশি চলা ট্রিটমেন্ট, সাপ্তাহিক ছুটির হারে জরুরি কল, দেরিতে শেষ হওয়া কাজ যা কাউকে এমন ওভারটাইমে ঠেলে দেয় যা কেউ অনুমোদন করেনি।

নির্ধারিত শিফটের বিপরীতে সত্যিকারের শুরু ও শেষ নথিভুক্ত করলেই সেই দূরত্ব বন্ধ হয়। আমাদের টাইম ট্র্যাকিং টুল উপস্থিতির সূত্রটি শিফটের সঙ্গেই ধরে রাখে, সঙ্গে থাকে প্রযোজ্য হার, গোনা ঘণ্টা এবং তার ফলে দাঁড়ানো মোট, ফলে সাপ্তাহিক ছুটির কল পুরো সপ্তাহের গড়ে না মিশে ঠিক সেই হারেই হিসাব হয়। এরপর প্রতিবেদন টেকনিশিয়ান ও প্রকল্প ধরে হার অনুযায়ী ঘণ্টা ভাগ করে, আর সেটিই বেতনের সংখ্যাকে ব্যবস্থাপনার সংখ্যায় বদলে দেয়। কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণের কর্মীবাহিনী ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের এই অংশটিই সবার আগে নিজের খরচ তুলে আনে।

টেকনিশিয়ান কোথায় ছিলেন তার নিশ্চয়তা

গ্রাহকের সম্পত্তিতে করা কাজ নিয়ে মাঝে মাঝে প্রশ্ন ওঠে, আর উত্তরটি কারও স্মৃতির চেয়ে ভালো হওয়া দরকার। জিওলোকেশন মানচিত্র নির্বাচিত টেকনিশিয়ানের নথিভুক্ত অবস্থান নির্বাচিত সময়ের জন্য দেখায়, সঙ্গে মানচিত্রে রুটের ইতিহাস, যা জানায় ব্যক্তিটি শিডিউলে বলা জায়গায় ছিলেন কি না। এটি ফ্রি প্ল্যানের অংশ নয়, একটি সবেতন মডিউল, আর এটি পরিকল্পনার যন্ত্র নয়, কেউ ইতিমধ্যে কোথায় ছিলেন তার নথি।

ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার এবং Shifton কোথায় সীমা টানে

পাশাপাশি দুটি শ্রেণিকে আলাদা করা দরকার। ফিল্ড সার্ভিস স্যুট হিসেবে বিক্রি হওয়া কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার গ্রাহকের রেকর্ড, কাজের ইতিহাস ও ট্রিটমেন্টের নথি বহন করে। Shifton এর কোনওটিই করে না। আর যাঁরা কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার খোঁজেন, তাঁরা সাধারণত দুটি আলাদা জিনিসের একটি বোঝান: যে সফটওয়্যার গাড়ির রুটে থামার ক্রম সাজায়, অথবা যে সফটওয়্যার ঠিক করে কোন টেকনিশিয়ান কাজ করবেন এবং কাজটি তাঁর সামনে তুলে ধরে। Shifton স্পষ্টভাবেই দ্বিতীয়টি। এটি মানুষ সাজায়, যাত্রার ক্রম সাজায় না।

গ্রাহকের দিকটির জন্য যেসব প্রতিষ্ঠান আগে থেকেই ফিল্ড সার্ভিস স্যুট চালায়, তাদেরও প্রাপ্যতা, ছুটি, ঘণ্টা ও খরচের জন্য কর্মীবাহিনীর স্তরটি দরকার হয়। বাকি সব আধুনিক হয়ে যাওয়ার অনেক পরেও সাধারণত এই অংশটিই স্প্রেডশিটে পড়ে থাকে।

কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ শিডিউল অ্যাপ কীভাবে বাছবেন

অফিসে নয়, মাঠে পরীক্ষা করুন। বহরের সবচেয়ে পুরোনো ফোনে ইনস্টল করুন, একটি সপ্তাহ প্রকাশ করুন, তারপর ইচ্ছে করেই সেই সপ্তাহ ভাঙুন: দুটি জরুরি কল যোগ করুন, একজন টেকনিশিয়ানকে অসুস্থতার কারণে সরান এবং মাপুন সামলাতে কত সময় লাগে আর যাঁদের গায়ে লাগছে তাঁরা কত দ্রুত জানেন। একজন টেকনিশিয়ানকে ছুটির আবেদন পাঠাতে বলুন এবং কতবার ট্যাপ করতে হলো গুনুন। নিশ্চিত হয়ে নিন ঘণ্টাগুলো সেই ব্যবস্থায় রপ্তানি হয় যেখানে বেতন চলে, কারণ যে প্রতিবেদন কেউ সরাতে পারে না, সেটি কেউ ব্যবহারও করে না।

Shifton দশ জন সদস্য পর্যন্ত সময়ের সীমা ছাড়াই ফ্রি, যা ছোট প্রতিষ্ঠান বা একটি দলের জন্য পুরোপুরি যথেষ্ট, আর সবেতন প্ল্যানে যোগ হয় বহু প্রকল্পের কাঠামো, গভীর প্রতিবেদন ও জিওলোকেশন মডিউল। ওই সীমার উপরে সবেতন প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাসে হিসাব হয়। যেসব প্রতিষ্ঠান অনেক সম্পত্তিতে টেকনিশিয়ান পাঠায় বারবার, তারা প্রায়ই আমাদের পুল সার্ভিস শিডিউলিং পাতাটিও পড়ে, কারণ লোকবলের ধরনটি কাছাকাছি। শিডিউল যদি এখন শেয়ার করা স্প্রেডশিট আর গ্রুপ চ্যাটে থাকে, তবে আগে ঠিক করার জিনিসটি স্প্রেডশিট নয়। সেটি হলো একটি বদল কত দ্রুত ভ্যানে পৌঁছায়।