ในสภาพแวดล้อมธุรกิจทุกวันนี้ การจัดการกะที่มีประสิทธิภาพมีบทบาทสำคัญในการสร้างความมั่นคงและประสิทธิภาพของทีม การจัดตารางเวลาที่เหมาะสมไม่เพียงแต่เพิ่มแรงจูงใจของพนักงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน ทำให้ความเสี่ยงของการทำงานหนักเกินหรือเบาบางลงลดลงได้ ในคู่มือนี้ เราจะนำเสนอขั้นตอนพื้นฐาน 11 ข้อที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบการทำงานเป็นกะให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณปรับปรุงความเข้าใจภายในทีมของคุณ ปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวม เจาะลึกในรายละเอียดและสร้างตารางการทำงานที่สมบูรณ์แบบเพื่อช่วยธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จ!
ประโยชน์สำคัญ 10 ข้อของการวางแผนกะ
การวางแผนกะเป็นกระบวนการสำคัญเพื่อรักษาให้ทีมของคุณจัดระเบียบและให้แน่ใจว่าภารกิจสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในส่วนนี้เรามาดูประโยชน์สำคัญ 10 ข้อของการจัดการกะที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไมแง่มุมนี้จึงสำคัญต่อความสำเร็จทางธุรกิจ
1. ประหยัดเวลา
ประสิทธิภาพด้านครังเป็นมุมหินของการวางแผนกะที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งแสดงออกมาในรายละเอียดดังนี้:
- การทำงานเป็นระเบียบ: โดยการใช้ตารางกะที่มีโครงสร้างดี พนักงานสามารถเชื่อมต่อหน้าที่ของตนได้อย่างกลมกลืนโดยไม่มีความสับสน การรวบรวมที่เรียบร้อยนี้ลดเวลาที่เสียไป โดยให้ความสำคัญกับหน้าที่ของตนอย่างมีประสิทธิภาพ
- โซลูชันอัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาขั้นสูงจะทำให้กระบวนการจัดตารางเวลาเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้จัดการสามารถหลีกเลี่ยงการจัดการด้วยมือที่ใช้เวลามาก เครื่องมือเหล่านี้ไม่เพียงแตสร้างตารางแรกเริ่มเท่านั้น แต่ยังปรับเปลี่ยนได้รวดเร็วในเวลาจริงเมื่อการงานเปลี่ยนแปลงเนื่องจากตัวแปรที่ไม่คาดคิด เช่น การขาดงานหรือความต้องการที่ผันผวน
- ความสามารถในการปรับตัวและความยืดหยุ่น: ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ความสามารถในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างเร็วเป็นสิ่งสำคัญ ระบบอัตโนมัติอนุญาตให้ปรับคนเป็นภาระหน้าที่ตามความต้องการขณะนั้นในทันที เช่น ถ้าความต้องการพุ่งสูงทันที ผู้จัดการสามารถเรียกพนักงานเพิ่มเติมหรือย้ายพนักงานจากพื้นที่ที่มีการทำงานน้อย
- การปลดเปลื้องเวลาการจัดการ: ผู้จัดการมักพบกับภาระงานด้านบริหาร ด้วยการจัดตารางเวลาอัตโนมัติ พวกเขาสามารถเปลี่ยนความพยายามไปสู่การวางแผนทางยุทธศาสตร์และการเป็นผู้นำ ซึ่งมีสมาธิกับการริเริ่มที่สามารถก่อให้เกิดการเติบโตและนวัตกรรม การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพของพวกเขา แต่ยังเพิ่มขวัญกำลังใจของทีม โดยผู้จัดการพร้อมสำหรับการสนับสนุนและคำแนะนำมากขึ้น
2. ควบคุมค่าใช้จ่ายแรงงาน
การวางแผนกะที่มีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการค่าใช้จ่ายแรงงาน ช่วยให้การจัดงบประมาณตรงเป้าหมายอย่างเหมาะสม:
- การประเมินภาระงาน: การประเมินรูปแบบภาระงานที่ครอบคลุมช่วยให้ผู้จัดการทราบจำนวนคนทำงานที่ต้องการในช่วงเวลาหนึ่งๆ โดยการเหมาะสมระดับบุคลากรกับงานที่คาดการณ์ไว้ องค์กรสามารถลดความเสี่ยงของการมีพนักงานมากเกินไปในช่วงเวลาที่ว่างลง หรือมีพนักงานน้อยเกินไปในช่วงเวลาที่คับคั่ง
- การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูล: การใช้อะนาลิติกส์เปิดเผยแนวโน้มค่าใช้จ่ายแรงงาน เพื่อแสดงเรื่องที่อาจลดค่าใช้จ่ายได้ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลผลิตภาพทางประวัติอาจชี้ถึงกะที่โอเทอมสูงเป็นพิเศษ ด้วยข้อมูลเชิงลึกนี้ ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเรื่องระดับบุคลากรที่ได้รับข้อมูลดีขึ้น ลดชั่วโมงที่ไม่จำเป็นในขณะที่ยังรักษาคุณภาพบริการ
- การป้องกันความเหน็ดเหนื่อยทางใจ: การจัดกะที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ควบคุมค่าใช้จ่าย แต่ยังเพิ่มความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานด้วยการกระจายภาระงานอย่างเท่าเทียมในทุกกะ วิธีนี้ช่วยลดความเสี่ยงของความเหนื่อยล้าและการขาดงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจนำมาถึงค่าใช้จ่ายแรงงานที่ไม่คาดคิดและลดผลิตภาพลง
- การบำรุงรักษางบประมาณ: การมีภาพที่ชัดเจนของค่าใช้จ่ายแรงงานช่วยให้การสร้างงบประมาณที่ถูกต้องมากขึ้น เมื่อคุณสามารถพยากรณ์ค่าใช้จ่ายแรงงานจากตารางเวลาที่ปรับแต่งได้ การอยู่ในกรอบการเงินและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดจะง่ายขึ้นมาก
3. เพิ่มผลิตภาพ
ความสัมพันธ์ระหว่างการวางแผนกะและผลิตภาพเป็นสิ่งสำคัญต่อองค์กรที่ประสบความสำเร็จใดๆ:
- ชั่วโมงงานที่เหมาะสม: การจัดตารางเวลาที่สอดคล้องกับช่วงเวลาที่พนักงานทำงานดีที่สุด—เช่นเดียวกับการจัดวางกะให้อยู่ใกล้เวลาที่พลังงานตามธรรมชาติสูงสุด—จะเพิ่มการมั่นคงใจและผลผลิต เมื่อพนักงานรู้สึกว่าความพึงพอใจส่วนตัวและจังหวะชีวิตของพวกเขาได้รับการยอมรับ พวกเขาจะมีแรงจูงใจและมีผลิตภาพมากขึ้น
- การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น: เมื่อทีมทำงานพร้อมกันในตารางกะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จะส่งเสริมความรู้สึกถึงการร่วมงานและเป้าหมายร่วมกัน การมีปฏิสัมพันธ์นี้สามารถนำไปสู่การสร้างนวัตกรรม ประสิทธิภาพและคุณภาพงานที่สูงขึ้น เนื่องจากสมาชิกทีมสามารถติดต่อกันและแลกเปลี่ยนความรู้ได้อย่างราบรื่น
- โฟกัสบนมาตรฐานคุณภาพ: ตารางกะที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยสร้างมาตรฐานและความคาดหวังที่สูงขึ้น เพิ่มความรับผิดชอบ การทำงานในช่วงเวลาที่เหมือนกันช่วยให้พนักงานตั้งเป้าหมายร่วมกัน กระตุ้นให้มีความมุ่งมั่นต่อมาตรฐานสูงด้วยการสนับสนุนที่มาจากกันและกัน
- การป้อนกลับและการปรับปรุง: ตารางกะที่มีโครงสร้างชัดเจนสร้างโอกาสให้มีการป้อนกลับเป็นประจำ ผู้จัดการสามารถประเมินประสิทธิภาพอย่างใกล้ชิดในกะที่เฉพาะเจาะจง ทำให้มีโอกาสในการฝึกอบรม การให้คำปรึกษาและการปรับปรุงต่อเนื่องจากการประเมินสถานการณ์จริง
4. การเข้าถึงและความยืดหยุ่น
การวางแผนกะทำให้องค์กรมีความยืดหยุ่นในการจัดการการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน ในตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องคุณภาพนี้จึงมีความสำคัญเป็นพิเศษ:
- การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างทันที: องค์กรต้องสามารถปรับเปลี่ยนตารางเวลาอย่างทันทีด้วยการตอบสนองต่อความผันผวนในความต้องการ เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด หรือการเปลี่ยนแปลงในนโยบายบุคลากร ซึ่งเฉพาะเจาะจงในอุตสาหกรรมเช่น ค้าปลีกและบริการซึ่งภาระงานอาจแตกต่างมากตามฤดูหรือช่วงเวลาในปี
- ปรับตัวต่อสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด: การมีระบบการจัดกะที่ยืดหยุ่นอนุญาตให้คุณเปลี่ยนพนักงานได้อย่างรวดเร็วเมื่อมีความขัดแย้งหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น เช่น การป่วยหรือสถานการณ์ส่วนตัวอื่นๆ วิธีนี้ช่วยรักษาให้การทำงานมีเสถียรภาพแม้ในสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน
- การจัดการทรัพยากรที่ดียิ่งขึ้น: ความยืดหยุ่นในการจัดกะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรบุคลากร ลดการทำงานมากเกินไป และหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ใช้ทรัพยากรอย่างไม่เหมาะสม
- ความพึงพอใจของพนักงานที่เพิ่มขึ้น: การจัดกะที่ยืดหยุ่นสามารถช่วยให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและมีกำลังใจ เนื่องจากพวกเขาสามารถปรับเวลาในการทำงานให้เหมาะสมกับความต้องการและความพึงพอใจของตนเอง
5. การตัดสินใจบนพื้นฐานข้อมูล
ระบบการวางแผนกะสมัยใหม่ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพ พฤติกรรมของพนักงาน และแนวโน้มการทำงาน มาดูปัจจัยทั้งหมดให้ละเอียดยิ่งขึ้น สิ่งนี้เปิดโอกาสใหม่ในการทำให้การตัดสินใจที่มีข้อมูลประกอบ การวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงานและแนวโน้มภาระงานช่วยให้เข้าใจช่วงเวลาที่ต้องการคนงานมากขึ้น ช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานเกินหรือเบาบางในช่วงเวลาหนึ่งๆ การใช้ข้อมูลตามความต้องการแรงงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรได้อย่างมาก ซึ่งอาจลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับงบประมาณแรงงานที่เกินไปได้เช่นกัน ข้อมูลอาจมีผลต่อการตัดสินใจทางกลยุทธ์ นอกจากการตัดสินใจเกี่ยวกับการขยายธุรกิจหรือการเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงาน โดยการวิเคราะห์กะว่าตำแหน่งไหนมีโอกาสให้ข้อมูลในการตัดสินใจในการขยาย หรือเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงานขององค์กร ดังนั้นการใช้งานข้อมูลในการตัดสินใจกำลังเป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการจัดการทรัพยากรในปัจจุบันและการปรับปรุงการดำเนินการธุรกิจให้ดีขึ้น
6. เพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงาน
การจัดกะที่เหมาะสมยังเกี่ยวข้องโดยตรงกับขวัญกำลังใจของพนักงาน เมื่อพนักงานเห็นว่าตารางเวลาทำให้เป็นไปตามความพึงพอใจและความต้องการของพวกเขา ทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อบริษัท การเคารพเวลาทำงานและความสามารถในการมีอิทธิพลต่อตารางเวลาของตนเองช่วยเพิ่มความพึงพอใจและความภักดีของพนักงาน พนักงานที่มีความสุขมากขึ้นมักจะทำงานได้ดีขึ้นและมุ่งมั่นสู่การบรรลุเป้าหมายธุรกิจโดยรวม
7. ลดการลาออกของพนักงาน
การจัดตารางกะสามารถลดการลาออกของพนักงาน ซึ่งสำคัญต่อความมั่นคงระยะยาวของธุรกิจ เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตารางและความต้องการของพวกเขาถูกนำมาพิจารณา พวกเขามักจะอยู่กับบริษัทในระยะยาว นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานใหม่และเพิ่มระดับประสบการณ์ของทีมโดยรวม แรงงานที่มั่นคงสร้างบรรยากาศที่มั่นคงมากขึ้นและทำให้การทำงานร่วมกันดีขึ้น
8. คุณภาพการบริการที่ดีขึ้น
การจัดการกะที่มีประสิทธิภาพยังส่งผลต่อคุณภาพของการบริการลูกค้า เมื่อพนักงานที่มีประสบการณ์และผ่านการฝึกอบรมมากที่สุดลงในช่วงเวลาทำงานนั้น จะนำไปสู่การโต้ตอบที่ดีกับลูกค้าและเพิ่มระดับความพึงพอใจของลูกค้า ระบบการจัดตารางเวลาสามารถช่วยระบุช่วงเวลาที่มีความสำคัญสูงสุดและให้จำนวนพนักงานที่เหมาะสมเพียงพอในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า ซึ่งส่งผลดีต่อชื่อเสียงของบริษัท
9. การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน
อีกแง่มุมหนึ่งที่สำคัญของการวางแผนกะคือการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน การเข้าใจและปฏิบัติตามกฎระเบียบทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับชั่วโมงทำงาน การพักและวันหยุดช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย การจัดการกะที่เหมาะสมส่งเสริมการปฏิบัติตามกฎหมาย ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงและปกป้องธุรกิจจากปัญหาทางกฎหมาย
10. การประกันความปลอดภัยในที่ทำงาน
การจัดการกะที่เหมาะสมยังเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยในที่ทำงานโดยตรง การวางแผนเวลาทำงานอย่างเหมาะสมช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไปและความเหนื่อยล้า ซึ่งอาจนำไปสู่อุบัติเหตุและการบาดเจ็บ การ allocated shift อย่างเป็นระบบ, การตรวจสุขภาพของพนักงานและการปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยในการทำงานมีส่วนช่วยในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กร
อุตสาหกรรมใดใช้การวางแผนกะ
การจัดการกะพบการใช้งานอย่างแพร่หลายในหลากหลายอุตสาหกรรม โดยเด่นชัดที่สุดในพื้นที่เช่น:
- ค้าปลีก: เพื่อจัดการตารางเวลาของพนักงานขายและพนักงานแคชเชียร์ ขึ้นอยู่กับการไหลเวียนของลูกค้า
- ภาคบริการ: เช่น ร้านอาหารและโรงแรม ที่มีความสำคัญในการให้พนักงานสามารถอยู่ในช่วงเวลาที่มีลูกค้ามากได้ตลอดเวลา
- สาธารณสุข: ที่การจัดตารางเวลาของแพทย์และพยาบาลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญต่อการให้บริการที่มีคุณภาพ
- การผลิต: เพื่อควบคุมการทำงานในโรงงานและอาคารที่มีกีลูกาให้เกี่ยวข้องอยู่ตลอดเวลาเพื่อให้การควบคุมการผลิตดำเนินไปได้ด้วยดี
- โลจิสติกส์และการขนส่ง: ที่มีความสำคัญในการจัดการตารางเวลาของคนขับและผู้ควบคุมเพื่อให้การส่งสินค้าดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้น การวางแผนกะที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร แต่ยังช่วยปรับปรุงคุณภาพชีวิตของพนักงาน ซึ่งเป็นแง่มุมที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่ประสบความสำเร็จในสภาพแวดล้อมในปัจจุบัน
วิธีการวางแผนกะของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ? 11 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จ
การวางแผนกะเป็นงานสำคัญที่ต้องใช้ความระมัดระวังในรายละเอียดและแนวทางยุทธศาสตร์เพื่อให้ทีมมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้ เราจะพิจารณา 11 ขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบกระบวนการวางแผนกะอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1: ประเมินความต้องการด้านธุรกิจ
ก่อนเริ่มการวางแผนการทำงานเป็นกะ คุณต้องเข้าใจความต้องการของธุรกิจของคุณ ประเมินปริมาณงานที่คาดหวังในวันหรือสัปดาห์ต่อ ๆ ไปและกำหนดจำนวนพนักงานที่คุณต้องการในการทำงานให้เสร็จ สิ่งนี้อาจรวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลประสิทธิภาพในอดีตและความผันผวนตามฤดูกาล นอกจากนี้ พิจารณาว่างานเฉพาะใดที่ต้องการความใส่ใจและบุคลากรมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดงบประมาณพนักงาน
การวางงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญในการวางแผนกะที่ประสบความสำเร็จ กำหนดว่าคุณสามารถจัดสรรเงินให้กับเงินเดือนพนักงานได้เท่าไหร่ สิ่งนี้จะทำให้คุณสามารถปรับแต่งตารางเวลาและหลีกเลี่ยงการทำงานล่วงเวลาที่อาจนำไปสู่ต้นทุนเพิ่มเติม พิจารณาทางเลือกที่เป็นไปได้สำหรับกะที่ซ้อนกันและความสามารถในการเปลี่ยนพนักงานเมื่อจำเป็นด้วย
ขั้นตอนที่ 3: เข้าใจความพร้อมในการทำงานของพนักงาน
ให้ความสำคัญกับความพร้อมในการทำงานของพนักงาน รวมถึงชั่วโมงทำงาน วันหยุด และคำมั่นสัญญาอื่น ๆ จัดทำแบบสำรวจหรือการประชุมทีมเป็นประจำเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับตารางเวลาของพวกเขา การพิจารณาความพร้อมในการทำงานของพนักงานจะช่วยลดปัญหาความขัดแย้งและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ขั้นตอนที่ 4: พิจารณาความชอบในการทำงานกะของพนักงาน
พนักงานแต่ละคนมีความชอบที่แตกต่างกันในเรื่องชั่วโมงทำงาน บางคนอาจชอบกะเช้า ในขณะที่บางคนอาจชอบกะเย็น การพิจารณาความชอบเหล่านี้สามารถเพิ่มแรงจูงใจและความพึงพอใจของทีม ซึ่งทำให้ผลิตภาพเพิ่มขึ้น การสร้างระบบ «open shift» สามารถช่วยให้พนักงานเลือกเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขา
ขั้นตอนที่ 5: กำหนดกฎการวางแผนกะที่ชัดเจน (หาลวดลายกะที่เหมาะสมกับคุณ)
กฎที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิดและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการจัดตารางเวลา พัฒนาระบบที่ทำให้พนักงานทุกคนสามารถทำความเข้าใจกับตารางเวลาและเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น กำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงใดในตารางที่เป็นไปได้และจะจัดการอย่างไร
ขั้นตอนที่ 6: เลือกแผนการทำงานกะ
มีรูปแบบการทำงานกะหลายแบบ: กะคงที่ กะหมุนเวียน แม่แบบ และอื่น ๆ การเลือกแผนที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจและความชอบของพนักงาน กะหมุนเวียนอาจเหมาะสำหรับทีมใหญ่ ในขณะที่กลุ่มเล็กอาจทำงานอย่างประสบความสำเร็จบนตารางเวลาคงที่
ขั้นตอนที่ 7: รับประกันว่ากะมีความสมดุล
การรักษาสมดุลปริมาณงานของพนักงานและหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไปเป็นสิ่งสำคัญ ประมาณจำนวนชั่วโมงที่พนักงานแต่ละคนใช้ไปกับกะ สิ่งนี้จะช่วยป้องกันการหมดไฟและรักษาขวัญกำลังใจของทีมสูง ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานเป็นประจำและทำการเปลี่ยนแปลงในตารางหากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 8: มีความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา
คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะเปลี่ยนตารางเวลาเพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น พนักงานเจ็บป่วยหรือการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดในความต้องการของธุรกิจ ตั้งกฎสำหรับการสับเปลี่ยนกะที่อนุญาตให้พนักงานสับเปลี่ยนกะได้เมื่อประสานกับผู้จัดการ
ขั้นตอนที่ 9: กำหนดวันที่ในการแบ่งปันโรตา
การกำหนดวันที่สำหรับการหมุนเวียนหรือเปลี่ยนกะจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและความไม่ชัดเจนในตารางเวลาดูแลความโปร่งใสและแน่ใจว่าพนักงานทุกคนทราบเมื่อสามารถแลกเปลี่ยนกะได้และมีกฎอะไรบ้าง
ขั้นตอนที่ 10: รักษาทีมของคุณให้รับรู้ข้อมูล
การแจ้งให้ทีมของคุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงในตารางเวลาหรือกฎการวางแผนกะเป็นสิ่งสำคัญ ใช้ช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย ตั้งแต่การประชุมบุคคลสาธารณะไปจนถึงโปรแกรมส่งข้อความและอีเมล เพื่อให้อยู่กับข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
ขั้นตอนที่ 11: ใช้เครื่องมือการวางแผนกะ (ตรวจสอบและปรับแต่ง)
เครื่องมือการวางแผนกะสมัยใหม่อาจทำให้กระบวนการโดยรวมง่ายขึ้น ใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณติดตามและปรับตารางได้ตามต้องการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดการได้อย่างเป็นระเบียบและรับรองว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ทันสมัย
ผลกระทบของการวางแผนกะที่ไม่ดี
การวางแผนกะที่ไม่ดีนำไปสู่ปัญหาภายในของบริษัทและยังสร้างความเสี่ยงในการสูญเสียชื่อเสียงในตลาดภายนอก
การหยุดชะงักด้านการปฏิบัติการ
การวางแผนกะที่ไม่ดีอาจทำให้เกิดการหยุดชะงักใหญ่ในปฏิบัติการของบริษัท โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เช่น ร้านอาหาร โรงพยาบาล และโรงงาน การวางแผนกะที่ไม่มีประสิทธิภาพมักทำให้กะในบางช่วงมีพนักงานน้อยหรือมากเกินไป ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการขาดแคลนทรัพยากรในช่วงที่มีงานหนาแน่นเป็นพิเศษ ผลลัพธ์คือบริษัทอาจไม่สามารถตอบสนองต่อปริมาณการสั่งซื้อหรือบริการได้อย่างเต็มที่ ส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงและรายได้
เมื่อพนักงานไม่สามารถทำงานให้สำเร็จตามกำหนดเวลาหรือต้องทำงานในสภาพแวดล้อมที่ไม่สะดวก อาจเกิุบกับผิดพลาดและล่าช้า เช่น ในโรงพยาบาล การขาดแคลนพยาบาลอาจกลายเป็นภาวะวิกฤตในสถานการณ์ฉุกเฉิน ซึ่งผนวกความเสี่ยงต่อสุขภาพของผู้ป่วย สิ่งนี้ยังทำให้เกิดแรงกดดันเพิ่มเติมต่อพนักงานที่เหลือ ทำให้การทำงานยุ่งยากขึ้น
นอกจากนี้ การหยุดชะงักอาจมีผลกระทบด้านลบต่อขวัญกำลังใจของทีม เมื่อพนักงานเห็นการทำงานของพวกเขาหยุดชะงักเนื่องจากการวางแผนที่ไม่ดี พวกเขาอาจเริ่มสูญเสียแรงจูงใจและความสนใจในการปฏิบัติหน้าที่ สิ่งนี้อาจนำไปสู่การลดประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม ซึ่งแน่นอนว่าไม่ดีสำหรับทั้งองค์กร
การจัดสรรกะที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้เกิดความไม่พอใจกับลูกค้าเช่นกัน ยกตัวอย่างในอุตสาหกรรมบริการ ที่ที่ลูกค้าคาดหวังการบริการอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ แม้แต่ความล่าช้าน้อย ๆ ก็สามารถนำไปสู่การสูญเสียลูกค้าได้ สุดท้าย การวางแผนกะแบบไม่ดีจะส่งผลกระทบต่อผลการเงินของบริษัทแน่นอน
เมื่อหนักกว่านั้น ความไม่ราบรื่นที่ต่อเนื่องอาจทำให้เกิดต้นทุนเพิ่มเติม บริษัทที่ไม่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันต่อหน้าลูกค้าได้มักประสบการสูญเสียที่เกี่ยวข้องกับการชดเชยและการคืนเงิน ต้นทุนเพิ่มเติมเหล่านี้อาจส่งผลอย่างมากต่อความมั่นคงทางการเงินโดยรวมขององค์กร
ความไม่พอใจของพนักงานและการเปลี่ยนแปลงสูง
การวางแผนกะที่ไม่เหมาะสมเป็นหนึ่งในสาเหตุสำคัญของความไม่พอใจของพนักงาน หากพนักงานไม่มั่นใจในความยุติธรรมของตารางทำงาน พวกเขาอาจเริ่มรู้สึกไม่เห็นคุณค่า การขาดความยืดหยุ่นในการจัดตารางเวลาและการไม่สามารถปรับเปลี่ยนกะได้ตามต้องการของส่วนตัวสามารถเป็นต้นเหตุของการไม่ได้อยู่และแรงจูงใจที่ต่ำ
การเปลี่ยนแปลงตารางงานที่ต่อเนื่องและความไม่แน่นอนมักนำไปสู่ความเครียดในหมู่พนักงาน หากพนักงานไม่รู้ว่าจะทำงานเมื่อไหร่และนานเท่าใด อาจส่งผลต่อชีวิตส่วนตัวและสุขภาพของพวกเขา เป็นผลให้พนักงานเริ่มมองหางานที่มั่นคงกว่า ซึ่งนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงของพนักงานที่เพิ่มขึ้น
การเปลี่ยนแปลงของพนักงานก็จะเรียกร้องให้มีค่าฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับพนักงานใหม่ ค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่อาจมีผลกระทบอย่างจริงจังต่องบประมาณของบริษัท การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วก็อาจทำให้เกิดปัญหาเพิ่มเติมเกี่ยวกับไดนามิกของทีมและการลดลงของประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม
นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงของพนักงานที่สูงอาจส่งผลลบต่อวัฒนธรรมการทำงานในองค์กร การประกอบเป็นทีมที่ไม่สม่ำเสมอทำให้ยากที่จะสร้างความไว้วางใจระหว่างพนักงานและการจัดการ ความคาดหวังบนกระบวนการทำงานที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความเห็นเชิงลบต่อบริษัและลดความดึงดูดต่อผู้สมัครในอนาคต
ดังนั้น การวางแผนกะแบบไม่ดีไม่ได้แค่เพิ่มการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน แต่ยังสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่ดี สุขภาพทางอารมณ์ของพนักงานอาจเริ่มรู้สึกพังทลาย ซึ่งในทางกลับกันจะลดประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงานให้สำเร็จ
ปัญหาการปฏิบัติตาม
ปัญหากับการวางแผนกะอาจนำไปสู่ความไม่สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานและมาตรฐานภายในบริษัท หลายองค์กรจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการทำงาน เวลาพัก และมาตรฐานการทำงานล่วงเวลา ซึ่งจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างละเอียด การไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้อาจนำไปสู่ผลทางกฎหมายและค่าปรับสำหรับบริษัท
การจัดกำหนดการที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้พนักงานถูกบังคับให้ทำงานเกินขีดจำกัด ส่งผลให้เกิดความล้าและการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความไม่พอใจของพนักงานและการฟ้องร้องที่อาจเกิดขึ้นต่อบริษัท บริษัทที่ไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานเสี่ยงที่จะสูญเสียความเชื่อมั่นจากลูกค้าและคู่ค้า
การขาดความโปร่งใสในกระบวนการวางแผนกะยังก่อให้เกิดความสงสัยและความไม่พอใจในหมู่พนักงาน เมื่อพนักงานเห็นว่าการตัดสินใจที่ทำไม่ได้รับการชี้แจง อาจเกิดความไม่พอใจและความรู้สึกไม่ยุติธรรม การขาดการสื่อสารและความโปร่งใสอาจส่งผลลบต่อระดับการมีส่วนร่วมของพนักงาน ซึ่งผลัดเปลี่ยนทำให้เกิดผลกระทบต่อประสิทธิภาพโดยรวม
นอกจากนี้ ปัญหาการปฏิบัติตามยังสามารถก่อให้เกิดปัญหาในการประสานงานกระบวนการระหว่างแผนก การจัดสรรพนักงานที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้แผนกต่าง ๆ ไม่สามารถทำงานได้ตามจังหวะเดียวกัน ซึ่งในที่สุดจะส่งผลกระทบต่อการบรรลุเป้าหมายโดยรวมของบริษัท ในกรณีนี้ อาจเกิดความไม่ลงรอยระหว่างแผนก ซึ่งลดระดับทีมเวิร์ค
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวางแผนกะ
การวางแผนกะเป็นงานสำคัญสำหรับการจัดการกระบวนงานที่ประสบความสำเร็จ การจัดแบ่งเวลาและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไป เพิ่มผลิตภาพและเสริมขวัญกำลังใจให้กับพนักงาน ด้านล่างคือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดตารางเวลา
ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร
การสื่อสารเป็นพื้นฐานของการวางแผนกะที่ประสบความสำเร็จ การสร้างช่องทางการสื่อสารแบบเปิดระหว่างผู้จัดการและพนักงานช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่โปร่งใสและไว้วางใจได้ เมื่อพนักงานสามารถพูดคุยดูแลความชอบในการทำงานกะได้อย่างเปิดเผย จะทำให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการและลดระดับความเครียด
ไม่แค่ให้พนักงานพูดแต่มาฟังความคิดเห็นของพวกเขาด้วย การประชุมหรือแบบสำรวจเป็นระยะ ๆ อาจช่วยให้คุณระบุความต้องการและความประสงค์แท้จริงของทีม สิ่งนี้สามารถมีประโยชน์เป็นพิเศษในสถานการณ์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา เช่น เนื่องจากสถานการณ์ส่วนบุคคลหรือปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น
นอกจากนี้ ควรใช้งานช่องทางหลากหลายในการกระจายข้อมูลตารางเวลา เครื่องมือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเช่นสนทนาภายใน อีเมล หรือแอปพลิเคชันเฉพาะสามารถช่วยให้นายจ้างรับทราบข้อมูลการเปลี่ยนแปลงและนโยบายใหม่ในเวลาที่เหมาะสม
ให้ความสำคัญกับความยุติธรรมและสม่ำเสมอ
ความยุติธรรมในการจัดสรรกะเป็นกุญแจสู่ความเสถียรภายในทีม หากพนักงานรู้สึกว่าการจัดการตารางเวลาเป็นไปโดยพลการหรือมีอคติ อาจนำไปสู่ความไม่พอใจและลดแรงจูงใจ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามและยึดติดกับเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในการจัดสรรกะ
พัฒนานโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจนที่อธิบายวิธีจัดการตาราง ดูแลให้ทั้งทีมคุ้นเคยกับกฎเหล่านี้และเข้าใจว่ามันแตกต่างจากผู้ใช้งานแต่ละรายไม่ นอกจากจะช่วยลดข้อขัดแย้ง แต่ยังก่อให้เกิดสภาพแวดล้อมแห่งความไว้วางใจและความเคารพระหว่างการจัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา
พยายามตรวจสอบและปรับปรุงวิธีการจัดตารางของคุณเป็นประจำเพื่อตอบสนองความต้องการธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปและคำขอของพนักงานหากเกิดสคีมอันหนึ่งที่ทำให้คนบ่นบ่อยๆ ควรพิจารณากลยุทธ์ใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาซ้ำบ่อย
ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนกะ (ภายในเหตุผล)
การแลกเปลี่ยนกะอาจเป็นเครื่องมือที่ดีในการช่วยปรับสมดุลชีวิตการทำงานของพนักงาน การอนุญาตให้พนักงานแลกเปลี่ยนกะกันเองอย่างมากมายจะเพิ่มความสามารถในการปรับตารางเวลาของพวกเขา ซึ่งสามารถมีผลกระทบในเชิงบวกต่อประสิทธิภาพการผลผลิตและขวัญกำลังใจ
แต่จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตและกฎเกณฑ์บางประการสำหรับการแทนกัน สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าการแทนกันจะไม่ส่งผลกระทบในเชิงลบต่อคุณภาพของงานหรืองานภายในโครงการ ในทิศทางนี้ มันอาจเป็นประโยชน์ที่จะพัฒนาระบบการอนุมัติการแทนกันล่วงหน้ากับผู้กำกับหรือผู้จัดการ
คุ้มค่าที่จะพิจารณาว่าการสลับกะควรจำกัดจำนวนครั้งต่อเดือนเพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดและควบคุมเวิร์กโฟลว์ให้ได้ ควรแน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนเข้าใจถึงความสำคัญของกฎเหล่านี้และคอยดูตารางเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะไม่ก่อให้เกิดผลเสีย
ใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงาน
เทคโนโลยีในปัจจุบันมีโซลูชันมากมายในการทำให้กระบวนการวางแผนกะทำงานราบรื่น ซอฟต์แวร์จัดการตารางช่วยแบ่งการสร้างตารางที่ซับซ้อนออกให้เป็นเรื่องง่าย พร้อมทั้งอนุญาตให้เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วและคำนึงถึงความต้องการของพนักงาน นี่คือเครื่องมือที่มีความสำคัญมากในทีมใหญ่
ด้วยการช่วยเหลือจากแอปพลิเคชันเฉพาะทาง คุณสามารถติดตามชั่วโมงทำงาน การพัก และวันที่พักร้อนได้ง่ายขึ้น วิธีนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและเพิ่มความเร็วกระบวนการสื่อสาร มักจะเกิดขึ้นว่าระบบเหล่านี้ช่วยให้พนักงานสามารถดูตารางเวลาของตนเองและแจ้งความต้องการได้ ซึ่งทำให้การจัดการง่ายขึ้นมาก
ยิ่งไปกว่านั้น การใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ยังทำให้สามารถเสริมกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้ เช่น โปรแกรมด้านการบัญชีหรือการบันทึกการผลิต ซึ่งจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานโดยรวมได้อย่างมีนัยสำคัญและทำให้การติดต่อประสานงานระหว่างแผนกต่าง ๆ ของบริษัทง่ายขึ้น
พิจารณาการฝึกอบรมและทักษะ
เมื่อวางแผนกะควรให้ความสนใจไม่เฉพาะความรับผิดชอบในปัจจุบัน แต่ยังต้องคำนึงถึงการพัฒนาทางอาชีพของพนักงานด้วย การฝึกอบรมต่อเนื่องและการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ สามารถปรับปรุงความสามารถของทีมทั้งหมดได้อย่างมีนัยสำคัญ โอกาสในการฝึกฝนทักษะข้ามทำให้พนักงานขยายบทบาทและเพิ่มความยืดหยุ่นทางธุรกิจ
พัฒนาแผนการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของคุณที่แก้ไขความต้องการของทักษะเฉพาะ พิจารณาว่าการฝึกอบรมอาจมีผลต่อการวางแผนตารางเวลาอย่างไร หากการฝึกอบรมมีการวางแผนไว้สำหรับพนักงานใหม่ควรพิจารณาเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์มากกว่าที่สามารถทำหน้าที่แทนกันชั่วคราว
สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจกับทักษะที่ต้องการสำหรับงานเฉพาะในระหว่างกระบวนการวางแผน ซึ่งจะช่วยไม่เพียงแต่ในการจัดสรรหน้าที่การงาน แต่ยังช่วยสร้างตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะมีผลในทางบวกต่อคุณภาพของงานและความพึงพอใจของพนักงาน
คำนึงถึงการพักและการปฏิบัติตาม
การพักเป็นแง่มุมที่สำคัญของการวางแผนกะที่ไม่ควรมองข้าม วิธีที่คุณจัดและระยะเวลาในการพักมีผลโดยตรงต่อระดับความสามารถของพนักงาน การปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการพักไม่เพียงแต่นำเสนอกังวลใจต่อสุขภาพของพนักงาน แต่ยังช่วยลดระดับความเมื่อยล้าและเพิ่มผลผลิตด้วย
เพื่อจัดการการพักได้สำเร็จ ควรพิจารณาภาระงานของพนักงาน ในระหว่างกะที่คาดว่าจะมีระดับความเครียดสูง ควรมีการพักเพิ่มเติมเพื่อความสบายใจ รวมทั้งจัดเวลาสำหรับการสนทนาระหว่างเพื่อนร่วมงานซึ่งอาจช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานที่สะดวกสบายมากขึ้น
การสร้างการจัดเตรียมการพักที่ยุติธรรมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ก็มีความสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนได้พักตามแนวทางที่กำหนดไว้เพื่อไม่ให้ใครถูกทิ้งข้าง การกระจายเวลาพักที่ไม่มีความเหมาะสมอาจก่อให้เกิดความไม่พอใจและส่งผลทางเสียให้กับทีม
เตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด
การวางแผนกะเป็นกระบวนการที่ต้องการความยืดหยุ่น แม้ว่าจะมีการเตรียมตัวอย่างรอบคอบ แต่ก็อาจเกิดสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดขึ้นได้เสมอ: เจ็บป่วย, เหตุการณ์ในครอบครัว, หรือการเปลี่ยนแปลงในความต้องการการผลิต ดังนั้นการสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วกัับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เป็นแง่มุมที่สำคัญ
แนะนำให้มีแผนฉุกเฉินที่พัฒนาขึ้นล่วงหน้า แผนฉุกเฉินควรรวมถึงวิธีการค้นหาการแทนที่อย่างรวดเร็ว, การจัดสรรภาระหน้าที่ใหม่, และการบอกทีมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ สิ่งนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าทีมมีความพร้อมตลอดเวลาสำหรับความจำเป็นที่จะต้องปรับปรุง
ควรพิจารณาสร้างฐานข้อมูลของ “ผู้สำรอง” ที่สามารถเข้าทำงานแทนพนักงานประจำเมื่อจำเป็น นี่ไม่เพียงแต่เร่งกระบวนการแทนที่เท่านั้น แต่ยังช่วยลดผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดต่อธุรกิจทั้งหมด
ตัวอย่างของการวางแผนกะ
การวางแผนกะที่สมบูรณ์แบบจะรวมการใช้แบบจำลองต่าง ๆ ที่เหมาะสมกับบริษัทเฉพาะร้านอาหารและโรงแรมส่วนใหญ่มักใช้แบบจำลองการหมุนเวียน ที่พนักงานหมุนไปตามตำแหน่งที่กำหนด นี่ไม่เพียงแต่ช่วยพัฒนาทักษะ แต่ยังสร้างความหลากหลายในแต่ละวันทำงาน
อีกหนึ่งวิธีที่เป็นที่นิยมคือการใช้ "การจัดตารางเวลาแบบยืดหยุ่น" ซึ่งอนุญาตให้คนงานหารายได้พิเศษด้วยการรับหน้าที่เพิ่ม การปฏิบัติแบบนี้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในอุตสาหกรรมที่สัมพันธ์กับคำสั่งซื้อที่ผันผวนต้องการการปรับตัวอย่างรวดเร็วและตัวคนที่เพียงพอ
สิ่งที่ต้องพิจารณานอกจากนี้คือการใช้เทคโนโลยีกะที่ช่วยจัดระเบียบการทำงานในลักษณะที่จะช่วยลดความเครียดต่อตัวของพนักงานคนใดคนหนึ่ง กะยาวและสั้นสามารถผสมผสานกันได้เพื่อให้พนักงานมีความสมดุลที่ดีระหว่างการทำงานและการพักผ่อน
วิธีเลือกซอฟต์แวร์วางแผนกะที่ดีที่สุด
การเลือกซอฟต์แวร์วางแผนกะที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพและกระบวนการที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์ที่ดีจะช่วยทำให้งานประจำเป็นเรื่องง่ายขึ้น ลดเวลาการจัดตารางเวลา และปรับปรุงการสื่อสารภายในทีม เพื่อเลือกโซลูชันที่ดีที่สุดควรจะมีข้อพิจารณาหลักที่ต้องคำนึงถึงหลายประการ
วิธีเลือกซอฟต์แวร์วางแผนกะที่ดีที่สุด:
- ฟังก์ชันและคุณสมบัติ: ทำให้มั่นใจว่าซอฟต์แวร์มีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการ เช่น การสร้างตารางเวลาอัตโนมัติ ความสามารถในการรองรับคำขอของพนักงาน และตัวเลือกการจัดการการเปลี่ยนแปลง
- ความใช้งานได้ง่าย: อินเทอร์เฟซควรใช้งานง่ายและสะดวกสำหรับทั้งผู้ดูแลและพนักงาน ตรวจหาการมีรุ่นสำหรับโทรศัพท์มือถือเพื่อประโยชน์การเข้าถึง
- การเสริมกับระบบอื่น: พิจารณาการเสริมกับระบบที่มีอยู่เช่น การบัญชี, CRM และเครื่องมืออื่นที่ใช้อยู่ในบริษัท
- การสนับสนุนและการอบรม: ประเมินระดับการดูแลที่นักพัฒนาให้มี คู่มือการใช้, การให้การอบรมผ่านเว็บ และการสนับสนุนด้านเทคนิคที่มีให้จะทำให้การเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่เป็นเรื่องง่ายขึ้น
- ความปลอดภัยข้อมูล: มั่นใจว่าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกตรงตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลของคุณ นี่สำคัญมากโดยเฉพาะหากคุณจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
- รีวิวและชื่อเสียง: ศึกษารีวิวผู้ใช้ของซอฟต์แวร์ ความคิดเห็นบวกและคำยืนยันมากเท่าไรยิ่งทำให้คุณมีโอกาสเลือกโซลูชันที่มีคุณภาพ
- ความยืดหยุ่นและการขยายตัว: เลือกระบบที่สามารถปรับตามความต้องการที่เพิ่มขึ้นของบริษัทได้ สำคัญที่ซอฟต์แวร์ต้องยืดหยุ่นและสามารถขยายเพิ่มเติมตามจำนวนพนักงานใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ
ด้วยการสมัครเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะสามารถเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุดที่จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิผล
วิธีคำนวณต้นทุนการวางแผนกะ
การคำนวณต้นทุนการวางแผนกะเป็นงานที่สำคัญสำหรับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ การคำนวณที่ถูกต้องจะช่วยให้มั่นใจว่าการแจกจ่ายทรัพยากรทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดต้นทุนให้น้อยที่สุด ในบทความนี้ เราจะดูขั้นตอนสำคัญในกระบวนการนี้
1. คำนวณต้นทุนแรงงาน
ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในการสร้างต้นทุนการวางแผนกะคือการประเมินต้นทุนแรงงานของพนักงาน ซึ่งรวมถึง:
- ค่าจ้างพื้นฐาน: กำหนดอัตราเฉลี่ยสำหรับพนักงานแต่ละคนที่จะเกี่ยวข้องในการทำกะ
- ชั่วโมงที่ทำงาน: คูณอัตราด้วยจำนวนชั่วโมงที่ทำงานเพื่อให้ได้ต้นทุนรวมสำหรับช่วงเวลาที่เลือก
2. การคำนวณเกินเวลา
อย่าลืมนำชั่วโมงทำงานเกินเวลามาคำนวณด้วย หากคนทำงานเกินกว่ามาตรฐานที่ตั้งไว้ แรงงานของพวกเขามักจะมีการจ่ายที่อัตราที่สูงขึ้น ซึ่งต้องคำนึงถึงในการคำนวณเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและต้นทุนเพิ่มเติม
3. รวมถึงต้นทุนเสริม
นอกเหนือจากค่าจ้างพื้นฐานและเกินเวลา ควรรวมต้นทุนเพิ่มเติมเช่น:
- ภาษีและค่าธรรมเนียม: ค่ารักษาเบี้ยประกันสังคม, ค่ารักษาพยาบาล, และการชำระเงินที่ต้องตามที่กำหนด
- การฝึกอบรมและการพัฒนา: หากพนักงานของคุณได้รับการฝึกอบรมหรือการศึกษาต้นทุนเหล่านี้ก็ควรรวมเข้าด้วยกันในต้นทุนรวมทั้งหมด
4. พิจารณาความเกินและขาดพนักงาน
สำคัญที่จะต้องวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของจำนวนพนักงาน หากคุณมีพนักงานมากเกินไปสำหรับความต้องการปัจจุบันของคุณอาจนำไปสู่ต้นทุนที่เกินไป ในทางกลับกัน การขาดพนักงานอาจจำเป็นต้องอาศัยพนักงานชั่วคราว ซึ่งจะทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น ควรทำการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคนเพื่อให้ได้ต้นทุนที่เหมาะสม
5. สรุปรวมต้นทุนทั้งหมด
ขั้นตอนสุดท้ายคือการสรุปต้นทุนทั้งหมดที่ได้จากขั้นตอนก่อนหน้าอย่างระมัดระวัง สิ่งนี้จะให้คุณเห็นต้นทุนรวมของการวางแผนกะ สิ่งสำคัญคือการติดตามข้อมูลนี้และทำการวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอเพื่อหาช่องทางในการลดต้นทุนในอนาคต
ข้อคิดสำคัญเกี่ยวกับการวางแผนแรงงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Shifton
แอป Shifton ได้ปรับปรุงกระบวนการจัดตารางแรงงานอย่างมีนัยสำคัญ ช่วยให้มีการตั้งอัตโนมัติในงานและความยืดหยุ่นในการจัดการการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา ด้วยการแจ้งเตือนแบบรวมและความสามารถในการปรับอย่างรวดเร็วตามการเปลี่ยนแปลง มันช่วยให้มีการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานอย่างต่อเนื่อง การใช้ Shifton ช่วยให้ธุรกิจสามารถเพิ่มการใช้ทรัพยากรและลดต้นทุนให้น้อยที่สุด ส่งผลให้ได้เพิ่มผลผลิตโดยรวม
แอป Shifton Shift Planning ช่วยกระชับกระบวนการอย่างไร
การวางแผนกะเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะในแวดวงที่ต้องการความคล่องตัวและความยืดหยุ่นสูง แอปพลิเคชัน Shifton Shift Planning ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นอย่างมากด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้ง่ายและฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมาย แด้วย Shifton, บริษัทสามารถจัดการตารางเวลากะได้ง่าย ๆ เพิ่มการใช้งานแรงงานอย่างเต็มที่และลดต้นทุน
ผู้วางแผนกะทำอะไรบ้าง
ตัวจัดการตารางกะใน Shifton ช่วยผู้จัดการสร้างและแก้ไขตารางเวลาได้อย่างรวดเร็ว ฟีเจอร์สำคัญรวมถึง:
- การตั้งค่าภารกิจอัตโนมัติ: ทำให้การสร้างตารางเวลากลายเป็นเรื่องง่ายผ่านการแนะนำอัตโนมัติตามความพร้อมใช้งานและคุณสมบัติของพนักงาน
- การจัดตารางเวลาแบบยืดหยุ่น: ความสามารถในการปรับตารางเวลาให้เข้ากับความต้องการธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย รวมทั้งการแทนที่คนทำงานสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด
- การสื่อสารทีม: การแจ้งเตือนและเตือนความจำที่รวมอยู่ช่วยให้พนักงานติดตามการเปลี่ยนแปลงตารางเวลากะได้, เพื่อให้แน่ใจถึงความร่วมมือและการประสานงานอยู่ในระดับสูง
ธุรกิจสามารถเริ่มทดลองใช้ Shifton Shift Planning App ได้อย่างไร
บริษัทต่างๆ สามารถเริ่มต้นใช้งาน Shifton Shift Planning ได้อย่างง่ายดายเพียงแค่ลงทะเบียนบนเว็บไซต์ทางการและเปิดใช้เวอร์ชันทดลองฟรี ซึ่งจะช่วยให้องค์กรประเมินว่า การทำงานของแอปสามารถปรับปรุงการวางแผนกะและการจัดการแรงงานได้อย่างไร อย่าพลาดโอกาสในการทดสอบความสามารถของเครื่องมืออันทรงพลังนี้ ที่ไม่เพียงแต่จะทำให้กระบวนการจัดตารางงานง่ายขึ้น แต่ยังช่วยสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในทีมอีกด้วย ด้วย Shifton คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาการจัดตารางงานอีกต่อไป - การเปลี่ยนไปใช้ทางออกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะง่ายกว่าที่เคย!
ดาเรีย โอลิเอชโก
บล็อกส่วนตัวที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ที่มองหาการปฏิบัติที่พิสูจน์แล้ว
