Top 6 lựa chọn phần mềm luật thực tiễn cho đội ngũ pháp lý hiện đại

Công việc pháp lý diễn ra đúng giờ. Tiếp nhận tại quầy lễ tân bắt đầu lúc 8 giờ. Các phiên tòa thay đổi. Các đối tác điều phối các cuộc họp với khách hàng. Các trợ lý pháp lý xử lý nộp đơn, phát hiện, và thư từ. Các đội ngũ lai di chuyển giữa văn phòng, nhà, và tòa án. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, mọi người va chạm và hạn chót bị trễ. Phần mềm pháp lý phù hợp cho lên lịch và kiểm soát thời gian cung cấp cho mọi người một bức tranh giống nhau: ai đang trực, ở đâu, và khi nào—cộng với bảng chấm công sạch mà tài chính có thể tin tưởng.

Tại sao một hệ thống lại quan trọng ngay bây giờ

Khách hàng mong đợi câu trả lời nhanh và nộp đơn đúng hạn. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn quản lý lịch trình trong các chuỗi email và cuộc trò chuyện hành lang. Điều đó bị phá vỡ trong các ngày ốm, thay đổi tòa án, hoặc khi có một đợt tiếp nhận mới. Một danh sách chia sẻ đơn giản với cập nhật trực tiếp biến sự hỗn loạn thành thói quen. Nó cũng bảo vệ thời gian tập trung cho các luật sư và khép vòng tròn giữa văn phòng đầu, đội ngũ vụ án, và tài chính.

Vấn đề bạn thấy khi không có một hệ thống

• Các ca làm việc chồng chéo trong khi lễ tân không được che phủ.

• Luật sư bị đặt lịch hai lần; các cuộc họp tòa án và khách hàng xung đột.

• Các mục thời gian được gửi muộn; việc lập hóa đơn chờ đợi chỉnh sửa.

• Các trợ lý pháp lý theo dõi cập nhật qua email, cuộc trò chuyện và bảng tính.

• Nhân viên từ xa bỏ lỡ những thay đổi phút chót; không ai thấy ai đang thực sự có mặt.

Đây không phải là những vấn đề 'CNTT' trừu tượng. Chúng là hạn chót bị bỏ lỡ và công việc phải làm lại. Không có lên lịch và kiểm soát thời gianđáng tin cậy, mỗi lần sửa chữa cần một cuộc gọi điện thoại và một lời xin lỗi.

Phần mềm hợp lý hóa lên lịch và kiểm soát thời gian thực sự có ý nghĩa gì đối với một đội ngũ pháp lý

Ở mức độ đơn giản nhất, lên lịch và kiểm soát thời gian cho hoạt động là một danh sách trực tiếp liên kết với công việc thực: các vụ án, phiên tòa, thăm khách hàng và hạn chót nội bộ. Nó cho thấy ai xử lý điện thoại, ai đang ở tòa án, ai xử lý nộp đơn, và ai phê duyệt thời gian. Nó phải tôn trọng vai trò và quyền riêng tư. Nó phải hoạt động khi tín hiệu yếu (tầng hầm, tòa án, thang máy) và vẫn đồng bộ một khi thiết bị kết nối trở lại.

Trong thực tế, phần mềm tốt lên lịch và kiểm soát thời gian xây dựng lịch trình quanh thực tế của bạn:

• Tòa án dời ngày sáng nay. Bạn chỉ định lại nhân sự cho tiếp nhận, chuyển một đối tác sang chuẩn bị, và gửi thông báo cho nhóm xét xử trong một phút. this morning. You re-assign coverage for intake, shift a partner to prep, and push alerts to the trial team in one minute.

• Tư vấn buổi tối lấp đầy lịch trình. Bạn thêm một ca lễ tân thứ hai, mời một trợ lý pháp lý song ngữ, và công bố giờ làm mới cho nhóm trang web.

• Thay thế khẩn cấp cho một phiên xét xử. Một luật sư dự phòng nhận được thông báo, nhấn 'chấp nhận', và chế độ hiển thị ngày cập nhật cho mọi người—lễ tân, lập hóa đơn, và hỗ trợ kiện tụng.

• Đối phó nhiều văn phòng. Văn phòng trung tâm và ngoại ô làm việc theo mẫu chia sẻ. Các lãnh đạo địa phương quản lý nhân sự của họ trong khi trụ sở thấy toàn cảnh.

Kết quả là buồn tẻ theo mục đích: ít bất ngờ hơn và bàn giao sạch hơn.

Cách chọn: danh sách kiểm tra ngắn hiệu quả

Khi bạn so sánh lên lịch và kiểm soát thời gian cho công ty của bạn, hãy sử dụng danh sách này để phân biệt giữa sự thu hút và giá trị thực sự:

• Chế độ ngoại tuyến. Việc chấm công và ghi chú phải hoạt động mà không cần tín hiệu; dữ liệu nên đồng bộ sau.

• Chấm công di động. Điện thoại hoặc ki-ốt chia sẻ với mã PIN/QR; phê duyệt nhanh của người giám sát.

• Vai trò và quyền hạn. Cộng sự, lãnh đạo thực hành, trợ lý pháp lý, và lễ tân chỉ thấy điều họ cần; quản lý phê duyệt thời gian.

• Thông báo số lượng lớn. Thúc đẩy thay đổi lịch trình cho tòa án, thăm khách hàng, và nộp đơn gấp.

• Mẫu ca trực và nhiệm vụ. Lễ tân, nhiệm vụ tòa án, tiếp nhận khách hàng mới, đánh giá tài liệu, chuyển phát thư.

• Theo dõi thời gian cho bảng chấm công tổng hợp. Một yêu cầu xuất khẩu qua các đội ngũ và công việc.

• Giao diện người dùng đa ngôn ngữ. Màn hình rõ ràng cho các đội ngũ và khách hàng pha trộn.

• Làm quen nhanh chóng. Nhập từ bảng tính; mời qua liên kết; hoạt động trong cùng tuần.

• Báo cáo đơn giản. Giờ làm việc theo người, đội, và công việc; giờ làm thêm và khoảng trống che phủ.

6 công cụ hàng đầu cho hoạt động pháp lý

Dưới đây là cái nhìn trung lập về các công cụ được sử dụng để lập kế hoạch nhân sự xung quanh công việc pháp lý. Nó tập trung vào cách các đội ngũ lên lịch, giao tiếp, và theo dõi thời gian—không phải quản lý vụ án hay hệ thống tài liệu. Những lựa chọn này thường nằm bên cạnh các công cụ lịch của bạn và, trong nhiều công ty, bên cạnh những công cụ được sử dụng cho công việc vụ án. lên lịch và kiểm soát thời gian phần mềm vụ án

1) Shifton — được xây dựng cho bao phủ trực tiếp và thời gian sạch

Shifton là một lớp vận hành nhẹ dành cho các công ty cần danh sách rõ ràng, trao đổi nhanh và bảng chấm công đáng tin cậy. Nó không cố gắng thay thế hệ thống vụ án của bạn hoặc trở thành hồ sơ của bạn. Thay vào đó, nó làm cho kế hoạch hàng ngày trở nên rõ ràng và giữ cho dữ liệu thời gian sạch sẽ. lên lịch và kiểm soát thời gian of record. Instead, it makes the daily plan visible and keeps time data clean.

Tại sao các đội chọn Shifton

• Khởi động nhanh. Nhập nhân viên, nhóm theo văn phòng và thực hành, và công bố danh sách đầu tiên trong một phiên.

• Mẫu sẵn có. Lễ tân, tiếp nhận đột xuất, nhiệm vụ tòa án, chạy thư, đường dây nóng ngoài giờ, xem xét phát hiện.

• Thông báo trực tiếp. Tòa án di chuyển? Đẩy một thay đổi đến nhóm đúng trong vài giây.

• Chấm công mọi nơi. Di động và ki-ốt với mã PIN/QR; phê duyệt của người giám sát ngay lập tức.

• Thu thập ngoại tuyến. Tầng hầm và tòa án thường có tín hiệu yếu; chấm công sẽ đồng bộ sau.

• Định vị địa lý (tùy chọn). Xác nhận sự hiện diện tại văn phòng, tòa án, hoặc địa điểm khách hàng.

• Nhân đôi ca trực. Nhân bản một tuần cho một văn phòng mới hoặc nhóm thực hành.

• Vai trò và quyền. Cộng sự và lãnh đạo quản lý nhân sự của họ; HR và tài chính thấy toàn bộ.

• Bảng chấm công hợp nhất. Một yêu cầu xuất khẩu mà tài chính có thể thả vào lập hóa đơn.

• Màn hình đa ngôn ngữ. Hữu ích cho đội ngũ tiếp nhận trong cộng đồng đa dạng.

• Báo cáo đơn giản. Bao phủ, làm thêm giờ, và chấm công muộn chỉ trong nháy mắt.

Shifton ngồi cạnh các công cụ xử lý vụ án của bạn, không cố gắng trở thành lên lịch và kiểm soát thời gian. Các đội ngũ vẫn giữ hệ thống vụ án của họ và sử dụng Shifton cho lên lịch—phần mà nhiều bộ máy không giải quyết sạch sẽ. lên lịch và kiểm soát thời gian bộ máy

2) Clio

• Được biết đến rộng rãi trong quản lý vụ án và thời gian/lập hóa đơn.

• Lịch và nhiệm vụ vững chắc; các danh sách theo kiểu ca trực có thể cần bổ sung hoặc giải pháp thay thế.

• Tốt cho các công ty nhỏ và độc lập; các đội ngũ lớn hơn có thể kết hợp nó với một bộ lên lịch chuyên dụng.

• Các ứng dụng di động bao quát những điều cơ bản; chức năng vận hành thay đổi tùy theo thiết lập.

3) PracticePanther

• Theo dõi vụ án và lập hóa đơn với bộ hẹn giờ tích hợp.

• Lịch làm việc; bao phủ ca làm việc nâng cao thường cần kế hoạch bên ngoài.

• Cổng thông tin khách hàng rõ ràng; truyền tin vận hành có thể hạn chế.

• Hữu ích cho các công ty muốn một hệ thống vụ án gọn gàng cộng với lịch trình đơn giản.

4) MyCase

• Giao tiếp khách hàng và chia sẻ tài liệu là điểm mạnh.

• Theo dõi thời gian được tích hợp; lập kế hoạch che phủ cơ bản hơn.

• Dễ dàng cho đội nhỏ; danh sách nhiều văn phòng phức tạp có thể cần công cụ khác.

• Báo cáo đơn giản cho giờ làm việc và hóa đơn.

5) Smokeball

• Quy trình công việc và mẫu vụ án giúp các đội nhỏ di chuyển nhanh chóng.

• Thu thập thời gian mạnh mẽ; điều khiển ca trực sống ít quan trọng hơn.

• Tập trung vào máy tính để bàn là phổ biến; sử dụng di động thay đổi theo đội ngũ.

• Hoạt động tốt nhất khi kết hợp với một lớp lên kế hoạch cho hoạt động.

6) CARET Legal (ex-Zola Suite)

• Email, nhiệm vụ, và tài liệu trong một nơi.

• Thời gian và lập hóa đơn được tích hợp; bao phủ ca trực thường cần thêm thiết lập.

• Tốt cho các công ty muốn một nền tảng tất cả trong một.

• Các đội ngũ vận hành lớn thường bổ sung một công cụ lịch trình chuyên dụng.

Mỗi công cụ có thể ngồi cạnh phần mềm vụ án của bạn. Sự khác biệt xuất hiện vào những ngày bận rộn: bạn có thể đổi chỗ cho người, thông báo đội ngũ, và kết thúc thời gian nhanh như thế nào? lên lịch và kiểm soát thời gian phần mềm vụ án

Ảnh chụp so sánh bằng ngôn ngữ đơn giản

Đối với công việc ngoại tuyến, Shifton tập trung vào việc chấm công đáng tin cậy và đồng bộ sau; nhiều công cụ tập trung vào vụ án giả định tín hiệu không ngừng. Các ứng dụng di động tồn tại trên hầu hết các lựa chọn, nhưng ki-ốt, mã PIN/QR, và phê duyệt nhanh của Shifton được tối ưu hóa cho đội lễ tân và tòa án. Vai trò và quyền là tiêu chuẩn ở khắp nơi; Shifton bổ sung quyền giám sát đơn giản cho việc trao đổi trực tiếp. Mẫu xuất hiện ở hầu hết các nền tảng, nhưng mẫu nhiệm vụ của Shifton được xây dựng cho lễ tân, tòa án, và xoay vòng tiếp nhận. Thông báo là phổ quát, nhưng phát sóng tập trung vào hoạt động trong Shifton ánh xạ đến các đội ngũ và địa điểm. Bảng chấm công hợp nhất mạnh trong Shifton và trong các hệ thống ưu tiên lập hóa đơn; sự khác biệt là độ sạch của xuất khẩu sau một tuần đầy khó khăn. Khả năng hiện thị nhiều văn phòng có thể trên các nền tảng; Shifton giữ một cái nhìn danh sách mỗi văn phòng với giám sát trung tâm. Kết nạp thường nhanh hơn trong Shifton vì nó bắt đầu với nhập khẩu và mẫu thực tế thay vì di chuyển lớn qua phần mềm và tài liệu. lên lịch và kiểm soát thời gian phần mềm

Tại sao Shifton dẫn đầu trong các phương án cho các đội ngũ pháp lý hiện đại lên lịch và kiểm soát thời gian Nhiều phần mềm

được xây dựng xung quanh vụ án và lập hóa đơn, không phải bao phủ trực tiếp. Shifton lấp khoảng trống đó với các điều khiển đơn giản, đã được kiểm nghiệm trên thực địa. lên lịch và kiểm soát thời gian vụ án

• Gọi buổi tối tăng đột biến. Việc tiếp nhận tăng sau 6 giờ chiều. Một lãnh đạo nhân bản ca làm lễ tân, kéo hai người đến ca muộn hơn, và gửi thông báo. Điện thoại được che phủ mà không gây nhầm lẫn làm thêm giờ.

• Tòa án hoãn lại vào buổi trưa. Phiên xét xử chuyển đến thứ Năm. Lãnh đạo kiện tụng phân công lại thời gian chuẩn bị, thêm nhiệm vụ vận chuyển, và thông báo nhóm trong một cú nhấp.

• Làn sóng khách hàng mới. Marketing khởi chạy một chiến dịch. Bạn thêm một làn tiếp nhận thứ hai trong hai tuần và công bố nó cho lễ tân, với việc đánh dấu che phủ song ngữ rõ ràng.

• Kiểm soát nhiều văn phòng. Lãnh đạo trạm quản lý danh sách của họ; trụ sở thấy năng lực và rủi ro, không phải ghi chú riêng tư.

• Làm quen nhanh chóng. Mời qua liên kết và hiển thị hai màn hình. Nhân viên mới chấm công từ ngày đầu tiên mà không cần đào tạo.

• Tín hiệu yếu, không vấn đề. Mọi người ghi lại thời gian trong thang máy và tòa án; chấm công vẫn sẽ đồng bộ sau.

Trường hợp nhỏ từ thực địa

Công ty luật khu vực, 60 nhân viên
Nhu cầu. Ngoài giờ và bàn giao bị bỏ lỡ giữa lễ tân và hỗ trợ kiện tụng. Lập hóa đơn đóng muộn mỗi tháng.
Thiết lập. Nhập nhân viên theo văn phòng; tạo mẫu cho lễ tân, nhiệm vụ tòa án, chuyển phát thư, và đường dây nóng; cho phép phê duyệt của người giám sát; thiết lập các điểm định vi đơn giản tại văn phòng và tòa án địa phương.
Kết quả. Khoảng cách che phủ giảm trong hai tuần. Giờ làm thêm ổn định. Xuất khẩu đến đúng hạn và khớp hóa đơn. Kết hợp Shifton với phần mềm xử lý vụ án của công ty giữ cho các phiên xét xử và tiếp nhận nhất quán. lên lịch và kiểm soát thời gian phần mềm xử lý vụ án

Đội ngũ kiện tụng với lịch tòa dày đặc
Nhu cầu. Lịch trình thay đổi thường xuyên gây ra hoán đổi phút cuối và cuộc trò chuyện nhóm dài.
Thiết lập. Nhóm dự phòng với thông báo đẩy; chấm công bằng ki-ốt tại quầy lễ tân; tóm tắt 'kế hoạch của ngày mai' hàng đêm.
Kết quả. Thay thế xảy ra trong vài phút. Ít nhiệm vụ bị bỏ lỡ hơn; bàn giao sạch hơn cho chuẩn bị xét xử.

Thực hành nhiều văn phòng
Nhu cầu. Ba địa điểm sử dụng các bảng tính khác nhau; trụ sở không có cái nhìn trực tiếp.
Thiết lập. Mẫu chia sẻ giữa các văn phòng; lãnh đạo địa phương phê duyệt thời gian; tài chính kéo một yêu cầu xuất khẩu duy nhất mỗi thứ sáu.
Kết quả. Che phủ có dự đoán, đóng cửa nhanh hơn, và ít cuộc gọi cuối tuần hơn. Trụ sở giữ một cái nhìn trên toàn bộ văn phòng, trong khi hệ thống vụ án vẫn tập trung vào các vụ án và tài liệu. lên lịch và kiểm soát thời gian phần mềm vụ án

Lỗi thường gặp (và cách tránh chúng)

• Bỏ qua công việc ngoại tuyến. Tòa án và thang máy làm tín hiệu bị gián đoạn. Nếu chấm công thất bại ở đó, hãy chọn một công cụ khác.

• Không có vai trò hoặc quyền Không có sự cho phép của người giám sát, trụ sở trở thành một nút cổ chai.

• Thực hiện tới hạn nặng. Nếu cài đặt cần hàng tuần, nhân viên sẽ tiếp tục sử dụng cuộc trò chuyện. Yêu cầu nhập bằng tệp và mời qua liên kết.

• Không có thông báo phát sóng. Các thay đổi lịch trình phải đến đúng người nhanh chóng.

• Không có thời gian hợp nhất. Nếu bảng chấm công cần dọn dẹp thủ công, thì lợi ích sẽ biến mất.

FAQ

Có hỗ trợ ngoại tuyến không?

Có trong Shifton. Mọi người chấm công nơi tín hiệu yếu và dữ liệu đồng bộ sau.

Tốc độ thực hiện nhanh như thế nào?

Nhập nhân viên, đặt mẫu nhiệm vụ, mời qua liên kết và công bố. Nhiều công ty vận hành một danh sách trực tiếp trong cùng tuần.

Làm thế nào để chúng tôi thiết lập vai trò và quyền hạn?

Cung cấp cho các đối tác và lãnh đạo thực hành quyền trên đội ngũ của họ. HR và tài chính giữ tầm nhìn toàn bộ, trong khi lễ tân và trợ lý pháp lý chỉ thấy điều họ cần.

Chấm công di động tại chỗ?

Có. Nhân viên sử dụng điện thoại hoặc ki-ốt chia sẻ với mã PIN/QR. Người giám sát phê duyệt các ngoại lệ ngay lập tức.

Chúng tôi có thể trao đổi ca nhanh chóng giữa các văn phòng không?

Có. Sử dụng nhóm dự phòng và thông báo dựa trên địa điểm; sự chấp nhận đầu tiên cập nhật danh sách cho tất cả mọi người.

Điều này có thay thế hệ thống vụ án của chúng tôi không?

Không. Shifton bổ sung cho phần mềm vụ án của bạn về các vụ và tài liệu bằng cách xử lý che phủ trực tiếp và thời gian. lên lịch và kiểm soát thời gian phần mềm vụ án

Kết luận

Shifton phù hợp với các đội ngũ pháp lý cần bao phủ rõ ràng, trao đổi nhanh và thời gian sạch—mà không thay đổi cách họ quản lý các vụ án. Nó giảm căng thẳng cho các đối tác, trợ lý pháp lý và các đội ngũ tiếp nhận bằng cách giữ một kế hoạch trực tiếp trên các văn phòng và lịch làm việc lai. Nó cũng giúp bất kỳ hoạt động kinh doanh dựa trên ca làm việc nào—bán lẻ, hậu cần, dịch vụ—chạy các ngày làm việc ổn định hơn. Quan trọng nhất, Shifton bổ sung cho phần mềm vụ án của bạn, thay vì cạnh tranh với nó. lên lịch và kiểm soát thời gianphần mềm vụ án

Tạo tài khoản Shifton của bạn và lên lịch cho đội ngũ pháp lý đầu tiên của bạn ngay hôm nay.